Innehåll Kapitel 1. Inledning: Därför är det livsviktigt med administration.............................................. 6 Kapitel 2. Kommandocentralen............................................................................................ 15 Kapitel 3. Pengar in............................................................................................................ 25 Kapitel 4. Dreamteam......................................................................................................... 35 Kapitel 5. Pengar ut............................................................................................................ 39 Kapitel 6. Anställda och löner.............................................................................................. 49 Kapitel 7. Maskinen............................................................................................................ 57 Kapitel 8. Regelverken........................................................................................................ 85 Kapitel 9. Checklistor......................................................................................................... 93 Kapitel 10. Bonusmaterial................................................................................................... 125 Kapitel 11. Nu kör vi!......................................................................................................... 149
Jag älskar dig (not in a creepy way) Kanske är det udda att inleda en bok om administration med ”Jag älskar dig”. Hur kan jag veta det? Vi har ju aldrig träffats, så det är ju omöjligt. Men det blotta faktum att du nu håller den här boken i din hand betyder att du tillhör den lilla delen av befolkningen som bestämt sig för att bidra och skapa något för alla oss andra. Spelar ingen roll om det är en cool start-up, en hårsalong eller städfirma. Du gör något bra för världen. Du vill jobba med det du är bra på och skapa värde för dina kunder. Inte ”sitta med alla papper”. Kanske är till och med ”pappren” en tung ryggsäck och ett dåligt samvete. Det hade varit underbart att vara företagare om det inte vore för all administration! Jag vill bidra till ditt företag genom att göra allt jag kan för att du ska kunna sköta ”dina papper” på ett så effektivt, smärtfritt och kanske till och med roligt (nåja) sätt. Allt som står i den här boken är så klart testat och dubbeltestat av mig själv i mina egna företag. Många av tipsen kommer du kunna genomföra på en gång, andra kanske du tänker att ”det är inget för mig” – för att sedan komma tillbaka till dem något år senare och testa även dessa. Jag har under en femårsperiod lagt ner över tvåtusen timmar på att testa appar och datorsystem. Fyratusen timmar på att läsa böcker om effektivitet och administration, hundratals timmar på onlinekurser (till hutlösa priser, lägg inte pengar på dem). Frågar du min fru skulle hon påstå att det är mer, att jag är ”besatt” och smygtittar på nya appar eller böcker när hon inte ser. Mitt mål är att du ska slippa göra allt detta och kunna gå rakt på sak och sätta igång.
Det roligaste som finns När jag jobbade som föredragshållare hade vi en retorikkonsult som hade skrivit manus till våra tal. De inleddes med ”Hej, jag heter Henrik och ska prata om det roligaste som finns, pensioner.” Det var menat att vara komiskt, för alla vet att pensioner inte är det roligaste som finns. Men faktum är att ju mer man satte sig in det, desto roligare blev det. Till slut kunde jag (nästan) hålla med om att det var ”det roligaste som finns”. 6
Kapitel 3.
Pengar in
25
Idiotsäkert system för fakturering, så du alltid får dina pengar Jag gick och åt på restaurang, beställde in ostron och skumpa. Åt i godan ro. Sedan gick jag därifrån, för personalen glömde att komma med notan. Har det hänt? Nej, självklart inte. Restaurangen glömmer aldrig att ta betalt. Men småföretagare gör det. Jag har också gjort det. Och alla jag känner har varit med om att ett mindre företag glömt att skicka räkningen. Det ska aldrig hända dig. Med ett idiotsäkert system som ser till att du får dina pengar, så undviker vi detta.
Fakturera själv Det är en missuppfattning att man kan ”låta byrån sköta allt det där med ekonomin”. För även om man låter en redovisningsbyrå skicka fakturan, så är det du som måste göra allt grovjobbet med att skapa alla underlag. Det blir mycket dyrt att låta redovisningsbyrån skicka dina fakturor. Samtidigt avråder jag starkt från att själv hitta en fakturamall och hålla på och skicka sådana fakturor. Snälla, gör inte det. Gör du det redan, sluta genast. Möjligheten till kostsamma misstag är nästan garanterad. Bannlys genast Excel från allt faktureringsarbete.
