9789170275616 by Smakprov Media AB

UR INNEHÅLLET

Björn Lundén

Ordförande, sekreterare och kassör • Protokoll • Justerare • Firmatecknare • Föreningsstämma • Valberedning • Revision • Ansvarsfrågor • Jäv • Adjungerade ledamöter • Arbetsutskott • Praktiskt styrelsearbete • Sammanträdesteknik • Omröstning • Utträde • Kallelse • Rättigheter och skyldigheter • Ombud och ställföreträdare • Beslutförhet • Ansvarsfrihet

FÖRFATTAREN Björn Lundén har skrivit ett stort antal böcker om skatt, ekonomi och juridik för företag och föreningar. Han har tidigare arbetat som redovisningskonsult i många år.

Styrelsearbete i föreningar

STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR handlar om hur det praktiska styrelsearbetet ska skötas på bästa sätt. Tonvikten ligger på juridiska frågor om t ex ledamöternas ansvar och om vilka bestämmelser som gäller för olika föreningsformer. Du får även praktiska tips om bl a mötesteknik, protokoll och kallelser.

BJÖRN LUNDÉN

STYRELSE

ARBETE I FÖRENINGAR IDEELLA FÖRENINGAR EKONOMISKA FÖRENINGAR BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR SAMFÄLLIGHETSFÖRENINGAR

– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

ANDRA UPPLAGAN

www.blinfo.se

Styrelsearbete i föreningar av Björn Lundén

Andra upplagan

Björn Lundén Information AB Box 84, 820 64 Näsviken. Tel: 0650-54 14 00. Fax: 0650-54 14 01 E-post: info@blinfo.se. Hemsida: www.blinfo.se. Copyright författaren och Björn Lundén Information AB 2010. Omslag och sättning av Jennie Wik, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Brödtexten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel. Denna upplaga av boken är tryckt i 1 500 exemplar hos Elanders i Mölnlycke. Sammanlagt har tidigare upplagor av boken inklusive dess föregångare Styrelseboken, tryckts i 31 000 exemplar. Bokens inlaga är tryckt på MunkenPrint 90g, FSC-papper och omslaget är tryckt på Invercote G 240g. Andra upplagan, november 2010. ISBN 978-91-7027-676-7

Innehåll Om boken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7 Lagstiftningen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 9 Styrelsens säte . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12 Styrelsens uppgift . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .14 Styrelsens ställning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16 Antal ledamöter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18 Suppleanter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20 Mandattid . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 23 Tillsättande . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25 Valberedning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29 Arbetstagarrepresentanter . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32 Utträde . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36 Befattningar inom styrelsen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38 Arbetsutskott . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 45 Sammanträdet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 47 Styrelsebeslut . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54 Jäv . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62 Protokoll . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66 Firmatecknare och fullmakt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 73 Ansvar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82 Ansvarsfrihet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87 Styrelseförsäkringar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93 Ersättning och beskattning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 100 A-kassa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 104 Sökordsregister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 106

Om boken Denna bok handlar om styrelsearbete i föreningar. Jag har lagt tonvikten på rent juridiska frågor, exempelvis om ledamöternas ansvar och om vilka bestämmelser som gäller för de olika föreningsformerna som behandlas i boken. Det är • • • •

Ideella föreningar Ekonomiska föreningar Bostadsrättsföreningar Samfällighetsföreningar

Jag ger många praktiska tips. Det handlar om mötesteknik, protokoll, kallelser, mm. Boken ska kunna användas som uppslagsbok. Även för en styrelse i en stiftelse kan boken vara lämplig. Se även vår bok STIFTELSER . Bokhänvisningar Vi ger även ut böcker om de föreningsformer som behandlas i den här boken. Det är böckerna EKONOMISKA FÖRENINGAR, BOSTADSRÄTT, IDEELLA FÖRENINGAR, IDROTTSFÖRENINGAR OCH SAMFÄLLIGHETER . Dessa kan du läsa om du vill tränga djupare in i vad som

gäller för de olika organisationerna. Dessutom har vi systerboken STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG.

Boken innehåller också några hänvisningar till ytterligare böcker från förlaget. Vi hoppas att du inte ser detta som ett simpelt marknadsföringsknep. Vissa områden måste vi av utrymmesskäl ta upp bara kortfattat, och då kan det kännas lämpligt att ge tips om fördjupning i någon av våra andra böcker. Språk Precis som våra andra böcker är STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR skriven på en begriplig svenska och med praktiska exempel. Jag har genomgående valt att använda uttrycket han om personer. Jag hade lika gärna kunnat använda hon eller han eller hon.

