Bolagsstyrningen ska vara ett stöd för att förbättra större aktiebolags organisation och verksamhet. Men bolagsstyrningen är inte alltid lättillgänglig, eftersom den förmedlas genom generella regler och lagtext. ”Praktisk bolagsstyrning” utgår därför från bolagsstyrningens organ och funktionärer, till exempel bolagsstämma, valberedning och styrelseordförande. ”Praktisk bolagsstyrning” presenterar på ett strukturerat sätt regler som rör rollfördelning, arbetsuppgifter, ansvar med mera. På så vis berörs bolagsstyrningens återkommande frågor såsom ersättningar till ledande befattningshavare, rekrytering av bolagsfunktionärer och företagens samhällsansvar. Genom sin pedagogiska struktur passar boken både som verktyg för dem som arbetar med bolagsstyrning samt som kursbok för studier på området.
Boken har även en hemsida: www.bonnierutbildning.se/bolagsstyrning
Praktisk bolagsstyrning Roller, uppgifter och ansvar
Robert Sevenius
Robert Sevenius är jurist och ekonom med specialisering inom bolagsstyrning och företagsöverlåtelser och arbetar som rådgivare vid strategiska och strukturella företagstransaktioner. Han undervisar även vid Stockholms och Linköpings universitet, Sveriges Advokatsamfund och Företagsekonomiska Institutet och har skrivit flera böcker och artiklar.
Praktisk bolagsstyrning
Praktisk bolagsstyrning
Robert Sevenius I S B N 978 - 91- 622 - 9 9 9 0 - 3
www.bonnierutbildning.se
9 789162 299903 (9990-3)
BONNIERS
Innehåll DEL I Introduktion till bolagsstyrning 1 2 3 4 5 6
Praktisk bolagsstyrning..................................................................................... 14 Historisk framväxt............................................................................................ 21 Regelverk.......................................................................................................... 30 Teoretiska samband.......................................................................................... 43 Centrala begrepp.............................................................................................. 51 Problem och frågeställningar............................................................................ 60
DEL II Aktiebolagets organ och funktionärer b e s l u ta n d e
7 Bolagsstämma.................................................................................................. 80 8 Aktieägare...................................................................................................... 103 9 Formella stämmofunktionärer........................................................................ 113 b e r e da n d e
10 Valberedningen.............................................................................................. 118 11 Valberedningsledamot.................................................................................... 127 12 Ersättningsutskottet........................................................................................ 131 ko n t ro l l e r a n d e
13 Revisor........................................................................................................... 138 14 Revisionsutskott............................................................................................. 157 15 Övriga kontrollorgan...................................................................................... 162 l e da n d e
16 17 18 19 20 21 22 23
Styrelsen......................................................................................................... 173 Styrelseordförande......................................................................................... 193 Styrelseledamot.............................................................................................. 198 Arbetstagarledamot........................................................................................ 210 Företagsoberoende styrelseledamot................................................................ 216 Aktieägaroberoende styrelseledamot.............................................................. 220 Verkställande direktör..................................................................................... 224 Övriga företrädande funktionärer................................................................... 236
Slutord.................................................................................................................. 240 Ordlista................................................................................................................. 246 Referenser............................................................................................................. 250 Sökordsregister..................................................................................................... 252
Förkortningar ABL
Aktiebolagslagen
AMN
Aktiemarknadsnämnden
BFL
Bokföringslagen
CalPERS California Public Employees’ Retirement System CSR
Corporate Social Responsibility
EES
Europeiska ekonomiska samarbetsområdet
EG
Europeiska gemenskapen
EU
Europeiska unionen
FB
Föräldrabalken
FI
Finansinpektionen
FK
Förtroendekommissionen
FN
Förenta nationerna
FRC
Financial reporting council
IAS
International accounting standards
IFRS
International financial reporting standards
LAS
Lagen om anställningsskydd
LHF
Lagen om handel med finansiella instrument
LSP
Lagen om styrelserepresentation för privatanställda
NBK
Näringslivets börskommitté
NGM
Nordic growth market
NGO
Non-governmental organisation
OECD
Organisation for economic co-operation and development
RN
Revisorsnämnden
SBK
Svensk bolagskod (Svensk kod för bolagsstyrning)
SCB
Statistiska centralbyrån
SOU
Statens offentliga utredningar
SOX
Sarbanes-Oxley Act
SRE
Stockholmsbörsens (NASDAQ OMX Stockholm) Regelverk för emittenter
VD
Verkställande direktör
ÅRL
Årsredovisningslagen
DEL I
Introduktion till bolagsstyrning
DEL I
Introduktion till bolagsstyrning
investerare för att så sker är avgörande för deras intresse av att investera i bolagen. Därigenom tryggas näringslivets riskkapitalförsörjning. Det främsta syftet med Svensk kod för bolagsstyrning är att stärka förtroendet för de svenska börsbolagen genom att främja en positiv utveckling av bolagsstyrningen i dessa bolag. Koden kompletterar lagstiftning och andra regler
1 Praktisk bolagsstyrning
genom att ange en norm för god bolagsstyrning på en högre ambitionsnivå. Aktiebolagets organisation (SOU 1995:44) Aktiebolagslagen bör främja en fortlöpande och snabb anpassning av företagens organisation och verksamhet till förändringar i omvärlden. Det är en förutsättning för ett effektivt utnyttjande av näringslivets resurser. I det samman-
Bolagsstyrning är de system och mekanismer som finns att använda för att styra och kontrollera aktiebolag. Bolagsstyrning har kommit att hamna i centrum för det moderna företagandet, framförallt i börsbolag och andra större företag. På relativt kort tid har bolagsstyrningen utvecklats från en allmän diskussion om missförhållanden i näringslivet till att bli konkreta regler som börsbolagen ska tillämpa. Nästan varje ny konjunkturförsämring, med tillhörande kriser och skandaler, leder till att reglerna ses över och justeras. De återkommande revideringarna motarbetar den enkla och tydliga reglering som eftersträvas från normgivarnas sida. Bolagsstyrning är ett ständigt föränderligt område där många intressenter vill göra sig hörda och ha inflytande.
Bolagsstyrningens skiftande definitioner Bolagsstyrning är ett område med många förgreningar. Det finns flera definitioner av vad bolagsstyrning egentligen innefattar, bland annat inom ekonomisk forskning samt i olika utredningar och regelverk. Generellt sett kan bolagsstyrningen beskrivas som läran om intressekonflikter i företag och näringsliv. Nedan presenteras två utgångspunkter, dels den beskrivning som ges i bolagskoden, dels den beskrivning som återfinns i förarbetet till aktiebolagslagen.
Svensk kod för bolagsstyrning (2008) God bolagsstyrning handlar om att säkerställa att bolag sköts på ett för aktie ägarna så effektivt sätt som möjligt. Förtroendet hos befintliga och potentiella
14
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
praktisk bolagsstyrning
hanget framhåller kommittén betydelsen av en aktiv ägarfunktion i företagen. Aktiebolagslagen måste garantera ägarna den yttersta beslutanderätten i bolaget och möjliggöra förändring i ägarstrukturerna. Aktiebolagslagen bör vidare skapa förutsättningar för ägarna att hävda sina intressen i förhållande till bolagets ledningsorgan.
Det finns olika åsikter om i vilken grad bolagsstyrning bara riktas mot bolagets interna organisation och i vilken grad även intressenter i bolagets omvärld är inkluderade. De två beskrivningarna ovan tar i första hand upp det indivi duella bolaget och dess interna organisation. I den första bolagskoden från 2004 omtalas dock ett mer övergripande syfte; bortom det enskilda företaget syftar god bolagsstyrningen till att skapa samhällsekonomisk effektivitet och tillväxt. Bolagen sågs som viktiga enheter i samhällsekonomin och bolags styrningen uppfattas som garant för att dessa betydelsefulla aktörer bidrar till samhället i stort. Ett annat sätt att beskriva bolagsstyrningen är att utgå från intressekonflikterna mellan samhällets, företagens och individernas mål där bolagsstyrningens uppgift är att skapa balans mellan dessa. Relaterat till detta är också att bolagsstyrningen ska bidra till att inge allmänheten förtroende för näringslivet. Det kan sägas att bolagsstyrningen inbegriper två övergripande och till synes oförenliga målsättningar. För det första är målet med bolagsstyrningen att skapa stabila arbetsmetoder i större bolag. Med etablerade och öppna arbetsmetoder skapas förtroende för näringslivet. Det andra målet är att stödja bolagens förmåga att utvecklas och förändras. Bolagsstyrningen måste använda sig av flexibla lösningar så att inte tröga arbetsmetoder står i vägen för nödvändig affärsutveckling. Alltså står stabilitet mot flexibilitet i centrum av bolagsstyrningens målformulering.
