Uputstvo - eMenice

Strana 1 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

1.0 OPŠTI POJMOVI ZA PRIMENU UPUTSTVA U postojećoj aplikaciji za dokumentovano upravljanje ugovorima E-Sekretarica, uređen je proces preispitivanja i odobrenja različitih vrsta ugovora, pre njihovog potpisivanja, kao i unos skeniranih, potpisanih ugovora u bazu ugovora. Iniciranje postupka za preispitivanje ugovora u E-sekretarici vrše zaposleni u Poslovnom Sistemu po unapred dodeljenom odobrenju. Prilikom iniciranja postupka za preispitivanje i odobrenje ugovora u aplikaciji, jedno od obaveznih polja je i unos podataka o neophodnom sredstavu obezbeđenja (bankarska garancija, avalirana menica, jemstvo, depozit, korporativna garancija, solo blanko menica, hipoteka na nepokretnost dužnika), ukoliko je određeno obezbeđenje predviđeno kao uslov u pregovorima, ponudi ili predlogu ugovora, na ime garancije za ispunjenje ugovorenih obaveza.

Ovo uputstvo opisuje aktivnosti izdavanja, prijema i izdavanja i prijema solo blanko menica (u daljem tekstu menica), kao najčešćem sredstvu obezbeđenja po ugovorima.

Navedeni postupci u uputstvu, povezuju raspoložive aplikacije u Poslovnom sistemu E-Sekretaricu, MS Teams i MS Outlook kroz set zadataka i obaveštenja između Nalogodavaca/Nosilaca posla i funkcija finansija Poslovnog Sistema Elixir Group kao ključnih korisnika ovog procesa.

Svaki zahtev u E-Sekretarici koji inicira Nalogodavac/Nosilac posla, podrazumeva proces preispitivanja i odobrenja ugovora na koji se taj zahtev odnosi. Pri podnošenju zahteva, Nalogodavac/Nosilac posla unosi i podatke o neophodnom sredstvu obezbeđenja, da bi se po odobrenju ugovora, ujedno obezbedila i sledljivost između odobrenog i potpisanog ugovora i izdatog, primljenog ili istovremeno izdatog i primljenog sredstva obezbeđenja, odnosno solo blanko menice, koja je predmet ovog uputstva.

1.1 Termini i definicije U predmetnom uputstvu koriste se sledeći termini: Nalogodavac/Nosilac posla – odgovorni zaposleni koja ima odobren pristup E-sekretarici i koji podnošenjem zahteva inicira preispitivanje ugovora, brine o procesu preispitivanja i odobravanja ugovora, kao i o obavezi izdavanja ili prijema ili istovremenog izdavanja i prijema solo blanko menica, u skladu sa ugovorom u svakom konkretnom slučaju (u daljem tekstu Nalogodavac).

Funkcije finansija Poslovog Sistema Elixir Group – odgovorni zaposleni u Službi finansija Elixir Group, Službi finansija Elixir Prahova, Službi biznis podrške prodaji Elixir Group, koji fizički izdaju, primaju i evidentiraju sredstva obezbeđenja (u daljem tekstu finansije).

2.0 PROCES IZDAVANJA, PRIJEMA, IZDAVANJA I PRIJEMA MENICE 2.1 Popunjavanje podataka u E-Sekretarici Nalogodavac prilikom iniciranja preispitivanja ugovora u E-Sekretarici popunjava nekoliko obaveznih polja: društvo ugovarača, naziv ugovora, vrsta ugovora, tip ugovora, predmet ugovora, vrednost ugovora i sredstvo obezbeđenja. Nakon odabira sredstva obezbeđenja solo blanko menica i nakon što ugovor bude odobren u Esekretarici proces izdavanja, prijema i izdavanja i prijema menice počinje.

Na slici 1. prikazan je ponuđeni meni u E – Sekretarici za odabir solo blanko menice.

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 2 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

Slika 1. meni za odabir solo blanko menice u E - Sekretarici

2.1.1 Nalog za izdavanje menica Kada Nalogodavac pri iniciranju preispitivanja ugovora u aplikaciji E-sekretarica, odabere polje sredstvo obezbeđenja “solo blanko menica” i isti ugovor bude u statusu odobren, Nalogodavac dobija zadatak kroz MS Teams da opredeli tip rada sa menicom (u ovom slučaju izdavanje menice, Slika 2.)

Slika 2. meni za odabir tipa rada sa menicom u MS Teams-u

Nakon otvaranja polja “Choose your response” izlazi padajuća lista gde nalogodavac bira “Izdavanje menice” i zatim klikom na “Submit” nastavlja proces.

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 3 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.1.2 Preuzimanje naloga za izdavanje menice od strane zaposlenih u finansijama Nakon izabranog tipa rada sa menicom, kroz MS Teams stiže zadatak za zaposlene u finansijama da preuzmu nalog za izdavanje menice.(Slika 3.)

Slika 3. meni za preuzimanje menica od strane zaposlenih u finansijama u MS Teams-u

Klikom na dugme “Preuzmi nalog” zaposleni u finansijama preuzima zadatak na sebe i nastavlja proces.

