Best.nr 47-09584-1
Tryck.nr 47-09584-1-00
Åsa-Mia Fellinger
Åsa-Mia Fellinger har stor erfarenhet av rekrytering och urval och utbildning i intervjuteknik. Hon driver sedan många år en egen konsultverksamhet, Fellinger Consulting AB, inom rekrytering, ledarskap och personlig utveckling. Hon är leg psykolog, leg psykoterapeut och handledare. Därutöver har hon utbildning i praktisk journalistik från Poppius journalistskola. Åsa-Mia har tidigare skrivit tre mycket uppskattade handböcker inom ledarskap respektive rekrytering.
Den professionella anställningsintervjun
Den professionella anställningsintervjun är en praktisk handbok för dig som arbetar med urval och rekrytering. Den ger en beprövad metod för hur du kan genomföra professionella anställningsintervjuer och rekrytera rätt person till rätt jobb. Det är många gånger svårt att ta reda på om en person passar för ett arbete eller inte. Eller att få fram vem som passar bäst i en grupp med starka kandidater. Därför är det av central betydelse att urvalsprocessen är professionaliserad. Den vanligaste urvalsmetoden är anställningsintervjun, men i många fall sker intervjuerna på känn, utan en genomtänkt struktur och metodik. Då ökar risken att göra fel, vilket kan bli kostsamt. I den här boken får du lära dig att professionalisera urvalsprocessen samt att genomföra träffsäkra och effektiva anställningsintervjuer. Den ger också förslag på komplementära urvalsmetoder samt kunskap om den antidiskrimineringslag som gäller vid anställningsprocesser.
Åsa-Mia Fellinger
Den professionella anställningsintervjun
Den professionella anställningsintervjun ISBN 978-91-47-09584-1 © 2010 Författaren och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Redaktör: Charlotte Rudenstam Omslag och grafisk formgivning: Fredrik Elvander Figurer: Jonny Hallberg Upplaga 1:1 Ombrytning: Integra, Indien Tryck: Sahara Printing, Egypten 2010
KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.
Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 4
10-08-18 11.34.54
Innehåll Förord Inledning
9 11
Del 1 Rekrytering och rekryteringsmetoder 1. Att rekrytera Det är dyrt att rekrytera Val av rekryteringsmetod och upplägg Brist på kunskap Tid och resurser Utbud och rekryteringsbehov Rekryteringstradition Rekryteringsprocessen Urvalsmetoder Anställningsintervjun Sammanfattning
_ 15 17 18 18 19 19 20 21 22 22 23 25
2. Går det att lita på anställningsintervjun? Diger kunskapskälla som ofta ignoreras Metaanalyser Olika urvalsmetoder Olika slags anställningsintervjuer Schmidt och Hunters metaanalys Hufcutt David Walker Smith, Gregg och Andrews Intervjuer jämfört med andra urvalsmetoder
27 28 28 30 31 34 35 36 36 37
5
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 5
10-08-18 11.34.54
Innehåll
Del 2 Den professionella anställningsintervjun _39 3. Kriterium 1: En kravprofil 41 Kravprofilens två delar 41 Färdigheter 45 Avgörande vs önskvärda kompetenser 45 Bedömningsskala 46 Riktlinjer för nivåbestämning 46 4. Kriterium 2: Att vara en god lyssnare Tecken på ickelyssnande Lyssna vs höra Kroppsspråket Tillvägagångssätt – lyssnande
48 49 50 50 52
5. Kriterium 3: Bra frågeteknik Hur du ställer frågor Öppna frågor Projektiv fråga som inledning Beteendeinrikta dina frågor Andra viktiga intervjutekniker Frågor du bör undvika Vad du frågar om
55 55 56 57 60 61 63 65
6. Kriterium 4: Bra intervjuupplägg Intervjuns faser Förberedelse Inledande fas Huvudfas Avslutande fas Sammanställning
71 71 72 75 77 79 81
6
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 6
10-08-18 11.34.55
Innehåll
Del 3 Fördjupning och komplement 7. Vanliga problem vid anställningsintervjuer Intervjupersonen är väldigt nervös Intervjupersonen svarar inte på frågorna Intervjupersonen är långrandig Intervjupersonen är difffus Intervjupersonen är fåordig Intervjupersonen känns inte rätt Intervjupersonen känns fel direkt
83 85 86 88 90 91 92 94 95
8. Förbud mot diskriminering Gäller hela rekryteringsprocessen Var vaksam på ditt agerande Positiv särbehandling Arbetssökandes rättigheter Risk för skadestånd Konsekvenser för anställningsintervjun Din avsikt räknas inte, bara effekten Läs vidare och fördjupa dina kunskaper
98 99 99 99 99 100 100 101 102
9. Att integrera den professionella intervjun i rekryteringsprocessen Gör rekryteringskedjan professionell
1 03 104
