7099-695-4

Utveckling av fastighetsföretagande

i offentlig sektor (U.F.O.S.)

n ern I SAMMA DRAG

Hur det är tänkt, och hur det kan fung r Minirapport om offentligt fastighetsföretagande

från U.F.G.S.

Rapportserien "Kortrapporter

om offentligt fastighetsföretagande"

Innehåll

Förord

3

Kasta inte ut internhyran med badvattnet!

4

Orsaken till att internhyror införts

6

Hur internhyran är tänkt att fungera

8

Internhyra i praktiken: framgångar och fallgropar Vart går internhyrorna ?

Svar l: Internhyran har minskat behovet av att krympa anslagen Svar 2: Internhyran har delvis gått till att täcka kostnader för tomma lokaler Svar 3: Internhyran har gått till ökade direkta kostnader för Fastighetsenheten Varför Verksamheten många gånger haft en svag förhandlingsposition Tomställs för mycket lokaler?

Prestationsbaserade anslag och internhyra: Blir det orimliga fördelningseffekter?

10

Avslutande kommentar

16

Fotnoter

17

@

Svenska Kommunförbundet

1997

Epost: fastighet@svekom.se Text: Hans Lind

•

•

118 82 Stockholm •

•

08-772 41 00

Webbplats: www.svekom.se

Projektansvarig: Landstingsförbundet

genom Martin Bergdahl

Redigering, form & produktion: Björn C Hårdstedt Distribution: Kommentus Förlag, tfn 08-709 59 90

2

•

ISBN 91-7099-695-4

la 11 11 11 12 13 14

Internhyra

Hur det är tänkt, och hur det kan fungera

Förord

U.EO.5. är det korta namnet för projektet "Utveckling av Fastighetsföretagande i Offentlig Sektor" - ett utvecklingssamarbete mellan Svenska Kommunförbundet, Landstingsförbundet, Försvaret, Svenska kyrkans församlings- och pastoratsförbund och Statens Fastighetsverk. Utöver dessa fastighetsorganisationer som tillsammans äger och förvaltar av ett stort samhällsstrategiskt fastighetsbestånd ingår Byggforskningsrådet.

Offentliga organisationer befinner sig i en fas med strukturomvandling och snabba förändringar. Den kärva ekonomin ställer krav på ökad produktivitet och effektivitet. All resursanvändning ses över, inte minst användningen av lokalresurser. Internhyra och tydliga prislappar på lokalerna ger intresse och incitament att ifrågasätta om alla lokaler verkligen behövs och om lokalerna kan utnyt~as bättre. Men internhyra leder också till funderingar om hyresnivåns storlek och missnöje med att man sitter fast i ett lokalmonopol. Man kan få känslan av att lokalhyran tär på kärnverksamheten på ett oskäligt sätt.

I projektet medverkar också en styrgrupp bestående av följande personer från de olika medverkande organisationerna: Martin Bergdahl, Bo Wennerstrand och Agneta Peterz, Lansdstingsförbundet; Ted Lindqvist och Lars Svedin, Svenska Kommunförbundet; Agneta Brandt, Statens Fastighetsverk; Björn Gustavsson och Gösta Eriksson, Svenska kyrkans församlings- och pastoratsförbund; Nils Wallin, Fortifikationsverket; och Ulf Sandgren U.EO.S.

Frågeställningarna är viktiga. Debatten om internhyrans vara eller icke vara och hur den ska utformas för att vara rättvis och ge avsedd effekt, pågår både i massmedia och i de offentliga organisationerna.

För att bidra till att denna diskussion blir så konstruktiv som möjligt ger U.EO.5. ut denna debattartikel, skriven av Hans Lind, docent vid KTH. Artikeln är ett utdrag ur ett pågående större projekt med ett vidare innehåll.

Stockholm i januari 1998

3

Rapportserien "Kortrapporter om offentligt fastighetsföretagande"

Kasta inte ut internhyran med badvattnet!

Lokalkostnaderna är den näst största utgiftsposten inom kommuner, landsting och för olika statliga verksamheter. Endast personalkostnaderna är större. När kraven på effektiviseringar och minskad resursåtgång ökat under de senaste 10 åren har naturligtvis detta även berört lokalkostnaderna. En tanke bakom att införa "prislappar" på lokaler i form av internhyror är just att öka kostnadsmedvetandet bland förvaltningar och myndigheter. Åtminstone på sikt ska detta minska lokalkostnaderna och frigöra mer resurser för "kärnverksamheterna" vare sig dessa är undervisning, sjukvård, kriminalvård eller något annat.

ansvariga och till de som är politiskt ansvariga för hanteringen av fastigheter.

Att införa prislappar på lokaler innebar att det skapas mer aven "marknad", med verksamheten som köpare och de fastighetsansvariga som säljare. Denna marknad är många gånger speciell därför att köparen har små valmöjligheter. Få rektorer, sjukhuschefer eller anstaltschefer inom kriminalvården kan hota med att flytta. För att en marknad ska fungera bra krävs att köpare och säljare är relativt jämbördiga. Om köparen inte kan skaffa sig inflytande genom att hota med att välja en annan säljare, blir det särskilt viktigt att köpare kan hävda sina intressen i en förhandling genom goda argument. En förutsättning för en väl fungerande fastighetsorganisation är också att de tjänstemän som tar fram beslutsunderlag och de politiker som beslutar om denna organisation har goda kunskaper. Vissa av problemen med dagens internhyressystem beror förmodligen på att pressen på de fastighetsansvariga inte alltid blev tillräckligt stark.

Det blev på många håll en "säljarens" marknad.

Gökunge?

Idag höjs kritiska röster. Kärnverksamheter känner sig klämda mellan minskande anslag och lokalhyror som är svåra att påverka. I massmedia framställs ibland höga internhyror som en av orsakerna till att sjukvård och undervisning försämras. Det system som skulle leda till att kärnverksamheterna fick mer resurser framställs som en gökunge som hotar dessa verksamheter. Problem kring hyressättning av speciaIfastigheter inom den statliga sektorn upplevdes som så stora att en särskild utredning tillsattes 19961•

Inga nya resurser med avskaffade hyror Vi vill i denna skrift också varna för föreställningen att avskaffande av internhyror i sig skulle frigöra resurser för kärnverksamheterna. Att internhyressystemet på vissa håll inte ledde till mindre lokalkostnader behöver inte innebära att det är klokt att sluta med prislappar på lokaler. Det finns många gånger möjlighet att reformera internhyressystemet så att det fungerar som det är tänkt,

Syftet med denna skrift är att försöka bidra till en konstruktiv debatt om hur lokaler ska hanteras inom den offentliga sektorn. Målet är att beskriva hur ett internhyressystem är tänkt att fungera, men också varför det ibland i praktiken inte fungerar som tänkt.

Skriften vänder sig särskilt till verksamhets-

4

Internhyra

Hur det är tänkt, och hur det kan fungera

En terminologisk kommentar: Med internhyressystem menas i denna rapport en situation där en offentlig verksamhet - en skola, ett daghem, ett sjukhus, fängelse eller regemente osv - hyr sina lokaler aven separat fastighetsenhet med samma huvudman och betalar en hyra till denna fastighetsenhet. Ibland kan denna fastighetsenhet vara ett separat bolag - ett kommunalt eller landstingskommunalt fastighetsbolag eller ett statligt bolag - men vi kommer att kalla det för internhyra även i dessa fall.2

dvs som ett sätt att minska den mängd resurser som går tilllokalkostnader och frigöra mer resurser till kärn verksamheterna.

Varje organisationsmodell har sin bakgrund och för att kunna bedöma en modell är det viktigt att förstå denna bakgrund. I nästa avsnitt ges därför en kort beskrivning av det typiska sättet att hantera fastigheter töre internhyrans tid. Därefter beskrivs hur internhyran är tänkt att fungera och på vilket sätt den ska leda fram till minskade lokalkostnader. Några av dagens problem med internhyror diskuteras i det följande avsnittet, och i det sista avsnittet sammanfattas olika faktorer som bestämmer hur bra ett internhyressystem fungerar.

Tonvikten ligger vidare på förhyrning av lokaler som är specialanpassade till verksamheten (ändamålsfastigheter) och där hyresgästen har begränsade alternativ.

5

Rapportserien "Kortrapporter om offentligt fastighetsföretagande"

Orsaken till att internhyror införts

samheten fick anslag för att kunna betala löner och inköp av olika slag. Fastighetsenheten fick anslag för att köpa in fastigheter, för att bygga och för drift och underhåll av fastigheterna. Ibland skötte dock Verksamheten även drift och löpande underhåll av fastigheterna.

