Distristoc

DISTRISTOC ARHIVA DUMNEAVOASTRA IN MAINILE UNUI EXPERT

DISTRISTOC

WWW.DISTRISTOC.RO

Depozite special construite pentru pastrarea si conservarea documentelor.

Gaseste documentul de care ai nevoie atunci cand ai nevoie, fara ca angajatii tai sa piarda timp pretios.

CUPRINS DESPRE NOI

5

DE CE DISTRISTOC

6

TERMENI ARHIVISTICI

7

INSTRUMENTE DE LUCRU 11 PASTRAREA SI CONSERVAREA ARHIVEI 15

30 secunde

identiďŹ carea unui document

peste

500 000 unitati arhivistice

24/24 siguranta si acces la informatii

4

DESPRE NOI istristoc este o societate care priveste in viitor si bineinteles la nevoile clientilor, avand ca obiect principal de activitate pastrarea si conservarea documentelor, la standarde europene, cu personal specializat, conform legislatiei în vigoare si a instructiunilor Arhivelor Nationale (Legea 16/1996).

D

Depozitele noastre sunt autorizate de Arhivele Nationale conform legii 138/2013.

Gestionarea unei arhive a ridicat mereu probleme organizatorice atat din punct de vedere al spatiului pe care il ocupa, cat si a constrangerilor de securitate si fiabilitate.

Prin externalizarea acestui serviciu catre un profesionist precum Distristoc va puteti reduce atat costurile, cat si riscurile.

Contactati chiar acum un consultant Distristoc pentru a afla care este solutia optima pentru compania dumneavoastra.

Servicii oferite : Analiza nevoilor clientului si alegerea solutiei optime de arhivare; Furnizarea cutiilor de arhiva; Constituire, inventariere si intocmire evidente cutii; Preluarea arhivei de la client si integrarea in sistemul de gestiune; Pastrarea, conservarea si gestionarea arhivei; Arhivare electronica; Distrugere confidentiala.

www.distristoc.ro

5

DE CE DISTRISTOC rofesionalism: Echipa noastra este formata in exclusivitate din arhivari si arhivisti.

P

Economie de timp: cu ajutorul nostru gasiti documentul de care aveti nevoie atunci cand aveti nevoie fara ca angajatii dumneavostra sa piarda timp pretios.

Economie de bani: Investitiile in dotarile necesare pastrarii unei arhive (rafturi, microclimat, mijloace de securitate si stingere a incendiilor etc), reprezinta un cost important pentru societatea dumneavostra, cost care poate fi redus externalizand acest serviciu catre profesionisti precum Distristoc.

Economie de spatiu: Documentele dumneavoastra ocupa un spatiu care cu siguranta poate fi folosit mai eficient.

Trasabilitate si transparenta: Prin intermediul aplicatiei noastre de gestiune a arhivei fizice aveti posibilitatea sa vedeti in orice moment statusul unei cutii indiferent de etapa in care se afla (la transportator, in zona tampon, la gestionar, la solicitant etc).

Totodata aveti posibilitatea de a realiza rapoarte in timp real asupra tuturor operatiunilor intreprinse.

6 www.distristoc.ro

Capacitate de inovare: Distristoc dezvolta permanent solutii performante pentru a gestiona eficient informatia.

Astfel, in prezent, gestionam cu succes cateva sute de mii de unitati arhivistice.

Asigurare arhiva: Cu noi arhiva dumneavoastra este asigurata prin una dintre cele mai reputate companii de asigurari.

Confidentialitate: Documentele sunt introduse in cutii „anonime”, identificarea facandu-se doar in baza unui cod.

Pe cutii nu se regasesc informatii cu privire la identitatea clientului sau la continut. Respectam cu strictete toate legile legate de confidentialitatea gestionării datelor. Numai personalul autorizat de catre clientii nostri poate retrage sau accesa inregistrarile stocate.

Siguranta: Noi oferim toate conditiile necesare impotriva degradarii, distrugerii ori sustragerii cutiilor cu documente.

CALITATE: Suntem o societate riguroasa validata de cele mai exigente organisme de certificare in materie de calitate. ISO 9001:2008; OHSAS 18001:2007; ISO 14001:2004; ISO 27001: 2013.

