Verso la dematerializzazione dei registri assicurativi by Softarch

Verso la dematerializzazione dei registri assicurativi Dal primo luglio 2009, con l’entrata in vigore del Regolamento ISVAP n. 27 del 14 ottobre 2008, le imprese di assicurazione hanno la possibilità di adempiere agli obblighi di compilazione dei registri assicurativi e di conservazione dei documenti assicurativi in maniera informatica, abbandonando la tradizionale forma cartacea di archiviazione SERENA MARZUCCHI

I tempi per introdurre la conservazione digitale anche nel settore assicurativo sono maturi. I recenti presidi introdotti in materia dal Codice dell’amministrazione digitale (decreto legislativo n. 82 del 2005) hanno indotto l’Autorità di vigilanza del mercato assicurativo ad accogliere le istanze emerse durante la pubblica consultazione che ha preceduto l’emanazione del regolamento e a prevedere, accanto alla tradizionale conservazione cartacea, forme informatiche di gestione dei documenti e dei registri assicurativi. In fase di attuazione dell’articolo 101 del Codice delle assicurazioni private, che prevede l’obbligo da parte delle imprese di assicurazione di tenuta di specifici registri, il potere regolamentare di definizione delle modalità di tenuta e conservazione degli stessi attribuito all’ISVAP è stato esercitato, quindi, sulle orme della disciplina in materia di libri e scritture contabili che aveva già aperto la strada alla dematerializzazione in materia fiscale (decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004).

Il regolamento n. 27, per quanto risupervisor verso uno dei due guarda le modalità di tenuta e conmodelli di conservazione, ferma servazione dei registri, si fonda su restando la completezza dei retre pilastri: flessibilità delle modalità gistri e dei documenti e il rispetdi conservazione, equivalenza tra le to di tecniche che ne garanmodalità di conservazione, rinvio tiscano l’immodificabilità anche alle generali regole tecniche in matenella versione digitale. ria di conservazione digitale. 3. Tecnica del rinvio: l’utilizzo del 1. Flessibilità: l’ISVAP non ha sorinvio mobile alle regole tecnistituito la forma cartacea di arche recate dal Codice dell’ammichiviazione con quella digitale, nistrazione digitale per stabilire ma ha affiancato quest’ultima le modalità di tenuta e conservaalla tradizionale forma di conzione dei registri, che consentirà servazione cartacea prevista l’adeguamento automatico del dalla circolare ISVAP n. 99 del regolamento agli sviluppi e alle 1988; è stata inoltre introdotta novità normative che dovesseuna terza via, la conservazione ro sopraggiungere, ha il pregio digitale sostitutiva per le imprese di non replicare o plasmare le che intendono trasferire i registri norme generali, creando così analogici su supporti digitali. un ulteriore “regime speciale” 2. Equivalenza: dal regolamento di conservazione, ma di rinviare non emerge una preferenza del alle stesse, preso atto della loro

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idoneità a garantire l’immodifi- le informazioni contenute in regicabilità dei registri. stri destinati comunque ad essere stampati su carta. In questo senso, Il regolamento, applicabile alle im- il semplice inserimento di dati in un prese italiane di assicurazione e file non implica che l’impresa abbia riassicurazione, nonché alle sedi se- deciso di intraprendere la via della condarie in Italia di imprese di assi- dematerializzazione dei registri in curazione e riassicurazione con sede quanto il mezzo informatico di per legale in uno Stato terzo, distingue sé, formato senza alcuna formalità, nettamente la disciplina della fase è esclusivamente uno strumento indella compilazione dei registri, reca- termedio per la compilazione cartata dall’articolo 4, da quella della fase cea dei registri. di conservazione degli stessi, disci- Al contrario il supporto informatiplinata dal successivo articolo 5. co, se formato con le garanzie previPer ciò che concerne il momento ste dal Codice dell’amministrazione genetico, l’articolo 4 prevede che le digitale, non sarà mai stampato, ma imprese possano tenere i registri su compilato e conservato in maniera supporto cartaceo nel rispetto del- digitale secondo le modalità previste l’articolo 2421, comma 3, c.c. il qua- dal successivo articolo 5. le, rinviando all’articolo 2215 c.c., in- Sulla base di tali regole tecniche, il direttamente ne impone la bollatura cui rispetto distingue il supporto ine numerazione, ovvero su supporto formatico dal generico supporto, il informatico secondo le regole stabi- registro deve essere sottoscritto con lite dal Codice dell’amministrazione firma elettronica qualificata, o firma digitale. digitale, che garantiscano l’identifiNel momento della creazione del cabilità dell’autore, l’integrità e l’imregistro le imprese sono chiamate a modificabilità del documento. scegliere quale dei due regimi di te- Analogamente a quanto osservato nuta adottare. Il generico riferimen- dall’Agenzia delle Entrate per i doto al supporto cartaceo può con- cumenti fiscali diversi dalle fatture sentire di ritenere compresi anche (Circolare n. 36 del 2006), i supporti meccanografici sui quali memorizzare temporaneamente