För att förstå varför internhyror införts som en åtgärd för att bättre hushålla med resurser måste man förstå vilka problem som fanns i det sätt att hantera fastigheter som dominerade tidigare. I figur 1 nedan presenteras en mycket stiliserad bild av hur budgetsystemet fungerade innan internhyror infördes. Vi urskiljer tre olika enheter inom en kommun, ett landsting eller inom staten.

Ledningen som kan stå för kommunledningen, ledningen i landstinget eller regering/ riksdag.

Verksamheten som kan stå för skolförvaltning, en sjukvårdsenhet eller en statlig myndighet.

Fastighetsenheten kan vara ett fastighetskontor eller den byggnadsstyrelse som fanns i staten tidigare.

När Verksamheten ansåg att den behövde större och bättre lokaler kontaktade man Ledningen och argumenterade för sin sak.

Ibland fanns långa projektlistor där önskemål från olika verksamheter rangordnats.

När Ledningen blivit övertygad anslog de pengar till Fastighetsenheten som uppförd den nya byggnaden till verksamheten eller genomförde den upprustning som beslutats.

Det som sågs som problematiskt med d tta system var bland annat följande.

Genom skatter, avgifter och lån kom det in pengar till Ledningen. En del av dessa pengar använde ledningen till att betala räntor, amorteringar och till egen personal.

Det mesta fördelades ut genom anslag. Verk-

Det "kostade" ju inte verksamheten något om de fick större och bä ttre lokaler. Investeringarna betalades ju genom

Fig 1

Utgifter

1. Kraven på nyinvesteringar

och ombyggna-

der blev stora.

Inkomster

Ledning

Anslag

Utgifter

Anslag

Kärnverksamhet

Fastighetsenhet

6

Utgifter

Internhyra

Hur det är tänkt, och hur det kan fungera

Att internhyror infördes i många organisationer sammanhänger inte bara med dessa problem i det tidigare sättet att hantera fastigheter. Internhyrorna är också kopplade till mer allmänna förändringar av styrningen av den offentliga verksamheten. Under 1980-talet såg vi en stark decentraliseringsvåg och en minskad detaljstyming från Ledningen. Målstyrning och rambudget var nyckelord. Ledningen ska ställa upp mål för Verksamheten och ge Verksamheten en "påse pengar". Sedan är det de verksamhetsansvarigas uppgift att använda dessa pengar på ett sådant sätt att de uppsatta målen nås i så hög grad som möjligt. Därmed bör Verksamheten också bestämma hur mycket resurser som ska satsas på lokaler. För att kunna genomföra avvägningen mellan hur mycket resurser som ska satsas på personal och hur mycket på t ex lokaler krävs en "prislapp" på lokaler, på samma sätt som det finns en prislapp på personaIoch varor till verksamheten.

särskilda anslag. Lyckades verksamheten bara övertyga ledningen om att åtgärden var motiverad så kunde de både få bättre lokaler och lika mycket pengar som tidigare över till andra utgifter. Många gånger var det svårt för Ledningen att stå emot dessa krav eftersom de verksamhetsansvariga kunde bygga upp en argumentation som lät övertygande och som det var svårt för Ledningen att ifrågasätta. Ledningen visste ju inte så mycket om detaljerna i verksamheten, särskilt inte i större organisationer.

2. Verksamheterna kunde inte heller vinna något på att minska sin lokalanvändning.

De kunde inte få mer pengar till anna t genom att lämna ifrån sig vissa lokaler eller välja lokaler i ett något sämre läge. Intresset för att hushålla med lokaler och t ex hitta sätt att samutnytlja lokaler med andra blev litet.

Verksamheten såg i första hand de problem och det besvär en sådan samordning kunde innebära.

Ett ytterligare argument för att sätta en prislapp på lokaler och andra stödresurser är att Ledningen tydligare vill se vad olika verksamheter totalt kostar för att de ska kunna göra en långsiktig politisk prioritering. När alla lokalkostnader samlades i en särskilt fastighetsenhet är det svårt att veta vilka kostnader som hör till en viss verksamhet.

Vet man inte vad verksamheten totalt sett kostar är det svårt att bedöma om nyttan av verksamheten är större än kostnaden. Det är då också svårt att bedöma om det är billigare att hyra lokaler och köpa olika ljänster på den externa marknaden jämfört med att äga och förvalta dem själv.

3. Sparkrav ledde till oprofessionell skötsel.

I de fall där drift och löpande underhåll av fastigheten sköttes av Verksamheten ledde sparkrav ibland till att Verksamheten valde den enkla åtgärden att minska underhållet på fastigheterna. På kort sikt hände inget, men efter en tid tornade det upp sig ett berg av eftersatt underhåll. Då blev det höga kostnader för Ledningen pga att akuta åtgärder måste vidtas. Drastiska exempel var när innertaken i vissa Stockholmsskolor började rasa ner. Fastigheterna sköttes inte "professionellt" och med hänsyn till organisationen långsiktiga intressen.

7

Rapportserien "Kortrapporter om offentligt fastighetsföretagande"

Hur internhyran är tänkt att fungera

Självklart finns en rad olika varianter av internhyressystem, men grundtanken är följande. Verksamheten får ett anslag som även ska användas för att betala lokalkostnader.

Sedan ska verksamheten betala hyra för de lokaler som den nyttjar, bland annat internhyra för de lokaler som förvaltas av Fastighetsenheten. Denna enhet ska inte längre få några anslag utan kostnaderna för fastigheterna ska betalas genom de hyror som verksamheterna betalar. Tvärtom ska Fastighetsenheten betala ersättning till Ledningen - i princip ränta på det belopp som investerats i fastigheter och ett belopp motsvarande årets förslitning av fastigheter (avskrivning). Pengar från försäljningar av fastigheter ska normalt levereras in till Ledningen. Vid de nyinvesteringar som Verksamheten "beställer" ska Fastighetsenheten låna hos Ledningen (eller på öppna marknaden). Rör det sig om större investeringar prövar Ledningen i detta sammanhang om investeringen bör göras. De nya investeringarna i fastigheter ska sedan Verksamheten

En annan konsekvens av att Verksamheterna b talar hyra för sina lokaler bör bli att Verksamheten vill avstå från lokaler som inte anses så viktiga.

Detta bör leda till ökade intäkter för Fastighetsenheten genom att fastigheter kan säljas eller hyras ut på öppna marknaden.

Fig2

Utgifter

betala för genom högre hyror. Hyror som ska täcka kapitalkostnader för investeringen (räntor, avskrivning), drift och underhåll samt övriga förvaltningskostnader .. Denna situation illustreras i figur 2 nedan.

Internhyressystem konsekvenser.

är tänkta att ha följande

1. Mindre investeringar. När Verksamheten

får betala för alla nyinvesteringar och ombyggnader genom högr internhyra kan kraven på sådana satsningar förväntas minska.

Detta bör leda till mindre kostnader både genom att Ledningen inte behöver låna så mycket och genom att kostnaderna för drift och underhåll minskar, vilket illustreras i figur 3 till höger.

2. Ökad lokaleffektivitet.

Inkomster

Ledning Ersättning för disponerat kapital, överskott

Utgifter Intäkter

Lån till investering

Fastighetsenhet

Internhyra

8

Anslag (utökat)

Kärnverksamhet

Utgifter

Internhyra

Hur det är tänkt, och hur det kan fungera

Fig3

Ä ven om inte detta går och vissa lokaler står

Inkomster

tomma kommer drift- och underhållskostnader att minska. När Verksamheten på detta sätt minskar sin internhyra får de mer pengar över till annat, vilket illustreras i figur 4 nedan till höger.

Utgifter minskar genom minskade lån

Ledning Ersättning för disponerat kapital, överskott

3. Lättare att uppfylla sparmål. En något an-

Utgifter minskar genom sänkta d&u-konstnader

norlunda variant illustreras i figur S, där Verksamhetens minskande lokalkostnader gör att den inte behöver dra ner på personal eller minska andra utgifter när deras anslag minskas. Det sparbeting Ledningen ålagt Verksamheten kan lättare uppfyllas utan att kvaliteten på verksamheten försämras. I figur 5 beskrivs det fall där hela anslagsminskningen kan täckas av mindre internhyror, som i sin tur motsvaras av ökade intäkter till Ledningen från försäljning eller extern uthyrning av fastigheter (eller minskade kostnader för Fastighetsenhetens inhyrning från externa hyresvärdar).

