9789187609077

1

Information och kommunikation 1 Office 2016 MARNON ART & LETTERS

© 2016 Meg Marnon Marnon Art & Letters meg@marnon.se

Första upplagan ISBN: 978-91-87609-07-7

Information och kommunikation 1 - Lärobok

marnon.se

2

Hej, Läroboken INFORMATION OCH KOMMUNIKATION 1 är ett nyproducerat läromedel som handlar om informationsteknik i teori och praktik med hjälp av Office 2016 och Photoshop Elements. Boken ger dig alla redskap du behöver bland annat för att kunna producera bra informationsmaterial och genomföra muntliga och skriftliga presentationer.

Boken är skriven utifrån skolverkets riktlinjer för gymnasiets kursplan Gy2011 (kurskod INFINF01). Den kan användas både för självstudier med praktiska övningar och för lärarledd undervisning.

Boken kan användas både på Handels- och administrationsprogrammet och i andra gymnasieprogram, vuxenutbildning, företagsutbildning och andra utbildningar för att få grundläggande kunskaper om minutlig och skriftlig kommunikation.

OM ARBETSBOKEN Till läroboken hör en arbetsbok med extra övningar, repetitionsuppgifter. Utvärderingsrapport, en mall för källkritik på samt facit (ISBN: 978-91-87609-11-4).

OM FÖRFATTAREN Författaren till läromedlet – Meg Marnon – är en erfaren utbildningsproducent, författare och pedagog. Hon har producerat populära läromedel för gymnasiet och arbetsmarknadsutbildningar med inriktning på Office-programmen, IT, media och entreprenörskap sedan 1998. Hon har en fil mag. i litteraturvetenskap och är Informatör DHIM. HÖR AV DIG! Om du hittar fel eller har synpunkter vad som kanske borde vara med i denna lärobok i kommande utgåvor mejla till meg@marnon.se.

Kursens webbplatser med övningsmaterial: marnon.se eller marnon.com

Information och kommunikation 1 - Lärobok

marnon.se

5

Innehåll HEJ,............................................................................................................................ 3 Ladda ner övningsfilerna ....................................................................................4 1. INTERNET OCH SOCIALA MEDIER .............................................................. 10 De fem stora ...................................................................................................... 12 Lagar och regler för internet ............................................................................ 15 Yttrande- och tryckfrihet ................................................................................... 15 Personuppgiftslagen ......................................................................................... 16 Vad får man lägga ut på webben? .................................................................... 18 2. HUR MÄNNISKOR KOMMUNICERAR ........................................................27 Kommunikation och information ...................................................................27 Kommunikationsprocessen ............................................................................ 28 Hur vi kommunicerar ..................................................................................... 29 Intern och extern kommunikation ..................................................................30 Kroppsspråk ....................................................................................................... 31 3. ATT SKRIVA PÅ JOBBET ................................................................................. 35 Är affärssvenska ett eget språk? .......................................................................36 Offentligt och formellt språk............................................................................ 37 Att skriva i arbetet ............................................................................................. 38 4. INTRODUKTION TILL WORD 2016 ............................................................. 44 Öppna Word 2016............................................................................................ 44 Öppna ett nytt dokument ................................................................................ 44 Backstage-vyn .................................................................................................... 45 Programfönstret ................................................................................................47 Menyflikarna .................................................................................................... 48 Hjälp!................................................................................................................. 48 Avsluta programmet .........................................................................................50 Öppna tidigare dokument ................................................................................ 51 Navigera i ett dokument ................................................................................... 52 Skriva in text ...................................................................................................... 53 Skjuta in ord/tecken ......................................................................................... 53 Växla mellan dokument .................................................................................... 54 Läsa och visa dokument.................................................................................... 55 Skriva ut och förhandsgranska ........................................................................56 Skriva ut specifika sidor ................................................................................... 57 Söka och ersätta text......................................................................................... 60