Om boken Årsdokument För föreningarna som behandlas i den här boken gäller olika regler om hur räkenskaperna ska avslutas. En del måste upprätta en årsredovisning, för andra räcker det med ett årsbokslut. För de flesta gäller att det inte finns några lagstadgade krav (men stadgarna kan innehålla sådana). Dessa gör en så kallad årssammanställning. Jag har valt att använda termen årsdokument som en sammanfattande benämning på alla dessa dokument. Nytt i den här upplagan Det har tillkommit en del ändringar i lagstiftningen sedan den föregående upplagan. Arbetsgivaravgifterna är differentierade beroende på uppdragstagarens ålder. Några nya rättsfall har kommit. Boken uppdateras på vår hemsida På vår hemsida www.blinfo.se hittar du ändringar och kompletteringar på grund av sådant som inträffat efter att vi tryckt den här upplagan. På så sätt är boken aktuell under längre tid. När du befinner dig på startsidan väljer du Gratistjänster, BL BokPlus och boken STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR . Du som inte har tillgång till internet kan beställa ett utdrag per post utan kostnad. Tack Jag har haft stor nytta av de synpunkter som jag fått av deltagarna på våra kurser i föreningsarbete. Jag är mycket tacksam för tips och förslag till förbättringar inför kommande upplagor. Näsviken i november 2010 Björn Lundén

Lagstiftningen Den här boken behandlar styrelsen och styrelsearbetet i de fyra vanligast förekommande föreningsformerna. Det är • • • •

ekonomiska föreningar bostadsrättsföreningar samfällighetsföreningar ideella föreningar.

För de tre förstnämnda finns det speciell föreningsrättslig lagstiftning. För ideella föreningar finns det inget sådant. Däremot finns det annan lagstiftning, som styr styrelsearbetet i en ideell förening, på samma sätt som i de andra föreningsformerna. Det är lagar om redovisning, beskattning, avtal, mm. Ekonomiska föreningar För ekonomiska föreningar är det lagen om ekonomiska föreningar som gäller. Den kallas också föreningslagen och är från 1987. Uppbyggnaden påminner om aktiebolagslagen. § Lag (1987:667) om ekonomiska föreningar

Bostadsrättsföreningar En bostadsrättsförening är en form av ekonomisk förening. För bostadsrättsföreningar är det bostadsrättslagen som gäller. Den är från 1991. Den hänvisar på flera ställen till lagen om ekonomiska föreningar, exempelvis när det gäller • • • • • •

styrelsens ansvar före registreringen firmateckning styrelsen (med vissa undantag) föreningsstämman (också med vissa undantag) redovisning och revision skadestånd, straff och vite. § Bostadsrättslag (1991:614)

Om inte något annat har bestämts i stadgarna, kan en bostadsrättshavares make eller sambo vara styrelseledamot eller suppleant, även om han inte är medlem i föreningen. 9

Lagstiftningen Samfällighetsföreningar För samfällighetsföreningar är det lagen om förvaltning av samfälligheter (samfällighetslagen) som gäller. Den är inte alls så detaljerad när det gäller styrelsen som lagen om ekonomiska föreningar. Lagen är från 1973. Även ett förrättningsbeslut från lantmäteriet ska följas. I frågan om ansvarsfrihet för styrelsen hänvisar samfällighetslagen till lagen om ekonomiska föreningar. Styrelsen och firmatecknaren får inte utan stöd av stadgarna eller ett föreningsstämmobeslut överlåta eller söka inteckning i fast egendom eller upplåta fast egendom med nyttjanderätt för längre tid än fem år. Detta är en inskränkning i styrelsens befogenheter. § Lag (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter

Ideella föreningar Ideella föreningar har funnits under lång tid, och det finns väldigt många. För ideella föreningar finns det ingen lag som för de andra föreningsformerna. Detta är en brist, eftersom det finns många frågeställningar som är obesvarade. Kan styrelsen bestå av en enda ledamot? Hur många medlemmar måste föreningen ha? Måste föreningen ha revisor?

Sammanställning Här är en sammanställning över vad lagstiftningen säger om styrelsen i de olika föreningsformerna. Vad som sägs om styrelseledamöter gäller även suppleanter. Föreningsform Minsta antal ledamöter Suppleanter möjligt

Ekonomisk 3

Bostadsrätt 3

Samfällighet 1

Ideell ?