praktisk bolagsstyrning
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
15
investerare för att så sker är avgörande för deras intresse av att investera i bolagen. Därigenom tryggas näringslivets riskkapitalförsörjning. Det främsta syftet med Svensk kod för bolagsstyrning är att stärka förtroendet för de svenska börsbolagen genom att främja en positiv utveckling av bolagsstyrningen i dessa bolag. Koden kompletterar lagstiftning och andra regler
1 Praktisk bolagsstyrning
genom att ange en norm för god bolagsstyrning på en högre ambitionsnivå. Aktiebolagets organisation (SOU 1995:44) Aktiebolagslagen bör främja en fortlöpande och snabb anpassning av företagens organisation och verksamhet till förändringar i omvärlden. Det är en förutsättning för ett effektivt utnyttjande av näringslivets resurser. I det samman-
Bolagsstyrning är de system och mekanismer som finns att använda för att styra och kontrollera aktiebolag. Bolagsstyrning har kommit att hamna i centrum för det moderna företagandet, framförallt i börsbolag och andra större företag. På relativt kort tid har bolagsstyrningen utvecklats från en allmän diskussion om missförhållanden i näringslivet till att bli konkreta regler som börsbolagen ska tillämpa. Nästan varje ny konjunkturförsämring, med tillhörande kriser och skandaler, leder till att reglerna ses över och justeras. De återkommande revideringarna motarbetar den enkla och tydliga reglering som eftersträvas från normgivarnas sida. Bolagsstyrning är ett ständigt föränderligt område där många intressenter vill göra sig hörda och ha inflytande.
Bolagsstyrningens skiftande definitioner Bolagsstyrning är ett område med många förgreningar. Det finns flera definitioner av vad bolagsstyrning egentligen innefattar, bland annat inom ekonomisk forskning samt i olika utredningar och regelverk. Generellt sett kan bolagsstyrningen beskrivas som läran om intressekonflikter i företag och näringsliv. Nedan presenteras två utgångspunkter, dels den beskrivning som ges i bolagskoden, dels den beskrivning som återfinns i förarbetet till aktiebolagslagen.
Svensk kod för bolagsstyrning (2008) God bolagsstyrning handlar om att säkerställa att bolag sköts på ett för aktie ägarna så effektivt sätt som möjligt. Förtroendet hos befintliga och potentiella
14
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
praktisk bolagsstyrning
hanget framhåller kommittén betydelsen av en aktiv ägarfunktion i företagen. Aktiebolagslagen måste garantera ägarna den yttersta beslutanderätten i bolaget och möjliggöra förändring i ägarstrukturerna. Aktiebolagslagen bör vidare skapa förutsättningar för ägarna att hävda sina intressen i förhållande till bolagets ledningsorgan.
Det finns olika åsikter om i vilken grad bolagsstyrning bara riktas mot bolagets interna organisation och i vilken grad även intressenter i bolagets omvärld är inkluderade. De två beskrivningarna ovan tar i första hand upp det indivi duella bolaget och dess interna organisation. I den första bolagskoden från 2004 omtalas dock ett mer övergripande syfte; bortom det enskilda företaget syftar god bolagsstyrningen till att skapa samhällsekonomisk effektivitet och tillväxt. Bolagen sågs som viktiga enheter i samhällsekonomin och bolags styrningen uppfattas som garant för att dessa betydelsefulla aktörer bidrar till samhället i stort. Ett annat sätt att beskriva bolagsstyrningen är att utgå från intressekonflikterna mellan samhällets, företagens och individernas mål där bolagsstyrningens uppgift är att skapa balans mellan dessa. Relaterat till detta är också att bolagsstyrningen ska bidra till att inge allmänheten förtroende för näringslivet. Det kan sägas att bolagsstyrningen inbegriper två övergripande och till synes oförenliga målsättningar. För det första är målet med bolagsstyrningen att skapa stabila arbetsmetoder i större bolag. Med etablerade och öppna arbetsmetoder skapas förtroende för näringslivet. Det andra målet är att stödja bolagens förmåga att utvecklas och förändras. Bolagsstyrningen måste använda sig av flexibla lösningar så att inte tröga arbetsmetoder står i vägen för nödvändig affärsutveckling. Alltså står stabilitet mot flexibilitet i centrum av bolagsstyrningens målformulering.
praktisk bolagsstyrning
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
15
Fördelar och nackdelar med reglering Även om bolagsstyrningen ytterst syftar till att bidra positivt till samhällets välstånd är den inte okontroversiell. Det har periodvis funnits en diskussion om huruvida bolagskoden egentligen bidrar till framgångsrikt företagande. Bolagskoden var initialt kritiserad av företrädare för näringslivet och är till vissa delar fortfarande ifrågasatt. Det finns fördelar och nackdelar med att inrätta ett system av mjuka regler som en kappa över aktiebolagslagen och börsreglerna. Nedan ges en summarisk lista över några av de mest framträ dande argumenten för och emot bolagsstyrning via självreglering.
Aktiebolagets funktioner
NACKDEL
FÖRDEL Bolagsstyrningens regler är ett sätt att säker-
Bolagsstyrningen skapar ett komplicerat
ställa att företag uppfyller de förväntningar
system av regler som gör att fokus för sty-
som omvärlden ställer på dem, vilket gör att
relsens ledamöter och andra bolagsstyrare
förtroendet för näringslivet ökar.
skiftar från affärsnytta till byråkrati.
Bolagsstyrningen skapar stabilitet och lägre
Att upprätta och vidmakthålla bolags-
risk för företagen, vilket minskar deras
styrningen i enlighet med alla regelverk
finansieringskostnader.
skapar stora kostnader för företagen.
Bolagsstyrningen bidrar till att öka före
Den moderna bolagsstyrningen innebär
tagens affärsmässiga och finansiella
en ”checklistemetod” till viktiga frågor som
prestationer.
egentligen kräver känsliga bedömningar och individuella ställningstaganden utifrån den specifika situationen.
Genom sitt fokus på rätt organisation och
Självreglering har inte den nivå av rätt
hantering av intressekonflikter så lägger
säkerhet och insyn som kan förväntas av
bolagsstyrningen grunden för ett mer
en lagreglering; den bidrar inte till förtro-
långsiktigt företagande som dels ger högre
endeskapandet inom näringslivet eftersom
och stabilare vinster, dels är miljömässigt
sakintressen styr normgivningen.
hållbart. Självreglering är ett flexibelt, situations-
Bolagskodens efterlevnad är svag efter-
anpassat och billigt system för att reglera
som reglerna är oklara och sanktionsap-
bolagsstyrning som även kan förväntas få
paraten är bristfällig. Den överordnade
en bredare förankring och enklare tillämp-
principen att regler kan ”bortförklaras”
ning genom att näringslivets representanter
har inte utnyttjats av företagen för att göra
har deltagit i normgivningen.
reglerna mer flexibla.
16
Det kan avslutningsvis tilläggas att de argument som mest påverkade normgivare och näringslivsrepresentanter vid införandet av en svensk bolagskod var relationerna med omvärlden. För näringslivets del handlade det om att utländska investerare förväntade sig en bolagskod som i andra finansiellt utvecklade stater och frånvaron av en bolagskod riskerade att hämma tillflödet av utländsk riskkapital. Från normgivarnas sida motiverades existensen av ett mjukare regelverk med att nya regler inom bolagsstyrnings området, bland annat från EU, kunde placeras som antingen lagstiftning eller självreglering.
