Cazcade themanummer STEPIC

Samen op weg naar nog Beter

Jan Voorburg

Begrip, geduld en vertrouwen

Wij moeten het klikken nog leren

MijnStJansdal

Rol arts cruciaal De patiĂŤnt in de hoofdrol!

Themanummer / augustus 2016

STEPIC

Cazcade

STEPIC

Colofon / 2

17 en 18 september

17 18

SOFT GO LIVE In het weekend van 17 en 18 september vindt het Soft Go-Liveweekend plaats.

Doel van de Soft Go-Live: • De SOFT Go-live zorgt ervoor dat direct na Go-live patiënten ‘gezien’ kunnen worden.

• De SOFT Go-live geeft veel leereffect bij alle betrokken afdelingen.

• De SOFT Go-live geeft het STEPIC-team de mogelijkheid om voor Go-live nog bepaalde essentiële zaken te controleren.

COLOFON Deze bijlage van Cazcade is een themanummer over het nieuwe elektronisch patiëntendossier STEPIC REDACTIE Linda Heller Anneke Plette

Er tegen vechten helpt niks

Francisca Toes Dick Leene

Aftelklokken op de TV-schermen in het be-

kerheid, het geeft mensen angst voor contro-

drijfsrestaurant en in de wachtkamers, STEPIC-

leverlies en mensen hebben vaak het gevoel

FOTOGRAFIE

vergaderingen, eindeloos veel trainingen,

dat het meer tijd kost. In het begin zal dat

Linda Heller

posters, banners… het hele St Jansdal ademt

trouwens ook zo zijn. Het uit je comfortzone

STEPIC. Het is misschien wel het meest bespro-

treden is spannend. Elke nieuwe dag leven als

VORMGEVING

ken onderwerp op een dag. Het zal ongetwij-

gisteren is veilig.

Jennifer Slot

feld nog erger worden.

COÖRDINATIE EN EINDREDACTIE

Na de Go-Live begint het pas echt en juist het

tegen vechten kost veel negatieve energie en

Anneke Plette

begin zal ook moeilijk zijn. Een goede mindset

het levert niets op. Laten we daarom probe-

is cruciaal. Weet je nog hoe het was om voor

ren positief naar STEPIC te kijken. Positief te

DRUKWERK

de eerste keer je vakantie digitaal te boeken?

staan ten opzichte van het nieuwe systeem en

De Persgroep

En het digitaal regelen van bankzaken… hoe

kijken naar de voordelen die het ons brengt.

spannend was dat. Nu weten we haast niet

Samen de uitdaging aangaan om het systeem

beter.

te leren kennen en er met z’n allen een succes

Het werken met STEPIC is onomkeerbaar. Er

OPLAGE 40v00 exemplaren

van maken. Daar gaan we toch voor?

Sommige mensen hebben een afkeer van

REDACTIE-ADRES

veranderingen. Verandering zorgt voor onze-

Anneke Plette

Afdeling Communicatie Ziekenhuis St Jansdal Postbus 138 3840 AC Harderwijk Tel. 0341-463911 E-mail: pr@stjansdal.nl Harderwijk, augustus 2016 Copyright Ziekenhuis St Jansdal

STEPIC

Samen op weg naar nog Beter

Voorwoord

Begrip, geduld en vertrouwen!

Na maanden van voorbereiding komt 1 oktober nu wel heel dichtbij: De datum van de Go-Live van Stepic, het grootste veranderproject uit de geschiedenis van St Jansdal.

De aftelklokken zijn overal in ons ziekenhuis op de TV-schermen zichtbaar. Er wordt door iedereen binnen St Jansdal keihard toegewerkt naar dit toch wel heel bijzondere moment. Velen zijn blij dat het op 1 oktober eindelijk zover is. Anderen vinden het spannend, want er gaat door STEPIC veel veranderen. Zal Epic brengen wat we er van verwachten?

Al vanaf 1 maart 2015 zijn de voorbereidingen

In de gezondheidszorg zijn we de afgelopen

soepele bedrijfsvoering. Maar vooral ook een

in volle gang. Met elkaar begonnen we aan de

jaren geconfronteerd met enorm veel veran-

verandering in de relatie tussen arts en pa-

reis door de woestijn. De schouders eronder.

deringen. Razendsnelle ontwikkeling in de

tiënt. De patiënt zal meer eigen verantwoor-

Als voorzitter van de stuurgroep heb ik dit van

technologie en in de ICT , waaronder E-health,

delijk voor zijn gezondheid gaan nemen en wij

dichtbij mee kunnen maken. Er is en wordt

staan ons zeker nog te wachten. Door de aan-

moeten hem hierbij ondersteunen. Epic gaat

veel gevraagd van medewerkers en medisch

schaf van Epic heeft St Jansdal hierop geanti-

ons helpen om deze ambities waar te maken

specialisten, maar er wordt hard gewerkt en

cipeerd. In de toekomst kan de patiënt ook in

en ook in de toekomst een topziekenhuis te

ik wil alle betrokkenen complimenteren en

St Jansdal (met MijnStJansdal) de regie nemen

blijven!

bedanken!

over zijn eigen gezondheid en het medische proces.

Nogmaals het zal allemaal niet meteen soepel

STEPIC is een geweldig systeem, maar we

verlopen na 1 oktober. We zullen soms moeten

weten dat de eerste periode moeilijk zal zijn.

Met Epic moeten we het verschil gaan ma-

ploeteren door het zand in de woestijn. Laten

Go-Live is spannend, maar we zijn met z’n al-

ken. Rond de patiënt komen alle informa-

we met elkaar begrip, geduld en vooral ver-

len wel blij dat het zover is. Toch weten we ook

tiestromen voortaan samen in één digitale

trouwen hebben. Dan gaat het zeker lukken!

dat we al snel daarna in een dip zullen komen.

omgeving. Het systeem gaat ons helpen bij

De medewerkers uit de ziekenhuizen die ons

het realiseren van grotere patiëntveiligheid,

Jan Voorburg

voorgegaan zijn hebben ons dat laten weten.

nog betere kwaliteit, een goede registratie en

Lid raad van bestuur

GO-LIVE 1 juni 2017

1 januari 2017

3 / Voorwoord

1 oktober 2016

reis door de woestijn / 4

Van concept naar realiteit

aanstipt wel een hele concrete is. “Afmaken van iets is wel een les, net als het eerder laten zien van delen van het nieuwe systeem.” Jan geeft aan dat dit door de werkwijze moeilijk eerder had gekund. “Misschien als wij het in het begin anders hadden aangepakt en hier meer op gericht waren geweest?” Ton: “Dan zou je ook de aanpak moeten veranderen. Dat

Eén digitaal dossier waarin medisch specialisten en andere zorgverleners informatie over pa-

wil je ook niet. Nee, ik denk toch dat ik het in

tiënten kunnen opslaan en raadplegen. Een systeem dat ook de mogelijkheid biedt tot grotere

grote lijnen weer op dezelfde manier zou aan-

betrokkenheid van de patiënt bij het zorgproces. Op 1 oktober is het zover en gaan wij over op

pakken.

het nieuwe elektronische patiëntendossier Epic. Ton Hafkamp en Jan Roelofsen vormen samen de projectdirectie. Tijdens een wandeling door de ‘woestijn’ vertellen zij over het verloop van

HEFTIG EN ZWAAR TRAJECT

het STEPIC-traject.

Het is echt een reis door de woestijn, het is een heftig en zwaar traject en het team heeft

“Het is leuk dat het systeem straks draait,

AANPAK

moeilijke momenten gekend. Het STEPIC-

maar dan zijn wij er nog niet”, steekt Jan van

Vol overtuiging zeggen de mannen ja op de

team doet het echter fantastisch, het gaat

wal. “Het is een beginpunt, om er vervolgens

vraag of zij weer in het project zouden stap-

ons hoe dan ook lukken. Daarbij leunen wij

op te kunnen voortbouwen vanuit het zieken-

pen. Jan: “Als ik weer mee zou doen, zou ik bij

op Epic, volgen wij Epic en vertrouwen wij op

huis. Met elkaar moeten wij gaan kijken wat

de eerste bouwfase wel veel scherper zijn op

Epic.” Jan maakt dit duidelijk aan de hand van

wij kunnen verbeteren. Bij oplevering krijgt

de afronding. De planning die wij kregen van

een voorbeeld: “Wij draaien nu voor de haven

het systeem wellicht het cijfer zes, maar het

Epic zou ik bij een volgende implementatie

en gaan straks op koers recht de haven in.”

heeft de potentie om een negen te worden.

veel strakker naleven. Als wij qua planning

Ton: “Discussies, escalaties en emoties zijn

Daar moeten wij dan wel met elkaar aan wer-

in het begin minder tolerant waren geweest,

niet erg. Dat komt bij mensen vandaan die be-

ken.”

hadden wij misschien kunnen voorkomen dat

trokken zijn. Ik maak mij eerlijk gezegd meer

wij nu extra uren moeten draaien.” Ton ver-

zorgen om de mensen die ik niet hoor. Voor de

wacht dat er bij een evaluatie wel meer dingen

collega’s die nu volop meegaan in het proces

naar voren komen, maar dat het punt dat Jan

is de stap straks minder groot.”

EINDGEBRUIKERS ZIJN NODIG

om de kwaliteit van de informatievoorziening

zelfstandig blijven en daar heb je excellente

Jan vertelt verder: “Wij brengen een nieuw sy-

en die moet je vanuit het primaire zorgproces

informatievoorziening bij nodig. Alleen op

steem in, met een opzet en inrichting van één

vormgeven. Dit is ook de manier waarop wij

die manier kunnen wij overleven in de he-

generiek werkproces voor het ziekenhuis. Het

het project hebben opgezet en gedraaid. Dit

dendaagse bikkelharde realiteit. Het is mooi

systeem komt straks met één standaard work-

project is van de zorg, wordt gemanaged door

en een compliment aan iedereen dat wij het

flow, onze generieke werkwijze. Natuurlijk

de zorg en wordt uitgevoerd en vormgegeven

financieel binnen de lijntjes hebben weten te

worden daar, in de tijd, wijzigingen op doorge-

door de zorg. En zo hoort het. Met de overgang

houden. Vorig jaar rond deze tijd regende het

voerd. Het is wel zaak dat wij zo dicht mogelijk

naar Epic lossen wij dus ook een technisch pro-

tegenvallers en maakte ik mij wel zorgen. Dit

bij de standaard blijven.”

bleem op. De ambitie van het St Jansdal reikt

hebben wij weten te keren en daardoor blij-

echter verder. Wij zijn in staat om iets bijzon-

ven we gelukkig binnen de financiële kaders.”

WIJ ZIJN ER NOG NIET

ders te doen met de inrichting van het systeem,

“Vergeet niet dat de basis voor de keuze van

onze processen en de attitude die ontstaan is

TIPS

een nieuw systeem is gelegen in de instabili-

ten aanzien van de inzet van moderne tooling.

Jan heeft voor de organisatie nog de volgende

teit van het huidige platform”, benadrukt Ton.

Wij zijn goed onderweg, maar wij zijn er nog

tip: “Hou voor ogen dat wij er met elkaar het

“Het huidige systeem is oud, gammel en bijna

niet.” Jan vult aan dat het huidige systeem ons

beste van proberen te maken.” Ton geeft het

niet meer verantwoord. Ik ben heel blij dat het

verhinderde om bepaalde processen te verbe-

volgende aan: “Doe actief mee, je houdt het

oude systeem binnenkort uit kan en ik denk

teren. “Nu kunnen wij in één systeem meerdere

niet tegen. Het gaat toch gebeuren en bedenk

velen met mij. Wij kunnen het bijna niet meer

procesverbeteringen doorvoeren. En met dit

dat deze stap echt een kans is voor het zieken-

in de lucht te houden.” Jan knikt bevestigend

systeem kunnen wij tientallen jaren vooruit.”

huis.”

voor Epic. De datum dat de leverancier de on-

MEE- EN TEGENVALLER

Het duo Jan en Ton houdt per 1 april 2017 op te

dersteuning stopt komt in zicht.” Ton: “De aan-

“De keuze en implementatie van Epic is pure

bestaan. Jan blijft in het project als hoofd na

leiding is technisch, maar wij stappen wel in

strategierealisatie van het ziekenhuis”, geeft

Go-Live. Van Ton nemen wij afscheid. “Dat was

een heel andere wereld. Het is meer dan alleen

Ton aan. “Epic is een gefundeerde keuze in

vooraf bekend en ik ben al langer gebleven dan

IT, het is echt iets van de organisatie. Het gaat

‘eigenkoers 2.0’. Wij willen als ziekenhuis

vooraf de bedoeling was. Het gaat mij aan het

en vult aan dat dit ook de aanleiding is geweest

hart, maar moet ook verder.” Wat Jan betreft Op tal van punten vullen de heren elkaar aan.

“Ik ben van de inhoud en Ton van het proces”, aldus Jan. “Ik ben rustig en Ton iets explosiever. Toen Ton binnenkwam dacht ik wel even een commerciële jongen in een ziekenhuis? De waardering is echt gegroeid en inmiddels hoog geworden.”

Francisca Toes

Ton Hafkamp (links) en Jan Roelofsen

5 / reis door de woestijn

heeft de mix goed gewerkt. Ton beaamt dit.

reis door de woestijn / 6

Het STEPIC-team na Go-Live Ton hoopte dat hij bij het samenstellen van

gelegenheid krijgen om zich verder te ont-

geëvalueerd en kijken we hoe we verdergaan.

het STEPIC-team een talentvol team mocht sa-

wikkelen in het ziekenhuis.” Maar hoe gaat

De STEPIC-collega’s die geen aanstelling heb-

menstellen, waarmee zij dan achttien maan-

het verder met het STEPIC-team? Jan geeft

ben gehad in STEPIC na Go-Live gaan terug in

den lang mochten werken. “Dit is toen gelukt

antwoord op deze vraag. “Er blijft een inno-

hun oude functie. Voor het project hebben wij

en gedurende het project is mijn verwachting

vatieteam bestaan dat bestaat uit zo’n dertig

ook medewerkers van buiten het ziekenhuis

overtroffen. De STEPIC-medewerkers hebben

fte, dit betekent ongeveer 35 medewerkers.

aangenomen. Deze mensen moeten wij laten

zich enorm ontwikkeld. Zij hebben geroken

Dit team gaat problemen oplossen, wensen

gaan. De Stuurgroep zal eind 2016 ophouden

aan vernieuwing, innovatie en nieuwe mo-

inventariseren en innoveren. Dit doen zij

te bestaan en opgaan in een programmaraad.”

derne manieren van samenwerking. Ik hoop

samen met de afdelingen. Tot uiterlijk maart

dat die medewerkers de komende jaren de

2017 werken zij nog vanuit het STEPIC-gebouw aan de overkant, daarna krijgen zij een werkplek in het ziekenhuis zelf. Het jaar 2017 is een soort overgangsjaar, over een jaar wordt er

EEN PAAR STEPIC-BEGRIPPEN PROBLEEMLIJST actueel overzicht met aandoening(en) van de patiënt MIJNSTJANSDAL online patiëntenportaal. Dit gaat live op 1 oktober 2016. Patiënten kunnen hier hun dossier inzien en onder andere vervolgafspraken plannen IN BASKET ‘Postvak in’ van Epic met belangrijke berichten voor je werk/het zorgproces.

