Corresp y Control de Gestion - Act 4

Correspondencia y Control de Gestión Actividad No. 4: Correspondencia Efraín Ernesto González Flores – 2004/MAA/1197 – Octubre – Noviembre de 2009

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Contenido Correspondencia................................................................................................................................................................................................................................................3 Origen.................................................................................................................................................................................................................................................................3 Origen Histórico .......................................................................................................................................................................................................................................3 Origen Administrativo ..........................................................................................................................................................................................................................3 Concepto ...........................................................................................................................................................................................................................................................3 1 .......................................................................................................................................................................................................................................................................3 Correspondencia recibida ..............................................................................................................................................................................................................3 Correspondencia enviada ...............................................................................................................................................................................................................3 Correspondencia interna ................................................................................................................................................................................................................3 2 .......................................................................................................................................................................................................................................................................3 3 .......................................................................................................................................................................................................................................................................4 Personal .......................................................................................................................................................................................................................................................4 Objetivos Institucionales ..........................................................................................................................................................................................................................4 Comentario personal .............................................................................................................................................................................................................................4 Objetivo General ......................................................................................................................................................................................................................................4 Objetivo para las fichas de control de correspondencia en trámite ...............................................................................................................................4 Objetivo para vale de préstamo........................................................................................................................................................................................................4 Objetivo para factura de correspondencia de salida ..............................................................................................................................................................4 Objetivo de factura de correspondencia por valija .................................................................................................................................................................5 Objetivo de relación de transferencia primaria........................................................................................................................................................................5 Objetivo de vale de préstamo ............................................................................................................................................................................................................5 Importancia del control de la correspondencia ............................................................................................................................................................................5 Importancia según lo expuesto.........................................................................................................................................................................................................6 Elaboración de un cuadro comparativo que especifique el procedimiento a seguir para establecer una correspondencia postal tradicional y el servicio en correo electrónico, señalando las ventajas y desventajas que se presentan utilizando ambos servicios 6 Comentario personal .............................................................................................................................................................................................................................6 Cuadro comparativo ..............................................................................................................................................................................................................................7 Correo electrónico ..................................................................................................................................................................................................................................7 Explicación.............................................................................................................................................................................................................................................7 Ventajas ...................................................................................................................................................................................................................................................7 Desventajas ...........................................................................................................................................................................................................................................8 Explicación.............................................................................................................................................................................................................................................8 Ventajas ...................................................................................................................................................................................................................................................8 Desventajas ...........................................................................................................................................................................................................................................8

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Correspondencia

Unidad IV – Correspondencia

Origen

Objetivo: Conocer el origen, concepto, e importancia de la Correspondencia.

Origen Histórico

Actividad IV–Desarrolla los siguientes puntos respecto a la Correspondencia:

La comunicación es un elemento en el cual a través de la historia ha ido evolucionando en diversas formas; sin embargo la necesidad de manifestar ideas, compromisos, tratos, órdenes, acuerdos, actas, reglamentos, leyes, cartas, etc., ha provocado el buscar los elementos necesarios para su fijación y conservación a través del tiempo. Entonces, se inventaron los medios para poder hacerlo: el papel, las tablillas de arcilla, el papiro, los códices, murales, pinturas, etc.

La correspondencia permite establecer vínculos entre entidades lejanas, el respeto de acuerdos, el intercambio de ideas, la aceptación de trámites, etc. En este sentido la correspondencia ha ayudado a la humanidad a establecer vínculos de comunicación segura, legítima, etc.

Origen Administrativo Cuando se habla de correo y correspondencia no se citan sino dos conceptos completamente distintos:

1. Origen. a. Histórico. b. Administrativo.

2. Concepto (3 autores y el personal).

3. Objetivos Institucionales 4. Importancia del control de la correspondencia.

5. Elaboración de un cuadro comparativo que especifique el procedimiento a seguir para establecer una correspondencia postal tradicional y el servicio en correo electrónico, señalando las ventajas y desventajas que se presentan utilizando ambos servicios.

Correo significa “Conjunto de cartas y otros paquetes expedidos por el servicio postal oficial”.

Correspondencia significa “Documentos postales que se despachan o reciben”.

