Kurs for nye styremedleme 2018

Grunnkurs i styrearbeid for borettslag og sameier.

Caledonien Hotell, mandag 5. nov 2018 kl 18 00 Foredragsholdere: Svein Akselsen og Ole Fritjof Godtfredsen Temaene er:

• styrets ansvar og oppgaver • samarbeid mellom boligselskapet og forretningsfører.

• styreportalen – opplæring i bruk av denne • planlegging og gjennomføring av generalforsamlingen / sameiermøtet

Kurskveld for «nye» styremedlemmer

Temaer for kurset • Styrets ansvar og oppgaver • Juridiske temaer for borettslag og sameier • Samarbeid mellom boligselskapet og forretningsfører.

• Styreportalen – opplæring i bruk av denne • Planlegging og gjennomføring av generalforsamling / årsmøte

Boligfellesskap

Boligselskapet • Lovreguleres gjennom: – Lov om burettslag fra 06.06.2003, brl § – Lov om eierseksjonssameie fra 16.06.2017, esl §

• Vedtekter – Vedtatt ved stiftelsen av boligselskapet

• Boregler – Vedtatt av generalforsamlingen/årsmøtet (som oftest)

Styringsorganer • Generalforsamlingen / årsmøte: – Dette er selskapets høyeste organ • Velger styret • Vedtar regnskapet • Gjør vedtak i saker som ikke styret har fullmakt til å avgjøre Innkalling skal sendes ut minst 8 dager høyst 20 dager før møtet, dersom det er ekstraordinært møte kun 3 dager før møte

• Styret – ansvar for driften gjennom året (brl § 8 – 8, esl § 58)

Styrearbeid

Styret

(1)

• Styret (brl § 8 – 1, esl § 54) – styret skal bestå av minst tre medlemmer – medlemmene av styret må være myndige • Over 18 år og ikke umyndiggjort • ikke juridiske personer (dog en fysisk representant for en juridisk person

– hvem kan eller hvem bør være medlemmer?

• • • • •

Andelseiere – seksjonseiere – eksterne styreledere/medlemmer Kompetanse – bredde i kompetanse Erfaring Kjønn Tid, lyst og lagspiller

Styret

(2)

• Valg av styremedlemmer (brl § 8 – 2, esl § 44 c) – Generalforsamlingen, årsmøtet velger styret – i et tilknyttet borettslag kan det i vedtektene bestemmes at boligbyggelaget skal oppnevne et styremedlem (ikke brukt hos oss) – styreleder velges ved særskilt valg

• Valg av varamedlemmer – i vedtektene er det fastsatt hvor mange man skal velge

Styret

(3)

• Styreperiode

(brl § 8 – 3, esl § 55)

– ordinært to år • ingen begrensinger i antall perioder en kan gjenvelges, men kan være behov for utskifting

• Fratreden – ved særlige grunner • sykdom, flytting (kreves ikke at det oppgis en grunn) den som ønsker seg fritatt må selv melde fra til Brønnøysundregistrene

• Avsetting – den som velger kan også avsette den valgte, dvs generalforsamling årsmøte. I så fall med vanlig flertallskrav.

Styret

(4)

• Møteledelse (brl § 8 – 7, esl § 56) – Styreleder eller nestleder • hvis ingen av disse er tilstede velger styret

• Protokoll – ikke detaljert referat om hvem som sa hva, men en oversikt over saker som er behandlet med klare vedtak – Angivelse av hvem som stemte i mot – Protokolltilførsler – viktig av hensyn til mulig ansvar!

– underskrifter av de tilstedeværende

Styret

(5)

• Vedtak i styret (brl § 8‐6, esl § 56) – Krav for å treffe vedtak: • mer enn halvparten av styremedlemmene må være tilstede – Krav til positivt vedtak: • mer enn halvparten av avgitte stemmer • ved stemmelikhet ‐ det møteleder har stemt for!

