Innehåll Förord...................................................................................5 1. Före presentationen........................................................6 2. Sätt ihop presentationen................................................10 3. Powerpoint-tips.............................................................25 4. Öva...............................................................................32 5. Nu är det snart dags.....................................................41 6. Hantera fjärilarna i magen.............................................43 7. Börja rätt.......................................................................47 8. Kroppsspråkstips..........................................................56 9. Tekniktips.....................................................................58 10. Smarta tips under presentationen..................................60 11. Avsluta som ett proffs....................................................73 12. När du är klar...............................................................78
3
”
Om du inte vet vad du vill åstadkomma med din presentation, så kommer inte publiken att göra det heller.” Harvey Diamond
Förord När var du på en tråkig presentation senast? Igår? Förra veckan? Jag var på en alldeles nyss. Egentligen var det inte killen som stod där framme det var fel på. Han var påläst, hade rätt erfarenheter för att jag skulle vara intresserad av att lyssna och har ett bra renommé som konsult inom sin bransch. Men han kunde inte förmedla sina kunskaper från ett podium. Tänk vad synd. Här har vi en kille som är bäst i sin bransch och som kan hjälpa vilket företag som helst framåt, men när han berättar om allt han kan göra på ett annat sätt än han brukar (via nyhetsbrev), så faller allt platt till marken. Jag är inte orolig för honom eftersom han har mer jobb än han klarar av, men tänk om han behövde nå ut mer och ingen visste vem han var. Vad skulle hända med firman då? Det är för dig som känner igen dig i den här mannen som den här boken finns. Den är till för dig som är expert på 4
något och som hamnar i situationer där du har chansen att påverka med presentationer. Här får du tipsen du behöver för att göra som proffsen gör. Mitt förslag är att du läser boken med en penna i handen och letar efter hur du kan förstärka dina svagheter, så att du blir den där presentatören som alla litar på. Det här är en idébok och därför kommer inte alla idéer att passa dig. Meningen är att du ska kunna börja med att ta till dig tio idéer som du verkligen känner kan hjälpa dig nästa gång. Och sedan hitta tio till. Nu åker vi.
5
”
90 % av hur bra en presentation blir bestäms innan presentatören ställer sig på scenen.” Somers White
4 ”
Öva När du repeterar, så kommer du att märka att du snubblar över vissa ord eller fraser. Ändra dem, så slipper du låta konstig och publiken tappa fokus. Enkelt är alltid bäst.
Det är bättre att vara tyst och bli betraktad som en dåre än att öppna munnen och ta bort alla tvivel på det.” Mark Twain
Memorera inte allt ordagrant förutom de första viktiga meningarna och strunta i att lägga resten av talet på minnet eftersom det blir så uppenbart för publiken att du gjort det. Du tappar naturliga pauser, intonation och variation av hastighet i talet – det som vanligt tal i vanliga situationer har. Du låter som en maskin som bygger murar mellan dig själv och publiken. Dessutom blir det svårt om någon avbryter dig med en fråga eller om något annat oförutsett händer. Helt plötsligt pratar du normalt tills frågan är besvarad och sedan kliver du in i maskinen igen och börjar mässa vidare. Få det att låta spontant. Ja, du har förberett dig i tiotals timmar. Du har övat, skrivit om och bytt ingångsvinklar, men du måste ändå jobba hårt för att få det att låta som om du är en enorm kunskapsbank som man bara behöver trycka på en knapp på för att härlig inspiration ska komma ut. Det lättaste sättet att göra det här på är att träna in presentatio32
nen, först själv och sedan framför någon annan. Du kommer att märka var stakningarna sitter och vad som känns tjockt och obekvämt. När du känner dig säker på att din presentation sitter och du har tränat på den tillräckligt många gånger, så är det smart att ha en generalrepetition framför en riktig publik. Och gärna i de kläder du tänkte ha, så att det blir så nära skarpt läge som möjligt. Instruera din publik att inte avbryta, men att komma ihåg sina kommentarer och ta upp dem i slutet.