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 4 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.1.3 E-mail obaveštenje o preuzetom nalogu Nakon preuzetog naloga, Nalogodavcu i zaposlenim u finansijama stiže automatsko sistemsko e-mail obaveštenje da je nalog za menicu preuzet (Slika 4.)

Slika 4. automatsko sistemsko obaveštenje u MS Outlook-u

2.1.4 Obrada menice za izdavanje od strane zaposlenih u finansijama Na osnovu naloga za izdavanje menice, koji su zaposleni u finansijama preuzeli preko MS Teams-a, pristupaju fizičkoj pripremi menice za izdavanje. Po završenoj pripremi, klikom na dugme ”Zatvori zadatak” u MS Teams-u (Slika 5.) ulazi se u sledeću fazu procesa.

Slika 5. meni za zatvarenje zadatka prirpeme menice u MS Teams-u

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 5 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.1.5 E-mail obaveštenje o načinu preuzimanja menice Nalogodavcu stiže automatsko sistemsko e-mail obaveštenje sa podacima gde i od koga da preuzme menicu (ime, lokacija, sektor, kontakt telefon). (Slika 6.)

Slika 6. automatsko sistemsko obaveštenje u MS Outlook-u

2.1.6 Primopredaja obezbeđene menice između zaposlenih u finansijama i Nalogodavca Po preuzimanju menice/a od finansija i fizičkom potpisivanju reversa od strane Nalogodavca i trećeg lica (lice kome je namenjena menica), Nalogodavac je dužan da vrati revers u finansije. Kroz MS Teams Nalogodavcu stiže zadatak da preda revers u finansije i zatvori zadatak (Slika 7).

Slika 7. meni za primopredaju potpisane menice u MS Teams-u

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 6 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.1.7 Evidentiranje izdatih menica u finansijama Zaposlenom u finansijama stiže zadatak da evidentira izdatu menicu i zatvori zadatak (Slika 8.). Klikom na dugme “Zatvori zadatak” proces izdavanja menice se završava.

Slika 8. Meni za evidentiranje izdate menice u MS Teams-u

2.1.8 E-mail obaveštenje o zatvorenom nalogu za izdavanje menica Nalogodavcu i zaposlenom u finansijama stiže automatsko sistemsko e-mail obaveštenje da je nalog za izdavanje menice zatvoren. (Slika 9.)

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 7 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

Slika 9. automatsko sistemsko obaveštenje u MS Outlook-u

2.1.9 Provera vezivanja sredstva obezbeđenja/menice u E-Sekretarici Dobijanjem navedenog obaveštenja da je nalog zatvoren, proces izdavanja menice/a se u potpunosti završava.

Nalogodavac preko aplikacije E-Sekretarica, kroz pregled zahteva pristupa ugovoru pod određenim REQbrojem i proverava da je sredstvo obezbeđenja/menica vezana za predmetni ugovor kao prilog. (Slika 10) Slika 10. meni za proveru vezivanja sredstva obezbeđenja sa predmetnim ugovorom u E - Sekretarici

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 8 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.2.1 Nalog za prijem menica Kada Nalogodavac pri iniciranju preispitivanja ugovora u aplikaciji E-sekretarica, odabere polje sredstvo obezbeđenja “solo blanko menica” i isti ugovor bude u statusu odobren, dobija zadatak kroz MS Teams da opredeli tip rada sa menicom (u ovom slučaju prijem menice, Slika 11.)

Slika 11. meni za odabir tipa rada sa menicom u MS Teams-u

Nakon otvaranja polja “Choose your response” izlazi padajuća lista gde Nalogodavac bira “Prijem menice” i zatim klikom na “Submit” nastavlja proces.

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 9 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.2.2. Preuzimanje naloga za prijem menice od strane Nalogodavca Nakon izabranog tipa rada sa menicom, kroz MS Teams stiže zadatak za Nalogodavca da preuzme nalog za prijem menice.(Slika 12)

Slika 12. meni za preuzimanje menica od strane Nalogodavca u MS Teams-u

.

2.2.3. E-mail obaveštenje o preuzetom nalogu Nakon preuzetog naloga, Nalogodavcu i zaposlenim u finansijama stiže automatsko sistemsko e-mail obaveštenje da je nalog za menicu preuzet i da će menice biti obezbeđene.(Slika 13)

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 10 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

Slika 13. automatsko sistemsko obaveštenje u MS Outlook-u

2.2.4. Obrada menice za prijem od strane Nalogodavca Na osnovu naloga za prijem menice, koji je Nalogodavac preuzeo preko MS Teams-a, zadatak Nalogodavca je da obezbedi menicu i propratnu meničnu dokumentaciju i istu preda zaposlenima u finansijama. Po završenoj predaji,klikom na dugme ”Zatvori zadatak” u MS Teams-u (Slika 14.) ulazi se u sledeću fazu procesa.

Slika 14. meni za zatvarenje zadatka prirpeme menice u MS Teams-u

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 11 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.2.5. Provera i odobrenje obezbeđene menice od strane zaposlenih u finansijama Nakon preuzimanja menice, provere i potvrde da je primljena menična dokumentacija uredna, zaposleni u finansijama evidentira primljenu menicu i klikom na dugme ”Zatvori zadatak” ulazi u sledeću fazu procesa. (Slika 15.)