Intäkter

Anslag (utökat)

Fastighetsenhet

Internhyra

Inkomster

Fig4

Kärnverksamhet

Utgifter

Utgifter

Ledning Ersättning för disponerat kapital, överskott

4. Minskade kostnader för drift och underhåll. Genom internhyressystem ska Verksamheten också bli medveten om storleken på olika drift- och underhållskostnader knutna till lokalerna. Detta bör i sin tur leda till att nivån på olika insatser, allt från städning till ommålning, kan diskuteras och att en bättre avvägning kan ske mot andra sätt att använda resurser. Verksamheten får också ökade motiv att se till att insatser görs på ett effektivt sätt. Då kan ju driftkostnader och internhyra sjunka.

Utgifter Intäkter ökar genom t ex försäljning

Anslag (utökat)

Fastighetsenhet

Fig5

Internhyra minskar

Inkomster

Kärnverksamhet

Utgifter kan öka

Utgifter

Ledning

Genom att det skapas en särskild Fastighetsenhet med ett ansvar både för intäkter och kostnader, och med kravatt ge Ledningen avkastning på satsat kapital är förhoppningen vidare att drift och underhåll sker på ett mer professionellt och kostnadsmedvetet sätt.

Ersättning för disponerat kapital, överskott

Utgifter Intäkter ökar genom t ex försäljning

9

Fastighetsenhet

Utökat

Internhyra minskar

Kärnverksamhet

anslag minskas

Utgifter

Rapportserien "Kortrapporter om offentligt fastighet

Internhyra i praktiken -

öreta ande"

framgångar och ta gropar

Inte sällan har införande av internhyra fungerat precis som tänkt, dvs frigjort resurser till Verksamheterna och minskat effekterna av hårda sparbeting. Verksamheter har lämnat lokaler som sedan kunnat säljas eller hyras ut. Åtminstone har inhyrningen av externa lokaler minskat. Kraven på nya investeringar - nybyggnader och ombyggnader - har dämpats. Kostnadsmedvetandet har ökat, drift- och underhållskostnader har pressats, och det har blivit mer realistiska diskussioner kring lokalfrågor. Självklart har det allmänna ekonomiska läget varit viktigt för dessa förändringar men internhyran har också spelat en roll. Intrycket är vidare att det finns en bred uppslutning bakom tanken på "prislappar på lokaler". Även om det på flera håll finns kritik mot dagens internhyressystem, så rör kritiken i de flesta fall hur systemet utformats i vissa avseenden och inte prislapparna i sig.

höga lokalkostnader. Lokalkostnaderna upplevs som ett hot mot verksamheternas kvalitet. Även om det naturligtvis finns många fall där man lyckats få ner lokalkostnaderna, är det viktigt att analysera vad som kan göra att internhyressystemet ibland inte fungerat som tänkt. För att förstå detta är d t viktigt att se hur de pengar som Verksamheten betalar i internhyra används.

Vart går intern hyrorna?

I inledningen nämnde vi att Verksamheter under senare år känt sig klämda mellan å ena sidan minskade anslag och å andra sidan

Först bör understrykas att förändringar av internhyror inte är något som i sig själv ökar eller minskar resurserna till Verksamheten. Ändras internhyrorna så ändras ju hyresintäkterna till Fastighetsenheten, och, om dess kostnader är konstanta, förändras det överskott Fastighetsenheten kan leverera in till Ledningen. Detta gör i sin tur att Ledningen, om den vill, kan öka anslagen till Verksamheten så att denna totalt sett har råd med lika mycket personal som tidigare. Vi illustrerar detta i figur 6 nedan.

Fig6

Utgifter

Inkomster

Ledning Överskott ökar

Utgifter Intäkter

Lån till investering

Fastighetsenhet

Internhyra ökar

10

Utökat anslag ökas

Kärnverksamhet

Utgifter

Internhyra

Hur det är tänkt, och hur det kan fungera

och något minskande anslag istället för en större minskning av anslagen. I detta fall har en ökad internhyra precis samma effekt som minskade anslag till verksamhet. Det är det i detta fall missvisande att säga att den ökade internhyran är orsaken till att Verksamheten till exempel måste minska sin personal. Orsaken är istället att kommunen/landstingen/ staten har ett underskott i sin budget som

På motsvarande sätt kan ett direkt beslut om en minskning av intemhyran leda till att Fastighetsenhetens överskott minskar, och därmed till att anslagen till Verksamheten måste minska. På kort sikt sägs ibland att internhyran är ett nollsummespel. Förändringar i intemhyran är inget som i sig förändrar de reella resurser som finns till Verksamheter.

Ett annat fall illustreras i figur 7. I detta fall antar vi att anslagsutveckling och internhyror inte följts åt. Detta kan bero på att intemhyror höjts utan att anslagen höjts, eller att intemhyrorna minskat men inte lika snabbt som anslagen minskat. I båda dessa fall måste Verksamheten skära ner andra kostnader. I figur 7 har vi valt att anta att lokalkostnaderna ökar samtidigt som anslagen är konstanta. De ökade lokalkostnaderna har Verksamheten klarat av genom minskade kostnader för personal och material.

Inkomster

Fig7

Utgifter

Ledning Överskott ökar

Utgifter Intäkter

Vart har då intemhyrespengarna "tagit vägen" i ett fall som detta? Svaret varierar naturligtvis från fall till fall, men i detta avsnitt beskrivs några vanliga svar.

Fastighetsenhet

Lån till investering

Internhyra ökar

Anslag (utökat)

Kärnverksamhet

den vill minska genom att dra ner på Verksamheternas förbrukning av externa resurser.

Och av någon anledning har man valt att göra detta genom ökade internhyror, eller genom en kombination av ökade internhyror och minskade anslag.

var l: Internhyran har minskat behovet av att rympa anslagen.

Antag att det finns underskott i Ledningens budget, till exempel på grund av sjunkande skatteintäkter, sjunkande statsbidrag eller för att vissa opåverkbara kostnader har ökat. Ä ven om hyran på marknaden fallit kanske Ledningen väljer att inte sänka internhyran.

En sänkt internhyra skulle ju minska överskottet från Fastighetsenheten och eventuellt öka Verksamhetens utgifter för personal och material (om anslagen var oförändrade). Genom att hålla uppe internhyran begränsas dessa andra utgifter för Verksamheten och Ledningen behöver inte minska anslagen så mycket. Av olika skäl kan det se "snyggare" ut att minska Verksamheten genom en kombination av hög, eventuellt höjd internhyra

Svar 2: Internhyran har delvis gått till att täcka kostnader för tomma lokaler Låt oss utgå från att internhyressystemet lett till att vissa Verksamheter avstår lokaler precis som det var tänkt. Dessa Verksamheter har då kunnat sänka sina lokalkostnader.

Den omedelbara effekten på Fastighetsenheten blir att man står med tomma lokaler som man inte får några hyresintäkter från.

Antag vidare att Fastighetsenheten inte lyckades sälja eller hyra ut dessa lokaler på marknaden. Lokalernas vars läge inte alltid var det bästa. Fastighetsenhetens kostnader för drift och underhåll minskar, men dess to-

11

Utgifter måste minska

Rapportserien "Kortrapporter om offentligt fastighetsföretagande"

tala kostnaderna minskar i detta fall inte lika mycket som bortfallet i internhyran. I denna situation finns två huvudvarianter. I ena fallet höjer Fastighetsenheten hyrorna på de uthyrda lokalerna för att täcka de kostnader som kvarstår för de outhyrda lokalerna. De Verksamheter som inte kunnat minska sin lokalåtgång får en högre hyreskostnad och tvingas dra ner på sina utgifter för personal och material. Den andra varianten är att kostnader för de tomma lokalerna täcks av Ledningen direkt, men detta bör innebära att de samlade anslagen till Verksamheten minskas med motsvarande belopp. Effekten kan alltså bli densamma som om internhyran höjs. De Verksamheter som inte kunnat minska sin lokalåtgång får det sämre än tidigare.

förklaring, men idag skulle detta tala för en lägre internhyra.

Variant 3: Ökade hyror kan också sammanhänga med att den andra delen av kapitalkostnaden, avskrivningen, ökat. Om det beslutas att avskrivningstiden minskas från, säg, 40 år till 30 år, så innebär det att n trettiondel av investeringen nu ska betalas varje år istället för en fyrtiondel, dvs hyran höjs.

Beslutar Ledningen om en sådan ändring av avskrivningstiderna motsvaras det dock inte av någon ökning av organisationens totala externa utgifter. Att höja hyrorna på grund av ändrade avskrivningsregler är egentligen detsamma som det fall som diskuterades i Svar I, dvs hyrorna höjs som ett alternativ till att direkt minska anslagen. Detsamma gäller om den interna räntan höjs utan att räntan på marknaden stiger.