Filma dig själv med en kamera. Det är egentligen det enda sättet för dig att verkligen se vad du gör för konstigheter. Du kanske överanvänder vissa gester som publiken sedan bara sitter och väntar på ska komma eller så överanvänder du vissa ord. Kolla dig själv. Kom ihåg att det inte är en presentation – det är ett uppträdande du ska göra. Så träna.
33
4
5
Nu är det snart dags Ha kläder som får dig att känna dig säker och snygg. Ta på dina favoritskor, din kostym, dräkt, byxor, blus, skjorta eller vad du vill som du gillar mest och som passar publiken. Ta kontroll över omgivningen redan i förväg. Se till att du får se lokalen där du ska presentera, så blir du maximalt bekväm och oförutsedda överraskningar kan undvikas. 1. Flytta datorn, podiet, bänken eller vad du använder dit du vill att saker ska stå – din komfortzon. 2. Öva in och testa övergången mellan dig och den tidigare talaren. 3. Rör dig lite runt omkring i miljön du ska vara i och gör dig bekväm med ljus, eluttag och andra praktiska detaljer – men det viktiga här är att du rör dig och gör området till ditt revir. Öva dig på att se självsäker ut. Många människor dömer självförtroende efter hållning, kroppsspråk och rösten. Ju mer du övar dig på att se säker ut framför spegeln - din äkta hälft eller jobbarkompis - desto mer av ditt självförtroende kommer publiken att se när du ställer dig där framme. 34
Hantera fjärilarna i magen Jerry Seinfeld gjorde en sketch där han pratade om att studier har visat att människor är mer rädda för att prata inför folk än att dö. Det innebär, menade han, att om du ska gå på en begravning, så är det bättre att vara den som ligger i kistan än att vara den som håller talet för den döde. Ångest inför att tala inför folk är alltså så stark och kraftfull att man hellre dör än att kliva fram och tala. Misstaget som många gör är att inte hålla en bättre presentation. Det handlar mer om att bli kompentent än att skaffa sig bättre självförtroende. Träning är hela hemligheten. Och förstås att göra rätt. Peppa dig själv. Du har något att säga som andra vill eller behöver få höra. Någon tycker att du är den bästa personen att leverera det här meddelandet. Oroa dig inte över oron i magen. De flesta människor känner en oro över att prata inför andra. Hemligheten till framgång är det som den här boken ger dig. Förberedelser är nyckeln. Väl förberedd kommer din presentation att ta hand om sig själv. De flesta i din publik vill dig väl. De vill att du ska lyckas. De är på din sida. Har du själv varit på en presentation och 41
6
6
hoppats att den som står där framme ska misslyckas? Nej, det är klart du inte har. De som sitter där vill att du ska lyckas, det är därför de har investerat sin tid i att lyssna på vad du har att säga. Var dig själv. Din presentation handlar inte om att vara perfekt, den handlar om att skapa kommunikation med andra och leverera ett ärligt meddelande. Den uppgiften blir mycket enklare om du är dig själv. Att göra sin hemläxa och vara förberedd ger dig ett lugn och ett gott självförtroende direkt när du sagt dina första ord och ännu mer ju längre presentationen varar. Det bästa sättet att gå från nervositet till lugn är att förstå situationen du befinner dig i. Skälet till att de flesta människor blir nervösa är att de är rädda för det okända, till exempel: • Hur kommer publiken att reagera? • Hur ser det ut där vi ska vara? • Kommer utrustningen fungera? Och det här slipper du genom att veta mer, så ta reda på mer. Prata med dig själv som din bästa vän skulle prata med dig. Han/hon skulle peppa dig och ge dig självförtroende och tala om att du kommer att klara det här perfekt, att du är förberedd och att du ska ha kul under presentationen. Skaffa en säkerhetslina. Förbered något som du kan be din publik att skriva ner. Det tar bort blickarna från dig en 42
