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Bogotá D.C., Abril de 2013
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Edmundo Conde Zamorano Superintendente María Eugenia Areiza Frieri Asesora de Despacho Alberto Mejía Gallo Asesor de Despacho John Gaviria Marín Asesor de Prensa de Despacho Diana Marina Vélez Vásquez Superintendencia Delegada para la Gestión Edgar Marroquín Puentes Superintendencia Delegada para la Estudios Especiales y Evaluación de Proyectos Luis Ángel Carmona Superintendencia Delegada para la Responsabilidad Administrativa y Medidas Especiales Ignacio Duarte Gómez Secretario General Rafael Trujillo Calderón Dirección para la Gestión de la CCF Zoilo Urbina Contreras Jefe Oficina Asesora de Planeación José William Casallas Fandiño Jefe Oficina de Control Interno Diego Armando González Jefe Oficina Protección al Usuario Lida Regina Bula Narváez Jefe Oficina Jurídica Ana Josefina De la Torcoroma Profesional especializado Secretaria General Pablo Emilio Vidarte Coronado Profesional Especializado
Oficina Asesora de Planeación Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia Línea Gratuita Nacional 018000910110 - en Bogotá 3487777 / PBX: 3487800. www.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co
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Contenido INTRODUCCIÓN. ..................................................................................................................................................4 1.
OBJETIVO .....................................................................................................................................................5
2.
ALCANCE ......................................................................................................................................................5
3.
MARCO LEGAL .............................................................................................................................................5
4.
PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL ...........................................................................................................6 4.1 Misión ........................................................................................................................................................7 4.2 Visión .........................................................................................................................................................7 4.3 OBJETIVO INSTITUCIONAL .........................................................................................................................7
5.
FUNCIONES INSTITUCIONALES ....................................................................................................................7 5.1 VALORES ÉTICO CORPORATIVO (CÓDIGO DE ÉTICA RESOLUCIÓN 0310 DE 2007) ...................................8 5.2 VALORES ....................................................................................................................................................8 5.2.1 IMPARCIALIDAD:.....................................................................................................................................8 5.2.2 LEALTAD: ................................................................................................................................................9 5.2.3 TOLERANCIA: ..........................................................................................................................................9 5.2.4 RESPONSABILIDAD: ................................................................................................................................9 5.2.5 COMPROMISO: .......................................................................................................................................9 5.2.6 TRANSPARENCIA: ...................................................................................................................................9 5.2.7 RESPECTO: ..............................................................................................................................................9 5.2.8 SERVICIO: ................................................................................................................................................9 5.2.9 PROBIDAD:..............................................................................................................................................9 5.2.10 SOLIDARIDAD: ......................................................................................................................................9
6.
METODOLOGÍA ......................................................................................................................................... 10 6.1 ELEMENTOS DEL PLAN ........................................................................................................................... 10 6.2 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO. .................................. 10 6.3 PRIMER COMPONENTE: METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIEGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO. ...................................................................................................................... 10 6.4 SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRÁMITES. ...................................................................... 11 6.5 TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS ................................................................................. 12 6.6 CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. .................... 13 6.1 MECANISMO PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO ............................................................... 14
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INTRODUCCIÓN. 4
La Superintendencia del Subsidio Familiar está implementando su nueva estructura definida por los Decretos 2595 y 2596 de 2012 , para ejercer sus funciones de Inspección, Vigilancia y Control a las Cajas de Compensación Familiar, y a si mismo nos estamos articulando con la construcción de las estrategias del plan anticorrupción y de atención al ciudadano. En el marco del Plan Nacional de Desarrollo “PROSPERIDAD PARA TODOS”, la estrategia anticorrupción busca que todos los recursos lleguen al ciudadano, y que las actuaciones de cada uno de los miembros del estado conlleva la responsabilidad política de la participación ciudadana, mediante definición de tareas públicas, su ejecución y control. En la lucha contra la corrupción, el objetivo fundamental de la Superintendencia del Subsidio Familiar es orientar su gestión hacia la eficacia, eficiencia, efectividad y transparencia, brindando espacios para que la ciudadanía participe, se informe y se comprometa. Así mismo, y para dar cumplimiento al artículo 76 de la Ley 1474 de 2011, se establecen los estándares que deben tener las dependencias encargadas de gestionar las peticiones, quejas, sugerencias y reclamos dentro de las entidades públicas. De la misma forma, se incluyen dentro del Plan Anticorrupción que plantea la Superintendencia del Subsidio Familiar, los cuatro componentes del documento “Estrategias para la construcción del Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano”: Primer componente: Metodología para la identificación de riesgos de corrupción y acciones para su manejo. En este componente, se establecen los criterios generales para la identificación y prevención de los riesgos de corrupción de la entidad, permitiendo, a su vez, la generación de alarmas y elaboración de mecanismos orientados a prevenirlos o evitarlos. Segundo componente: Estrategia Anti trámites. La entidad debe simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar el ciudadano a los servicios que presta el estado, mediante la modernización y el aumento de la eficiencia de sus procedimientos, utilizando continuamente las herramientas tecnológicas con que cuenta la entidad.
