Jobba smartare med
Fler รถvningar, praktiska tips och Kanban
Ny upplaga!
Tomas Gustavsson
AGILE
- konsten att slutfรถra projekt
ร rets Projektledarbok 2008
AGILE
- konsten att slutfรถra projekt Tomas Gustavsson
Liber
AGILE - konsten att slutföra projekt ISBN 978-91-47-11663-8 © 2014 Tomas Gustavsson och Liber AB
Förläggare: Anders Abrahamsson
Tredje upplagan 1 Tryck: Egypten 2014 Titeln har tidigare givits ut på TUK förlag.
Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material.
Liber AB, 113 98 Stockholm tfn 08-690 90 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 kundservice.liber@liber.se
Innehåll 1. 2.
inledning 11 vad är agile? 13
2.1. När passar Agile? 16 2.2. Sprunget ur kris 18 2.3. Det agila manifestet och principerna 20 2.4. Lite projektledningshistoria 25 2.5. Varför kort tid mellan leveranserna? 33 2.6. Time-boxing 40 2.7. Kommunicera mer än dokumentera 43 2.8. Agile inte bara IT 48 organisation enligt agile 51
3.
4.
3.1. Styrgruppen 56 3.2. Referensgruppen 60 3.3. Projektbeställaren 62 65 3.4. Kunden 3.5. Projektledaren 67 3.6. Gruppen 75 3.7. Vem bestämmer organisationsutseendet? 83 3.8. Leverantörer 89 3.9. Övningar – Organisation 91 förstudier enligt agile 93
4.1. Visionsdokument – mål och strategi 95 4.2. Intressentanalys 98 4.3. Planera kommunikation 103 4.4. Övergripande krav - Användarhistorier 106 4.5. Övningar – Förstudie 113
5.
planering enligt agile 115
5.1. Nyårsafton 118 5.2. Uppstartsdag – planering av varje etapp 121 5.3. Krav och mål – Produktloggen 124 5.4. Strukturera aktiviteter – Etapploggen 132 5.5. Tidsuppskattning 135 5.6. Riskhantering 142 5.7. Övningar – Planering 147 genomförande enligt agile 149
6.
7.
6.1. Process och praktikaliteter 150 6.2. Avstämning och status 151 6.3. Stå-upp-möte 155 6.4. Uppföljning 159 6.5. 100 procent klart? 160 6.6. Praktikaliteter 162 6.7 Kanban - en alternativ process 170 6.8. Övningar – Genomförande 172 överlämning och avslutning enligt agile 173
8.
7.1. Etappöverlämningar 173 7.2. Presentationen 175 7.3. Kaizen – ständig förbättring 178 7.4. Projektöverlämning 182 7.5. Övningar – Överlämning 184 att skapa en agil verksamhet 187
8.1. 8.2. 8.3. 8.4.
De första etapperna 189 Vanliga justeringar av agila metoder 190 Agilt i stora projekt – British Telecom 195 Övning – Att införa Agile 198
9.
att utvecklas som grupp 199
9.1. 9.2. 9.3. 9.4.
10.
Gruppens sammansättning 200 Gruppens utveckling över tid 205 Kommunicera mera 209 Övning – Att utvecklas som grupp 210 mallar och checklistor 211
10.1. 10.2. 10.3. 10.4. 10.5. 10.6. 10.7.
212 Checklista - Projektbeställaren Checklista - Leverantören 213 Mall – Visionsdokument 215 Mall – Nyttobeskrivning 216 Mall – Rollbeskrivning 217 Mall – Kommunikationsplan 218 Mall – Överlämning 219 referenser 221
författarens tack Jag vill tacka alla som läst, diskuterat, angripit, filosoferat och kommenterat olika versioner av denna bok. All återkoppling har varit värdefull och har gjort den här boken bättre: Marcus Axberg, Per-Eric Haraldsson, Emma Henriksson, Lotta Jansson, Elisabet Olofsson, Magnus Olsson, Camilla Straubel Jag vill tacka två magiker – för vad annat kan man kalla dem – som förgyllt denna bok med sin konst. Mattias Häggström, vars penndrag förbluffar och inspirerar, och Roger Borgelid som med kamera i hand kan skapa underverk. Sist men inte minst: Ett extra stort tack vill jag rikta till mina kollega John Johansson för det fantastiska samarbete och stöd som det innebär att jobba tillsammans med dig. Tack!