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
praktisk bolagsstyrning
Aktiebolag har en fast funktionsfördelning. Funktionsfördelningen baseras på olika normer, framförallt aktiebolagslagen och bolagskoden. Den fördelning som etableras genom regelverken ser till att aktiebolag kan upprätthålla vissa funktioner, såväl internt inom bolaget som externt mot omvärlden. Funktionerna är nödvändiga aktiviteter som ser till att bolaget kan tillvarata sina rättigheter och skyldigheter som en självständigt fungerande enhet i näringslivet. Det finns många exempel på aktiviteter i aktiebolaget. Bolagets beslut behöver förberedas, avfattas och verkställas. Därutöver behöver bolagets verksamhet styras och bolagets egendom förvaltas. Bolagets personalstyrka behöver organiseras och ledas. Förvaltningen och organisationen behöver kontrolleras. Bolaget ska fungera som en självgående affärsverksamhet i förhållande till omvärlden, men har inte möjlighet aktivera sig utan att funktionerna tillvaratas av förutbestämda grupper av fysiska individer. Utifrån aktiebolagslagen kan tre huvudsakliga funktioner urskiljas: den beslu tande funktionen, den kontrollerande funktionen och den ledande funktionen. Bolagskoden kompletterar aktiebolagslagen genom att uppmärksamma ytter ligare en funktion: den beredande funktionen. Till viss del kan beredning av beslut vara underordnat själva beslutsfattanden men i bolagskoden har särskilda organ fått en uteslutande beredande roll vilket visar att denna funktion är viktig i den moderna bolagsstyrningen. Funktionerna kan sägas representera särskilda maktbefogenheter (i lagen diskuteras snarare kompetenser) – en beslutande makt, en kontrollerande makt, en styrande makt och så vidare. Att skilja maktbefogenheter åt och
praktisk bolagsstyrning
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
17
Fördelar och nackdelar med reglering Även om bolagsstyrningen ytterst syftar till att bidra positivt till samhällets välstånd är den inte okontroversiell. Det har periodvis funnits en diskussion om huruvida bolagskoden egentligen bidrar till framgångsrikt företagande. Bolagskoden var initialt kritiserad av företrädare för näringslivet och är till vissa delar fortfarande ifrågasatt. Det finns fördelar och nackdelar med att inrätta ett system av mjuka regler som en kappa över aktiebolagslagen och börsreglerna. Nedan ges en summarisk lista över några av de mest framträ dande argumenten för och emot bolagsstyrning via självreglering.
Aktiebolagets funktioner
NACKDEL
FÖRDEL Bolagsstyrningens regler är ett sätt att säker-
Bolagsstyrningen skapar ett komplicerat
ställa att företag uppfyller de förväntningar
system av regler som gör att fokus för sty-
som omvärlden ställer på dem, vilket gör att
relsens ledamöter och andra bolagsstyrare
förtroendet för näringslivet ökar.
skiftar från affärsnytta till byråkrati.
Bolagsstyrningen skapar stabilitet och lägre
Att upprätta och vidmakthålla bolags-
risk för företagen, vilket minskar deras
styrningen i enlighet med alla regelverk
finansieringskostnader.
skapar stora kostnader för företagen.
Bolagsstyrningen bidrar till att öka före
Den moderna bolagsstyrningen innebär
tagens affärsmässiga och finansiella
en ”checklistemetod” till viktiga frågor som
prestationer.
egentligen kräver känsliga bedömningar och individuella ställningstaganden utifrån den specifika situationen.
Genom sitt fokus på rätt organisation och
Självreglering har inte den nivå av rätt
hantering av intressekonflikter så lägger
säkerhet och insyn som kan förväntas av
bolagsstyrningen grunden för ett mer
en lagreglering; den bidrar inte till förtro-
långsiktigt företagande som dels ger högre
endeskapandet inom näringslivet eftersom
och stabilare vinster, dels är miljömässigt
sakintressen styr normgivningen.
hållbart. Självreglering är ett flexibelt, situations-
Bolagskodens efterlevnad är svag efter-
anpassat och billigt system för att reglera
som reglerna är oklara och sanktionsap-
bolagsstyrning som även kan förväntas få
paraten är bristfällig. Den överordnade
en bredare förankring och enklare tillämp-
principen att regler kan ”bortförklaras”
ning genom att näringslivets representanter
har inte utnyttjats av företagen för att göra
har deltagit i normgivningen.
reglerna mer flexibla.
16
Det kan avslutningsvis tilläggas att de argument som mest påverkade normgivare och näringslivsrepresentanter vid införandet av en svensk bolagskod var relationerna med omvärlden. För näringslivets del handlade det om att utländska investerare förväntade sig en bolagskod som i andra finansiellt utvecklade stater och frånvaron av en bolagskod riskerade att hämma tillflödet av utländsk riskkapital. Från normgivarnas sida motiverades existensen av ett mjukare regelverk med att nya regler inom bolagsstyrnings området, bland annat från EU, kunde placeras som antingen lagstiftning eller självreglering.
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
praktisk bolagsstyrning
Aktiebolag har en fast funktionsfördelning. Funktionsfördelningen baseras på olika normer, framförallt aktiebolagslagen och bolagskoden. Den fördelning som etableras genom regelverken ser till att aktiebolag kan upprätthålla vissa funktioner, såväl internt inom bolaget som externt mot omvärlden. Funktionerna är nödvändiga aktiviteter som ser till att bolaget kan tillvarata sina rättigheter och skyldigheter som en självständigt fungerande enhet i näringslivet. Det finns många exempel på aktiviteter i aktiebolaget. Bolagets beslut behöver förberedas, avfattas och verkställas. Därutöver behöver bolagets verksamhet styras och bolagets egendom förvaltas. Bolagets personalstyrka behöver organiseras och ledas. Förvaltningen och organisationen behöver kontrolleras. Bolaget ska fungera som en självgående affärsverksamhet i förhållande till omvärlden, men har inte möjlighet aktivera sig utan att funktionerna tillvaratas av förutbestämda grupper av fysiska individer. Utifrån aktiebolagslagen kan tre huvudsakliga funktioner urskiljas: den beslu tande funktionen, den kontrollerande funktionen och den ledande funktionen. Bolagskoden kompletterar aktiebolagslagen genom att uppmärksamma ytter ligare en funktion: den beredande funktionen. Till viss del kan beredning av beslut vara underordnat själva beslutsfattanden men i bolagskoden har särskilda organ fått en uteslutande beredande roll vilket visar att denna funktion är viktig i den moderna bolagsstyrningen. Funktionerna kan sägas representera särskilda maktbefogenheter (i lagen diskuteras snarare kompetenser) – en beslutande makt, en kontrollerande makt, en styrande makt och så vidare. Att skilja maktbefogenheter åt och
praktisk bolagsstyrning
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
17
upprätta permanenta och självständiga enheter för de olika kompetens områdena harmonierar med den 300 år gamla maktfördelningsläran. Maktfördelningsläran utvecklades av Montesquieu och ligger även till grund för många staters författningar. Syftet med maktfördelningen är att motverka korruption, tillåta insyn, främja effektivitet och garantera rättssäkerhet. Det är motiv som även är relevanta för aktiebolag.
Aktiebolagets organ och funktionärer Aktiebolaget har ett fast organisationsschema som föreskrivs i aktiebolagslagen och bolagskoden. Organisationsschemat inrättar varaktiga organ att uppfylla aktiebolagets funktioner. Organisationsschemat består av bestämda bolagsorgan och funktionärer. Bolagsorganen är enheter vars uppgift är att upprätthålla de ovan omtalade funktionerna. Genom att inrätta permanenta enheter med fastställda roller, uppgifter och ansvar ser regelverken till att funktionerna i aktiebolaget kan skötas på ett öppet och förutsägbart sätt. I den traditionella aktiebolagsrätten AKTIEBOLAGETS FUNKTIONER OCH VARAKTIGA ORGAN finns fyra övergripande bolagsorgan – bolagsstämma, styrelse, VD och revisor – men den moderna bolagsstyrningen kompletterar med tre ytterligare organ: valberedning, ersättningsutskott och revisionsutskott. Utöver dessa sju finns Bäven ESLUTA N D E mindre centrala och tillfälliga organ som kan fylla specifika andra FU N K TI O N uppgifter i underordnad ställning till de övergripande enheterna. Ett organ kan således definieras B E RE DA N D E KOsom N TROen LLEformell R A N D E juridisk enhet som upprättats genom FU N K TI O N FU N K TI O N lag, självreglering eller genom beslut i ett annat överordnat organ. Bolagsstämma
Valberedning
Ersättningsutskott
Bolagsorganen måste vara aktiva för att upprätthålla den funktion de är satta till att fylla. Aktivitet i organen kräver dedikerade individer med i många fall Revisor särskild kompetens. De fysiska individer som väljs att vara ledamöter i organen eller vissa positioner i samband med organens sammanträden LE DAupprätthålla NDE kan FU Nkallas K TI O Nfunktionärer. Funktionärer är de fysiska individer som är utsedda att säkerställa att organens arbetsuppgifter i förhållande till funktionerna sköts enligt Bolagsstyrelse reglerna. Annorlunda uttryckt, funktionärerna arbetar inom organen för att Revisionsutskott fylla funktionerna med ett aktivt innehåll. För att aktiebolaget ska fungera måste det finnas fysiska personer med vilja och handlingskraft för att driva bolaget framåt, inte bara i bolagets själva verksamhet utan även i bolagsstyrningen. Verkställande
Tilldirektör den del organisationsschemat härstammar från aktiebolagslagen är det i grunden tvingande, men i lagen finns utrymme för anpassningar; ett bolag ska vara organiserat på ett sätt som passar dess verksamhet, aktieägarkrets, tillgångsmassa, marknadsposition och så vidare. Bolagskodens komplet terande organisation har inte samma tvingande natur men är ett uttryck för den praxis som finns rörande organisering av större börsbolag.