Svar 3: Internhyran har gått till ökade direkta kostnader för Fastighetsenheten

Inte sällan är hyreskontrakt utformade på ett sådant sätt att hyran höjs i takt med konsumentprisindex. J början av ni ttiotalet ledde inflationen därmed automatiskt till att hyrorna steg. Ibland motsvarade detta kostnadsutvecklingen för Fastighetsenheten, ibland ledde det till ett ökat överskott på det sätt som beskrevs ovan.

Att internhyror uppfattas som höga kan naturligtvis också sammanhänga med Fastighetsenhetens kostnader för att sköta anläggningen. En hög internhyra leder i detta fall inte till något ökat överskott utan de ökade internhyrorna går till att täcka ökade utgifter för Fastighetsenheten. Här kan man i sin tur urskilja några olika varianter.

Det kan vidare vara så att höga hyresintäkter gjort det möjligt för Fastighetsenheten att genomföra mer omfattande upprustningar av fastigheterna. Ibland förefaller det ha varit oklart hur medveten Ledningen varit om detta och om det verkligen varit en genomtänkt fördelning av resurser mellan lokaler och annat. Det eftersatta underhåll som fanns innan internhyressystemet kan ha förbytts mot ett "överunderhåll", dvs att kvaliteten på lokalerna höjts mer än vad Ledning och Verksamhet egentligen anser motiverat.

Variant 1: Driftkostnader för fastigheterna ökar. Vilka dessa driftkostnader är beror på vad som ingår i hyran. Ett exempel kan vara att ökade oljepriser leder till högre uppvärmningskostnader, men det kan också vara ökade löner och materialkostnader.

Man kan dock, om detta är förklaringen, fråga sig varför inte rationaliseringar och effektiviseringar inom fastighetsenheten lett till att driftkostnaderna minskat. Har inte trycket på Fastighetsenheten varit tillräckligt stort? I ett senare avsnitt diskuteras detta.

J enstaka fall kan det finnas mer tvivelaktiga

motiv till att internhyran höjs eller hålls uppe på en hög nivå. Om fastigheterna sköts som del aven "koncern" med en bredare verk-

Variant 2: Räntekostnaderna, och därmed kapitalkostnaderna, för fastigheterna har ökat. För några år sedan var detta en tänkbar

12

Internhyra

Hur det är tänkt, och hur det kan fungera

Om hyresgästen är bunden till lokaler förvaltade av Fastighetsenheten ger detta Fastighetsenheten en stark förhandlingsposition. Detta förstärks också av att denna enhet är mer insatt i fastighetsfrågor. Verksamheten saknar många gånger, och särskilt när internhyressystemet är nytt, de kunskaper som krävs för att kunna ifrågasätta hyreskraven som Fastighetsenheten presenterar. För specialutformade lokaler, där det saknas alternativ på marknaden, har det inte alltid funnits några enkla och klara principer för hyressättning. För det statliga området har nyligen ett förslag till hyressättningsprinciper presenterats3• I den utredningen diskuteras också några sätt att stärka Verksamhetens förhandlingsposition i de fall där det inte finns några realistiska lokalalternativ.

Det föreslås t ex att Verksamheten aldrig behöva betala mer än marknadsmässig ersättning för driften av fastigheterna. Är Fastighetsenheten mindre effektiv än genomsnittet på marknaden ska inte Verksamheten bära de extra kostnader som detta innebär.

Uppstår tvister om vad denna nivå ligger på kan t ex ett skiljedomsförfarande tillämpas.

Resultat från gjorda konkurrensupphandlingar kan ge information om vad som är en marknadsmässig nivå.

samhet kan ett överskott inom fastighetsverksamheten användas för att täcka underskott inom andra grenar av bolaget/koncernen. Därmed slipper Ledningen att ge direkta anslag eller ägartillskott till dessa förlustverksamheter. Misstag och tvivelaktiga beslut kan lättare döljas inom ramen för en sådan "koncern" eller ett bolag med "bred" verksamhet.

Som avslutning på det här resonemanget kan man peka på att internhyressystemen inte alltid är "genomsynliga". Verksamheterna har inte klart sett vad de betalt för och vilka principer som legat bakom hyressättningen.

Därmed har de både haft svårt att bedöma om principerna varit rimliga och när det är motiverat med hyreshöjningar respektive hyressänkningar. Ledningen kan också ha haft svårt att få grepp om hur Fastighetsenheten fungerat och vart internhyrespengarna tagit vägen.

Varför Verksamheten många gånger haft en svag förhandlingsposition Det första som kan ge en lokalhyresgäst inflytande på en marknad är att hyresgästen kan hota med att flytta om fastighetsägaren begär en hög hyra eller ger dålig service.

Denna möjlighet begränsas i praktiken, ibland därför att Verksamheten inte har några goda alternativ, ibland därför att Ledningen har sagt att Verksamheten bara i särskilda fall får hyra externt. Det senare förekommer i många kommuner och landsting. Orsaken till sådana regler är att Ledningen är rädd att få dubbla lokalkostnader. Internhyran minskar ju i detta fall men istället betalas hyra till en extern hyresvärd. Om inte Fastighetsenheten lyckas hyra ut de lokaler som lämnats blir effekten att organisationens totala lokalkostnader ökar. För att undvika detta har Ledningen ofta begränsat Verksamhetens möjligheter att hyra externt. Inom staten finns dock inga sådana restriktioner.

I vissa landsting har man, för att skapa mer jämnbördig ställning mellan Verksamhet och Fastighetsenhet, infört en regel som säger att om Verksamheten har ett erbjudande från en seriös extern fastighetsägare så måste Fastighetsenheten matcha detta bud.

Det är betydelsefullt att Ledningen är medveten om skillnaderna mellan en Fastighetsenhet och ett vanligt fastighetsbolag. Ett vanligt fastighetsbolag vill att hyresgästen ska hyra stora lokaler, gärna binda sig för lång tid och betala en hög hyra. För att stat/kommun/landsting ska nå sina mål bör Verksamheten nyt~a så litet lokaler som möjligt, givet sina mål. Verksamheten ska relativt snabbt

13

Rapportserien "Kor rapport r om offentligt fa

19b töretagande"

rävspel där Verksamheter säger upp lokaler som de vet är svåra att hyra ut med baktanken att snart kunna hyra tillbaka lokalerna billigare.

kunna anpassa mängden lokaler, t ex om resurserna minskar. Att binda sig för en längre tid kan komma i konflikt med Ledningens önskemål om att kunna förändra Verksamheternas omfattning. Samtidigt ska naturligtvis inte Verksamheten kunna slippa kostnader för lokaler som man nyss låtit uppföra!4

En lärdom är att dock att man inte enbart ska bedöma hur framgångsrika vissa åtgärder varit genom att se på hur mycket mindre lokaler Verksamheterna nu utnytljar. Om de lokaler som tomställts inte gått att sälja eller hyra ut till andra är besparingarna sannolikt väsentligt mindre än minskningarna i nytljad lokalyta. Fortfarande kan det handla om betydande belopp i inbesparade drift- och underhållskostnader. Hur mycket tomställda lokaler som man kan hitta nya kortsiktiga eller långsiktiga hyresgäster till beror dock inte bara på "marknaden" utan också på hur Fastighetsenheten arbetar med uthyrning och försäljning.

Lite tillspetsat kan man säga att vissa Fastighetsenheter ibland tycks ha tappat bort denna övergripande inriktning. De har utnytljat sitt övertag till att hålla uppe hyresnivåer och till driva igenom hyreskontrakt som gör det svårt för Verksamheten att snabbt minska sina lokalkostnader. Fastighetsenheten har agerat som om det var "vilket bolag som helst". I grunden är dock detta Ledningens fel. Det är Ledningens sak att ge rätt direktiv till Fastighetsenheten och sedan se till att denna enhet agerar på ett sätt som leder till att organisationens övergripande mål uppfylls i så hög grad som möjligt.

Prestationsba erade an lag och intern. hyra orimliga fördelningseffekter?

=

Tom älls för mycket lokaler?

Internhyressystemet kan också leda till omfördelningar av resurser mellan Verksamheter. När internhyressystem införs, samtidigt som det finns prestationsbaserade anslag, kan en effekt bli att de som har stora, fina och dyra lokaler måste dra ner på sina övriga utgifter. Om, i extremfallet, varje skola eller daghem får ett visst anslag per barn, kommer det att vara möjligt att anställa mer personal i den skola som har dåliga och billiga lokaler än i den skola där lokalerna är dyrare. Denna omfördelning kan åtminstone delvis ses som rimlig. De som har sämre lokaler kompenseras genom att få mer resurser över till annat.

