VOM HOHEN WERT DER PRODUKTDATEN – NUTZEN SIE IHN?! WIE EIN SYSTEM FÜR PRODUKTINFORMATIONSMANAGEMENT IHNEN HILFT, DIESEN SCHATZ ZU HEBEN Der Verkauf von Produkten ist die Lebensgrundlage eines jeden Unternehmens. Die effiziente, flexible Handhabung der Produktdaten ist unabdingbar, wenn z.B. Absatzmärkte neu erschlossen oder konsequent ausgebaut werden sollen. Digitalisierung und Industrie 4.0 halten verstärkt auch in die Produktkommunikation Einzug. Das Marketing muss zeitgleich an mehreren Stellen in Print- und Onlinemedien sowie auf mobilen Endgeräten die relevanten Informationen zielgruppenfokussiert so zur Verfügung stellen, dass die Produkte optimal beworben werden. Nachfrage wird zunehmend kanalübergreifend im Internet, in Onlineshops, in Katalogen und individuellen Publikationen generiert (sog. Crossmedia- oder Omnichannelstrategien). Die Kunden haben an vielen Stellen Berührung mit den Produktdaten. Eine geschickt verknüpfte Crosschannelstrategie sorgt dafür, dass all diese Berührungspunkte optimal mit Informationen gefüllt sind. Um sich gegen den Mitbewerb zu behaupten, wird der Faktor „Zeit“ immer wichtiger. Das Time-to-Market der Produktinformationen entscheidet über den Erfolg von Kampagnen. Absatz kann heutzutage nur noch dann effizient gefördert werden, wenn die Informationen schnell und zielgerichtet den Empfänger erreichen. Durch einen stark reduzierten Aufwand bei der Datenpflege und -verwaltung können Kosten eingespart und Ressourcen besser eingesetzt werden.
ECommerce
Druckkataloge
crossmediale Marketingstrategie
Individualpublikationen
Zusatzinformationen
PIM
RESSOURCEN OPTIMAL EINSETZEN – ENORMES EINSPARPOTENTIAL Die individuellen Anforderungen bzgl. Verwaltung und Pflege der Produktdaten, aber auch an Qualität und Dateiformate sind mittlerweile so hoch, dass die Daten nicht mehr für jede Publikation individuell aufbereitet werden können. Häufig sind es mehrere Akteure, die die Daten in unterschiedlichen Abteilungen bearbeiten und dann dem Marketing aus verschiedenen Richtungen zur Verfügung stellen. Besonders schwierig wird es dann, wenn darüber hinaus noch externe Dienstleister wie z. B. Agenturen die Daten verwenden. Enorme Geld- und Zeitverluste sind die Folge, weil Datenbestände verstreut gespeichert werden, eventuell veraltet oder nicht mehr auffindbar sind und damit schlichtweg als verloren gelten können.
OHNE PIM: DEZENTRALE DATENHALTUNG IN HETEROGENEN SYSTEMEN ERP Preise, Artikelstammdaten, Artikelnummern, Typenbezeichnungen, Artikel- und Verkaufsstatus
LAGER / LOGISTIK Gewichte, Lagerbestand, Kommissionierung
VERTRIEB (kundenindividuelle) Preise, Rabatte, Staffelpreise
HERSTELLUNG Verfügbarkeiten, Produktionsmengen, Datenblätter, Stücklisten, techn. Zeichnungen, 3D Modelle
MARKETING hochauflösende Bilder, Langtexte, Übersetzungen, Videos, Situationsbilder, Zusatzinformationen
PRODUKTMANAGEMENT technische Daten, Spezifikationen, CAD Pläne, Handbücher, Anleitungen, Anwendungsbeispiele, Sicherheitshinweise
EIN GUTES PIM – WERKZEUG FÜR EFFIZIENTE PRODUKTKOMMUNIKATION! Ein PIM wird dann zu einem exzellenten Werkzeug für eine effiziente Marketingstrategie, wenn einmal eingegebene Daten mit Bildern und Videos angereichert, Marketingtexte und technische Daten in verschiedenen Sprachen hinterlegt und Übersetzungen verwaltet werden können. Gute PIM-Systeme kommen mit jeder Datenquelle zurecht und passen sich an die Prozesse des Unternehmens und der Nutzer individuell an. Darüber hinaus sollten Assistenten zur Verfügung stehen, die Massenoperationen stark vereinfachen. Man darf