TERMENI ARHIVISTICI

7

Arhiva = 1. Ansamblu de documente constituite organic referitoare la istoria unui popor, la activitatea unei unitati, la persoane particulare, destinate prin natura lor a fi conservate; 2. Loc special amenajat unde sunt stranse documentele rezultate din activitatea unei unitati, in vederea pastrarii si cercetarii lor; 3. Unitate sau parte structurala a unei unitati care efectueaza primirea si pastrarea documentelor, organizand folosirea lor in scopuri stiintifice, economice, politice, sociale, culturale etc.

Arhivar = functionar care se ocupa cu munca de arhiva la Arhivele Nationale sau la unitati, efectuand operatiuni de primire-predare a documentelor din depozit, ordonare, inventariere si selectionare, ingrijindu-se si de pastrarea corespunzatoare a documentelor.

Arhivist = specialist care isi desfasoara activitatea in cadrul Arhivelor Nationale si a unor institutii central sau judetene, avand ca sarcina organizarea, conservarea si valorificarea documentelor din Fondul Arhivistic National.

Arhivare = operatiunea de organizare a documentelor in depozitul de arhiva, dupa criterii prestabilite.

Arhiva curenta = arhiva constituita din documente primite, expediate sau intocmite pentru uz intern, rezultate din activitatea cotidiana a unitatilor, documente care sunt pastrate la compartimente un timp limitat, timp in care sunt constituite in dosare si urmeaza a fi depuse la arhiva unitatii.

8 www.distristoc.ro

Fond arhivistic = totalitatea documentelor create in decursul activitatii unei unitati, independente din punct de vedere organizatoric si operativ, care nu si-a schimbat profilul activitatii si teritoriul de competenta si are registratura proprie, precum si de catre o familie sau o persoana fizica.

Fondarea = operatiunea arhivistica de delimitare a documentelor apartinand unui creator.

Arhivele Nationale = institutie de stat, specializata in preluarea, prelucrarea, pastrarea, conservarea si valorificarea documentelor care au caracter istorico-documentar.

Colectie arhivistica = totalitatea documentelor grupate de un creator si detinator, conform unui anumit criteriu, fara a se tine seama de provenienta lor sau de existenta unei legaturi organice.

Depozit de arhiva = spatiu destinat pastrarii documentelor, construit sau amenajat special, avandu-se in vedere criterii specifice in ceea ce priveste amplasamentul, rezistenta, microclimatul interior, fluxurile tehnologice, paza si protectia documentelor.

Microclimatul depozitului = totalitatea parametrilor care caracterizeaza conditiile existente intr-un depozit de arhiva.

Aerisirea depozitelor = tehnica de intretinere a igienei depozitelor, organizata in scopul ventilarii aerului pentru a evita poluarea sa prin acumulari de substante rezultate din imbatranirea hartiei si formarea de

zone de aer stagnant, favorabil dezvoltarii proceselor de biodeteriorare.

Climatizarea depozitelor de arhiva = ansamblu de masuri avand ca scop mentinerea temperaturii, umiditatii relative si puritatii aerului din depozitele de arhiva la parametrii recomandati pentru conservare, cu ajutorul unor instalatii de climatizare.

Conservarea documentelor = complex de masuri destinate pastrarii in cele mai bune conditii a documentelor de arhiva.

Document = toate sursele pe suporti friabili, realizate cu ajutorul grafiei, fotografiei, inregistrarilor sonore, cinematografice sau altor imagini, care prezinta interes pentru cunoasterea istorica.

Act = termen general pentru orice inscris intocmit de persoane fizice sau juridice, consemnand situatii de drept sau de fapt.

Creator de arhiva = fiecare dintre unitatile de stat si private, precum si persoane fizice, care in decursul activitatii au creat documente cu valoare documentar-istorica.

Nomenclator arhivistic = instrument de lucru in arhiva unei unitati, constand dintr-o lista sistematica a tuturor categoriilor de documente, create in cursul unui an, grupate pe compartimente, potrivit organigramei respectivei unitati, iar in cadrul acestora pe probleme si pe termene de pastrare.

Termen de pastrare = limita de timp stabilita pentru pastrarea diferitelor categorii de documente, dintr-un fond, precizata prin nomenclatorul arhivistic.

Dosar = unitate arhivistica in care se grupeaza documente referitoare la aceeasi problema, de aceeasi valoare, dupa un criteriu stabilit.

Indicativ al dosarului = ansamblu de semne constand din litere si cifre care individualizeaza unitatea arhivistica si indica locul pe care il ocupa in nomenclator.