Ett annan omständighet som ibland väckt uppmärksamhet är att internhyressystemet lett till att en Verksamhet för att spara pengar trängt ihop sig i mindre lokaler fastän de lokaler som man lämna t ifrån sig sedan står tomma. Borde inte Fastighetsenheten i detta läge erbjuda Verksamheten att hyra de tomma lokaler som ingen annan vill ha till en billig penning? Den direkta kostnaden för att utnytlja dessa tomma lokaler är ju inte så stor. Så länge som Verksamheten är beredd att betala mer än dessa extrakostnader för skötsel och uppvärmning borde det väl vara bättre om Verksamheten får utnytlja lokaler som ingen annan vill ha?

Hur dessa fördelningseffekter i praktiken slår beror emellertid på hur hyrorna sätts.

Nya byggnader är inte alltid de bästa, och om hyran knyts till lokalens ålder finns risken att vissa Verksamheter både får n hög hyra och relativt dåliga lokaler. Effekterna beror naturligtvis också på hur anslag n fak-

Detta argument pekar på att det är viktigt att ha en genomtänkt hyrespolicy. Att mekaniskt sätta hyror utifrån vad det kostar att uppföra en viss typ av byggnad kan ibland slå snett.

Samtidigt finns det problem med att hyra ut tomma lokaler billigt. Det kan leda till ett

14

Internhyra

Hur det är tänkt, och hur det kan fungera

barn i ett daghem minskar. Anslaget till daghemmet minskar proportionellt med minskningen av antalet barn. Om hyran emellertid är konstant måste hela anslagsminskningen motsvaras av mindre personalkostnader och andra kostnader. Detta riskerar att kraftigt försämra kvaliteten på verksamheten och leda till att föräldrar i högre grad väljer andra daghem. Därmed förvärras situationen ännu mer. I fall detta kan det vara lämpligt med en viss flexibilitet i hyressättningen. Det kan noteras att när det gäller kommersiella verksamheter där osäkerheten om marknadsutvecklingen är stor - detaljhandel, hotellförekommer relativt ofta att hyran delvis knyts till rörelsens omsättning. För att undvika de onda cirklarna kan man alltså tänka sig att Verksamheten betalar en viss bashyra och sedan en hyra per barn.

tiskt fördelas. Det är inte alls ovanligt att Verksamheter med högre lokalkostnader på grund av nya lokaler kompenseras genom högre anslag. Ledningen kan vilja att det ska vara ungefär samma personaltäthet i en verksamhet oavsett lokalkostnaderna. Har Ledningen emellertid ett separat lokalanslag till Verksamheten har den övergivit en av huvudtankarna bakom systemet med rambudget och decentraliserat ansvar för hur resurserna fördelas mellan personal, lokaler m m. Vill man bevara denna handlingsfrihet för Verksamheten är det sannolikt bättre att fundera på om de hyresskillnader som finns är för stora i förhållande till den roll som lokalernas kvalitet spelar för Verksamheten.

Det ska kanske inte vara så stora hyresskillnader mellan lokaler med olika ålder om de fungerar ungefär lika bra för Verksamheten?

Det viktiga är emellertid att Ledningen är medveten om vilka konsekvenser som ett visst sätt att bestämma hyran och anslagen får. Om sedan dessa konsekvenser är bra eller dåliga blir ytterst en politiskt bedömning.

Stelbent hyressättning kan få särskilt dramatiska effekter och bidra till onda cirklar när det är prestationsbaserade anslag och antalet "prestationer" minskar. Antag att antalet

15

Rapportserien "Kortrapporter om offentligt fastighetsföreta

ande"

Avslutande kommentar

fekter minimeras. Eftersom verkligheten hela tiden förändras finns inget system som blir färdigt. Förändringar är hela tiden nödvändiga, även om mycket talar för att någon form av "prislappar på lokaler" för offentliga verksamheter kommer att bestå i de flesta organisationer under överskådlig tid.

Begreppet marknadshyra har använts sparsamt i denna rapport. Förklaringen är att när det gäller specialfastigheter finns bara i undantagsfall en marknad för dessa fastigheter.

Skolor och sjukhus säljs sällan med bevarad verksamhet. Att direkt sätta internhyran utifrån hyran på marknaden går därmed sällan.

Ibland är det också tveksamt av mer principiella skäl. Om hyrorna på marknaden faller på grund aven fastighetskris är det inte självklart att hyran ska sänkas för en relativt ny specialbyggnad som Verksamheten beställt.

Samtidigt är det mycket viktigt att följa hur internhyran utvecklar sig i förhållande till hyresnivån på liknande lokaler på marknaden. Utvecklar sig dessa hyror åt olika håll ger det anledning till eftertanke och analys. Ökande internhyror i en situation där hyran på marknaden faller, eller är konstant, kan bero på att något är fel. Har Fastighetsenheten för höga drift- och underhållskostnader? Har hyreskontraktet skrivits på ett sätt som är ofördelaktigt för Verksamheten? Men det kan som sagt också bero på att Verksamheten velat göra dyra investeringar i lokaler.

Några lärdomar från drygt tio års användande av internhyror i offentlig sektor är följande.

1. Betydelsen av medvetenhet och kompetens. Ledningen måste ha ett klart syfte och

en klar linje i det internhyressystem som introduceras. Huvuddragen måste vara enkla att förklara och förstå. Verksamheten måste ha så mycket kunskaper i lokalfrågor att d kan bedöma vad som är rimliga villkor.

2. Betydelsen av marknadskontakt, även

när det gäller specialfastigheter (se ovan).

Marknadskontakten gör det lättare att bedöma hur bra Fastighetsenheten fungerar och också vad som är rimliga hyresnivåer.

Marknadskontakten gör det lättare att bedöma om Verksamheten har "fel" lokaler och ifall omlokaliseringar är ett bra sätt att hushålla med resurser. Det blir också vanligare att Fastighetsenheten i konkurrens upphandlar åtminstone delar av drift och underhåll.

Det finns inga undermedel när det gäller att skapa en effektiv offentlig verksamhet. Åtgärder som var tänkta att bidra till en bättre Verksamhet får ibland bieffekter som ingen tänkte på. I en komplex verklighet är det svårt att förutse alla effekter av ett nytt styrsystem. Därför är det viktigt att Ledningen noga följer vilka effekter ett visst system faktiskt får, och att både Fastighetsenhet och Verksamhet slår larm när de ser konsekvenser som verkar irrationella. Därmed kan systemet undan för undan modifieras så att bief-

3. Betydelsen av kompletterande styr- och informationssystem, främst användand

av olika former av nyckeltal som driftkostnad per kvadratmeter, lokalarea per anställd eller "brukare". Nyckeltalen används för att bedöma om utvecklingen är på väg åt rätt hålLS.Ledningen kan också mer aktivt för-

16

Internhyra

Hur det är tänkt, och hur det kan fungera

system ska få de avsedda konsekvenserna, dvs minskad resursåtgång för lokaler och därmed möjlighet att överföra mer resurser till den verksamhet som bedrivs i lokalerna.

söka minska lokalkostnaderna genom att ta initiativ och driva på när det gäller lokalsamordning.

Tar man hänsyn till dessa tre faktorer finns goda förutsättningar för att ett internhyres-

Fotnoter

4) I praktiken hanteras detta genom att Verksamheten får betala den del av investeringen som inte är avskriven (restvärdet) om man lämnar sådana lokaler.

Denna utredning har kommit med två betänkanden "Statens ändamålsfastigheter.

Principer för förvaltning och hyressättning."

(SOU 1996:187)och "Lokalförsörjning och fastighetsägande. En utvärdering av statens fastighetsorganisation." (SOU 1997:96).

1 )

Som exempel kan nämnas att inför regeringens sk fördjupade prövning av anslagen till en myndighet som görs vart tredje år tar Statens lokalförsörjningsverk fram ett underlag som bland annat redovisar nyckeltal av denna typ, samt gör en bedömning av vad som är rimliga ytkrav och hyresnivåer för den aktuella typen av verksamhet. Detta påverkar sedan ramanslaget till myndigheten, men myndighet har sedan ändå frihet att satsa både mer eller mindre på lokaler.

5 )

Ibland används inte termen internhyra i det fall där parterna är juridiskt fristående enheter, t ex en kommun och ett kommunalt bolag. Vi anser dock att situationen och problemen är likartade i dessa fall och för att slippa långa och tunga omskrivningar väljer vi att låta termen internhyra även täcka dessa fall och även t ex relationen mellan statliga lokalhyresgäster och statliga fastighetsägare.

2 )

3) Se SOU 1996:197"Statens ändamåls-

fastigheter: Principer för förvaltning och hyressä ttning.