Billogram Billogram. Jag förespråkar inte att vi skaffar massor av system för vår administration. Men Billogram är så bra att man vore ett nöt om man inte använder det. Det är enkelt att göra sin faktura och Billogram ser till att den kommer fram till kunden, antingen via mejl eller post. De följer upp om kunden öppnar sitt mejl och gör han inte det, så går det iväg ett gammaldags brev. Men det som är den avgörande effektivitetsvinsten är att de kontrollerar om kunden betalar eller inte. Du slipper hålla på med det som man brukar kalla för ”reskontra”, gå in och kolla om kunden betalar eller inte. Det är tur, för just denna uppgift är bland det tråkigaste och viktigaste man kan syssla med. Om en kund inte betalar, så trycker du på en knapp så får han en påminnelse med påförd förseningsavgift. Om kunden trots detta inte betalar
26
klickar du en gång till, så går det vidare till inkasso. Efter det ännu ett tryck, så går det till kronofogden. Kostnaden per faktura är löjligt låg och täcks lätt upp med att du tillför en faktureringsavgift.
Fakturera via banken Flera banker erbjuder sig att sköta om din fakturering. Vid en djupdykning på två av storbankernas erbjudande och snabbkoll på de andra, så visar det sig att de är mycket dyrare än Billogram. Dessutom har de krångliga system.
Sälja fakturor Är du företagare kan du inte undvika erbjudande om att sälja dina fakturor. Det är en mycket dålig idé. 1. Sanslöst dyrt. 2. De tar inte över risken, om kunden inte betalar får du betala tillbaka till finansbolaget. 3. Sparar inte din tid.
Men hur var det med att glömma fakturera? Det hjälper ju inte om man har ett bra system för själva faktureringen om man inte kommer ihåg att använda det. Gör så här för att aldrig glömma fakturera: – Köp ett A5 kollegieblock. Mina företag är i stort sett bilburna, så jag har mitt i bilen. Är du inte bilburen, så lägg blocket i din väska. Så fort du gjort något som ska faktureras, så skriver du upp det i blocket. Men inte på en lista, utan som en ”post” på en sida. Alltså, har du varit hos en kund 4 timmar, skriv kundens namn och 4 timmar på ett blad. Skriv aldrig mer än en sak på ett blad och använd inte baksidorna. – Så fort du gör ett inköp mot kvitto (gäller så klart även om du betalar med kort) sätter du in kvittot i blocket. Köp en miniatyrhäftapparat, de minsta är stora som ett suddgummi ungefär. Är det ett inköp som ska belasta en kund, så skriver du kundens namn bredvid kvittot.
27
Kapitel 5.
Pengar ut
39
System för att betala fakturor Den första frågan du ska ställa dig själv när du öppnar en faktura är ”Vem ska betala detta?” Självklart är det i rent juridisk mening ditt företag som ska betala. Men det är inte riktigt så enkelt. – Vem av mina kunder ska betala? I det fall det är varor som levererats till kund, så ska ju så klart kunden betala. Eftersom du valt rätt leverantörer, så står det på fakturan vilken kund det gäller. Kopiera fakturan, lägg kopian i boxen för ”fakturera kunder”. Originalet betalar du och skickar till bokföringen. – Är fakturan märkt ”förbrukning” betalar du bara och skickar till bokföringen. Ingen kopia behövs. Det samma gäller telefon, hyra, försäkringar osv. – Står det ”lager” tar du en kopia och lägger i en box märkt ”lager”. – Inventariemärkta fakturor tas kopia på och läggs i lådan ”inventarier”. Hit räknas möbler, datorer, maskiner, verktyg, bilar osv. Alla kvitton på inköp av dessa läggs i lådan. Men också alla fakturor och kvitton som gäller service av dessa, tilläggsutrustning, osv. Vad är nu detta? Verkar inte det jobbigt? Nej, detta är en av de mest tidsbesparande saker du kan göra. 1. Någon gång ska du kanske sälja inventariet. Då är kvittot ofta bra att ha. 2. Saken går sönder. Viola! Du har kvittokopian sparad och kan kräva din rätt. 3. Du ska ha ett anläggningsregister. Detta är en förenklad variant av detta (i bokföringen har du säkert ett till som är till för att hålla koll på avskrivningar, men det lämnar vi för stunden). 4. Du kan enkelt visa exakt vad du äger. Bra att kunna redovisa vid inbrott, stöld, försäljning av företaget, inventering osv. Det är lyxigt att på någon minut kunna ta fram kopior på kvittona på det som blev stulet och skcka till försäkringsbolaget.
