Corresp y Control de Gestion - Act 5

Correspondencia y Control de Gestión Actividad No. 5: Correspondencia Efraín Ernesto González Flores – 2004/MAA/1197 – Diciembre 2009

1

Contenido Correspondencia ............................................................................................................................................................................................................... 4 Políticas y alcances ...................................................................................................................................................................................................... 4 Normativa, marco o fundamento legal, , ............................................................................................................................................................ 4 Normas .............................................................................................................................................................................................................................. 5 Unidades Administrativas ........................................................................................................................................................................................ 6 División ............................................................................................................................................................................................................................. 6 Contenido .................................................................................................................................................................................................................... 7 Destino .......................................................................................................................................................................................................................... 7 Trámite ......................................................................................................................................................................................................................... 8 Correspondencia de entrada ................................................................................................................................................................................... 8 Etapas de la correspondencia de entrada ..................................................................................................................................................... 8 Recepción ................................................................................................................................................................................................................ 8 Clasificación ........................................................................................................................................................................................................... 8 Registro .................................................................................................................................................................................................................... 8 Distribución............................................................................................................................................................................................................ 8 Devolución .............................................................................................................................................................................................................. 9 Control ...................................................................................................................................................................................................................... 9 Concepto ...................................................................................................................................................................................................................... 9 Procedimiento de recepción a distribución ................................................................................................................................................. 9 Procedimiento ........................................................................................................................................................................................................ 11 Fichas de control ................................................................................................................................................................................................... 14 Correspondencia de salida .................................................................................................................................................................................... 14 Concepto ................................................................................................................................................................................................................... 14 Objetivo ..................................................................................................................................................................................................................... 15 Etapas de la correspondencia de salida ...................................................................................................................................................... 15 Recepción ............................................................................................................................................................................................................. 15 Despacho .............................................................................................................................................................................................................. 15 Control ................................................................................................................................................................................................................... 15 Procedimiento de recepción a despacho .................................................................................................................................................... 15 Procedimiento ........................................................................................................................................................................................................ 17 Elaborar políticas para el manejo y control de la correspondencia entrante y saliente. .......................................................... 22 Correspondencia entrante ................................................................................................................................................................................ 22 2

Correspondencia saliente .................................................................................................................................................................................. 22 Presentar un caso pr谩ctico del manejo de la correspondencia en medios tradicionales y/o electr贸nicos. ..................... 22 Antecedente ............................................................................................................................................................................................................. 22 Desarrollo ................................................................................................................................................................................................................. 23 Implementaci贸n ..................................................................................................................................................................................................... 23 Actualidad ................................................................................................................................................................................................................ 23 Comentario personal ........................................................................................................................................................................................... 23

3

Correspondencia 1.

La correspondencia, según la Ley del Servicio Postal Mexicano se define en su artículo 2°, Capítulo I – Disposiciones Generales como “La contenida en sobre cerrado y tarjetas postales, que se ajuste a las normas previstas en la presente Ley y en las disposiciones reglamentarias que al efecto se expidan”.

2.

Servicios diversos lo define así mismo como “La recepción, transportación y entrega de envíos, distintos a la correspondencia.1

3.

En el ámbito de la correspondencia y del manejo de la documentación he encontrado que se definen con distintos nombres a aquéllas entidades encargadas del manejo de la correspondencia, por ejemplo:

4.

Unidad Administrativa.

5.

Mesa de Control de Ccorrespondencia.

6.

Departamento de Control de Gestión.

Así mismo, todas estas entidades se encuentran fundamentadas en un marco normativo en el que se hacen referencia varias leyes, reglamentos y manuales.

El objetivo del manejo de la correspondencia es: registrarla, controlarla y distribuirla en la entidad.

Políticas y alcances Los manuales de procedimiento consultados establecen políticas al inicio mismas que determinan los alcances y los límites del manejo de la correspondencia y documentos relacionados.

Por ejemplo, una política común es: a.

La mesa de control de correspondencia se encargará de controlar, registrar y distribuir la documentación externa recibida por la Comisión (documento “Control de la Correspondencia, Comisión Nacional de Seguros y Fianzas”).

b.

La mesa de control de correspondencia utilizará el Sistema de Control de Gestión, para llevar a cabo el control de la documentación recibida por la Oficialía de Partes.