17

SKRIFTER

l

•••

If

~

1111'

.•

FASTIGHETER EKONOMI OCH

KONKURRENS

Ja

1998

Nedanstående titlar kan beställas från Kommentus Förlag, tfn 08-709 59 90, fax 08-709 59 80.

Efter presentationen av varje skrift anges beställningsnummer samt pris exkl moms vid beställning av enstaka resp minst fem ex. Senaste nytt finns alltid på Kommunförbunets webbplats www.svekom.se.

Det medvetna valet Ska kommunernas fastighetsförvaltning ske i egen regi eller på entreprenad?

Det pågår för närvarande en intensiv diskussion om alternativa regiformer, om för- och nackdelar med entreprenad respektive egen regi av kommunernas fastigheter. Den här skriften ges ut i syfte att reda ut begreppen.

Det medvetna valet beskriver alternativa regiformer ur flera aspekter. Utgångspunkten är att fastighetsförvaltningen ska ses som stödben för kommunernas kärnverksamhet. En av slutsatserna är att valet inte står mellan egen regi eller entreprenad, utan att den bästa lösningen är en lämplig blandning, ett medvetet val, av egen regi och entreprenad.

7099-419-6 • 175/125 kr Digital ritningshantering Fastighetsorgan isati onerna inom den offentliga sektorn hanterar en mycket stor mängd ritningar. Många av organisationerna är på väg in i den digitala dokument- och ritningsvärlden. Det finns dock ett stort antal frågetecken som behöver rätas ut när det gäller byggandet av ett digitalt ritningsarkiv. Det kan handla om osäkerhet inför vägvalet, tilll exempel om huruvida man ska välja scanning eller CAD-teknik, eller om olika lösningars funk-

tionalitet. Det behövs således bättre kunskaper inom det här området. Det handlar ju i stor utsträckning om ny teknik, nya metoder, nya verktyg och nya begrepp. Syftet med skriften är att öka kunskapen om teknik och metoder, visa på möjligheter och begränsningar med olika metoder och verktyg, ge beslutsfattare bättre underlag för beslut om egna satsningar, samt att bidra till att på ett bättre sätt ta tillvara ritningsbaserad information från projekteringsskedet.

(U.F.O.S.) 7099-430-X • 195/150 kr Drift- & underhållsinslruktion Den här skriften redovisar ett förslag till en kravspecifikation för DU-instruktioner som som tar hänsyn både till krav på kostnadseffektivitet och krav enligt OVK. Målet är att det ska finnas bra DU-instruktioner i alla byggnader.

Rätt använda bidrar de till att kommunens byggnader erhåller ett bra inomhusklimat och låga driftkostnader.

7099-571-0 • 275/195 kr Driftig konkurrens Konkurrensutsättning är en metod för effektivisering som prövats i offentliga verksamheter under senare år.

Denna skrift bygger på en studie av den konkurrensutsättning som sedan 1993 genomförts av Locum AB, det

bolag som förvaltar Stockholms läns landstings fastigheter.

Utvärderingen visar att kostnaderna för skötsel och förebyggande underhåll har minskat, med bibehållen kvalitet och service till primär verksamhet. Minskningarna är betydande och är av storleksordningen 20-30 procent.

En annan påtaglig effekt är att konkurrensutsättningen medverkat till en allmän ökning av effektiviteten, även för de objekt som inte konkurrensutsatts. (U.F.O.S.) 7099-579-6 • 175/125 kr Effektiv lokalanvändning Umeå-projektet Det är viktigt att lyfta fram erfarenheter från kommuner som prövat olika vägar för att öka effektiviteten i lokaIanvändningen. Denna skrift redovisar erfarenheterna från ett projekt som genomförts av tekniska kontoret i Umeå.

En modell för att klarlägga besparingspotentialen vad gäller kommunens lokaler togs fram i samarbete med bl a Arbetsmarknadsdepartementet, FFNSVästerbotten och Kommunförbundet.

7099-525-7 • 75/45 kr Elköpet Energikostnaden utgör en väsentlig del av kostnaderna för driften av offentliga verksam hets lokaler. Den avreglerade elmarknaden ställer nya

krav på kompetens för att man i fastighetsorganisationerna skall kunna göra förmånliga upphandlingar. Denna skrift ger ansvariga inom de offentliga fastighetsföretagen hjälp och stöd för en allmän kompetensuppbyggnad inom elupphandlingsområdet samt hjälp med att utforma en strategi för upphandling.

Skriften innehåller både ett teoriavsnitt kring den nya elmarknaden med dess villkor och spelregler samt förslag till mallar för bl a avtal och utvärdering av offerter.

(U.F.O.S.) 7099-621-0 • 175/125 kr Facility management Detta är en ideskrift om ett amerikanskt begrepp som är på stark internationell frammarch och som i hög grad berör offentlig fastighetsförvaltning. Det handlar om att samordna fastighetsförvaltning och övriga stödfunktioner i en organisaton, kompetensmässigt och organisatoriskt, så att kärnverksamheten " ... går och mår så bra som möjligt." Skriften är dessutom en nyttig översikt över aktuella utvecklingsinriktningar. (U.F.O.S.) 7099-657-1 • 175/125 kr Facility Management i sammandrag Ovanstående skrift i en 30sidig sammanfattning.

7099-696-2 • 95/55 kr

Fastigheter med kulturskydd

för arbetet

Att bebyggelse

klassas

jön. Frisk inomhus

kulturhistorisk

får ekonomis-

som

ka och organisatoriska sekvenser

för förvaltningen

med inomhusmiI-

en arbetsmodell

redovisar

för att iden-

i kommunens

för fastighets-

byggnader.

Ex-

ägaren. För kulturhistoriska

empel på vad som bör kon-

byggnader och anläggningar

trolleras

gäller vissa speciella

("checklistor")

och förordningar

lagar

inför olika åtgärder och även kon-

kreta hjälpmedel

som påver-

kar ägandet och förvaltning-

enkäter

en. Den här rapporten

om betonas

syftar

i form av

presenteras.

Dessut-

vikten av att oli-

till att öka kunskaperna

om

ka kompetenser

hur man som förvaltare

kan

nads- och installationsteknik,

påverka kostnaderna valtningen

miljö- och hälsoskydd

för för-

av kulturobjekt.

Detta kan bland annat ske

systema-

ma tillrätta omhusmiljön.

av de

de lagskyddade

för

Den bästa strategin effektivt

förvalt-

ning, drift och underhåll. praktiska

om hur förvaltare

kan göra systematiska ser av den påverkan

den, trots att kommunen

har

gott om lämpliga tomma

10-

OH-bilder:

kaler. Och då har man miss-

7099-409-9 • 1050 kr

lyckats, eftersom

den ytters-

Föreläsarmanus:

ta målsättningen

är största

7099-408-0 • 275 kr

möjliga kommunnytta.

söka belysa konsekvenserna handlar om

anaIysom lag-

7099-359-9 • 175/125 kr

automatisk av

i kom mu-

niken fungerar,

hur tek-

ra olika verktyg. Syftet med

för vanliga fallgropar.

den här skriften

riktar sig främst till fastig-

Ett bra underlag för att kunna

hets- och driftansvariga

formulera

är att beskri-

va vikten av ett effektivt kalutnyttjande,

10-

och lyfta fram st yr-

temän

Skriften

i kommunerna.

är att ge värdefull

tjänsSyftet

vägledning

som i olika kom-

till kommuner

som vill ut-

binationer

gör att bra lokaler

veckla arbetet

med automati-

nomförande.

uppsättning

och varnar

der.

ning i fastighetsdriften.

7099-512-5 • 175/125 kr

som väljer att även fortsätt-

Förvaltningsnyckeln

styrning och övervakning

Framtidens förvaltare

ningsvis

Hur kan vi trygga kompetensinom det framti-

Nyckel- och jämförelsetal

fastighetsföreta-

kommunal

utvecklingen da offentliga gandet?