Registreringskrav

Bolagsverket

Inte alls

Beslutförhet

Mer än 50%

Lantmäteriet 2 Valfritt

4 år

obegränsad

obegräns

Nej

Ordförande utslagsröst Längsta mandattid Kan utse VD Måste vara medlem

1. I lagen sägs inget om suppleanter, men i Lantmäteriets normalstadgar ﬁnns suppleanter med, och likaså registreras suppleanter i samfällighetsföreningsregistret. 2. Stadgarna ska ange grunden för beslutförhet. 3. Stadgarna kan föreskriva något annat. 4. Om inte något annat har bestämts i stadgarna, kan en bostadsrättshavares make eller sambo vara styrelseledamot eller suppleant, även om han eller hon inte är medlem i föreningen. Stadgarna kan föreskriva att även andra personer som inte är medlemmar kan vara styrelseledamöter.

Lagstiftningen

Andra föreningsformer Kooperativa hyresrättsföreningar Sedan 2002 kan bostäder upplåtas med kooperativ hyresrätt. Upplåtelseformen har inte blivit någon succé, och det finns bara ett tjugotal sådana föreningar. För kooperativa hyresrättsföreningar gäller bestämmelserna om föreningens ledning i lagen om ekonomiska föreningar, dock med undantaget att av styrelsens ledamöter ska alltid minst två eller, om styrelsen består av mindre än fem ledamöter, minst en väljas på föreningsstämman. Det är styrelsens uppgift att fastställa hyran till föreningen. § Lag (2002:93) om kooperativ hyresrätt

Sambruksföreningar En sambruksförening är en form av ekonomisk förening med ändamål att driva jordbruk eller trädgårdsnäring för medlemmarnas gemensamma räkning. För sambruksföreningar gäller bestämmelserna om föreningens ledning i lagen om ekonomiska föreningar, dock med undantaget att styrelsen kan bestå av en eller flera ledamöter. Alla styrelseledamöter måste tillsättas av föreningsstämman. § Lag (1975:417) om sambruksföreningar

Styrelsens säte Kommun Begreppet säte finns i lagstiftningen. Det är ett gammalt uttryck som med ett något modernare ord skulle kunna beskrivas som hemvist. Man säger att styrelsen har sitt säte i en viss ort. Med ort menas kommun. En svensk förenings styrelse måste ha sitt säte i Sverige. Föreningens säte Ibland ser man uttrycket föreningens säte. Detta är egentligen inte korrekt. Det är föreningens styrelse som har sitt säte i en viss kommun. Även i lagstiftningen används de båda uttrycken utan större precision. Ska finnas i stadgarna Orten där styrelsen har sitt säte ska finnas i stadgarna, i den så kallade sätesparagrafen. Detta är speciellt viktigt i ideella föreningar som inte registreras i något officiellt register. Sätet styr tingsrätten Sätets funktion är att visa vilken tingsrätt den som vill väcka talan mot föreningen eller dess styrelse ska vända sig till. Det är viktigt att den som vill stämma föreningen vet vilken tingsrätt han ska vända sig till. Om kommunen där sätet finns har flera tingsrätter, hör föreningen till den tingsrätt där föreningen har sin postadress. Om föreningen inte har någon postadress alls, eller postadressen ligger utanför säteskommunen, hör föreningen till den tingsrätt inom säteskommunen inom vars område kommunfullmäktige brukar sammanträda. Om föreningen är registrerad hos Bolagsverket eller Lantmäteriet, anses föreningen ha den postadress som är antecknad i det registret. § Proposition 2006/07:35, En ny indelningsgrund för vissa domsagor, sid 19

Sätet styr skattekontoret Sätet visar också till vilket skattekontor föreningens deklaration ska lämnas (om föreningen ska lämna deklaration). 12

Styrelsens säte Säte och adress Styrelsens säte behöver inte överensstämma med föreningens adress. Detta visar nedanstående rättsfall, som visserligen handlar om trafiktillstånd och ett aktiebolag, men som tydligt visar att sätet har en självständig betydelse. Ett aktiebolag i Stockholm fick sitt taxitillstånd återkallat av Länsstyrelsen i Stockholms län. Bolaget ansökte (efter ändring av styrelsens säte till Norrköpings kommun) om taxitillstånd hos Länsstyrelsen i Östergötlands län. Enligt ansökningshandlingarna hade bolaget i övrigt ingen anknytning till Östergötlands län. Länsstyrelsen i Östergötlands län överlämnade ärendet till Länsstyrelsen i Stockholms län. Bolaget överklagade detta vidare till Regeringsrätten. Enligt yrkestrafiklagen (YTL) ska ärenden om trafiktillstånd prövas av länsstyrelsen i det län där sökanden är folkbokförd eller, om sökanden är en juridisk person, där företagets ledning finns. Varken av bestämmelserna i YTL eller av lagens förarbeten framgår vad som avses med uttrycket företagets ledning. I aktiebolagslagen föreskrivs att aktiebolag ska ha en styrelse. Av samma lag följer att bolagets ledning utövas av styrelsen och i vissa hänseenden av den verkställande direktören, om det finns en sådan. Såvitt handlingarna utvisar har i detta taxibolag inte utsetts verkställande direktör. Bolagets ledning utövas därför av styrelsen och får anses finnas där styrelsen enligt i aktiebolagsregistret införda uppgifter har sitt säte, dvs i Norrköping i Östergötlands län. Därmed ska trafiktillståndet prövas av länsstyrelsen i Östergötlands län. (RÅ 1995 ref 41)