HYPERSPACE Dit is de gebruikersinterface van Epic.

Eindgebruikers hebben een icoontje van Hyperspace beschikbaar om met Epic te werken.

Wij moeten het ‘klikken’ nog leren Sandra Kleefstra werkt als senior-verpleegkundige op oncologie, reumatologie en het daghospitaal in het MCL. Voor het blad Nursing blogt ze over haar werk en leven als verpleegkundige in het ziekenhuis. Cazcade kreeg toestemming om haar blog ‘Wij hebben Epic’ over te nemen.

Blog Sandra: Foto: www.waardigheidentrots.nl

'WIJ HEBBEN EPIC!' Jij denkt misschien: ‘Sandra’s nieuws, is oud nieuws!’ Voor Sandra is het volgende in ieder geval

Als je je werk goed hebt uitgevoerd en alles

gloednieuw, onzeker, spannend en onrustig: ze werkt nu met Epic.

hebt gedaan, dan verdwijnen je klussen van het

Eerder werkte ik met Mirador. Geen idee of

Desondanks moesten in die 24 uurtjes met een

achtig ook – dat doet toch iets met mij. Jippie!

het je wat zegt, maar wij hadden in ieder

rotgang dingen worden geleerd. Want Epic

geval al een digitaal dossier. Althans, wij rap-

is helemaal iets anders dan wat we al deden.

scherm en krijg je een duimpje. En – hoe kinder-

tussen 17 en 19 uur de pillen delen van 18 uur.

lab uitslagen, konden er foto’s in bekijken,

We rapporteren niet meer. We klikken.

Met als gevolg dat ik niet twee medicijnrondes

dat soort dingen. Ondertussen schreven

Respiratie? Is alles ‘binnen normaal waarden’

heb in de late dienst, maar vier. De patiënt wil

artsen nog op papier (echt waar) hun orders.

(BNW)? Of ‘anders’ (X) en dan mag je bijvoor-

pillen rond 18.00 uur, om 20.00 uur, pillen voor

Over nieuw röntgenonderzoek, labwerk voor

beeld ‘tachypnoe’ en ‘reutelende ademhaling’

de nacht en dan nog antibiotica om 23.00 uur.

morgen. Ze schreven ook op papier welk

aanvinken. Daarnaast kan je nog vijf woorden

Ik blijf bliepen.

röntgenonderzoek nodig was. De secreta-

eigen tekst toevoegen. Ik rapporteerde altijd

resse liet een facilitair medewerker dat pa-

veel te lang. Maar dit is wel heel beknopt. Met

Ik weet dat ik nog handigheid moet ontwik-

pier naar de radiologie brengen. Radiologie

als gevolg dat ik geen antwoord heb op de

kelen. Dat Epic nog niet af is. Dat snelheid wel

belde dan het tijdstip door van het onderzoek.

vraag van de dokter: ‘Was deze patiënt sinds

weer komt. En dat ik nog trucjes ga leren om

de lasix gisteravond minder benauwd gewor-

met Epic een nog fantastischer verpleegkun-

Nu dus Epic. De dokter klikt op ‘X-thorax’,

den?’ Ik zie alleen dezelfde ‘assessments’ aan-

dige te worden. Maar ik vrees toch een beetje

kiest twee richtingen en klaar. Ik vind later

gevinkt: ‘kortademigheid bij inspanning’. Maar

voor de directe patiëntenzorg. Ga ik straks de

in het dossier van mijn patiënt een afspraak

meer of minder dan overdag… dat staat er dus

patiënt wel weer in de ogen kijken, als ik ver-

voor vanmiddag en informeer snel die

niet bij. De dokter foetert. Wij zijn toch haar

trouwd ben met Epic? Want ik moet wel heel

patiënt daarover. Gaaf! Papierloos, geen

ogen? Wat moet ze hiermee? Wij moeten het

veel computerstaren en dubbel checken…

getelefoneer. Want de radiologie belde de

klikken nog leren, zeg ik verontschuldigend.

secretaresse. Die belde mij weer en dan liep ik naar de patiënt. Dit scheelt behoor-

Zij foetert verder. Voor de infusen die ze wil

lijk wat werk onderbrekend gebel. Mooi.

starten, geeft Epic geen toestemming. Omdat ze andere tijden kiest dan Epic kent. Omdat

Een groot nadeel is wel dat de secretaresse

ze een andere infuusvloeistof verkiest, boven

dan ook volledig is geschrapt van de afdeling.

het Epicadvies. Epic is groots en uitgebreid,

Dan werd ik liever gestoord door haar de hele

maar daarmee ook star. Veel kan, zoals Epic

dag. Maar ja, ik heb er niks over te zeggen. Ik

is geprogrammeerd. Maar als iets anders

onderga Epic. We hebben drie keer acht uren

moet dan anders, dan zegt de computer ‘Nee’.

Epicles gehad. De baas investeerde flink in ons.

Een voordeel van Epic is het facebookduimpje.

7 / EPIC-ervaring: MCL

porteerden in de computer, vonden daar de

Ik vind het wel veel geklik. Ik kan echt alleen

EPIC-ervaring AMC / 8

EPIC-ervaringen Vincent Odekerken, neuroloog AMC

Er zijn factoren die je niet kunt voorzien Neuroloog Vincent Odekerken van het Academisch Medisch Centrum (AMC) in Amsterdam werkt sinds eind oktober 2015 met Epic. “Ik zat in het implementatieteam en was daardoor enigszins bevooroordeeld en ook voorbereid op werken met het nieuwe digitaal elektronische patiëntendossier.”

Gelijktijdig met de implementatie van Epic

invullen, zet ik al in het systeem. Tijdens de af-

heeft het AMC een kwaliteitsslag gemaakt om

spraak vul ik af en toe iets in en na afloop type

volledige statussen te kunnen leveren. “Dit

ik het af. Ik heb het idee dat ik met Epic net

betekende dat wij naast een andere manier

zoveel moet vastleggen als daarvoor, alleen

van werken door Epic, meer digitaal moes-

op een andere manier. Het mooie van het sy-

ten gaan vastleggen”, vertelt Vincent. “Waar

steem is dat het specialisme-overkoepelend

ik trots op ben, is het feit dat wij één van de

is. Doordat je allemaal in één systeem werkt,

afdelingen zijn die het beste waren voorbe-

heb je bijvoorbeeld minder medicatiefouten

reid op het werken met Epic. In het systeem

en voorkom je miscommunicatie.”

hebben wij veel voor gedefinieerd, wat nu tijdsbesparing oplevert. De uitdaging zit in de

DIGITAAL BENADEREN

voorbereiding. En dan maar hopen dat je goed

“Of ik het nadelig vind dat patiënten mij

hebt gebouwd!”

digitaal kunnen benaderen? Nee! Patiënten willen toch wel informatie, digitaal of telefo-

TWEEDE SLAG

nisch. Het voordeel van digitaal is, dat ik het

Vincent geeft aan dat je de eerste twee maan-

moment van antwoorden kan bepalen. Als

den na Go-Live tegen dingen aanloopt. “De

neuroloog doe ik veel chronische zorg. De min-

eindgebruikers kennen het systeem nog niet

derheid van mijn patiënten maakt op dit mo-

door en door en nog niet alles klopt. Er zijn

ment gebruik van digitaal contact. Wat ik wel

namelijk factoren die je niet kunt voorzien tij-

een klein nadeel vind, is dat data-extractie op

dens het bouwen, denk aan de workflow van

ziekenhuisniveau niet zo eenvoudig blijkt te

een brief, stickers voor bloedonderzoek en

zijn. Ik had verwacht dat het eenvoudiger zou

printerkoppelingen. Als het systeem een aan-

zijn om relevante gegevens uit het systeem te

tal maanden in bedrijf is, maak je een tweede

halen.”

slag. Je gaat puinruimen, inventariseren en op basis van wensen van de eindgebruikers het

Tot slot een tip van Vincent voor collega-spe-

systeem verfijnen.”

cialisten: “Kijk een keer mee met een collega in een ziekenhuis waar al met Epic wordt ge-

EÉN SYSTEEM

werkt. Het is de beste voorbereiding. Wat je

“Epic levert meer discrete data en dat vind

daar allemaal ziet, kun je niet in een training

ik zeker een meerwaarde van het systeem.

uitleggen. Persoonlijk heb ik dat als zeer nut-

Het is niet zo dat ik tijdens een patiëntenaf-

tig ervaren.”

spraak meer zit in te voeren dan voorheen. Ik bereid mijn afspraken voor. Wat ik vooraf kan

Francisca Toes

DE BESTE VOORBEREIDING IS EEN KEER MEEKIJKEN MET EEN COLLEGA IN EEN ZIEKENHUIS WAAR ZE AL MET EPIC WERKEN. Wat je

daar ziet, is niet in een training uit te leggen…

Mariette Corver, verpleegkundige dagopname

BLIJF RUSTIG

WANNEER WAS JE EERSTE KENNISMAKING MET STEPIC?

HEB JE NOG HANDIGE TIPS VOOR COLLEGA’S OM STRAKS EEN VLIE-

Mijn eerste kennismaking met Epic was medio 2014 door mijn werk

GENDE START TE MAKEN?

in de ondernemingsraad. Het aanschaffen van een nieuw computer-

Ik zou als tip willen geven: Blijf rustig, vertrouw op jezelf en de mensen

systeem is een grote investering en wordt ter advisering aan de OR

van STEPIC

voorgelegd.

HET GEBRUIK VAN STEPIC ZAL VERANDEREN?

Ik verwacht dat Epic op termijn een grote verbetering gaat brengen op

Ik denk het niet. De werkwijze zal op een bepaalde manier veranderen

het gebied van het vastleggen van gegevens en documentatie van de

maar de kern van het werk blijft het verplegen van patiënten en dat zal

behandeling rondom de patiënt.

ik niet op een andere manier gaan doen.

WAAR KIJK JE NAAR UIT WAAR ZIE JE TEGENOP?

WAT BETEKENT STEPIC VOLGENS JOU VOOR DE PATIËNT?

Ik kijk uit naar het nieuwe systeem omdat ik ervan uit ga dat het een

Ik denk dat STEPIC voor de jongere patiënt wel een verbetering kan

grote verbetering zal zijn ten opzichte van het huidige systeem wat

zijn omdat de patiënt meer zelf dingen kan plannen en regelen via

steeds meer tekort schiet. Ik zie wel op tegen de implementatie met

MijnStJansdal. Voor de patiënten die niet zo thuis zijn in de digitale

alle kinderziekten en de onbekendheid met het systeem. De patiën-

omgeving zal het soms juist lastig zijn. De organisatie moet wel vol-

tenzorg moet wel doorgang vinden. Ik vind dat best wel spannend. Ik

doende rekening houden met deze groep patiënten.

ben zelf superuser en ik hoop dat ik genoeg kennis heb om straks mijn collega’s te kunnen ondersteunen.

Anneke Plette

9 / Marriette Corver

DENK JE DAT DE INVULLING VAN JE ROL ALS VERPLEEGKUNDIGE MET WAT ZIJN JE VERWACHTINGEN?

MijnStJansdal.nl / 10

Patiëntenportaal MijnStJansdal.nl

Rol arts cruciaal Op 1 oktober a.s. zal naast het patiëntendossier STEPIC ook het patiëntenportaal MijnStJansdal

zal er dan ook flink promotie moeten worden

live gaan. MijnStJansdal is een unieke nieuwe service van ons ziekenhuis. Patiënten kunnen op

gemaakt. Het is belangrijk dat medisch speci-

elk moment hun eigen dossier inzien, gegevens controleren en eventueel bijwerken (adresgege-

alisten en polikliniekmedewerkers patiënten

vens/medicatielijsten/allergieën), uitslagen inzien, zelf afspraken maken of annuleren, contact

wijzen op de mogelijkheid om zich aan te

met de arts onderhouden via beveiligde InBasket berichten, enzovoort.

melden. Een persoonlijke aanbeveling van de behandelend arts is de allerbeste manier

Het patiëntenportaal betekent dat de klant-

bij zorgverleners sneller gedetecteerd kun-

om mensen te overtuigen zich in te schrijven

gerichtheid verbetert en het vergroot de

nen worden.” Uit ervaringen van andere Epic

voor MijnStJansdal. Patiënt empowerment

mogelijkheid tot selfservice. Onderzoek toont

ziekenhuizen blijkt dat een patiëntenportaal

komt echt van de grond als dit gestimuleerd

aan dat het trouwe klanten oplevert.

met inzage in het persoonlijk dossier een

wordt vanuit de dokter. De rol van de medisch

positief effect heeft op de tevredenheid van

specialist is cruciaal. Vanuit het ziekenhuis

Vanuit de overheid wordt het gebruik van

de patiënt. Verder vergroot het de betrokken-

zal uiteraard ondersteuning worden geboden

patiëntenportalen gestimuleerd. In de kamer-

heid van de patiënt bij het ziektebeeld en dit

en promotiemateriaal beschikbaar worden

brief getiteld ‘E-health en zorgverbetering’

komt de kwaliteit van zorg ten goede. Het St

gesteld.

uit juli 2014 zijn de volgende doelstellingen

Jansdal voldoet na 1 oktober in één klap aan

geformuleerd: ‘Over vijf jaar heeft 80% van de

alle eisen/wensen van het ministerie.

chronisch zieken direct toegang tot bepaalde medische gegevens, waaronder medicatie-

Patiënten, die dat willen, kunnen toegang

informatie, vitale functies en testuitslagen,

krijgen tot hun eigen patiëntendossier. Ze

en kan deze desgewenst gebruiken in mobiele

moeten zich hiervoor wel zelf aanmelden.

apps of internetapplicaties. Van de overige

In het ziekenhuis krijgen patiënten een

Nederlanders betreft dit 40%. Dit heeft tot

activatiecode. Het is belangrijk dat zoveel

effect dat mensen zich bewuster zijn van hun

mogelijk mensen gebruik gaan maken van

eigen gezondheid en dat fouten in dossiers

MijnStJansdal. Om dit gebruik te stimuleren

In de centrale hal zal vanaf maandag 3 oktober a.s. een informatiestand aanwezig zijn waar patiënten terecht kunnen met vragen over MijnStJansdal.nl en daarnaast is er de mogelijkheid om zich direct aan te melden voor het patiëntenportaal. Patiënten zullen in de toekomst meer en meer de regie nemen over de eigen gezondheid en het medische proces. STEPIC zal daarbij zeker helpen. Medewerkers van het St Jansdal, die tevens ook patiënt zijn, krijgen de kans om zich zelfs al vanaf 19 september in te schrijven.