10. Casebaserad anställningsintervju Många områden kan testas Olika case Vanligt i vissa branscher Kombination av metoder Krav Genomförande av case
1 08 109 109 111 111 111 112
7
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 7
10-08-18 11.34.56
Inneh책ll
11. Att kombinera intervjun med test Krav p책 test Beg책vningstest Arbetsprov Personlighetstest Andra metoder
116 118 120 123 124 126
Referenser
128
8
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 8
10-08-18 11.34.56
Förord När jag började skissa på denna bok hade lågkonjunkturen satt sina klor i Sverige. I kölvattnet av en finanskris av sällan skådat slag kämpade många verksamheter för sin existens. Nästan dagligen kom rapporter om personalnedskärningar och företagskonkurser samt larm om havererande banker. Vad kunde vara mer idiotiskt än att skriva en bok om anställningsintervjun just då? Rekrytering kändes ljusår bort från näringslivet. Skrivarlusten avtog, jag lade ner pennan – eller snarare sköt undan tangentbordet – och kände mig missmodig. Men så tvingade jag mig själv att tänka några steg längre. Vad erfarenheten visar, resonerade jag, är att vindarna förr eller senare alltid vänder. När hjulen äntligen börjar snurra igen kommer företag och industrier att behöva rekrytera personal. Och vad skulle då behövas om inte en handbok om rekrytering och om hur man genomför en anställningsintervju? Jag kände stigande tillförsikt och återupptog mitt skrivande. Och tänk, när jag är i slutskedet av mitt skrivande, har Dagens Nyheter som huvudnyhet på första sidan: Nu vänder det … Jobben tillbaka. Krisdrabbade branscher som bilindustrin nyanställer. När jag arbetar som konsult inom rekrytering brukar jag slås av framför allt två saker: Hur spännande och svårt det är. Det är sannerligen inte lätt att ta reda på om en person passar för ett arbete eller inte. Eller att få fram vem som passar bäst i en grupp med starka kandidater. Därför gäller det att använda sig av bra metoder. Anställningsintervjun är en bra urvalsmetod om den genomförs professionellt. Och det är det som denna bok handlar om. Jag beskriver vad som
9
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 9
10-08-18 11.34.56
f ö rord
gör en anställningsintevju professionell och som gör att den fungerar som urvalsmetod. Anställningsintervjun är viktig för att hitta rätt medarbetare. Och den är samtidigt det första mötet mellan en person som vill bli anställd och företaget. Därmed är anställningsintervjun också ett ansikte utåt och en del i företagets marknadsförings- och informationsmaskineri. För att kunna attrahera medarbetare och, i slutänden, även kunder måste alltså verksamhetens rekryteringsprocess ge ett professionellt intryck. Hur du som rekryterare agerar under dina anställningsintervjuer är avgörande både för att hitta den bästa kandidaten bland de sökande till en tjänst, och det kommunicerar även något viktigt om den verksamhet som du företräder. Jag hoppas att du som läsare finner boken hjälpsam och inspirerande för detta arbete! Stockholm i augusti 2010 Åsa-Mia Fellinger
10
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 10
10-08-18 11.34.56
Inledning Att hitta bra personal är avgörande för alla verksamheter. Medarbetare med rätt egenskaper och förmågor på rätt positioner skapar de bästa förutsättningarna och betyder snabbare och säkrare väg till framgång, samt minskad risk för framtida merkostnader. Det gäller allt ifrån servicepersonal till chefer och specialister. Därför är det av central betydelse att rekrytera professionellt. Under rekryteringsprocessen gäller det att använda urvalsmetoder som fungerar ändamålsenligt, som ger det resultat ni vill ha. Den mest populära urvalsmetoden är anställningsintervjun, därför upptar den en stor del av boken. Men även andra urvalsmetoder kommer att nämnas. Ju viktigare befattningar som ska tillsättas, desto vanligare brukar det vara att man vill kombinera anställningsintervjun med andra urvalsmetoder. Och frågan som infinner sig då är: Vilka metoder lämpar sig bäst? I boken kommer jag att: • Visa hur bra eller dålig anställningsintervjun är som rekryteringsmetod. • Visa hur du genomför en anställningsintervju av hög kvalitet. • Ge kunskap om den antidiskrimineringslag som gäller vid anställningsprocesser. • Ge kunskap om hur du kan hantera vanliga problemsituationer när du intervjuar. • Ge förslag på metoder som du kan använda tillsammans med anställningsintervjun.
11
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 11
10-08-18 11.34.56
Inled n i n g
Bokens bas Innehållet i boken baseras på forskning inom rekryteringsområdet, litteraturresearch samt egen mångårig erfarenhet som konsult inom området. Boken ersätter inte en praktisk utbildning, men är tänkt att kunna fungera som kurslitteratur. Det finns tyvärr inga genvägar, utan det fordras mycket praktisk träning för att kunna göra bra rekryteringar. Förhoppningsvis kan denna bok inspirera till detta.
Bokens målgrupper Boken riktar sig till personer inom både det privata näringslivet och den offentliga sektorn som är involverade i rekrytering till den egna verksamheten. Du kan med andra ord lika gärna jobba på personalavdelningen som vara projektledare, teammedlem, sektionschef eller avdelningschef. Du kan ha arbetat länge med rekrytering eller vara nybörjare. Det viktiga är att du vill lära dig något nytt.
Frågor Nästan alla kapitel innehåller frågor som du som läsare uppmanas att reflektera över. Det går naturligtvis bra att läsa boken även utan att reflektera, men för att få största behållning rekommenderas du att besvara frågorna. De hjälper dig att reflektera över din egen kunskap och erfarenhet i relation till det jag beskriver.
12
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 12
10-08-18 11.34.57
Inledning
Begrepp och uttryck När uttrycket intervjuperson avses, används då och då förkortningen ip. Ibland används begreppet arbetssökande istället. För att undvika omständliga meningskonstruktioner är ip ibland en han och ibland en hon, men aldrig han/hon. För att undvika att exemplen i boken ska kunna uppfattas som fördomsfulla utifrån ett könsrollsperspektiv, har tärningen och därmed slumpen fått styra vilket genus jag har valt. För att boken ska vara läsarvänlig – och icke akademisk – ges, förutom i kapitlet om urvalsforskning, inga källhänvisningar i den löpande texten. Däremot finns en referenslista i slutet av boken.
13
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 13
10-08-18 11.34.57
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 14
10-08-18 11.34.57
Del 1
Rekrytering och 足rekryteringsmetoder
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 15
10-08-18 11.34.58
D
en första delen av boken beskriver hur viktigt det är för företag och organisationer att ha en profess ionell rekrytering. En central punkt är att använda sig av bra urvalsmetoder för att hitta rätt personal. Vad som påverkar hur verksamheter lägger upp sin rekryter ingsprocess diskuteras, liksom hur det kommer sig att anställningsintervjun är en så populär urvalsmetod. Men hur bra är egentligen anställningsintervjun för att hitta rätt medarbetare? Och hur bra är andra urvalsmetoder?
16
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 16
10-08-18 11.34.58
Kapitel 1
Att rekrytera Rekrytering är ett viktigt område för de flesta verksamheter. För att hitta rätt bland sökande krävs bra metoder. Hur man lägger upp sin rekrytering beror på olika saker, men anställningsintervjun är den populäraste urvalsmetoden.
När du ska rekrytera vill du hitta den eller de mest lämpade bland de sökande till tjänsten. För att lyckas med det måste du använda en bra rekryterings- och urvalsmetod. En bra metod är effektiv och går att genomföra med en rimlig insats av tid och kostnader. Ett grundläggande antagande bakom all rekryterings- och urvalsverksamhet är att människor är olika. Vore det inte så skulle man kunna anställa vem som helst. Och så ser det ju inte ut. Förutsättningarna för att klara ett arbete varierar mellan individer. Faktorer som till exempel motivation, begåvning, personliga egenskaper och värderingar är av stor betydelse. Naturligtvis är dessa förmågor inte opåverkbara, utan i ständigt samspel med själva arbetsmiljön. Stöd, uppmuntran och uppmärksamhet från andra, inte minst från chefer och arbetsledare, har exempelvis stor betydelse för individens arbetsinsatser. Ändå är det av stort intresse att ta reda på förutsättningarna hos de arbetssökande när du rekryterar. Det är här som urvalsmetoderna och besluten kring dem kommer i fokus.
17
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 17
10-08-18 11.34.58
D EL 1. R E K RY T E R I N G O C H R E K RY T E R I N G S M ETO D E R
Det är dyrt att rekrytera Kostnaden för att rekrytera en person kan variera mycket, men det vanliga är att den kostar omkring en tredjedel av den nyanställdes årslön. Det kan kosta mellan en kvarts miljon och en miljon kronor att göra en felrekrytering. Men det kan bli ännu dyrare. Enligt Svensk Chefsorganisation kostar felaktiga rekryteringar svenska företag och organisationer flera miljarder kronor varje år. Det finns undersökningar som visar att sju procent av en svensk chefs tid går åt till att leda lågpresterande medarbetare.
Val av rekryteringsmetod och upplägg För att företag och organisationer ska fungera bra och utvecklas enligt uppsatta mål, och för att det är dyrt att rekrytera, är det mycket viktigt att de använder sig av fungerande rekryteringsmetoder. Hur du lägger upp detta arbete, det vill säga hur rekryteringsprocessen ser ut och vilka urvalsmetoder du använder, brukar basera sig på: • Hur insatt du är i metodernas prognostiska förmåga och hur du värderar denna kunskap, alltså om du är intresserad av de senaste forskningsrönen eller inte. • Hur mycket tid och resurser du kan avsätta för verksamhetens rekryteringsinsatser. • Hur rekryteringsbehovet ser ut. • Hur många arbetssökande det finns med rätt kompetens. • Verksamhetens rekryteringstradition.
18
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 18
10-08-18 11.34.58
K A P I T EL 1. AT T R E K RY T E R A
Brist på kunskap Om du saknar kunskap om olika urvalsmetoders förmåga att förutsäga arbetsprestation, väljer du sannolikt metod utifrån vad du klarar av att hantera. Men kanske ditt val beror på vad som känns eller intuitivt verkar rätt. Ibland har det slagit mig hur dåligt pålästa beslutsfattare är kring rekryteringsfrågor i företag och i verksamheter. Det är som om rekrytering är ett område där de kan låta subjektivt tyckande och tänkande styra, medan de inom andra verksamhetsområden ställer betydligt högre krav på sina beslutsunderlag. Det innebär att de lägger ner tid och resurser på metoder som har låg kvalitet. Och att många företag köper in rekryteringstjänster och urvalstester utan att granska dem kritiskt. Istället låter de sig förföras av ganska substanslösa säljargument. Reflektera över • Hur stor kunskap har man om urvalsmetoder i din verksamhet?
Tid och resurser Ibland kan vi inte göra det vi vill på grund av bristande resurser eller tidsbrist, eller både och. Detta är den bistra verkligheten. Ibland är det dock så, att vi använder just det som svepskäl för att slippa lära oss något nytt, för att slippa förändra något. Mänskligt beteende är ofta kortsiktigt. Det är lätt att du väljer att göra det som känns bäst för stun-
19
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 19
10-08-18 11.34.59
D EL 1. R E K RY T E R I N G O C H R E K RY T E R I N G S M ETO D E R
den eller som kräver minst ansträngning eller obehag. Och du kan välja att göra det, även om du inser att du i längden skulle vinna på att göra på ett annat sätt. Du gör det kanske för att du tillhör dem som nöjer dig med en rekryteringsprocess som är ganska dyr och ineffektiv. Reflektera över • Hur är rekryteringsresurserna i din verksamhet? • Hur mycket tid kan ni ägna åt att förbättra er rekryteringsprocess?
Utbud och rekryteringsbehov Om utbudet av arbetskraft är stort är situationen fördelaktig för den som ska rekrytera. Man kan ställa krav och vara selektiv i sina val. När utbudet av arbetskraft är litet, eller när efterfrågan överstiger utbudet, är det de π marknad. Det kan gälla vissa segment av arbetsmarknaden, där det råder brist på arbetskraft, till exempel yrkesgrupper inom expanderande branscher. Då brukar företag sänka kraven och hoppar kanske över krävande anställningsintervjuer och urvalstester. När det dyker upp en person som formellt har den kompetens som söks, presenterar man snabbt ett anställningserbjudande. Det är förståeligt, men inte utan problem. Risken är att man rekryterar en person som inte fungerar, som till exempel samarbetar dåligt eller har låg arbetsmotivation.
20
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 20
10-08-18 11.34.59
K A P I T EL 1. AT T R E K RY T E R A
Reflektera över • Hur ser ert rekryteringsbehov ut? • Är det lätt att få tag i de medarbetare ni behöver? • Hur påverkas er rekryteringsprocess när det råder brist på arbetskraft? Hur påverkas den när det motsatta gäller?
Rekryteringstradition Vi är vanemänniskor. Det har naturligtvis sina fördelar: Trygghet, stabilitet och förutsägbarhet är några positiva konsekvenser av detta. En del företag fortsätter gärna med samma rekryteringsförfarande år efter år. Så här har vi alltid gjort och det funkar bra ... hörs som argument. Och det kan vara sant. Men det kan även avspegla ett motstånd mot förändring och en ovilja att kritiskt granska det man håller på med. Vi människor vill gärna legitimera våra beteenden, ge dem rationella skäl. Reflektera över • Hur ser rekryteringstraditionen ut i din verksamhet? • Vilka för- respektive nackdelar har den?
21
Den professionella ansta llningsintervjun.indd 21
10-08-18 11.35.00
Best.nr 47-09584-1
Tryck.nr 47-09584-1-00
Åsa-Mia Fellinger
Åsa-Mia Fellinger har stor erfarenhet av rekrytering och urval och utbildning i intervjuteknik. Hon driver sedan många år en egen konsultverksamhet, Fellinger Consulting AB, inom rekrytering, ledarskap och personlig utveckling. Hon är leg psykolog, leg psykoterapeut och handledare. Därutöver har hon utbildning i praktisk journalistik från Poppius journalistskola. Åsa-Mia har tidigare skrivit tre mycket uppskattade handböcker inom ledarskap respektive rekrytering.
Den professionella anställningsintervjun
Den professionella anställningsintervjun är en praktisk handbok för dig som arbetar med urval och rekrytering. Den ger en beprövad metod för hur du kan genomföra professionella anställningsintervjuer och rekrytera rätt person till rätt jobb. Det är många gånger svårt att ta reda på om en person passar för ett arbete eller inte. Eller att få fram vem som passar bäst i en grupp med starka kandidater. Därför är det av central betydelse att urvalsprocessen är professionaliserad. Den vanligaste urvalsmetoden är anställningsintervjun, men i många fall sker intervjuerna på känn, utan en genomtänkt struktur och metodik. Då ökar risken att göra fel, vilket kan bli kostsamt. I den här boken får du lära dig att professionalisera urvalsprocessen samt att genomföra träffsäkra och effektiva anställningsintervjuer. Den ger också förslag på komplementära urvalsmetoder samt kunskap om den antidiskrimineringslag som gäller vid anställningsprocesser.
Åsa-Mia Fellinger
Den professionella anställningsintervjun