7164 702 3

Beskrivning av en förändringsprocess.

Målgruppen är i första hand politiker och tjänstemän med ansvar för kommunernas skolskjuts- och skolverksamhet, men idéskriften är också av intresse för andra aktörer på skolskjutsområdet, såväl inom kommunens organisation som utanför.

Beställ eller ladda ner på www.skl.se/publikationer

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Denna idéskrift beskriver processen kring den förändring av skolskjutsverksamheten som genomfördes i Linköpings kommun under tiden 2005-2009. Jämfört med tidigare upphandlingar av kommunens skolskjutsverksamhet innebar denna förändring bland annat en effektivare organisation av kommunens skolskjutsverksamhet och en avsevärd kostnadsbesparing för kommunen, utan att trafiksäkerheten eller kvaliteten i skolskjutsarna försämrades. Skriften förmedlar erfarenheter och lärdomar från förändringsprocessen och lyfter upp betydelsen av en bred förankring över organisationsgränser och ansvarsområden.

Sveriges Kommuner och Landsting

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

isbn 978-91-7164-702-3

2011

Post: 118 82 Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon: 08-452 70 00 www.skl.se

Samverkan för

En effektiv och säker skolskjuts beskrivning av en förändringsprocess

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts beskrivning av en förändringsprocess

Upplysningar om innehĂĽllet: Janne Rusk, janne.rusk@skl.se

Š Sveriges Kommuner och Landsting, 2011 ISBN/Bestnr: 978-91-7164-702-3 Text: Birgit Gustafsson och Christer Gunnarsson Foto: Lennart Lundwall, Matton, Casper Hedberg Produktion: ETC Kommunikation Tryck: Modintryckoffset, juni 2011

Förord Syftet med denna idéskrift är att visa att förändringar av en kommuns skolskjutsverksamhet kan resultera i positiva effekter för såväl ekonomi som säkerhet. Skriften förmedlar erfarenheter och lärdomar från förändringsprocessen och lyfter upp betydelsen av en bred förankring över organisationsgränser och ansvarsområden.

Målgruppen är i första hand politiker och tjänstemän med ansvar för kommunernas skolskjuts- och skolverksamhet, men idéskriften är också av intresse för andra aktörer på skolskjutsområdet, såväl inom kommunens organisation som utanför.

Idéskriften har initierats och finansierats av Sveriges Kommuner och Landsting. Skriften är framtagen av Birgit Gustafsson och Christer Gunnarsson från Linköpings kommun. En referensgrupp med representanter från Norrköping, Jönköping och Mjölby har deltagit i arbetet med skriften med värdefulla synpunkter och erfarenheter.

Stockholm juni 2011

Gunilla Glasare Avdelningen för tillväxt och samhällsbyggnad

Innehåll

7 9 9 9 9 9 10 10 11

Sammanfattning Idé och uppdrag Beslut och direktiv Förstudie och pilotförsök Analys i hela kommunen Upphandling Genomförande Resultat av förändringsprocessen Viktiga erfarenheter

13

Från frågeställningar till idé

15 16 17

Bakgrund Linköpings kommun Skolskjutsorganisation – Linköpings kommun Ersättningsmodell

19 19 20 22

Förstudie Beslut i kommunstyrelsen om teoretisk analys (förstudie) Optimering och analysmodell Resultat teoretisk analys

23 23 23 24 25 29 29 30

Pilotprojekt Beslut i nämnderna att genomföra ett pilotprojekt Beskrivning av pilotområdet Pilotprojektets organisation Huvudaktiviteter i pilotprojektet Slutsats pilotprojektet Referensprojekt Norrköpings kommun Jämförelse mellan Linköping och Norrköping

31 31 32 32

Analys i hela kommunen Skolskjutsområden – utbildningsspår Involvera entreprenörerna Resultat

33 33 33 34 37

Upphandling Beslut om upphandling och genomförande i hela kommunen Framtagande av upphandlingsunderlag Anbudsunderlag Ekonomiskt resultat av upphandlingen

39 39 39 40 42 43 43

Genomförande Verkställandeprojekt Förvaltningsorganisation Huvudaktiviteter i verkställandeprojektet Resultat av verkställandeprojektet Referensprojekt Norrköping Jämförelse mellan Linköping och Norrköping

45 45 46

Analys Framgångsfaktorer Metodik

49 49 49 50 50 50 50 51 51

Viktiga erfarenheter Förändringsprocess tar tid Enighet och samsyn är plattformen Samverkan – en förutsättning Information – en grund för acceptans Tydligöra servicenivå och kvalité Upphandling med tydliga skallkrav Använd stödsystem Tillsätt resurser

52

Referenser

Sammanfattning Denna idéskrift beskriver en förändringsprocess. Processen handlar om den förändring som genomfördes av skolskjutsverksamheten i Linköpings kommun under tiden 2005–2009 och som innebar att kommunen kunde genomföra en upphandling av skolskjutsverksamheten på ett nytt sätt.

I förhållande till tidigare upphandlingar av kommunens skolskjutsverksamhet innebar denna förändring en effektivare organisation av kommunens skolskjutsverksamhet och en större samordning med skolans start och sluttider.

Förändringen kunde genomföras med bibehållen kvalité i verksamheten.

Förändringen ledde också till en avsevärd kostnadsbesparing för kommunen och en kostnadseffektivare skolskjutsorganisation under kommande avtalsperiod. Arbetet med förändringen ledde också till att kommunen fick större kunskap om skolskjutsen och kontroll över verksamheten.

Skolskjutsen är beroende av samverkan mellan ett antal olika aktörer och deltagare. I denna idéskrift beskrivs i första hand samverkan mellan politiken, skolan och entreprenören.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 7

Sammanfattning

figur 1. Exempel på aktörer som påverkar skolskjutsen. I denna skrift beskrivs i första hand samverkan mellan politiken, skolan och entreprenören.

Politik

Väghållare

Trafikingenjör

Sko Skola

Entreprenör Entrepre Förälder Elev

Förändringsprocessen beskrivs kronologiskt i bokens olika kapitel och kan sammanfattas i nedanstående avsnitt. figur 2. Från en idé till ett genomförande i hela kommunen.

Idé och uppdrag Beslut och direktiv Förstudie och pilotförsök Analys i hela kommunen Upphandling Genomförande

8 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

För att ge en sammanfattande bild av förändringens olika delprocesser och avsnitt beskrivs dessa kortfattat och summerande i nedanstående text.

Idé och uppdrag Idén om förändringen föddes ur erfarenheter från tidigare skolskjutsupphandlingar och från andra kommuner. Kommunstyrelsen gav ansvariga nämnder och förvaltningar uppdraget att analysera och föreslå förändringar av skolskjutsverksamheten.

Uppdraget kan kort sammanfattas enligt nedan: >> Genomlys hela skolskjutsorganisationen i kommunen. >> Samordna skolans tider med skolskjutsturerna. >> Tydliggör kvalité och servicenivå i skolskjutsen. >> Effektivisera skolskjutsen och optimera nyttjandet av fordonen. >> Ta fram ett nytt upphandlingsunderlag.

Beslut och direktiv Arbetet med att genomföra förändringen grundar sig i ett antal politiska beslut. Den politiska enighet som nåtts under processen har varit en förutsättning för att klara de relativt stora förändringar som påverkat kommunens skolor, skolskjutsverksamheten och berörda föräldrar och elever.

Förstudie och pilotförsök En förstudie (teoretisk analys) av skolskjutsen och skolornas start- och sluttider genomfördes i ett av kommunens skolskjutsområden under hösten 2005. Utredningen tog sikte på optimering av skolskjutsen utifrån dåvarande förutsättningar men med förändrade skoltider, samordning med ordinarie linjetrafik och en jämförelse med andra kommuner. Förstudien resulterade i ett pilotförsök.

Analys i hela kommunen I samband med beslutet att förlänga försöksprojektet begärde Kollektivtrafik-nämnden en analys av resterande skolskjutsområden. Avsikten var att analysen skulle fungera som underlag för ett eventuellt beslut att upphandla skolskjutsen enligt principerna i förstudien.

Upphandling Med kunskap och erfarenhet från försöksprojektet och den teoretiska analysen av övriga skolskjutsområden beslutade Barn och Ungdoms- och Kollektivtrafik- nämnden hösten 2007 att upphandla skolskjutsverksamheten enligt principerna från försöksprojektet.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 9

Sammanfattning

Genomförande Med utgångspunkt från erfarenheterna av pilotprojektet etablerades sista fasen i upphandlingsmodellen som ett separat projekt. Till skillnad från de föregående projekten var ambitionen att verkställandeprojektet skulle kunna genomföras av ordinarie skolskjutsorganisation, dvs. ordinarie förvaltningsorganisation och entreprenörer, enligt intentionen i skolskjutsavtalen. Detta innebar i sin tur att ett förtydligande av skolskjutsorganisationen var nödvändig.

Resultat av förändringsprocessen Resultatet av förändringsprocessen kan sammanfattas under tre rubriker.

Kommunen säkerställde kontrollen över skolskjutsen Genom det omfattande arbete som förändringen medförde, över tid och i olika delprocesser, fick kommunen en stor kunskap om verksamheten. Kunskapen innebar att man fick större kontroll över verksamheten.

En likvärdig fungerande skolskjuts i hela kommunen Kommunens skolskjutsreglemente och servicenivå är tydligare och tillämpas efter förändringen på samma sätt i hela kommunen.

Förändringen innebar en ekonomisk besparing En effektivare organisation och planering av skolskjutsverksamheten och en större samordning mellan skolskjutsen och skolans start- och sluttider ledde till att det behövdes färre skolskjutsfordon och därmed kunde kommunen minska sina kostnader. Den investering som kommunen gjorde i förändringsarbetet i form av extra resurser återbetalades redan under första avtalsåret.

