Hur kommer jag till min rätt på jobbet? Hur ska jag få grepp om vad som förväntas av mig? Hur får vi bättre flyt i samarbetet? Kan vi få våra möten att fungera bättre?
Boken vänder sig till alla som vill utvecklas i sin yrkesroll. Den kan användas både som inspiration för egna reflektioner och som konkret vägledning på arbetsplatsen. Författarna hjälper dig att förstå den dynamiska process det är att ta sin roll i en modern organisation och på köpet får du användbara metoder och verktyg för det dagliga arbetet. Anna-Lena Sundlin och Paul Sundlin är leg. psykologer och organisationskonsulter. Båda författarna har lång erfarenhet av utvecklingsarbete i organisationer, med fokus på ledarskapsträning, grupprocesser och medarbetarskap. Tillsammans driver de företaget Sandahl Partners Gotland AB.
Anna-Lena Sundlin & Paul Sundlin
Ta din roll på jobbet guidar dig genom arbetslivets verklighet på ett vardagsnära sätt. Genom praktiska övningar och konkreta exempel får du handledning att ringa in vilka förutsättningar som krävs och vad du själv kan göra för att få det att fungera på jobbet.
Ta din roll på jobbet!
Ta din roll på jobbet ger svar på dessa och många andra frågor. Roller handlar om både positioner, arbetsuppgifter och förhållningssätt – och de behövs för att ge oss struktur i arbetet. När du använder just den kompetens och de sidor av din personlighet som behövs på arbetsplatsen, när du tar din roll – då blir konflikter och förändringsprocesser enklare att hantera. Då växer utrymmet för kreativt samarbete, konstruktiv kommunikation och smidiga lösningar.
Ta din roll på jobbet! Anna-Lena Sundlin & Paul Sundlin
Best.nr 47-09685-5
Tryck.nr 47-09685-5-00
Ta din roll pa jobbet - omslag.indd 1
11-11-29 08.52.19
Ta din roll p책 jobbet! Anna-Lena Sundlin & Paul Sundlin
Ta din roll till jobbet.indd 1
2011-11-24 10.54
Förord Du håller en instruktionsbok i din hand, en instruktionsbok till ett verktyg som heter roll. Som alla bra verktyg gör det arbetet lättare, mer effektivt och inte minst roligare. Till många verktyg följer ofta krångliga och svårlästa instruktionsböcker. Den här boken skiljer sig på den punkten. Den är lättläst och logiskt uppbyggd. När du tagit till dig tankegångarna kommer det att kännas ganska självklart. Då kan du lägga instruktionsboken åt sidan och ta din roll i arbetet, kanske på ett nytt och mer övertygande sätt. Hur kan ett ord, ett begrepp vara ett verktyg? Vi kan jämföra med när man bygger ett hus. Då arbetar vi med komplicerade uträkningar som har med hållfasthet och fysikaliska krafter att göra. Om vi inte har tillgång till sådana abstrakta begrepp, blir det svårt att bygga hus som man kan bo i. På samma sätt är det med arbetsrelationer och sociala sammanhang. Vi behöver förstå vad vi gör och varför det ena sättet att vara på leder framåt och ett annat skapar frustration och förvirring. Roll är ett ganska vardagligt ord, som man kan få många olika associationer till. Det första man kommer att tänka på har kanske med skådespeleri att göra. Att ta en roll skulle kunna uppfattas som att man ska göra sig till och spela teater. Det står i bjärt kontrast till ett ideal som vi nog är många som delar, nämligen att man ska vara sig själv och inte försöka låtsas vara någon annan än den man är. Ordet roll lär ha sitt ursprung i den text, den rulle, som utgjordes av rollistan och själva handlingen i ett teaterstycke som nedtecknades då man inte kunde trycka manus i bokform. Det kan också kännas igen i det gamla uttrycket att någon fanns i rullorna, det vill säga att man fanns bland namnen i militära rang- och befordringsrullor. Ordets rötter verkar ha med teater och med hierarkier att göra.
