AJANHALLINTA ON TAITO

Suurimmalle osalle meistä tulee joskus kiire asioiden hoitamisen kanssa. Arvioimme tarvittavan ajan toiveikkaina liian lyhyeksi tai emme vain saa aikaiseksi. Tekemättömät asiat voivat painaa mieltä ja aiheuttaa stressiä.

Rousku miettii: ”Kokous alkaa tunnin kuluttua, ja pitäisi vielä ehtiä syödä, pyöräillä kololle, kerätä kolon varastosta tunnistettavat retkivarusteet ja viedä rastiradan rastit. Retkivarusteiden tunnistaminen rasteilla olisi ollut kivaa vaihtelua, mutta rastien vientiä ei taida nyt ehtiä, joten tunnistamme retkivarusteet kololla. Kokouksen jälkeen pitää varmaan jäädä kololle suunnittelemaan viikonlopun kisan rasti Pirren kanssa kaverien peli-illasta huolimatta. Onhan se soitellut tällä viikolla joka päivä ja kysellyt, milloin hoidetaan. Tänään en edes vastannut, kun nolotti ja keljutti eilinen kommentti, ettei hän enää halua tehtäviä kanssani, kun minuun ei voi koskaan luottaa.”

• Rouskua ahdistaa, kun tulee kiire eikä asioita ehdi hoitaa kunnolla. Myös Pirren hermot ovat kireällä, koska viikonlopun kisan rastia ei ole suunniteltu.

• Kiireessä asioita ei ehdi hoitaa kunnolla. Kokousohjelma olisi vaihtelevampi ja mielenkiintoisempi, jos Rousku olisi ehtinyt viedä rastit.

• Sovitut hommat voivat mennä jonkin hauskan päälle, jos aikataulu pettää. Rousku ei pääse pelaamaan kavereiden kanssa.

• Yhden ihmisen huono aikataulutus voi hankaloittaa muiden tehtäviä. Esimerkiksi Pirren on hankala miettiä oman viikkonsa ohjelmaa.

• Sovittujen asioiden hoitamatta jättäminen aiheuttaa riitoja ja luottamuksen puutetta: Pirre joutuu kantamaan vastuun kisarastista, suuttuu eikä enää luota Rouskuun.

Kiirettä voi välttää käyttämällä erilaisia tekniikoita ja apuvälineitä. Ne muistavat puolestasi, auttavat varaamaan riittävästi aikaa ja tekemään asioita hiljalleen sekä pilkkomaan tekemisen sopivan pieniin tehtäviin. Tekniikoita ja apuvälineitä kannattaa kokeilla ja harjoitella. Valitse muutama yksin tai kavereidesi kanssa, ja testatkaa niitä vaikka seuraavan kuukauden kokousten järjestämisessä tai koulutyön hoitamisessa.

Kalenteri on ehdoton apuväline. Se muistaa puolestasi, milloin mitäkin tapahtuu tai pitää tehdä. Valitse itsellesi sopiva. Sähköisiin kalentereihin saa käteviä muistutuksia ja linkkejä sähköposteihin, nettisivuille ja sähköisiin muistilistoihin. Paperikalenteri taas ei petä ilman sähköä tai internetiä.

Milloin viimeksi sinulla jäi joku asia viime tippaan? Entä milloin viimeksi sait asian valmiiksi hyvissä ajoin? Missä silloin onnistuit? Mitkä keinot takasivat aikataulussa pysymisen?

Kaikki aikataulutus alkaa hyvästä suunnittelusta. Mitä minun oikeastaan pitää tehdä?

Mieti tarkasti, mitä kaikkea tehtävään kuuluu, ja tee yksityiskohtainen lista. Se voi tuntua turhauttavalta tai ahdistavalta mutta pelastaa siltä, että viikkoa ennen tajuaa jonkin suuren kokonaisuuden puuttuvan tyystin. Valmis suunnitelma voi näyttää valtavan suurelta, ja tulee tunne, että tästä en selviä! Koeta ajatella tehtäviä vaikka kasana perunoita. Niitä ei tarvitse kuoria yhtä aikaa, vaan yksi kerrallaan. Tekemällä listan olet jo selättänyt yhden perunan!