10 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Viktiga erfarenheter Förändringsprocess tar tid Att genomlysa, analysera, optimera, förändra, handla upp och genomföra tar tid. Skolskjutsavtalen är ofta bundna i längre tidsperioder. Att förändra skolans tider är en process som måste få ta tid.

Enighet och samsyn är en plattform Politisk enighet mellan partier och facknämnder är nödvändigt. Förändringsprocessen måste kunna fortlöpa över eventuella regimskiften och de förändringar som görs måste vara långsiktiga.

Samverkan är en förutsättning Planering med berörda entreprenörer och rektorer avseende tider och turer samt trafiksäkerhetsbedömning av vägar och hållplatser och information är en viktig förutsättning.

Att tydligöra servicenivå och kvalité För att lyckas med förändringsprocessen var det nödvändigt att tydliggöra skolskjutsens kvalitéer gällande väntetid, restid, information och övrigt regelverk kring skolskjutsen.

Upphandling med tydliga skallkrav Tydliga skallkrav i upphandlingen förenklar och skapar en trygghet hos anbudslämnarna. En upphandling med skallkrav minskar risken för överklagande.

Använda stödsystem Ett IT-baserat stödsystem är värdefullt och i de flesta fall ett nödvändigt hjälpmedel för att kunna genomlysa, analysera och organisera skolskjutsen.

Tillsätta resurser För att kunna genomföra ett förändringsarbete med ett bra resultat krävs att kommunen inledningsvis avsätter extra personella och ekonomiska resurser.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 11

Kapitel X. Kapitelnamn

12 Samverkan fÜr en effektiv och säker skolskjuts

KAPIT EL

1

Från frågeställningar till idé Inför kommunens upphandling av skolskjutsverksamheten formulerades ett antal frågeställningar som låg till grund för den idé till förändring som växte fram: >> Kan skolskjutsverksamheten organiseras mer kostnadseffektivt utan att förlora i kvalité? >> Är roller och befogenheter tydliga? >> Har kommunen tillräcklig kunskap och kontroll över skolskjutsverksamheten? >> Är bedömningen av trafiksäkerheten kvalitetssäkrad? >> Är kommunens skolskjuts optimalt organiserad? >> Är en större samordning av skolans start- och sluttider med skolskjutsverksamheten möjlig utan att kvalitén påverkas?

Frågeställningarna ledde till ett antal uppdrag, idéer och aktiviteter: >> Genomlys hela skolskjutsorganisationen avseende information, skolvägar, hållplatser, skolskjutsturer och skoltider. Undersök och analysera om kommunens skolskjutsorganisation kan effektiviseras. >> Pröva om samordningen mellan skolans tider och skolskjutsorganisationen kan bidra till att minska kommunens skolskjutskostnader genom att färre fordon behöver användas? >> Kvalitetssäkra vägar och hållplatser som är kopplade till skjutsens olika turer. >> Tydliggör regler, ansvar och roller kring kommunens skolskjuts.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 13

Kapitel X. Kapitelnamn

14 Samverkan fÜr en effektiv och säker skolskjuts

KAPIT EL

2

Bakgrund Linköpings kommun I Linköpings kommun är det kollektivtrafiknämnden som ansvarar för skolskjutsen och organisationen av verksamheten. Barn- och ungdomsnämnden ansvarar för grundskolan och därigenom ett antal områden som i stor utsträckning påverkar skolskjutsens organisation. Till dessa områden hör bl.a. skolområdesorganisation och upptagningsområden. Rektor på respektive skola organiserar sin verksamhet, där skolans tidpunkter för start- och sluttider är en del i organisationen.

Kollektivtrafiknämnden har budgetansvaret för skolskjutsen och ansvarar också för samarbetet med trafikhuvudmannen och skolskjutsentreprenörer.

Skolskjutsreglementet som reglerar skolskjutsverksamheten gentemot kommuninvånarna antas av Kollektivtrafiknämnden.

I samband med kommunstyrelsens budgetberedning uppkom frågan om skolskjutsverksamheten i Linköpings kommun var rätt organiserad och om man hade tillräcklig kontroll över verksamheten. Fanns det åtgärder som kunde vidtas för att reducera kostnadsnivån utan att kvalitén för den skull påverkades negativt?

Bakgrunden var att skolskjutsverksamheten och underliggande skolskjutsavtal med entreprenörerna baserades på rutiner och turer som tillämpats under en längre tid. Skolskjutsturerna var i huvudsak planerade av skolskjutsentreprenörerna. Kommunens kontroll av skolskjutsturerna och uppföljning av skolskjutsavtalen var inte tillräcklig.

Kommunens kunskap om trafiksituationen kring skolvägar och hållplatser fanns till viss del, men borde ur ett trafiksäkerhetsperspektiv ytterligare kunna utvecklas.

Respektive skolas rektor ansvarade för att bedöma och avgöra rätten till skolskjuts enligt skolskjutsreglementet. En säkerställd och likvärdig avstånds- respektive trafiksäkerhetsbedömning saknades i kommunen.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 15

Kapitel 2. Bakgrund Linköpings kommun

Samordning och samråd kring skolans tider och skolskjutsorganisation skedde mellan vissa skolor och med den ordinarie linjetrafiken. Skolornas start- och sluttider var i stort sett samma på kommunens samtliga skolor.

Antalet upphandlade skolskjutsfordon var stort och styrdes av att alla fordon behövde nyttjas under samma tid på morgonen. Samma förhållande gällde också för ordinarie linjetrafik.

Kommunen hade, i förhållande till jämförbara kommuner, en högre skolskjutskostnad per folkbokförd elev. En viss del av den högre kostnaden kunde möjligtvis förklaras av att kommunen har förhållandevis hög andel glesbygd.

Mot bakgrund av kommunstyrelsens intresse av att reducera kostnaden ville kollektivtrafiknämnden pröva om förändrade start- och sluttider för skolan kunde medföra en reducering av skolskjutskostnaden. Barn- och ungdomsnämnden hade genom skolans rektor ansvar för beslut om skolans organisation, schema, start- och sluttider. En förändring av skolans start- och sluttider skulle komma att påverka rektors mandat att organisera skoldagen och skolans schemaläggning. Traditionen med skolstart kring kl. 08.00 var stark och påverkade förutom skolans organisation även föräldrars och elevers tidsvanor och de yngre elevernas eventuella behov av morgonomsorg.

För att kunna genomföra förändringen var det viktigt med en politisk enighet och det nåddes först efter det att kommunstyrelsen formulerat ett gemensamt uppdrag till de båda berörda nämnderna.

Skolskjutsorganisation – Linköpings kommun Kollektivtrafiknämnden är budgetansvarig för skolskjuts och ansvarig för samarbetet med trafikhuvudmannen och skolskjutsentreprenörer. Skolskjutsreglementet reglerar skolskjutsverksamheten gentemot kommuninvånarna och antas av kollektivtrafiknämnden.

Barn och ungdomsnämnden ansvarar för skolverksamheten och har via rektor ansvar för skolans start- och sluttider.

En övergripande målsättning i Linköpings kommun är att arbeta med mindre men kompetenta förvaltningsorganisationer, och upphandla kompletterande kunskap och resurser.

På central nivå i kommunen finns en skolskjutssamordnare.

Skolskjutssamordnaren ansvarar för upphandling, planering och samordning av kommunens hela skolskjutsverksamhet. På delegation från nämnden tar även skolskjutssamordnaren beslut och avsteg från kommunens skolskjutsregler. Skolskjutssamordnaren har tillgång till trafikingenjörer i arbetet med trafiksäkerhetsfrågor.

Rektor ansvarar för att kontrollera rätten till skolskjuts och besluta om färdsätt, linjetrafik eller upphandlad skolskjutstrafik. Rektor ansvarar även för informationen till elever och föräldrar.

16 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Entreprenörernas uppdrag innebär att ta fram ett förslag på skolskjutsturer med hållplatser och tider. Utgångspunkt är kommunens regelverk och rektors information om skolskjutsberättigade elever. Entreprenören lämnar skolskjutsturer innehållande tider och elevernas på- och avstigningsplatser till skolan.

Ersättningsmodell Linköpings kommun tillämpar en modell för ersättning till entreprenören med en fast ersättning per dag.. Kommunen har i samband med upphandlingen frågat efter pris på ett antal olika ”skolskjutspaket”. Varje paket innehåller ett bestämt antal skolskjutsturer och fordon inom ett fastställt kilometerintervall. Det dagspris som entreprenören erhåller är fastställt med utgångspunkt i det anbud som entreprenören lämnat i samband med upphandlingen, och att köruppdraget håller sig inom det definierade kilometerintervallet.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 17

Kapitel X. Kapitelnamn

18 Samverkan fÜr en effektiv och säker skolskjuts

KAPIT EL

3

Förstudie Beslut i kommunstyrelsen om teoretisk analys (förstudie) Kollektivtrafikförvaltningen arbetade under 2005 fram ett underlag för en teoretisk analys av skolskjutsverksamheten i ett av kommunens skolskjutsområden. Underlaget för analysen togs fram i samarbete med konsultföretaget Optiplan (i det följande benämnt logistikkonsultföretaget) som hade redskap och program för att klara av det som efterfrågades. De förändringar som analysen skulle kunna leda till, skulle även komma att påverka barn- och ungdomsnämndens verksamhet inom grundskolan.

Kommunstyrelsen gav de båda nämnderna i uppdrag att se över om förändrade start och sluttider inom skolan kunde påverka kommunens skolskjutskostnader.