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Tercer componente: Rendición de cuentas. Es un ejercicio permanente que se orienta a afianzar la relación entre Estado – Ciudadano, y comprende acciones de petición de información y de explicaciones, así como la evaluación de su gestión, buscando la transparencia en la administración de la entidad a través de la adopción de los principios del Buen Gobierno. 5
Cuarto Componente. Mecanismos para mejorar la atención al ciudadano: La entidad Busca mejorar la calidad y accesibilidad de la ciudadanía a los servicios que presta la entidad y satisfacer las necesidades de la ciudadanía.
1. OBJETIVO Elaborar y adoptar el plan anticorrupción y atención al ciudadano, atendiendo lo señalado en la Ley 1474 de 2011, con el fin de disminuir los posibles riesgos de corrupción que se puedan presentar en la entidad, y que permita crear acciones que redunden en la atención y satisfacción del ciudadano.
2. ALCANCE El Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano debe ser aplicado a todos los procesos y procedimientos de la entidad.
3. MARCO LEGAL Constitución Política de Colombia. Ley 42 de 1993 (Control Fiscal de la CGR). Ley 87 de 1993 Sistema de control interno Ley 80 de 1993 Por la cual se expide el Estatuto General de Contratación de la Administración Pública. Ley 190 de 1995; Normas para la preservar la moralidad en la administración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción administrativa. Ley 489 de 1998, Articulo 32 Democratización de la Administración Pública
Ley 599 de 2000 (Código Penal). Por la cual se expide el Código Penal. Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia Línea Gratuita Nacional 018000910110 - en Bogotá 3487777 / PBX: 3487800. www.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co
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Ley 850 de 2003 Veeduría Ciudadana Ley 610 de 2000 (Establece el trámite de los procesos de responsabilidad fiscal de competencia de las contralorías). Ley 1150 de 2007 Dicta medidas de eficacia y transparencia en la contratación con recursos públicos. Ley 734 de 2002 Código Único Disciplinario Ley 1437 de 2011 Código de procedimiento Administrativo y de lo contencioso administrativo. Ley 1474 de 2011 Dicta normas para fortalecer los mecanismos de prevención, investigación y sanción de actos de corrupción y la efectividad del control de la gestión pública. Ley 1437 de 2011, Artículos 67, 68 y 69 (Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo). Decreto 4326 de 2011 Divagación programas de la entidad Decreto 4576 de 2011 Por la cual se reglamenta parcialmente la ley 909 de 2004 y decreto ley 770 de 2005. Decreto 4632 de 2011 Reglamenta comisión nacional para la modernización y la comisión nacional ciudadana para la lucha contra la corrupción. Decreto 4637 de 2011 Crea en el DAPR la secretaria de transparencia Documento CONPES 3714 de 2011 del riesgo previsible en el marco de la política de contratación pública. Documento CONPES 3654 DE 2010, de Rendición de Cuentas Documento CONPES 3649 de 2010 Política Nacional de Servicio al Ciudadano Decreto 0019 de 2012 Normas para suprimir o reformar regulaciones procedimientos y trámites innecesarios existentes en la administración pública. Resolución 0310 De 2007 Código de Ética de Superintendencia del Subsidio Familiar .
4. PLAN ESTRATÉGICO INSTITUCIONAL
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4.1 Misión La Superintendencia del Subsidio Familiar es una entidad estatal del orden nacional cuya razón de ser es garantizar mediante sus funciones de inspección, vigilancia y control, el eficaz funcionamiento de las Cajas de Compensación Familiar. Garantizar, de acuerdo con la Ley y las normas vigentes, la ampliación de la cobertura del Sistema de Subsidio Familiar y la calidad de los servicios que prestan las Cajas de compensación, en especial a la población de medianos y bajos ingresos, en aplicación de los principios de universalidad y solidaridad.
4.2 Visión La Superintendencia del Subsidio Familiar, en 10 años tendrá un posicionamiento en tecnología y atención al usuario, logrando un alto impacto social a través de sus funciones de inspección, vigilancia y control a las entidades encargadas de recaudar los aportes y pagar las asignaciones del subsidio familiar.