Constituirea dosarului = operatiune arhivistica ce consta in ordonarea documentelor referitoare la aceeasi problema si cu acelasi termen de pastrare, create de un departament, in cursul unui an, numerotarea filelor, certificarea si coaserea sau legarea lor.

Unitate arhivistica ( u.a. ) = element component al unui fond arhivistic sau al unei colectii arhivistice, care se individualizeaza prin continutul si forma sa, referindu-se la o actiune, problema sau lucru si ocupa o pozitie distincta intr-un instrument de evidenta.

Continutul unitatii arhivistice = totalitatea informatiilor dintr-o unitate arhivistica.

Cuprinsul unitatii arhivistice = element de baza al inventarului arhivistic care reda in mod concis principalele informatii dintr-o u.a.

www.distristoc.ro

9

Ordonare = operatiunea de grupare a u.a. in cadrul fondurilor sau colectiilor dupa criteriile stabilite: cronologic, cronologic-structural, alfabetic, pe probleme, pe corespondenti etc.

Inventariere = operatiunea arhivistica de luare in evidenta a u.a. dintr-un fond, fragment de fond sau colectie, dupa ordonarea lor conform unor criterii stabilite prin nomenclatorul arhivistic sau planul metodic de lucru.

Inventar arhivistic = instrument de informare stiintifica ce cuprinde descrierea analitica a fiecarei u.a. dintr-un fond sau colectie, indicandu-se pentru fiecare u.a. in parte numarul curent (cota), continutul, datele extreme, numarul de file.

Opis = lista tuturor actelor cuprinse intr-o u.a., in care se reda, pe scurt, continutul acestora.

Cota = ansamblul elementelor de identificare a unei unitati arhivistice in cadrul fondului sau colectiei arhivistice din care face parte; consta din denumirea fondului sau colectiei, a compartimentului, numarul unitatii arhivistice din instrumentul de evidenta si anul documentelor, cota se inscrie pe u.a.

Date extreme = limitele cronologice intre care se inscriu documentele dintr-un fond, colectie sau unitate arhivistica si care sunt necesare in operatiunile de ordonare, inventariere a documentelor si evidenta a fondurilor.

Selectionarea u.a. = una dintre operatiunile de baza ale activitatii arhivistice care consta in stabilirea valorii documentar-istorice sau practice a u.a. dintr-un fond sau colectie, in vederea pastrarii permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic National si eliminarea celor lipsite de importanta.

Comisia de selectionare de la unitati = organ colectiv constituit la creatorii si detinatorii de documente pentru efectuarea selectionarii documentelor din fondurile proprii sau detinute.

Proces-verbal de selectionare = act oficial in care se consemneaza avizul Comisiei de selectionare asupra eliminarii dintr-un fond sau colectie a u.a. lipsite de valoare documentaristorica sau practica si al caror termen de pastrare a expirat.

La procesul-verbal se anexeaza inventarul sau inventarele u.a. propuse a fi eliminate si inventarul sau inventarele documentelor permanente din anii pentru care se propune selectionarea.

SURSA: INDREPTAR ARHIVISTIC

10

www.distristoc.ro

LAURENTIU MERA

INSTRUMENTE DE LUCRU SI OPERATIUNI ARHIVISTICE

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC ESTE INSTRUMENTUL DE LUCRU CARE PUNE ORDINE IN CONSTITUIREA DOSARELOR SI ORIENTEAZA INTREAGA ORGANIZARE ULTERIOARA A ACTIVITATII DE ARHIVARE (INVENTARIERE, SELECTIONARE, FOLOSIRE, PASTRARE).

N

omenclatorul arhivistic se intocmeste potrivit art. 8 din Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si a modelului prevazut in anexa 1 din Lege.

Conducerea unitatii solicita, prin nota interna, propuneri de la toate compartimentele. Aceste propuneri trebuie sa cuprinda, sub forma de tabele, toate categoriile de documente ce urmeaza sa se creeze la fiecare compartiment, in functie de problemele comune pe care le trateaza, de importanta lor stiintifica si practica si implicit de termenele de pastrare.

Propunerile compartimentelor se centralizeaza de catre responsabilul cu arhivarea, sunt supuse aprobarii conducerii societatii si confirmate de catre Arhivele Nationale.

Aprob.

Presedintele Consiliului de administratie, (director) .............................................................................

Se confirma.