Utredningen tog upp fyra områden: >> Optimerad skolskjuts >> Differentierade starttider i skolan >> Samarbete med den allmänna kollektivtrafiken och skolskjutsentreprenörer Jämförelse med andra kommunerEn teoretisk analys genomfördes i ett av kommunens större skolskjuts-områden. Skolområdet bestod av två större skolor i tätorten och tre mindre skolor på landsbygden. Analysen skulle ge svar på om skolskjutsen kunde effektiviseras inom befintliga skoltider samt hur mycket eventuellt förändrade skoltider skulle påverka effektiviseringen.

Utredningen tog sikte på optimering av skolskjutsen utifrån dåvarande förutsättningar men med förändrade skoltider, samordning med ordinarie linjetrafik och en jämförelse med andra kommuner.

IT-baserat stödsystem nödvändigt för att kunna genomlysa och analysera.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 19

Kapitel 3. Förstudie

Linköpings kommun anlitade ett logistikkonsultföretag för att med hjälp av företagets analysmodell genomföra en optimeringsutredning. Analysmodellen kunde visa på effekterna av en ökad samordning och justering av startoch sluttider för inblandade skolor.

Optimering och analysmodell I arbetet med optimering och analys av skolskjutsverksamheten användes en analysmodell med fem faser. De fem faserna beskrivs i nedanstående bild och i efterföljande text. figur 3. Optiplans analysmodell Grunddatafas

Elevfas

Modellfas

Optimeringsfas Analysfas

Projektgrupp Samla grunddata Grunddata specificeras Grunddata kvalitetssäkras

Berättigande Skolskjuts

Modellera

Säkerhet

Optimering

Analys

Skolskjuts berättigade elever

Elever i upphandlad skolskjuts

Modell med vägar och hållplatser

Elever Turer Fordon Kostnader

Rapport

Modell kvalitetssäkras Elever i linjetrafik

Grunddatafas En väl fungerande skolskjuts är beroende av ett stort antal aktörer och förutsättningar som t.ex. elever, föräldrar, skolor, personal, skolskjutsentreprenörer, linjetrafik, vägar, trafiksäkerhet, hållplatser, geografi, information, regelverk, osv.. Kring dessa aktörer och förutsättningar finns grunddata och i arbetet med optimeringsmodellen är dessa särskilt viktiga.

Att samla in och kvalitetssäkra grunddata och förutsättningar utgör den första fasen i analysmodellen. Utifrån givna förutsättningar bestämmer optimeringen sedan de mest fördelaktiga värdena.

Information rörande skolorna och deras skolskjuts utgörs av skolornas lokalisering, upptagningsområde, skolans ramtider och schema.

Information beträffande skolskjutsentreprenörerna består främst av skolskjutsavtalen, fordonskapacitet, krav på fordon, kostnader, etc.

Ett ramverk innehållande kommunens regelverk och servicenivå upprättas.

Servicenivån i den teoretiska analysen illustreras i nedanstående tabell.

20 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

figur 4. Exempel Servicenivå Servicenivå

(Avsteg gällande tidsangivelser kan förekomma vid enstaka fall, utifrån geografiska förutsättningar, långa avstånd eller liknande)

En elev är berättigad till skolskjuts om färdvägen överstiger F-klass och årskurs 1

2,0 km

årskurs 2

2,5 km

årskurs 3–6

3,0 km

årskurs 7–9

4,0 km

Färdväg mellan hem och hållplats tillåts inte överstiga

2,0 km (F-klass till årskurs 9)

Restid i fordon tillåts inte överstiga

60 min

Väntetiden i anslutning till skolan, högst

20 min

Generell tidsram för skolskjutsen är Tidigaste hämtning vid uppsamlingsplats

07:00

Senast avlämning vid uppsamlingsplats

17:00

Den mest intressanta förutsättningen i analysen är att de olika skolorna kunde starta vid olika tidpunkter mellan 08.00 och 09.00 på morgonen. Detta innebar att optimeringen ges utrymme och möjlighet att ta fram de skoltider som representerar den minsta totalkostnaden för skolskjutsverksamheten.

Elevfas Andra fasen, elevfasen, innebär att de skolskjutsberättigade eleverna fångas upp genom att färdvägen mellan hem och skola kontrolleras mot servicenivån och mot trafiksäkerhetsmodellen. De skolskjutsberättigade eleverna tilldelas också färdsätt, ordinarie linjetrafik eller särskild upphandlad skolskjuts, i enlighet med servicenivån och trafiksäkerhetsmodellen. Den vanligaste prioriteringen är att använda ordinarie linjetrafik, givet att miljön runt denna är trafiksäker, eftersom denna trafik normalt är billigare än den särskild upphandlade skolskjutsen och att kommunen vanligtvis önskar lära ungdomarna åka kollektivtrafik.

Modellfas Modellfasen innebär att en modell skapas av skolskjutsverksamheten. Den viktigaste delen är här att vägar och hållplatser modelleras. Det finns två alternativa sätt att tilldela hållplats. Att göra det manuellt i modellfasen eller tillåta optimeringen att göra detta automatiskt. Fördelen med att göra detta manuellt är att en större kontroll av trafiksäkerheten nås. Erfarenheten visar att den un-

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 21

Kapitel 3. Förstudie

derliggande säkerhetsmodellen sällan omfattar alla alternativa färdvägar mellan hem och hållplats. Tilldelningen av hållplats är viktig eftersom kostnaden i normala prismodeller är relaterad till turernas sträcka. Sträckan påverkar också restiden för eleverna. Antalet platser i fordonet, avgör antalet nödvändiga fordon. Ett tillkommande fordon medför alltid en avsevärd kostnadsökning.

Optimeringsfas I optimeringsfasen tas den mest kostnadseffektiva skolskjutsplaneringen fram.

Analysfas I analysfasen analyseras resultatet och möjligheter finns att, vid behov, slutjustera optimeringsresultatet.

Resultat teoretisk analys Analysen i förstudien visade att skolskjutsverksamheten med befintliga skoltider var relativt effektiv. Den stora nyttan med analysen var en ökad kunskap om skolskjutsturerna. Kostnadsnivån förändrades dock inte eftersom antalet fordon och turer inte reducerades.

Förstudien visade däremot att en bättre samordning av skolornas tider (differentiering av skolornas starttider) skulle möjliggöra en avsevärd kostnadsreducering. Med olika start- och sluttider hos skolorna i området kunde antalet skolskjutsfordon reduceras genom att befintliga fordon kunde köra flera turer och betjäna flera skolor än i utgångsläget Resultatet av förstudien innebar att barn- och ungdomsnämnden och kollektivtrafiknämnden i januari 2006 fick uppdrag av kommunstyrelsen att utreda om en samordning av skolans start- och sluttider kunde reducera kostnaderna i kommunens skolskjutsorganisation.

22 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

KAPIT EL

4

Pilotprojekt Beslut i nämnderna att genomföra ett pilotprojekt Kollektivtrafiknämnden och Barn- och ungdomsnämnden beslutade i februari 2006 att genomföra ett ettårigt pilotförsök i ett av kommunens större skolområden. Beslut om att förlänga försöket ytterligare ett läsår togs i februari 2007 i de båda nämnderna. Förlängningen av försöket grundade sig i att nämnderna hade behov av större kunskap kring de justeringar som gjorts efter utvärderingen och som framkommit under första försöksåret.

Beskrivning av pilotområdet Skolområdet omfattar två skolor i centralorten (C och D på nedanstående kartbild) och tre skolor i närliggande samhällen. En av skolorna i centralorten har årskurserna F–5 och en skola årskurserna 6–9.

Två av de mindre landsbygdsskolorna (B och E) tar emot elever i årskurs F–3 och en skola (A) tar emot elever i årskurs 4–5.

Elevantalet på de olika skolorna i området var fördelade enligt nedanstående: figur 5. Elevantal på skolor i Pilotprojektet Skola A (4–5)

Skola B (F–3)

Skola C (F–5)

Skola D (6–9)

Skola E (F–3)

Totalt antal elever

70

64

376

403

90

Skolskjutselever

38

29

99

235

71

Upphandlad trafik

38

29

99

183

71

0

0

0

52

0

Linjetrafik

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 23

Kapitel 4. Förstudie

figur 6. Skolskjutsområde Pilotprojektet. Avstånd mellan skola B och D är 8,5 km.

E4

Skola D Skola C Skola A

Skola E

Skola B

I februari 2006 redovisades förstudien för kommunstyrelsens planeringsutskott. Barn- och ungdomsnämnden beslutade därefter att i ett pilotprojekt pröva en ny samordning av skolans tider och skolskjutsen i Linghemsområdet.

Syftet med pilotprojektet var att i praktiken klargöra om en samordning av start- och sluttider hos områdets skolor skulle gå att genomföra med acceptabla konsekvenser, särskilt för elever, föräldrar och skolans verksamhet och därtill de ekonomiska konsekvenserna inom skol- och skolskjutsverksamheten.

Pilotprojektet formaliserades och under våren 2006 genomfördes ett antal planeringsaktiviteter för att genomförandet av förändringarna inom skolskjutsverksamheten skulle kunna ske utan orimligt stora störningar. I detta arbete ingick bl.a. omförhandling med de två skolskjutsentreprenörer som kommunen hade avtal med i skolskjutsområdet.

Förändringarna i skoltider och skolskjutsverksamheten verkställdes i området under höstterminen 2006.