• vedtak må alltid ha oppslutning fra minst 1/3 del av alle styremedlemmer (aktuelt når ikke alle i styret møter)

Styret

(6)

• Hvor ofte skal styret samles ? (brl § 8‐5, esl § 56) – Styreleder innkaller så ofte som det trengs, ”normale saker ” er: • drift, vedlikehold • regnskaper, budsjett etc • søknader, godkjenning, overlating av bruk – styremedlem og forretningsfører kan kreve at styret kalles inn

Saksbehandlingsregler • Lovene har ingen regler og frister om saksbehandling – Styret må følge vanlige saksbehandlingsregler ‐ innkalling til møter med god frist ‐ den som ikke kan delta må melde fra, slik at vararepresentanter kan kalles inn ‐ informasjon om saker som skal behandles ‐ sakene bør være forberedt ‐ styre må følge opp styrevedtak – gjennomføring

Styrets kompetanse og oppgaver

Styrets kompetanse og oppgaver

(1)

• Styrets handlingsfullmakt: (brl § 8‐8, esl § 58) – Styret skal leie verksemda i laget i samsvar med lov, vedtekter og vedtak i generalforsamlinga (årsmøtet). Styret kan ta alle avgjerder som ikkje i lov eller vedtekt er lagde til andre organ.

• Det kan være en fordel å sette opp et ”årshjul” • Oppgavene bør fordeles – men ansvaret er alles!

– – – –

Økonomi Vedlikehold HMS etc

Årshjul

Styrets kompetanse og oppgaver • Styrets viktigste oppgave: – Lede boligselskapets virksomhet

• Økonomi – – – – – – – –

Budsjett Regnskap Økning av felleskostnadene Følge opp innbetaling av felleskostnadene Attestering og anvisning av regninger Låneopptak – refinansiering Oppfølging av forretningsførerkontrakten o.a. avtaler Et kritisk øye til skatter og avgifter

Styrets kompetanse og oppgaver • Vedlikehold – – – – –

Vedlikeholdsplaner, på kort og lang sikt Anbudsinnhentinger Ta stilling til påbyggingsønsker fra andelseierne Forskjønning av utearealer Dugnadsordninger

• Diverse søknader – Behandling saker om bruksoverlating – Nye andelseiere – godkjenning – Forkjøpsretter

(3)

(2)

Styrets kompetanse og oppgaver

(4)

• Administrativt arbeid – – – –

Føre protokoll fra styremøtene Forberede generalforsamling Utarbeidelse av årsmelding Ta stilling til forslag fra andelseiere

• Naboforhold etc – Håndhevelse av husordensregler – Nabokrangler, klager, advarsler – Beslutte å gi salgspålegg

• Personalforhold dersom laget har ansatte – Ansette vaktmester og følge opp den som er ansatt – Arrangere sommerfest og skape det gode liv

Styrets kompetanse og oppgaver • Saker som krever behandling i generalforsamling / årsmøte – – – – – – – –

endring av vedtekter (§ 7‐11) (esl § 27) årsregnskap, årsmelding (§ 7‐4) (esl § 44) gransking (§ 7‐14) valg av styret (§ 8‐2) (esl § 44) valg av revisor (§ 9‐2) (esl § 65) fusjon ‐ fisjon (§§ 10‐2 og 10‐7)(esl § 21) oppløsning (§ 11‐1) styregodtgjørelse (§ 8 – 4) (esl § 55)

(5)

Styrevederlag § 8‐4 , esl § 55 – Skal fastsettes av generalforsamlingen / årsmøtet – Hvem foreslår honorar og størrelsen?

– Styremedlemmene er ikke inhabile til å delta i behandlingen og vedtaket – Fastsettes i etterkant for året som har gått – Kan fastsettes for det enkelte styremedlem (funksjon) eller for styret som helhet. (Styret foretar i så fall den interne fordeling)

Styrets kompetanse

(4)

• Følgende saker må tas opp for beslutning i årsmøtet /generalforsamlingen med 2/3 flertall (brl § 8‐9, esl § 49): – ombygging, påbygging etc. som etter forholdene i laget går ut over vanlig forvaltning eller vedlikehold – økning av antall andeler i laget – salg eller kjøp av fast eiendom – andre rettslige disposisjoner over fast eiendom som går ut over vanlig forvaltning – låneopptak med sikkerhet foran innskuddene – tiltak ut over vanlig forvaltning når tiltaket fører til økonomisk ansvar eller utlegg på mer enn 5 % av årlige felleskostnader

Styreinstruks

• Instruks for styret i borettslag og sameier

3.7 Styremedlemmenes lojalitet til styret • Et styremedlem som har stemt for et vedtak på et styremøte bør ikke motarbeide vedtaket eller ved behandling av saken på generalforsamlingen gå imot styrets vedtak uten først å ha signalisert endret standpunkt overfor styret.

• Dersom et styremedlem har stemt mot et vedtak og eventuelt har fått sitt syn protokollert kan han på generalforsamlingen og ellers argumentere for sitt syn.

• 3.9 Taushetsplikt • Styremedlemmene og forretningsfører har plikt til å bevare taushet overfor uvedkommende om det de i forbindelse med virksomheten får vite om noens personlige forhold.

