9789180070324 by Smakprov Media AB

Monica Ivesköld

Bli framgångsRIK i Excel Ingår i bokserien "FramgångsRIK"

Lär dig från grunderna till avancerade funktioner

Excel – Bli en formel 1förare

Innehållsförteckning 1-1 Nycklar till vardagen – Excel ......................................................................8 Snabbåtkomstmenyn...................................................................................9 Menyerna ..................................................................................................11 Minimering och expandering av skärmbilden ............................................14 Namnruta och cell......................................................................................14 Bladnamn och statusrad............................................................................14 Snabbkommandon ....................................................................................15 1-2 Snabbåtkomst och utskriftstips ................................................................15 Ta bort ikoner från Snabbåtkomstfältet......................................................17 Inställningar för utskrift ..............................................................................17 Förhandsgranska kalkylbladssidorna före utskrift......................................20 Utskriftsformat ...........................................................................................22 1-3 Kalkylblad och serier ................................................................................29 Samma text på flera blad...........................................................................30 Serier.........................................................................................................31 1-4 Celler, rader och kolumner.......................................................................32 Celler .........................................................................................................32 Rader och kolumner ..................................................................................32 Radbyte .....................................................................................................32 Sammanfoga celler....................................................................................33 Orientering.................................................................................................33 Justering....................................................................................................33 Formatera celler ........................................................................................34 Olika format ...............................................................................................34 Format – Teckenformat .............................................................................35 Ramar........................................................................................................36 Färg ...........................................................................................................36 Kolumn- och radbredd ...............................................................................37 Cellformat ..................................................................................................39 Centrera över kolumner.............................................................................40

Infoga eller Ta bort kolumner/rader i en tabell ...........................................41 Summera...................................................................................................41 1-5 Skapa egen budget..................................................................................42 Beräkna i Excel .........................................................................................43 Beräkningsordning – prioriteringsregler.....................................................43 Parenteser.................................................................................................44 Beräkna procent ........................................................................................45 2-1 Tabellrubriker och dölj/visa ......................................................................45 Tabellrubriker som upprepas vid utskrift - på varje blad ............................46 2-2 Sidbrytningar............................................................................................49 2-3 Söka/Ersätta och Länka från andra blad ..................................................50 Söka/Ersätta..............................................................................................51 Länka från andra blad................................................................................52 2-4 Villkorsstyrda format.................................................................................53 Formatera med hjälp av färgskala .............................................................54 Formatera med hjälp av datastaplar..........................................................54 Formatera med hjälp av ikoner..................................................................55 Beräkna summa utan summa-funktion......................................................59 3-1 Markering och Kopiera blad .....................................................................60 Markering, snabbförflyttning och Kopiera blad ..........................................60 3-2 Stavningskontroll och infoga symbol........................................................62 Stavningskontroll .......................................................................................62 Infoga symboler.........................................................................................63 3-3 Autokorrigering.........................................................................................63 3-4 Autofilter...................................................................................................66 4-1 Formulär...................................................................................................68 Säkerhetscenter ........................................................................................70 4-2 Etiketter och Formulär-kontroll .................................................................73 Skillnad på rullister ....................................................................................75 Knappar.....................................................................................................75 Alternativknappar = radioknappar..............................................................76 Kalkylövning i formulär ..............................................................................77

4-3 Grupprutor och ramkontroller ...................................................................78 4-4 Dataverifiering..........................................................................................80 Dataverifiering av Rullister, Listrutor, Kryssrutor, Kommandoknappar ......80 4-5 Dataformulär för register ..........................................................................83 GDPR ........................................................................................................84 Dataformulär i snabbåtkomst.....................................................................86 Lägg in befintliga rubriker i dataformulär ...................................................87 Använda Dataformulär för att revidera i befintliga listor.............................88 Dataformulär - allmänt ...............................................................................89 5-1 Skydda blad .............................................................................................89 Skapa skydd..............................................................................................91 Ta bort skydd.............................................................................................94 5-2 Mallar .......................................................................................................94 Skapa och använda en Excel-mall ............................................................94 Skapa mall.................................................................................................95 Ställ in var du har dina mallar ....................................................................99 5-3 Namnhanteraren ......................................................................................99 Skapa namnlista......................................................................................100 Gå till namnlistan.....................................................................................101 Knyt ihop Namnhanteraren och Dataverifieringen...................................101 5-4 Grafiska bilder........................................................................................102 Förstora/förminska bilder.........................................................................104 Beskära bilder .........................................................................................105 Infoga bilder.............................................................................................105 Infoga figurer ...........................................................................................106 Ändra färg på en figur..............................................................................106 Rotera figurer ..........................................................................................107 Kantlinjer och ramar ................................................................................108 5-5 SmartArt och WordArt ............................................................................114 Infoga SmartArt .......................................................................................116 Punkter och numreringar .........................................................................117 Ändra färger på SmartArt-grafiken ..........................................................118