nie außer Acht lassen, dass die Einführung eines PIM in die bestehenden Arbeitsabläufe vor allem im Produktmanagement eingreift. Deshalb muss die Akzeptanz bei den Nutzern gefördert werden. Dies ist unter anderem dann gewährleistet, wenn die Benutzeroberflächen intuitiv gestaltet sind, sich der Umgang mit dem System leicht erlernen lässt und performante Assistenten die Arbeit erleichtern. Fehlerquellen bei der Datenpflege werden so minimiert. Das System sollte eine Benutzerverwaltung beinhalten, um sicher zu stellen, dass nur diejenigen Mitarbeiter Veränderungen vornehmen können, die dazu tatsächlich befugt sind. Ein ausgereiftes PIM ermöglicht es, Produktdaten verschiedenster Art – von der EAN-Nummer, über den Preis bis hin zu Zusatzinformationen/-dokumenten – übersichtlich zusammenführen und neutral für die Nutzung vorzuhalten. Durch ein PIM werden die Prozesse im Umgang mit den Daten gestrafft, die Datenpflege vereinfacht und die Produktdaten zentral für alle Ausgabekanäle des Marketings gespeichert. Wertvolle Datenbestände können nicht mehr verloren gehen, veraltete oder unbrauchbare Produktdaten entstehen nicht mehr.
MIT PIM: ZENTRALE UND HOMOGENE DATENHALTUNG ERP LAGER / LOGISTIK
VERTRIEB
MARKETING
HERSTELLUNG PRODUKTMANAGEMENT
DIE IDEE HINTER DEM PIM: OPTIMALE VERWENDUNG DER DATEN Hinter einem System für Produktdatenmanagement – abgekürzt: PIM – steht die Idee, alle Produktinformationen in einer zentralen Datenbank medienneutral für die optimale Verwendung in den verschiedenen Ausgabekanälen dauerhaft zu hinterlegen. Dies spart Zeit und damit vor allem auch Geld. Bei einem halb- oder vollautomatischen Drucksatz können durch ein Produktinformationsmanagementsystem so beispielsweise Einsparungen von bis zu 70 % im Vergleich zu manuellem Satz erzielt werden.
DATENPFLEGE UND DATENAUSTAUSCH VEREINFACHEN – EIN PIM KANN DAS! Produktinformationsmanagement meint nicht nur, dass Daten in verschiedene Kommunikationskanäle ausgeleitet werden. Es meint auch, dass Produktdaten gepflegt und an die besonderen Anforderungen der jeweiligen Branchen mit standardisierten Formaten angepasst werden können. Durch verschiedene Assistenten wird die Massendatenpflege stark vereinfacht. Ein Praxisbeispiel: Im Fachbereich Elektrotechnik werden Merkmale von Produkten in der sog. ETIM (ElektroTechnisches InformationsModell) standardisiert. Mit ETIM werden alle Produkte des elektronischen Handels einheitlich, technisch beschrieben und Produktklassen zugeordnet. Die Klassifizierung nicht ETIM-konformer Produktbeschreibungen raubt den Unternehmen häufig viel Zeit und Geld. Das PIM muss es leisten, die Klassifizierungen problemlos vorzunehmen. Dies ist dann gewährleistet, wenn durch logische Filterfunktionen und Zuweisungen die Artikelgruppen leicht gefunden und mit Massenpflegeassistenten bearbeitet werden können. Das bedeutet auch, dass Klassifizierungen nicht nur addiert, sondern im selben Bearbeitungsprozess auch entfernt werden können. Dabei gilt zu beachten, dass es das PIM zulässt, problemlos die verschiedenen Versionen der ETIM-Klassifizierung ineinander zu übertragen oder mehrere Versionen parallel zu benutzen. Selbstredend gilt dies nicht nur für die ETIM-Standards, sondern genauso für alle anderen Klassifizierungen wie z. B. eCl@ss, UNSPSC etc. Auch wenn es um den standardisierten Austausch von Daten geht, ist das PIM ein exellentes Werkzeug: verschiedene Standardausgabeformate, wie z. B. BMEcat, müssen ohne weiteres auf Knopfdruck erzeugt werden können.
standardisierte Klassifizierung der Daten (ETIM, eCl@ss ...)