kapitel 1. Inledning Den här boken handlar om att arbeta i projekt på ett smidigare sätt. Principerna för att få projektarbetet smidigare heter ”Agile” från engelskans ”smidighet” och består av ett antal metoder och synsätt som växt fram genom lärdomar dragna från projekt som lyckats mot alla odds. På svenska har det nu blivit vedertaget att säga ”agil”. Det här är andra upplagan av boken. Den första upplagan vann priset Årets Projektledarbok bland annat för att den ansågs så praktisk och konkret. I den här upplagan ger jag ännu fler praktiska tips. Oavsett om du jobbar med projekt i en liten organisation utan några som helst ramar och riktlinjer för projektarbete eller om du befinner dig i en global koncern med detaljerade mallar för varje steg av projektarbetsformen kan du ha nytta av att anamma ett agilt synsätt. Att underrubriken är ”konsten att slutföra projekt” beror på en grundläggande princip i Agile – genom att leverera delresultat löpande genom hela projektet ser vi till att vi kan slutföra projektet när som helst. Vi siktar inte på en enda leverans långt fram i tiden där allt måste våra klart för att vårt resultat skall kunna användas utan levererar användbart resultat löpande under tiden. Beroende på situation kan du kanske inte använda dig av alla delar av de agila metoderna men det grundläggande synsättet går att ta med sig överallt, oavsett typ av projekt. Jag önskar dig trevlig läsning och hoppas att boken skall vara dig till nytta och nöje! 11
kapitel 1. Inledning
1.1. Vägkarta för boken Denna bok består av åtta delar. Delarna är • Grunderna inom Agile oo Historik och jämförelse med traditionell projektledning oo När passar agile och när passar det inte. • Organisation oo Vilka roller finns med i agila projekt? oo Hur skall vi sätta samman projekt enligt agila principer • Planering oo Hur planeras ett projekt med principer från Agile jämfört med traditionella projektledningsmetoder. • Genomförande oo Bokens viktigaste kapitel! Så här gör du varje dag! • Överlämning oo När projektet är avslutat så skall erfarenheterna tas om hand och projektresultatet användas. • Att skapa en Agil verksamhet oo Konkreta råd för att sätta igång • Att utvecklas som grupp oo Agile fungerar bara så bra som gruppen fungerar. Så är det även i vanliga projekt, men det är sällan som någon vågar erkänna det. Här följer konkreta råd för att utveckla en grupp och hur du kan förbättra gruppsamarbetet. • Mallar och checklistor oo Användbart material som du kan använda i din verksamhet Så här har jag lagt upp bokens innehåll men du är självklart välkommen att läsa boken i den ordning du själv önskar. 12
kapitel 2. Vad är Agile? Agile är det engelska ordet för smidig eller rörlig och en vedertagen översättning av ordet agile till svenska har blivit ”lättrörlig”. Men ordet lättrörlig säger inte allt. Lättrörlig pekar på en av fördelarna med att jobba enligt dessa principer men jag gillar inte ordet ”lättrörlig” eftersom det, enligt mitt sätt att se det, inte låter särskilt robust eller tydligt. Så i avsaknad på ett bättre ord att översätta till kommer jag antingen att skriva ”Agile” eller använda det ”svengelska” ordet ”agil” genomgående i boken. När den här boken gavs ut i sin första upplaga (2007) använde få människor ordet ”agil”. Nu, 2013, är ordet vedertaget. Och inte nog med det, förutom att ordet blivit vedertaget så börjar det agila arbetssättet att anammas på allt fler ställen inom olika branscher och verksamheter - långt utanför den it-bransch där de en gång startade. Men nog pratat om metodernas spridning: Vänd på bladet så skall jag beskriva vad det agila synsättet innebär.
13
kapitel 2. Vad är Agile?