4.3 OBJETIVO INSTITUCIONAL Supervisar a las Cajas de Compensación Familiar, organizaciones y entidades recaudadoras y pagadoras del subsidio familiar en cuanto al cumplimiento de este servicio y sobre las entidades que constituyan o administren una o varias entidades sometidas a su vigilancia, con el fin de preservar la estabilidad, seguridad y confianza del sistema del subsidio familiar para que los servicios sociales a su cargo lleguen a la población de trabajadores afiliados y sus familias, bajo los principios de eficiencia, eficacia, efectividad y solidaridad en los términos señalados en la ley.
5. FUNCIONES INSTITUCIONALES Las funciones de la Superintendencia son, entre otras, las que están enmarcadas en el Decreto 2595 de 2012 y el artículo 24 de la Ley 789 de 2002.
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5.1 VALORES ÉTICO CORPORATIVO (CÓDIGO DE ÉTICA RESOLUCIÓN 0310 DE 2007) El manejo transparente de los recursos del Sistema de Subsidio Familiar, para asegura la cobertura y calidad de los servicios ofrecidos por las Cajas de Compensación Familiar. El sentido de pertenencia y de compromiso institucional de todos los colaboradores orienta el buen desarrollo de sus funciones. Los colaboradores de la superintendencia del subsidio familiar mantienen un adecuado ambiente laboral con el fin de optimizar su gestión institucional, propiciando un entorno sano para lograr que la convivencia y el trabajo en equipo sean una constante en sus actividades cotidianas. Es de interés de la entidad, orientar al usuario acerca de los derechos que le confiere el Sistema de Subsidio Familiar y la manera idónea de ejercerlos, teniendo en cuenta que el ciudadano es el eje central de este entorno de control. La Superintendencia del Subsidio Familiar se esfuerza por mostrar resultados óptimos y permanentes ante la ciudadanía en general, buscando la protección de los bienes públicos y la correcta rendición de sus cuentas. La gestión de los colaboradores de la Superintendencia del Subsidio Familiar, es objetiva, imparcial y basada en la normatividad, directrices y procedimientos Institucionales.
5.2 VALORES Los valores más importantes con que cuenta la Superintendencia del Subsidio Familiar son:
5.2.1 IMPARCIALIDAD: nuestros funcionarios ejercen sus actividades de forma imparcial con los criterios técnicos y normativos, es decir no tiene prevenciones a favor ni en contra de las personas que no le permitan juzgar o proceder con rectitud.
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5.2.2 LEALTAD: Fundamentamos nuestras acciones en la LEALTAD para con la entidad, nosotros, los compañeros, nuestro trabajo y los afiliados y beneficiarios del Sistema del Subsidio Familiar, en busca del cabal cumplimiento de la misión Institucional. 9
5.2.3 TOLERANCIA: Los colaboradores de la Superintendencia del Subsidio Familiar, mantienen la disposición a admitir en los demás una manera de ser, de pensar o de obrar.
5.2.4 RESPONSABILIDAD: El mejoramiento continuo de la Superintendencia del Subsidio Familiar se basa en la responsabilidad, manteniendo nuestra capacidad para reconocer y hacernos cargo de las consecuencias de nuestros actos.
5.2.5 COMPROMISO: El grado de compromiso de cada uno de los miembros de la Superintendencia del Subsidio Familiar, será reflejo de su gestión, sosteniéndonos en la obligación contenida, la palabra dada, la fe empeñada.
5.2.6 TRANSPARENCIA: Las actuaciones serán públicas, abiertas y de conocimiento general que permitan a la población reconocernos como una entidad transparente, dispuesta a ser observada por las demás instituciones de control y la ciudadanía en general, que garanticen el buen manejo de los recursos y el impacto social de nuestra gestión.
5.2.7 RESPECTO: La sana convivencia dentro de la Superintendencia del Subsidio Familiar se fundamenta en el respecto permanente entre los colaboradores y usuarios, por lo que reconocemos la legitimidad del otro para ser distintos.
5.2.8 SERVICIO: El buen servicio prestado por la entidad se refleja en la satisfacción de los usuarios del Sistema del Subsidio Familiar.
5.2.9 PROBIDAD: Los funcionarios de la Superintendencia del Subsidio Familiar demuestran en todas sus actuaciones su integridad en el obrar.
5.2.10 SOLIDARIDAD: En la entidad ponemos al servicio de los demás los conocimientos adquiridos contribuyendo al logro de una mejor gestión.