La necesidad de establecer una comunicación entre áreas a través de documentos determina la necesidad de utilizar la correspondencia, ya que se trata de una forma debidamente estructurada, planeada, autorizada y probada de comunicación.

Concepto 1 Correspondencia es cualquier comunicación escrita. Ésta puede ser clasificada de acuerdo con su fuente en: recibida, enviada o interna.

Correspondencia recibida Como su nombre lo indica es la recibida de organizaciones externas, como cartas, oficios, telegramas, solicitudes e informes.

Correspondencia enviada Es aquella que se remite a individuos o a organizaciones externas; se acostumbra retener para los archivos por lo menos una fotocopia del original.

Correspondencia interna Se le conoce como interdepartamental, incluye aquella correspondencia entre departamentos de la misma organización, como: memoranda, informes, circulares, avisos.

Así mismo, se define como un proceso de retroalimentación de información de uso eficiente de los recursos disponibles de una empresa para lograr los objetivos planteados.1

2 Seleccionando uno de los conceptos de Correspondencia, según el diccionario archivístico on-line, ésta es un conjunto de cartas o comunicaciones enviadas o recibidas. Así mismo, un conjunto de cartas que se reciben o expiden.

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En cuanto a la preparación y gestión de correspondencia, el mismo diccionario cita: Al igual que la elaboración de formularios, la manipulación de la correspondencia trata de la calidad y duración del papel y los materiales de registro, en particular respecto a las copias de las cartas enviadas. También se ocupa del formato y la claridad de las cartas y los memorandos producidos por la organización, y procura que su contenido básico y su estilo sean adecuados para la ocasión. Implica, además, que se procure reducir al mínimo el número de ejemplares que se preparan y se archivan, así como el número de órganos administrativos que deban aprobar una carta antes de que e envíe. Los modelos de cartas en todas sus variantes deben ser una preocupación tanto del servicio de formularios como de la correspondencia.2

3 Correspondencia son las comunicaciones en forma de documentos escritos, fluyendo de un punto de origen a uno de destino. Los documentos pueden estar lejanos en varios kilómetros o cercanos como en una oficina. La correspondencia se determina porque mientras no sean entregados los documentos se consideran “en tránsito”, mientras que una vez entregado a su destinatario, pasa a ser un archivo “de trámite”. 3

Personal En mi concepto, la correspondencia es un método de la comunicación que depende totalmente de los documentos en modo escrito, ya que es la única forma en crear testimonio de actos, responsabilidades, ideas, decisiones, políticas, leyes, etc., así mismo, estas formas permiten establecer el compromiso y firmas de quien los realiza, lo que genera el concepto de trámite; además, la correspondencia como tal establece un origen, un medio y un destinatario y como parte del proceso de comunicación existe la respuesta del destinatario en el proceso inverso.

Objetivos Institucionales Comentario personal Los objetivos, como parte de la Planeación dentro del proceso administrativo, tienen la funcionalidad de definir las metas a alcanzar por la empresa.

Tomando como referencia al “Manual de Procedimientos para el Manejo de la Correspondencia y Archivo en las Unidades Responsables del Instituto Politécnico Nacional” citaremos con respecto a su objetivo general, lo siguiente:

Objetivo General Proporcionar a las áreas de correspondencia y archivo de las unidades responsables del Instituto Politécnico Nacional un instrumento técnico administrativo que contenga los principales procedimientos para la recepción, seguimiento, organización, conservación, transferencia, préstamo, selección y control de la documentación manejada por la unidad, así como de la generada por la misma.4.

Así mismo, encontramos en el mismo documento algunos otros objetivos, que si bien no son de carácter general, como el ya citado, permiten definir los diferentes tipos de documentos utilizados en la correspondencia del instituto. Por ejemplo, se enumerarán algunos objetivos encontrados:

Objetivo para las fichas de control de correspondencia en trámite Establecer a nivel institucional un control administrativo unitario y efectivo sobre los documentos recibidos por las unidades responsables para su tramitación, apoyando el seguimiento de las gestiones a que den lugar los documentos y que induzcan a la recuperación y conservación oportuna y completa de las piezas tramitadas.

Objetivo para vale de préstamo Asegurar que los expedientes activos y que fueron prestados, sean devueltos completos y en forma oportuna al archivo de trámite de la unidad responsable para evitar pérdidas y sustracciones de la documentación que los integra.