Slika 15. meni za proveru menične dokumentacije od strane zaposlenih u finansijama kroz MS Teams

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 12 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.2.6 E-mail obaveštenje o zatvorenom nalogu za prijem menica Nalogodavcu i zaposlenom u finansijama stiže automatsko sistemsko e-mail obaveštenje da je nalog za prijem menice zatvoren. (Slika 16.)

Slika 16. automatsko sistemsko obaveštenje u MS Outlook-u

2.2.7 Provera vezivanja sredstva obezbeđenja/menice u E-Sekretarici Dobijanjem gore navedenog obaveštenja da je nalog zatvoren, proces prijema menice/a se u potpunosti završava.

Nalogodavac preko aplikacije E-Sekretarica, kroz pregled zahteva pristupa ugovoru pod određenim REQbrojem i proverava da je sredstvo obezbeđenja/menica vezana za predmetni ugovor kao prilog. (Slika 17.)

Slika 17. meni za proveru vezivanja sredstva obezbeđenja sa predmetnim ugovorom u E - Sekretarici

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 13 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.3.1 Nalog za izdavanja i prijema menice Kada Nalogodavac pri iniciranju preispitivanja ugovora u aplikaciji E-sekretarica, odabere polje sredstvo obezbeđenja “solo blanko menica” i isti ugovor bude u statusu odobren, dobija zadatak kroz MS Teams da opredeli tip rada sa menicom (u ovom slučaju izdavanje i prijem menice, Slika 18.)

Slika 18. meni za odabir tipa rada sa menicom u MS Teams-u

Nakon otvaranja polja “Choose your response” izlazi padajuća lista gde Nalogodavac bira “Izdavanje i prijem menice” i zatim klikom na “Submit” nastavlja proces.

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 14 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.3.2 Preuzimanje naloga za izdavanje i prijem menice od strane zaposlenih u finansijama Nakon izabranog tipa rada sa menicom, kroz MS Teams stiže zadatak za zaposlene u finansijama da preuzmu nalog za izdavanje i prijem menice.(Slika 19.)

Slika 19. Meni za preuzimanje menica od strane zaposlenih u finansijama u MS Teams-u

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 15 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

2.3.3 E-mail obaveštenje o preuzetom nalogu Nakon preuzetog naloga, Nalogodavcu i zaposlenim u finansijama stiže automatsko sistemsko e-mail obaveštenje da je nalog za menicu preuzet. (Slika 20.)

Slika 20. automatsko sistemsko obaveštenje u MS Outlook-u

2.3.4 Obrada menice za izdavanje i prijem od strane Nalogodavca i zaposlenih u finansijama Kroz MS Teams istovremeno je stigao zadatak za zaposlene u finansijama “Priprema menice” i za Nalogodavca “Obezbeđivanje menice” (Slika 21. i Slika 22.)

Nakon što fizički pripremi menicu, zaposleni u finansijama klikom na dugme ”Zatvori zadatak” to potvrđuje, takođe nakon što fizički dobije menicu i dostavi je u finansije i Nalogodavac to potvrđuje klikom na dugme “Zatvori zadatak”.

Slika 21. meni za zatvarenje zadatka prirpeme menice od strane zaposlenih u finansijama u MS Teams-u

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 16 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

Slika 22. meni za zatvarenje zadatka obezbeđivanje menice od strane Nalogodavca u MS Teams-u

2.3.5 E-mail obaveštenje o zatvorenom nalogu za izdavanje i prijem menica Nalogodavcu stiže automatsko sistemsko e-mail obaveštenje da je nalog za izdavanje i prijem menice zatvoren.

Takođe Nalogodavac dobija i obaveštenje sa podacima gde i od koga da preuzme menice (ime, lokacija, sektor, kontakt telefon). (Slika 23.)

Slika 23. automatsko sistemsko obaveštenje u MS Outlook-u

2.3.6 Provera vezivanja sredstva obezbeđenja/menice u E-Sekretarici Dobijanjem gore navedenog obaveštenja da je nalog zatvoren, proces izdavanja i prijema menice/a se u potpunosti završava.

Nalogodavac preko aplikacije E-Sekretarica, kroz pregled zahteva pristupa ugovoru pod određenim REQbrojem i proverava da je sredstvo obezbeđenja / menica vezana za predmetni ugovor kao prilog. (Slika 24.)

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo

Strana 17 od 17

Uputstvo za evidentiranje finansijskog sredstva obezbeđenja/menice kroz E-Sekretaricu

Šifra RV 01 Izdanje 01

Slika 24. meni za proveru vezivanja sredstva obezbeđenja sa predmetnim ugovorom u E - Sekretarici

Izradio

Datum

Stefan Milić

Branimir Cvejić

Saradnik finansija

Menadžer finansija Grupe

24.10.2023. god.

Datum

24.10.2023. god.

Zabranjeno je neovlašćeno štampanje, kopiranje i distribuiranje ovog dokumenata bez odobrenja rukovodstva Elixir Prahovo