3
Ta din roll till jobbet.indd 3
2011-11-23 11.36
Förord
Skådespelaren är sitt eget instrument. Kan man spela någon annan på scenen utan att samtidigt vara sig själv? Om du tänker på några stora skådespelare så brukar det vara typiskt att man genast då man hör dem, känner igen dem på sina karakteristiska tonfall eller andra personliga egenheter. De är sig själva samtidigt som de spelar en roll. De har, skulle man kunna säga, hittat en resonansbotten inom sig själva för den rollfigur de ska framställa. Det rollbegrepp som beskrivs i den här boken har just den utgångspunkten, att man måste hitta en del i sig själv som svarar mot uppdraget i organisationen. På så vis kan man vara sig själv samtidigt som man tar sin roll. Ofta beskrivs en roll i jobbsammanhang som position eller arbetsuppgifter. Det handlar om vilka förväntningar vi har på olika roller, som till exempel på vad en lärare, sjuksköterska, musiker eller chef ska göra och inte sällan också hur den personen ska bete sig. Inom socialpsykologin har man beskrivit roll som summan av de förväntningar som riktas mot en. En sådan definition har kritiserats för att rollen alltid innehåller ett moment av förhandling och eget beslutsfattande. Hur skulle det gå till i praktiken att ta en roll utifrån andras förväntningar? Vems förväntningar är det som styr? När vi till exempel retar oss på personer som strikt följer regelverk, är det just för att de, enligt vår uppfattning, inte använder sitt omdöme. Samtidigt som någon annan skulle kunna konstatera att det är just det som de gör, men utan att ta hänsyn till våra förväntningar. I den här boken reder författarna ut begreppen och beskriver på ett lätttillgängligt sätt den dynamiska process det är att ta en roll. Samtidigt handlar roll uppenbarligen också om positioner och arbetsuppgifter. På så vis kan man säga att rollerna ger en struktur till arbetet. Den strukturen innebär alltid ett visst mått av hierarki. Vi får acceptera att hierarkier är ofrånkomliga i sociala system. De bidrar till ordning och be-
4
Ta din roll till jobbet.indd 4
2011-11-23 11.36
Förord
griplighet. Under förutsättning att hierarkin baseras på sunda värderingar, som till exempel rättvisa, respekt och förutsägbarhet så bidrar de till tillit och trygghet. Men i en levande och dynamisk organisation får inte hierarkierna leda till byråkrati eller ”stuprör” utan kontakt med varandra. De processer som bidrar till att tjäna ändamålet organiseras genom projekt eller i en matris som går på tvären genom hierarkin. Det kan se olika ut i olika faser och olika typer av organisationer. Levande system förändras och utvecklas ständigt. Det är inte alltid lätt att orientera sig i nutida organisationer. Under förutsättning att man har mål och syfte klart för sig, och känner att de är meningsfulla, samtidigt som organisationen vilar på en sund värderingsbas, då kan man ta sin roll på ett konstruktivt sätt. Det är vad den här boken handlar om. Den utgår från en teori om roll som har sina rötter i systemteori. En av förgrundsgestalterna inom denna tradition, Kurt Lewin, sa att det finns inget så praktiskt som en god teori. Det kommer du att märka när du läser vidare. Mycket nöje! Lund i september 2011 Christer Sandahl
5
Ta din roll till jobbet.indd 5
2011-11-23 11.36
Innehåll Förord........................................................................................................... 3
Inledning............................................................................. 9 Kapitel 1. Vardagslivets olika sammanhang och roller...............................................11 Person och situation ............................................................................11 Rollbegreppet ..........................................................................................13 Invanda roller.............................................................................................15 Yrken i förändring ....................................................................................16 Ta en funktionell roll.................................................................................16 Sammanhang – mål – roll ......................................................................17
Kapitel 2. Skilj på roll och person.............................20 När jaget blir jobbet.................................................................................20 Gränsdragningar......................................................................................21 När det flyter..............................................................................................22 Värdet av mentala gränser......................................................................23 Inte vattentäta skott.................................................................................24 Vad innehåller en yrkesroll?...................................................................24 Konsekvenser av otydliga roller ............................................................26
Kapitel 3. Bygga katedral eller flytta sten...............28 Betydelsen av synliga och begripliga mål...........................................28 Vikten av ett tydligt uppdrag..................................................................30 En känsla av sammanhang.....................................................................31
6
Ta din roll till jobbet.indd 6
2011-11-23 11.36
I nne h å l l
Kapitel 4. Levande mänskliga system......................32 Grundprinciper för systemtänkande....................................................33 Tydliga avgränsningar..............................................................................34 Genomsläpplighet – kikhål mot omgivningen....................................36 Målinriktning..............................................................................................38 Organisationen – en rysk docka...........................................................39