I denna skrift redovi-

sas en kompetensprofil framtidens offentliga

1997

förvaltare

ning. Redovisningen rad på enkätsvar

för

kan

också få många bra tips i

7099-693-8 • 175/125 kr

människor spel.

och teknik

7099-594-X • 175/125 kr Kalkylhandbok för fastighetsföretaget

nerande verktyg i strävan ef-

ler i olika beslutssituationer.

ter ett effektivare

för fastigheter.

lokaIutnytt-

Ett urval av Förvaltnings-

jande.

nyckelns diagram

ran har man bl a velat skapa

kan bestäI-

Med hjälp av internhy-

las som OH-bilder direkt från

kostnadsmedvetenhet

Kommunförbundet.

motverka

7099-665-2 • 250/125 kr

ogenomtänka

vesteringar, prislappar

och in-

skapa tydliga och en klarare roll-

fastighetsföretagan-

I investeringsningsskedet

och förvalthandlar det om

att göra investeringskalkyler eller beräkna

Iivcykelkostna-

der och årskostnader ka alternativ. grunden

har denna handbok

fördelning.

så en massa möjligheter,

att många förvaltare

land är det lätt, men andra

Utbildningsmaterial

men man får därför inte blun-

arbetar,

gånger kan problemen

vara

användas

diffu-

per och förståelse

har ta-

tiker och primäranvändare

de viktigaste

uppgifterna

för

komplexa,

symptomen

sa. Kommunförbundet git fram flera skrifter

Ib-

till stöd

som kan

för att öka kunska-

de förutsättningar

bland poliför

som råder

Internhyra

da för de fallgropar finns.

En olyckligt

ger allt-

som utformad

internhyra

kan t ex göra att

brukarna

avstår från nybygg-

för oli-

Mot den bak-

Förvaltning av kommunernas lokaler - UYBILDNINGSPAKET

fastighetsorganisationen.

i sam-

(U.F.O.S.)

strax före förbundets

kommer

7099-567-2 • 175/125 kr

i

att IT-frågorna all-

de handlar om att göra kaIky-

branschdag

lokaler är en av

beaktande

tid handlar om företagande,

har intern hyra varit ett domi-

Förvalt-

(U.F.O.S.)

kommunens

imple-

ut på

hösten,

Att skapa bra inomhusmiljö

diskuteras

i organisationen,

En stor och viktig del av ett

Denna utgör en utgångspunkt

Frisk inomhus

Dessutom mentering

offentligt

för föreslagna

och utvecklingsinsatser.

i fastig-

Exempel ges

Inom fastighetshanteringen

ningsnyckeln

utbildnings-

arbeta med manuell

och avser

års verksamhet-

stal och kostnader.

lokalbeståndet.

De

skriften.

är base-

hetsföretaget.

Internhyra!

föregående

av det

för

fastighetsförvalt-

mål och strategier

för IT-utvecklingen

på hur man kan gå tillväga.

serad styrning och övervak-

kan nyttjas till låga kostna-

(U.F.O.S.)

7099-656-3 • 175/125 kr

lY - Strategisk infonnationshantering

framgångsfaktorer

instrument

och ge-

7099-695-4 • 75/45 kr

innebär att man använder fle-

na analys besluta

uppläggning

skrift i en 16-

pekar ut

skyddet ger, och utifrån denningens

Internhyra i sammandrag Ovanstående

sidig sammanfattning.

Den förklarar

vikten aven

om förvalt-

i kommunernas

dern teknik som hjälpmedel

för all "icke-tekniker"

för ett

lokal utnyttjande

av internhyra

fastighetshantering.

styrning och övervakning

kr

Den

syftar till att för-

hur man kan använda mo-

nens lokaler.

läggning av objektens

kunskaper

i in-

Fullt hus

kulturobjek-

förmedlar

med förslag till diskussionsfrågeställningar.

fastighetsdriften

ten, och genom en klok upp-

Skriften

rna i värsta fall ger sig ut på den externa hyresmarkna-

föreläsarmanus

för en effektiv

7099-573-7 .175/125

och vård-

program som upprättas

med problem

nen. Över 100 OH-bilder, och ett separat

Den här skriften

för att kom-

En an-

nan effekt kan vara att bruka-

Grepp om driften

samt

tiskt samarbetar

vid utformningen

inte har något värde på den externa marknaden.

internt

här skriften

företagshälsovård

genom en aktiv medverkan skyddsföreskrifter

inom bygg-

da lokaler trots att dessa

kan också användas

inom fastighetsorganisatio-

tifiera och lösa miljöproblem

kon-

av kom mu-

nens lokaler. Vissa avsnitt

tagits fram. Den tar fasta på i dag

eller vill lära sig ar-

beta, med kalkylprogram

i sin

dator. Boken går därför att använda som en vanlig handbok, men det följer också

med en diskett handboken datorn.

så att hela

tionen,

kan läggas in i

Med kalkyl program-

den enskilde

betaren,

styrsystemet, cesser,

med hjälp av ett antal mallar

fredställeisen.

resultat

Skriften

arbeta med både övningsupp-

håller en beskrivning tetsbegreppet

(U.F.O.S.)

7099-603-2

sekvenser

• 275/195

kr

Dessutom

Att bygga, förvalta

tor som kan användas

passat

har blivit allt viktigare.

Denna skrift innehåller tyg för egenkontroll

verk-

baserad

på nio miljöaspekter

och ett

avsnitt om miljöledning.

självanalys

och checklisför

Beslut om fastigheter

tamedia

långsiktiga

ekonomiska

ren här) fås en översiktlig

sekvenser.

Därför måste be-

bild av läget. Skriften

sluten grundas

tips och råd om

hur man kan förbättra passningen

miljön-

och hur man kan

7099-561-3

lag. Den här skriften,

som är av ett mel-

lan offentliga

(U.F.O.S.)

valtare (UFOS), handlar om • 175/125

kr

fastighetsför-

hur en medveten

hantering

av fastighetskapitalet

Kvalitet till 1000 - kvalitetsutveckling i offentliga fastighetsföretag Kvalitetsfrågorna allt viktigare företagen

har blivit

för fastighets-

För de offentliga

mögenhetsförvaltning.

för-

fastighetsatt kunder-

Det gäller att identifera

sek-

ga kostnader.

TQM - "Total - är ett

som struktukvalitets-

utifrån en helhetsoch företagan-

de. Den här skriften

beskri-

medvetande

med mindre miljö-

påverkan

i samtliga

kostnader skriften

I

de ty-

av kostnader

vanta nyckeltal.

teorierna

nyckeltal

konstruerade

heten: ledningen,

organisa-

7099-466-8

• 175/125

tolkas.

kr

• 175/125

kr

Rätt begrepp De flesta fastighetsorganisationer börjar nu mäta och ta

redovisas

nyckelkrav på

av kostnader, och nomenklatur.

het, och det finns också intresse för att jämföra

redovisas.

talsundersökningens finitioner

och

i fastighets-

Exempel på olika ty-

gruppering

(UFOS)

en kundattitydmät-

upp och styra sin verksam-

siktigt ska användas samheten.

nomföra

på

och ge-

och hur de kan

retaget

hel-

ges exempel

fram nyckeltal för att följa

Dessutom

som omfattar

Dessutom

system

och styrning.

hur de är

hur de används,

av fastigheter

i verk-

defini-

kring nyckeltal,

ra och utveckla fastighetsfö-

som även lång-

för information

hur man kan utforma

förs en teoretisk

per av nyckeltal

Det gäl-

kring

när det

som en del i det offentliga fastighetsföretagets

7099-513-3

rättvisa

diskussion

samt

diskuteras

kunna ta fram relevanta

tioner,

i

nyttoupple-

velse. I skriften

ning.

I skriften

ningar som styrinstrument

hur man kan mäta

tioner och begrepp för att

hur man kan bedöma värdet

ler att skapa ett kvalitet-

och do-

och föreslår

investeringssituationer,

kan analyse-

är rele-

"Nyckeln till

diskuterar

kr

interna kunders

olika nyckelbegrepp

för bra jäm-

TQM-strukturen

stänkande

kr

gäller kundattitydmätningar

förvaltningen.

och avskriv-

• 175/125

En förutsättning

pliga för olika beslutssituaförräntningskrav

7099-692-X

fastighets-

Nyckeln till framgång

per av värden som är tillämhur man kan utnyttja

offentlig

Beskriver

branschgemensamma

hos alla aktörer.

systematiseras

det ar-

Nöjda hyresgäster?

led.

• 150/100

ver hur man med hjälp av

i sin helhet.

mer mil-

jövänligt,

nyckeltal,

om nyttor och

och

kanske även förbättra

hantering.

förelser

olika

hur de utnytt-

kat kan man påskynda

att bygga, förvalta,

ett ökat

syn på kvalitet

miljö-

metoder

också att inpränta

begreppet

vad som

exempel

bete som pågår för att effek-

kumenterar

rerar och hanterar

som kartlägger

tivisera

Det gäller

kvalitetssynsätt

Genom att fånga upp ideer,

Målet är att finna

till verksam-

Quaiity Management"

• 175/125

kr

fastighetsför-

påverkan vid fastighetsföre-

het och marknad.

bra

är. I

denna skrift tar vi en titt på

tagande.

na är anpassade

produkter:

produkten

valtare kan lära av närings-

och sammanställer

heterna - ställer

till lägsta möjli-

oavsett vad

den slutgiltiga

från de företag som medver-

na - de primära verksampå företagens

verksamheten,

tips och positiva

framgång"

arbetsmiljöer

pro-

för kärn-

En förstudie

jas samt hur väl fastigheter-

högre krav

heterna är strategiska

Miljöanpassat fastighetsföretagande

7099-548-6

torns fastigheter. fastighetstyper,

len handlar det om att fastig-

vad offentliga

(U.F.O.S.)