Information och kommunikation 1 - Lärobok

marnon.se

6 Markera text ...................................................................................................... 62 Klippa och klistra .............................................................................................. 63 Kontrollera stavning och grammatik .............................................................. 64 Infoga specialtecken .........................................................................................66 Flytta och kopiera text ......................................................................................66 Infoga symboler och specialtecken ................................................................. 67 Avstava text ....................................................................................................... 68 Blanksteg och bindestreck ...............................................................................69 5. FORMATERA TEXT I WORD 2016 ................................................................. 71 Om typografi ...................................................................................................... 71 Ändra teckensnitt ............................................................................................. 72 Ändra teckenvariant ......................................................................................... 74 Göra tecken större eller mindre ...................................................................... 74 Ändra teckenfärg ............................................................................................... 75 Färgöverstrykning ............................................................................................ 76 Hämta format ....................................................................................................77 Expanderad och kondenserad text .................................................................. 78 Styckeformatering ............................................................................................ 79 Justera radavståndet mellan text eller stycken ............................................... 80 Justera text och indrag ..................................................................................... 82 Punktlistor och numrering.............................................................................. 84 Kantlinjer och fyllning ......................................................................................85 Formatmallar .................................................................................................... 86 Använda formatmallar ..................................................................................... 88 Lägga till en sidbrytning manuellt .................................................................. 89 Infoga en tom sida ............................................................................................91 Ändra sidstorlek och pappersstorlek ...............................................................91 Ändra pappersorienteringen ........................................................................... 92 Ändra marginaler ............................................................................................. 93 Infoga sidhuvuden och sidfötter ..................................................................... 94 Infoga sidnummer ........................................................................................... 95 6. BILDER OCH TABELLER I WORD 2016 ...................................................... 97 Infoga bilder ..................................................................................................... 97 Redigera bilder ................................................................................................. 98 Infoga en tabell ............................................................................................... 102 Flytta en tabell................................................................................................. 102 Visa eller dölja stödlinjer ................................................................................ 103

Information och kommunikation 1 - Lärobok

marnon.se

7 7. HITTA OCH GRANSKA INFORMATION ................................................... 105 Att hitta information i tre steg ...................................................................... 106 Hitta informationskällor................................................................................. 107 Vad är en källa? ............................................................................................... 107 Att söka affärsrelaterad information ............................................................ 108 Källkritik på Internet....................................................................................... 110 Fakta eller åsikter?........................................................................................... 110 Textanalys ........................................................................................................ 110 8. AFFÄRSKOMMUNIKATION ......................................................................... 115 Hur ska ett affärsbrev vara utformat? ............................................................ 115 Formell uppställning av affärsbrev ................................................................ 116 Några allmänna regler för affärsbrev ............................................................ 118 Epost ................................................................................................................. 119 Förfrågan, anbud och beställning ..................................................................120 Offertförfrågan ................................................................................................ 121 Offert/anbud.................................................................................................... 121 Order/beställning ............................................................................................ 121 Beställningserkännande ................................................................................. 123 Faktura ............................................................................................................. 123 9. MÖTESTEKNIK ..............................................................................................129 Olika slags möten ............................................................................................129 Förberedelser inför årsstämman .................................................................... 131 Årsstämman öppnas ....................................................................................... 132 Att skriva protokoll .......................................................................................... 134 10. ATT SKAPA EN PRESENTATION ............................................................... 139 Klar och tydlig text........................................................................................... 139 Kom i gång med presentationen .................................................................. 140 Hjälp ................................................................................................................. 141 11. MUNTLIGA PRESENTATIONER ................................................................ 143 Att tala inför andra .......................................................................................... 143 Anpassa dig till målgruppen .......................................................................... 145 Att tala inför människor med ett annat språk .............................................. 145 Muntliga presentationer – så gör du! ........................................................... 146 12. KOM IGÅNG MED EXCEL 2016 ................................................................... 153 Starta programmet ........................................................................................... 153 Backstage-vyn .................................................................................................. 154 Skapa en arbetsbok ......................................................................................... 154