Privata inköp Det vet du väl redan, men det är strängt förbjudet att köpa något som helst privat för (aktiebolagets) pengar. För enskild firma är det inte olagligt, men jobbigt för administrationen och bokföringen om du gör det. Absolut enklast är att det bara finns företagstransaktioner på kontoutdraget när du tar fram det. 40
Därför ska du klippa dina företagskort nu (på en gång, hepp hepp.) En av de bästa sakerna du kan göra för din administration är att genast säga upp ditt företagskort. Oavsett vad banken säger om att ”alla inköp samlas på ett ställe” och att ”många transaktioner blir till en”, så är företagskorten ett upphov till elände. Detta eftersom varje inköp ska registreras och uppvisas kvitto på om man ska göra bokföringen rätt. Och eftersom vi människor är som vi är, så blir kvittona liggande på hög tills det är dags att betala räkningen, kanske upp till nittio dagar senare. Har man företagskort måste man hålla reda på var pengarna till ett kvitto kommer ifrån. Från kortet eller är det ett utlägg privat? Det är en onödig extra arbetsuppgift. Dessutom kostar korten ganska mycket pengar i fråga om avgifter, både öppna och dolda sådana. En annan sak är att korten förvirrar din balansräkning om du inte aktar dig. Även om det tar emot är att klippa kortet, så är det en av de bästa sakerna du snabbt kan göra för att minska din administrationsbörda. Allt du handlar ska ju komma från leverantörer som fakturerar dig med snygga, tydligt märkta fakturor. Det enda som kortet behövs till är egentligen att handla vissa saker på nätet, exempelvis från utlandet. Gör du detta så kanske du tvingas att ha ett kort, men som då bara används till den typen av köp. Alternativt använder du Paypal så ofta det går och kopplar ditt bankkonto dit.
Kort till anställda Det avråder jag starkt från. Det kan/kommer att bli en administrativ mardröm. Undantag är för drivmedel. Spärra korten för köp av annat är drivmedel.
Gyllene regeln om rena kvitton Ha bara en sorts inköp på ett kvitto. Om du tankar bilen, så köp inte en kopp kaffe på samma kvitto. Handlar du saker som ska belasta en kund, så köp inte något till företaget eller till en annan kund på samma kvitto. Det är så klart inte fel att köpa något av detta, men se då till att butiken slår in 41
Kapitel 6.
Anställda och löner
49
Varför ska man ha anställda? Det finns miljoner anledningar till att inte ha anställda. Men det finns en anledning att ha det som slår alla andra. Vill man växa på allvar måste man ha anställda, alla andra sätt har sina begränsningar som man inte kommer ifrån. Och vi har ju redan från början utgått från att vi ”redan är stora” och bygger vår administrationskostym, så att den går att växa i. Ett bra synsätt på ditt eget arbete är att du ser dig som en tillfällig kraft på posten. Förbered för att kunna lämna över det du gör till någon annan genom att medvetet dokumentera vad och hur du gör saker och ting.