Anneke Plette Papieren dossiers zijn vanaf 1 oktober van de baan.

Wat betekent MijnStJansdal voor de medisch specialist • De door de patiënt zelf ingevulde informa-

in het patiëntendossier extra telefoontjes

tie is in te laden in het systeem. Dit gaat niet

van bezorgde patiënten gaat opleveren. Uit

automatisch maar pas na goedkeuring van

de praktijk blijkt dat het tegendeel waar is.

de zorgverlener. Dit scheelt tijd.

Patiënten weten dat er een vervolgafspraak

• De berichten met vragen van de patiënt

toe. Het aantal telefoontjes neemt juist af.

worden op een moment dat het de arts zelf

• De patiënt (en eventueel geautoriseerde

het beste uitkomt.

familieleden of andere mantelzorgers) kun-

• De patiënt kan vooraf informatie inzien en

nen de bezoekerssamenvatting ook online

komt beter voorbereid naar een afspraak.

nalezen na het gesprek met de medisch spe-

• Veel zorgverleners denken dat de informatie

cialist. Dit reduceert ook het aantal vragen.

CBS: INTERNETGEBRUIK OUDEREN FORS

75-jarigen internet vrijwel dagelijks. Dat is bij-

TOEGENOMEN

na vier keer zoveel als in 2005, toen nog maar

Het aandeel 65- tot 75-jarige Nederlanders dat

15 procent dat deed. Het aandeel 12- tot 65-ja-

gebruikmaakt van internet is sinds 2005 ruim

rigen dat elke dag internet gebruikt ligt met 87

verdubbeld. Het internetgebruik in deze leef-

procent overigens nog beduidend hoger.

tijdsgroep is vrijwel nergens in de EU zo hoog als in Nederland. Steeds meer ouderen bellen,

In 2010 kon 57 procent van de 65-plussers

winkelen en bankieren via het internet.

met internet overweg, in 2013 was dat al 75

De vraag die vaak gesteld wordt, is of online

procent. Deze toename komt deels door de

communicatiemiddelen, zoals MijnStJansdal,

MEER DAN DE HELFT VAN DE 65- TOT 75-JARI-

instroom van jongere ouderen die over meer

wel aansluiten bij de behoeften en vaardighe-

GEN DAGELIJKS OP INTERNET

vaardigheden beschikken. De belangrijkste

den van ouderen. Hieronder staat een aantal

In 2013 gaven acht op de tien 65- tot 75-jarigen

reden is echter dat meer ouderen zijn gaan in-

onderzoeksresultaten van het Centraal Bu-

aan wel eens gebruik te hebben gemaakt van

ternetten. Vooral het gebruik van de zoekma-

reau voor de Statistiek. Deze resultaten ge-

het internet, ruim twee keer zo veel als in

chine, het versturen van e-mails met bijlagen

ven aan dat inzetten op online communicatie

2005. Het aandeel personen dat recent, in de

en het bellen via internet is tussen 2010 en

zeker zinvol is. Niet voor iedereen, maar wel

afgelopen drie maanden, het internet heeft

2013 gestegen onder ouderen.

voor een grote groep die ook nog eens snel

gebruikt, is op een vergelijkbare manier geste-

groeit.

gen. Ruim de helft (55 procent) van de 65- tot

Bron: CBS 2013 (meest recente onderzoek)

11 / MijnStJansdal.nl

Sluit MijnStJansdal aan bij ouderen?

gepland is, en komen daar voorbereid naar

kunnen gemakkelijk en snel afgehandeld

EPIC-ervaring: Radboud UMC / 12

Patiënt Radboudziekenhuis Nijmegen

Petra Rozendaal-Staal over MijnRadboud ZOWEL JIJ ALS JE ZOON ZIJN ONDER BEHANDELING IN HET RADBOUDZIEKENHUIS EN JE HEBT

ZOU JE MENSEN AANRADEN OM NA 1 OK-

DAARDOOR AL ERVARING MET HET GEBRUIK VAN HET ELEKTRONISCH PATIËNTEN DOSSIER

TOBER, ALS “MIJN ST JANSDAL” VAN START

MIJN RADBOUD. MAAK JE DAAR VEEL GEBRUIK VAN?

GAAT ZICH AAN TE MELDEN?

Jazeker zowel voor mijzelf als voor mijn zoon. Soms een paar weken niet, maar soms ook meer-

Zeer zeker! Beslist doen. Bij het Radboud kon

dere malen per week. Als er nieuwe uitslagen of berichten zijn, krijg je een melding via SMS.

je op de internetpagina van het ziekenhuis inloggen met DigiD en ik kreeg een code per

HOE BEVALT DAT?

afspraken wijzigen zo nodig. Uitslagen van

e-mail. De rest wijst zich vanzelf. Wij konden

Heel erg goed. Het is werkelijk handig. Ik zal

bijvoorbeeld bloedonderzoeken staan na een

ook zelf ons dossier aanpassen. Die van ons

straks even laten zien hoe eenvoudig het

week in je dossier, andere uitslagen als bloed-

heb ik oranje gemaakt. Standaard is het

werkt. Je kunt bijvoorbeeld je bloedwaarden

druk en gewicht en dergelijke direct.

blauw, maar ook de indeling en of hoe je her-

door de tijd heen vergelijken via een grafiekje,

innerd wilt worden aan afspraken konden we

afspraken maken en vragen stellen aan je be-

ZIJN ER OOK NADELEN?

aanpassen aan onze wensen. Het is allemaal

handelend arts. Het systeem bewaart alle ge-

Wij hebben tot nu toe alleen maar voordelen

erg overzichtelijk.

gevens, dus ook de afspraken uit het verleden

gezien en geen nadelen kunnen ontdekken.

en opnamen staan er in.

Een enkele keer zie je in een brief wel meer in-

HEB JE NOG TIPS?

formatie dan wat de arts met je heeft bespro-

Het wijst zichzelf, dus zo snel mogelijk aan-

ken, maar dat is eigenlijk ook geen nadeel.

melden. Het is een helder, open systeem.

DE UITSLAGEN VAN ONDERZOEKEN ZIJN SNEL INZICHTELIJK OP HET EPD. IS DAT HANDIG? SNAP JE DAT ALS PATIËNT WEL ALTIJD? Een gevaar zou kunnen zijn dat je bijvoorbeeld bloedwaarden zelf gaat interpreteren als je verschillen ziet met zogenaamde normaalwaarden wat misschien helemaal niet nodig is. Je ziet gelukkig niet de communicatie tussen artsen onderling, alleen de informatie die voor jou van belang is. Wat je niet direct begrijpt, kan je opzoeken of navragen door een bericht te sturen.

WAT ZIJN DE VOORDELEN, WAT IS DE MEERWAARDE? Ik weet niet of het St Jansdal precies dezelfde mogelijkheden gaat bieden, maar voor mij zijn de voordelen dat een brief die je krijgt altijd terug te zoeken is. Je kunt zelf instellen of je een dag van te voren herinnerd wilt worden aan een afspraak die je hebt gemaakt. Je kunt

Dick Leene

Marianne Hezemans-Boer, dermatoloog

Gewoon enthousiast beginnen WANNEER WAS JOUW EERSTE KENNISMA-

HEB JE TIPS VOOR JE COLLEGA’S OM EEN

GAAN BENADEREN?

KING MET STEPIC?

VLIEGENDE START TE KUNNEN MAKEN?

Overleg via het dossier zal waarschijnlijk

De keuze voor Epic is een langdurig proces

Doe al wat eLearnings op het Epic UserWeb.

voor een deel telefonisch overleg met de

geweest. Het is nu al ruim twee jaar geleden

Maak verder al een hoop SmartPhrases aan

patiënten gaan vervangen. Ik hoop natuurlijk

voor het eerst besproken op de vergaderin-

en dan gewoon enthousiast beginnen! En

niet aan het eind van een drukke dag nog

gen van de medische staf. Vorige week heb ik

indien nodig nog wel even een cursus blind

uren berichten te moeten beantwoorden.

voor het eerst zelf met het systeem gewerkt

typen volgen.

Dat is in ons vak wel een risico: patiënten

op een eindgebruikerstestavond. Het viel me GAAT DE INVULLING VAN JE ROL ALS ARTS

kingen sturen voor beoordeling. We doen dit

voor ons het belangrijkste is) was goed te

VERANDEREN MET HET GEBRUIK VAN EPIC

al jaren met foto’s die de huisartsen sturen

volgen.

EN ZO JA, HOE DAN?

(Teleconsultatie). Toch blijft het echte zien en

Ja. Ik verwacht, zeker in het begin, meer tijd

voelen van huidafwijkingen heel belangrijk.

WAT ZIJN JOUW VERWACHTINGEN ERVAN?

nodig te hebben voor de administratie, dus

Zo is het niet verantwoord om een moeder-

WAAR KIJK JE NAAR UIT EN WAAR ZIE JE MIS-

meer achter de computer te zitten. Zeker

vlek via foto’s te beoordelen.

SCHIEN TEGENOP?

omdat onze polikliniek nu nog met papieren

Dat we volledig digitaal worden zonder al die

statussen werkt. Ik verwacht wel (en hoop

Als patiënten straks via MyChart direct hun

bonnen en papieren uitslagen. En dat we niet

wel) dat het geleidelijk sneller zal gaan. Wij

uitslagen kunnen inzien, kan dit onrust

meer naar statussen hoeven te zoeken. Dat

hebben in ieder geval op onze polikliniek be-

veroorzaken die niet reëel hoeft te zijn. De

lijkt me heerlijk. Maar de overgang zal voor ons

sloten meer tijd voor een patiënt in te plan-

interpretatie van uitslagen blijft natuurlijk

wel even heftig worden en veel energie kosten.

nen, zodat onze productie wel wat lager zal

heel belangrijk. Ik ben benieuwd hoe dit in de

Als je een status doorbladert heb je in een paar

worden.

praktijk zal gaan.

het probleem gelijk voor ogen. Straks zal het

HOE GA JE STRAKS OM MET DE NIEUWE MA-

Dick Leene

wel een tijdje scrollen worden door het sy-

NIER VAN WERKEN MET DAARBIJ HET FEIT

steem voordat je een goed beeld hebt.

DAT PATIËNTEN JE OOK DIGITAAL KUNNEN

tellen een overzicht van je patiënt, dus heb je

13 / Marianne Hezemans-Boer

kunnen natuurlijk foto’s van hun huidafwij-

niet tegen. Vooral het poliklinische deel (wat

Elly van Lieshout / 14

Elly van Lieshout, verpleegkundige

Ik laat me niet gek maken WANNEER WAS JE EERSTE KENNISMAKING

Tips voor collega’s heb ik niet nu ik nog niet

MET STEPIC

weet of mijn strategie werkt. Maar ik laat me

Al jaren werd er gesproken over een nieuw

niet gek maken, doe voor de scholingsdagen

systeem en stiekem hoopte ik op invoering

de E-learnings een paar keer. In mijn geval is

na mijn pensioen. De eerste kennismaking

de training eind september zodat het goed

was toen collega’s naar het opbouwen van

blijft hangen voor 1 oktober. Ooit dacht ik als

STEPIC gingen. Ze vroegen mij om een scho-

digibeet dat ik niet met Lorenzo zou leren om-

ling te maken die ging over hoe de computer

gaan. Dat is gelukt dus Stepic zal ook wel weer

te gebruiken. Deze scholing bleek niet nodig

lukken. Gelukkig heb ik veel jonge collega’s

te zijn, want zelfs ik had er geen moeite mee.

die mij zeker zullen helpen.

WAT BETEKENT STEPIC VOLGENS JOU VOOR

WAT ZIJN JE VERWACHTINGEN

DENK JE DAT DE INVULLING VAN JE ROL ALS

DE PATIËNT

Mijn verwachtingen zijn dat het erg hectisch

VERPLEEGKUNDIGE/MEDEWERKER MET HET

STEPIC zal als systeem meer veiligheid bren-

zal worden in het begin. In afwachting van

GEBRUIK VAN STEPIC ZAL VERANDEREN?

gen voor de patiënt en ik hoop dat we ook

de voordelen. Ik zie er wel naar uit, maar het

De rol als verpleegkundige zal voor mij niet

meer tijd krijgen voor de patiënt.

scherm is zo vol en er is erg veel klikwerk.

veranderen. Verplegen blijf je aan het bed.

Blijf vooral kijken naar wat de patiënt nodig

HEB JE NOG HANDIGE TIPS VOOR COLLEGA’S

heeft. Systemen zijn een mooi hulpmiddel om

OM STRAKS EEN VLIEGENDE START TE MAKEN

dit goed te doen.

Anneke Plette

MIS GEEN BELANGRIJKE BERICHTEN: CHECK AAN HET BEGIN VAN JE DIENST ALTIJD JE E-MAIL!

Communicatie tijdens Go-Live In de eerste veertien dagen van oktober zal er veel gecommuniceerd moeten worden. Er wordt veel informatie gegeven, maar het is van groot belang dat gebruikers van Epic deze info ook lezen.

Middelen interne communicatie: • STEPIC nieuwsflits via E-mail • Dagelijkse STEPIC nieuwsbrief via E-mail • Intranet • St Jansdalnieuws via E-mail • Inloopsessies

Lynke Wiersma, klinisch logopedist/ logopediewetenschapper afdeling KNO AMC

Onbekend maakt onbemind HOE WAS DE AANLOOP NAAR EPIC?

iedereen enthousiast, want onbekend maakt

meer achter onleesbare, verkreukelde formu-

In 2013 werd mij gevraagd logopedische in-

onbemind. Ik zat in het kernteam KNO en logo-

lieren aan. Het zijn wel meer ‘klikjes’ die je

put te leveren voor Epic. Dit bleek lastiger

pedie, waardoor ik vóór de trainingen al een

tijdens het consult moet zetten. Dit kost wat

dan gedacht, want logopedie valt overal een

redelijk beeld had van hoe het in de praktijk

tijd. Maar patiënten hebben hiervoor begrip.

beetje buiten en bovendien moesten AMC en

zou gaan.