Antalet bolagsorgan Det är en statisk och felaktig uppfattning att det endast finns ett fast antal bolagsorgan. I traditionell juridisk litteratur sägs att det bara finns fyra bolags
18
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
praktisk bolagsstyrning
praktisk bolagsstyrning
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
19
upprätta permanenta och självständiga enheter för de olika kompetens områdena harmonierar med den 300 år gamla maktfördelningsläran. Maktfördelningsläran utvecklades av Montesquieu och ligger även till grund för många staters författningar. Syftet med maktfördelningen är att motverka korruption, tillåta insyn, främja effektivitet och garantera rättssäkerhet. Det är motiv som även är relevanta för aktiebolag.
Aktiebolagets organ och funktionärer Aktiebolaget har ett fast organisationsschema som föreskrivs i aktiebolagslagen och bolagskoden. Organisationsschemat inrättar varaktiga organ att uppfylla aktiebolagets funktioner. Organisationsschemat består av bestämda bolagsorgan och funktionärer. Bolagsorganen är enheter vars uppgift är att upprätthålla de ovan omtalade funktionerna. Genom att inrätta permanenta enheter med fastställda roller, uppgifter och ansvar ser regelverken till att funktionerna i aktiebolaget kan skötas på ett öppet och förutsägbart sätt. I den traditionella aktiebolagsrätten AKTIEBOLAGETS FUNKTIONER OCH VARAKTIGA ORGAN finns fyra övergripande bolagsorgan – bolagsstämma, styrelse, VD och revisor – men den moderna bolagsstyrningen kompletterar med tre ytterligare organ: valberedning, ersättningsutskott och revisionsutskott. Utöver dessa sju finns Bäven ESLUTA N D E mindre centrala och tillfälliga organ som kan fylla specifika andra FU N K TI O N uppgifter i underordnad ställning till de övergripande enheterna. Ett organ kan således definieras B E RE DA N D E KOsom N TROen LLEformell R A N D E juridisk enhet som upprättats genom FU N K TI O N FU N K TI O N lag, självreglering eller genom beslut i ett annat överordnat organ. Bolagsstämma
Valberedning
Ersättningsutskott
Bolagsorganen måste vara aktiva för att upprätthålla den funktion de är satta till att fylla. Aktivitet i organen kräver dedikerade individer med i många fall Revisor särskild kompetens. De fysiska individer som väljs att vara ledamöter i organen eller vissa positioner i samband med organens sammanträden LE DAupprätthålla NDE kan FU Nkallas K TI O Nfunktionärer. Funktionärer är de fysiska individer som är utsedda att säkerställa att organens arbetsuppgifter i förhållande till funktionerna sköts enligt Bolagsstyrelse reglerna. Annorlunda uttryckt, funktionärerna arbetar inom organen för att Revisionsutskott fylla funktionerna med ett aktivt innehåll. För att aktiebolaget ska fungera måste det finnas fysiska personer med vilja och handlingskraft för att driva bolaget framåt, inte bara i bolagets själva verksamhet utan även i bolagsstyrningen. Verkställande
Tilldirektör den del organisationsschemat härstammar från aktiebolagslagen är det i grunden tvingande, men i lagen finns utrymme för anpassningar; ett bolag ska vara organiserat på ett sätt som passar dess verksamhet, aktieägarkrets, tillgångsmassa, marknadsposition och så vidare. Bolagskodens komplet terande organisation har inte samma tvingande natur men är ett uttryck för den praxis som finns rörande organisering av större börsbolag.
Antalet bolagsorgan Det är en statisk och felaktig uppfattning att det endast finns ett fast antal bolagsorgan. I traditionell juridisk litteratur sägs att det bara finns fyra bolags
18
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
praktisk bolagsstyrning
praktisk bolagsstyrning
del 1 - introduktion till bolagsstyrning
19
DEL II
Aktiebolagets organ och funktion채rer
DEL II
Aktiebolagets organ och funktion채rer
Underrubrik
Innehåll
Position och roll
Allmän beskrivning av den ställning som ett organ intar i aktiebolagets interna organisation samt i relation till andra organ.
Inledning Sammansättning
Hur ett organ är sammansatt av funktionärer eller andra deltagare och regler för deras närvaro.
Arbetsuppgifter
I DEL 1 visas hur bolagsstyrningen inneburit förändringar för aktiebo lagets funktioner, organ och funktionärer. DEL 2 beskriver dessa organs och funktionärers roller, uppgifter och ansvar.
De regler som normgivarna ställt upp för ett organs praktiska arbete samt i vissa fall andra tillkommande uppgifter som organet kan ta på sig. Även rättigheter och skyldigheter för funktionärer redovisas.
Avdelningens disposition och användning
Instruktion,
Hur ett organs arbete ges uttryck i form av skriftliga instruktioner
dokumentation och
från ett överordnat organ, dokumentation som organet framställer
rapportering
för sitt interna arbete samt den återrapportering som sker till det överordnade organet eller aktiemarknaden.
Denna del av boken är upplagd som en genomgång av varje avgränsat bolagsorgan och bolagsfunktionär för sig. Avsikten är att på ett överskådligt sätt beskriva de regler som omgärdar de olika organen och funktionärerna. Först beskrivs organet i ett kapitel och därefter funktionärerna i organet i ett eller flera efterföljande kapitel. Ibland överlappar reglerna för organ och funktionärer på ett sätt att bokens kapitel inte separerats.
Beslutsformer och
De regler som finns för ett organs beslut och arbetssätt i övrigt.
arbetssätt Val
Regler och metoder för val av en funktionär i ett organ.
Kvalifikationer
Redogörelse för de särskilda krav som ställs på individer som ska tjänstgöra som funktionärer.
Till stor del utgörs beskrivningen av regler och kriterier, men det ges även utrymme till allmänna introducerande eller förklarande beskrivningar. Kapitlen är utformade på ett självständigt sätt så att de i stor utsträckning kan läsas fristående. För att skapa överskådlighet och jämförbarhet innehåller kapitlen följande återkommande underrubriker i olika varianter:
Ersättning
Redogörelse för normer för ersättningen av funktionärerna för deras arbete.
Utvärdering
Beskrivning av i vilken ordning funktionärens arbete granskas.
Ansvar
Regler för utkrävandet av ansvar om en funktionär brustit i utförandet av sina arbetsuppgifter.
72
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
inledning
inledning
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
73
Underrubrik
Innehåll
Position och roll
Allmän beskrivning av den ställning som ett organ intar i aktiebolagets interna organisation samt i relation till andra organ.
Inledning Sammansättning
Hur ett organ är sammansatt av funktionärer eller andra deltagare och regler för deras närvaro.
Arbetsuppgifter
I DEL 1 visas hur bolagsstyrningen inneburit förändringar för aktiebo lagets funktioner, organ och funktionärer. DEL 2 beskriver dessa organs och funktionärers roller, uppgifter och ansvar.
De regler som normgivarna ställt upp för ett organs praktiska arbete samt i vissa fall andra tillkommande uppgifter som organet kan ta på sig. Även rättigheter och skyldigheter för funktionärer redovisas.
Avdelningens disposition och användning
Instruktion,
Hur ett organs arbete ges uttryck i form av skriftliga instruktioner
dokumentation och
från ett överordnat organ, dokumentation som organet framställer
rapportering
för sitt interna arbete samt den återrapportering som sker till det överordnade organet eller aktiemarknaden.
Denna del av boken är upplagd som en genomgång av varje avgränsat bolagsorgan och bolagsfunktionär för sig. Avsikten är att på ett överskådligt sätt beskriva de regler som omgärdar de olika organen och funktionärerna. Först beskrivs organet i ett kapitel och därefter funktionärerna i organet i ett eller flera efterföljande kapitel. Ibland överlappar reglerna för organ och funktionärer på ett sätt att bokens kapitel inte separerats.
Beslutsformer och
De regler som finns för ett organs beslut och arbetssätt i övrigt.
arbetssätt Val
Regler och metoder för val av en funktionär i ett organ.
Kvalifikationer
Redogörelse för de särskilda krav som ställs på individer som ska tjänstgöra som funktionärer.