i registri assicurativi non sono emessi, ma sono alimentati continuamente in base alle attività compiute dall’impresa. Ciò considerato, la firma digitale dell’autore che attesta la paternità del documento informatico contente il registro e conferisce allo stesso la staticità e l’immodificabilità ai sensi dell’articolo 20, comma 2, del Codice dell’amministrazione digitale deve essere apposta entro la data in cui viene effettuata l’ultima registrazione del periodo di riferimento. Ciò non toglie che l’impresa di assicurazione, sebbene non obbligata ad apporre una firma digitale su ciascuna registrazione come accade appunto per le fatture, nell’ambito della propria autonomia organizzativa possa aumentare la frequenza periodica delle firme digitali. Il rego-

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lamento n. 27, infatti, non stabilisce direttamente la periodicità dell’apposizione della firma che, tuttavia, dovrà avere almeno cadenza trimestrale in coincidenza con i termini previsti per completare il processo di conservazione digitale (art. 5). L’articolo 4 impone, inoltre, che il supporto informatico sia tenuto “nel rispetto delle disposizioni del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze del 23 gennaio 2004 in materia di assolvimento degli obblighi fiscali”. Tale richiamo si intende al solo articolo 7 del decreto “Modalità di assolvimento dell’imposta di bollo sui documenti informatici”. Interpretare il riferimento come un rinvio a tutto il DM, oltre che in contrasto con il dato letterale della disposizione, potrebbe risultare inutile o contraddittorio, considerato che il regolamento fa riferimento anche al Codice dell’amministrazione digitale. In questo senso, quando il DM 23 gennaio 2004 rinvia alle disposizioni del Codice dell’amministrazione digitale (rectius al DPR n. 445

del 2000, sostituito, per la parte che interessa in questa sede, dal Codice dell’amministrazione digitale), l’articolo 4 effettuerebbe un superfluo doppio rinvio, mentre nelle ipotesi in cui il citato DM stabilisce regole diverse e derogatorie rispetto al Codice dell’amministrazione digitale si porrebbe il problema della disciplina applicabile ai registri assicurativi (il Codice dell’Amministrazione digitale o il DM?). Ai sensi dell’articolo 7, l’imposta di bollo sui documenti informatici è corrisposta mediante versamento nei modi di cui al decreto legislativo n. 237 del 1997. Come chiarito dalla risoluzione dell’Agenzia delle Entrate n. 161 del 2007, il DM richiede che l’interessato (alias il soggetto tenuto al pagamento dell’imposta di bollo) comunichi entro il mese di gennaio di ciascun anno all’ufficio dell’Agenzia competente il numero presuntivo degli atti che potranno essere emessi nel corso dell’anno e l’importo dell’imposta. Nonostante il regolamento n. 27 non imponga alle imprese di comunicare all’ISVAP la modalità di

tenuta di registri prescelta, le imprese, ai sensi della normativa fiscale cui il regolamento rinvia, devono decidere in via preventiva se intendono tenere i registri in modalità digitale in quanto hanno l’obbligo di comunicare preventivamente all’Agenzia delle Entrate l’importo dell’imposta di bollo da versare per la tenuta del documento informatico. I registri, alimentati costantemente con annotazioni da effettuare sul supporto - cartaceo, meccanografico o informatico - entro sessanta giorni dalla data cui l’operazione si riferisce, sono soggetti all’obbligo di conservazione nella sede legale dell’impresa, o in altro luogo previa comunicazione all’ISVAP, nei modi e con i tempi previsti dall’articolo 5 del regolamento n. 27. In particolare, il comma 4 dispone che la conservazione venga effettuata alla chiusura di ciascun trimestre. Dalla mancata indicazione di un momento iniziale - ad esempio la data della prima registrazione - da cui far decorrere i tre mesi al fine di indiviiged.it online 01.2009