Hillis muonittaa retkeä. Hän paloitteli pestinsä näin: • apulaisten hankkiminen • apulaisten ohjaaminen • osallistujien allergioiden ja ruokavalioiden selvittäminen • ruokien suunnittelu • ruokamäärien laskeminen • kauppalistan tekeminen • kaupassakäynti • ruoan valmistaminen • tiskaaminen • keittiön siivoaminen

Yksi käytännöllinen ja hyödyllinen tapa organisoida omaa työntekoa ja arkea ovat erilaiset tehtävä- eli to do -listat. Tehtävälista auttaa muistamaan, mitä kaikkea pitää tehdä. Se myös tehostaa työskentelyä, sillä se auttaa priorisoinnissa ja lisää motivaatiota: tehtyjen tehtävien yliviivaaminen listasta tuntuu hyvältä.

Olet tekemässä lippukuntaretkelle ensiapuohjelmaa. Mitä tehtäviä sen suunnitteluun, valmisteluun ja toteuttamiseen kuuluu? Kannattaako tehtävät lajitella eri paikoissa tehtäviin ja/tai aikataulun mukaan?

Tehtäviä voi jakaa listoihin esimerkiksi eri otsikoiden alle: kotona, kololla, tietokoneella, kaupassa, mitä kysyttävä muilta. Näin tulee hoidettua kaikki tiettyyn paikkaan tai välineeseen liittyvät tehtävät kerralla eikä tarvitse esimerkiksi käydä uudestaan kololla. Toinen tapa on luoda samalla aikataulua, eli kirjata ylös, milloin tehtävän on oltava valmis. Värikkäiden paperilappujen lisäksi tehtävälistat voi toteuttaa sähköisesti.

Välillä käy niin, että tehtäviä on liikaa. Silloin täytyy priorisoida eli valita tärkeimmät tehtävät. Muut jäävät pois tai myöhemmäksi. Priorisointi voi tuntua vaikealta, mutta kun valitset jotkin tehtävät ensisijaisiksi ja keskityt vain niihin, saat tehtyä ne paremmin ja kuormitut vähemmän.

Toisaalta kiireessä on välillä hyvä miettiä, mikä on riittävän hyvä taso. Kaikkea ei millään jaksa tehdä loistavasti – paitsi jos tekee vain hyvin vähän asioita. Kumpi on mielestäsi parempi, se, että ryhmälläsi on yksi superhieno retki vai useita retkiä, jotka eivät kuitenkaan ole aivan timanteiksi hiottuja?

Kun tiedät, mitä pitää tehdä ja missä järjestyksessä, on hyvä luoda aikataulu. Tarvittavan ajan arvioiminen tehtäviin on usein vaikeaa, ja arviot ovat monesti liian optimisia. Kaikkea ei ehdi, jaksa tai kannata tehdä samana päivänä. Varaa ylimääräistä aikaa!

Tällä viikolla pitäisi ja haluaisit tehdä kaiken tämän, mutta et ehdi. Mitä priorisoit, kun samalla viikolla ohjelmassa saattaa olla koulun lisäksi oman ryhmän partiokokouksen vetäminen, oman samoajavartion kokoukseen osallistuminen, johtajiston kokous ja lautapeli-ilta, uuden grillireseptin kokeileminen, koulukavereiden tapaaminen kahvilla, siivoaminen, kolmen viikon kuluttua olevan retkiohjelman valmistelu ja matematiikan kokeeseen lukeminen?

Kannattaa tehdä tarkka aikataulu, mitä hoitaa minäkin päivänä. Epämääräiset, ”joskus” hoidettavat tehtävät eivät tule valmiiksi ja kuormittavat suotta. Aikatauluahan voi tarvittaessa muuttaa.

Yhdessä tekeminen vie enemmän aikaa kuin yksin tekeminen, mutta lopputulos on usein parempi ja tekeminenkin hauskempaa. Ennakoiden ja ajoissa olemalla yhteisiä palaveriaikoja löytyy paremmin. Lisää aikaa tarvitaan myös ideoiden selittämiseen ja arvioimiseen sekä päätösten tekemiseen.

AIKATAULUHARJOITUKSIA RYHMÄLLE

Miten oppisimme ajanhallintaa vartiossamme paremmin?