Directorul Arhivelor Nationale (Seful Serviciului Judetean... al Arhivelor Nationale) ..............................................................................

NOMENCLATORUL ARHIVISTIC NATIONAL aprobat prin Ordinul (Decizia) nr. ......... din ........

Directia

Serviciile

Denumirea dosarului (continutul pe scurt al problemelor la care se refera)

Directia secretariat si administrativa

A. Serviciul secretariat

1 ............................................

2 ............................................

B. Serviciul administrativ

1 ............................................

2 ............................................

Termenul de pastrare

Observatii

Permanent 10 ani 5 ani Permanent 10 ani 5 ani

www.distristoc.ro

11

INVENTARIEREA Conform Legii Arhivelor Nationale nr.

16/1996 ( art. 8-9 ) si Instructiunilor privind activitatea de arhiva la creatorii si detinatorii de documente (art. 10-23), documentele sunt constituite la compartimentele de munca ale unitatilor pe baza nomenclatorului arhivistic si se inventariaza in cadrul compartimentelor si anului respectiv, pe probleme si termene de pastrare stabilite in acest instrument de lucru.

Unitatile arhivistice se predau la compartimentul de arhiva sau in lipsa acestuia la arhiva unitatii, in gestiunea arhivarului sau responsabilului cu arhiva, pe baza de inventare, intocmite pe compartimente, an si termene de pastrare, dupa modelul prevazut in anexa 2 din Lege. ............................................................................. (denumirea dosarului) ........................................................... (denumirea compartimentului)

Nr. crt.

Indicativul dosarului dupa nomenclator

Continutul pe scurt al dosarului, regitrului, etc.

Inventarul va cuprinde toate unitatile arhivistice cu acelasi termen de pastrare, create in decursul unui an, de catre un compartiment de munca. Fiecare compartiment va intocmi atatea inventare cate termene de pastrare sunt prevazute in nomenclator, la compartimentul respectiv. Fiecare u.a. se trece in inventar sub un numar curent distinct. In cazul dosarelor formate din mai multe volume, in inventar fiecare volum va primi un numar curent distinct.

Inventarele trebuie scrise in trei exemplare pentru documentele nepermanente si in patru exemplare pentru cele permanente. Cate un exemplar va ramane la compartimentul care face predarea, iar celelalte vor fi predate, odata cu documentele, la arhiva, in gestiunea arhivarului.

INVENTARUL PE ANUL ....... pentru documentele care se pastreaza permanent sau temporar

Datele extreme

Numarul filelor

Observatii

Prezentul inventar format din .................. file, contine ....................... dosare, registre, condici, cartoteci etc.

Numerele ..................... au fost lasate la ........................., nefiind incheiate.

La preluare au lipsit dosarele de la nr. .........................................................

Astazi, .............................., s-au preluat ........................... dosare.

12

www.distristoc.ro

Am predat, .....................

Am primit, .....................

REGISTRUL DE EVIDENTA CURENTA Este un instrument de baza al arhivei unei unitati, in care sunt inregistrate inventarele fondului sau fondurilor create si detinute si implicit numarul u.a. dintr-un fond, precum si miscarea acestora in decursul anilor.

El tine o evidenta numerica a u.a., in cadrul compartimentelor. Registrul de evidenta curenta este, de fapt, cu alte cuvinte, un inventar al inventarelor.

REGISTRU DE EVIDENTA a intrarilor-iesirilor unitatilor arhivistice Nr. crt.

1

Preluari Data 2

Denumirea compartimentului

Datele extreme ale documentului

3

SELECTIONAREA Selectionarea este operatiunea arhivistica de stabilire a valorii documentar-istorice sau practice a unitatilor arhivistice dintr-un fond sau colectie, in vederea pastrarii permanente a celor ce fac parte din Fondul Arhivistic National si eliminarea celor lipsite de importanta.

Legea Arhivelor Nationale nr. 16/1996 si Instructiunile privind activitatea de arhiva creeaza cadrul juridic legal de desfasurare a activitatilor arhivistice, inclusiv a delicatei probleme a selectionarii in art. 10-11 din Lege si art. 29-30 din Instructiuni.

4

Numarul ďŹ lelor Dupa inventar Primite efectiv 5

6

Iesiri din arhiva 7

componenta un presedinte, un secretar si membri numiti dintre specialistii de la compartimente. Numarul total trebuie sa ďŹ e impar.