Information och kommunikation 1 - Lärobok

marnon.se

8 Programfönstret .............................................................................................. 156 Menyflikarna.................................................................................................... 157 Kalkylblad ......................................................................................................... 158 Öppna ny, tom arbetsbok ............................................................................... 159 Hjälp! ............................................................................................................... 160 Rader och kolumner ....................................................................................... 161 Spara, skriva ut och stänga ............................................................................. 163 Avsluta programmet ...................................................................................... 164 13. KALKYLERING MED EXCEL 2016.............................................................. 166 Att göra beräkningar ...................................................................................... 166 Enkla formler ...................................................................................................167 Formatera text och celler ............................................................................... 169 Skapa ett stapeldiagram .................................................................................. 173 Formatera diagram ......................................................................................... 175 14. REGISTER I EXCEL 2016.............................................................................. 177 Skapa ett enkelt register i Excel 2016 ............................................................ 177 15. STARTA EN BLOGG MED WORDPRESS .................................................. 181 Starta en blogg med WordPress ....................................................................182 Kom igång med WordPress ...........................................................................182 Skapa blogginlägg ........................................................................................... 185 16. ATT SKAPA INFORMATIONSMATERIAL ................................................188 Att göra layout ................................................................................................ 189 Ögats rörelser över en yta .............................................................................. 190 Satsyta............................................................................................................... 191 Den optiska mittpunkten................................................................................ 191 Kontraster........................................................................................................ 192 Skapa en välkomstpunkt................................................................................. 193 Att berätta med färg ........................................................................................ 193 Typografi ......................................................................................................... 194 Att skapa tryckoriginal .................................................................................... 195 17. BILDBEHANDLING MED PHOTOSHOP ELEMENTS 14 ........................197 Photoshop Elements 14 ................................................................................. 198 Bildbehandling 1: Ändra storlek och upplösning ........................................ 199 Bildbehandling 2: Beskära och rotera .......................................................... 202 Bildbehandling 3: Justera nivåer ................................................................... 203 Bildbehandling 4: Justera färg ...................................................................... 205 Bildbehandling 5: Reparera felaktigheter .....................................................206

Information och kommunikation 1 - Lärobok

marnon.se

9 Bildbehandling 6: Applicera skärpa ............................................................. 206 Bildbehandling 7: Spara ................................................................................ 208 Upphovsrätt för bilder ................................................................................... 208 Bilder har starkt upphovsskydd .................................................................... 209 Copyright ........................................................................................................ 209 18. ERGONOMI OCH ARBETSMILJÖ ..............................................................210 Din arbetsplats ................................................................................................210 Ergonomi ......................................................................................................... 211 Den fysiska arbetsmiljön ................................................................................ 211 Den psykosociala arbetsmiljön ...................................................................... 213 Vem är ansvarig för din arbetsmiljö? ............................................................ 215 Arbetsmiljölagen ............................................................................................. 215 Skyddsombud bevakar arbetsmiljön ............................................................. 215 Arbetsmiljöarbete i skolan .............................................................................216 SAKORD ............................................................................................................... 223

Information och kommunikation 1 - Lärobok

marnon.se

3.

ATT SKRIVA PÅ JOBBET Att skriva på jobbet handlar inte enbart om vad ord betyder, hur de stavas eller hur man sätter samman orden med grammatik. Att skriva proffsigt är att man gör sig förstådd på bästa sätt. Den som läser det som du har skrivit ska kunna förstå vad du menar och vilja ta till sig din text. Detta bör du tänka på innan du börjar skriva: 1. Vilket syfte har du med texten?

2. Vem ska läsa texten?

3. Vad behöver läsaren veta?

Är affärssvenska ett eget språk?

Grammatik och hur man bygger meningar är samma i affärssvenska som vardaglig svenska. Men tonen och ibland ordvalen kan skilja sig mellan hur vi kommunicerar som privatpersoner och hur vi kommunicerar i företag, i myndigheter och i offentliga instanser.

I Sverige strävar man från officiellt håll att språket i till exempel lagar och förordningar ska vara så lättbegripligt som möjligt. Många organisationer och företag har också särskilda språkvårdare som ser över språket i den egna organisationen.

EXEMPLET ”ERSÄTTNING UTGÅR” Tyvärr används ibland ett för svårt eller otydligt språk när myndigheter och organisationer ska kommunicera. Har man ett annat modersmål än svenska från början har man inte kunnat vänja sig vid vissa typiska uttryck som ibland används. Det är till exempel inte glasklart att förstå att uttrycket ”ersättning utgår” betyder att man ska få ersättning ens för en infödd svensk. Man ska därför anstränga sig att använda ord och ett språk som många kan förstå.

ANPASSA SPRÅKET EFTER MÅLGRUPP Om du vet vem som ska läsa det du skriver är det lättare att anpassa språket efter det. Men oftast har man ingen aning om vem som ska läsa det man skriver. Hur bra förstår din läsare språket? Hur tydlig måste du vara för att undvika missförstånd? När vi talar och skriver anpassar vi både omedvetet och medvetet vårt språk efter vem som lyssnar eller läser. Ett knep är att ha en tilltänkt läsare som du riktar dig till. Du talar förmodligen inte likadant till en äldre person som till ett barn, och du använder en annan stil och ton när du talar med en auktoritet än med en kompis. Du kommunicerar inte heller likadant med en främling som med någon du kanske känt en stor del av ditt liv. När du kommunicerar med en främling behöver du vara tydligare och använda fler ord för att inte bli missförstådd. Du måste helt enkelt anpassa dig efter situationen och vem du kommunicerar med.