Kapitel 5. Betydelsen av ett fungerande filter.......44 Yttre påminnelser ....................................................................................44 Det inre arbetet.........................................................................................46 En sammanfattande bild.........................................................................46 Förutsättningar för ett fungerande filter...............................................48 Det egna ansvaret ...................................................................................49 När man slirar av vägen...........................................................................50
Kapitel 6. Vad ska man ha chefen till?.....................54 Ledarskap och chefsroll..........................................................................54 Chefen som gränsryttare........................................................................56 Funktionell hierarki...................................................................................57 Chefens funktion i hierarkin....................................................................59 Att tänka på i medarbetarrollen.............................................................59 Relationen medarbetare – chef.............................................................61
Kapitel 7. Möten, möten och åter möten.................63 Därför behöver vi möten.........................................................................64 Att säga rätt saker i fel sammanhang...................................................65 Kommunikation och rörmokeri ..............................................................68 Mötet: funktion-struktur-person ............................................................69 Liten åtgärd – stor effekt........................................................................71
7
Ta din roll till jobbet.indd 7
2011-11-23 11.36
I nne h å l l
Kapitel 8. Att sätta på sig grupp-glasögonen........73 En integrerad modell för grupputveckling...........................................73 Fas 1: Trygghet och tillhörighet.............................................................75 Fas 2: Konflikt och opposition...............................................................76 Fas 3: Tillit och struktur...........................................................................77 Fas 4: Arbete och produktivitet.............................................................78 Faserna varierar........................................................................................78 Medarbetarens roll som gruppmedlem...............................................79 En fluga på väggen..................................................................................80
Kapitel 9. Tanken som verktyg ..................................82 Dåtid, nutid och framtid...........................................................................82 Fakta och tolkning....................................................................................84 Här och nu ................................................................................................85 Krigshistorier och idyller ........................................................................85 Farhågor och dagdrömmar ...................................................................86 Tankeläsning .............................................................................................87 Att bygga på erfarenheter .....................................................................88 På tröskeln till det okända .....................................................................89 Att vara närvarande .................................................................................90 Inventera och sortera...............................................................................91
Kapitel 10. Håll i och håll ut........................................94 Sammanhangsfaktorer som hjälper oss att ta vår roll......................94 Vad kan vi själva göra?............................................................................95 Uppfinn inte hjulet ...................................................................................95 Litteratur och webbplatser ...................................................................98
8
Ta din roll till jobbet.indd 8
2011-11-23 11.36
Inledning
V
i människor har en inre kompass som vi använder för att hitta en meningsfull riktning i livet. Vi hyser en sund omsorg om oss själva som även innefattar viljan att samspela och utvecklas tillsammans med andra. Samtidigt har vi en grundläggande tendens till självcentrering. Vi skapar lätt svårigheter i livet genom att bli alltför upptagna av oss själva och tappar perspektiv på den större helhet vi ingår i, med frustration, sårade känslor och konflikter som följd. Detta är något som kan ställa till det för oss även på jobbet. Vi tappar sikte på syfte och mål med verksamheten och navigerar utifrån vår personliga agenda. Vi tar åt oss förändringsförslag som personlig kritik och får svårt att bidra konstruktivt när det inte blir precis som vi hade önskat. I vårt arbete som psykologer och organisationskonsulter har det blivit allt tydligare för oss att åtskilliga svårigheter på arbetsplatsen kan elimineras eller drastiskt minska om både chefer och medarbetare blir mindre självcentrerade. Det handlar om att förstå och konkret arbeta med detta tillsammans med sina närmaste kollegor; att förändra förhållningssätten på arbetsplatsen och strukturera verksamheten på ett sådant sätt att människorna som befolkar den kommer till sin fulla rätt i sin yrkesroll. Enligt vår värdering är en arbetsplats inte en arena för ett allmänt självförverkligande utan snarare ett avgränsat livsområde där de delar av oss själva som är användbara för verksamhetens helhetsidé får växa och utvecklas.