VUmc samen tot één dossier komen. In beide

Het grootste voordeel vind ik dat ik nu een

huizen zijn verschillende aandachtspunten

IS JE VAK VERANDERD DOOR EPIC? IS HET

compleet dossier heb waarin alle informa-

met betrekking tot logopedie, die ook binnen

CONTACT MET PATIËNTEN VERANDERD?

tie voor iedereen te vinden is. Ik kan nu alle

verschillende afdelingen vallen (KNO, (kinder-)

Mijn vak en het patiëntencontact zijn nog

notities lezen en de verpleegkundigen en

revalidatie, neurologie), zowel klinisch als po-

steeds prachtig; Epic heeft daarin niet veel

artsen lezen direct mijn advies ten aanzien

liklinisch. Het VUmc werkte nog met papieren

veranderd. Ik was al gewend aan digitale

van bijvoorbeeld voeding. In de kliniek ziet de

statussen, wij digitaal. Een flinke klus dus

statusvoering en ook konden patiënten me

voedingsassistent meteen de order, waardoor

om tot een werkbaar geheel te komen. Niet

al direct mailen voor vragen. Epic heeft mijn

de patiënt het juiste dieet krijgt.

alleen het dossier, maar het hele werkproces

werk efficiënter gemaakt doordat alle acties

zou veranderen. De oude manier loslaten was

rond een patiënt in Epic plaatsvinden: con-

WAT IS DE MEERWAARDE VAN EPIC?

ingewikkeld, omdat we iets moesten laten

sultaanvragen, plannen van afspraken en

Het complete overzicht van alle informatie

bouwen waar we van te voren geen goede

onderzoeken, verrichtingen declareren en

rond de patiënt. Voor mij als paramedicus is

voorstelling van hadden. Hierdoor was niet

dergelijke. Hierdoor hoef ik bijvoorbeeld niet

het werkproces efficiënter omdat alles digitaal gebeurt. Voor artsen ligt dit misschien anders, omdat zij meer handelingen moeten doen om hun consult of verrichting te voltooien.

ZIJN ER OOK NADELEN? We zijn nu sinds oktober 2015 bezig en het meeste loopt prima. Er blijven natuurlijk nog genoeg verbeterpunten, maar daar wordt aan gewerkt. Het is een enorme operatie om zoiets goed werkend te krijgen. Het voordeel omvangrijk, dat je soms flink moet zoeken naar de juiste informatie. Ik denk dat ik er nog veel meer uit kan halen dan ik nu doe.

HEB JE TIPS VOOR DE HARDERWIJKSE COLLEGA’S? Om de nieuwe werkwijze kun je niet meer heen, dus blijf van elkaar leren, maak vrienden met de Superusers en het Epic-team. Leer het nummer van de helpdesk uit je hoofd en regel goede koffie. Dan kom je er wel!

Dick Leene

Eigen foto

15 / EPIC-ervaring: AMC

van Epic is meteen ook een valkuil: het is zó

Jannita van der Hoek / 16

Jannita van der Hoek, polikliniek kindergeneeskunde

MAKKELIJKER & DUIDELIJKER

WANNEER WAS JE EERSTE KENNISMAKING MET STEPIC Pas enige tijd geleden, toen we met onze poli samen bezig zijn geweest met de e-learnings en we sessies bijgewoond hebben.

WAT ZIJN JE VERWACHTINGEN Ik verwacht een systeem dat de patiënt gaat helpen in het ziekenhuis bezoek. Zowel klinisch als poliklinisch denk ik dat het proces dat de patiënt doorloopt makkelijker en duidelijker zal worden.

WAAR KIJK JE NAAR UIT WAAR ZIE JE TEGENOP Ik kijk uit naar het verdwijnen van de papieren statussen en naar een vloeiend proces voor de patiënt. Toch is dat ook iets om tegenop te zien, omdat het in het begin natuurlijk allemaal niet zo vloeiend zal verlopen.

HEB JE NOG HANDIGE TIPS VOOR COLLEGA’S OM STRAKS EEN VLIEGENDE START TE MAKEN Als we er met met z’n allen de schouders onder zetten, komt het vast goed!

DENK JE DAT DE INVULLING VAN JE ROL ALS MEDEWERKER MET HET GEBRUIK VAN STEPIC ZAL VERANDEREN? Die zal zeker veranderen. Ik denk dat we op een heel andere manier ingezet kunnen worden en hoop dat we de dokter en de patiënt nog meer kunnen ondersteunen.

WAT BETEKENT STEPIC VOLGENS JOU VOOR DE PATIËNT STEPIC wordt een andere manier van communiceren. Het zal maken dat wij de patiënt anders kunnen benaderen, maar andersom ook. Een makkelijkere manier van uitslagen bekijken, recepten aanvragen en bezoeken plannen. Ik denk dat het er voor de patiënt beter op zal worden.

Anneke Plette

Epic ervaringen Felix Kreier, kinderarts OLVG Amsterdam

Gigantische reorganisatie Het is een gigantische reorganisatie, zo om-

te maken met stabilisatie; dat wat je wil, is

BEMOEI JE ER MEE

schrijft Felix Kreier het proces van ontwikke-

mogelijk. Dit heeft te maken met bijvoorbeeld

“Ga je er dus actief mee bemoeien. Je kunt het

len en implementeren van een nieuw EPD in

toegang en printers. Je bent blij als iedereen

niet ontwijken. Er werd bij ons streng gelet

zijn ziekenhuis. Hij kwam in 2010 als arts-as-

na een week goed kan inloggen. Daarna volgt

op het volgen van de trainingen. Dat is net zo

sistent tijdens zijn opleiding in aanraking met

het proces van optimalisatie; hoe kunnen we

cruciaal als patiëntveiligheid. En maak een

Epic bij het Sint Lucas Andreas Ziekenhuis.

gestructureerd verbeteringen aanbrengen?

regeling voor escalaties.

Afgelopen najaar is het Sint Lucas (nu OLVG,

Hiervoor moet je processen analyseren. Bij

locatie West) gefuseerd met het Onze Lieve

een goed EPD worden alle werkprocessen

De ene vakgroep schreeuwt harder dan de an-

Vrouwe Gasthuis (nu OLVG, locatie Oost) en

gelijk getrokken. Na een periode moet je terug

dere. Hou je aan de lijnen. En probeer het in

sindsdien werken beiden met Epic. Dat bete-

naar deze processen.”

het team te houden en daar op te lossen voor-

kende voor alle medewerkers en artsen twee

dat je naar de Raad van Bestuur of bestuur me-

grote veranderingen ineen; een fusie én een

EIGENAARSCHAP OVERNEMEN

dische staf stapt. Ga dus niet als allereerste

nieuw EPD.

“Er is veel veranderd. We werken meer volgens

stap escaleren. Neem de tijd om het samen

afgesproken procedures. De administratieve

op te bouwen. En geef Key Users de ruimte

Felix Kreier: “We hebben de bevindingen en

handelingen kan ik optimaliseren en automa-

om het EPD te ontwikkelen en te ontplooien.

ervaringen van West gebruikt om Epic verder

tiseren. Ik zie ook collega’s die juist meer tijd

Alleen dan krijgt jouw afdeling ook een mooi

vorm te geven, tenzij we vonden dat het beter

kwijt zijn. In een notitie kun je autotekst ge-

EPD.”

was om iets nieuws te bouwen. Een nieuw EPD

bruiken. Dat kun je inrichten. Mensen vinden

betekent echt een gigantische reorganisatie.

het lastig om hier tijd voor te vinden, maar die

Het legt grote druk op elke gebruiker, waar-

tijd moet je wel nemen.” Felix hamert op het

bij iedereen verschillende reactiepatronen

eigenaarschap. “Dit moet goed overgedragen

heeft. De een heeft hele hoge verwachtingen

worden. Je moet het je eigen maken.”

Linda Heller

en vindt het tegenvallen, de anderen zien de Go Live letterlijk als het einde van de wereld en de grote groep er tussenin is het meest realistisch. Het draait allemaal om het goed managen van deze verwachtingen.”

“Medewerkers moeten uit hun consumentenhouding, naar een actieve houding. Na de Go Live gaat het werk pas echt beginnen. Ik heb in vergaderingen vaak een nieuwe iPad als metafoor gebruikt. Het is niet voldoende om de verpakking te openen en je mailadres in te vullen.”

BEHAPBAAR HOUDEN “Het proces gaat in het begin haperen. Hou het daarom behapbaar en beperk je in de eerste fase tot de basale dingen. Je hebt eerst

17 / EPIC-ervaringen: OLVG

VOORBEREIDING

STEPIC team / 18

Iedereen werkt keihard

De datum van 1 oktober komt snel dichterbij. De druk in het STEPIC-gebouw neemt toe, dat is voelbaar. Iedereen werkt keihard! Op weg naar de Go-Live vroegen wij aan willekeurige is iets waar wij ook heel benieuwd naar zijn. En wat valt tegen en wat vinden zij positief?

Lisette Tempert en Francisca Toes waren een ochtend in het STEPIC gebouw en stelden bovengenoemde vragen aan tien medewerkers. Hun reacties vindt u op de pagina’s hierna.

19 / STEPIC team

STEPIC-medewerkers of zij klaar zijn voor Go-Live. Of zij weer in het project zouden stappen

STEPIC team / 20

Linda Kolk

Verder denken dan alleen je eigen werkgebied “Ik moet eerst nog veel doen, voordat ik kan nadenken over de Go-Live”, vertelt Linda terwijl zij een blik werpt op haar computerscherm. “Ik hoop dat de eindgebruikers zich realiseren dat zij niet alleen een nieuw systeem krijgen, maar dat het ook invloed heeft op de werkprocessen.

Door dit systeem ga je verder denken dan alleen je eigen werkgebied.

Ik ben nuchter in het STEPIC-project gestapt, ik wist waar ik aan begon en was me bewust van de consequenties. Wat ik wel ervaar is dat elk team veel bezig is met eigen taken en werkzaamheden en dat daardoor soms de relatie met andere teams vergeten wordt. De diversiteit van de collega’s en de goeie sfeer binnen het STEPIC-team vind ik heel leuk. Je leert elkaar van een hele andere kant kennen.”

José Vermeulen

Het werkproces in het ziekenhuis zal veranderen “Ik kijk erg uit naar de Go-Live. Rond deze periode zal ik voor het eerst nachtdiensten gaan draaien. Dit heb ik nog nooit gedaan en vind ik best een beetje spannend. Ik leer veel tijdens het hele proces en de ervaring die ik opdoe

Mariska van ’t Ende

in het project is voor mij een groot pluspunt.

Niet alleen het systeem, ook het werkproces

Go-Live is geen eindpunt!

in het ziekenhuis zal veranderen. Ik hoop dat iedereen zich dat realiseert.” De technische

“Het is goed dat STEPIC er komt! Er zijn name-

aspecten vielen José wel wat tegen. “Vooral de

lijk dingen in ons ziekenhuis die inhoudelijk

technische uitleg in het Engels is soms lastig.

beter kunnen, zoals van twee EPD’s voor de

De trainingen in Amerika, de campus en de

patiënt (Mirardor en Lorenzo) naar één EPD.

klassen waren erg gaaf. Ik vond het een bij-

Epic maakt dat mogelijk. Als ik voor het pro-

zondere ervaring. Het STEPIC-team vind ik een

ject had geweten wat ik nu weet, zou dat het

leuke groep, ik heb goede contacten. De korte

werk op sommige gebieden een stuk eenvou-

lijnen vind ik prettig. Na de Go-Live zal ik met

diger maken. Nu kom ik er soms achter dat een

voor mij wel een uitdaging. Maar na flink

mijn ene been in het innovatieteam van STEPIC

opdracht van Epic geen meerwaarde heeft

hard werken en de nodige support van onze

blijven staan en met mijn andere been in mijn

gehad en dat het ook anders, makkelijker en

Epic DBC consultants is het gelukt om goed

oude functie als medewerker opnamebureau.

sneller had gekund. Epic is een Amerikaans

trainingsmateriaal neer te zetten, waar ik nu

De kennis die ik nu heb, kan ik goed toepassen

systeem, maar er zijn Nederlandse elemen-

wel trots op ben. Naar Amerika met alle pro-

in mijn werk bij het opnamebureau.”

ten aan toegevoegd. Nederlandse elementen

jectmedewerkers voor trainingen vond ik een

zoals de Diagnose Behandel Combinaties

unieke ervaring. Voor je werk naar Amerika!

(DBC’s). Voor het opstellen van het trainings-

Hoeveel mensen kunnen dat zeggen? Op dit

materiaal is dit met regelmaat lastig geweest.

moment richt ik mij vooral op het afronden

De informatie die Epic standaard beschikbaar

van het lesmateriaal voor de trainingen. Mijn

stelt via het Epic UserWeb is gericht op de

trainingen moeten vooral leuk zijn en vertrou-

Amerikaanse Resolute Hospital Billing. En

wen bij de medewerkers opwekken, dat is

dat is toch anders dan onze DBC’s. Om goed

mijn doel. Go-Live is geen eindpunt voor mij,

lesmateriaal op te kunnen stellen, lag daar

daarna gaat het verder.”

Bart Scholten

Geen moment spijt gehad “Het STEPIC-project kunt je vergelijken met een marathon”, geeft Bart aan. “Vanaf dag één was het bikkelen. Het valt mij zwaarder dan ik vooraf had ingeschat en het is veel meer dan ik had verwacht. Tegelijkertijd vind ik het ontzettend leuk om in het STEPIC-team te werken. Ik heb er dan ook geen moment spijt van dat ik in het project ben gestapt en zou het zo weer doen.

Hoe vaak komt het voor dat je aan een groot

ook dat het fysiek zwaar gaat worden. Ik hoop

project als STEPIC kunt meedoen? Dat is een

dat ik voldoende adrenaline heb om door te

‘once in a lifetime opportunity’. Of ik uitkijk

gaan tijdens die periode. Ik hoop het, want

naar de Go-Live? Op zich wel, maar ik weet

wij zullen veel uren moeten draaien, waarbij wij ook ’s nachts doorgaan. Naar dat laatste kijk ik minder uit, maar ik ben er zeker wel wel klaar voor.” Of Bart terugkeert naar zijn oude werkplek moet nog duidelijk worden.