24 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Pilotprojektets organisation De förändringar som pilotprojektet innebar orsakade ett omfattande arbete med att planera nya skolskjutsturer med delvis nya uppsamlingsplatser och informationsaktiviteter kring dessa. En förutsättning för ett lyckat resultat av förändringsarbetet var en bra samverkan med de två dåvarande entreprenörerna i området. Förändringsarbetet innebar också samverkan med länstrafiken i några frågor. Logistikkonsult anlitades för att under pilotprojektet tillsammans med entreprenörerna planera och verkställa förändringen av skolskjutsverksamheten.

Förvaltningarna sörjde för att pilotprojektet fick en ordentlig projektorganisation. Projektet styrdes av en styrgrupp som bestod av ordförande och vice ordförande från Barn- och ungdomsnämnden och kollektivtrafiknämnden, samt projektledare och skolskjutssamordnare.

Till pilotprojektet rekryterades en projektledare från utbildningskontoret, vars uppdrag att leda pilotprojektet bl.a. omfattade föredragningar inför styrgruppen, att samordna och leda projektaktiviteterna inom skolorganisationen m.m. Projektledaren arbetade tillsammans med den ordinarie skolskjutssamordnaren. En projektledningsgrupp skapades för att aktivera skolorganisationen, särskilt avseende ansvaret att planera skoltider enligt riktlinjerna i pilotprojektet. I projektledningsgruppen ingick projektledare och skolskjutssamordnare, samt skolområdeschef, rektorer och administrativa assistenter från området.

En arbetsgrupp bestående av skolskjutssamordnaren, entreprenörerna och logistikkonsultföretaget skapades för att planera skolskjutsverksamheten i enlighet med riktlinjerna i den teoretiska analysen.

Elever och föräldrar erbjöds att medverka i var sin referensgrupp. Syftet med referensgrupperna var att följa pilotprojektet och bidra till lösningar kring de eventuella negativa konsekvenser som förändringen skulle kunna generera.

Huvudaktiviteter i pilotprojektet Pilotprojektet omfattade fyra moment: >> Planering >> Information >> Verkställande >> Utvärdering Planering Steg ett var att planera skolskjutsturer enligt riktlinjerna i den teoretiska analysen. Optimering användes och optimeringsresultatet bekräftade den teoretiska analysen att skolskjutsen kunde verkställas med sex upphandlade skolskjutsfordon och två fordon inom ordinarie linjetrafik, ett fordon per linje. Skoltiderna justerades dock jämfört med den teoretiska analysen till att

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 25

Kapitel 4. Förstudie

två skolor startade kl.07.45, en skola startade kl. 08.00 och de övriga två skolorna kl. 08.45. Skolskjutsplaneringen omfattade fordon med skolskjutsturer, hållplatser, tider och elever.

Steg två i planeringen var att tillsammans med entreprenörerna kvalitetssäkra skolskjutsturerna. De nya skolskjutsturerna inkluderade flera nya hållplatser. I projektet var det viktigt att säkerställa trafiksituationen kring de nya hållplatserna. En förändring i pilotprojektet var att kommunens avståndsregler gällande avstånd mellan hemmet och hållplats tillämpades tydligare än tidigare år. En individuell prövning med hänsyn till trafikförhållande gjordes i de fall där föräldrar ansökt om avsteg från avståndsreglerna.

Steg tre i planeringen var att omförhandla ersättningen till skolskjuts- entreprenörerna. Pilotprojektet genomfördes inom pågående skolskjutsavtal.

Detta innebar att planeringsresultatet fick fungera som utgångspunkt för en diskussion om minskad ersättning till de kontrakterade entreprenörerna.

Information Tydlig information till berörda elever och föräldrar ökar kvaliteten och tryggheten kring skolskjutsen.

I informationsmomentet genomfördes ett flertal aktiviteter med elever, föräldrar, personal och media under pilotprojektet.

Referensgrupper bildades med föräldrar, elever och personal och ett antal möten i respektive grupp genomfördes.

Samtliga föräldrar fick skriftlig information om projektet hemskickat. En presskonferens genomfördes för att sprida informationen ytterligare.

I maj delades preliminära turlistor ut för att föräldrarna skulle få begrepp om hur barnens skolskjutstider skulle förändras. Definitiva turlistor delades ut innan skolstart. All information som delades ut via skolorna fanns också tillgänglig på skolornas hemsidor.

Innan skolavslutningen hölls föräldramöten för föräldrarna i de berörda skolorna, där deltagarna i styrgruppen medverkade.

Verkställande Verkställandet av den nya skolskjutsorganisationen och de nya skolskjutsturerna genomfördes vid skolstarten 2006. Reaktionen från elever och föräldrar var delvis negativ. Den negativa reaktionen handlade om kritik mot förändrade skoltider, längre färdväg och nya hållplatser. En del föräldrar menade att säkerhetsbedömningen av trafiksituationen runt de nya hållplatserna var bristfällig. Positiva reaktioner handlade bl.a. om att elever i årskurs 6–9 upplevde det positivt att börja senare på morgonen.

26 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Utvärdering Utvärdering av pilotförsöket genomfördes av kommunens statistik- och utredningskontor. Utvärderingen bestod av enkäter till samtliga berörda elever, föräldrar och personal. Kompletterande djupintervjuer i fokusgrupper genomfördes bland de yngre eleverna och skolskjutschaufförerna. Resultatet av utvärderingen ledde till att ett antal förbättringsområden definierades.

Som exempel kan nämnas: >> Pröva en tidigareläggning av starttiden på två av försöksområdets skolor. >> Pröva att förbättra elevernas schema i årskurs 6–9 för att uppnå tidigare skolslut en dag i veckan. >> Tydliggöra skolskjuts för elever i förskoleklass i skolskjutsreglementet. >> Pröva möjlighet till fria aktivitetsresor för skolorna till bibliotek, teatrar, simhall etc..

En slutsats av pilotprojektet var att informationen är mycket viktig. Utvärderingen av informationen till elever och föräldrar gav vid handen att en majoritet ansett att informationen varit bra. figur 7. Utvärdering Pilotprojektet angående Information 100

80

60

40

20

0

Bra/Ok Förälder om skjutsinfo Förälder om schemainfo

Mindre bra Elev om skjutsinfo Elev om schemainfo

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 27

Kapitel 4. Förstudie

Utvärderingen visade att informationen angående projektet kunde varit bättre.

Elever och föräldrar informerades om projektet under hösten 2005 men majoriteten av dessa förstod inte konsekvenserna. Under våren 2006 kritiserades de preliminära skolskjutslistorna och säkerhetsbedömningen av hållplatserna ansågs dessutom inte vara fullständig. Hemsidan användes som en viktig informationskanal, med det saknades struktur och rutiner för detta. Projektet fick kritik för att det var svårt att hitta informationen som enligt kommunen fanns på hemsidan. Informationen och sökvägen kunde ha varit bättre.

Eleverna på F–år 5-skolorna var till övervägande del positiva till förändringen i skolan. De tyckte att skolarbetet blivit mer effektivt och att de lärde sig bättre i skolan. Det omvända gällde de äldre eleverna i åk 6–9. Eleverna kände sig tröttare, tyckte att de lärt sig sämre och att skolarbetet blivit mindre effektivt. Skillnaderna i uppfattning verkade inte ha med skolornas startoch sluttider att göra, utan snarare vara relaterad till elevernas ålder. figur 8. Utvärdering Pilotprojektet angående påverkan på skolarbetet

80 70 60 50 40 30 20 10 0

Skolarbetet har blivit mer effektivt

Elever 6–9

28 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Skolarbetet har blivit mindre effektivt

Elever F–5

Inget svar

Majoriteten av personalen hade enligt utvärderingen uppfattningen att förändringen inte påverkat det pedagogiska arbetet.

Erfarenheterna från projektet är många. De flesta av de negativa synpunkterna handlade om informationen, förändrade förutsättningar för fritidsaktiviteter för eleverna och förändrade morgonrutiner för familjer.

Slutsats pilotprojektet Pilotprojektet skulle pågå under ett läsår, för att därefter utvärderas och beslut skulle därefter tas om projektets status och modellen skulle införas i de övriga områdena i kommunen.

På grund av att projekttiden ursprungligen var ett år var utvärderingen nödvändig att genomföras redan efter tre månader. Detta för att kunna bli klar i tid för att möjliggöra verksamhetens planering inför nästa läsår. Tre månader är en allt för kort tid för att finna och säkra alla konsekvenser av försöket. Den övergripande slutsatsen var dock att det positiva övervägde och pilotprojektet förlängdes ytterligare ett år.

Förlängningen av försöket grundade sig i att nämnderna hade behov av större kunskap kring de justeringar som gjorts efter utvärderingen och som framkommit under första försöksåret. Denna förlängning innebar att mycket av det som kritiken avsåg kunde åtgärdas och förbättras.

De båda politiska nämnderna konstaterade att utvärderingen av pilotprojektet sammanfattningsvis visat att projektets uppsatta mål hade uppfyllts: >> elevernas skolskjuts, undervisning och skolbarnsomsorg fungerade väl efter förändringen >> elevperspektivet hade genomsyrat projektet >> föräldrar/elever hade upplevt sig väl informerade >> ekonomisk besparing hade uppnåtts >> skolorna i området hade fått differentierade start- och sluttider >> samordningen av skolskjutsverksamheten inom området hade förbättrats

Referensprojekt Norrköpings kommun Norrköpings kommun genomförde 2005 en teoretisk analys av skolskjutsverksamheten i ett skolskjutsområde. Kommunen ville genom analysen se om det fanns möjligheter att effektivisera skolskjutsverksamheten.

Skolskjutsområdet omfattade c: a 600 elever med c: a 200 skolskjutsberättigade elever, fördelade mellan två skolor. En av skolorna innehöll årskurserna F–3 och en skola årskurserna 4–9. Skolskjutsverksamheten omfattade fem stora upphandlade skolskjutsfordon.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 29

Kapitel 4. Förstudie

Resultatet av den teoretiska analysen blev att skolskjutsen var möjlig att genomföra med tre skolskjutsfordon istället för de fem som betjänade verksamheten.