9
Ta din roll till jobbet.indd 9
2011-11-23 11.36
I n l e d ning
Vår erfarenhet visar att när chefer och medarbetare får metoder och verktyg för att hitta fram till sin roll och den funktion man har, då blir ansvar och gränser, rättigheter och skyldigheter så mycket tydligare samtidigt som personligt färgade konflikter, stress och osäkerhetskänslor förlorar sitt inflytande. Samtidigt finns det naturligtvis faktorer i omvärlden som påverkar en arbetsplats möjligheter att förändras och överleva. Men det som ofta ligger bortom medarbetarnas och chefernas inflytande kan inte heller användas som ursäkt för att inte åstadkomma någonting i den närmaste arbetsmiljön. Det finns alltid saker som kan förbättras, och det är inom detta område vi ska röra oss på de följande sidorna. Boken vänder sig till dig som är intresserad av att utvecklas i din yrkesroll och som tycker det är spännande att arbeta tillsammans med andra mot ett gemensamt mål. Du kan använda den som inspiration för egna reflektioner och som konkret vägledning på arbetsplatsen.
10
Ta din roll till jobbet.indd 10
2011-11-23 11.36
Kapitel 1.
Vardagslivets olika sammanhang och roller
F
ör att utforska vad en yrkesroll är och hur den behöver utformas är det till hjälp att ge den sin naturliga plats i ett större, socialt och psykologiskt sammanhang. Vardagslivet är fyllt av olika roller som vi växlar mellan under loppet av en dag, beroende på vilken situation vi befinner oss i och vad det större sammanhanget kräver. Vare sig vi arbetar som sekreterare, läkare, eller bilmekaniker så är vi också exempelvis bussresenär eller bilförare, kanske förälder, körsångare, fotbollstränare – listan kan bli riktigt lång. Utmaningen för oss alla är att hitta en sådan balans mellan rollerna i vår totala livssituation att viktiga sidor av oss själva får utrymme på ett tillfredsställande sätt.
Person och situation Vår personlighet innehåller karaktärsdrag, tankar, känslor och beteendemönster som är typiska för just oss och som skiljer oss från andra individer. Dessutom bär vi alla på minnen och föreställningar om det förflutna som färgar upplevelsen
11
Ta din roll till jobbet.indd 11
2011-11-23 11.36
Ta d i n r o l l p å j o b b e t !
