Jobba smartare med
Mรถtesledarguiden Krister Forsberg Bjรถrn Karlsson
Mรถtesledarguiden Krister Forsberg Bjรถrn Karlsson
Liber
Som Sveriges största förlag för affärslitteratur Som har Sveriges vi nästan största 500 titlar förlagi för vårtaffärslitteratur har vi nästan 500 titlar i vårt
experter . svenska och internationella experter. sortiment. Affärsböcker skrivna av svenska sortiment. och internationella Affärsböcker skrivna av
Affärsböcker för dig som är chef, specialist, Affärsböcker egen företagare för eller dig som baraärvill chef, specialist, egen företagare eller bara vill
utvecklas i din yrkesroll. utvecklas i din yrkesroll. Hej! Vad kul –att dugå valt justut den boken. Trevlig läsning och gärna påhär nätet förTrevlig att utforska läsning – ochvad gå vi gärna ut på nätet för att utforska vad vi
har attaffärsböcker erbjuda! ger dig kunskap att jobba har attsmartare erbjuda! Libers . Som Sveriges största förlag för affärslitteratur har vi nästan 500 titlar i vårt
sortiment. Affärsböcker skrivna av svenska och internationella experter. www.ikarriaren.se/nyhetsbrev
www.ikarriaren.se/nyhetsbrev
Följ vår utgivning.www.ikarriaren.se Ha koll på det
Följ vår utgivning. Ha koll på det senaste inom affärslitteraturen genom att prenumerera på vårt nyhetsbrev.
Affärsböcker för dig som är chef, specialist, egen företagare eller bara vill www.ikarriaren.se
utvecklas i din yrkesroll.senaste inom affärslitteraturen Möt våra författare Möt våra författare genom att prenumerera på vårt på vår blogg och ta del av exklusiva artiklar och nyheter.
på vår blogg och
nyhetsbrev. Trevlig ta del avläsning exklusiva– och gå gärna ut
på nätet för att utforska artiklar och nyheter.
vad vi har att erbjuda!
www.libershop.se
www.ikarriaren.se
www.ikarriaren.se/nyhetsbrev
Följ vår utgivning. Ha koll på det senaste inom affärslitteraturen
www.facebook.com/ikarriaren www.facebook.com/ikarriaren Möt våra författare genom att prenumerera på vårt www.libershop.se
på vår blogg och nyhetsbrev. Gilla oss på Facebook och ha ta del av exklusiva Upptäck för dina chans att vinna en bok –boken vi lottar artiklar och nyheter. behov! Du hittar hela vårt Du hittar hela vårt ut 5 böckerbehov! varje månad. sortiment i nätbokhandeln sortiment i nätbokhandeln – till exempel i vår egen – till exempel i vår egen www.libershop.se webbshop. webbshop.
Upptäck boken för dina
Upptäck boken för dina behov! Du hittar hela vårt sortiment i nätbokhandeln – till exempel i vår egen webbshop.
Gilla oss på Facebook och ha chans att vinna en bok – vi lottar ut 5 böcker varje månad.
www.facebook.com/ikarriaren
Gilla oss på Facebook och ha chans att vinna en bok – vi lottar ut 5 böcker varje månad.
4
Innehåll
Innehåll Introduktion 7 1. Mötesledaren 9 Rollerna i mötet 11 Nödvändiga kunskaper och färdigheter i mötesledarrollen 13 2. Mötets syfte, resultat och agenda Syfte och förväntat resultat Förberedelserna
17 19 20
3. Mötesrummet Möbleringen och arbetsmaterialet
23 25
4. Verktygen 29 De viktigaste verktygen – översikt 30 Arbetsplanen 32 Beslutsmatrisen 34 Bikupan 37 Fiskbensdiagrammet 41
Innehåll
Framtidskartan 45 Fyrfältaren 47 Gallerivandringen 49 Intressentkartan 53 Leveranskartan 57 Omvärldskartan 59 Plus- och Minusverktygen 60 Processkartan 64 Riskmatrisen 67 Åtgärdsplanen 68 5. Beslutsprocessen Beslut och ansvar
71 73
6. Samspelet Spelregler Att bryta isen Exempel på situationer som kan uppstå under ett möte
75 77 80 81
7. Frågeteknik Din förmåga att ställa rätt frågor Frågor under mötet
83 85 87
8. Utvärdering Deltagarna utvärderar mötet – du reflekterar Exempel på utvärderingsformulär
91 93 95
Slutord 96
5
Introduktion
Introduktion ✔ uppgifter är så komplexa att de inte går att lösa
förallt av att alla kommer till tals och tar ansvar för mötets resultat. Våga därför utmana den möteskultur där mötesnormer och delaktighet saknas.
