Correspondencia y Gestión Actividad 1 – El Documento Efraín Ernesto González Flores – 2004/MAA/1197 – Septiembre de 2009
Unidad I – Comunicación Administrativa Objetivo: Conocer el origen, concepto, tipos e importancia del documento como medio de comunicación administrativa y la tipología que se genera en una institución. Actividad I - Desarrolla los siguientes puntos respecto al documento: - Origen (histórico y natural). - Concepto (mínimo de 3 autores y el personal). - Importancia y/o función (personal, social, institucional, cultural). - Su relación con los conceptos de información y comunicación. - Presentar un cuadro de Tipología documental (investigar la tipología documental que se genera en una institución del sector público o privado a través del desarrollo de sus funciones financieras, operativas, técnicas, jurídicas y administrativas apoyándote con encuestas, cuestionarios, etc. ) - Elaborar conclusión personal.
Unidad I – Comunicación Administrativa Origen del documento Origen Histórico Los documentos “son los de cualquier naturaleza relacionados con asuntos públicos, expedidos por autoridades civiles, militares o eclesiásticas y en general todos los que hayan pertenecido a oficinas públicas y tengan una antigüedad no menor de treinta años; así mismo, también se consideran los escritos, grabados, reprógrafos y sonoros que testimonial o informan sobre los hechos o acontecimientos del pasado humano o sobre los productos humanos.”1 Los documentos históricamente se conciben al pasar de la tradición oral y amigable al testimonio grabado o fijado por escrito, más firme y perdurable, redactado en forma pública o privada con categoría de ley, acta, de ordenanza, reglamento, de simple carta o noticia. Y sometido en cuanto a estructura, letra y formalidades a determinadas normativas, hasta dotar de garantía, credibilidad y fuerza probatoria al documento en sí.2 Mi opinión en este sentido es que el documento se crea por la necesidad de creer en los demás, por preservar el acervo cultural, por establecer formalidades en medios no tan destructibles; sin embargo, el documento per se no existiría si el lenguaje hablado no hubiera evolucionado al escrito, a través, inicialmente, de signos y de la transformación de los mismos en signos estructurados con fonemas propios resultando en los abecedarios.
Así, el documento sufre una transformación en el tiempo, pasando de las tablillas de arcilla y otras enceradas a la primera forma en rollo, de materiales tan diversos como el papiro, el cuero o el papel; posteriormente, tomando la forma de códice a manera de secuencias escritas en pedazos de cuero o papel unidos entre sí. Al paso del tiempo, se conciben los libros realizados con papel y la evolución sigue, encontrando en nuestros tiempos documentos digitales almacenados en medios magnéticos, disponibles en cualquier parte del mundo y en tiempo real. Origen Natural El documento como forma estructurada de comunicación, evoluciona desde la forma hablada sostenida por la necesidad de conservar, de decir y hacer, de transmitir el pensamiento, de concretar ideas y conservarlas para la posteridad. El hombre inventa entonces los medios para registrar los acontecimientos de mayor significado y de fenómenos naturales que sucedían a su alrededor. Es, quizás, el principio del proceso de preservación de la memoria histórica de la humanidad. El hombre ha dejado su testimonio en diversos materiales resistentes al paso del tiempo: piedra, tablillas de arcilla, cuero, pergamino, textiles, etc., que hablan de hombres y civilizaciones pasadas, de lo cual podemos conocer el entorno en el que vivieron. La adaptación de estas culturas al medio, el conocimiento y el aprovechamiento cada vez mayores de los recursos naturales, así como el incremento y la diversificación de sus actividades demandaron la selección de materiales, herramientas y utensilios que les permitieran llevar a cabo los registros de su vida cotidiana de manera más fácil, cómoda y segura. En esta búsqueda se dio la invención del papel en Egipto, con la explotación de la fibra vegetal que proporcionaba el papiro; de ahí los antecedentes más lejanos de dicho material.”3
1