När du anpassar en text efter mottagaren behöver du fundera på:    

Hur gammal är läsaren?

Vilka kunskaper har läsaren i svenska? Är läsaren insatt i det ämne som jag ska skriva om?

Kommer läsaren att läsa noggrant eller kanske bara skumma igenom texten?  Har alla läsare av informationen liknande bakgrund och kunskaper eller finns det skillnader?

Offentligt och formellt språk Politiker, tjänstemän, debattörer och forskare använder ofta ett annat språk än vad vi brukar använda till vardags. Språk som man använder i formella sammanhang – till exempel när en myndighet ska meddela ett beslut – är annorlunda än vardagsspråk. Det är ett språk som är mer abstrakt och där man använder ord som man inte brukar använda till vardags. Det finns bra skäl till att det är så. Det kan till exempel handla om att en text måste vara juridiskt korrekt för att innehållet ska gälla. Ofta används också ett mer formellt språk när man behöver uttrycka något som är komplicerat, till exempel i en forskningrapport eller en utredning.

KRÅNGLA INTE TILL DET Oavsett vem du skriver till – använd inte för långa meningar. Det finns ingen anledning att krångla till affärsbrev genom att använda fler och svårare ord än nödvändigt. Ju klarare du uttrycker dig, desto mindre risk för missförstånd. Var tydlig och korta ner texten när det går.

Att skriva i arbetet Det är skillnad på talspråk och formellt skrivspråk. När man skriver, chattar och messar privat är det kanske inte så noga att hålla på formella regler om hur man skriver. Det viktigaste är ju att den som man meddelar sig med förstår vad man vill säga. Men när man skriver i jobbet måste man uttrycka sig på ett sätt som de flesta är vana vid – så kallad praxis. Det gör att man måste slå upp ord man är det minsta osäker på. Samtidigt måste man kunna skriva så att de flesta förstår.

NÅGRA RIKTLINJER NÄR DU KONTROLLERAR TEXT     

Läs långsamt så upptäcker du fler felskrivningar.

Gå igenom all text många gånger.

Glöm inte att kolla rubrikerna.

Rätta stavning, grammatik och eventuella tankefel.

Kontrollera om det saknas mellanslag: till exempel mellan siffra och procenttecken eller långa tal.  Använd hårda mellanslag så att siffertal inte delas upp på olika rader vid radbrytning. Kortkommandot för hårt mellanslag i Word är Skift Ctrl Mellanslag.

Slå upp ord: SAOL Svenska Akademiens Ordlista (SAOL) finns på både nätet och som app. Den är sedan länge normen för hur man stavar, böjer och uttalar svenska ord. www.svenskaakademien.se Myndigheternas skrivregler Språkrådet ger ut en samling skrivregler kallad Myndigheternas skrivregler. Den riktar sig först och främst till alla som skriver inom myndigheter, kommuner och annan offentlig verksamhet. Den finns att ladda ner här: www.sprakochfolkminnen.se Svarta listan Svarta listan är en lista över ord som myndigheter bör undvika att använda. Ordlistan ges ut av rättschefen i Statsrådsberedningen och har utarbetats av granskningskansliets språkexperter. Den kan laddas ner från www.regeringen.se

1. Skriv om

Skriv om följande meningar så att de blir kortare och enklare: Ursprunglig mening: a) ”Var snäll och skicka mig bekräftelse angående mötet innan torsdag.”

b) ”Vi kommer att vara tio personer som kommer att träffas på konferensen.”

c) ”De nya skrivborden kommer att vara i ek, med rektangulär skiva, och de kommer att levereras under januari månad.”

Bättre mening:

2. Hur skriver du?

Om du vill att den du skriver till svarar på ditt meddelande, vad skriver du då? svar emotses lämna ditt svar var vänlig lämna ditt svar annat:

3. Vad betyder detta?

Följande meningar missförstås ofta. Kan du hitta ett bättre sätt att säga samma sak? ”Ersättning utgår.”

”Överträdelse beivras.”

”Uppsägning skall ske skriftligen tidigast till månadsskifte som inträffar närmast efter tre månader från uppsägningen.”