✔ flera skulle tjäna på att få tillgång till varandras
Som mötesledare vill du att
Du sammankallar till möten när av endast en person
erfarenheter och kunskaper
✔ det krävs full acceptans (konsensus) kring beslut.
Exempel på uppgifter som kan kräva möten är att engagera medarbetare i verksamhetsplaneringen, sätta mål, analysera risker, bygga processer, tidsplanera projektaktiviteter, identifiera kundgrupper, lösa problem, utvärdera förslag eller identifiera roller och ansvar. Att begränsa möten till att vara informationsspridare är inte meningsfullt, det är i stället ett exempel på dålig mötes kultur, som i sin tur kanske beror på en outvecklad organisationskultur. Ett meningsfullt möte kännetecknas fram-
✔ det ska vara full delaktighet från deltagarna i mötet
✔ resultatet från mötet ska komma till nytta ✔ deltagarnas tid ska utnyttjas väl. Med tanke på hur stor del av verksamhetens resurser som ägnas åt möten, borde mer tid ges till deltagarna att utvärdera mötets effektivitet. Utvärderingen är lika viktig som något av guidens övriga kapitel. Även om mötesledarrollen, ur ett brett perspektiv, skulle kunna inordnas som en i mängden av olika ledarroller, till exempel som mötesordförande, linjechef eller befäl, så
7
8
Introduktion
skiljer den sig markant från de övriga när det gäller att leda gruppen mot ett förväntat resultat. Här är det gruppen som tar alla beslut och därmed ansvarar för resultatet, inte mötesledaren. Men det är du, som mötesledare, som gör denna process möjlig. En skicklig mötesledare bidrar både till god laganda och till gruppens utveckling.
Denna guide är skriven för dig som vill utveckla din förmåga att leda möten. Du behöver inte ha tidigare ledarerfarenheter. Det du lär dig i denna guide kan du även använda utanför mötesrummet, till exempel när du vill åstadkomma samförstånd med andra eller skapa engagemang kring en viktig fråga.¹
¹ Lästips: Krister Forsberg, Workshops och arbetsmöten – Verktygslåda för meningsfulla möten. Liber 2012.
9
1. Mötesledaren Släpp alla tankar på den traditionella ordföranderollen som gick ut på att fördela ordet, fatta beslut och ansvara för resultatet. Våga i stället vara den mötesledare som använder sin skicklighet till att ta fram gruppens ansvarskänsla och som medverkar till att deltagarnas erfarenheter och kunskaper blir kittet i de diskussioner och beslut som leder fram till användbara resultat.
10
Mötesledaren
MÖTESLEDAREN ÄGER PROCESSEN och ANSVARAR FÖR Verktygen Konsensusbyggandet Gruppdynamiken Mötesklimatet
MÖTESPROCESSEN
RESULTAT
DELTAGARNA ÄGER INNEHÅLLET,
och ANSVARAR FÖR Resultatet Uppgifterna Besluten
Bild 1 Rollerna i mötet
Mötesledarguiden ISBN 978-91-47-10938-8 © 2014 Krister Forsberg, Björn Karlsson och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Redaktör: Lars Abramson Grafisk form: Josefine Aspenstrand Illustrationer: Björn Karlsson Omslagsbild: Björn Karlsson Ombrytning: Josefine Aspenstrand Första upplagan 1 Tryck: Kina 2014
KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningssamordnare, t.ex. kommuner och universitet. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUSavtalet. Läs mer på www.bonuspresskopia.se. Liber AB, 113 98 Stockholm Tfn 08-690 90 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se
Mötesledarguiden Arbetslivets utveckling gör det nödvändigt att ha fler möten för att ventilera svåra frågor, arbeta med kom plexa uppgifter och ta beslut som är vitala för verk samheten. Denna utveckling har inneburit att fler och fler behöver bli bättre på att leda möten effektivt. Att begränsa möten till att vara enbart informations spridare är inte meningsfullt. Meningsfulla möten är de som låter alla komma till tals och som leder till ett större ansvarstagande.
Denna guide är skriven för dig som snabbt vill veta vad du ska tänka på när du förbereder möten och vilka verktyg du ska välja för respektive uppgift. Guiden tar även upp vilka frågor du bör förbereda, hur du bygger konsensus, hur du hjälper gruppen att ta rätt beslut och hur du kan hantera olika situationer och beteen den som kan förekomma under mötet.
Krister Forsberg tränar och utbildar mötesledare. Krister har tidigare skrivit Workshops och arbets möten, Leda genom mål och Målbaserat ledarskap.
Björn Karlsson har mångårig konsulterfarenhet inom ledaruveckling, ledarurval, konsultutveckling och personbedömningar.
Best.nr 47-10938-8 Tryck.nr 47-10938-8