Frans Kiesewetter

Het beste Epic-dossier van Nederland “STEPIC is heel arbeidsintensief en de druk is hoog. Hierdoor heb ik weinig tijd meer voor andere dingen. Ondanks deze druk is het teamgevoel heel sterk. Samen bouwen wij aan dit project! Mijn ervaring en kennis van Lorenzo en de contacten kan ik hierbij goed gebruiken. Als ik van tevoren wist wat ik nu weet, zou ik zo weer in het STEPIC-project stappen. Je leert in het project echt heel veel.

Jannie Gort

Wat ik wel jammer vind is dat ik het gevoel heb dat ik mij constant moet verantwoorden voor

Bouwen is echt mijn ding

geregistreerd op verschillende plekken, dit

Voor Jannie is de soft Go-Live (het aanzetten

kost meer tijd dan mij lief is. Of ik mij zorgen

van het nieuwe afsprakensysteem) span-

maak over de Go-Live? Absoluut niet! De dead-

nender dan de Go-Live op 1 oktober. “De Soft

line ligt voor mij niet op 1 oktober, maar op

Go-Live vindt half september plaats en is onze

5 augustus. Op deze datum moet alle bouw

Go-Live. Vanaf dat moment zullen wij vast al

klaar zijn. Ik ben ervan overtuigd dat wij als

tegen problemen aanlopen. Voor de gebrui-

Jansdallers elkaar helpen voor, tijdens en na

kers van diverse afdelingen in ons ziekenhuis,

de overgang naar Epic. Als er iets mis gaat

zoals het Afsprakenbureau, zullen de twee

of iemand heeft hulp nodig, dan zal dit door

weken tussen soft Go-Live en de Go-Live een

anderen geboden worden. Ook als dit buiten

uitdaging worden. Dit omdat zij in deze peri-

zijn of haar functie valt. Mijn streven is om

ode in twee systemen moeten werken. Maar

een trein moet alles op elkaar aansluiten en

met het St Jansdal het beste Epic dossier van

ik ga de Go-Live met een lach in. Ik vind het

kan één onderdeel pas verder als het andere

Nederland te maken. Ik weet zeker dat dit

belangrijk om problemen met humor op te

onderdeel klaar is. Veel systemen, zoals het

gaat lukken! Om dit waar te maken blijf ik in

lossen, frustraties komen er toch wel. Ik vind

afsprakensysteem, gaan anders functioneren

het STEPIC-team werken.”

het nog steeds leuk om in het STEPIC-team

dan nu. Dat zal best wennen worden, want

te zitten. Bouwen is echt mijn ding. Je bent

ons huidige afsprakensysteem is heel geavan-

echter wel heel afhankelijk van elkaar. Net als

ceerd.”

21 / STEPIC team

wat ik heb gebouwd. Er wordt veel hetzelfde

STEPIC team / 22

Henk van Till

Bram Leferink

Veel dynamiek

Epic is een mooi product

“Ja, voor de volle honderd procent”, geeft Henk

Enthousiast antwoordt Bram ‘JA’ op de vraag

als antwoord op de vraag of hij weer in het

of hij opnieuw het STEPIC-avontuur zou aan-

STEPIC-project zou stappen. “De manier van

gaan. “Het is wel zwaar en het vergt ook be-

werken valt hem soms wel een beetje tegen.

hoorlijk veel van je. Epic stelt veel deadlines,

De druk is hoog en daardoor heb ik geen tijd om

waar je je aan moet houden. Er is minder

alles gestructureerd vast te leggen. Eigenlijk

ruimte om je eigen weg te gaan. Omdat er veel

zou ik per onderwerp verslaglegging willen

moet gebeuren kan niet alles heel uitgebreid

hebben. Daar is helaas geen tijd voor. Alle

gedaan worden, dat vind ik soms wel jammer.

afspraken zijn overigens wel in mijn e-mailver-

Er is simpelweg geen tijd voor diepgang, je

keer terug te vinden, voor het geval dat. Ik vind

moet op veel terreinen thuis zijn. De medewerkers van het bedrijf Epic weten gelukkig veel.

Dingen worden snel gedaan en Epic is echt een mooi product. Ik ben heel tevreden over de samenwerking binnen het STEPIC-team. Na de Go-Live kunnen wij het product echt in be-

Liesbeth van Erp

drijf zien met echte gegevens. Daarna zullen wij met het innovatieteam open eindjes oplos-

We gaan ervoor

sen en alles verder verfijnen en uitbouwen. De

“Ik kijk ontzettend uit naar de Go-Live, ons

drukte zal in deze periode doorgaan, maar ik

team gaat voor deze deadline. Door mijn

kijk er erg naar uit om hiermee aan de slag te

ervaring met andere projecten weet ik hoe

gaan.”

hectisch een project is, maar daardoor ook hoe leuk het kan zijn. Ik zou zo weer aan STEPIC meewerken. Na Go-Live blijf ik bij STEPIC werken, in het innovatieteam. Wat mij tegenvalt? Het effect van de voortgang in andere teams op mijn deadlines. Voor sommige activiteiten ontbreken onderdelen die

het leuk om met mensen van verschillende zie-

nog gebouwd moeten worden. Het wachten

kenhuisafdelingen samen te werken. Dat geeft

hierop kost tijd, maar iedereen maakt wel

veel dynamiek. Ik kijk uit naar de Go-Live op 1

tijd vrij om anderen te helpen en mee te den-

oktober. Wij, het team medicatie/apotheek,

ken. Dat vind ik heel positief aan het STEPIC-

zijn er dan klaar voor. Epic is een heel mooi

projectteam. Allemaal werken wij hard en

systeem, wij kunnen er veel mee. Dit is tege-

met elkaar gaan wij ervoor.”

lijkertijd het struikelblok na Go-Live, omdat eindgebruikers om meer mogelijkheden zullen vragen. Ik ga het ervaren, want ook na Go-Live blijf ik in het STEPIC-team.”

Wim Zevering

Alle hens aan dek Met een twijfel in zijn stem geeft Wim aan dat hij niet opnieuw in het project zou stappen.

Ik ga nu gelukkig richting het leuke stuk, het

“Dit komt doordat er zoveel aspecten zijn die

geven van trainingen. Ik kijk uit naar de Go-

ik niet voorzien had. Ik ben voor het trainen

Live, want dan kunnen wij kijken hoe wij het

gegaan, maar ik moest eerst ook bouwen aan

met elkaar hebben gedaan. Voor nu betekent

het systeem en dat strikt volgens de paden en

dat nog wel alle hens aan dek. Ik ga terug naar

planning van Epic. Als trainer heb je contact

mijn functie als praktijkbegeleider. Daar kijk

met eindgebruikers en is er interactie, nu zit

ik naar uit, want dat past mij beter. Dat doel

ik soms weken achter de computer te werken.

houd ik voor ogen.”

Marc van Tilburg, Oncologisch en Gastro-intestinaal chirurg:

WANNEER WAS JOUW EERSTE KENNISMA-

WAAR KIJK JE NAAR UIT EN WAAR ZIE JE MIS-

GAAT DE INVULLING VAN JE ROL ALS ARTS

KING MET STEPIC?

SCHIEN TEGENOP?

VERANDEREN MET HET GEBRUIK VAN EPIC?

Voor de overgang naar een nieuw systeem was

Van collega’s in andere ziekenhuizen hoor ik

In essentie niet. Je blijft gewoon dokter, daar-

nog een aantal kandidaten over. Uiteindelijk

wel dat het volledig anders is dan we gewend

aan verandert niets.

bleven Chipsoft en Epic over. Een collega

zijn. Het zal tijd en inspanning kosten om ons

(Willem Akkersdijk) heeft zich hier flink in ver-

de nieuwe systemen eigen te maken. Leren

HOE GA JE STRAKS OM MET DE NIEUWE

diept en toen we voorbeelden zagen, kwam

autorijden is gemakkelijker. Het liefst zou ik

MANIER VAN WERKEN MET DAARBIJ HET FEIT

ook voor ons Epic als meest geschikt naar vo-

natuurlijk alleen mijn werk doen en praten

DAT PATIËNTEN JE OOK DIGITAAL KUNNEN

ren. Het is de Rolls-Royce onder de systemen.

met mensen, maar dit hoort er ook bij. Alle

GAAN BENADEREN?

routines gaan even overboord, maar gelukkig

Eigenlijk ben ik daarin nu al vrij makkelijk. Ik

WAT ZIJN JOUW VERWACHTINGEN ERVAN?

zijn we allemaal behoorlijk digitaal, al ontdek

geef mijn patiënten al redelijk vaak mijn e-

Als het straks loopt zoals wij willen dat het

ik nog steeds nieuwe dingen in het systeem

mailadres.” Mail me maar als er iets is.” Dat

loopt, gaat het ons heel veel voordelen op-

dat we al acht jaar gebruiken. “O, werkt dat

voorkomt ook dat je ze te woord moet staan

leveren, zowel in tijd als kostenbesparing.

zo!” In augustus krijg ik nog wat leerdagen,

als het nét niet schikt. Een tweede voordeel

Bij iedere behandeling of ingreep heb je alle

maar het zal best even duren voordat ook dit

is dat het direct zwart op wit staat. Dat voor-

relevante gegevens direct bij de hand en

weer routine wordt.

komt vergissingen en het is terug te vinden.

tegelijkertijd verwerkt. Communicatie met

Wat zal het toch mooi zijn dat in de toekomst

de huisartsen en het feit dat patiënten hun

HEB JE TIPS VOOR JE COLLEGA’S OM EEN

mijn wachttijden niet meer zullen uitlopen!

dossier kunnen inzien en veel sneller de uit-

VLIEGENDE START TE KUNNEN MAKEN?

(dit laatste zei Marc met een glimlach om de

slagen van onderzoeken kunnen lezen zal een

Het allerbelangrijkste is: Vergeet wat je wist

lippen)

enorme vooruitgang zijn.

en blijf vooral niet hangen in: “Ja, maar in het oude systeem enz..” Dan wordt het een grote frustratie, denk ik.

Dick Leene

23 / Marc van Tilburg

De Rolls-Royce onder de systemen

E-health / 24

E-health

De patiënt in de hoofdrol E-health staat voor alle digitale toepassingen in de zorg: websites, videoconsulten, het zelf me-

kaar” kwam tot uitdrukking in het geven van

ten van hartslag of bloeddruk en gezondheids-apps voor de smartphone. E-health is dus zoveel

voedsel, maar eigenlijk is het beter om geen

meer dan alleen digitale techniek. Ik interview Jan Voorburg, lid Raad van Bestuur, en vraag hem

voedsel te geven, maar mensen te leren voor

waarover e-health volgens hem gaat.

zich zelf te zorgen. Door bijvoorbeeld te leren vissen en te verbouwen. Dus door kennis over Jan valt direct met de deur in huis: “Epic is

te dragen, voorbeelden te geven. Zo zou het in

géén e-health. Epic is een elektronisch patiën-

de zorg ook moeten zijn. Je helpt elkaar voor

tendossier. E-health gaat over gedragsveran-

jezelf te zorgen. Dat is de kern en daar moeten

dering, over attitude. Met e-health hebben we

we naar toe. De patiënt in de hoofdrol.”

het over zelfmanagement, over patiënt empowerment. We worden allemaal ouder, maar

ONLINE BOEKEN WE VAKANTIES, WE BANKIE-

krijgen diverse kwalen. We moeten dus leren

REN, WE VOLGEN HET LAATSTE NIEUWS OP

om goed te leven met de beperkingen van het

ONZE SMARTWATCH. ER ZIJN VEEL DIGITALE

lichaam. Het nieuwe concept van gezondheid

ONTWIKKELINGEN, OOK IN DE ZORG, MAAR

gaat daarom niet over de afwezigheid van

ZIEKENHUIZEN GEBRUIKEN ZE NOG TE WEI-

ziekte, maar juist over een vaardigheid om met

NIG VOLGENS MINISTER SCHIPPERS. VIND JE

beperkingen om te gaan en een zo normaal

HAAR TE ONGEDULDIG? WAT WEERHOUDT

mogelijk leven te lijden. E-health kan daarbij

ZIEKENHUIZEN ERVAN OM DEZE NIEUWE

ondersteunen. De patiënt pakt zelf de regie

TECHNOLOGIEËN TE OMARMEN?

over zijn beperkingen, over zijn gezondheid.

“Ik vind de minister niet ongeduldig. Maar je kunt de gemiddelde patiënt niet vergelijken

Ik kwam onlangs op de parallel tussen ont-

met de gemiddelde consument op het inter-

wikkelingshulp en de zorg. “Je zorgt voor el-

net. Daar zit een generatie tussen. Dan spre-

Wat is E-health? ken we over de vraagkant, maar ook aan de

te geven aan klantbeloftes. “Als u ons mailt,

aanbodkant schort er wat. Artsen adopteren

heeft u binnen 24 uur een antwoord”. We

E-health is het gebruik van technologie ter

veranderingen moeizaam en vaak komt e-he-

willen geen ingewikkelde dingen doen, maar

ondersteuning of verbetering van de ge-

alth boven op hun reguliere werk. Ze moeten

breed aanvliegen en daarmee koploper wor-

zondheid en de gezondheidszorg. Patiën-

het erbij doen.”

den in Nederland.”

ten en cliënten zijn dankzij e-health in staat

WAAROM IS E-HEALTH BELANGRIJK VOOR

WAAR WILLEN WE NAARTOE MET E-HEALTH?

Zelfmanagement staat bij zorginstellingen

ONS ZIEKENHUIS?

“We willen vooraanlopen in de digitale ont-

hoog op de agenda. Berichten in het dossier

“Alles wijst erop dat e-health in de nabije

wikkelingen. Een soort gidsfunctie toebe-

gaan bijvoorbeeld over implementatie en

toekomst heel belangrijk gaat worden. We

deeld krijgen. Zowel voor mensen die niets

bekostiging, videocontact met thuiszorg-

mogen de boot niet missen, we moeten het

hebben met moderne technieken, als voor

medewerkers, telemonitoring van patiën-

water in. Juist met Epic hebben we de kans om

mensen die er dol op zijn. We moeten laten

ten met chronische aandoeningen, preven-

een voorbeeldrol te spelen.”

zien wat we kunnen. Vanwege de schaal denk

tie met behulp van technologie, maar ook

om regie te nemen over hun gezondheid.

ik dat het St Jansdal dit snel en goed kan. We

hoe zorgpersoneel werkt met e-health.