Norrköpings kommun beslutade att verkställa skolskjutsplaneringen till skolstart 2005 enligt de skolskjutsturer som optimerades fram i den teoretiska analysen.

Ersättningen till entreprenörerna omförhandlades eftersom förändringen verkställdes inom dåvarande avtal. Kostnaden för kommunen minskade med ca 1,5 miljoner, pga. minskat behov av antal fordon.

Verkställandet av den nya skolskjutsplaneringen och skolskjutsturerna vid skolstarten 2005 genomfördes utan några stora negativa konsekvenser. Entreprenörens engagemang och förmåga att minska omgivningens oro visade sig här i hög grad ha bidragit till detta.

Jämförelse mellan Linköping och Norrköping Vid jämförelse mellan pilotprojektet i Linköping och referensprojektet i Norrköping kan konstateras att politisk förankring, tydlig styrning och ledning, samt organisation av förändringen är viktiga förutsättningar.

I kommunerna fanns olika förutsättning och skillnader i omfattning av förändringarna. I Linköping genomfördes en skolskjutsförändring som berörde ett större antal elever och skolor, samt även förändrade start- och sluttider.

Den större förändringen av skolskjuts och skoltider i Linköping medförde att kritiken var större i Linköping än i Norrköping.

Den politiska enighet som fanns i Linköping innebar att kommunen kunde hantera kritiken och förändringen kunde genomföras.

30 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

KAPIT E L

5

Analys i hela kommunen I samband med beslutet att förlänga förstudien begärde kollektivtrafiknämnden en analys av de resterande skolskjutsområdena. Avsikten var att analysen skulle fungera som underlag för ett eventuellt beslut att upphandla skolskjutsen enligt principerna i pilotprojektet.

Skolskjutsområden – utbildningsspår Analysen genomfördes områdesvis på liknande sätt som skett i pilotprojektet. Vanligtvis är ett skolskjutsområde och utbildningsspår detsamma, dvs. det motsvarar en högstadieskolas upptagningsområde med tillhörande F–6 skolor. Linköpings kommun är indelad i åtta skolskjutsområden.

Involvera entreprenörerna En slutsats av pilotprojektet var att öka deltagandet från entreprenörerna i analysen. Skälet för detta var att på så vis tillföra entreprenörernas kunskap i optimeringsmodellen. Särskilt gällde detta trafiksituationen omkring vägar och uppsamlingspunkter. Allt i syfte att förbättra kvalitén i analysen.

Resultat Resultatet av analysen blev att om principerna i pilotprojektet tillämpades för skolskjutsen i hela Linköpings kommun var det möjligt att minska skolskjutsverksamheten med ca 10 fordon.

Två exempel på olika analysresultat inom skolskjutsområden redovisas nedan: >> I skolskjutsområde 1 minskade skolskjutsverksamheten med två fordon, medan skolornas ramtider i stort sett kunde fortsätta att vara desamma som tidigare. >> I skolskjutsområde 5 minskades skolskjutsverksamheten med tre fordon.

I detta område bidrog förändrade start- och sluttider till att färre fordon kunde användas till flera skolor och skolskjutsturer.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 31

Kapitel 5. Analys i hela kommunen

Skolornas geografiska läge i förhållande till varandra, skolområdets geografiska storlek och infrastruktur, har betydelse för hur väl optimeringen lyckas. figur 9. Kommunens indelning i skolskjutsområden. Avstånd kommungräns norr–söder är 62 km.

1

Ljungsbro Berg Ekängen

Gistad

2 Linghem

Askeby

Linköping

Vikingstad

5

3 4

Sturefors

6 Nykil

Bestorp Brokind

8

Ulrika

32 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

7

KAPIT E L

6

Upphandling Beslut om upphandling och genomförande i hela kommunen Med kunskap och erfarenhet från pilotförsöket och den teoretiska analysen av övriga skolskjutsområden beslutade kollektivtrafiknämnden hösten 2007 att upphandla skolskjutsverksamheten enligt principerna från försöket.

Barn- och ungdomsnämnden fattade också det särskilda beslutet att ”om skolskjutsorganisation så kräver skall skolan anpassa sina start- och sluttider efter detta”.

Framtagande av upphandlingsunderlag Upphandlingsarbetet leddes och samordnades av skolskjutssamordnaren.

En framgångsfaktor var upprättandet av en grupp med politiskt deltagande som följde upphandlingen.

Linköpings kommuns egna upphandlare och jurister engagerades för att kvalitetssäkra anbudsunderlaget, inklusive skolskjutsavtalen, och för att säkerställa att upphandlingen följde den då aktuella lagstiftningen för offentliga upphandlingar.

En arbetsgrupp bestående av skolskjutssamordnaren, logistikkonsultföretaget och trafik- ingenjörerna etablerades. Arbetsgruppens huvuduppgift var att sammanställa ”skolskjutspaket” i anbudsunderlaget. De nya skolskjutsturerna i anbudsunderlaget omfattade en del nya hållplatser och arbetet med att trafiksäkra dessa tilldelades trafikingenjören.

En normal upphandlingsmodell tillämpades för upphandlingen av skolskjuts.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 33

Kapitel 6. Upphandling

figur 10. Exempel på Upphandlingsmodell Behov

Förfrågningsunderlag/Upphandling

Verkställande

Styrgrupp Projektgrupp Beskriv behovet

Offertperiod

Utvärdera offerter

Avtal

Verkställande

Anbudsunderlag Behovsfasen och uppgiften att ta fram en lämplig anbudsförfrågan och underlag är mycket viktigt i en upphandling som regleras av LOU. I behovsfasen tas anbudsunderlaget med anbudsförfrågan, skolskjutspaket och skolskjutsavtal fram.

Anbudsunderlaget togs fram enligt modellen nedan. figur 11. Exempel på modell för framtagande av anbudsunderlag Fastställa: Förarkrav Fordonskrav Miljökrav Säkerhetskrav Organisation och ansvar

Undersök marknaden Identifiera tänkbara anbudslämnare

Fastställ prismodell

Resurssimulering

Funktionsspecifikation

Offertförfrågan

Behovsfasen slutfördes under våren 2008. Uppgiften att ta fram det slutgiltiga anbudsunderlaget omfattade några viktiga sak- och inriktningsbeslut.

Ett viktigt beslut var att upphandla skolskjutsverksamhet med ”skallkrav” och utvärdering av pris. Erfarenhetsmässigt har det visat sig att skolskjutsupphandlingar med utvärderingskrav för till exempel miljö, fordon, service/ kvalitet ofta överklagas. Att alla krav formulerades som skallkrav innebar att arbetet med att fastställa skallkraven och nivån för dessa var mycket viktigt.

En framgångsfaktor var att skolskjutssamordnaren engagerade politiska gruppen i detta arbete. Politikerna informerades om konsekvenserna av olika skallkrav och nivåer.

Upphandling med tydliga skallkrav förenklar och skapar en trygghet hos anbudslämnaren.

34 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Ett viktigt beslut var att inte förändra ansvarsfördelningen inom skolskjutsorganisationen. Entreprenörerna skulle fortsätta som tidigare med att planera skolskjutsturerna utifrån de upphandlade skolskjutspaketen. Detta reglerades i skolskjutsavtalen. Entreprenörens ansvar innebar också att leverera information om sitt skolskjutsuppdrag, innehållande turlistor med hållplatser, tider och skolskjutselever.

Ett annat viktigt beslut var paketering och prismodell. Skolskjutspaketen motsvarade i stort sett skolskjutsområdena. Skolskjutspaketen inkluderar ett dagligt kilometerintervall, ersättningsgrundande start- och slutpunkt för skolskjutsturerna, antal fordon, fordonskapacitet, fordonsbeläggning och exempel på skolskjutsturer. Skolskjutspaketen omfattade vanligtvis två till tre fordon, vilket antogs öka konkurrensen genom att attrahera också mindre entreprenörer.

Prismodellen innebär att entreprenörernas ersättning består av ett fast dagspris. Kommunen har i samband med upphandlingen frågat efter pris på ett antal olika skolskjutspaket. Det dagspris som entreprenören erhåller är fastställt med utgångspunkt i det anbud som entreprenören lämnat i samband med upphandlingen, och att köruppdraget håller sig inom det definierade kilometerintervallet.

Erfarenheten visar att en enkel och ändamålsenlig paketering och prismodell ökar konkurrensen och förhoppningsvis också sänker kostnaden.

Linköpings kommuns goda erfarenhet av prismodellen med ett fast dagspris, och samarbetet med entreprenörerna, motiverade kommunen att besluta att återanvända dåvarande prismodell och paketering.

En justering av prismodellen genomfördes dock. Det ersättningsgrundande kilometerintervallet beräknades enligt dåvarande prismodell med elever i fordon, medan den nya justerade prismodellen beräknade kilometerintervallet med utgångspunkt från skolan (skola till skola). Anledningen till justeringen var att reducera entreprenörernas risk för tomkörning och öka konkurrensen vilket antogs medföra attraktivare anbud.

Paketeringen med den omfattande redovisningen av uppdraget syftade till att få in attraktiva anbud. En paketering och prismodell reducerar entreprenörens risk och insats för att delta i upphandlingen, vilket i sin tur medför en ökad konkurrens.

Metoden med prismodell och paketering är framtagna och konstruerade för att slippa reglera ersättningen vid naturliga justeringar i skolskjutsuppdraget. Detta innebär vidare att entreprenörerna kan ansvara för att planera skolskjutsen.