Por otro lado, los alcances determinan las áreas afectadas en los procedimientos de control de correspondencia, siendo éstas las referentes a direcciones generales, direcciones de recursos financieros y materiales, áreas involucradas, gerencias y jefaturas.

Normativa, marco o fundamento legal2, 3, 4 Los procedimientos consultados para la realización del presente trabajo se fundamentan no sólo por las necesidades del área gestional, sino por una normativa, marco o fundamento legal, encontrando las siguientes leyes: 1.

Código Fiscal de la Federación.

2.

Código Penal Federal.

Ley del Servicio Postal Mexicano, Nueva Ley publicada en el Diario Oficial de la Federación el 24 de diciembre de 1986.

2 Manual de Procedimientos para el Manejo de la Correspondencia y Archivo en las Unidades Responsables del Instituto Politécnico Nacional, Instituto Politécnico Nacional, Secretearía de Administración, Dirección Administrativa.

3 Manual de Procedimientos del Departamento de Control de Gestión, Servicio de Administración Tributaria, Administración General de Innovación y Calidad, Administración Central de Recursos Materiales y Servicios Generales, Septiembre, 2001.

4 Criterios Específicos para la Administración de Documentos, Organización de Archivos y Clasificación de Información, Oficialía Mayor, Dirección General de Recursos Materiales y Servicios Generales, Secretaría de Economía, Junio 2008, primera actualización.

4 1

3.

Código Penal para el Distrito Federal en Materia del Fuero Común y para toda la República en Materia del Fuero Federal. Artículo 234 fracción IV.

4.

Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.

5.

Decreto por el que los titulares de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal y servidores públicos hasta el nivel de director general en el sector centralizado o su equivalente en el Sector Paraestatal, deberán rendir al separarse de sus empleos, cargos o comisiones. Un informe de los asuntos de su competencia y entregar los recursos financieros, humanos y materiales que tengan asignado para el ejercicio de sus atribuciones legales, a quienes los sustituyan en sus funciones.

6.

Decreto por el que se reforman, adicionan y derogan los Reglamentos Interiores de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y del Servicio de Administración Tributaria, y se establecen diversas disposiciones en materia de servicios personales y de evaluación de proyectos de inversión pública para la Administración Pública Federal.

7.

Guía Técnica para elaborar Manuales de Organización Específicos y de Procedimientos. Servicio de Administración Tributaria.- Administración General de Innovación y Calidad.- Administración Central de Recursos Humanos. Junio, 2001.

8.

Ley de Fiscalización Superior de la Federación.

9.

Ley del Servicio de Administración Tributaria.

10. Ley Federal de Responsabilidades Administrativas de los Servidores Públicos.

11. Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos.

12. Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental.

13. Ley General de Bienes Nacionales.

14. Ley Orgánica de la Administración Pública Federal.

15. Lineamientos de Protección de Datos Personales.

16. Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

17. Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

18. Reglamento de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información.

19. Reglamento Interior de la Secretaría de Economía.

20. Reglamento Interior de la Secretaría de Gobernación.

21. Reglamento Interior del Servicio de Administración Tributaria.

Normas Aludiendo al mismo documento consultado: a.

La correspondencia se deberá clasificar, controlar y registrar preferentemente al día siguiente de la recepción, para ser entregada a las diferentes áreas de la Comisión.

b.

Capturará en las bases de datos correspondientes, los asuntos de nuevo ingreso para su posterior consulta.

c.

Resguarda los listados de lo turnado a las áreas. 5

Control de Correspondencia, Dirección General de Administración, Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, México, Junio de 2004, Clave: DGA-56.

5

5

Unidades Administrativas En una unidad administrativa, la correspondencia debe ser distribuída a través de áreas de control de gestión documental la cual tendrá las siguientes funciones: 1.

Recibir y distribuir la correspondencia que ingrese a dicha unidad administrativa.

2.

Registrar y controlar la correspondencia que recibe y genera.

3.

Recibir y despachar la correspondencia de salida a trabés de los servicios de correspondencia basados en:

4.

Intercambio gubernamental,

5.

Servicio de correo,

6.

Mensajería interna,

7.

Cualquier otro medio que permita que la documentación llegue a su destinatario.

8.

Para el control de la correspondencia de entrada, se deberá elaborar una ficha para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar cada documento ingresado a las unidades administrativas. Ésta deberá contener:

9.