E-HEALTH IS DE LAATSTE TIJD VEEL IN

kunnen makkelijker schakelen dan de acade-

(bron: Zorgvisie).

HET NIEUWS. HOOGLERAAR CHAVANNES

mische en topklinische ziekenhuizen.”

ZETTE ONLANGS IN EEN UITZENDING VAN NIEUWSUUR VRAAGTEKENS BIJ E-HEALTH EN

HOE GAAT HET VERPLEEGKUNDIGE VAK ER

VAN PAPIEREN DOSSIER, NAAR VOLLEDIG

GAF AAN DAT MEER ONDERZOEK NODIG IS.

STRAKS UITZIEN?

DIGITAAL. VERANDEREN BETEKENT UIT JE

HOE KUNNEN WE DINGEN OP GROTE SCHAAL

“Bij de verpleging zal het blijven gaan om ‘Je

COMFORT ZONE GAAN. HET BEGIN ZAL LAS-

UITROLLEN ZONDER DAT WE WETEN OF HET

zorgt voor elkaar’. Met liefde en compassie de

TIG ZIJN. EEN JUISTE MINDSET IS BELANG-

WERKT OF DOET WAT HET ZEGT?

beste zorg verlenen. E-health helpt wel bij het

RIJK. WAT WIL JE IEDEREEN MEEGEVEN?

“Ik zie absoluut de meerwaarde van digitale

communiceren, het geven van voorlichting,

“In het begin zal Epic lastig zijn, maar ik heb

zorginnovaties. We zijn daarom gestart met

het zal hun administratieve last gaan verlich-

heel veel vertrouwen in de organisatie dat

een platform dat Digitale Dokters heet. Elke

ten en de patiëntveiligheid gaan verbeteren.

we het patiëntgericht kunnen oppakken en

maatschap heeft een arts afgevaardigd. Het

My Chart zal impact gaan hebben op bijvoor-

uitvoeren. Sommigen zijn bang voor aan-

is belangrijk om dit breed op te pakken, om

beeld mantelzorgers. Mits zij toestemming

meldzuilen, voor een koude kille wereld. Maar

elke maatschap vertegenwoordigd te hebben

hebben, kunnen zij het dossier inzien. Zij zul-

verzakelijking ligt vooral in de attitude van

en om samen te werken. We onderzoeken

len beter geïnformeerd zijn over de patiënt.

medewerkers.”

kansen en mogelijkheden om e-health in te

Maar basale dingen blijven hetzelfde voor

zetten. Bijvoorbeeld door handen en voeten

verpleegkundigen.”

WAAR LIG JE WEL WAKKER VAN? “Ik lig eerder wakker van de koudwatervrees die sommigen hebben. Het moet niet zo zijn,

WELCOME KIOSKEN

dat we het meteen allemaal niet willen. Wie wil, kan zich melden bij een aanmeldzuil. Wie niet wil, ontmoet gewoon een medewerker.

Net als bij de supermarkt waar je kunt kie-

Bij de poliklinieken Anesthesie, Oogheelkunde, Cardiologie, Dermatologie, Chirurgie

zen om een zelfscan apparaat te gebruiken,

en bij de POK en Radiologie komen kiosken te staan. Dit zijn de zogenaamde

maar als je niet wilt, reken je gewoon af bij de

aanmeldzuilen. Hoe gaat dat werken en wat kunnen patiënten daarmee. Aanmelden kan

kassa.”

met de patiëntenpas en een veiligheidsvraag.

DAT KLINKT ALS EEN COMPROMIS. PATIËNTEN KUNNEN HIER DE VOLGENDE GEGEVENS INVOEREN OF WIJZIGEN:

“Zo zie ik het niet. Ik zie het als groeiruimte.

• Invoeren van een contactpersoon bij noodgevallen

Gewoon beginnen en kijken hoe groot het kan

• Wijzigen van huisarts

worden.”

Linda Heller

De patiënt kan zich aanmelden (inchecken) voor de afspraak waar hij of zij voor komt en wordt indien noodzakelijk door verwezen naar de balie. Wanneer de gezondheidsverklaringlijst van de Pré-Operatieve Screening actief is, kan via de kiosk gemeld worden of deze nog ingevuld moet worden.

25 / E-health

• Toevoegen van medicijnen en allergieën

Als ik denk aan STEPIC dan... / 26

Als ik denk aan STEPIC dan ‌ ben ik vooral heel erg benieuwd.

Heidi Angenent, Laborant

zie ik heel veel veranderingen.

Martijn Lupke, Teamleider Anesthesie denk ik aan chaos en paniek en vraag ik me af waarom zoiets in het Engels moet.

Medisch assistentes B

ben ik erg tevreden met een beter programma en een beter proces.

Jan Timmer, 1ste farmaceutische medewerker denk ik dat het niets gaat worden. We gaan het wel zien.

Anoniem

krijgen we een grote puinhoop met de implementatie.

Anoniem wordt het een uitdaging.

Medisch assistent

wordt het even wennen.

gaan we een heel zwaar jaar tegemoet met uiteindelijk een mooi resultaat waarbij uiteindelijk banen verloren zullen gaan.

Nel Buis, Laborant

Medisch assistent zie ik alleen maar computers en praatpalen voor me. denk ik aan vernieuwing. Niet elke verandering is per definitie een verbetering. Het is een uitdaging. Dit zorgt voor drukte en spanning bij het Stepicteam, maar ook bij medewerkers.

Tjerk Rintjema, lid OR en projectcoĂśrdinator ziekenhuisgeneeskunde

gaat het wel iets moois worden. Het is wel een uitdaging en het kost veel werk.

Anoniem

word ik nerveus.

Anoniem

denk ik aan een traag automatiseringssysteem.

Erica Graus, Vasculair verpleegkundige

Elsbeth van Bloemendaal, KCL

denk ik aan veel klikken. Het is wel een innovatie en vooruitgang voor de toekomst. We kunnen er niet onderuit.

vind ik dit vernieuwend in een positieve zin.

Maaike Kruizinga, Antistollingsconsulent

Dennis Oldenburger, CCU Verpleging

is het spannend.

verdwijnen er arbeidsplaatsen.

Klachtenfunctionaris

Anoniem

is het een enorme kans.

denk ik aan de verlossing van Lorenzo.

Programmamanager beta 2.0

Verpleegkundige

denk ik aan de mensen die met ontslag gaan.

zijn er al acht ziekenhuizen overgestapt, het wordt allemaal heel erg opgeblazen.

Karin Hartog, Secretaresse dagcentrum B. Oost

Anoniem

Maarten Landman, verpleegkundige kinder- en tienerafdeling:

VERPLEEGKUNDIGE GEWORDEN OM TE ZORGEN! WANNEER WAS JE EERSTE KENNISMAKING

ongetwijfeld nog kinderziektes naar boven

dige geworden om te zorgen, niet om achter

MET STEPIC?

komen. Daarnaast is het wennen om met een

de computer te zitten.

De eerste keer dat ik iets las over STEPIC was

nieuw systeem te gaan werken. Het zal tijd

in het St Jansdalnieuws. Hierin stond een stuk

nodig hebben om alles goed in de vingers te

WAT BETEKENT STEPIC VOLGENS JOU VOOR

over het nieuwe programma waar we mee

krijgen.

DE PATIËNT/OUDERS

voor de naam STEPIC.

Een duidelijk en compleet systeem. Hierdoor HEB JE NOG HANDIGE TIPS VOOR COLLEGA’S

kan er betere zorg worden geleverd. En dat is

OM STRAKS EEN VLIEGENDE START TE MA-

uiteindelijk waar het bij ouders en patiënt om

WAT ZIJN JE VERWACHTINGEN

KEN

gaat. De best mogelijke zorg geven.

Ik verwacht dat we nu een goed werkend sy-

Maak gebruik van de filmpjes die er al zijn

steem krijgen waarin alle disciplines kunnen

op intranet en de E-learnings. En… durf hulp

JIJ BENT HET GEZICHT VAN MIJNSTJANSDAL

werken en hierdoor de zorg voor de patiënt

te vragen bij collega’s wanneer je er niet uit-

(JE FOTO). WAT VIND JE DAAR VAN?

kan worden verbeterd. Minder tijd kwijt aan

komt.

administratie en meer tijd aan het bed om te zorgen.

Ik moet eerlijk zeggen dat ik al weer was vergeten dat die foto daarvoor gebruikt zou gaan

DENK JE DAT DE INVULLING VAN JE ROL ALS

worden… Maar geen probleem. Ik ben er niet

VERPLEEGKUNDIGE/MEDEWERKER MET HET

zo bewust mee bezig. Zal wel even wennen

WAAR KIJK JE NAAR UIT WAAR ZIE JE TE-

GEBRUIK VAN STEPIC ZAL VERANDEREN?

zijn om steeds je eigen foto te zien als je de

GENOP

Ik hoop dat ik me meer kan gaan richten op

MijnStjansdal opstart.

Dat het sneller werkt dan Lorenzo. Waar ik te-

de verpleging en minder op de administratie

gen op zie is de opstart periode. Er zullen dan

erom heen. Ik ben uiteindelijk verpleegkun-

Anneke Plette

27 / Maarten Landman

zouden gaan werken en dat er gekozen was

Medical champs / 28 Medical champs

Brug tussen medisch specialisten en STEPIC Anesthesist Carel Doreleijers, chirurg Willem Akkersdijk en uroloog Hans van Berkel zijn de me-

stuurgroeplid. In de stuurgroep kijk ik vanuit

dical champs. Zij vertellen welke rol zij hebben in het STEPIC-project, of zij het gevoel hebben

de invalshoek van de medische staf waar wen-

dat zij het belang van de artsen voldoende hebben kunnen behartigen, welke grote veranderin-

sen in te bouwen zijn en waar niet.

gen het werken met Epic teweeg brengt en tot slot geven zij antwoord op de vraag wat zij hun collega-artsen willen meegeven.

HEBBEN JULLIE HET GEVOEL DAT JULLIE HET BELANG VAN DE ARTSEN VOLDOENDE BEHAR-

WAT IS JULLIE ROL?

en bellen of mailen elkaar op de gekste tijden

TIGD HEBBEN?

Willem: Het belangrijkste dat wij doen is kij-

om elkaar op de hoogte te houden, te levelen

Hans: Ik denk dat wij voldoende hebben kun-

ken of het systeem voldoet aan de verwach-

en de actuele problemen te bespreken. Er is

nen opkomen voor de medische staf, maar

tingen, wij toetsen en corrigeren indien nodig.

altijd wel wat.

ook voor de andere medewerkers. Het moet

De stuurgroep zit achter het grote geheel, wat wij doen geldt voor de inrichting.

namelijk goed en veilig werken worden voor Carel: Als medical champs proberen wij ons

iedereen. Wij zijn enthousiast, maar ook

laagdrempelig op te stellen. Als iets niet blijkt

minstens zo bezorgd over de problemen en

Hans: De hoofdzaak van het project is een

te kunnen, is het onze taak om dit goed te

gebreken die boven komen drijven. Ik denk

mooi elektronisch patiëntensysteem maken

laten landen bij onze collega’s. Je kunt het

toch oprecht dat wij het beter doen dan

voor de toekomst van het St Jansdal. Wij vor-

systeem de schuld geven, maar het prikkelt

menig ander ziekenhuis. Zeker als ik collega’s

men als medical champs de brug tussen de

ook om mee te denken en betrokken te raken.

van elders spreek. Dit komt ook doordat

medisch specialisten en STEPIC en dat was ge-

Ik ben vanuit het stafbestuur verbonden aan

wij als ziekenhuis al ver waren op digitaal

regeld hard nodig. Wij komen geregeld samen

het project en ben naast medical champ ook

gebied. Onze combinatieafspraken zijn een

mooi voorbeeld. Wij willen uitkomen op het

wilt uithalen, er ook in moet zetten. De dokter

Dat proces versnelt nu in een soort fuik. Wij

niveau dat wij hadden, met perspectief op

zal veel meer moeten vastleggen en orderen

hebben te maken met prestatie-, tijds- en

meer. Soms denken wij zelfs verder dan Epic

dan nu. Is dat haalbaar? Het gaat in ieder ge-

kwaliteitsdruk. Hopelijk halen wij de produc-

en halen wij letterlijk alles uit de kast. Vooral

val tijd kosten en dat is een punt van zorg. Dat

tie-afspraken. Als het systeem eenmaal goed

Willem is daar sterk in.

moeten we compenseren door onderdelen

draait, is het in staat om ons werk optimaal te

voor te definiëren. Denk aan ordersets. Wij

laten renderen en het heeft door middel van

Carel: Wij luiden een nieuw tijdperk in en ik

hebben steeds meer te maken met protocol-

pop-ups de mogelijkheid om adviezen in te

ben ervan overtuigd dat wij dat aankunnen.

len. Epic kan ons hierbij ondersteunen door

bouwen. De digitale dokter en facetimecon-

E-health wordt iets groots en met Epic nemen

ons door het protocol te leiden.

sulten zijn nieuwe trendy mogelijkheden voor

wij een voorsprong. Patiënten krijgen meer

de toekomst.

regie. Het dossier is van de patiënt en ik vind

Willem: Ik heb tijdens diverse bijeenkomsten

WAT ZOU JE JE COLLEGA-ARTSEN WILLEN

het goed dat patiënten kunnen meelezen en

de Epic-workflow mogen zien. ‘Kan dit niet net

MEEGEVEN?

onderdelen zelf kunnen bijwerken. Hierdoor

zoals in Mirador?’, is een vraag die regelmatig

Willem: Gedraag je als Sancho Panza en niet

raken zij betrokken en verantwoordelijk.

terugkwam. Epic is anders, maar medisch

als Don Quichot! Bestrijd geen windmolens,

inhoudelijk verandert er niks. Met Epic wor-

dat is onbegonnen werk. Probeer zoveel mo-

Willem: Epic is een fantastisch systeem. Wat

den wij gedwongen systematisch te werken,

gelijk de Epic-flow te volgen, dat is al lastig

ik wel jammer vind, is dat de mensen van Epic

waardoor je makkelijk kunt registreren en

genoeg. Gewoon doen en geen weerstand bie-

geen witte jas hebben aangetrokken en heb-

documenteren. Gegevens worden discreet

den is mijn advies. Als je iets wilt weten of als

ben gekeken hoe de dokter werkt. Zij hebben

vastgelegd en kunnen opgevraagd worden in

je je echt niet kunt verenigen met iets, ga dan

een bepaalde manier om Epic uit te rollen in

allerlei documenten en rapportages. Daarbij

niet mokken, maar meldt dit bij het team dat

ziekenhuizen. Zij volgen en monitoren. Dat is

staat van de patiënt het probleem centraal,

zich gaat bezighouden met de optimalisatie.