7
Börja rätt Lär dig starten på din presentation utantill. Nervositet är mest påtagligt under den första minuten och att ha introduktionen under kontroll är bra eftersom bara en liten del av dig jobbar med nervositet under just den där första minuten. Träna in introduktionen tusen gånger, så att dina läppar rör sig av sig själva om hjärnan fryser till lite. Börja starkt. Det finns tre saker som publiken älskar och du kan få deras uppmärksamhet om du ger dem alla tre snabbt: 1. Respekt för deras tid. Låt dem snabbt veta hur lång tid du kommer att prata. Du kan till exempel säga “Inom de närmaste tio minuterna kommer jag visa att …” 2. Kontakt – publiken vill att du ska lyckas. Skapa publikkontakt genom att ta med åhörarna. Visa intressanta siffror, ställ proaktiva frågor, kommentera något som just har hänt eller berätta en personlig historia som har med ditt ämne att göra. 3. Underhåll. Du behöver inte bli en komiker, men alla gillar 47
”
Fråga dig själv; Om jag bara hade en minut på scenen, vad måste jag då absolut säga för att få fram mitt meddelande?” Jeff Dewar
8
Kroppspråkstips En studie från UCLA om lyckade presentationer kom fram till att 7 % handlar om vad som sägs, 38 % om hur presentationen görs och 55 % om kroppsspråket.
”
Om du presenterar dig själv som perfekt, så kommer vi inte tro dig och vi kommer att hata dig. Vi gillar dig när vi ser att du är lika full av fel som vi är.” Okänd
• Ta dig bort från podiet. Att visa hela dig ger publiken en känsla av att du är säker på dig själv och det du säger. Gå runt och blanda dig med publiken i den mån det går. • Öppna upp bröstet och armarna och stå med rak rygg. Det hjälper dig att andas och känna dig mer avslappnad. • Gör publiken lugn och trygg genom att själv le. • Visa engagemang genom gester med armar och händer på ett naturligt sätt. Håll inte tillbaka dina känslor. • När du vill visa auktoritet, så använd mindre gester. Det visar att du är en säker person. • Använd det fysiska utrymme du har. Rör på dig. Om du till exempel ska visa tre punkter: Berätta om punkt ett och när du ska berätta om punkt två, så ta ett par steg bort osv. • Variera dina gester genom presentationen. En del saker som du har att säga kräver kanske större eller mindre gester och uttryck. Fundera över vilka.
56
9
Tekniktips Gör de tekniska hjälpmedlen till dina bästa vänner. Behärska dem, testa dem, lär dig dem utantill, dra ut sladden och se vad som händer när strömmen bryts och hur du får igång allt igen. Att lita på tekniska hjälpmedel går inte om man inte behärskar dem. Framför allt måste man vara förberedd på vad man ska göra NÄR tekniken strular. Gör upp en plan B. Vad ska du göra om utrustningen inte fungerar? Förutsätt att något går åt skogen just under den viktiga dagen, så du slipper stå där med skammen. Gör helt enkelt en katastrofplan. Den gör dig också lugnare eftersom den ger dig ännu mer kontroll över situationen. Många saker kan hända med datorn, projektorn, mjukvaran, kablarna osv, osv. Men det här kommer inte att hända dig eftersom: • Du har din presentation lagrad, inte bara i datorn, utan också på ett USB-minne eller en CD. • Du har sparat din presentation i olika format, kanske både som PDF och i Word.
58
10
Smarta tips under presentationen Förenkla språket. Steve Jobs presenterade Ipoden med att berätta vad den har för nytta (Man kan ha 1 000 låtar i fickan) istället för att tråka ut publiken med att prata om hur den är uppbyggd. Krydda med metaforer för att göra svåra saker lättare att förstå. Berätta inte bara – visa oss. Hjärnan processar bilder 60 000 gånger snabbare än ord. Ge din publik information som visar och bevisar dina mål. Det kan till exempel vara: • Exempel. • Jämförelser. • Citat. • Forskningsresultat. • Statistik. • Intyg från experter.