Objetivo para factura de correspondencia de salida Asegurar el despacho oportuno, completo y seguro de las piezas de correspondencia emitidas por las diversas unidades responsables del Instituto.

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Objetivo de factura de correspondencia por valija Asegurar el despacho oportuno, completo y controlado de la correspondencia dirigida por las escuelas, centros y unidades foráneas del Instituto a las Oficinas Centrales y viceversa.

Objetivo de relación de transferencia primaria Asegurar un control efectivo y ordenado sobre la documentación semiactiva en transferencia al Archivo General del Instituto, estableciendo a la vez un registro completo y preciso de estos materiales para su conservación y manejo.

Objetivo de vale de préstamo Asegurar que los expedientes activos y que fueron prestados, sean devueltos completos y en forma oportuna al archivo de trámite de la unidad responsable para evitar pérdidas y sustracciones de la documentación que los integra.

Importancia del control de la correspondencia Según el “Procedimiento Interno de Recepción de Correspondencia y Control de Gestión”, documento del gobierno del Distrito Federal, México, el control de la correspondencia se fundamenta en sus políticas y/o normas de operación, como sigue5: 1.

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3.

Recibir la documentación y dar seguimiento.

Asegurar la entrega de los documentos recibidos al área que le brindará atención.

Garantizar que la documentación recibida sea capturada, organizada y conservada en medio magnético a efecto de contar con antecedentes completos y precisos para la toma de decisiones.

Como pudimos ver, la importancia de tener un procedimiento de control de la correspondencia entrante, así como del adecuado seguimiento de la misma para el gobierno del Distrito Federal, expone la necesidad de estandarizar y asegurar el buen manejo de la correspondencia. En este caso, se tiene un procedimiento para cada uno de los siguientes conceptos: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

Recepción de Documentos Originales.

Recepción de copias para conocimiento.

Recepción de Invitaciones.

Recepción de Sobres Cerrados.

Recepción de Paquetes.

Seguimiento de la Correspondencia.

De acuerdo a lo expuesto anteriormente, el tratamiento de entrega y conducción de los documentos o paquetes en cuestión tendrán que hacerse de acuerdo a una serie de pasos probados mismos que componen los procedimientos anteriormente citados.

Por ejemplo, en el caso de “Recepción de Documentos Originales”, dicho procedimiento expone lo siguiente: 1.

2.

3.

4.

5.

6.

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8.

Leer el documento y constatar que sea un documento firmado en original y revisar que los datos del destinatario sean correctos. a. No aceptar el documento si no viene correctamente dirigido. b. Si trae los datos correctos pasar al punto 2. c. En caso de ser un documento de índole personal, consultar al destinatario si se recibe o no y si el destinatario no se encuentra, consultar al “<autoridad encargada de la recepción del docuemento>” acerca de la recepción del documento. i. Si se recibe, sólo firmar, no sellar ni el original ni el acuse, sólo se firma de recibo. ii. Si no se recibe, se explica el motivo por el cual no se puede recibir el documento y se devuelve sin firma, sin sello ni número de registro.

Revisar si el documento menciona anexos, revisar que estos acompañen al documento, ya sea adheridos o por separado, en c aso de no venir hacerlo saber a la persona que entrega y señalarlo en el documento sin anexos.

Sellar con día y hora actual, firmar el documento y el acuse, asignando número de registro tanto al original como al acuse.

Asignar número de registro que corresponde antecedido de las iniciales del funcionario.

En caso de que el destinatario sea uno diferente a los señalados, colocar número de registro con las iniciales del Coordinador Ejecutivo del cual dependa el funcionario al que viene dirigido el documento.

Entregar acuse sellado, firmado y con número de registro a quien presenta el documento.

Se captura en la base de datos y se escanea el documento.

Se elabora el formato de turno en la computadora y se imprime con el número de registro.

Se envía un folder claramente identificado como originales, para su revisión.

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9.

Se devuelve el fólder a Control de Gestión, para entrega de originales a las áreas y registrar el turno en la base de datos.

Importancia según lo expuesto Como vimos en el inciso pasado, se debe validar la correcta recepción del documento considerando: la recepción, digitalización, clasificación, resguardo y seguimiento de la correspondencia.