I slutet av maj 2008 annonserades upphandlingen av ordinarie skolskjutstrafik i Linköpings kommun. De följande faserna i upphandlingen genomfördes enligt normala rutiner för upphandling. Tilldelningen av skolskjutuppdragen enligt paketeringen i skolskjutspaket genomfördes i september 2008.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 35

Kapitel 6. Upphandling

Nedan visas tre exempel på information från förfrågningsunderlaget för att tydliggöra de olika skolskjutspaketen. figur 12. Exempel på turkarta med hållplatser. Avstånd mellan hållplats A och skola B är 8,3 km.

Lilla Vänge

Stensborg

A

Humpen

Ringatorp

Östergården

B

Stålgården

C Muntorp

H

E

Vårdsby D

Odensberg

Holmen

Hornsberg F

G

Nytorp

Askeby

Lindhagen

Gastorp

Lillgården

Skogsund

Lindhagen

Unnerstad

Rusthållet

Grönsberg

Perstorp Asplund

I

Bankaberg J

Norrgården Docketorp

Skola B

Degerstad Plöjan

K

Almingstorp

Solliden

Lövsätter Sveden

36 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Sandlyckan

Rappstad

Sinnerstad Slättbacka

figur 13. Exempel på Ruttredovisning (Turlista) Ruttredovisning nr 176

Fordon 1

Rutt 2

Hållplatsnamn

Ankomst

Påstigande

Hållplats A

Avstigande

07:00

Hållplats B Hållplats C Hållplats D Hållplats E Hållplats F Hållplats G

07:30

Hållplats H Hållplats I Hållplats J Hållplats K Skola B

07:45

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 37

figur 14. Exempel på lista ”Fordonsbeläggning”.

Fordonsplanering Fordon 2 Tid

50 platser Mån

Tis

Ons

Tor

Fre

07:00

Rutt 2

Rutt 2

Rutt 2

Rutt 2

Rutt 2

08:00

Rutt 4

Rutt 4

Rutt 4

Rutt 4

Rutt 4

06:00

09:00 10:00 11:00 12:00

Rutt 12

13:00

Rutt 10

Rutt 10

Rutt 10

Rutt 10

14:00

Rutt 11

Rutt 11

Rutt 11

Rutt 11

15:00 16:00

Rutt 10

Rutt 14 Rutt 9

Rutt 9

Rutt 9

Rutt 9

17:00

Ekonomiskt resultat av upphandlingen Det övergripande ekonomiska resultatet av upphandlingen blev att kostnadsnivån för skolskjutsen reducerades med ca 25 procent. Från en kostnad på ca 30 miljoner till ca 22 miljoner.

En analys av upphandlingen visar att av de 8 miljonerna i kostnadsreducering genererades ca 4 miljoner som en direkt följd av förändrade start- och sluttider i skolan. Resterande ca 4 miljoner genererades till följd av optimering och ändamålsenlig upphandling.

KAPIT E L

7

Genomförande Med utgångspunkt från erfarenheterna av pilotprojektet etablerades sista fasen i upphandlingsmodellen som ett separat projekt.

Verkställandeprojekt Till skillnad från de föregående projekten var ambitionen att verkställandeprojektet skulle kunna genomföras av ordinarie skolskjutsorganisation, dvs. ordinarie förvaltningsorganisation och entreprenörer, enligt intentionen i skolskjutsavtalen.

Detta innebar i sin tur att ett förtydligande av skolskjutsorganisationen var nödvändig.

Förvaltningsorganisation Skolskjutssamordnaren har det övergripande tjänstemannaansvaret för skolskjutsverksamheten i kommunen. Skolskjutssamordnaren tillhör Barn- och ungdomsförvaltningen men arbetar i huvudsak tillsammans med tjänstemän från kollektivtrafikförvaltningen. Tillhörigheten till Barn- och ungdomsförvaltningen finns för att säkerställa kopplingen till grundskolans arbete med skolområden, hänvisningsskolor, osv..

Skolskjutssamordnarens arbetsuppgifter omfattar bl.a. att vara föredragande mot olika politiska nämnder, upprätta och uppdatera skolskjutshandboken, agera uppdragsgivare mot involverade entreprenörer, handlägga beslut om skolskjuts och organisera övriga kommunala skolskjutsfunktioner.

Rektor är ansvarig för skolskjutsverksamheten på sin skola. Rektorsgruppen i skolområdet utser en skolskjutsansvarig. På respektive skola i området utses en personal med ett uttalat skolskjutsansvar.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 39

Kapitel 7. Genomförande

Rektor är ansvarig för: >> att kontrollera rätten till skolskjuts utifrån de generella avståndsreglerna >> anvisa färdsätt >> beställa linjetrafikkort och ge information till skolskjutsentreprenörer >> ge information till elever och föräldrar Respektive skolas skolskjutsansvarige har uppgiften att informera kollegor, elever och föräldrar, hantera trasiga eller borttappade busskort och svara på allmänna skolskjutsfrågor.

Trafikingenjören är en tillgänglig resurs i trafiksäkerhetsfrågor. Trafikingenjörens uppgift är bl.a. att utreda och avgöra olika trafiksäkerhetsfrågor, godkänna nya hållplatser och säkerhetsklassificera och dokumentera vägnätet.

Skolskjutsentreprenörernas ansvar och roll definieras i skolskjutsavtalet.

De aktuella entreprenörerna har tilldelats uppdraget att planera och genomföra skolskjutsen för respektive upphandlat skolskjutspaket. Entreprenörens huvudkontakt gällande avtalsfrågor är skolskjutssamordnaren. Entreprenörens huvudkontakt gällande planeringsfrågor är skolskjutsområdets skolskjutsansvarige.

Entreprenörens ansvar och uppgifter är bl.a. att >> delta i ordinarie planeringsmöten >> ta fram ett preliminärt förslag på skolskjutsturer med utgångspunkt från kommunens servicenivå >> ange tider för ankomst vid respektive hållplats >> ange vilka elever som stiger på eller av vid respektive hållplats >> redovisa ersättningsgrundande färdsträcka till skolskjutssamordnaren

Huvudaktiviteter i verkställandeprojektet Ambitionen var att aktiviteterna i verkställandeprojektet i stort skulle överensstämma med de ordinarie planeringsrutinerna för uppgiften att varje år planera skolskjutsverksamheten.

Sammanställning av förutsättningar Förutsättningar som skolornas lokalisering, upptagningsområden, utbildningsspår och servicenivå var givna. De enda förutsättningar som inte var givna var kommande års elevunderlag och skolornas start- och sluttider.

40 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Planeringsmöten Samverkan mellan verksamhetens olika aktörer och planeringsmötet med rektor, skolskjutsansvariga och entreprenör är en av framgångsfaktorerna.

Skolskjutssamordnaren ansvarar för att inför kommande läsår kalla till planeringsmöten i de olika skolskjutsområdena. Rektor, områdets skolskjutsansvarige och skolskjutsentreprenör deltar i planeringsmötet.

Skolornas start- och sluttider fastställs. Skolan skall också enligt rutinen överlämna underlaget med skolskjutselever till entreprenören. Områdets förutsättningar belyses gällande linjetrafik, upphandlad skolskjuts och skoltaxi. Ambitionen från kollektivtrafiknämnden i Linköpings kommun var att prioritera färdsättet linjetrafik i skolskjutsverksamheten. I Linköpings kommun har en ökning av antalet resenärer inom linjetrafiken inneburit att det på några ställen blev mer ekonomiskt fördelaktigt att överföra elever till den upphandlade skolskjutstrafiken.

Kontrollera rätten till skolskjuts Inför planeringsmötet skall rektor ha kontrollerat elevernas rätt till skolskjuts utifrån kommunens avståndsregler. Skolskjutssamordnaren beslutar på delegation av nämnden i frågor där andra kriterier än avståndet har legat till grund för rätten till skolskjuts.

Tilldela färdsätt Utifrån planeringsmötets beslut om olika färdsätt anvisar rektor skolskjutsberättigade elever linjetrafik eller upphandlad skolskjuts.

Entreprenörens ansvar för planering av skolskjutsturer Skolskjutsavtalet anger att det är entreprenörens ansvar att planera skolskjutsturerna och redovisa dessa till skolan enligt en fördefinierad turlista innehållande hållplatser, tider och elever. Skolskjutsturerna skall i stort motsvara de skolskjutsturer som redovisades i anbudsunderlaget, förutsatt att de upprätthåller servicenivån (väntetider, reslängd, etc.).

Förutsättning för fastställande av hållplats är kommunens avståndsregler och regler om avstånd mellan bostad och hållplats. Vid tilldelningen av hållplatser finns kommunens trafiksäkerhetsingenjör tillgänglig som resurs.

I samarbete med trafikhuvudmannen påverkar kommunen linjetrafikens turer och tidtabeller. Förutsättningarna finns klara till planeringsmötet.

Vissa elever överförs mellan färdsätten i planeringsfasen med anledning av kapaciteten i fordonen och/eller kostnaden för de olika färdsätten.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 41

Kapitel 7. Genomförande

Redovisningsmöte Entreprenören redovisar skolskjutsplaneringen och skolskjutslistor för skolskjutsansvariga eller rektorerna. Skolan kontrollerar att alla skolskjutselever finns med på skolskjutslistorna. Efter det att entreprenörerna överlämnat skolskjutslistorna till skolan är ansvaret för dessa enligt planeringsrutinen skolornas.

Information Skolan ansvarar för att information om regler och riktlinjer, kontaktuppgifter till entreprenör, turlistor, hållplatser, tider, osv., ges till elever och föräldrar i god tid innan höstterminens start.