Till stor del utgörs beskrivningen av regler och kriterier, men det ges även utrymme till allmänna introducerande eller förklarande beskrivningar. Kapitlen är utformade på ett självständigt sätt så att de i stor utsträckning kan läsas fristående. För att skapa överskådlighet och jämförbarhet innehåller kapitlen följande återkommande underrubriker i olika varianter:
Ersättning
Redogörelse för normer för ersättningen av funktionärerna för deras arbete.
Utvärdering
Beskrivning av i vilken ordning funktionärens arbete granskas.
Ansvar
Regler för utkrävandet av ansvar om en funktionär brustit i utförandet av sina arbetsuppgifter.
72
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
inledning
inledning
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
73
Aktiebolagets funktioner
Del 2:s användningsområde Denna del är tänkt som ett lättillgängligt arbetsmaterial till aktiebolagets funktionärer som i sitt dagliga arbete arbetar med bolagsstyrningsfrågor. För de personer som löpande arbetar i styrelser, förbereder och bevistar bolagsstämmor samt har kontakt med aktieägare och funktionärer finns här en genomgripande beskrivning av bolagsstyrningens regler. Materialet kan vara ett stöd för personer med uppgifter inom bolagsstyrning till exempel ägaransvarig, VD-assistent, compliance officer (normsäkringsansvarig), bolagsjurist eller på annat sätt ställs inför dessa frågor. Till såväl bolagsstyrare som andra kan boken utgöra en vägledning och ett löpande stöd i det dagliga arbetet. Boken är även praktisk för olika typer av uppdragstagare, bland andra revisorer, advokater och strategikonsulter, vilka har till uppgift att ge råd och stöd till styrelser och företagsledningar.
Eftersom resterande kapitel i DEL 2 är inriktade på varje bolagsorgan eller funktionär ges här en kort sammanfattning av bolagsstyrningens alla enheter.
BE FU
Boken är även avsedd att användas som ett enkelt och överskådligt referens material. En person som är vald till företagsoberoende styrelseledamot ska snabbt kunna tillgodogöra sig reglerna för sin specifika roll och sitt arbete i bolagets styrelse. En valberedningsledamot kan hitta kvalifikationerna för styrelseledamöter som en bas för sitt arbete. En aktieägare kan förbereda sig inför en bolagsstämma och få en beskrivning av sina rättigheter och se vilka regler stämman måste följa. Och så vidare. Boken kan även användas som en sammanfattande och strukturerad lärobok om bolagsstyrningens olika organ och funktionärer. Genom att boken är uppställd som en genomgång av organ för organ och funktionär för funktionär ger den en överblick som andra böcker i juridik eller bolagsstyrning inte ger. En läsare får på ett enkelt sätt en god förståelse för sammanhanget och den bärande organisationen i bolagsstyrningen.
E
Aktiebolaget behöver flera olika funktioner för att uppfylla sitt samhälleliga mål. I stort sett motsvaras varje funktion av ett eller ett par bolagsorgan. Funktionerna beskriver bolagsorganens övergripande arbetsuppgift i aktie bolaget, dess roll i bolagsstyrningen. Bolagsstämmans principiella funktion är till exempel att fatta beslut i aktiebolaget.
74
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
inledning
inledning
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
75
Aktiebolagets funktioner
Del 2:s användningsområde Denna del är tänkt som ett lättillgängligt arbetsmaterial till aktiebolagets funktionärer som i sitt dagliga arbete arbetar med bolagsstyrningsfrågor. För de personer som löpande arbetar i styrelser, förbereder och bevistar bolagsstämmor samt har kontakt med aktieägare och funktionärer finns här en genomgripande beskrivning av bolagsstyrningens regler. Materialet kan vara ett stöd för personer med uppgifter inom bolagsstyrning till exempel ägaransvarig, VD-assistent, compliance officer (normsäkringsansvarig), bolagsjurist eller på annat sätt ställs inför dessa frågor. Till såväl bolagsstyrare som andra kan boken utgöra en vägledning och ett löpande stöd i det dagliga arbetet. Boken är även praktisk för olika typer av uppdragstagare, bland andra revisorer, advokater och strategikonsulter, vilka har till uppgift att ge råd och stöd till styrelser och företagsledningar.
Eftersom resterande kapitel i DEL 2 är inriktade på varje bolagsorgan eller funktionär ges här en kort sammanfattning av bolagsstyrningens alla enheter.
BE FU
Boken är även avsedd att användas som ett enkelt och överskådligt referens material. En person som är vald till företagsoberoende styrelseledamot ska snabbt kunna tillgodogöra sig reglerna för sin specifika roll och sitt arbete i bolagets styrelse. En valberedningsledamot kan hitta kvalifikationerna för styrelseledamöter som en bas för sitt arbete. En aktieägare kan förbereda sig inför en bolagsstämma och få en beskrivning av sina rättigheter och se vilka regler stämman måste följa. Och så vidare. Boken kan även användas som en sammanfattande och strukturerad lärobok om bolagsstyrningens olika organ och funktionärer. Genom att boken är uppställd som en genomgång av organ för organ och funktionär för funktionär ger den en överblick som andra böcker i juridik eller bolagsstyrning inte ger. En läsare får på ett enkelt sätt en god förståelse för sammanhanget och den bärande organisationen i bolagsstyrningen.
E
Aktiebolaget behöver flera olika funktioner för att uppfylla sitt samhälleliga mål. I stort sett motsvaras varje funktion av ett eller ett par bolagsorgan. Funktionerna beskriver bolagsorganens övergripande arbetsuppgift i aktie bolaget, dess roll i bolagsstyrningen. Bolagsstämmans principiella funktion är till exempel att fatta beslut i aktiebolaget.
74
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
inledning
inledning
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
75
Några av organen fyller flera funktioner även om tonvikten ofta ligger på en enskild funktion. Ett exempel är bolagsstämman som utöver den beslu tande funktionen även har en kontrollerande funktion i förhållande till sina uppdragstagare samt delvis en ledande roll, eftersom den kan lämna bindande anvisningar till bolagsstyrelsen. Som DEL 1 beskriver bemannas organen av funktionärer som har till uppgift att tillvarata organens roll i systemet och se till att organen aktivt fullföljer sina arbetsuppgifter.
Aktiebolagets organ och funktionärer I det följande presenteras en kortfattad översiktlig beskrivning av bolag sorganen och funktionärerna. Börsbolagen behöver inte inrätta vissa organ eftersom bolagskoden är en mjuk normgivning, men de flesta bolag avviker bara marginellt från bolagskoden i sin praktiska bolagsstyrning. Den övergripande beslutsfunktionen sköts av bolagsstämman. Eftersom bolagsstämman inte existerar mellan mötena (i normala fall bara årligen) kan den inte kontinuerligt besluta i alla frågor för bolaget och verksamheten. Följaktligen uppkommer ett behov av löpande beslut från bolagsstyrelse och VD. Styrelsens och VD:s beslutsmakt är dock formellt underordnad och kan begränsas av stämmans anvisningar.
• Beslutande funktion För att aktiebolaget ska kunna fungera självständigt i förhållande till samhället och andra rättssubjekt måste det kunna ta beslut om sin egen målsättning, verksamhet och organisation samt sina egna strategier och aktiviteter i förhål lande till det omgivande näringslivet. Den beslutande funktionen tillkommer i första hand bolagsstämman, i andra hand styrelsen och VD.
På stämman deltar olika funktionärer. För att en stämma ska kunna löpa smidigt och säkert behövs tre speciella funktionärer: stämmoordföranden, protokollförare och justerare. De kan sägas vara stämmans ceremonimästare. De personer som innehar aktier i bolaget, aktieägarna, kan sägas vara funktionärer på bolagsstämman och spelar en central roll i den beslutande funktionen. Om inga aktieägare skulle delta i stämman kan inte några beslut fattas och stämman skulle inte kunna fullgöra sin funktion. Den tredje kategorin av stämmodeltagare är de övriga bolagsfunktionärerna som ska rapportera sitt uppdrag eller väljas till en ny period. Detta är bland andra styrelseordförande, VD och revisor.
• Beredande funktion Den beredande funktionen är en underordnad och osjälvständig funktion i förhållande till den beslutande. Det har i bolagsstyrningen uppenbarats att det är nödvändigt att ha beredande organ för att säkerställa kvaliteten i besluten. De bolagsorgan som bildats för detta är valberedningen och särskilda styrelseutskott.
• Kontrollerande funktion Eftersom många av bolagsorganen besitter en mycket självständig roll finns ett behov att övervaka och kontrollera dem, så att de utför sina uppgifter och efterlever tillämpliga regelverk. Det organ som utför detta arbete är framförallt revisorn, men det finns flera möjligheter för bolagsstämman att upprätta tillfälliga organ för ytterligare kontroll.