Un número identificador, foliado consecutivo,

10. Una breve descripción del contenido del documento, 11. Fecha y hora de recepción, 12. Nombre y cargo del generador 13. Nombre y cargo del receptor del documento que se trate. 6 Para controlar adecuadamente el archivo, es necesario conocer diversas formas para archivar, mismas que ayudarán a la secretaria a elegir bajo qué designación se archivarán los documentos, controlar la entrada y salida de expedientes y determinar cuando un documento ha llegado a su término legal.

División El proceso de la correspondencia se divide en varias áreas como son: 1.

Recepción de documentos,

2.

Registro de documentos,

3.

Entrega de documentación a las áreas correspondientes,

4.

Trámite de documentos y Correspondencia de Salida.

Considerando como una de las guías del presente trabajo al Proceso de Control de Gestión Documental del Archivo General de la Nación, se presenta a continuación un esquema que muestra, de manera general dicho proceso:

Criterios Específicos para la Administración de Documentos, Organización de Archivos y Clasificación de Información, Secretaría de Economía, México, Junio de 2008, Primera Actualización.

6

6

Contenido Las áreas de control de gestión documental son determinadas por las Unidades Administrativas y son aquéllas dedicadas específicamente a las funciones de recepción, seguimiento y despacho de los documentos de archivo. Sus funciones son: 1.

Recibir y distribuir la correspondencia de entrada.

2.

Registrar y controlar la correspondencia de entrada y salida.

3.

Recibir y despachar la correspondencia de salida de sus áreas.

4.

Elaborar una ficha de control para el seguimiento administrativo de la gestión a la que dé lugar el documento ingresado a la Unidad Administrativa.7

Recepción de documentos La recepción de documentos es la fase inicial del sistema de archivo, sus implicaciones jurídicas y adminsitrativas para los servidores públicos y la institución, obligan a tener un proceso definido que dé cuenta del ingreso oficial del documento, su destino y tratamiento dentro de la empresa.

Por esto, los documentos, en la etapa de recepción de los mismos se deberán cumplir tres principios: a.

Garantizar el control y segumiento institucional de la documentación recibida,

b.

Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su atención y trámite,

c.

Garantizar que al documentación recibida sea captada, organizada y conservada como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones.

Destino Es el despacho de la correspondencia; el lugar o destinatario a quien va dirigida.

Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Petróleos Mexicanos, Área Coordinadora de Archivos, Pemex, Comité de Información de Petróleos Mexicanos, 25 de noviembre de 2004.

7

7

Trámite El seguimiento y control de la documentación recibida es un aspecto fundamental para la correcta y oportuna gestión administrativa y para la adecuada itnegración y preservación de los acervos documentales.

La empresa es responsable de disponer de los mecanismos de control y seguimiento necesarios para conocer en cualquier momento, la situación en la que se encuentra un documento que ingresó y su ubicación precisa.

El seguimiento deocumental garantiza, por una parte, la recuperación archivística de la información y por la otra, permite conocer el volúmen y la situación que guardan los asuntos recibidos y turnados a las áreas.

Correspondencia de entrada8 Se refiere a toda aquélla documentación o correspondencia que ingresa a la institución. Analizaremos el “Manual de Procedimientos para el Manejo de la Correspondencia y Archivo en las Unidades Responsables del Instituto Politécnico Nacional”.

Etapas de la correspondencia de entrada Recepción Para los efectos de esta guía, se considera que el procedimiento de recepción de correspondencia de entrada se inicia con la revisión de los documentos capatados, verificando que: a.

Los documentos estén dirigidos a la institución.

b.

El asunto de que se trate competa a la institución.

c.

Los documentos estén firmados o autorizados con huella digital.

Si existen anexos, cerciorarse de que éstos vengan completos; de lo contrario hacer reclamación inmediata al remitente en forma verbal o por escrito, según sea el caso. Después de revisada la correspondencia de entrada, debe marcarse con el sello de la Subunidad para señalar la fecha de recepción, lo que constituye la primera etapa del control de los documentos.

Clasificación Consiste en anotar en los documentos el símbolo que identifica a la dependencia a la cual van a ser turnados.

Registro Es el asentar los datos principales de identificación de los documentos que se reciben en los formularios establecidos para este fin. Los datos que deben asentarse son los siguientes: 1.

Fecha de recepción.

2.

Características de la dependencia destinataria.

3.

Número de registro.

4.