duare la data di chiusura, si evince che l’espressione faccia riferimento al trimestre solare. In questo senso la norma impone alle imprese di effettuare la conservazione dei registri alle date del 31 marzo, 30 giugno, 30 settembre e 31 dicembre rebus sic stantibus. In altri termini, il registro è reso immodificabile nello stato in cui si trova nel momento in cui viene sottoposto alla procedura di conservazione. Le modalità di conservazione previste dal regolamento variano in relazione al sistema di tenuta dei registri adottato dall’impresa. In particolare, la conservazione dei registri è effettuata mediante stampa del registro bollato e vidimato ai sensi dell’articolo 2421, comma 3, c.c., se il registro è tenuto su supporto cartaceo o meccanografico, oppure mediante il processo di conservazione digitale dei documenti originali nel caso di alimentazione su supporto informatico. Nelle more dell’adozione delle regole tecniche di attuazione ai sensi dell’articolo 71 del Codice dell’amministrazione digitale, cui il regolamento 27 rinvia, la disciplina della conservazione digitale è recata dalla delibera CNIPA n. 11 del 2004 che stabilisce l’obbligo di memorizzazione del documento informatico su supporto ottico il quale, successivamente, viene reso immodificabile mediante l’apposizione della marca temporale e della firma digitale da parte del responsabile della conservazione. Il regolamento ha introdotto anche la possibilità di procedere alla conservazione sostitutiva dei registri tenuti come documenti analogici in maniera tale da consentire alle imprese di eliminare i numerosi registri cartacei già formati e per i quali non è ancora decorso il termine decennale o ventennale di conservazione. In relazione alle nuove modalità di

conservazione dei registri, la vigilanza ispettiva dell’ISVAP in tale materia, tradizionalmente orientata alla verifica della correttezza e completezza delle registrazioni nei termini previsti dalla normativa, comprenderà anche il controllo della regolarità delle procedure di tenuta e conservazione nel caso di registri digitali. Infine, il comma 6 dell’articolo 5 prevede che le imprese rendano disponibili le informazioni contenute nei registri in basi di dati, conservate per lo stesso periodo dei registri, che consentano l’estrazione e l’elaborazione elettronica delle informazioni relative anche a più registri. Le registrazioni effettuate dall’impresa, anche nel caso di tradizionali registri cartacei, devono quindi essere riversate su basi dati in maniera tale da aumentare la potenzialità esplorativa delle informazioni contenute nel registro. Il testo regolamentare non definisce né il numero né la struttura delle basi di dati. Rispetto alla versione in pubblica consultazione, che prevedeva la costituzione di una base di dati, la versione definitiva del regolamento fa riferimento ad una pluralità di basi di dati senza però prevedere espressamente che debba essere costituita una base di dati per ciascun registro. Si ricorda che il regolamento, quando ha inteso stabilire modalità e limiti alla possibilità di unificare distinti documenti, lo ha fatto espressamente come nel caso dei registri che, ai sensi dell’articolo 4, comma 5, le cui annotazioni possono essere riunite in un unico registro solo a condizione che sia sempre possibile l’esatta e completa rilevazione di tutti gli elementi da riportare per ciascun ramo e ciascun registro. Ciò che certamente rileva, per il rispetto delle prescrizioni regolamentari, è la

possibilità di estrazione e elaborazione delle informazioni contenute nelle basi di dati; a tal fine è necessario che la struttura non preveda interfacce, programmi particolari di visualizzazione, filtri o chiavi di ricerca standardizzate e predeterminate. Il regolamento, infine, dispone che la base di dati sia “conservata” senza la necessità di rispettare le regole tecniche del Codice dell’amministrazione digitale e di dover procedere, quindi, alla conservazione digitale. Ciò è in linea con la ratio sottesa all’obbligo di costituzione delle basi di dati, le quali sono finalizzate ad assicurare all’Autorità un utilizzo dinamico delle informazioni contenute nei registri per ragioni di vigilanza, mentre le esigenze di certezza ed di immodificabilità del contenuto dei dati, conseguite mediante la particolare procedura di conservazione sostitutiva, attengono esclusivamente alla compilazione dei registri. N.d.R. Le opinioni dell’Avvocato Marzucchi non impegnano né sono espressione dell’indirizzo dell’Autorità di appartenenza.

SERENA MARZUCCHI

L’Avvocato S. Marzucchi è dipendente ISVAP

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