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6. METODOLOGÍA 6.1 ELEMENTOS DEL PLAN 10
En cumplimiento del artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, la entidad debe elaborar las estrategias de anticorrupción y de atención al ciudadano conforme a los siguientes componentes: 1. 2. 3. 4.
Mapa de riesgos de corrupción y las medidas para controlarlos y evitarlos Las medidas anti-trámites. La rendición de cuentas y Los mecanismos para mejorar la atención al ciudadano.
6.2 IDENTIFICACIÓN DEL RIESGO DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO. La Superintendencia del Subsidio Familiar, en cumplimiento a lo establecido en el artículo 73 Ley 1474 de 2011, ha elaborado el Plan Anticorrupción y de Atención al Ciudadano, de acuerdo con la metodología establecida por la Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República, Departamento Nacional de Planeación (DNP), Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) y la Oficina de las Naciones Unidas contra la Droga y el Delito (UNODC).
6.3 PRIMER COMPONENTE: METODOLOGÍA PARA LA IDENTIFICACIÓN DE RIEGOS DE CORRUPCIÓN Y ACCIONES PARA SU MANEJO. Para la elaboración del Mapa de Riesgos de Corrupción y de Atención al Ciudadano de la entidad, se partirá del análisis de cada uno de los procesos y procedimientos con que cuenta, y se utilizará la metodología descrita en el documento “Estrategias para la construcción del Plan anticorrupción y de Atención al Ciudadano” y el documento CONPES 3714 de 2011. La Oficina Asesora de Planeación analizará con cada uno de los líderes de los procesos las acciones o actividades propensas a los riesgos de corrupción conforme a la metodología sugerida en el documento de base y de igual forma, se tomarán como referente, las experiencias de otras entidades del sector público. En el Mapa de riesgo de gestión, se han identificado riesgos previsibles que pueden afectar a la entidad y ocasionarle situaciones que perjudiquen la imagen y el buen nombre institucional. Además, se han identificado las causas, las medidas para evitar el riesgo y/o reducir el riesgo (mitigar el riesgo), el tipo de control y las acciones Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia Línea Gratuita Nacional 018000910110 - en Bogotá 3487777 / PBX: 3487800. www.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co
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correctivas o preventivas necesarias para evitarlos o reducir el impacto si llegaren a ocurrir, se han asignado los responsables de los procesos, los indicadores y las fechas de seguimiento y control para poder saber que la implementación de este mapa cumple con la efectividad esperada. Una vez identificados los riesgos y la frecuencia, se asignan los controles que permitirán mitigarlos o evitarlos.
6.4 SEGUNDO COMPONENTE: ESTRATEGIA ANTITRÁMITES. En el desarrollo de este componente, la Superintendencia del Subsidio Familiar buscará facilitar el acceso a los servicios para simplificar, estandarizar, eliminar, optimizar y automatizar los trámites existentes, así como acercar al ciudadano a sus servicios, mediante la modernización tecnológica que permita mayor eficacia, eficiencia y efectividad de sus procedimientos. Para el desarrollo de este componente, la Superintendencia del Subsidio Familiar ha realizado el siguiente análisis:
6.4.1 Revisión de los procesos para identificar trámites internos y externos: La Oficina Asesora de Planeación de la Superintendencia del Subsidio Familiar, en el proceso de reestructuración, se encuentra adelantando la revisión y modificación de los procesos y procedimientos, a través de sesiones de acompañamiento y mesas de trabajo con cada una de las áreas. Adicionalmente se han tenido en cuenta lo siguiente: Ley 1444 de 2011: "Por medio de la cual se escinden unos ministerios, se otorgan precisas facultades extraordinarias al presidente de la república para modificar la estructura de la administración pública y la planta de personal de la fiscalía general de la nación y se dictan otras disposiciones". Ley 21 de 1982. Por la cual se modifica el régimen del subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones". – Crea la Superintendencia del Subsidio Familiar. Decreto 2150 de 1992: Por el cual se reestructura la Superintendencia del Subsidio Familiar. Decreto 2596 de 2012: "Por el cual se modifica la Planta de Personal de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se dictan otras disposiciones".