Datos del origen del documento (nombre y domicilio del remitente, fecha y número deorigen en su caso).

Distribución Es la operación por la cual la Subunidad de Correspondencia entrega los documentos a las distintas dependencias y recaba el correspondiente acuse de recibo.

Manual de Procedimientos para el Manejo de la Correspondencia y Archivo en las Unidades Responsables del Instituto Politécnico Nacional, Instituto Politécnico Nacional, Secretearía de Administración, Dirección Administrativa.

8 8

Devolución Cuando algún documento está mal dirigido y no sea de la competencia de la institución, será devuelto a su origen, una vez agotada la investigación del caso.

Control Es la vigilancia que se establece sobre los documentos de entrada en al Subunidad de Correspondencia, hasta que se entregan a las dependencias destinatarias junto con los elementos que permitirán continuar dicho control, para supervisar y delimitar las responsabilidades correspondientes en el proceso general del trámite.

Concepto Los documentos y correspondencia que ingresan a la institución tienen que revisarse, realizar la recepción, registro y control, a fin de evitar problemas en los trámites relacionados.

La correspondencia de entrada se fundamenta legalmente en varias leyes, como por ejemplo: 1.

Ley Orgánica del Servicio Postal Mexicano,

2.

Ley Federal de Responsabilidades de los Servidores Públicos, Artículo 47, Fracción IV,

3.

Código Penal para el Distrito Federal en materia del Fuero Común y para toda la República en materia del Fuero Federal, Artículo 234 Fracción IV.

4.

Acuerdo por el que se dispone que el Archivo General de la Nación, será la entidad central y de consulta del Ejecutivo Federal en el manejo de los archivos administrativos e históricos de la Administración Pública Federal. Artículo 2o. fracciones II y III,

5.

Lineamientos del Servicio Postal Mexicano.

6.

Manual de Políticas y Normas de los Sistemas Red de Archivos de la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

7.

Manual de Procedimientos de las Unidades Regionales de Correspondencia y Archivos de la Dirección de Desarrollo Archivístico del Archivo General de la Nación.

Procedimiento de recepción a distribución

9

1.

Las unidades responsables al recibir la documentación oficial deberán elaborar de inmediato las fichas de control respectivas, estableciendo el mecanismo de seguimiento administrativo de la gestión a que da lugar la pieza9 ingresada.

2.

Las unidades responsables deberán enviar, al término del año correspondiente, las fichas de registro general de las piezas recibidas durante el periodo al Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa.

3.

La documentación que ingrese a la unidad responsable deberá ser distribuida con la mayor rapidez posible, en especial la correspondencia con carácter de urgente, manteniéndose cerrada y con controles adicionales la correspondencia confidencial o con valores y riesgos.

4.

En la documentación que se reciba en la unidad responsable sin envase y sea entregada por el propio interesado o su representante se deberá verificar lo siguiente: a.

Que las piezas estén dirigidas a la unidad responsable o a los servidores públicos que laboran en la misma;

b.

Que el asunto de que trate el documento sea competencia de la unidad responsable;

Pieza hace alusión a la correspondencia, documento o paquete que ingresa a la institución.

9

5.

c.

Que los documentos estén firmados autográficamente o autorizados con huella digital por el remitente;

d.

Que la fecha de los documentos sea actual;

e.

Que los documentos citen el domicilio del remitente, en caso contrario, no se aceptará el documento;

f.

Que si en el documento se menciona la remisión de anexos, éstos acompañen a la pieza, ya sea adheridos tratándose de otros escritos o por separado cuando son muy voluminosos, si no vienen, se reclamará a quien entrega la pieza, asentándose en el documento las aclaraciones pertinentes; y

g.

Que el documento no contenga expresiones injuriosas o términos inconvenientes.

En la documentación que se reciba en la unidad responsable por servicio postal, telegráfico, autotransporte o mensajería particular, en sobre cerrado, bajo cubierta o valija se deberá verificar lo siguiente: a.

Que la cantidad de piezas recibidas corresponda con el número de piezas facturadas, y que los datos de los envases correspondan con los de las facturas;

b.

Que en los envases de las piezas se especifique que están dirigidas a la unidad responsable o a servidores públicos que trabajan en ella, en caso contrario, se devolverán inmediatamente al servicio respectivo, para que se les dé el cauce adecuado; y

c.