Syftet

dering av den offentliga

har denna utveck-

ling bl a inneburit

inslag i

sektorns

fast-

I bägge fal-

(U.F.O.S.)

är att ge ett underlag för vär-

under 1990-talet.

förvaltarna

den offentliga

av

och lokaIan-

riva och demontera

kan ut-

göra ett väsentligt

planering

gjorts för att reducera

sätta upp egna miljömål.

7099-658-X

i offentlig

livets fastighetshantering.

kon-

stort samarbetsprojekt

med ända-

lokaler och lokaI-

duktionsresurser

har

på bra under-

det första resultatet

och verktyg

en regelbunden

vändningen.

mulär som även finns på da-

dessutom

Med

ska man kunna

lokalresurserna

lokalens rätta värde

målsenliga

mel-

sätt att för-

se sin produktion

ighetsförvaltning.

åstadkomma

Ge-

ger

att stäl-

försörjningen

och systematisk

nom att besvara ett frågefor(hämta dataformulä-

sig un-

åren, och vil-

läge och utformning.

beskrivs,

kr

Näringslivets fastighetsstrategier

las när det gäller lokalernas

(U.F.O.S.) • 175/125

kr

att utveckla

der de närmsta

tet i det egna företaget.

7099-578-8

• 140/125

Det finns många likheter

antal arbetssteg

ma igång med kvalitetsarbe-

7099-357-2

lan näringslivets

hjälp av denna skrift, där ett

och för att kom-

Revi-

behov av lokaler

samlade

ka krav som kommer

ett antal praktiska

kvalitetsverktyg

går ut på att ta

reda på hur organisationerns kommer

fastig-

på

är fn slutsåld.

dering pågår.

samordnas.

Planeringen

kval itetsarbetet

får sett ur perspektivet redovisas

och riva-

inne-

Skriften betyder

att tillgång och efterfrågan lokalresurser

av kvali-

Kretsloppsanpassad fastighetsförvaltning mer kretsloppsan-

pro-

och vilka kon-

hetsföretagande.

demontera

Lokalresursplanering

och kundtill-

gifter och verkliga tioner.

lokalresursplanering

och

företagets

met Excel kan man sedan

kalkylsitua-

medar-

informations-

de-

sig

med andra typer av företag.

Men gränsdragningsproblem och skilda begrepp försvårar jämförelser av jämförbara

och konstruktion nyckeltal

inom

fastighetsföretagandet. Det är därför angeläget att klara ut skillnader och likheter vad avser nomenklatur, mätregler och areabegrepp mellan offentliga fastighetsföretag och övriga marknadsorienterade fastighetsföretag. Den här skriften som är en ide- och debattbok syftar till att praktiskt visa på vilka möjligheter som finns för att skapa en bas för användande av likartade areabegrepp och aktivitetsbegrepp samt vilka möjligheter respektive företags ekonomisystem har för att ta fram relevanta nyckeltal. I skriften redovisas aktivitetsbegrepp och nyckeltal på tre olika ambitionsnivåer. Areabegrepp och mätregler redovisas utifrån svensk standard med delvis ny tillämpning anpassad för att kunna jämföra nyckeltal med olika syften.

7099-670-9 • 175/125 kr Samarbetsstrategier Är det rimligt att ha flera olika fastighetsorganisationer för kommunens lokaler och bostäder? Svenska Kommunförbundet och SABO har tillsammans genomfört ett utvecklingsprojekt för att belysa möjliga samordningsstrategier för kommunens förvaltning av verksamhetslokaler och bostadsföretaget. Skriften bygger på en tidigare rapport i samma ämne, som har kompletterats och utvecklats bland annat med hänsyn till ny lagstiftning om upphandling, och med hjälp av erfarenheter från aktuella samverkansformer inom de kommunala fastighetsförvaltningarna.

7099-619-9 • 175/125 kr Strategisk fastighetsplanering Förvaltningsplaner som styrinstrument har marknadsförts och utvecklats sedan 80-talet, men först nu har de börjat tillämpas i större ska-

la. Den här skriften bygger upp en förvaltningsplan. Den tecknar den miljö som förvaltningsplanen bör befinna sig inom, och visar hur planeringsprocessen kan utformas effektivt. Utifrån goda exempel visas hur man kan utforma förvaltningsplaneringen inom offentliga fastighetsorganisationer. (U.F.O.S.) 7099-546-X • 175/125 kr Städköpet Upphandling av städtjänster till rätt pris och kvalitet. En kostnadseffektiv städverksamhet får inte innebära att den brister i kvalitet. För att uppnå detta måste kommunens olika enheter själva kunna ta ställning till vilken städoirganisation som passar just deras lokaler. Skriftens syfte är att hjälpa dem som ska fatta beslut i städfrågor och köpa städning internt eller externt. Även städarnas perspektiv tas upp: Vad är bra städning? Hur kan man höja yrkets status? Hur har yrket utvecklats.

7099-451-X • 125/100 kr Stödfunktioner i samverkan Att sammanföra olika kompetenser som arbetar med stödfunktioner åt en kärnverksamhet har många fördelar, inte minst ekonomiska.

Denna ideskrift syftar till att översiktligt beskriva vad som menas med samordning och integrering av arbetsuppgifter inom offentligt fastighetsföretagande, och samtidigt beskriva ett antal praktikfall där integrering är genomfört. I ideskriften tas även upp vanliga svårigheter som de flesta brukar stöta på i samband med integrering, och tips på hur man kan undvika de värsta fallgroparna.

7099-689-X • 175/125 kr

Säkra hus Säkra hus är en introduktions- och inspirationsskrift för dem som vill komma igång med säkerhetsarbete och riskhantering. Den vänder sig i första hand till fastighetsansvariga inom kommunerna, och behandlar säkerhetsarbetet i kommunens fastigheter ur fastighetsförvaltningens perspektiv. Skriften handlar om hur man kan minska kostnaderna för skador på kommunens fastigheter, skapa förutsättningar för en säker och trygg verksamhet, och bedriva ett aktivt och systematiskt säkerhetsarbete. Skriften är inriktad både på teori kring risk- och skadehantering och på praktiskt genomförande.

Den innehåller flera exempel från kommuner som har kommit olika långt i säkerhetsarbetet.

7099-604-0 • 175/125 kr Säkerhet och trygghet vägen till bättre kvalitet Handbok för kommuner som vill komma igång med det egna säkerhetsarbetet. En introduktion till att utveckla säkerheten och tryggheten för allmänheten, näringslivet, miljön och den egna verksamheten 7099-484-6 • 180/160 kr Internt skydd Att undvika kostnader för olyckor är ett effektivt sätt att spara. Effektivare internt skydd kan t ex medföra bättre service eller lägra kommunalskatt. Denna skrift handlar främst om strategier, system och rutiner för att undvika olyckor och skador.

7099-524-9 • 90/80 kr

Utveckling av fastighetsföretagande

i offentlig sektor (U.F.O.S.)

Internhyra I SAMMANDRAG

Hur det är tänkt, och hur det kan fungera

Internhyra och tydliga prislappar på lokaler ger offentliga verksamheter intresse och incitament att ifrågasätta om alla lokaler verkligen behövs, och om lokalerna kan utnyttjas bättre. Men internhyra leder också till funderingar om hyresnivåns storlek, och missnöje med att man sitter fast i ett lokalmonopol. Man kan få känslan av att lokalhyran tär på kärnverksamheten

på ett oskäligt sätt. Frågeställningarna är viktiga och debatten om

internhyrans vara eller icke vara och hur den ska utformas för att vara rättvis och ge avsedd effekt, pågår både i massmedia och i de offentliga organisationerna. minirapport om internhyror från samarbetsprojektet

Detta är en

"Utveckling av fastighetsföretagande

i offentlig sektor" (U.F.D.S.). Minirapporten består aven debattartikel författad av landets främste expert i ämnet -

Hans Lind, docent vid Kgl Tekniska Högskolan.

Fler exemplar av denna skrift kan beställas från Kommentus förlag, tfn 08-709 59 90, fax 08-709 59 80.

ISBN 91-7099-695-4

Samtliga skrifter från U.F.O.S. presenteras på www.svekom.se (välj "Publikationer")