Rutin vid nyanställning 1. Uppgifter om bankkonto för löneutbetalning. 2. Kontaktuppgifter om närmaste anhörig 3. Upplysningar om allergier eller övriga hälsotillstånd som kan påverka arbetssituationen. Vissa allergier så som mot bistick eller nötter kan vara rent livshotande och ni behöver veta vad som ska göras om det inträffar. 4. Försäkringar. Oberoende av hur du har löst försäkringsfrågan (försäkringsbolag, kollektivavtal osv), så behöver du meddela om att ni blivit fler. 5. Anställningsavtal. Det finns standardavtal från många leverantörer på nätet. Jag använder Vismas nu, förut hade jag ett från ett fackförbund. Det är inga konstigheter.
Förmåner Ur en administrativ synvinkel är det bäst att ha så få förmåner som möjligt. De slukar annars din administrativa tid. Det är billigare för dig att betala rätt lön än att fluffa till det med förmåner (om man räknar in kostnaden för dig att hantera förmånerna). Exempelvis kan Rikskuponger utvecklas till rena mardrömmen administrativt. Har ni friskvårdsförmåner, så se till att de anställda gör så stor del av jobbet som möjligt, dvs. själva lägger ut pengar och tar kvitton som du ersätter för utlägg nästa lön. Men även detta 50
Kapitel 1.
Inledning: Därför är det livsviktigt med administration
5
Detta är bara ett mycket kostsamt sätt att lura sig själv på. Och det gäller inte bara glass. Vem av de två kandidaterna ska jag anställa? Vilken riktning ska mitt företag gå? Ska jag åka på den där konferensen? Ska jag ta ut maximal lön eller ska jag ta mer utdelning? Alla de besluten är redan fattade och när vi lägger tid på att tänka på andra alternativ, så slösar vi bara energi på att lura oss själva att tro att vi ”objektivt överväger och kommer fram till det bästa valet”. Har du redan bestämt dig för att strunta i en del av råden som du får i den här boken, så gör det. Tänk inte mer på det. Har du beslutat dig för att inrätta en kommandocentral, så gör det nu. Det finns inget mer att fundera på. Åk iväg. Och du … Funderar du på att fria till partnern, så gör det.
Så tjänar du tiotusen kronor i timmen Det brukar påstås att president Eisenhower var en av de mest effektiva människor som någonsin funnits. Och att han till sin hjälp använde en beslutsmatris som passande nog har döpts till ”Eisenhowers matrix”. Jag har ingen aning om det verkligen är han som har skapat den och det spelar ingen roll. Vad jag vet är att många (nästan alla) använder den i mitt tycke helt fel. Verktygen är mycket användbara, kanske det viktigaste redskapet för att lära sig bli effektivare. (Ja, jag vet att jag säger det om många tips, men det är priset för att vara ”excited”.) Innan man börjar sin dag ska man rita en enkel matris med fyra rutor i. På översidan skriver man Bråttom – Ej bråttom. Diagonalt skriver man Viktigt – Ej viktigt.
73
Kapitel 8.