”Här var det Tre USP:s för Agile!” Säljare vill gärna tala om USPs. USP står för Unique Selling Points (P:t kallas ibland Propositions beroende på vilken författare man läser) och betyder helt enkelt: Vad är unikt (och därmed säljande)
14
kapitel 2. Vad är Agile?
för det här konceptet? Varför skall jag köpa det? Här kommer därför, i god säljarstil, tre argument för Agile: 1. Nytta per krona – vi gör det viktigaste först. Genom att börja arbeta med det som är till störst nytta för kunden får vi mest nytta för varje spenderad krona. När vi dessutom levererar löpande och låter kunden få möjlighet att ändra på sina krav vid varje leverans försäkrar vi oss om att det nyttigaste prioriteras hela tiden genom vårt projekt. 2. Flexibilitet – vi välkomnar förändringar. Kunden får vid varje etappslut resultatet presenterat för sig med möjlighet att ge återkoppling och möjlighet att styra om skutan i tid. Att vara flexibel är egentligen inte så svårt - det handlar bara om att ha råd att betala för varje liten förändring. Att vara såväl flexibel som effektiv är betydligt svårare och det är verktygen för att uppnå det som vi kan få från det agila synsättet. 3. Tydlighet – vi vet exakt var projektet befinner sig. Projektet följs upp på daglig basis vilket gör att status kan följas och spåras på ett enkelt sätt genom projektet. Transparens (genomskinlighet) som grundvärdering gör att alla kan se allt, hela tiden under projektet. Det skapar både trygghet och motivation för såväl kund som projektgrupp.
15
kapitel 2. Vad är Agile?
2.1. När passar Agile? Rätt verktyg för rätt problem brukar hantverkare säga och det är samma sak med olika metoder och modeller för att driva projekt. Alla modeller passar inte (oavsett vad säljare säger) för alla typer av projekt. För att du skall få en bättre bild av vad agila metoder är skall jag lista när metodiken passar bra och när den passar mindre bra. Vi börjar med det angenäma. Agile passar bra: • När vi snabbt behöver få ett användbart resultat av det påbörjade projektet • När projektet har en otydlig kravbild eller där kraven inte finns helt uttalade och specificerade från början • När projekt genomförs i en föränderlig situation, när exempelvis nya stora affärer radikalt kan ändra förutsättningarna för projektet • När projekt är komplexa och det kan vara svårt för såväl projektbeställare som projektgrupp att tydligt se hur slutresultatet kommer att se ut • När ett projekt har övergått till att förvaltas i en förvaltningsorganisation där vidareutveckling av projektresultatet bedrivs som mini-projekt Agile fungerar inte lika effektivt: • När ett fast kontrakt har upprättats där allt har specificerats i minsta detalj och kontrakt är skrivet för exakt den specifikation som skall levereras. Personligen har jag aldrig deltagit i ett sådant projekt även om många projektbeställare ansett (vid uppstart av projektet) att projektet kommer att bli just så. Förändringsönskemål dyker upp under vägen i de flesta typer av projekt och då har vi nytta av agila metoder.
16
kapitel 2. Vad är Agile?
• När kostnaden för förändring av redan levererade delresultat är mycket stor. I ett projekt som handlar om att föreslå en ny organisationsplan kostar en förändring inte mer än tiden för att sudda ut och dra nya streck. I ett infrastrukturprojekt där asfalt redan har lagts på en vägsträcka blir en förändring oerhört kostsam. • När projekt har en fast deadline och all funktionalitet måste levereras. Tyvärr ser många avtal mellan kund och leverantör ut på det här viset eftersom kunden ofta är orolig över om de skall få vad de betalar för. Det innebär tyvärr ett problem för att jobba agilt eftersom den flexibilitet och möjlighet till förändring som metoden möjliggör tas bort om projektets i detalj beskrivna funktionalitet är fastspikat från början. oo Det passar däremot bra när vi har en fast deadline men har möjlighet att diskutera och omprioritera funktionalitet Rent generellt kan man säga att situationer som, avtalsmässigt eller regelmässigt, förhindrar möjlighet till flexibilitet och förändrade lösningar under vägen är situationer där agila metoder fungerar mindre bra. Exempelvis är proceduren kring offentliga upphandlingar en begränsande situation för agila metoder eftersom lösningen som beslutas om skall vara detaljerat beskriven från start.
17
kapitel 2. Vad är Agile?