Que los envases de las piezas estén en buenas condiciones, de no ser así, se revisará el contenido y, de encontrarse faltantes, sobre todo si es valija, se levantará un acta que haga constar tal anomalía, asentándolo en la factura respectiva para cualquier aclaración subsecuente.

6.

Sobre cualquier pieza que ingrese a la unidad responsable deberá establecerse un seguimiento y control efectivos, abriéndola en caso de que sea entregada bajo cubierta.

7.

Cuando la pieza ingresada sea de carácter confidencial o con valores y riesgos, antes de abrir los envases se deberá consultar a la instancia que corresponda dentro de la unidad responsable, para que resuelva sobre el tratamiento de deba dársele a tal documentación, aplicando puntualmente las instrucciones recibidas en este sentido.

8.

Al abrir una pieza, ya ingresada a la unidad responsable, que viene envasada se deberá verificar lo siguiente:

9.

a.

Que los documentos estén dirigidos a la unidad responsable o a los servidores públicos que laboran en ella, en caso contrario, se regresarán al remitente;

b.

Que el asunto de que traten los documentos sea competencia de la misma;

c.

Que si los documentos indican la remisión de anexos, éstos se adjunten efectivamente, de no ser así se asentará lo procedente en el propio documento; y

d.

Que en los documentos se cite la dirección del remitente, si no, se anexará el sobre a la pieza, cuidando de no desprender los timbres postales.

Las unidades responsables deberán promover la sistematización del registro y control de la correspondencia de entrada.

10

Procedimiento

11

12

13

Fichas de control

Correspondencia de salida10 Concepto Es la que se origina como producto de un trámite y que se remite a un destinatario.

Manual de Procedimientos para el Manejo de la Correspondencia y Archivo en las Unidades Responsables del Instituto Politécnico Nacional, Instituto Politécnico Nacional, Secretearía de Administración, Dirección Administrativa.

14 10

Objetivo Distribuir la documentación generada pro la unidad responsable para garantizar que sea recibida oportuna y completamente por sus destinatarios, en el contexto del proceso contínuo de tramitación y comunicación intra y extrainstitucional.

Etapas de la correspondencia de salida Recepción Una vez revisada la documentación, se otorga constancia de recibo en una copia de cada documento, la cual certifica a la dependencia de origen haberlo recibido para ser despachado, con lo que adquiere la responsabilidad de su envío.

Despacho Es el conjunto de operaciones que permiten hacer llegar los documentos a los canales de envío, debidamente controlados.

Control Archivar las facturas y comprobantes de despacho para constituir el registro de la correspondencia de salida que permita establecer el control. Contabilizar los gastos realizados en el despacho de la correspondencia.

Procedimiento de recepción a despacho 1.

Se procurará que los documentos entregados por las áreas tramitadoras cumplan con los siguientes requisitos: a.

Que esté formulada en papel con sello o membrete oficial;

b.

Que en el ángulo superior derecho lleve inscritos los datos identificadores de la unidad responsable, del área remitente y el número de oficio;

c.

Que la fecha de la comunicación sea actual;

d.

Que los datos del destinatario estén escritos en forma correcta y completa;

e.

Que el original esté firmado autográficamente, indicando de manera precisa y completa el nombre y el cargo del servidor público remitente;

f.

Que las copias dirigidas estén debidamente marcadas, completas y firmadas autográficamente;

g.

Que se anexen tres copias adicionales para expeditación y control, llevando estampado el facsímil correspondiente;

h.

Que si llevan la anotación de anexos en el margen izquierdo, éstos se encuentren completos y bien adheridos, si se anexan expedientes o legajos, se indicará al margen de la comunicación el número de fojas de cada uno y si son documentos con valores se anotarán los datos necesarios para su identificación;

i.

Que si se menciona la remisión de objetos voluminosos, éstos vayan debidamente empacados, y con la anotación al margen de la comunicación respectiva “paquete por separado”;

j.

Que las piezas que se reciben bajo cubierta lleven inscritos los datos del remitente, la dirección completa del destinatario, el contenido y el sello oficial;

k.

Que si se desea algún servicio en especial para el despacho de las piezas éstas lleven inscrito el nombre de la clase de servicio (urgente, confidencial, correo aéreo, etcétera); y

l.

Que si la pieza por despachar es contestación a algún documento tramitado, ésta acompañe a la pieza en cuestión, la cual llevará en el ángulo superior derecho, además de los datos ya señalados, el número identificador del expediente a que corresponde el documento.