I bolagsstyrningen har det uppmärksammats att vissa typer av beslut är särskilt viktiga. För dessa beslut har det utvecklats en särskild beredande funktion. Särskilda organ ska bereda stämmans beslut så att aktieägarna har ett informativt och sakligt beslutsunderlag. Valberedning är ett organ som enligt bolagskoden ska lämna förslag till bolagsstämman avseende styrelseledamöter och revisorer samt arvodering till dessa. Funktionärerna i valberedningen kan utses på olika sätt, men ska uppvisa ett stort mått av oberoende gentemot företagsledning och större aktieägare.
• Ledande funktion Den ledande funktionen syftar till att styra bolagets organisation och verkställa fattade beslut. Det åligger styrelse och VD att förvalta, organisera och företräda bolaget. Den ledande funktionen är till viss del underordnad den beslutande funktionen, men organen har även stora möjligheter att själva ta initiativ till beslut för att driva bolagets affärsverksamhet.
76
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
I bolagskoden stadgas även att styrelsen ska utse ett ersättningsutskott som ska bereda frågor om företagsledningens ersättning och andra anställningsvillkor. Ersättningsutskottet utgörs av styrelseledamöter, men ska vara oberoende i förhållande till företagsledningen. Det är dock möjligt för styrelsen i sin helhet (exklusive eventuella personer ur företagsledningen) att fullgöra ersättningsutskottets uppgifter.
inledning
inledning
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
77
Några av organen fyller flera funktioner även om tonvikten ofta ligger på en enskild funktion. Ett exempel är bolagsstämman som utöver den beslu tande funktionen även har en kontrollerande funktion i förhållande till sina uppdragstagare samt delvis en ledande roll, eftersom den kan lämna bindande anvisningar till bolagsstyrelsen. Som DEL 1 beskriver bemannas organen av funktionärer som har till uppgift att tillvarata organens roll i systemet och se till att organen aktivt fullföljer sina arbetsuppgifter.
Aktiebolagets organ och funktionärer I det följande presenteras en kortfattad översiktlig beskrivning av bolag sorganen och funktionärerna. Börsbolagen behöver inte inrätta vissa organ eftersom bolagskoden är en mjuk normgivning, men de flesta bolag avviker bara marginellt från bolagskoden i sin praktiska bolagsstyrning. Den övergripande beslutsfunktionen sköts av bolagsstämman. Eftersom bolagsstämman inte existerar mellan mötena (i normala fall bara årligen) kan den inte kontinuerligt besluta i alla frågor för bolaget och verksamheten. Följaktligen uppkommer ett behov av löpande beslut från bolagsstyrelse och VD. Styrelsens och VD:s beslutsmakt är dock formellt underordnad och kan begränsas av stämmans anvisningar.
• Beslutande funktion För att aktiebolaget ska kunna fungera självständigt i förhållande till samhället och andra rättssubjekt måste det kunna ta beslut om sin egen målsättning, verksamhet och organisation samt sina egna strategier och aktiviteter i förhål lande till det omgivande näringslivet. Den beslutande funktionen tillkommer i första hand bolagsstämman, i andra hand styrelsen och VD.
På stämman deltar olika funktionärer. För att en stämma ska kunna löpa smidigt och säkert behövs tre speciella funktionärer: stämmoordföranden, protokollförare och justerare. De kan sägas vara stämmans ceremonimästare. De personer som innehar aktier i bolaget, aktieägarna, kan sägas vara funktionärer på bolagsstämman och spelar en central roll i den beslutande funktionen. Om inga aktieägare skulle delta i stämman kan inte några beslut fattas och stämman skulle inte kunna fullgöra sin funktion. Den tredje kategorin av stämmodeltagare är de övriga bolagsfunktionärerna som ska rapportera sitt uppdrag eller väljas till en ny period. Detta är bland andra styrelseordförande, VD och revisor.
• Beredande funktion Den beredande funktionen är en underordnad och osjälvständig funktion i förhållande till den beslutande. Det har i bolagsstyrningen uppenbarats att det är nödvändigt att ha beredande organ för att säkerställa kvaliteten i besluten. De bolagsorgan som bildats för detta är valberedningen och särskilda styrelseutskott.
• Kontrollerande funktion Eftersom många av bolagsorganen besitter en mycket självständig roll finns ett behov att övervaka och kontrollera dem, så att de utför sina uppgifter och efterlever tillämpliga regelverk. Det organ som utför detta arbete är framförallt revisorn, men det finns flera möjligheter för bolagsstämman att upprätta tillfälliga organ för ytterligare kontroll.
I bolagsstyrningen har det uppmärksammats att vissa typer av beslut är särskilt viktiga. För dessa beslut har det utvecklats en särskild beredande funktion. Särskilda organ ska bereda stämmans beslut så att aktieägarna har ett informativt och sakligt beslutsunderlag. Valberedning är ett organ som enligt bolagskoden ska lämna förslag till bolagsstämman avseende styrelseledamöter och revisorer samt arvodering till dessa. Funktionärerna i valberedningen kan utses på olika sätt, men ska uppvisa ett stort mått av oberoende gentemot företagsledning och större aktieägare.
• Ledande funktion Den ledande funktionen syftar till att styra bolagets organisation och verkställa fattade beslut. Det åligger styrelse och VD att förvalta, organisera och företräda bolaget. Den ledande funktionen är till viss del underordnad den beslutande funktionen, men organen har även stora möjligheter att själva ta initiativ till beslut för att driva bolagets affärsverksamhet.
76
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
I bolagskoden stadgas även att styrelsen ska utse ett ersättningsutskott som ska bereda frågor om företagsledningens ersättning och andra anställningsvillkor. Ersättningsutskottet utgörs av styrelseledamöter, men ska vara oberoende i förhållande till företagsledningen. Det är dock möjligt för styrelsen i sin helhet (exklusive eventuella personer ur företagsledningen) att fullgöra ersättningsutskottets uppgifter.
inledning
inledning
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
77
ledamöter, arbetstagarledamöter, enligt lagen om styrelserepresentation för de privatanställda.
Aktiebolaget behöver även en kontrollerande funktion, eftersom aktieägarna inte har förmåga att ständigt kontrollera uppdragstagarna i bolaget. Den kontrollerande funktionen i aktiebolaget sköts huvudsakligen av revisorn som på bolagsstämmans uppdrag granskar bolagets årsredovisning, bokföring samt styrelsens och VD:s förvaltning. Revisorerna ska även övervaka företaget för andra intressenters, bland andra borgenärers, räkning vilket gör att revisorn får en mycket självständig position i den interna bolagsstyrningen.
Styrelseordföranden har enligt ABL och bolagskoden en särställning i bolags styrningen. Ordföranden är organisatör av styrelsens arbete och även kontaktperson för ägarna och företagsledningen. Ordföranden har en särskild kontrollfunktion och ska bevaka att styrelsen utför sina arbetsuppgifter. Utöver uppgifter av administrativ karaktär har ordföranden även en särskild maktställning i styrelsens beslutande funktion, eftersom ordföranden vid lika röstetal fäller avgörandet.
Bolaget kan dock inrätta flera kompletterande kontrollorgan. Flera av dem har tillfällig karaktär. Ett mer permanent organ som regleras av ABL är dock revisionsutskottet. Detta ska styrelsen inrätta för att bereda arbetet med finan siell rapportering och fortlöpande informera sig om revisionen. Det är dock möjligt för styrelsen i sin helhet att fullgöra revisionsutskottets uppgifter.
Verkställande direktören ska sköta bolagets löpande förvaltning i enlighet med styrelsens riktlinjer och anvisningar. I vissa frågor kan denne tillfälligt agera självständigt, när en åtgärd är av stor betydelse och styrelsens beslut inte kan avvaktas. VD är det organ och funktionär som företräder bolaget utåt i dess relationer med affärspartner, arbetstagare och andra inom den löpande förvaltningen.
Det finns även kontrollorgan av mer tillfällig eller ovanlig natur. En minoritet om tio procent av aktieägarna kan påkalla tillsättandet av en minoritetsrevisor som ska delta i revisionen tillsammans med övriga revisorer. Stämman kan även utse en lekmannarevisor som deltar i allmän granskning av bolagets verksamhet, men som inte är en kvalificerad revisor. En minoritet bestående av tio procent av aktieägarna kan även besluta om granskning genom en särskild granskare. En sådan granskning kan avse bolagets förvaltning och räkenskaper under en viss förfluten tid, eller vissa förhållanden i bolaget.