• • Taushetsplikten gjelder ikke dersom ingen berettiget interesse tilsier taushet.

• • Taushetsplikten gjelder også etter at et styremedlem har gått ut av styret.

Samarbeid forretningsfører/ boligselskap …med litt basic økonomi

 SAMARBEIDET  • Viktig hvordan vi samhandler!

• Gode rutiner som passer til hverandre • Hvem bestemmer over hvem….

– Ryggmargen: «Kunden har alltid rett» – Men hvis over 300 kunder skal bestemme….

• SBBL ønskede kjerneverdier: – Effektive og serviceminded

• Effektivitet: standardisering, automatisering

Mekanismen øke felleskostnader • Styret tar beslutning • Styret gir beskjed til SBBL 6 uker i forkant • Varsle om endringer til eiere – styrets ansvar – Normalt minst 1 mnd varsel (vedtekter)

FELLESKOSTNADER ENDRING • Starttidspunkt 1. januar – Ca 1. desember sendes avtalegirofil til bank – Frist for styret: beskjed om endringer 15. nov

• SBBL «Genererer krav» (lager giroer): – Borettslag normalt for 3 mndr – Endringsfrister 15/2, 15/5, 15/8 og 15/11 brl – Sameier normalt for 6 mdr – Endringsfrister 15/5 og 15/11 sameier

FORDELINGSNØKKEL FELLESKOSTNADER • DRIFTSKOSTNADER: BRØK ‐ BESKJED FRA STYRET OM ØKNING

• RENTER/AVDRAG: BRØK. UNNTAK: ‐ INDIVIDUELL NEDBETALING, ALTERNATIV FORDELING ‐ SBBL ENDRER IHHT RENTE, ORIENTERER STYRET

• KABEL TV: LIKT ‐ SBBL MAIL NÅR NY SATS OPPDAGES, MEN STYRETS ANSVAR

• PARKERING: PR PLASS ‐ ENDRES AV SAMME ORGAN SOM VEDTOK DEN

• FYRING: OFTE ETTER MÅLT FORBRUK

Regnskap ‐ grunnleggende • Regnskap består av resultat og balanse • Årsregnskapet: Formkrav, noter Noter = nærmere forklaringer • Delårsrapport, egen rapport for borettslag pga bedre informasjonsverdi • Budsjett, ikke del av regnskapet, revideres ikke • Revisor: kontrollerer regnskapet

Lovkrav borettslag/sameier • Borettslag: ALLTID regnskap ihht regnskapsloven, ALLTID autorisert revisor • Sameier: 21 eller flere: som borettslag • 9 eller flere, mindre enn 1/4 bolig: samme • Ellers: 9 eller flere: velge person til revisor • Ellers: revisor valgfritt • SBBL bruker samme oppsett uansett

Disponible midler: likviditet • Disponible midler = Bank + kortsiktige fordringer – kortsiktig gjeld • Ikke nok å se hvor mye på bankkonto • Egen note i årsregnskap borettslag • Nøyaktig tall i årsregnskap/note • 1 ting du bør huske fra årsregnskapet: DM! • Anbefalt nivå: 5‐10’ pr leilighet

Disponible midler gjennom året Disponible midler pr dato = • Disponible midler 31.12, note • Pluss driftsresultat til nå i år – Borettslag: bruk rapporten «resultat delår»

Disponible midler Solsiden 31.12.14

Periodisering Fordeles med månedlige kostnader: • Forsikring • Kommunale avgifter • Kabel TV • Heis årsgebyr • Vaktmester • Framover mer: avdrag, ventilasjon etc • 2018: månedlige faktura forretningsførsel

Fakturagodkjenning • Anbefaler: alltid 2 godkjennere pr faktura • Ofte styreleder + 1 annet styremedlem • Hvis kun 1 godkjenner, ønsker vi at styret sender oss en signert anvisningsfullmakt • Se over fakturaen – ikke godkjenn automatisk • Kontakt leverandør hvis uenig • Kommentar til SBBL hvis noe spesielt

Lønn • • • • • • • • •

Utbetaling 1 gang pr mnd, den 15.

Deadline for bilag: den 5. hver mnd Avtaler for lønn/timelister: sign av 2 styremedl.

Avtaler også for midlertidige ansatte Lønnsendringer: mail, men kopi styremedl.