15

2.

Las unidades responsables establecerán un registro local de la correspondencia de salida generada por los órganos de la misma.

3.

El servicio de despacho de correspondencia de salida se efectuará con la máxima agilidad y control en la tramitación y entrega de los documentos despachados, aplicando los recursos existentes en la distribución de la documentación oficial que la unidad responsable genere en el desarrollo de sus actividades.

4.

Para el control de la documentación de salida se utilizará numeración sucesiva para toda la unidad responsable o, en su caso, del órgano respectivo, en series que se iniciarán cada año.

5.

En el despacho de la correspondencia se deberá elaborar la factura de correspondencia de salida, en donde se asentarán los datos de las piezas recibidas en un periodo determinado de acuerdo con la vía de despacho y en donde se anotará lo siguiente:

6.

7.

a.

Denominación de la dependencia destinataria;

b.

Fecha de elaboración y número de folio de la factura;

c.

Numeración por pieza facturada;

d.

Número de registro de salida de cada pieza;

e.

Cargo y nombre del destinatario;

f.

Domicilio de la dependencia destinataria;

g.

Número total de piezas facturadas; e

h.

Importe de franqueo por pieza y total.

En el caso de las unidades responsables foráneas deberán, además de la señalada en el párrafo anterior, elaborar la factura de correspondencia por valija en donde anotarán los datos de las piezas de salida dirigidas a las Oficinas Centrales del Instituto en un periodo determinado y que contendrá: a.

La Entidad Federativa en que se encuentran ubicadas las Oficinas Centrales;

b.

Nombre y dirección exacta del Departamento de Archivo y Correspondencia de la División de Servicios de Apoyo y Mantenimiento de la Dirección Administrativa.

c.

Número de remesa;

d.

Fecha de recepción de las piezas de salida;

e.

Número de registro de la documentación que se despacha;

f.

Nombre del área tramitadora de la unidad responsable que envía la documentación;

g.

Numeración por pieza facturada;

h.

Número de anexos, especificando si se trata de valores o sobres cerrados; y

i.

Número de guía otorgada por el servicio de transporte

Toda la correspondencia que se entregará a un mismo receptor deberá facturarse junta, independientemente de la localización de su destinatario, al igual que las que se remiten por los servicios de transporte; en cambio, la correspondencia exterior local que se despacha por mensajero de la propia unidad se facturará de acuerdo a la dependencia destinataria.

16

Procedimiento

17

18

19

20

21

Elaborar políticas para el manejo y control de la correspondencia entrante y saliente.11 Correspondencia entrante 1.

La correspondencia estará libre de todo registro y no deberá ser violada. 12

2.

Garantizar el control y seguimiento institucional de la documentación recibida.

3.

Garantizar la entrega expedita y oportuna de la documentación recibida al área que se encargará de su atención y trámite.

4.

Garantizar que la documentación recibida sea captada, organizada y conservada como antecedente útil para la gestión y toma de decisiones.

5.

Todo documento que ingrese al área de correspondencia y archivo de las unidades responsables se considerará oficial, de acuerdo con la legislación vigente, y se le dará el trámite que institucionalmente le corresponda con la debida discreción y eficiencia.

6.

Las áreas de correspondencia y archivo de las unidades responsables deberán controlar eficazmente el manejo y uso de los documentos, evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o inutilización indebidas de la documentación oficial, notificando cualquier irregularidad que detecten al respecto, para que se proceda de acuerdo a las disposiciones legales y administrativas vigentes.

Correspondencia saliente 1.

El despacho de la documentación será realizado según sea establecido por cada Unidad Administrativa.

2.

El servicio de despacho de correspondencia constituye una actividad de alta significación para el desarrollo ordenado y culminación satisfactoria de la gestión institucional, por lo que será esencial garantizar que los documentos generados por la unidad responsable sean recibidos oportuna y completamente por sus destinatarios, resguardando y promoviendo los intereses del Instituto y de sus unidades responsables ante las diversas instancias de gestión intra e interinstitucionales.

3.

Ofrecer un servicio que garantice seguridad, eficiencia y eficacia en el reparto de la documentación.

4.

Dar seguimiento y controlar los documentos sujetos a trámite hasta su integración final al archivo, garantizando que todas las piezas tramitadas sean conservadas de manera institucional.