2.2. Sprunget ur kris Metoderna, som med ett samlingsnamn kallas agila metoder, kommer från krissituationer i projekt där bristen av flexibilitet varit det största problemet. Lärdomar dragna från lyckade lösningar har alltså gett upphov till nya metoder. Tankesättet ”om vi lyckades ta oss ur krisen genom att göra så här, varför inte anamma det arbetssättet även i projekt där vi inte är i kris” har stått som grundmodell. Att kriser stått bakom uppkomsten till nya metoder och system är inte särskilt ovanligt. Ur krisen kring Kreugerkraschen 1932 normerades och reglerades koncernredovisningen till vad den är idag. Från Enron-skandalen, där ett antal bolagsmän fifflade med siffror för att dölja sanningen om bolagets ekonomiska ställning, kom SOX Act för att säkerställa finansiell rapportering. De agila metoderna härstammar från krissituationer då projekt inte kunnat möta deadline, där tidplaneringen har spårat ur eller där kvaliteten på det levererade projektresultatet tyvärr inte hållit måttet. För att rädda projekt ur sådana situationer har det krävts kontroll men med bibehållen flexibilitet. Då behövs: • en oerhört noggrann uppföljning av projektets status samt • en möjlighet att snabbt kunna förändra planen. Traditionell projektledning har beskyllts för att vara bra på uppföljning (ibland för bra för motivationen i projektgruppen) men sämre på att genomföra förändringar. Om ett projekt kommer att leverera vid en enda tidpunkt kan vi visserligen strukturera om inom projektet men det kan vara svårt att genomföra stora förändringar då en viss sekvensföljd förutsätts för att kunna leverera i slutet av
18
kapitel 2. Vad är Agile?
projektets livstid. Exempelvis kan ett traditionellt projektupplägg enligt följande steg innebära problem: • Utveckla en ny produkt • Testa produkten • Överlämna till en kund Det kan vara svårt att göra förändringar i produktens funktionalitet om vi redan befinner oss i testfasen. Motsatsen till traditionell projektledning, att arbeta oerhört fritt utan tyngande styrdokument som reglerar vår verksamhet, kallas ibland ”cowboy-projekt” och innebär en väldig flexibilitet men tyvärr ett rent kaos ur kontroll- och uppföljningsperspektiv. Istället för att säga ”hur lång tid kan det här tänkas ta?” och sedan följa upp emot den uppskattade tiden säger deltagare i ett cowboy-projekt ”nu vet vi vad vi skall göra och vi vet leveransdatum. Nu kör vi!”. Extremt rörligt men tyvärr svårt att kontrollera eller styra… Att de nya metoderna fick samlingsnamnet ”agile” (smidig, rörlig) var för att peka på möjligheten till flexibilitet utan förlorad kontroll. En bra kombination av flexibilitet och effektivitet, helt enkelt.
19
kapitel 2. Vad är Agile?
2.3. Det agila manifestet och principerna Förutom kris så var det en motreaktion till den traditionella projektledningsnormen som förde fram de agila metoderna. Denna motreaktion reste sig under 1990-talet i systemutvecklingsbranschen där framförallt den dokumenttunga paradigmen var förhärskande. Systemutvecklingsprojekt fick sällan påbörjas utan att omfattande detaljerad dokumentation presenterats och godkänts. Systemutvecklare ansåg att de lade för mycket tid på att dokumentera sina förslag till lösningar istället för att utveckla ITsystem. De dokumenttunga projektmodellernas förespråkare å andra sidan menade att dokumentationen var väsentlig för att bibehålla kvalitet och minskad risk. Denna inställning är naturligtvis sund men problem med synsättet uppkommer när projektförutsättningar förändras under projektets gång. Mycket av den detaljerade dokumentationen som skrivits, granskats och bearbetats blir då bortkastat arbete eftersom dokumenten måste skrivas om. Mycket av det nedlagda arbetet görs helt enkelt i onödan. Det finns ett flertal metoder inom den agila familjen. Metoden EVO härstammar redan från 70-talet men de övriga metoderna har, som sagt, växt fram under 1990-talet. Ett urval av de nyare metoderna är: • DSDM (Dynamic Systems Development Method) – utvecklat i Storbritannien 1995 • XP (eXtreme Programming) – utvecklat i USA och publicerades som metod 1999 • Scrum – utvecklat i USA 1993 Skillnaderna mellan dessa metoder är ofta ganska små men varje metod har haft sina talesmän som pekat på den egna metodens förträfflighet. Ett problem för den agila rörelsen var att antalet
20
kapitel 2. Vad är Agile?