Vid behov kan styrelsen ordna med särskilda organ som företräder bolaget. Eftersom det är opraktiskt att hela styrelsen undertecknar bolagets avtal och andra mellanhavanden är det vanligt att denna rätt delegeras till en särskild firmatecknare. Eftersom svenska aktiebolag i och med EU-inträdet kan ha en styrelse som fullständigt består av utländska medborgare kan det ibland finnas behov av en särskild delgivningsmottagare, som har att på bolagets vägnar ta emot delgivningar.
Enligt ABL intar styrelsen och VD sammantaget en ledande funktion i aktie bolaget, de utgör bolagsledningen enligt lagens terminologi. Framförallt bolagsstyrelsen har en central roll även om styrelsens makt försvagats något i bolagsstyrningen till förmån för bolagsstämman. Men styrelsen kvarstår ändå som motorn i bolagsstyrningen. Styrelsens roll är mångfacetterad. Enligt ABL är det styrelsens huvuduppgift att svara för bolagets organisation och förvaltning. Styrelsen har även en kontrollerande funktionen i relation till VD och de övriga underordnade organen. Styrelsen har den formella makten att företräda bolaget utåt och teckna dess firma, även om detta sällan är särskilt praktiskt för börsbolag. Styrelsen ledamöter väljs i huvudsak på årsstämman, de är så kallade stämmovalda styrelseledamöter. Traditionellt sett har styrelsens funktionärer hämtats från aktieägargrupper med tillräckligt starkt inflytande på bolags stämman. Bolagskoden ställer dock krav på att vissa ledamöter ska vara oberoende i förhållande till företaget och företagsledningen, så kallade företagsoberoende ledamöter. Dessutom ska några av dem vara oberoende i förhållande till företagets kontrollaktieägare, aktieägaroberoende ledamöter. I större företag med över 25 anställda ska arbetstagarna kunna tillsätta två
78
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
inledning
inledning
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
79
ledamöter, arbetstagarledamöter, enligt lagen om styrelserepresentation för de privatanställda.
Aktiebolaget behöver även en kontrollerande funktion, eftersom aktieägarna inte har förmåga att ständigt kontrollera uppdragstagarna i bolaget. Den kontrollerande funktionen i aktiebolaget sköts huvudsakligen av revisorn som på bolagsstämmans uppdrag granskar bolagets årsredovisning, bokföring samt styrelsens och VD:s förvaltning. Revisorerna ska även övervaka företaget för andra intressenters, bland andra borgenärers, räkning vilket gör att revisorn får en mycket självständig position i den interna bolagsstyrningen.
Styrelseordföranden har enligt ABL och bolagskoden en särställning i bolags styrningen. Ordföranden är organisatör av styrelsens arbete och även kontaktperson för ägarna och företagsledningen. Ordföranden har en särskild kontrollfunktion och ska bevaka att styrelsen utför sina arbetsuppgifter. Utöver uppgifter av administrativ karaktär har ordföranden även en särskild maktställning i styrelsens beslutande funktion, eftersom ordföranden vid lika röstetal fäller avgörandet.
Bolaget kan dock inrätta flera kompletterande kontrollorgan. Flera av dem har tillfällig karaktär. Ett mer permanent organ som regleras av ABL är dock revisionsutskottet. Detta ska styrelsen inrätta för att bereda arbetet med finan siell rapportering och fortlöpande informera sig om revisionen. Det är dock möjligt för styrelsen i sin helhet att fullgöra revisionsutskottets uppgifter.
Verkställande direktören ska sköta bolagets löpande förvaltning i enlighet med styrelsens riktlinjer och anvisningar. I vissa frågor kan denne tillfälligt agera självständigt, när en åtgärd är av stor betydelse och styrelsens beslut inte kan avvaktas. VD är det organ och funktionär som företräder bolaget utåt i dess relationer med affärspartner, arbetstagare och andra inom den löpande förvaltningen.
Det finns även kontrollorgan av mer tillfällig eller ovanlig natur. En minoritet om tio procent av aktieägarna kan påkalla tillsättandet av en minoritetsrevisor som ska delta i revisionen tillsammans med övriga revisorer. Stämman kan även utse en lekmannarevisor som deltar i allmän granskning av bolagets verksamhet, men som inte är en kvalificerad revisor. En minoritet bestående av tio procent av aktieägarna kan även besluta om granskning genom en särskild granskare. En sådan granskning kan avse bolagets förvaltning och räkenskaper under en viss förfluten tid, eller vissa förhållanden i bolaget.
Vid behov kan styrelsen ordna med särskilda organ som företräder bolaget. Eftersom det är opraktiskt att hela styrelsen undertecknar bolagets avtal och andra mellanhavanden är det vanligt att denna rätt delegeras till en särskild firmatecknare. Eftersom svenska aktiebolag i och med EU-inträdet kan ha en styrelse som fullständigt består av utländska medborgare kan det ibland finnas behov av en särskild delgivningsmottagare, som har att på bolagets vägnar ta emot delgivningar.
Enligt ABL intar styrelsen och VD sammantaget en ledande funktion i aktie bolaget, de utgör bolagsledningen enligt lagens terminologi. Framförallt bolagsstyrelsen har en central roll även om styrelsens makt försvagats något i bolagsstyrningen till förmån för bolagsstämman. Men styrelsen kvarstår ändå som motorn i bolagsstyrningen. Styrelsens roll är mångfacetterad. Enligt ABL är det styrelsens huvuduppgift att svara för bolagets organisation och förvaltning. Styrelsen har även en kontrollerande funktionen i relation till VD och de övriga underordnade organen. Styrelsen har den formella makten att företräda bolaget utåt och teckna dess firma, även om detta sällan är särskilt praktiskt för börsbolag. Styrelsen ledamöter väljs i huvudsak på årsstämman, de är så kallade stämmovalda styrelseledamöter. Traditionellt sett har styrelsens funktionärer hämtats från aktieägargrupper med tillräckligt starkt inflytande på bolags stämman. Bolagskoden ställer dock krav på att vissa ledamöter ska vara oberoende i förhållande till företaget och företagsledningen, så kallade företagsoberoende ledamöter. Dessutom ska några av dem vara oberoende i förhållande till företagets kontrollaktieägare, aktieägaroberoende ledamöter. I större företag med över 25 anställda ska arbetstagarna kunna tillsätta två
78
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
inledning
inledning
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
79
b e s l u ta n d e
b e s l u ta n d e
besluten som rör själva verksamheten tillhör stämmans primära uppgifter. Istället ser stämman till att företaget årligen uppfyller det centrala beslutfattande som lagstiftaren kräver för att företaget ska vara öppet och interagera mot omvärlden och få åtnjuta aktiebolagets privilegier. Detta beslutsfattande rör bland annat att fastställa årsredovisning, bestämma över företagets vinst eller förlust och ställa övriga bolagsfunktionärer till ansvar för försummelser. I beslutsfattandet ingår även att stämman är ytterst ansvarig för funktionärsförsörjningen, det vill säga att se till att de direkt underställda bolagsorganen bemannas med lämpliga individer. Stämman ska bland annat välja styrelseledamöter och revisor. I den moderna bolagsstyrningen är denna funktion understödd av valberedningen. Utöver dessa beslut tillkommer beslutskompetens på flera områden, däribland förändringar av företagets kapitalstruktur.