Comisia de selectionare se intruneste anual sau ori de cate ori este nevoie, la sesizarea secretarului prin convocare de catre presedinte. Aceasta veriďŹ ca daca inventarele au fost corect intocmite, in sensul concordantei intre continutul dosarelor si nomenclatorul arhivistic.

Numerele u.a. propuse spre selectionare se trec intr-un proces-verbal, in ordinea lor cronologica.

Comisia de selectionare, numita de conducat orul unitatii prin ordin sau decizie interna, trebuie sa aiba in www.distristoc.ro

13

Procesul-verbal de selectionare, impreuna cu un exemplar din inventarul acestor documente se trimit pentru confirmare Arhivelor Nationale.

Dupa obtinerea confirmarii scrise, ele se distrug de catre unitatea care le detine.

DOCUMENTELE NECESARE DOSARULUI SELECTIONARII: 1. Adresa cu care se trimite pentru verificare si confirmare; 2. Procesul-verbal de selectionare; 3. Inventarul sau inventarele documentelor propuse pentru distrugere; 4. Inventarul sau inventarele documentelor permanente ale compartimentelor de la care se selectioneaza documente si din perioada pentru care se face selectionarea. ............................................................................. (denumirea creatorului) ........................................................... ........................................................... (sediul) PROCES - VERBAL NR. ........

Comisia de selectionare, numita prin Ordinul nr. .................., din ...................., selectionand in sedintele din ...................... documentele din anii*) ............................, avizeaza ca dosarele din inventarele anexate sa fie inlaturate ca nefolositoare, expirandu-le termenele de pastrare in nomenclatorul unitatii.

Presedinte, ............................ (nume si prenume)

Membri, ............................ (nume si prenume)

Secretar, ............................ (nume si prenume)

Semnatura ............................ (nume si prenume)

Semnatura ............................ (nume si prenume)

Semnatura ............................ (nume si prenume)

*) Anii extremi

SURSA: 14

www.distristoc.ro

Legea Arhivelor Nationale 16/1996, republicata in Monitorul Oficial al Romaniei, partea I, nr.

293/22.04.2014 - Laurentiu Mera, Indreptar Arhivistic.

PASTRAREA SI CONSERVAREA ARHIVEI IN DEPOZITELE NOASTRE, DOCUMENTELE DUMNEAVOASTRA BENEFICIAZA DE URMATOARELE CONDITII:

emperatura si umiditatea sunt monitorizate zilnic si ajustate in conformitate cu conditiile ideale de stocare ale produselor din hartie.

T

Documentele sunt pastrate in cutii de carton durabile si rezistente. Cutiile sunt dispuse in rafturi speciale de metal, proiectate pentru a rezista la miscari seismice cu o magnitudine de peste 8 grade.

Se asigura desprafuirea periodica, iar depozitele sunt tratate lunar de catre o societate autorizata, pentru a preintampina o posibila infestare a daunatorilor (rozatoare, insecte, etc).

Depozitele Distristoc sunt imprejmuite cu garduri, iar portile de acces sunt situate in imediata apropiere a postului de paza. Orice persoana este legitimata si inregistrata in registrele de acces, iar pe parcursul vizitei va fi permanent insotita de un angajat Distristoc.

Paza este asigurata 24/24 ore de catre o firma de paza.

Sisteme de control al accesului pe baza de cartela. Toate zonele au accesul restrictionat in functie de drepturile alocate fiecarui angajat.

Sisteme de supraveghere video, atat in exteriorul, cat si in interiorul depozitelor.

Procedura de siguranta si acces in depozite, atat pentru angajatii proprii, cat si pentru vizitatori si contractanti.

Mijloace de alarmare, semnalizare si stingere a incendiilor. Toate spatiile noastre dispun de instalatii de detectare si semnalizare a incendiilor, instalatii de sprinklere, retea de hidranti, mijloace de prima interventie.

Echipamente speciale. Dispunem de paleti, lize si carucioare speciale pentru manipularea cutiilor cu documente in conditii optime. www.distristoc.ro

15

ARHIVA DUMNEAVOASTRA IN MAINILE UNUI EXPERT

NE GASITI LA ADRESA:

Intr. Moroiu Eliza Nr. 4, Sector 4, Bucuresti

EMAIL: ofямБce@distristoc.ro

Tel.: 031.710.3012 Fax: 031.710.3013