De acuerdo al ejemplo, si la correspondencia no cumple con alguno de los elementos mostrados entonces perderá su acción y el proceso se detiene. Recordemos que dentro del ámbito de la comunicación, donde existe un emisor, un medio y un receptor, si alguno de estos factores se ve con problemas, simplemente el proceso se detiene y si no existe una acción de cambio, se deshacen los pasos realizados pero en órden inverso, terminando de manera no satisfactoria.

Así mismo, dentro del proceso de la correspondencia, los destinatarios que de alguna manera han sido avisados, esperarán su correspondiente entrega. Si ésta se realiza conforme a lo esperado, el proceso se cierra de manera satisfactoria. En caso contrario y debido a la secuencia de pasos que componen el procedimiento de recepción y entrega de correspondencia, es posible detectar en qué punto se tuvo problemas; de ahí que reiniciar o detener el proceso, es una tarea menos complicada.

Elaboración de un cuadro comparativo que especifique el procedimiento a seguir para establecer una correspondencia postal tradicional y el servicio en correo electrónico, señalando las ventajas y desventajas que se presentan utilizando ambos servicios Comentario personal Antes de presentar un cuadro comparativo entre ambos métodos de comunicación, creo pertinente expresar desde mi punto de vista personal algunos aspectos que más allá de presentar el aspecto técnico me permito comentar otros aspectos igual de importantes.

Al inicio del presente documento en el análisis del concepto de la correspondencia se vislumbra que es una forma de la comunicación humana la cual tiene sus antecedentes desde tiempos memorables de la historia universal. A la correspondencia y en especial al trato del papel como medio de comunicación moderna, le sucede un tinte humano ya que el papel es un medio que se toca, se percibe, se siente, se huele, tratable, manejable o plástico, con el cual la gran mayoría de los mexicanos estamos acostumbrados ya que nuestros primeros conocimientos se basaron fundamentalmente en el papel y la transformación de éste en diversas formas: cuadernos, libros, notas, etc.

La evolución en el uso del papel hacen que éste funcione de diversas formas: desde la importancia de un acta o un cheque de intercambio monetario, pasando por el papel moneda, la publicidad, propaganda, avisos, volantes, cartas, libros, revistas, folletos, periódicos, gacetas, etc., y evoluciones tan sofisticadas como los famosos “post-it” que si bien siguen siendo el mismo medio, la utilidad y funcionalidad es diferente.

Menciono los puntos anteriores ya que su servidor se encuentra justo en medio de la vanguardia tecnológica ya que en mi quehacer profesional, realizo documentos digitales además de que me he dedicado a estar en contacto con técnicas y funciones informáticas por más de 25 años. El uso de la tecnología es “el pan de cada día” para su servidor y aunque (como lo veremos en el cuadro comparativo) la tecnología nos acerca en el espacio-tiempo, globaliza ya que en tiempo real podemos establecer comunicación con personas geográficamente ubicadas en otros países o lugares, reduce el tiempo de entrega y así mismo, el de respuesta, reduce espacios, incrementa la productividad, permite estar funcional las 24 horas del día, los 365 días del año, permite ejecutar a la perfección el término “conectividad”, etc., pese a todo lo anterior, he comprobado que el uso del papel para establecer fines comunicativos nunca se terminará o al menos, seguirá vigente en nuestros días.

La gente tiene aún la necesidad de sentir, tocar, oler, percibir, manejar, realizar transacciones, intercambios y todo esto a través del medio “papel”. Quizás en otros países la influencia tecnológica tenga mayor penetración; sin embargo, en todos esos países el acervo cultural se sostiene por la historia y en general por lo que se encuentra escrito y que podemos ubicar en bibliotecas, hemerotecas, fototecas y archivos en general.

El papel es inherente a la historia humana. Sin papel no tendríamos formas físicas de comprobación de responsabilidades y hechos, no habría reconocimiento ni penalización palpable, ni transmisión de sentimientos o placeres, ya que el medio papel al tocarlo 6

transmitimos toda clase de vibraciones que son perceptibles en el destinatario. Por otra parte, el medio electrónico carece de todos los elementos anteriormente mecionados ya que aunque es rápido, confiable, global, etc., no tiene la parte humana necesaria en la comunicación interpersonal.