Styrehonorar bestemmes av generalforsamling Lønn bestemmes av styret Når styremedlemmer mottar lønn, inhabilitet Opplysning om styremedlemmers lønn i note

.. .hva med • Sosiale tiltak osv vedr styremøter – egen konto som fremkommer i note «Andre kostnader» • Business med selskaper der styremedlemmer/nærstående har eierskap • Business med selskaper der styremedlemmer/ nærstående har ledende rolle • Normalt gså noteplikt de to siste tilfeller.

• NB: Inhabilitet. Beskjed til regnskapsfører!

Utgiftsgodtgjørelse • • • • •

Utg. mot kvittering: normalt ikke lønn Tlf.godtgjørelse: normalt som lønn. Anbef. IKKE! Unntak kun v spesifisert regning/signaturer?

Kan styret vedta tlf‐godtgjørelse til styreleder?

Km‐godgjørelse: krav til reiseregning: Oppgi dato, hvor reist, ant. Km, formål med reise, signatur av den som reist + attestasjon • Dugnad: kan vedta ordning med tilbakebetaling

ÅRSOPPGJØRET • GENERALFORSAMLING: – TIDLIG BESKJED OM DATO OG GJERNE OM REPRESENTANT ØNSKES

• GF‐PROTOKOLL INTERNT DOKUMENT – GI BESKJED TIL REGNSKAPSFØRER NÅR NOE MÅ TAS TAK I

FREMOVER • FLERE PÅ PORTALEN • FLERE AV PORTALENS FUNKSJONER • NY FUNKSJONALITET FREMOVER: ‐ STYREHONORAR ‐ EPOST ‐ ANDELSEIERE • MER AUTOMATISERING: ‐ BRØNNØYSUND, ALTINN, OPPLÆRING/MALER • REGNSKAPSKOMMENTARER FORSTÅELIG • RÅDGIVNING OG JUS

Kurskveld for «nye» styremedlemmer

Innkalling og gjennomføring av generalforsamling

Ordinær generalforsamling • Tidspunkt § 7‐4, (esl § 41) – Hvert år innen utgangen av juni

• Forhåndsvarsling – Til alle andelseiere med kjent adresse – Angivelse av dato for møtet – Angivelse av frist for innlevering av saker som andelseierne ønsker behandlet 5. nov. 2018

Presentasjon

Generalforsamling/Sameiemøte • Øverste myndighet § 7‐1/esl § 40 & 43 – Ingen sak for liten – ingen sak for stor Velger styret Vedtar regnskapet Gjør vedtak i saker som ikke styret har fullmakt til å avgjøre

Innkalling til ordinær generalforsamling / årsmøte Skal sendes ut minst 8 dager høyst 20 dager før møtedato Ved ekstraordinære møter, ‐ 3 dager før møtet 5. nov. 2018

Presentasjon

Styringsorganer • Styret • Valgkomite

‐ ansvar for driften gjennom året ‐ ikke plikt til å ha, men nyttig for å finne kandidater til styret og til å komme med forslag til styrehonorar.

Øvrige ikke lovregulerte, men nyttige avhengig av størrelse på boligselskapet: ‐ Dugnadskomite ‐ Teknisk utvalg ‐ Beredskapsgruppe ‐ Sosiale tiltak

Ekstraordinær generalforsamling § 7‐5, esl § 42 • Følgende kan kreve at det holdes ekstraordinær generalforsamling: – Styret – Revisor – Minst to andelseiere som til sammen har minst en tiendedel av stemmene.

5. nov. 2018

Presentasjon

Innkalling til generalforsamling / årsmøte § 7‐6, esl § 43 • Styret skal innkalle • Tingretten kan innkalle dersom styret forsømmer seg – Etter krav fra styremedlem, forretningsfører, revisor eller en andelseier

• Styremedlemmer kan innkalle selv hvis styreleder forsømmer seg

5. nov. 2018

Presentasjon

Innkalling til generalforsamling / årsmøte § 7‐6, esl § 43 • Alle andelseiere med kjent adresse skal ha skriftlig innkalling – Annen innkallingsform kan vedtektsfestes – Eier kan godkjenne at innkallingen skjer elektronisk

• Andelseiere som ikke bor i laget skal alltid ha skriftig innkalling 5. nov. 2018

Presentasjon

Innkallingens innhold § 7‐7 , esl § 43 • Saker som skal behandles skal være med • Saker som en andelseier ønsker behandlet skal tas med dersom styret har mottatt krav om det før utløp av fristen etter § 7‐4, esl § 41 – Saker som kommer etter fristen kan tas med