BMEcat wird problemlos erzeugt
VEREDELTE DATEN OPTIMAL NUTZEN Unterm Strich werden die Daten durch ein PIM also veredelt und dauerhaft für künftige Zwecke zentral an einem Ort vorgehalten. Dies bedeutet, dass einmal eingegebene Daten stetig aktualisiert werden, mit steigenden Anforderungen an die Publikationen automatisch mitwachsen und so selbst komplexe Marketingstrategien spielend mit Leben füllen können. Der Clou dabei ist die Medienneutralität. Einmal eingespeist stehen die Daten für alle Ausgabeformate / Medien immer optimal bereit und können effizient vom Marketing in verschiedenen Kommunikationskanälen genutzt werden. Ein Produktinformationsmangementsystem ist also immer dann erforderlich, wenn ein Unternehmen seine Produkte schnell und effizient im Markt in mehreren Kanälen gleichzeitig professionell bewerben will.
Publikationskosten senken
Kosten der Datenpflege senken
SINGLE SOURCE CROSSMEDIA PUBLISHING
Publikationsqualität steigern
Qualität der Produktdaten steigern
EIN PRAXISBEISPIEL: Stellen Sie sich vor, Sie informieren sich im Internet über ein Produkt. Wie überzeugt Sie der Verkäufer, dass ausschließlich sein Produkt das beste ist? Wie baut er Vertrauen auf, verschafft Ihnen das gute Gefühl, das ideale Preis-LeistungsVerhältnis und gute Beratung gefunden zu haben? Im Laden würde er Ihnen gegenüberstehen und Sie beraten. PIM-Systeme unterstützen dabei, die Daten für die Onlinekommunikation qualitativ so zu veredeln, dass Sie den schwierigen Bogen zwischen Anonymität und Kundenerlebnis spannen können. Das gute dabei ist: einmal vorhanden, sind die Informationen durch das PIM bestens organisiert und können zielgerichtet eingesetzt werden.
EIN WEITERER VORZUG: Sie können die Produkte und ihre Informationen im PIM so verknüpfen, dass gleich alle weiteren Informationen und Produkte (z. B. Zubehörartikel) angezeigt werden.
EIN PIM IST KEINE WARENWIRTSCHAFT! ES IST DIE SINNVOLLE ERGÄNZUNG Man könnte nun annehmen, dass es ausreicht, die Daten in einem Warenwirtschafts- oder ERP-System zu pflegen. Dabei darf man eines nicht vergessen: In Warenwirtschaftssystemen werden die Daten ausschließlich zu internen Verwaltungszwecken der Logistik, der Buchhaltung und der Bepreisung verwaltet. In der Warenwirtschaft enthalten die Produktdaten in der Regel keinerlei Merkmale, keine Spezifikationen und auch keine hochauflösenden Bilder. Die Kommunikation mit den Endkunden stellt aber ganz andere Anforderungen an die Art und Qualität der Daten.
Produktdaten
marketingrelevante Daten kaufmännische Daten
Man kann in einem PIM also eine sinnvolle Ergänzung des Warenwirtschaftssystems sehen. Die Warenwirtschaft liefert dem PIM den Stamm der Daten. Erst durch die Anreichung im Produktinformationsmanagement mit Artikelmerkmalen, Bildern, Übersetzungen, Videos und Dokumenten werden die Daten des ERP für Marketingzwecke überhaupt erst verwendbar. Umgekehrt gibt das PIM wichtige Informationen wie Attribute und andere Wesensmerkmale an das ERP zurück. Das PIM führt die Produktdaten aus den verschiedenen Abteilungen zusammen, komplettiert sie durch Zusatzinformationen und macht sie so abteilungsübergreifend für die verschiedenen Verwendungszwecke im Marketing nutzbar.