belangrijk, maar of het inhoudelijk klopt? En

waarvoor hij of zij op dat moment zorg van

Samen maken wij ons systeem dan beter.

dat is juist voor ons artsen heel belangrijk. De

ons vraagt. Vanuit dat oogpunt wordt er ge-

workflow moet zo vertaald worden, dat het

documenteerd. Op de poli is het al goed geor-

Carel: Houd je blik gericht op de horizon, wij

een logisch proces is. Wij zijn met z’n allen aan

ganiseerd. Ik maak mij wel een beetje zorgen

zijn er nog lang niet. Laat je hier niet door ont-

het roeien. Epic stuurt, maar doordat je niet

over het klinisch proces. En waar ik benieuwd

moedigen. Ik ben ervan overtuigd dat wij na

alle informatie hebt, is het lastig op koers te

naar ben, is hoelang de optimalisatiefase gaat

de dip blij zijn. Epic is een mooi systeem met

varen. Stel je voor dat je een huis aan het bou-

duren en wat wij gaan optimaliseren.

een uniforme werkwijze. Ga de mogelijkheden

wen bent en er wordt, voordat je weet hoe het

ontdekken en pak deze op.

huis eruit gaat zien, aan je gevraagd hoe je de

Hans: De bedrijfsmatige efficiency, de conti-

badkamer wilt inrichten. Je maakt een keuze

nue koppeling aan een patiëntendossier, de

Hans: Meegaan, rustig blijven en niet in pa-

en aan het einde blijkt dat je toch dat ligbad

snelheid van brieven genereren, de financiële

niek raken. Het komt goed, maar het gaat al-

had kunnen plaatsen. Zo is het soms ook met

administratie achter de schermen, rapporta-

lemaal niet vanzelf en het betekent wel extra

Epic.

ges, evaluaties en inzicht in werkprocessen

inzet! Wij zijn bij Go-Live verder dan andere

wordt allemaal veel beter. Veel processen

ziekenhuizen en dat is iets wat vertrouwen

WELKE VERANDERINGEN BRENGT EPIC TE-

worden veiliger, zoals de invoer van medica-

geeft.

WEEG VOOR HET ARTSENVAK?

tie. Denk aan het controleren op dubbele me-

Carel: Epic geldt voor hele ziekenhuis. Alles

dicatie, bijwerkingen en allergieën. Maar voor

wat je erin zet, kun je er ook weer uithalen.

medisch specialisten wordt het echt wel meer

Je hebt meer mogelijkheden om je eigen werk

werk, doordat er veel bij de bron moet worden

kritisch te bekijken en waar nodig aan te pas-

ingevoerd. Epic leunt op de artsen en er komt

sen. Het nadeel is dat je de informatie die je er

richting Go-Live een grote druk op iedereen.

Ondersteuning De medical champs krijgen ondersteuning van (v.l.n.r.) internist-nefroloog Bart-Jan Verhoeff, ziekenhuisapotheker Pieter Helmons, cardioloog Lucas Klein en SEH-arts Amber Veldhuizen. Zij leveren een grote bijdrage aan het gereed maken van het ziekenhuis voor het werken met Epic. Als voorbeeld haalt Willem aan dat Bart Jan heeft meegedacht hoe de oude Mirador-dossiers in Epic te krijgen. Zo is hij mee op pad gegaan om de workflow op de poli’s in kaart te brengen.

29 / Medical champs

Francisca Toes

Ben van Noort / 30

Ben van Noort, oogarts

De tijd zal het leren WANNEER WAS JOUW EERSTE KENNISMAKING

van moeilijk leesbare handschriften. Een

MET STEPIC?

valkuil kan zijn dat je gemakkelijker over be-

In 2014 bezocht ik voor Epic een aantal zieken-

langrijke informatie heenkijkt als het op een

huizen waaronder Haarlem en Nijmegen en ik

onhandige plaats is gezet. Dat kon overigens

bekeek ook andere EPD’s ter vergelijk.

in papieren statussen ook voorkomen. Kan ik straks nog een sticker plakken op iets wat ik

WAT ZIJN JOUW VERWACHTINGEN ERVAN?

later wil terugzoeken? De tijd zal het leren.

Ik maak mij nog wel wat zorgen eerlijk gezegd.

De overgang naar Stepic zal vast en zeker ver-

HEB JE TIPS VOOR JE COLLEGA’S OM EEN VLIE-

HOE GA JE STRAKS OM MET DE NIEUWE

tragingen gaan opleveren. Ons ziekenhuis kiest

GENDE START TE KUNNEN MAKEN?

MANIER VAN WERKEN MET DAARBIJ HET FEIT

ervoor om letterlijk alles via Epic te gaan doen

Zorg ervoor dat je samenvattingen van sta-

DAT PATIËNTEN JE OOK DIGITAAL KUNNEN

dus is de overstap omvangrijker dan elders. Ik

tussen op tijd klaar hebt en daardoor niet in

GAAN BENADEREN?

vind het een grote fout van het management

tijdnood komt. Misschien is een typecursus

Dat vind ik iets raars. Wij kunnen oogheel-

dat men deze operatie tegelijkertijd uitvoert

aan te bevelen voor sommigen, want met twee

kundige problemen niet online oplossen. Ik

met een forse ontslagronde en verregaande

vingers wordt het lastig misschien.

vind het logischer dat patiënten met vragen

hervorming van managementlagen. Er gaan nu

langskomen. Oogproblemen zijn klachten die

goede mensen weg wat voorkomen had kun-

GAAT DE INVULLING VAN JE ROL ALS ARTS VER-

vooral op oudere leeftijd ontstaan en het is de

nen worden. Uiteindelijk zal het goed komen,

ANDEREN MET HET GEBRUIK VAN EPIC?

vraag of die generatie ook gemakkelijk om zal

maar ik ben wat geschrokken van het gebrek

Het gevaar is dat we straks meer op een scherm

weten te gaan met deze digitale oplossingen

aan inzicht wat een stap als deze voor impact

zitten te kijken in plaats van de patiënt in de

en e-mail.

heeft.

ogen te zien. Wij hebben de mensen niet zo lang op een consult en het zou fout zijn om de helft

WAAR KIJK JE NAAR UIT EN WAAR ZIE JE MIS-

van die tijd te moeten gebruiken om gegevens

SCHIEN TEGENOP?

in te tikken en op te slaan. Hopelijk leveren de

Het zal een voordeel zijn dat we straks af zijn

“smart-teksten” hierbij wat tijdwinst op.

Dick Leene

LOGIN LAB Het is van groot belang dat na 1 oktober de inloggevens kloppen.

Daarom moet iedereen die gaat werken met Epic deze gegevens controleren.

Er wordt op de vide bij het bedrijfsrestaurant een zogenaamd login lab ingericht. Vanaf 9 tot en met 30 septem-

WEES VOORBEREID OP EPIC CONTROLEER JE INLOGGEGEVENS

ber kunnen medewerkers en medisch specialisten hier op werkdagen van 08.00 – 18.00 uur (vrijdags tot 16.00 uur) terecht om hun gegevens te controleren. Het kost ongeveer 5 minuten per persoon. Neem altijd je personeelspas mee.

Wacht niet tot het laatste moment, want dan krijgen we opstoppingen.

STEPIC

Samen op weg naar nog Beter

Dies van Welsem, verpleegkundige:

Niet teveel mopperen!

Mijn eerste kennismaking met Stepic was in

Het papieren dossier gaf hen echter vaker het

St Jansdal. Een bevriend verpleegkundige in

gevoel dat er meer persoonlijke aandacht was

Haarlem werkt al jaren met Epic en zij is er blij

voor hem of haar.

mee.

Collega’s raad ik aan om, zodra je ruimte hebt Ik verwacht een super EPD (gezien de kosten)

op de afdeling, je te verdiepen in Stepic op in-

waarin we overzichtelijk, veilig, efficiënt en

tranet en de e-learning. Overleg met collega’s

snel kunnen werken.

om, als je dienst het toelaat, je te kunnen

Ik hoop dat het stabiel is en dat het jaren in

Hoe eerder je vertrouwd raakt met het nieuwe

onze EPD behoeften kan voorzien en ik kijk

systeem, hoe prettiger je werk weer wordt.

uit naar het moment dat alle medewerkers

Niet teveel mopperen als het niet lukt, grijp je

vertrouwd zijn met Stepic.

kans en denk in oplossingen!

Tijdens de inwerkperiode verwacht ik ruim

Stepic zal, voor zover ik nu kan overzien, niet

te kunnen terugvallen op de ervaring van de

de invulling van mijn rol als verpleegkundige

Stepicbouwers van het St Jansdal, zowel op de

veranderen. Voor de patiënt zal het in eerste

werkvloer als telefonisch.

instantie betekenen dat we wat meer op het beeldscherm staren. Als ik de verhalen moet

Wel vind ik het lastig dat ik straks een tijdje

geloven zal alles straks beter, veiliger enzo-

niet op m’n routine met Lorenzo kan terugval-

voort voor de patiënt zijn.

len en ook ben ik bang dat de directe aandacht

Het betekent een stukje gemak dat de betref-

voor de patiënt tijdens de inwerkperiode zal

fende hulpverleners in het ziekenhuis inzage

verminderen. De meeste patiënten begrijpen

hebben in hun volledig dossier. Belangrijk is

dat we meegaan met onze tijd en dat de com-

dat privacy altijd geboden moet worden.

puter niet meer weg te denken is.

Anneke Plette

31 //DTies ekst van Welsem

afzonderen om hiermee aan de gang te gaan.

Dick Oorthuijsen / 32

Dick Oorthuijsen, anesthesiemedewerker

Enorme uitdaging WANNEER WAS JE EERSTE KENNISMAKING MET STEPIC Ik hoorde voor het eerst van Epic op de radio. Een uitzending van Argus

EPIC-ervaringen Radboud UMC

‘Laat de computer voor je werken’

op NPO1. Het ging over de grote problemen tijdens de invoering

Van de ene op andere dag ging men in het Radboudumc in

van Epic in het Radboudziekenhuis

Nijmegen over van papieren dossiers naar het digitaal multi-

in Nijmegen in 2014. Er werd zelfs

disciplinair patiëntsysteem Epic. Hoe leid je zulke grote ver-

gesproken over ongelukken met

anderprojecten in goede banen? Drie vragen aan Jacqueline

dodelijke afloop door verkeerde

de Leeuw, Chief Nursing Information Officer in Radboudumc.

registratie in het systeem. Mijn tweede kennismaking was de presentatie in de Dageraitzaal.

WAT ZIJN JE VERWACHTINGEN Voor wat betreft de pijnbestrijding is de verslaglegging altijd bijzonder pover geweest. De verwachting is dat met Epic daar in positieve zin verandering in komt. Alle data zoveel mogelijk vastgelegd in één document.

WAAR KIJK JE NAAR UIT WAAR ZIE JE TEGENOP De start en introductie op 1 oktober zal nogal wat voeten in aarde hebben. Velen zien er tegenop. Je kunt het ook zien als een enorme uitdaging om het systeem goed te laten functioneren.

HEB JE NOG HANDIGE TIPS VOOR COLLEGA’S OM STRAKS EEN VLIEGENDE START TE MAKEN Denk dat het nuttig is om de diverse filmpjes, e-learnings en bijeenkomsten zoveel mogelijk te volgen om alvast iets vertrouwd te raken met Epic.

DENK JE DAT DE INVULLING VAN JE ROL ALS MEDEWERKER MET HET GEBRUIK VAN STEPIC ZAL VERANDEREN? Als anesthesiemedewerker heb je de volle honderd procent concentratie nodig voor de patiënt. Alle zaken die de aandacht afleiden van het werk moeten vermeden worden. Met de huidige regelgeving ben je voortdurend met dingen bezig die de aandacht van het werk afleiden en dat is een slechte en ongewenste ontwikkeling. Het is de kunst van de Epic-bouwers om ons zo min mogelijk met monitor, muis en toetsenbord bezig te laten zijn.

WAT BETEKENT STEPIC VOLGENS JOU VOOR DE PATIËNT Tijdens de presentaties werd duidelijk dat de mogelijkheden van Epic eindeloos zijn. Thuis vanachter de PC of tablet zelf een afspraak inplannen behoort bijvoorbeeld tot de mogelijkheden.

Anneke Plette

Foto: ZorginBeeld/Frank Muller

1. WAT MERKEN VERPLEEGKUNDIGEN VAN

2. VERPLEEGKUNDIGEN WORDEN NIET ALTIJD

3. VIND JIJ DAT HET VERPLEEGKUNDIG VAK

AUTOMATISERING IN JULLIE ZIEKENHUIS?

GEZIEN ALS EARLY ADAPTERS ALS HET GAAT

IS VERANDERD: MINDER ZORG AAN HET BED

‘Verpleegkundigen hebben via het EPD in-

OM ICT-VERNIEUWINGEN. HOE KOMT DIT?

VAN DE PATIËNT, MEER MET DE COMPUTER?

zage in wat ze registreren en kunnen op elk

‘Ik ben niet van mening dat verpleegkundigen

‘Nee, dat vind ik zeker niet. Het verpleegkun-

gewenst moment de actuele stand van zaken

moeilijk te bewegen zijn wat betreft ict. Het

dig vak is nog steeds zorgen voor je patiënt.

op de afdeling (en in het hele ziekenhuis) voor

onderwerp ligt misschien niet van nature in de

Communicatie is nog altijd de basis van ons

bijvoorbeeld pijn- en ondervoedingsscores

interessesfeer van verpleegkundigen. Maar

beroep. De computer is een meer prominente

zien. Dat maakt dat verpleegkundigen zelf

dat komt vooral omdat vaak onvoldoende

rol gaan spelen als hulpmiddel voor verpleeg-

veel dichter op de verbetering kunnen zitten

wordt verduidelijkt hoe een ict-vernieuwing

kundigen om zorg te registreren. De computer

en daar zelf direct invloed op kunnen hebben.