Regelverken Juridik och skatter
85
Jag har varit nämndemannadomare i Svea Hovrätt i femton år. Jag har även suttit i en del förhandlingar när det gäller mål för företag. Det ena jag har lärt mig är att juridik egentligen är ganska enkel och logisk. Det finns inget hokus pokus med våra lagar. Det andra är att du som företagare har en usel sits om det kommer till domstol. Därför ska vi undvika att någonsin hamnar där. Det kan finnas några olika anledningar till att man hamnar i domstol. 1. Skatteverket. Har du blivit stämd av Skatteverket, så beror det troligtvis på att du är korkad eller ignorant. Tro det eller ej, men Skatteverket vill inte gå till domstol. Innan det går så långt har du fått massor av tillfällen att ”göra rättelse” – även om du anser att det är fel. Det är mycket sällsynt att någon vinner över Skatteverket och när det sker är det alltid med uppbackning från en stor organisation. 2. Åklagaren. Det vanligaste jag känner till är att man inte lämnar in årsredovisningen till bolagsverket. Detta är kriminellt. Och onödigt. 3. Tvist med kund. Håller du på med en verksamhet som rör lite större summor, så kommer du förr eller senare hamna i en tvist med någon av dina kunder. Vi ska se till så att det sker så sällan som möjligt. Hur går det till vid en tvist? Domstolens ärliga avsikt vid en tvist är att hjälpa parterna att komma till en lösning på egen hand. Man får först kort berätta vad saken gäller. Sedan ber domstolen parterna överlägga med varandra om det kan finnas någon lösning på frågan, utan att domstolen dömer. Detta kan pågå ett tag med olika bud fram och tillbaka. När det gäller brottsmål är det enkelt att förutspå utslaget. Under mina ca 1 000 rättegångar kan jag bara minnas kanske 20–30 fall där utgången blev ett frikännande. Åklagaren går helt enkelt inte till domstol om det finns minsta tvekan om att hon ska vinna. Vid tvister är det helt annorlunda. Ingen kan veta hur domstolen kommer att döma. Därför försöker man så långt som någonsin möjligt att lösa frågan utanför domstolen, eller nå en förlikning med domstolens hjälp. Kom ihåg att det är stor skillnad på att ha rätt och att få rätt. Domstolen har en tendens att ge lite till den ena och lite till den andra – ingen av parterna får full.
86
Det allra viktigaste vid en tvist är att ha papper på allt – och att ha pappren i ordning. Papper är guld, de talade ordet är inte ens silver, utan kanske tenn. Men glädjande nog har du ju numera ordning på alla papper, offerter, orderbekräftelser, kontrakt, överlämnanden osv. Din sits är stark eftersom du har gjort allt jobb rätt från början. Det är meningslöst att med en sådan här bok försöka sig på att berätta hur just dina avtal ska formuleras. Det skiljer massor mellan olika branscher. – Din bransch har säkert en branschorganisation. De har troligen färdiga avtal som du kan använda.
– Papper, papper, papper. Bara papper med riktiga underskrifter är gott nog. Inte mejl, inga telefonsamtal eller muntliga överenskommelser. (Kom ihåg skillnaden mellan att ha rätt och att få rätt. Muntliga avtal gäller, men funkar inte i praktiken).
– Får du en reklamation som du tror kan leda till en tvist? Svara inte på mejlet. Bekräfta bara att du tagit emot det. Svaren blir annars en del av den framtida processen och används ofta till din nackdel. Svara inte ens att du går med på deras krav och reklamationer. Om du svarar att du ”förstår deras situation” och ”att du är beredd att byta/åtgärda deras klagomål”, så riskerar du att juridiskt erkänna att du har fel och motparten har rätt. I själva verket är det kanske kunden som har fel, men du är beredd att pga. goodwill hjälpa dem i alla fall. Risken finns att kunden ändå inte blir nöjd med din goodwillåtgärd heller och då sitter du i en ännu sämre sits än förut. – Kontakta din juristfirma. Jag använder Nordbro Jurister och troligen passar de även för dig. De har ett småföretagarpaket för några tusenlappar om året och där ingår massor, bl.a fri telefonrådgivning. – Det är en hårfin skillnad mellan god kundtjänst och juridik. Gränsen går ofta vid orden ”bestrider fakturan” som är en juridisk term.
– Om du har möjlighet, så ta själv inte del av tvisten. Har du en ”utomstående” partner, en förälder, ett syskon eller en god vän som kan agera som din representant, så är det bra. Det är en fantastisk skillnad att vara ”utomstående” och en del av tvist jämfört med att befinna sig själv mitt i smeten. Tvister är en sanslös energitjuv. Jag har många gånger märkt att när jag har kommit in som tredje part (utan att vara jurist), så löses knutarna upp. 87