OPTIMALER PARTNER IST UNERLÄSSLICH Die Einführung eines PIM erfordert die enge Zusammenarbeit mit einem Partner, der zum eigenen Unternehmen passen sollte. Der Lösungsanbieter muss sich mit den Bedürfnissen des Kunden intensiv auseinandersetzen und seine Arbeitsabläufe kennen lernen, um das Produktinformationssystem in die bestehende Landschaft zu integrieren. Nur so kann das Projekt schnell und ressourcenschonend auf die Bahn gebracht werden.
NUTZEN EINES PRODUKTINFORMATIONSMANAGEMENTS IM ÜBERBLICK:
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Verbesserung der internen Datenhaltung:
Erleichterung der Datenpflege:
Beschleunigung der Publikation der Produktdaten:
Abteilungsübergreifende Zusammenführung durch Schnittstellen z. B. zur Warenwirtschaft Abbildung von Artikelrelationen (Zubehöre, Ersatzteile, etc.) Klassifizierung der Produktdaten Verwaltung von Zusatzinformationen (Bedienungsanleitungen, Produktbildern, Videos)
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Verkürzung der Time-to-Market bei stark reduzierten Kosten
Assistenzsysteme zur Massendatenpflege
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Aktualisierungsfunktionen für Dokumente und Zusatzinformationen
Konfektionieren von Online- und Printveröffentlichungen
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Schnittstellen zu DTPProgrammen und Onlineshopsystemen gekoppelt mit Aktualisierungsfunktionen
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Verschiedene Datenformate für EProcurement und ECommerce auf Knopfdruck (BMEcat, Marktplätze, ...)
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schnelle Integration aller Touchpoints aus einer Quelle (Omnichannelstrategien)
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Datenzusammenführung durch Importassistenten
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Große Arbeitserleichterung bei der Datenpflege
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Korrekturen durch Thesaurusfunktionen
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Zugriff auf Textglossare und Verwaltung von Übersetzungen
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Abbildung von Artikelrelationen
Berechtigungsverwaltung bei der Änderung und Löschung von Daten
ÜBER IANEO SOLUTIONS: Die IANEO-Firmengruppe ist Komplettdienstleister für Produktinformationsmanagementsysteme und E-Commerce/Onlineshops mit 20 Jahren Erfahrung im Bereich des professionellen crossmedialen Marketings. Das investorenunabhängige Unternehmen arbeitet vom Standort Saarbrücken aus für Kunden der Fertigungsindustrie sowie des Groß- und Einzelhandels in Deutschland, Frankreich, der Schweiz und Österreich. 28 innovative, gut ausgebildete Mitarbeiter vereinen Kompetenzen aus allen Gebieten der Informatik und des Mediendesigns. Durch eine hohe Agilität und ganz kurze Dienstwege erbringt IANEO Solutions Leistung auf höchstem Niveau für eine anspruchsvolle Clientel.
IHR ANSPRECHPARTNER: Martin Baumgartner ist Leiter Beratung und Vertrieb bei IANEO Solutions. Er arbeitet seit 1998 auf dem Gebiet des databased Publishing und ist seit vielen Jahren als Consultant für datengetriebene Produktkommunikation tätig. Sein Arbeitsschwerpunkt liegt auf der Entwicklung hochperformanter, kundenspezifischer PIM-Systeme und der Optimierung von Workflows im Bereich der Massendatenpflege sowie bei der Veredelung von Produktdaten. Technologisch ausgereifte Gesamtkonzepte für eine optimale, datenbankgestützte Ausleitung in Print- und Onlinemedien sind seine Leidenschaft. Sein besonderes Augenmerk liegt dabei darauf, für die Kunden zukunftsweisende Lösungen zu schaffen, die mit den wachsenden Bedürfnissen der Digitalisierung dauerhaft Schritt halten können. Mail: martin.baumgartner@ianeo.de
IANEO Solutions GmbH Eisenbahnstraße 28 66299 Saarbrücken—Friedrichsthal Telefon: 06897 919 77 –0 Mail: info@ianeo.de www.ianeo.de