Styrelsens uppgift Styrelsen har till uppgift att företräda föreningens medlemmar. Antalet medlemmar kan vara stort och det skulle bli ohanterligt om medlemmarna själva styrde föreningen direkt. I vissa fall måste man på grund av lagstiftning ha en styrelse. Exempelvis måste även en liten ekonomisk förening med bara tre medlemmar enligt lagen om ekonomiska föreningar ha en styrelse. Föreningsstämman Medlemmarna samlas en gång per år på en ordinarie föreningsstämma. Ibland kallas den (felaktigt) för årsmöte. På den ordinarie föreningsstämman utses styrelsen som ska företräda föreningen och leda verksamheten fram till nästa ordinarie föreningsstämma. Samtidigt utses en eller flera revisorer som ska granska styrelsens arbete. Styrelsens främsta uppgifter Styrelsen har ansvar för att en hel del saker blir gjorda. Detta betyder dock inte att styrelsens ledamöter själva ska göra allting. Tvärtom, styrelsens uppgift är att se till att • saker och ting blir gjorda • säkerheten i föreningen är tillfredsställande • det finns rutiner för hur olika uppgifter ska lösas och av vem. Skötsel och rutiner Styrelsen har till uppgift att se till att föreningen sköts på ett bra sätt och att det finns vettiga rutiner upplagda för detta. Styrelsen ska också se till att den ekonomiska redovisningen sköts ordentligt och att det finns bra rutiner för denna. Detta gäller både den löpande bokföringen och rapporterna. Säkerhetsfrågor Styrelsen ansvarar för säkerhetsfrågor, exempelvis följande: • Att det finns ordentliga attestrutiner, dvs regler för vem som ska godkänna olika utbetalningar. • Att nycklar till föreningens lokaler förvaras på ett säkert sätt och att personal och funktionärer får kvittera ut sina nycklar. 14

Styrelsens uppgift • • • • •

Att organisationens tillgångar är ordentligt försäkrade. Att kontrollen är tillräcklig för att undvika förskingring. Datasäkerheten. Brandsäkerheten. Inbrottssäkerheten.

Vd (gäller ekonomiska föreningar) Om föreningen har en vd är det styrelsens uppgift att ge vd instruktioner för arbetet. Det är styrelsens uppgift att tillsätta och avsätta vd. Vd eller vice vd får inte vara styrelseordförande. Detta för att undvika att ledningen av den ekonomiska föreningen koncentreras allt för mycket till en person. Det är inte heller särskilt lyckat att vd över huvud taget sitter i styrelsen.

Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & FÖRENKLAT ÅRSBOKSLUT BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTT BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILLAKTIEBOLAG BYTE FRÅN HANDELSBOLAG TILLAKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DET NYA SKATTEFÖRFARANDET EKONOMISK UPPSLAGSBOK EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSJURIDIK FEMTIO PLUS FINANSIERING FUSIONER & FISSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL I PRAKTIKEN FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄLJNINGSTEKNIK GOD MAN & FÖRVALTARE GÅVA HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR INKÖPSTEKNIK KOMPANJONER

KOMPETENSFÖRSÄLJNING OCH PERSONLIG MARKNADSFÖRING KONCERNER KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN LÖNESÄTTNING MAKAR MALLAR & DOKUMENT MARKNADSFÖRING MOMS PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS FÖRENINGAR REDOVISNING I IDEELLA FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR SAMBOBOKEN ROT & RUT SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTENYHETER SOLOFÖRETAG STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STIFTELSER STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR SÄLJA TJÄNSTER TESTAMENTSHANDBOKEN UTLANDSMOMS VARDAGSJURIDIK VD-BOKEN VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG