Ledande fรถrhandlingsteknik
1
Innehåll
Förord Inledning Situationsanpassad förhandlingsteknik Sakfråga och relation i förening Olika förhandlingar Fundera på vilken förhandling du har
7 8
9 9 11 13
Budgivningsfasen Ska du lägga första budet?
36 36
Lägg det första budet och uppnå en förankringseffekt
37
Låt den andra parten lägga första budet och utnyttja den informationen när du svarar med ett eget bud Hur mycket ska du ta i? Effektiva strategier för köpslående Sammanfattning av budgivningsfasen
Avslutningsfasen
37 40 42 49
Vägtransport AB, en transaktionsförhandling
14
Hur gick det?
17
Engagemang för ett genomförande
Några vanliga misstag
17
Sammanfattning av avslutningsfasen
49 49 50 53 55 56
Förhandlingsprocessen
20
Förhandlingens fyra rum
57
Förberedelsefasen
21 21 21 22 26
En integrerad syn på förhandlingsprocessen
57
Vikten av att förbereda sig Strategi Målsättning Sammanfattning av förberedelsefasen
Informationsfasen Lära känna varandra och skapa ett konstruktivt klimat Informationsinhämtning och påverkan Befogenheter Lokaler och placering Sammanfattning av informationsfasen
2
Inledning
27 27 29 33 35 36
Avslut Dokumentation och bekräftelse
Sakfrågan
59 59 Underliggande intressen 59 Vi har alla grundläggande mänskliga behov 62 Positioner
Dela på pajen och se värdet av det som ligger på bordet Gör pajen större och skapa mervärde IT-stöd till Bokföringsspecialisten Värdeskapande förhandling Efterförhandling Sammanfattning av sakfrågan
62 62 63 71 73 74
Beteende Kommunikation och kroppsspråk Att ställa frågor Att svara på frågor Konsekvensprincipen Sammanfattning beteende
Relation Kommunikationsprocessen Tillit och förtroende Kommunikationsprocessen på olika kvalitativa nivåer Sammanfattning av relationen
Attityd Känslor och känslofaktorn Förhandlingens fysiologi Tankar Vikten av att förstå den andra parten Sammanfattning av attityd
74 74 79 82 85 87 87 88 90 92 96 97 97 103 108 111 116
Ta din förhandlingsförmåga till nästa nivå
117
Steg 1. Förberedelser
118
Steg 2. Genomförande
118
Steg 3. Utvärdering
119 119 Nivå 2. Reflektera över relationen 120 Nivå 3. Utvärdera ditt beteende 121 Nivå 4. Utvärdera din förhandlingsattityd 122 Nivå 1. Utvärdera överenskommelsen
Bilagor
123
Bilaga 1 Förberedelsemall
124
Bilaga 2 Fördjupad reflektion
126 126 126 126 127
Överenskommelsen Relationen Ditt beteende Din förhandlingsattityd
Litteraturförteckning
128
Kontaktinformation
132
3
Förord
D
en här boken är till för dig som förhandlar i din professionella vardag. Det kan vara att du förhandlar externt med kunder och leverantörer, men lika gärna att du behöver
kunna förhandla internt inom din egen organisation. Det innebär att jag inte bara vänder mig till inköpare och säljare utan också till chefer, projektledare och alla andra som behöver förhandla på ett effektivt sätt för att få vardagen att fungera. Du vet att det är viktigt att kunna förhandla i din professionella vardag, det är därför du håller den här boken i din hand. Oavsett vilken nivå du är på kan du utveckla din förmåga att förhandla på ett effektitvare sätt. Efter att under femton år ha utbildat professionella förhandlare tycker jag att det är hög tid att samla mina tankar om detta spännande område i en bok. I boken belyser jag förhandling ur två huvudperspektiv. Det ena är det tekniska perspektivet, förhandlingsteknik, och det andra är det mänskliga perspektivet, förhandlingens attityd. Det är min övertygelse att om du bara använder några av mina tips och perspektiv i den här boken kommer du att få bättre resultat i dina framtida förhandlingar.
4
Inledning
Boken är indelad i tre delar. I inledningen beskriver jag hur du kan få ett bredare perspektiv på din förhandling så att du väljer rätt strategi utifrån den givna situationen. Helt enkelt en situationsanpassad förhandlingsteknik. Den andra delen handlar om förhandlingsprocessen. Jag går igenom de olika faserna steg för steg. Dessa kommer att ge dig en tekniskt solid grund för att kunna förhandla. Den tredje delen handlar om förhandlingens fyra rum och har till syfte att du ska få en djupare förståelse för vad det är som händer under en förhandling, och öka din medvetenhet om det som känns i magen men som inte syns utåt. Det vill säga relationen och stämningen under förhandlingen och dina samt den andra partens känslor och tankar. Dessa parametrar påverkar oss mer än vad vi tror.
5
Förhandlingsprocessen
Förberedelsefasen
Informationsfasen
Budgivningsfasen
Avslutningsfasen
Förhandlingens fyra faser.
En förhandlingsprocess kan delas in i fyra faser: • förberedelsefasen • informationsfasen • budgivningsfasen • avslutningsfasen. Varje förhandling är på sitt sätt unik men med hjälp av de fyra faserna får du ett strukturerat verktyg som kommer att ge dig perspektiv på var du är i förhandlingen. Skickliga förhandlare har en god förmåga att uppfatta var i förhandlingsprocessen de är och anpassa sig till den andra partens tempo under de olika faserna. Jag kommer nu att gå igenom förhandlingsprocessen ur ett tekniskt perspektiv. Att göra så passar särskilt bra vid transaktionsförhandlingar, men om du är för taktisk i fall där relationen är viktig kan det ställa till problem.
6
Förberedelsefasen Vikten av att förbereda sig Om det så bara är ett budskap du tar med dig från den här boken så låt det vara att avsätta tillräckligt med tid för förberedelser. Du kommer att bli rikligt belönad. För det första behöver du kunskap om det som du och den andra parten ska förhandla om. I vissa fall har du flera decenniers erfarenhet av en viss bransch och mycket bra kunskap om olika aktörer, priser, kvalitet och andra områden av betydelse. I andra fall är du ny och måste lära dig området från grunden. Förutom att behärska sakområdet gäller det också att förbereda själva förhandlingen. Ett strukturerat sätt att göra det på är att följa förberedelsemallen som återfinns i bilaga 1. Även om jag nu kommer att gå igenom förberedelsefasen ett steg i taget är den många gånger en iterativ process där man hoppar fram och tillbaka mellan de olika stegen.
Strategi Med strategi menar jag att du ska fundera på vilken typ av förhandling det är fråga om. Är det en transaktion eller handlar det mer om balanserade intressen? Taktiska knep och grepp kan ge dig fördelar vad gäller sakfrågan men de kan också påverka relationen och tilliten på ett negativt sätt. Därför är det viktigt att du förstår tekniken fullt ut så att du vid behov kan använda den utan att förlora i sakfrågan, och samtidigt ha omdöme att inte vara för taktisk och därmed aktivt bidra till att relationen blir sämre. När jag nu går vidare har jag en transaktionsförhandling i tankarna.
7
Målsättning Vad har du för alternativ om ni inte når en överenskommelse? Det första du ska ta reda på är vad du har för alternativ om ni inte skulle komma överens. Det för dig bästa alternativet lägger den absoluta miniminivån för vad du kan acceptera. Tänk dig att du ska köpa 100 000 komponenter som förbrukningsvaror till din fabrik. Du ska nu träffa leverantör X för att förhandla om pris och leveranstid för dessa komponenter. Med i förhandlingen tar du de bud som du har fått från två andra leverantörer, som med säkerhet kan leverera komponenterna i tid. Den ena leverantören erbjuder priset 100 kronor per komponent och den andra leverantören ett pris på 95 kronor per komponent. Ditt bästa alternativ till en uppgörelse med leverantör X blir då priset 95 kronor. När du går in i förhandlingen vet du att X måste kunna erbjuda ett pris under 95 kronor för att det ska vara intressant för dig. Men tänk om läget vore helt annorlunda? Det är endast leverantör X som kan leverera de rätta komponenterna i tid, och ert eget lager är slut inom femton arbetsdagar. Om ni inte kan komma överens om priset har du inga andra alternativ. Konsekvensen blir då ett produktionsstopp som kommer att kosta minst 100 000 kronor per dag. Då är det kanske bättre att betala mer än att få ett produktionsstopp? Det handlar alltså inte om vad som är rättvist eller vad du hoppas på eller vad du tycker att ditt förslag är värt, utan det handlar om den realitet som du ska möta om ni inte når en överenskommelse. Fundera också på vad du skulle kunna göra för att förbättra dina alternativ innan förhandlingen. I exemplet när du bara hade X som leverantör skulle du också kunna ta kontakt med Y och Z för att starta en förhandling. Även om du bedömer att de andra inte kommer att kunna leverera i tid kan du ändå säga till X att du har kontakt med
8
två andra leverantörer. Därmed minskar du risken att framstå så svag som du faktiskt är i den andra partens ögon.
Ditt reservationsvärde (RV) Med ditt bästa alternativ som avstamp kan du ta fram den lägsta nivå du är beredd att acceptera. Den nivån blir värdet där du reserverar dig mot alla överenskommelser som ligger under det. Ditt reservationsvärde behöver inte vara detsamma som ditt bästa alternativ. Om det inte blir en överenskommelse med X kan det kanske finnas möjlighet att förbättra alternativen Y och Z. Du gör kanske bedömningen att det går att förhandla med Y eller Z till ett pris på 90 kronor per komponent, vilket talar för att ditt reservationsvärde bör vara högst 90 kronor i förhandlingen med X. När du tar fram ditt reservationsvärde bör du tänka både på kort och lång sikt. Om du saknar bra alternativ just nu kan det vara rationellt att acceptera ett lågt bud. Men det kan också vara så att det får negativa konsekvenser inför framtida förhandlingar, såväl med nuvarande part som med andra parter. Som tumregel kan man säga att du kommer hitta en nivå mellan vad du inte kan acceptera och vad som är en bra uppgörelse för dig efter att du har vägt olika parametrar mot varandra. På den nivån spelar det inte någon större roll om ni kommer överens eller inte, och där har du ditt reservationsvärde (RV).
Uppskatta den andra partens reservationsvärde (RV) Nu har du hittat ditt eget reservationsvärde, men du hoppas förstås på att kunna få mer. För att lyckas med det är det mycket viktigt att du uppskattar var den andra partens reservationsvärde ligger. Det är först när du gjort det som du kommer att få en uppfattning om hur stort förhandlingsutrymmet är. 9
Att se förhandlingen ur den andra partens perspektiv är alltså en kritisk förmåga som krävs för att få ett riktigt bra resultat. Det är först när du också förstår den andra partens underliggande intressen, perspektiv och behov som du har en bra uppfattning om helheten. Tyvärr är detta något som de flesta har svårt för. Eftersom en förhandling innehåller motstridiga intressen har vi människor en tendens att fokusera på och försvara vår egen position och blir lätt blinda för den andra partens intressen. Vad tror du att den andra parten har för alternativ om ni inte kommer fram till en överenskommelse? Här gäller det att verkligen sätta sig in i den andra partens situation och använda den information du har tillgång till. Först därefter kan du göra en bedömning av den andra partens reservationsvärde. Genom att ha en föreställning om den andra partens reservationsvärde kan du bättre bedöma vad den vinner på en uppgörelse med dig. Att inte vara medveten om vad du tar med dig till förhandlingsbordet är ett strategiskt misstag. Var observant på att du bara tror dig veta vad den andra partens reservationsvärde är, men att du med ytterligare information kommer att kunna göra en mera träffsäker bedömning. Det du skulle vilja veta, men som du inte har lyckats ta reda på, blir de frågeställningar du får ta med dig in i förhandlingen.
10
Förhandlingsutrymmet
FÖRHANDLINGSUTRYMMET
Ditt reservationsvärde
Den andra partens reservationsvärde
Förhandlingsutrymmet är skillnaden mellan ditt reservationsvärde och den andra partens reservationsvärde.
Mellan era reservationsvärden finns det förhandlingsutrymme som ni ska fördela. Alla uppgörelser inom det området är sådana att det för båda parter är lönsammare att komma överens än att förhandlingen strandar. Man kan säga att alla uppgörelser inom förhandlingsutrymmet är så kallade ”win-win-förhandlingar”. Problemet är hur man ska dela upp förhandlingsutrymmet. Du vill troligen ha en så stor del av förhandlingsutrymmet som möjligt, men åtminstone inte mindre än hälften.
Din målsättning Nu när du har en hyfsad uppfattning om hur stort förhandlingsutrymmet är så är det dags att bestämma din egen målsättning. Risken är att du fokuserar på ditt reservationsvärde och känner dig nöjd med alla bud som gör att du får något utöver ditt lägsta krav. Om du har en god uppfattning om den andra partens reservationsvärde vet du vad du tar med dig till förhandlingsbordet. Det blir då lättare att lägga målet högt. Höga målsättningar betalar sig. Forskning visar att de med höga (men realistiska) mål får bättre resultat än de med mera anspråkslösa mål (Shell, 2000). 11
Förhandlingens fyra rum
En integrerad syn på förhandlingsprocessen En förhandling handlar om att komma fram till en överenskommelse, i själva sakfrågan. Det är den mer objektiva delen av en förhandling. Sedan har vi relationen och hur stämningen är vid förhandlingsbordet. För att uppleva atmosfären måste man vara närvarande och känna av stämningen. Förutom att se på förhandlingen ur sak- och relationsdimensionen kan vi också gå ned på individnivå. Varje närvarande person kan med sitt beteende påverka förhandlingen. Dessutom har varje individ sina egna inre attityder: vad vi vill, tänker och känner. Dessa fyra områden kan djupare belysa förhandlingen ur både rationella och mera irrationella dimensioner. Vi kan också dela upp förhandlingen i grupp- och individnivå. Även om det är flera personer på vardera sida av förhandlingsbordet är alla också enskilda individer. Varje medlem i ett förhandlingsteam har sina egna personliga motiv, tankar och känslor. Det innebär att det i varje förhandlingsteam finns mer eller mindre motstridiga uppfattningar och intressen. I regel finns det en hög medvetenhet om vad man förhandlar om. Man är oftast också relativt uppmärksam på andras och sitt eget beteende. Däremot skiljer det en hel del när det gäller hur pass medveten man är om relationen och hur den förändras under förhandlingen. 12
Förhandlingens fyra rum
Utifrån
Beteende
Sak
Inifrån
Attityd
Relation
Individ
Grupp
En förhandling handlar om sak och relation men också om enskilda människors beteende och attityder.
Ännu större är skillnaden mellan hur pass medvetena eller omedvetna olika förhandlare är om sina egna underliggande tankar och känslor. Ett hus är en bra metafor för detta. Eftersom medvetenheten om relationens och attitydens betydelse varierar så pass mycket hamnar dessa områden ofta under markytan och är på så sätt osynliga för blotta ögat. Även om dessa områden inte är synliga har de stor betydelse för en lyckad förhandling. Jag kommer nu att gå igenom förhandlingens fyra rum. Först tittar jag på sakfrågan och därefter betydelsen av enskilda individers beteenden. Sedan går jag ned i källaren. Jag fortsätter med relationen för att avsluta med det svåraste: förhandlingsattityden.
13
Ledande förhandlingsteknik är en praktisk handledning där du direkt kan hämta den kunskap du behöver inför din kommande förhandling. Boken beskriver teknik och taktik för att uppnå en fördelning av värde på ett effektivt sätt samt hur du skapar konstruktiva relationer och mervärde. Oavsett om du är erfaren eller nybörjare kan du ta din förhandlingsförmåga till nästa nivå, den här boken visar dig hur. Om du så bara använder några av tipsen eller perspektiven kommer du att nå ett bättre resultat i dina framtida förhandlingar. Exempel på ämnesområden Situationsanpassad förhandlingsteknik, förhandlingsprocessens fyra faser, hur du förbereder dig, att skaffa information och påverka den andra parten, effektiva strategier för köpslående, värdeskapande förhandling, kommunikation och kroppsspråk, hur du ställer och svarar på frågor, tillit och förtroende, känslors påverkan, mallar för förberedelse och utvärdering inför respektive efter förhandlingen.
Ulf Giege vid Quest Leadership håller sedan femton år utbildningar i förhandlingsteknik. Ulf arbetar också med organisations- och ledarskapsutveckling och är medförfattare till boken Ta ledarskapet till nästa nivå, nominerad till årets HR-bok 2011.
14