Cuadro comparativo La diferencia entre la gestión de la correspondencia ya sea de manera tradicional como la forma electrónica no dista mucho ya que aunque la implementación es diferente, se requieren de los mismos elementos de comunicación tal y como veremos en los siguientes esquemas:

Correo electrónico

Explicación 1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

Se elabora el mensaje en un medio digital a través de una aplicación gestora de correos electrónicos.

El mensaje se envía a la dirección usuario2@equipo2.com, se busca a través de un servidor de direcciones y si no se localiza la dirección buscada, se pregunta a un segundo servidor.

El segundo servidor localiza la dirección y la codifica.

Se contesta al programa emisor del mensaje la dirección a tomar.

Se envía el mensaje en forma de paquete a través de la red.

Ssiguiendo el modelo OSI (que es un estándar para las comunicaciones), se estandariza un lenguaje, un protocolo, un medio físico y varias características técnicas que provocarán el correcto envío del mensaje al destinatario.

Se continúa el envío del paquete a través de la red hacia el destinatario ya localizado.

El paquete es entregado al destinatario, en este caso, usuario2@equipo2.com.

El programa gestor de correos electrónicos “abre” el paquete y presenta el correo electrónico al usuario correspondiente.

Ventajas 1.

2.

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4.

Rapidez.

Precisión.

Posibilidad de recuperación casi inmediata en caso de error.

Procedimiento automático.

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5.

6.

No hay gasto de papel.

No se requiere espacio físico de almacenamiento.

Desventajas 1.

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3.

4.

5.

Poca validez.

No es un medio físico; es un medio lógico.

Es posible no localizar al destinatario si los servidores que buscan las direcciones-destino no se encuentren o localicen, lo que devolverá un eror.

Si no se utilizan protocolos de comunicación compatibles el mensaje no llegará nunca.

No participan personas en el proceso, lo cual no valida que sea exitosa la entrega.

Correo tradicional

Explicación En el correo tradicional encontramos lo siguiente: 1.

2.

3.

4.

5.

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7.

8.

Mario González escribe una carta dirigida a Pedro Pérez López quien vive en una dirección diferente.

Se deposita la carta en el buzón postal.

Se traslada las cartas del buzón postal hacia la oficina postal de la región En la oficina postal se gestiona la información de remitente y destinatario.

Una vez identificado el lugar del destinatario se determina la forma de transporte a utilizar así como la forma de entrega de la carta.

Un cartero deposita la carta en el buzón de Pedro Pérez López.

Pedro Pérez López abre su buzón y extrae las cartas que ahí se encuentran.

El destinatario abre la carta y lee el contenido.

Ventajas 1.

2.

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4.

Es el correo que la humanidad ha utilizado desde tiempos antigüos.

El medio papel tiene características de validación permanentes.

El proceso puede detenerse en cualquier momento.

Intervienen varias personas en el proceso, lo que permite validar la entrega.

Desventajas 1.

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3.

Ocupa espacio.

No es rápido ni inmediato.

No es posible recuperar el mensaje una vez emitido.

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4.

5.

Si la dirección del destinatario no existe, no se tendrá certeza de la entrega sino hasta pasado un tiempo considerable.

Genera muchos gastos: de transporte, almacenamiento, mano de obra, etc.

Diplomado “Herramientas de Excelencia para el Desarrollo Secretarial”, Módulo III – Manejo y Presentación de la Información, UNAM, marzo de 2009.

2 Diccionario de Términos Archivísticos, http://www.mundoarchivistico.com/index.php.

3 Técnicas de Correspondencia y Control de Gestión, Modalidad de Educación Abierta y a Distancia, Sección 5, Adriana de la Rosa Ruiz, Primera Edición 1998, ISBN 970-18-0983-1.

4 Manual de Procedimientos para el Manejo de la Correspondencia y Archivo en las Unidades Responsables del Instituto Politécnico Nacional, Secretaría de Administración, Dirección Administrativa, 5 Procedimiento Itnerno de Recepción de Correspondencia y Control de Gestión, Gobierno del Distrito Federal, México, Autoridad del Centro Histórico.

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