”Lyssnen till det Agila Manifestet!” metoder blomstrade i allt för hög takt och metodförfattare insåg att någon typ av sanering och likriktning var nödvändig för att bibehålla trovärdigheten med det nya tankesättet.
21
kapitel 2. Vad är Agile?
Därför föll det sig så att i början av det nya millenniet, mer exakt i februari år 2001, samlades sjutton erfarna och högt aktade systemarkitekter och IT-gurus i skidorten Snowbird i Utah för att enas om gemensamma principer för hur effektiv mjukvaruutveckling skulle bedrivas. Resultatet blev Det Agila Manifestet som undertecknades av samtliga närvarande. Detta manifest beskriver följande:
Agile värdesätter: • Individer och samspel framför metoder, processer och verktyg. • Användbart projektresultat framför omfattande dokumentation. • Kundsamarbete framför kontraktsförhandlingar. • Anpassning till förändring framför att följa en statisk plan. Alla saker är värdefulla, men de till vänster värderas högre än de till höger. (Ett litet förtydligande: ”de till vänster” innebär alltså de fetmarkerade orden i respektive rad) Vad menar man då med att ”alla saker är värdefulla, men de till vänster värderas högre än de till höger”? Det viktiga är att manifestet ska inte läsas som satan läser bibeln, det vill säga att man till exempel kan strunta i omfattande dokumentation bara man gör ett användbart projektresultat. Det viktiga är att det handlar om prioritering. Här följer två exempel på vad skaparna av manifestet menade med sin definition: 22
Hej! Vad kul att du valt just den här boken. Libers affärsböcker ger dig kunskap att jobba smartare. Som Sveriges största förlag för affärslitteratur har vi nästan 500 titlar i vårt
sortiment. Affärsböcker skrivna av svenska och internationella experter.
Affärsböcker för dig som är chef, specialist, egen företagare eller bara vill
utvecklas i din yrkesroll.
Trevlig läsning – och gå gärna ut på nätet för att utforska vad vi har att erbjuda!
www.ikarriaren.se/nyhetsbrev www.ikarriaren.se
Möt våra författare på vår blogg och ta del av exklusiva artiklar och nyheter.
Följ vår utgivning. Ha koll på det senaste inom affärslitteraturen genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev.
www.libershop.se
Upptäck boken för dina behov! Du hittar hela vårt sortiment i nätbokhandeln – till exempel i vår egen webbshop.
www.facebook.com/ikarriaren
Gilla oss på Facebook och ha chans att vinna en bok – vi lottar ut 5 böcker varje månad.
Tomas Gustavsson hjälper företag att bli effektiva med agila metoder och håller föreläsningar på projektledningsprogrammet vid Karlstads universitet.
Boken vann Årets Projektledarbok 2008 (Svenskt Projektforum). Motiveringen från juryn var följande: ”Författaren har hittat ett intressant ämne som han beskriver på ett enkelt och lättbegripligt sätt. Detta är inte en ”frälsningsbok” utan en mycket nyanserad beskrivning av begreppet ”agila metoder”, dvs projekt med föränderliga både krav och mål.” Agile är engelska och betyder smidig eller vig. I projektledningssammanhang har ordet översatts till ”lättrörlig” för att peka på förändringsmöjligheterna med detta synsätt. Men det finns andra fördelar med Agile. Den största fördelen består i möjligheten i att kunna slutföra projekt. Att slutföra projekt är en konstart som många eftersträvar men få behärskar. Detta är en praktisk bok! Med praktisk bok menas att den innehåller de checklistor, mallar och verktyg som krävs för att med boken som stöd kunna börja arbeta agilt. I denna nya upplaga får du fler övningar, praktiska tips och lära dig om den agila tekniken Kanban. Best.nr 47-11663-8 Tryck.nr 47-11663-8