60
Se dig själv som en guide som leder åhörarna genom din presentation och alltid med tankarna på både dina egna mål och på behovet hos dem som lyssnar. Om du är där för att sälja in din lösning, så börja med att fråga vad som har förändrats sedan ni talades vid sist. Om du inte gör det, så kan din presentation komma från fel håll. Summera gärna det du har uppfattat om deras situation, då vet du också bättre vad du ska fokusera på. Starta när du har sagt att du ska börja och sluta när du har sagt du ska sluta. Det här låter självklart för dig, men hur många gånger får man inte sitta och skruva på sig när någon där framme bara fortsätter att babbla, förförd av sin egen entusiasm och brist på respekt för andras tid. Folk gillar dig mer om du släpper bollen på utsatt tid. Om det finns folk som vill prata vidare med dig, så får de göra det efteråt. Det finns ett gammalt talesätt som säger – ”Ingen har någonsin klagat på att en presentation varit för kort.” Ingenting dödar en presentation mer än att hålla på för länge. Människor känner sig sedda om du kommer ihåg deras namn och använder dem. Om du själv är den som gör namnskyltar, så tänk på att göra förnamnet större på skylten så att du lättare ser vad folk heter.
61
10 ”
Det finns två typer av talare i världen. 1. De nervösa och 2. Lögnarna.” Mark Twain
Använd specialeffekter. Det finns två specialeffekter för rösten som du kan använda för att variera ton och fart under presentationen och hålla kvar publiken: 1. Repetera nyckelfraser som du vill att publiken ska komma ihåg. 2. Ta ett par sekunders paus innan eller efter du säger något viktigt. Dissa inte konkurrenterna. Använd inte din priviligierade roll som talare till att prata skit om konkurrenterna. Publiken gör dig en tjänst som låter dig stå där. Missbruka inte deras förtroende för att få orättvisa fördelar framför konkurrenterna. Om du ska vara något, så var artig när dina konkurrenter kommer på tal. Det är snyggt och proffsigt. Visa din entusiasm. Det är nästan alltid roligt att lyssna på någon som verkligen är engagerad i det han/hon pratar om, oavsett vad det är. Man smittas av glöden och känner att man kan lita på den som pratar, så håll inte tillbaka. Visa din passion för ämnet. Prata som om du väntat hela livet på den här chansen att få berätta din historia. Försök inte att imponera. Målet är inte att försöka imponera. Imponera gör man bäst genom att vara genuin, genom att dela med sig, inspirera, hjälpa, lära ut, informera, guida och motivera.
71
10
”
Sälj inte det du inte tror på – vi märker det.” Okänd
12 ”
Många försök att kommunicera är meningslösa om man säger för mycket.” Robert Greenleaf
• Du kan dela ut interaktivt material och arbetsblad med uppgifter som kan lösas och övningar att göra under presentationen enskilt, i par eller i grupp. Svaren kan bli grunden för vidare diskussioner.
Du kan dela ut informationen efter presentationen: Om du vill att din publik ska gå från presentationen med en summering av vad du sagt kan du dela ut informationen efteråt och det är smart– men berätta inte att de ska få med sig något förrän du är klar. Detta eftersom folk kan få för sig att materialet är mer omfattande än det är och då sluta lyssna. Dessutom, om folk vet det kan de be sina kollegor att ta med sig information hem istället för att komma och lyssna på dig. Planera vilken information du ska ge bort, samtidigt som du planerar presentationen. Det du ger bort ska vara en reflektion av din presentation, en extra styrka. Eftersom du tänker på ett visst sätt när du gör presentationen, så kan du lätt se hur du ska göra för att ta fram ett material som stöder det du tänker säga. Och glöm inte din kontaktinformation. Fira! Du har gjort en egen fantastisk presentation. Du är värd något bra. Ge dig själv det. Och lycka till nu.
80