Justeringar inför skolstart Justeringar av skolskjutslistorna och turernas sträckning kan behöva ske inför skolstart, då till exempel elever flyttar från skolområdet eller då nya elever tillkommer.

Kontroll av turer och ersättning I slutet av 2009, efter att skolskjutsturerna körts med nya avtal och nya förutsättningar gjordes en kontroll av entreprenörernas ersättningsanspråk mot genomförda skolskjutsturer. Kontrollen genomfördes med hjälp av anlitad IT-konsult. Efter ett relativt omfattande arbete enades kommunen och entreprenörerna om ersättningen.

Resultat av verkställandeprojektet Resultatet av verkställandeprojektet blev för Linköpings kommun en ökad kunskap om, och kontroll över skolskjutsverksamheten. Projektet innebar också att kostnaden för skolskjutsverksamheten minskade väsentligt.

En annan erfarenhet var att en så stor förändring som projektet innebar, medförde behov av extra personella resurser för att bemöta och handlägga frågor och kritik som uppstod. Ett resultat var exempelvis ett stort antal överklaganden om att trafikförhållandena utmed färdvägen mellan hem, hållplats och skola upplevdes som trafikfarliga. Kritiken visade sig också i svaren i den årligen genomförda skolskjutsundersökningen. Med dessa som underlag initierades ett antal åtgärder inför skolstarten 2010. Kommunen tog till sig synpunkter och gjorde förändringar inför kommande skolstart som medförde en rad förbättringar.

42 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Referensprojekt Norrköping

Norrköpings kommun genomförde från höstterminen 2005 och fram till höstterminen 2008 ett utvecklingsprojekt för skolskjutsverksamheten. Projektet genomfördes stegvis över kommunens olika skolskjutsområden. Första steget i skolskjutsområde 1 redovisas i kapitel Pilotförsök.

Reaktionerna på verkställandet av nya skolskjutsturer varierade mellan de olika skolskjutsområdena och de involverade parterna. I det största skolskjutsområdet uppstod en omfattande negativ reaktion från föräldrarna. Det fick till följd att kommunen tog över kontrollen av planeringen av skolskjutsverksamheten från entreprenörerna, dvs. tog kontrollen över kostnaden för verksamheten.

Inom utvecklingsprojektet gav kollektivtrafiknämnden förvaltningen i uppgift att utvärdera konsekvenserna av att förbättra servicen i skolskjutsverksamheten. En simulering kring konsekvenserna av olika servicenivåer genomfördes. Resultatet av uppdraget, inklusive kostnadsunderlag, redovisades för nämnden. Mot bakgrund av detta underlag beslöt nämnden att använda en del av besparingspotentialen till att förbättra servicen vilket innebar att skolskjutsreglementet reviderades.

Inom utvecklingsprojektet utvecklades också förvaltningsorganisationen och en ny planeringsprocess omfattande nytt systemstöd etablerades.

Jämförelse mellan Linköping och Norrköping Linköping och Norrköpings kommuner genomförde sina utvecklingsprojekt på olika sätt och med olika förutsättningar. Det finns tre större skillnader mellan Linköpings och Norrköpings kommun i genomförandet av projekten.

Förvaltningsorganisation Norrköpings kommun har en centraliserad och samlad organisation gällande skolskjutsverksamheten. På central nivå görs all planering av skolskjutsarna.

I Linköpings kommun är ansvaret för genomförandet delat mellan den centrala förvaltningen, skola och entreprenör.

Avtal med entreprenörerna Utvecklingsprojektet I Linköpings kommun genomfördes med sikte på en ny upphandling av skolskjutsverksamheten i hela kommunen. Detta innebar att Linköpings kommun gavs möjlighet att anpassa fordonskapaciteten i den nya upphandlingen.

Norrköpings utvecklingsprojekt genomfördes inom befintliga skolskjutsavtal.

Norrköpings kommun använde de aktuella fordonen enligt avtal och förhandlade med entreprenörerna om omställningsersättning i de fall fordonen ej behövdes.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 43

Kapitel 7. Genomförande

Skolornas ramtider I Linköpings kommun fanns i utvecklingsprojektet möjligheten att reglera skolornas start och sluttider. Skolorna tilläts starta mellan kl. 07.45 och kl. 8.45.

I Norrköpings kommun ingick inte förändring av skolornas start och sluttider som en möjlighet i projektet.

Slutsats Kommunerna genomförde sina utvecklingsprojekt med olika förutsättningar.

Trots olika förutsättningar har projekten i båda kommunerna resulterat i en ökad kontroll över skolskjutsverksamheten och en tydligare tillämpning av skolskjutsreglementet.

Ekonomiskt har båda kommunerna genom projekten minskat sina skolskjutskostnader.

44 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

KAPIT E L

8

Analys Det slutgiltiga omdömet är att förändringen av skolskjutsverksamheten i Linköpings kommun varit en framgång.

Framförallt har kommunen >> ökat sin kunskap och kontroll över skolskjutsverksamheten >> utvecklat sitt ramverk för styrning av skolskjutsarna, vilket även involverat politikerna >> blivit mer konsekvent i tillämpning av skolskjutsreglementet >> minskat sin kostnad för skolskjutsverksamheten >> ökat medvetenheten om skolskjutsningens roll i skolorganisationen Den kritik som uppkommit under arbetet med förändringen har legat till grund för justeringar och förbättringar. Kollektivtrafiknämnden har bl.a. tagit beslut om åtgärder för att höja trafiksäkerheten.

Framgångsfaktorer Politisk enighet mellan partier och facknämnder.

Det är åtskilliga faktorer som antingen medverkar till, eller motverkar, framgången i större förändringsprojekt.

Den viktigaste framgångsfaktorn vid genomförandet av detta projekt har varit att stegvis ta projektet från idé till verkställande via flera tydliga och politiskt sanktionerade uppdrag.

Tydlighet i uppdrag, projektorganisation och styrning är fundamentalt.

Att skolskjutssamordnaren varit projektledare, med tillgång till en styrgrupp omfattande engagerade politiker var likaså en mycket viktig faktor.

Linköpings kommuns mindre förvaltning kring skolskjutsverksamheten och möjlighet att inköpa tillfälliga resurser med spetskompetens, bidrog till att hela förändringsprojektet kunde genomföras.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 45

Kapitel 8. Analys

En annan framgångsfaktor var tillgången till resurser. Personella och ekonomiska resurser var avgörande och att det fanns tid att arbeta igenom projektet.

Ett upphandlingsprojekt rekommenderas starta minst två år innan verkställande. Ett omfattande förändringsprojekt som skolskjutsutvecklingen inom Linköpings kommun med förändrade ramtider tar ännu mer tid i anspråk. Uppdraget startade 2005 och avslutades 2009.

Metodik En förändring av skolskjutsverksamheten involverar och engagerar många parter. Med erfarenhet från förändringsprojekt av skolskjutsverksamheten i Jönköping, Linköping och Norrköpings kommuner har enövergripande metodik för utveckling av skolskjutsverksamheten utvecklats.

Skollagen utgör tillsammans med Skolskjutsförordningen den rättsliga grunden för all skolskjutsverksamhet.

Skollagen Riksdagen beslutade den 22 juni 2010 om en ny skollag SFS 2010:800. Den nya skollagens paragrafer om skolskjuts innebär att skolskjutsen är en rättighet och att möjlighet till förvaltningsbesvär införs. ”Elever i grundskola med offentlig huvudman har rätt till kostnadsfri skolskjuts från en plats i anslutning till elevens hem till den plats där utbildningen bedrivs och tillbaka, om sådan skjuts behövs med hänsyn till färdvägens längd, trafikförhållanden, elevens funktionsnedsättning eller någon annan särskild omständighet.

Denna rätt gäller dock inte elever som väljer att gå i en annan skolenhet än den där kommunen annars skulle ha placerat dem eller som går i en annan kommuns grundskola med stöd av 25–27 §§. I de fall då det kan ske utan organisatoriska eller ekonomiska svårigheter ska kommunen även anordna skolskjuts i dessa fall.

Skolskjutsförordningen SFS 1970:340 Anger regler och ansvar för de särskilt anordnade skolskjutsarna.

Trafiksäkerhetsverkets föreskrifter om skolskjutsning TSVFS 1988:17 Föreskrifterna anger vad som ska beaktas när det gäller planering och anordnande av skolskjutsning.

46 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Skolans och skolskjutsningens organisation utgör två grundläggande hörnstenar för hur skolskjutsverksamheten i praktiken genomförs i kommunen.

Skolskjutsorganisationen fastställer de statiska förutsättningarna i verksamheten, exempelvis berörda skolor, deras lokalisering, upptagningsområden och ramtider. Skolskjutsorganisationen saknar normalt möjligheter att påverka skolornas organisation. Skolnedläggningar som beslutats efter politiska avgöranden är ett exempel på ej påverkbara förändringar i detta sammanhang.

Det är vanligt att skolskjutsorganisationen sträcker sig över flera kommunala förvaltningar, vilket kan innebära en tröghet vid behov av justering av organisationens roller och ansvar. Detta motiverar bl.a. att skolskjutsorganisationen vid analys och resultatberäkning i optimeringen betraktas som en statisk förutsättning. Skolskjutsorganisationen förändras ofta över tiden utifrån ändrade uppgifter och ansvar i en tidsatt planeringsprocess.