5.

Conservar sistemáticamente organiados los expedientes obtenidos, adquiridos, transformados o custodiados por las Unidades Administrativas, integrando lógicamente los antecedentes institucionales y garantizando su fácil localización y consulta.

Presentar un caso práctico del manejo de la correspondencia en medios tradicionales y/o electrónicos.

Antecedente Hace algunos meses, el periódico El Universal (empresa donde laboro desde hace más de 9 años) presentaba problemas en la recepción, distribución y entrega tanto de la mensajería como la correspondencia. El método utilizado presentaba ciertas fallas ya que se requería incrementar el nivel de seguridad, aumentar la certeza de entrega, había problemas en el seguiiento ya que se hacía de forma manual (lo cual no precisa tener problemas) sin control alguno en el personal del turno saliente al entrante.

Así mismo, el control a través de una libreta no era ciertamente preciso por lo que se perdía correspondencia o simplemente no llegaba. Un problema adicional fue en cuanto a la rotación del personal, ya que al no encontrar al 11 12

Con información de varios de los documentos citados en el presente trabajo.

Ley del Servicio Postal Mexicano, Capítulo I – Disposiciones Generales, Artículo 8°.

22

destinatario la correspondencia no se regresaba al orígen; simplemente se quedaba en el lugar del destinatario o con la secretaria en turno sin llegar al objetivo de entrega personalizada.

También, la recepción y entrega de paquetería (que está implícito en esta actividad administrativa) y el seguimiento de la misma hasta su destinatario tampoco lograba su objetivo, creando una problemática de serias consecuencias.

Es necesario comentar que no existía un formato en papel más que el control tradicional de recepción con firmas; así tampoco había control ni seguimiento porque no existía un documento comprobatorio del flujo de entrega o distribución.

Desarrollo Se realizó, mediante el área de Seguridad (entidad del periódico que se encarga de la recepción de mensajería, correspondencia y paquetería), la Gerencia de Relaciones Industriales y personal de la Gerencia de Sistemas un análisis minucioso de las necesidades y requerimientos para satisfacer el objetivo que era la recepción, distribución y entrega eficiente de la mensajería, correspondencia y paquetería, así como también llevar un registro del remitente, características de la pieza, destinarario (con una consulta en línea a la base de datos de Relaciones Industriales para saber de la existencia del personal o destinatario), tomar una fotografía del personal que entrega a El Universal la pieza y llevar el registro para realizar cortes y reportes a la Dirección General.

Implementación El resultado del análisis fue la implementación de un sistema de control de mensajería, correspondencia y paquetería con las siguientes características: 1.

Desarrollo de un esquema entidad-relación que determinó la secuencia requerida para lograr el objetivo requerido por la Dirección General.

2.

Análisis, desarrollo e implementación de un sistema utilizando tecnología .NET de Microsoft con acceso a base de datos SQL Server, disponible en cualquier equipo en la red.

3.

Base de datos para captura, registro, consulta y explotación posterior (reportes, cortes, consultas, etc.) de la información contenida en la misma.

4.

Registro del remitente, así como la obtención en el momento de la recepción de una fotografía misma que se digitaliza para mantenerse en la base de datos.

5.

Consulta en tiempo real de la existencia del destinatario, a fin de evitar pérdidas en la entrega.

6.

Creación de rutas de distribución interna.

7.

Catalogación de las piezas recibidas y registro de las mismas.

8.

Creación de reportes y consultas tanto para personal de Seguridad como estadísticos para la Dirección General.

9.

Actualizaciones planeadas a nuevos requerimientos.

10. Emisión de comprobantes de recepción / entrega de piezas.

11. Sustitución de la libreta de firmas lo que provocó eficiencia en la recepción / entrega de piezas.

Actualidad El sistema creado para mensajería, correspondencia y paquetería funciona de acuerdo a las condiciones de operación de el periódico El Universal, no habiendo a la fecha reportes de falla.

Comentario personal Me parece que si en el análisis de la problemática de recepción / entrega de mensajería, correspondencia y paquetería del periódico El Universal hubiese participado personal con formación archivística, quizás hubiera determinado 23

mayor posibilidades de explotación, diseño, y guía al sistema en cuestión, ya que el personal participante hizo el análisis sin tener el conocimiento que la materia de Correspondencia y Control de Gestión brinda.

24