• Angivelse av saker som skal behandles – Saker som skal behandles skal være klart angitt – Krever forslaget 2/3 flertall skal hovedinnholdet tas med i innkallingen 5. nov. 2018

Presentasjon

Mangler ved innkallingen • Mangler ved innkallingen kan gjøre at årsmøte / generalforsamlingen ikke kan gjennomføres • Vedtak kan ikke fattes i andre saker enn de som er angitt i innkallingen § 7‐8, esl § 45 – Eks; det kan ikke fattes vedtak i saker som ”eventuelt”

• Spesielle saker krever samtykke fra alle eiere • Skal et generalforsamlingsvedtak omgjøres må det gjøres i en ny generalforsamling 5. nov. 2018

Presentasjon

Kan behandles uten innkalling § 7‐8, esl 45 • Saker som etter lov/vedtekter skal behandles på hver ordinære generalforsamling • • • •

Årsregnskap og årsmelding Annet som fremgår av vedtektene Valg av styremedlemmer der noen står på valg Vedtak om å innkalle til nytt møte for å avgjøre forslag som er fremsatt i møte • Granskning etter § 7‐14

• Saklisten skal IKKE ha en eventuelt ‐ post 5. nov. 2018

Presentasjon

Hvem har rett til å møte § 7‐2, esl 46 • Alle andelseiere – Eller sameiere i andelen § 5‐2

• Andelseiers ektefelle, samboer og husstandsmedlem(mer) • Styremedlem som ikke er andelseier • Forretningsfører • Leier av bolig i laget – Gjelder kun leie av hele boligen – ikke hybelleiere

• Revisor § 9‐6, esl § 46 5. nov. 2018

Presentasjon

Fullmektig § 7‐3, esl § 46 • Andelseier kan møte ved fullmektig – – – – –

Ingen kan være fullmektig for mer enn en andelseier Sameiere i andel kan ha felles fullmektig Fullmakten kan trekkes tilbake når som helst Fullmaktens form – skriftlig eller muntlig?

Fullmaktens innhold • Borettslaget kan ikke akseptere en fullmakt som anviser stemmeresultat ‐ men andelseier og fullmektig kan avtale det seg i mellom

– Fullmakten må være til en bestemt fysisk person • Blancofullmakter bør ikke godkjennes 5. nov. 2018

Presentasjon

Rådgiver § 7‐3, esl § 46 • Andelseier kan ta med seg en rådgiver – For eksempel advokat, bygningskyndig e l – Fullmektig har samme rett som andelseier til å ta med seg rådgiver – Generalforsamlingen avgjør om fullmektigen skal gis talerett – Spørsmålet om talerett for rådgiver bør avgjøres med likt resultat for alle rådgivere • Det motsatte kan være i strid med likhetsprinsippet 5. nov. 2018

Presentasjon

Generalforsamlingen Stemme- Møterett rett And.eier x x Ekt./samboer x Husstandsm x Rådgiver x Bruker x Fullm x x Sty.leder x Sty.medl x Forr fører x Revisor x

5. nov. 2018

Møteplikt

Presentasjon

(x) (x) (x)

Forslags- Talerett rett x x x x (x) x x x x x x

Flertallskrav § 7‐11, esl § 49, § 50 • Hovedregel: flertall av de avgitte stemmer – mer enn halvparten av de avgitte stemmer – blanke stemmer anses ikke som avgitte

• Valg – Generalforsamlingen kan på forhånd fastsette at den som får flest stemmer skal regnes som valgt

• Stemmelikhet avgjøres ved loddtrekning • Alternative flertallskrav kan vedtektsfestes 5. nov. 2018

Presentasjon

Flertallskrav § 7‐11, esl § 49 • Krav til 2/3 flertall – praktiske eksempler – Vedtektsendring § 7‐11, 3 – Saker etter § 8‐9 – Endring av antallet andeler

• Strengere flertallskrav kan vedtektsfestes i brl • Egen paragraf i esl § 51 om enighet fra alle

5. nov. 2018

Presentasjon

Protokoll fra generalforsamlingen /årsmøte Det skal føres protokoll som skal inneholde: • • • •

at innkallingen ble godkjent at årsberetning og regnskap ble vedtatt hvem som ble valgt inn i styret vedtaket i øvrige saker som ble behandlet

•

Forretningsfører ordner med registrering i Brønnøysundregistrene

Takk for oppmerksomheten!!!

Har dere spørsmål?

Svein Akselsen, sa@sbbl.no Ole Fritjof Godtfredsen, ofg@sbbl.no