Med skolskjutsreglerna avses det kommunala regelverket för skolskjutsverksamheten. Skolskjutsreglementet antas av ansvarig politisk nämnd, och reglerar skolskjutsen i förhållandet till berörda kommuninvånare. Skolskjutsreglerna reglerar normalt på kommunal nivå tillämpningen av grunden för rätten till skolskjuts, avståndsregler, servicenivå, ansvaret mellan kommun och invånare, rutiner för trafiksäkerhetsarbetet och rutiner vid överklagande av skolskjutsrelaterade beslut. Det är fördelaktigt med tydliga skolskjutsregler och en strikt tillämpning av dessa. Skolskjutsreglerna bör korrigeras när dessa visar sig felaktiga istället för att temporärt tillämpa olika undantag.

Skolskjutsreglerna förutsätts återspegla den politiska ambitionsnivån för skolskjutsen gällande miljöpåverkan, kvalitet och kostnad.

En stor andel av skolskjutsverksamheten verkställs genom särskild upphandlad skolskjutskapacitet som anskaffas via upphandling enligt lagen om offentlig upphandling (LOU). Syftet med upphandlingsreglerna är att upphandlande myndigheter på bästa sätt ska använda de offentliga medel som finansierar offentliga upphandlingar, genom att uppsöka och dra nytta av konkurrensen på aktuell marknad. Samtidigt syftar regelverket till att ge leverantörerna möjlighet att konkurrera på samma villkor i varje upphandling.

Planeringsprocessen är ett sätt att strukturera det årligen återkommande arbetet med att planera skolskjutsverksamheten. Processen berör samtliga i verksamheten inblandade och ansvariga parter samt påverkbara variabler så som skoltider, skolskjutsturer, etc. Detta innebär att de involverade parterna stegvis kvalitetssäkrar och godkänner planeringen. Resultatet av planeringsprocessen är en skolskjutsverksamhet som kostnadseffektivt fungerar enligt uppställda krav från första skoldagen.

Verkställandet av planeringen ger ett resultat vilket mäts och bedöms i beståndsdelarna service, miljö, kostnad och säkerhet. Delarna service, miljö och kostnad kan regleras inbördes. Säkerheten är dock avskild trots att säker-

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 47

Kapitel 8. Analys

hetsåtgärder genererar kostnader, eftersom vi förutsätter att en god säkerhet under alla omständigheter bör upprätthållas. Kostnader och negativ miljöpåverkan kan öka och servicen minska för att upprätthålla en säker skolskjuts.

Vanligt är att skolskjutsen bedöms ur ett kundperspektiv och då särskilt av föräldrar till skolskjutseleverna. Vår erfarenhet är att väl underbyggda regelverk inklusive servicenivåer i skolskjutsverksamheten är av avgörande betydelse i en dialog med samtliga inblandade parter.

48 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

KAPIT E L

9

Viktiga erfarenheter Förändringsprocess tar tid Att genomlysa, analysera, optimera, förändra, upphandla och genomföra tar tid.

Skolskjutsavtalen är ofta bundna i längre tidsperioder.

Att förändra skolans tider är en process som måste få ta tid.

Det förberedande arbetet inför en ny upphandling bör påbörjas i samma stund som en ny avtalsperiod börjar. Den kunskap som ett nytt avtal ger är värdefull vid utformandet av kommande upphandlingsunderlag.

Den process som beskrivs i denna bok tog ca 4 år. Resultatet av förändringen blev positiv för både verksamhet och ekonomi. Flera delar i det genomgripande arbete som genomfördes behöver sannolikt inte genomföras vid nästa upphandling. Investeringen i tid blev lönsam.

Enighet och samsyn är plattformen Politisk enighet mellan partier och facknämnder är viktigt.

Förändringsprocessen måste kunna fortlöpa över eventuella regimskiften och de förändringar som görs måste vara långsiktiga

En fungerande skolskjuts är viktig och nödvändig för ett stort antal elever och föräldrar. Skolskjutsen är en förutsättning och påverkar skolans verksamhet.

Skolskjutsen är också beroende av en rad olika planeringsförutsättningar och hur dessa hanteras i kommunen. Som exempel kan nämnas kollektivtrafik, trafikfrågor och trafiksäkerhet. Frågor kring skolskjuts är politiska.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 49

Kapitel 9. Viktiga erfarenheter

Hur skolskjutsen organiseras och vilken politisk nämnd som ansvarar för verksamheten ser olika ut i kommunerna. Oavsett politisk organisation är en politisk enighet och samsyn kring hur man vill utveckla verksamheten en förutsättning för att lyckas.

Samverkan – en förutsättning En av de främsta framgångsfaktorerna för en fungerande skolskjutsverksamhet är samverkan mellan verksamhetens olika aktörer.

Planering med berörda entreprenörer och rektorer gällande förutsättningar är grundläggande och innebär delaktighet och ökad kunskap. Ökad kunskap och samverkan med trafikingenjörer gör att trafiksäkerhetsbedömning av vägar och hållplatser kvalitetssäkras.

Information – en grund för acceptans Tydlig information till berörda elever och föräldrar ökar kvalitén och tryggheten kring skolskjutsen.

Okunskap och osäkerhet skapar otrygghet. Tydlig och konkret information kring regelverk, entreprenörer, skolskjutsturer, hållplatser, tider, mm., är viktig för att skapa trygghet i skolan och hos elever och föräldrar.

Tydligöra servicenivå och kvalité I förändringsprocessen är det viktigt att tydliggöra skolskjutsens kvalitéer som avståndsregler, väntetider, restid, information och övrigt regelverk kring skolskjutsen.

För att klargöra att förändringen handlade om en utveckling av skolskjutsverksamheten, och inte enbart om att åstadkomma en kostnadseffektivare verksamhet, var det viktigt att fastställa och tydliggöra skolskjutsens servicenivå och kvalité. En tydlig servicenivå och ett tydligt regelverk bidrar till en ökad förståelse av verksamhetens förutsättningar.

50 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Upphandling med tydliga skallkrav Tydliga skallkrav i upphandlingen förenklar och skapar en trygghet hos anbudsgivarna. En upphandling med skallkrav minskar risken för överklagande.

Ett viktigt beslut var att upphandla skolskjutsverksamhet med ”skallkrav” och utvärdering av pris. Erfarenhetsmässigt har det visat sig att skolskjutsupphandlingar med utvärderingskrav för till exempel miljö, fordon, service/ kvalitet ofta överklagas. Att alla krav formulerades som skallkrav innebar att arbetet med att fastställa skallkraven och nivån för dessa var mycket viktigt.

Använd stödsystem Ett IT-baserat stödsystem är ett värdefullt och i de flesta fall nödvändigt hjälpmedel för att kunna genomlysa, analysera och organisera skolskjutsen.

I skolskjutsverksamheten finns ett antal olika parametrar och förutsättningar som är svåra att överblicka. Oavsett kommunens storlek och omfattning på skolskjutsverksamheten finns en vinst i att ta hjälp av IT-baserat stödsystem för att förenkla och få struktur.

Tillsätt resurser För att kunna genomföra ett förändringsarbete på ett genomtänkt sätt krävs extra ekonomiska och personella resurser.

Linköpings kommuns ordinarie skolskjutsorganisation behövde förstärkas för att klara den process som förändringen av skolskjutsen innebar. De investeringar som gjordes för att klara förändringsarbetet betalades åter redan under första avtalsåret, genom de besparingar som gjordes i och med de nya kostnadseffektivare skolskjutsavtalen.

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts 51

Referenser Referensgrupp. Representanter från Norrköpings, Jönköpings och Mjölby kommun har deltagit i en referensgrupp och bidragit med synpunkter och erfarenheter under framtagandet av idéskriften. www.norrkoping.se, www.jonkoping.se, www.mjolby.se Skolskjutshandboken om skolskjuts och elevresor. SKL Kommentus. ISBN: 978-91-7345-227-4. www.skl.se/publikationer Skolans tider och skolskjuts – Utvärdering av en försöksverksamhet i Linghemsområdet, Linköpings kommun. Februari 2007. AO Statistik & Utredningar. Lars-Åke Gustafson, Christin Ericsson och Roland Schütz Utbildningskontorets rapport Pilotförsök Linghemsområdet. Linköpings kommun Bou 2007.0118 Linköpings kommuns Skolskjutshandbok. Information och handledning till skola och transportör. www.linkoping.se/Skola-barnomsorg/Grundskolor/Skolskjuts/ Ny Skollag SFS nr: 2010:800. Utfärdad: 2010-06-23.

Utbildningsdepartementet. www.riksdagen.se/dokument/lagar www.skl.se www.trafikverket.se www.optiplan.se

52 Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Beskrivning av en förändringsprocess.

Målgruppen är i första hand politiker och tjänstemän med ansvar för kommunernas skolskjuts- och skolverksamhet, men idéskriften är också av intresse för andra aktörer på skolskjutsområdet, såväl inom kommunens organisation som utanför.

Beställ eller ladda ner på www.skl.se/publikationer

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

Denna idéskrift beskriver processen kring den förändring av skolskjutsverksamheten som genomfördes i Linköpings kommun under tiden 2005-2009. Jämfört med tidigare upphandlingar av kommunens skolskjutsverksamhet innebar denna förändring bland annat en effektivare organisation av kommunens skolskjutsverksamhet och en avsevärd kostnadsbesparing för kommunen, utan att trafiksäkerheten eller kvaliteten i skolskjutsarna försämrades. Skriften förmedlar erfarenheter och lärdomar från förändringsprocessen och lyfter upp betydelsen av en bred förankring över organisationsgränser och ansvarsområden.

Sveriges Kommuner och Landsting

Samverkan för en effektiv och säker skolskjuts

isbn 978-91-7164-702-3

2011

Post: 118 82 Stockholm Besök: Hornsgatan 20 Telefon: 08-452 70 00 www.skl.se

Samverkan för

En effektiv och säker skolskjuts beskrivning av en förändringsprocess