7 Bolagsstämman Position och roll Bolagsstämman har rollen som högsta beslutsfattare i aktiebolaget. Stämman är det organ som skapats för att aktieägarna ska ha inflytande över besluts fattandet i aktiebolaget. ABL 7:1 stadgar att aktieägarnas rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämman. Bolagsstyrningen handlar till stor del om att förstärka denna ställning och återföra makten i bolaget till bolagsstämman från bolagsstyrelsen. Stämman är i princip suverän beslutsfattare. Det innebär att stämmans beslut inte är underställda andra bolagsorgan eller rättssubjekt. Det innebär även att stämmans beslut har status som strikt norm för övriga bolagsorgan. Det är från stämman som all aktivitet i aktiebolaget härstammar. Andra bolagsorgan är beroende av stämmans beslut för såväl tillsättning av funktionärer som legitimitet i sin maktutövning. Det finns beslutsfattande på flera nivåer i bolaget, men stämman innehar positionen som det högsta beslutande organet i aktiebolaget. Stämma – styrelse – VD formar en beslutshierarki. Stämman har således en överordnad position i förhållande till de övriga två organen. Det innebär att stämman kan ge direktiv till samtliga underlydande bolagsorgan, så länge de är förenliga med lag. Det innebär dock inte att stämman helt kan frångå det system för bolagsstyrning som etableras av regelverken. Några undantag från stämmans överordnade position finns, framförallt rörande styrelsens status, vilket framgår i den fortsatta framställningen. Ur bolagsstyrningsperspektiv är stämmans huvudsakliga funktion att fatta beslut. Stämmans beslut ligger till grund för företagets uppkomst, bestånd och avslut. Aktiebolag är dock inte konstruerade så att de strategiska eller affärsmässiga
80
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
bolagsstämman
Stämman kontrollerar sina uppdragstagare Stämman har även att kontrollera övriga organ; den har en kontrollfunktion. Stämman behöver ha makt att övervaka de funktionärer som tillsatts i organen. Denna kontrollerande funktion tillgodoses dock delvis genom att stämman utser särskilda kontrollorgan: revisor, minoritetsrevisor, lekmannarevisor eller särskild granskare. Stämmans kontrollmakt är således till stor del permanent delegerad, men stämman kan även vidta egna kontrollåtgärder, genom att aktieägarna under stämman ställer frågor, diskuterar och tar initiativ till beslutsärenden. Stämman har även sista ordet i frågor om kontroll eftersom det fattar beslut om eventuellt utkrävande av ansvar för styrelseledamöter och andra funktionärer. Med utgångspunkt i agentmodellen har stämman rollen som principal för de övriga organen och funktionärerna. Man brukar säga att de underordnade funktionärerna intar en sysslomannaliknande ställning i förhållande till bolagsstämman. Stämman utgör principal i förhållande till styrelseordfö rande, styrelseledamöter, valberedningsledamöter och revisor. Kretsen av uppdragstagare inkluderar även indirekt de övriga organen. De underlydande organens makt och beslutskapacitet härleds från stämmans. Att stämman besitter företagets beslutsfunktion innebär enligt maktfördelnings principen att den vare sig ska leda företaget, verkställa besluten eller kontrollera att de verkställs. Dessa funktioner tillkommer andra organ. Det är viktigt att konstatera att stämman egentligen inte är en behörig företrädare för företaget. Aktiebolagslagen har skapat andra organ för dessa funktioner. När stämman agerar utanför sin beslutande funktion, till exempel genom anvisningar till underordnade organ, är det viktig att beakta restriktionerna i lagen.
bolagsstämman
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
81
b e s l u ta n d e
b e s l u ta n d e
besluten som rör själva verksamheten tillhör stämmans primära uppgifter. Istället ser stämman till att företaget årligen uppfyller det centrala beslutfattande som lagstiftaren kräver för att företaget ska vara öppet och interagera mot omvärlden och få åtnjuta aktiebolagets privilegier. Detta beslutsfattande rör bland annat att fastställa årsredovisning, bestämma över företagets vinst eller förlust och ställa övriga bolagsfunktionärer till ansvar för försummelser. I beslutsfattandet ingår även att stämman är ytterst ansvarig för funktionärsförsörjningen, det vill säga att se till att de direkt underställda bolagsorganen bemannas med lämpliga individer. Stämman ska bland annat välja styrelseledamöter och revisor. I den moderna bolagsstyrningen är denna funktion understödd av valberedningen. Utöver dessa beslut tillkommer beslutskompetens på flera områden, däribland förändringar av företagets kapitalstruktur.
7 Bolagsstämman Position och roll Bolagsstämman har rollen som högsta beslutsfattare i aktiebolaget. Stämman är det organ som skapats för att aktieägarna ska ha inflytande över besluts fattandet i aktiebolaget. ABL 7:1 stadgar att aktieägarnas rätt att besluta i bolagets angelägenheter utövas vid bolagsstämman. Bolagsstyrningen handlar till stor del om att förstärka denna ställning och återföra makten i bolaget till bolagsstämman från bolagsstyrelsen. Stämman är i princip suverän beslutsfattare. Det innebär att stämmans beslut inte är underställda andra bolagsorgan eller rättssubjekt. Det innebär även att stämmans beslut har status som strikt norm för övriga bolagsorgan. Det är från stämman som all aktivitet i aktiebolaget härstammar. Andra bolagsorgan är beroende av stämmans beslut för såväl tillsättning av funktionärer som legitimitet i sin maktutövning. Det finns beslutsfattande på flera nivåer i bolaget, men stämman innehar positionen som det högsta beslutande organet i aktiebolaget. Stämma – styrelse – VD formar en beslutshierarki. Stämman har således en överordnad position i förhållande till de övriga två organen. Det innebär att stämman kan ge direktiv till samtliga underlydande bolagsorgan, så länge de är förenliga med lag. Det innebär dock inte att stämman helt kan frångå det system för bolagsstyrning som etableras av regelverken. Några undantag från stämmans överordnade position finns, framförallt rörande styrelsens status, vilket framgår i den fortsatta framställningen. Ur bolagsstyrningsperspektiv är stämmans huvudsakliga funktion att fatta beslut. Stämmans beslut ligger till grund för företagets uppkomst, bestånd och avslut. Aktiebolag är dock inte konstruerade så att de strategiska eller affärsmässiga
80
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
bolagsstämman
Stämman kontrollerar sina uppdragstagare Stämman har även att kontrollera övriga organ; den har en kontrollfunktion. Stämman behöver ha makt att övervaka de funktionärer som tillsatts i organen. Denna kontrollerande funktion tillgodoses dock delvis genom att stämman utser särskilda kontrollorgan: revisor, minoritetsrevisor, lekmannarevisor eller särskild granskare. Stämmans kontrollmakt är således till stor del permanent delegerad, men stämman kan även vidta egna kontrollåtgärder, genom att aktieägarna under stämman ställer frågor, diskuterar och tar initiativ till beslutsärenden. Stämman har även sista ordet i frågor om kontroll eftersom det fattar beslut om eventuellt utkrävande av ansvar för styrelseledamöter och andra funktionärer. Med utgångspunkt i agentmodellen har stämman rollen som principal för de övriga organen och funktionärerna. Man brukar säga att de underordnade funktionärerna intar en sysslomannaliknande ställning i förhållande till bolagsstämman. Stämman utgör principal i förhållande till styrelseordfö rande, styrelseledamöter, valberedningsledamöter och revisor. Kretsen av uppdragstagare inkluderar även indirekt de övriga organen. De underlydande organens makt och beslutskapacitet härleds från stämmans. Att stämman besitter företagets beslutsfunktion innebär enligt maktfördelnings principen att den vare sig ska leda företaget, verkställa besluten eller kontrollera att de verkställs. Dessa funktioner tillkommer andra organ. Det är viktigt att konstatera att stämman egentligen inte är en behörig företrädare för företaget. Aktiebolagslagen har skapat andra organ för dessa funktioner. När stämman agerar utanför sin beslutande funktion, till exempel genom anvisningar till underordnade organ, är det viktig att beakta restriktionerna i lagen.
bolagsstämman
del ii - aktiebolagets organ och funktionärer
81
Bolagsstyrningen ska vara ett stöd för att förbättra större aktiebolags organisation och verksamhet. Men bolagsstyrningen är inte alltid lättillgänglig, eftersom den förmedlas genom generella regler och lagtext. ”Praktisk bolagsstyrning” utgår därför från bolagsstyrningens organ och funktionärer, till exempel bolagsstämma, valberedning och styrelseordförande. ”Praktisk bolagsstyrning” presenterar på ett strukturerat sätt regler som rör rollfördelning, arbetsuppgifter, ansvar med mera. På så vis berörs bolagsstyrningens återkommande frågor såsom ersättningar till ledande befattningshavare, rekrytering av bolagsfunktionärer och företagens samhällsansvar. Genom sin pedagogiska struktur passar boken både som verktyg för dem som arbetar med bolagsstyrning samt som kursbok för studier på området.
Boken har även en hemsida: www.bonnierutbildning.se/bolagsstyrning
Praktisk bolagsstyrning Roller, uppgifter och ansvar
Robert Sevenius
Robert Sevenius är jurist och ekonom med specialisering inom bolagsstyrning och företagsöverlåtelser och arbetar som rådgivare vid strategiska och strukturella företagstransaktioner. Han undervisar även vid Stockholms och Linköpings universitet, Sveriges Advokatsamfund och Företagsekonomiska Institutet och har skrivit flera böcker och artiklar.
Praktisk bolagsstyrning
Praktisk bolagsstyrning
Robert Sevenius I S B N 978 - 91- 622 - 9 9 9 0 - 3
www.bonnierutbildning.se
9 789162 299903 (9990-3)
BONNIERS