av nuet, och var och en av oss har särskilda kunskaper, erfarenheter och värderingar som formar vårt sätt att vara. Tillvaron är dock sådan att vår totala personlighet, med alla de resurser och begränsningar den innehåller, aldrig kommer till uttryck samtidigt. Vi visar upp skilda versioner av oss själva beroende på hur vi tolkar olika sammanhang; vad som krävs, vad som förväntas, vad som är det normala eller vanligaste beteendet. Vissa karaktärsdrag och förmågor tas i anspråk samtidigt som vi nära nog automatiskt utelämnar andra aspekter av oss själva, sådant som vi intuitivt eller på rationella grunder förstår inte passar in: För en pappa på en lekplats tar kanske lusten till lekfullhet ganska stort utrymme. Han skrattar och busar med ungen som vill gunga högre och högre och kastas hit och dit. Är han på banken senare samma dag plockar han dock knappast fram leklynnet och försöker dansa jenka med de andra köande. Envishet är ett annat exempel. När vi behöver felsöka i en dator, har vi stor nytta av en individ som aldrig ger upp (och som dessutom kan en hel del om datorer) – men om det råder delade meningar om reglerna för en krocketturnering en vacker försommarkväll, så kan nog samma persons envishet sabotera den goda stämningen. De flesta av oss har förmågan att förstå vilka aspekter av vår personlighet som behöver lyftas fram beroende på situation och sammanhang. Oftast behöver vi inte tänka efter eller planera i förväg hur vi ska bete oss. Under uppväxtåren lär vi oss mycket om vad olika situationer kräver i form av förhållningssätt och handlingsmönster. Därför är det praktiskt taget ingen som skriver påminnelselistor över förväntade beteenden när vi ska storhandla, gå på konsert eller besöka en vårdcentral.
12
Ta din roll till jobbet.indd 12
2011-11-23 11.36
Ta din roll på jobbet! ISBN 978-91-47-09685-5 © 2012 Författarna och Liber AB Förläggare: Sten Lindquist Redaktör: Charlotte Rudenstam Omslag och grafisk formgivning: Fredrik Elvander Figurer: Jonny Hallberg Sättning: Jonny Hallberg Upplaga 1:1 Tryck: Sahara Printing, Egypten 2012
KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.
Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01
Ta din roll till jobbet.indd 2
2011-11-23 11.36
Hur kommer jag till min rätt på jobbet? Hur ska jag få grepp om vad som förväntas av mig? Hur får vi bättre flyt i samarbetet? Kan vi få våra möten att fungera bättre?
Boken vänder sig till alla som vill utvecklas i sin yrkesroll. Den kan användas både som inspiration för egna reflektioner och som konkret vägledning på arbetsplatsen. Författarna hjälper dig att förstå den dynamiska process det är att ta sin roll i en modern organisation och på köpet får du användbara metoder och verktyg för det dagliga arbetet. Anna-Lena Sundlin och Paul Sundlin är leg. psykologer och organisationskonsulter. Båda författarna har lång erfarenhet av utvecklingsarbete i organisationer, med fokus på ledarskapsträning, grupprocesser och medarbetarskap. Tillsammans driver de företaget Sandahl Partners Gotland AB.
Anna-Lena Sundlin & Paul Sundlin
Ta din roll på jobbet guidar dig genom arbetslivets verklighet på ett vardagsnära sätt. Genom praktiska övningar och konkreta exempel får du handledning att ringa in vilka förutsättningar som krävs och vad du själv kan göra för att få det att fungera på jobbet.
Ta din roll på jobbet!
Ta din roll på jobbet ger svar på dessa och många andra frågor. Roller handlar om både positioner, arbetsuppgifter och förhållningssätt – och de behövs för att ge oss struktur i arbetet. När du använder just den kompetens och de sidor av din personlighet som behövs på arbetsplatsen, när du tar din roll – då blir konflikter och förändringsprocesser enklare att hantera. Då växer utrymmet för kreativt samarbete, konstruktiv kommunikation och smidiga lösningar.
Ta din roll på jobbet! Anna-Lena Sundlin & Paul Sundlin
Best.nr 47-09685-5
Tryck.nr 47-09685-5-00
Ta din roll pa jobbet - omslag.indd 1
11-11-29 08.52.19