(zoals een EPD) gaat bijdragen aan de verbe-

vervangt papier en kan bijdragen aan een ver-

tering van je werkproces en, nog belangrijker,

mindering van de administratielast, maar de

Dat voedt de motivatie om goed te registreren

aan verbetering van de kwaliteit en de veilig-

essentie van de zorg is niet veranderd.

en gaat veel verder dan het invullen van lijst-

heid van patiëntenzorg. En zeg nou eerlijk,

jes. Dat oeverloos invullen van lijstjes zonder

wie wordt er nu blij van een nieuw software-

Het leren gebruiken van een systeem als Epic

terugkoppeling is ook vaak wat tot frustratie

systeem. Ik niet.

kost tijd en dat zorgt soms voor frustratie.

leidt bij verpleegkundigen. Bijvoorbeeld de

Maar na een gewenningstijd keert de balans

veiligheidsthema’s van VMS die in allerlei

Daarbij is ook vaak het verschil tussen digi-

in het werk terug, waarbij de tijd voor direct

checklists zijn verwerkt in de computer.

talisering en automatisering niet duidelijk.

contact met de patiënt zeker niet afneemt.

Digitalisering is bijvoorbeeld een tekstverwer-

De computer is een middel, geen doel. Maar

Verpleegkundigen vullen die tot in den treure

kingsprogramma als Word, automatisering

ik weet dat sommige verpleegkundigen het

in... en dan? Dat wordt ergens in het zieken-

gaat veel verder. Dat gaat over algoritmen,

anders ervaren. Wat ik dan altijd zeg: in de

huis verwerkt en doorgestuurd en uiteindelijk

over actie en reactie. Dus als de verpleegkun-

tijd van papieren dossiers waren er ook ver-

lezen we het terug in ranglijstjes in de krant.

dige in ons EPD de bloeddruk registreert, ziet

pleegkundigen die vonden dat ze de hele tijd

Daar heb je als verpleegkundige niks aan.

de arts dat direct en kan daar op anticiperen.

maar verslag moesten doen en te weinig met

Maar stel dat je werkt met een systeem dat die

Dat scheelt oeverloos telefoneren tussen arts

de patiënt zelf bezig waren. Wees niet bang

scores bij elkaar brengt, een dataset levert en

en verpleegkundige.

dat je alleen maar naar het scherm zit te sta-

terugkoppelt naar de afdeling. Dat verpleeg-

ren. Laat de patiënt meekijken, zodat er nog

kundigen zien wat de zorg die zij geven ople-

Door automatisering sla je een brug naar de

steeds patiëntencontact is. Laat de pc voor je

vert en waar eventuele verbetering nodig is.’

patiënt omdat je direct meer inzicht hebt in

werken.’

de data van een patiënt. Als je dat fenomeen aan verpleegkundigen goed uitlegt, dan weet ik zeker dat de voordelen van automatisering

Marloes Oelen Bron: Nursing 26 mei 2015

LAAT DE PATIËNT MEEKIJKEN OP HET SCHERM,

zodat er nog steeds patiëntencontact is

In de nacht van…

Precies volgens planning, in de nacht

Voor de implementatie werd een com-

Dat is gelukt doordat ze de juiste

van 27 oktober 2013, ging Epic in het

plete opleidingsfabriek uit de grond

balans wisten te vinden tussen een

Radboud UMC live. Een prestatie die

gestampt, maar liefst zesduizend

zeer strakke projectaanpak en een

vooral respect afdwingt voor wie zich

medewerkers werden in zes weken

menselijke managementstijl. Rondom

de omvang van deze operatie reali-

opgeleid, waarbij een trainingsduur

de live-gang werkte het ziekenhuis in

seert. Het implementatieteam be-

van twintig uur niet uitzonderlijk was.

een strenge commandostructuur. Op

stond uit honderd tot honderdvijftig

Meteen na het moment van ‘Go-Live’

andere momenten was er ruimte voor

personen, die, in de woorden van de

liepen er tweehonderd mensen afkom-

souplesse en humor om mensen te

implementatiemanagers, ‘als idioten

stig van Epic en van andere ziekenhui-

blijven motiveren en binden.

hebben gewerkt’.

zen rond om ondersteuning te bieden.

33 / EPIC-ervaring: Radboud UMC

voor zich gaan spreken.’

Roy Brokelman / 34

Roy Brokelman, orthopedisch chirurg:

Niet met de neus in de computer!

WANNEER WAS JOUW EERSTE KENNISMAKING MET STEPIC? Circa twee jaar geleden vergeleken wij twee systemen. Mijn broer in Den Bosch werkte met het

een goed antwoord te kunnen geven. Prima

concurrerende systeem; wij kozen als ziekenhuis voor Epic. Ik stond daar wel achter, al had ik

dat men het kan inzien, maar men zou erom

ook mijn bedenkingen. Collega’s bij Radboud werken ermee, waarvan ik positieve, maar ook

moeten vragen vind ik eigenlijk. Daar zie ik

negatieve ervaringen hoor.

nog wel wat haken en ogen...

WAT ZIJN JOUW VERWACHTINGEN ERVAN?

HEB JE TIPS VOOR JE COLLEGA’S OM EEN

HOE ZIEN DE GEWRICHTEN VAN JE DOCHTER

Het zal zeker goed gaan werken en winst op

VLIEGENDE START TE KUNNEN MAKEN?

ER UIT OP HET EERSTE GEZICHT?

meerdere gebieden opleveren. Eerlijk gezegd

Hou het proces goed in de gaten en zorg

Prachtig!

moet ik nog zien dat het ook tijd gaat opleve-

ervoor dat je de smartsets en smartteksten

ren. Ik verwacht eerder dat we in onze situ-

tijdig voor elkaar hebt.

Dick Leene

atie er een extra medewerkster voor zullen moeten gaan aannemen. Wat mij tegenvalt

GAAT DE INVULLING VAN JE ROL ALS ARTS

is dat alles weer opnieuw moet worden uit-

VERANDEREN MET HET GEBRUIK VAN EPIC?

gevonden en geïmplementeerd, terwijl ik had

We moeten er voor zorgen, dat we naar de

verwacht dat we een kant-en-klaar systeem

patiënt blijven kijken en luisteren en niet met

overnamen. “Beter goed gestolen dan slecht

de neus in de computer zitten. Daar zullen we

opnieuw ontwikkeld.” Bij ons moet het gebeu-

wellicht een extra assistente voor nodig heb-

ren op de poli, dat móet gewoon goed lopen.

ben straks, zodat onze rol als arts niet hoeft

Ik heb er wel vertrouwen in dat dit ook zal

te veranderen.

lukken.

HOE GA JE STRAKS OM MET DE NIEUWE WAAR KIJK JE NAAR UIT EN WAAR ZIE JE MIS-

MANIER VAN WERKEN MET DAARBIJ HET FEIT

SCHIEN TEGENOP?

DAT PATIËNTEN JE OOK DIGITAAL KUNNEN

Ik kijk er naar uit dat ik thuis gewoon even kan

GAAN BENADEREN?

“oefenen” in een systeem dat al elders draait.

Dat zou voor sommige patiënten uistekend

Een testomgeving dus, waar ik me de hande-

kunnen zijn, maar ik zie ook veel nadelen. Ben

lingen eigen kan maken. Ik begrijp niet goed

daar geen groot voorstander van. Mensen

waarom dat nog niet kan. Het zou verschrik-

maken zich thuis wellicht onnodig zorgen of

kelijk zijn als ik straks maar dertig in plaats

trekken conclusies uit uitslagen en stellen

van veertig mensen kan zien op een dag. Het

daar vragen over. Ik moet die patiënt daad-

moet geen productieverlies gaan opleveren.

werkelijk zien en het gewricht ook zien om

Roy stelde het interview even uit wegens de geboorte van zijn prachtige dochter.

Nurse champs v.l.n.r. Annette, Jolanda, Helma

We worden steeds enthousiaster!

Sinds maart 2015 zijn Jolanda Verschuur-van Wensveen, obstetrie verpleegkundige en Annette

een order gestuurd systeem en dat betekent

Siksma-Pott, verpleegkundige cardiologie, naast hun reguliere baan Nurse Champs. Helma

dat voor veel handelingen een arts of ver-

Binnendijk, verpleegkundige chirurgie, heeft zich afgelopen maart bij hen aangesloten toen zij

pleegkundige een order moet aanmaken. Dit

Nurse Champ Mark Schuurmans verving. Het drietal vertegenwoordigt de verpleegkundige be-

genereert taken op je werklijst, ingedeeld

roepsgroep tijdens Stepic en vormt een mooie brug tussen praktijk en theorie. Ik sprak met hen

per tijd of per patiënt. Als de verpleegkun-

over de rol die zij speelden tijdens het Stepic traject?

dige straks medicatie gaat toedienen en registreert, vervalt deze actie automatisch van

We hebben heel veel bijeenkomsten en ses-

ben kunnen doen voor onze collega’s. En dat

zijn/haar werklijst. En een ander groot voor-

sies bijgewoond en vooral gelet op het ver-

niet alleen. We hebben ook de bouwers onder-

deel is de barcodescanning voor medicatie.

pleegkundige domein. Zo waren we aanwezig

steund met praktische hulp op momenten dat

De patiëntveiligheid wordt hiermee enorm

bij alle validatiesessies, diverse breakouts en

wij het iets rustiger hadden. Doordat we zelf

verbeterd.

bij overkoepelende werkgroepen van bijvoor-

ook in de directe patiëntenzorg werken, kun

beeld ‘patiënt verplaatsingen’. Dat was nut-

je ook door die bril naar het nieuwe systeem

ZIEN JULLIE OOK NADELEN?

tig. Veel mensen bekijken processen vanuit

kijken. Verder hebben we meegekeken met de

Voor degenen die niet zo handig zijn met een

hun eigen afdeling, maar als verpleegkundige

inhoud van verschillende trainingen.

pc, zal het enorm wennen zijn. Aan de andere

heb je juist een overall bijdrage. Dan ben je de

kant werkten we ook al digitaal door Lorenzo.

verbinding tussen de afdelingen; hoe wordt

WELKE GROTE VERANDERINGEN BRENGT

een patiënt verplaatst van de afdeling naar ra-

STEPIC TE WEEG VOOR HET VERPLEEGKUN-

diologie, van ok naar recovery en van recovery

DIGE VAK?

WAT ZOUDEN JULLIE JE COLLEGA-VERPLEEG-

terug naar de afdeling? Veel van deze proces-

Stepic zorgt vooral voor meer efficiëntie en

KUNDIGEN WILLEN MEEGEVEN?

sen verlopen via de verpleegkundige. Daarbij

hoe meer we ermee werken, hoe enthousi-

Bereid je in elk geval goed voor. Bekijk de

namen we de nodige kennis mee vanuit de ver-

aster we worden. Het allerbelangrijkste is

filmpjes en volg de trainingen. Tot de Go Live

schillende validatiesessies en de stuurgroep.

dat we in het hele ziekenhuis gaan werken

kun je nog oefenen in de digitale oefenomge-

Wanneer er gelegenheid voor was, hebben we

met één dossier. De arts en verpleegkundige

ving. Het lijkt veel, maar het valt echt te leren.

zo veel mogelijk ontwikkelingen aan verpleeg-

registreren niet meer apart van elkaar. Als

Zowel Annette als Jolanda zijn trainer. We zul-

kundigen verteld en toegelicht. Op deze ma-

de arts op de SEH of poli iets registreert, kan

len iedereen stap voor stap meenemen door

nier probeerden we zoveel mogelijk collega’s

de verpleegkundige deze gegevens inzien bij

de (nieuwe) werkprocessen. Je krijgt tijdens de

te bereiken en te betrekken.

opname en visa versa. Dit voorkomt fouten en

training ook gelegenheid om zelf te oefenen

dubbele registratie. Een ander voordeel is de

aan de hand van scenario’s. Fouten maken

HEBBEN JULLIE HET GEVOEL DAT JULLIE

observatielijst. De ‘verhalen’ in de rapportage

mag, het is een ander woord voor leren. Heb je

VOLDOENDE HET VERPLEEGKUNDIGE VAK

zijn verleden tijd. Observaties zijn eenduidig

vragen, aarzel dan niet om ons aan te spreken.

VERTEGENWOORDIGD HEBBEN?

en overzichtelijk. Verschillende onderdelen

We hebben zeker het gevoel dat we veel heb-

‘communiceren’ straks met elkaar. Stepic is

Linda Heller

35 / Nurse champs

Het is alleen een totaal ander systeem.

De STEPIC Go-Live op 1 oktober a.s. is een enorme operatie in St Jansdal. Je zou kunnen spreken van een geplande (leuke) crisis. Dingen gaan misschien niet in één keer goed. Belangrijk is dat we de hele operatie zo gestructureerd mogelijk laten verlopen.

Help ik heb een STEPIC probleem! Wat doe je?

Heb je een EPIC-vraag?

Het is maandag 3 oktober. Je start je computer op en je loopt vast. Wat doe je dan?

WAT BETEKENT DIT VOOR JOU ALS GEBRUIKER VAN STEPIC? • Als je tegen een probleem aanloopt of een vraag hebt, vraag het dan aan een collega of een superuser (herkenbaar aan een oranje mouwband met de tekst ‘Superuser’ erop) • Wanneer de superuser er niet uitkomt kan hij of zij contact opnemen met de ‘floor-support’ om te helpen. De floor-supporters zijn herkenbaar aan een oranje polo.

• Kan de floor-support het probleem ook niet oplossen dan vraagt hij/zij de superuser een melding aan te maken, samen zorgen floorsupport en superuser ervoor dat de melding

S U PERU

volledig wordt vastgelegd. Meldingen worden

SE

R

SUPERUSER Komt de Superuser er niet uit?

rechtstreeks ingevuld in Ultimo en bij calamiteiten telefonisch doorgegeven aan de helpdesk. In Ultimo is een formulier beschikbaar waarin alle noodzakelijke informatie wordt uitgevraagd, dit zorgt voor een snelle en juiste registratie. Projectleden lossen de problemen op. Er komt vanaf 1 oktober tot ongeveer 16

FLOORSUPPORT Komt de Floorsupport er niet uit?

oktober dagelijks een STEPIC nieuwsbrief met daarin een terugkoppeling.

• Voor terugkoppeling met betrekking tot urgente problemen gebruiken we de STEPICnieuwsflits. Check iedere ochtend voor je Epic opstart je e-mail om te kijken of er belangrijke berichten over STEPIC in staan. Ook op intranet staan alle belangrijke issues vermeld.

Registratie Ultimo / STEPIC-Helpdesk Bij urgente issues telefonisch contact

BELANGRIJK! Wees zo compleet mogelijk met het maken van de melding; hoe meer informatie hoe beter het STEPIC team je probleem kan traceren. Om die reden verzoeken we iedereen ook dringend zoveel mogelijk via Ultimo te melden.

Projectleden STEPIC lossen problemen op Hoge prioriteit eerst

Terugkoppeling