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Decreto 2595 de 2012: "Por el cual se modifica la Estructura de la Superintendencia del Subsidio Familiar y se determinan las Funciones de sus Dependencias". Resolución 0155 de 2013 "Por la cual se establece el Manual Específico de Funciones y de Competencias Laborales para los empleos que conforman la planta de personal de la Superintendencia del Subsidio Familiar". 12
Estructura del Estado Colombiano, Conformación de los sectores, Planes Nacionales, Sectoriales e Institucionales. Plan Estratégico. Plan de Acción PIDA PIG Sistemas Integrados de Gestión. Formulación y planteamiento de los nuevos Procesos institucionales. Análisis Normativo: Revisados los procesos y la normatividad vigente se determinó que la Superintendencia del Subsidio Familiar, no efectúa o adelanta trámites para la ciudadanía, sino que presta servicios de información que no hacen parte de cadenas de trámites y que no alimentan el SUIT. En caso de efectuarse un cambio en la normatividad que asigne a la entidad la obligación de efectuar o adelantar trámites, se cumplirán cada una de las fases enunciadas en la política anti trámites, con la orientación y asesoría del Departamento Administrativo de la Función Pública mediante el Programa Gobierno en Línea. En la actualidad la entidad cuenta con el portal corporativo www.ssf.gov.co, con la información de interés para la ciudadanía en general, el cual debe ser actualizado en forma permanente. La página institucional contempla un espacio específico de servicio al ciudadano.
6.5 TERCER COMPONENTE: RENDICIÓN DE CUENTAS La rendición de cuentas es el conjunto de estructuras, prácticas y resultados mediante los cuales, las organizaciones estatales y los servidores públicos informan, explican y enfrentan premios o sanciones por sus actos a otras instituciones públicas, organismos Calle 45 A # 9-46 Fax 3487804 Bogotá D.C., Colombia Línea Gratuita Nacional 018000910110 - en Bogotá 3487777 / PBX: 3487800. www.ssf.gov.co - e-mail: ssf@ssf.gov.co
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internacionales y a los ciudadanos, quienes tienen el derecho de recibir información y explicaciones.
6.5.1 Información: Las acciones y ejecutorias de la entidad se encuentran disponibles en los sistemas de información desarrollados e implementados por el gobierno Nacional, así: Sistema de Seguimiento a Metas de Gobierno (SIGOB), Sistema Unificado de Inversión y Finanzas Publicas (SUIFP), Sistema Integrado de Información Financiera (SIIF) y el Portal Único de Contratación, entre otros.
6.5.2 Diálogo: Para el desarrollo de este componente, se planeará, organizará y desarrollará una o más audiencias públicas, de acuerdo con las disposiciones legales que rigen la materia. De cada audiencia se efectuará el seguimiento pertinente, con el fin de dar respuesta a todas las inquietudes de la ciudadanía que no hayan sido resueltas en el momento de su desarrollo.
6.5.3 Incentivos o Sanciones: Son las acciones que refuerzan los comportamientos de los funcionarios hacia la rendición de cuentas; para lo cual la Superintendencia reglamentará los medios correctivos y los estímulos.
6.6 CUARTO COMPONENTE: MECANISMOS PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO. La Superintendencia del Subsidio Familiar”, cuenta con los siguientes canales de atención: Atención personalizada Calle 45ª N° 9- 46 Piso 2. Portal Corporativo (www.ssf.gov.co), el aplicativo peticiones quejas y reclamos, el buzón de “contáctenos”. Call Center N° 3487777. Línea gratuita nacional 018000910110. Programa de televisión institucional Canal RTVC, sábados 9:00 am y Redes sociales:
Twitter @supersubsidio, Facebook /supersubsidio Youtube.com/supersubsidio Linkedin.com/supersubsidio
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6.1 MECANISMO PARA MEJORAR LA ATENCIÓN AL CIUDADANO Página Web www.ssf.gov.co Con actualización permanente donde se presente información relacionada con los planes, programas e información del sistema del subsidio familiar. 14
Fortalecimiento de la Oficina de Protección al Usuario encargada de atender, asesorar y responder en forma veraz y oportuna a los ciudadanos, mediante los diferentes canales esto es, en forma presencial, virtual y vía telefónica, creando relaciones de respeto y fortaleciendo la imagen institucional ante el ciudadano. Generar nuevos espacios públicos y privados para la difusión de los derechos y deberes de los ciudadanos frente al subsidio familiar. Con el propósito de mejorar las condiciones de interacción con los ciudadanos
se implementará la estrategia piloto Buzones Virtuales, que ofrecerá un nuevo canal de interacción, en diferentes regiones del país, que garanticen la accesibilidad de los ciudadanos y más específicamente de personas que se encuentran en situación de vulnerabilidad por factores económicos, académicos o de edad, que orienten la gestión y la estrategia de la organización, gracias a un acercamiento oportuno y efectivo al ciudadano.
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