Ändra utseende på SmartArt ...................................................................118 Lägga till i efterhand ................................................................................119 Skapa relationer och matriser..................................................................120 Snabb förändring av SmartArt .................................................................121 Infoga bild i bilden ...................................................................................122 Infoga WordArt ........................................................................................122 6-1 Organisationsschema ............................................................................123 Infoga schema.........................................................................................124 Ändra schema .........................................................................................125 Relationer mellan boxarna.......................................................................126 6-2 Diagram .................................................................................................129 Skapa diagram ........................................................................................129 Kalkyl på eget blad ..................................................................................131 Byta design på diagrammet.....................................................................131 Flera serier ..............................................................................................132 Kombinationsdiagram..............................................................................133 Infoga miniatyrdiagram ............................................................................137 6-3 Kantlinjer & Dataetiketter .......................................................................137 Lägga till diagramrubrik ...........................................................................138 Axelrubriker .............................................................................................139 Förklaring ................................................................................................141 Infoga datum i kalkylen............................................................................143 Kantlinjer för både diagram och egna knappar........................................143 Dataetiketter i ett diagram .......................................................................146 6-4 Färg och form.........................................................................................148 Duplicera .................................................................................................150 Kopiera format.........................................................................................151 6-5 Ekonomisk frihet ....................................................................................151 7-1 Formelhanteraren...................................................................................152 Grundläggande matematik och relativa referenser..................................153 Absoluta referenser .................................................................................154 7-2 Gant-Schema.........................................................................................155

Justera datum..........................................................................................158 Radera delar av förklaring .......................................................................161 Diagramrubrik och flytt av förklaringsruta ................................................161 Ändra linjerna i Gant-schemat .................................................................162 Vinkla texten (datum)...............................................................................163 7-3 Testa formelhanteraren..........................................................................164 Matematisk formel ...................................................................................165 Finansiella formler - AMORT och BETALNING .......................................170 BETALNING ............................................................................................170 AMORT = amortering ..............................................................................172 Statistik – MEDEL....................................................................................176 Formeln LETA RAD.................................................................................179 Villkor OM................................................................................................181 Formel Slutvärde .....................................................................................184 7-4 Länkade objekt.......................................................................................187 7-5 Inbäddade objekt ...................................................................................189 8-1 Pivottabeller ...........................................................................................190 8-2 Skapa en Pivottabell ..............................................................................191 Uppdatera en befintlig Pivottabell............................................................199 8-3 Rapportfilter ...........................................................................................200 8-4 Skapa Pivot-diagram..............................................................................207 8-5 Samspel mellan Office-program.............................................................210 Övning Skapa Pivottabell på 60 sekunder...............................................211 Snabbkopieringstips i kalkyler och serier.................................................213 9-1 Konsolidering .........................................................................................214 Uppdatera tabeller vid konsolidering .......................................................219 9-2 Scenarier................................................................................................219 Skapa scenarier ......................................................................................222 9-3 Skapa sammanfattningsrapport .............................................................224 9-4 Målsökning.............................................................................................226 9-5 Funktionen Veckodagar och Text ..........................................................228 10-1 Fler användbara funktioner - Sorteringar och format ...........................231

Ta bort dubbletter ....................................................................................233 Funktionen Sammanfoga ........................................................................234 10-2 Funktionerna IDAG, Medelvärde och snabbformat ..............................235 Formeln IDAG .........................................................................................236 Spara filer med lösenordsskydd ..............................................................237 Snabbformateringsfunktion......................................................................237 10-3 Listor, kantlinjer och procent ................................................................238 Låsa fönsterrutor, rubrikrader osv ...........................................................238 Anpassade listor......................................................................................239 10-4 Leta upp, Splittra och OM ....................................................................241 LETA UPP ...............................................................................................242 Splittra – Text till kolumner ......................................................................244 Funktionen OM........................................................................................246 Plats för återskapning av filer samt inställning av standardkatalog och mallar.......................................................................................................248 Antal dokument vid öppna .......................................................................248 10-5 Makros mm ..........................................................................................249 Spela in makro ........................................................................................250 Kör makro................................................................................................251 Felaktig inspelning...................................................................................252 Ta bort makro ..........................................................................................252 Kommentarer...........................................................................................253 Avslutande effektivitetstips - Mallar .........................................................254 Summering...................................................................................................255 Tack och tips om fler fackböcker .............................................................256

1-1 Nycklar till vardagen – Excel Det spelar ingen roll om du är van användare eller novis. Du kommer – med hjälp av dessa instruktioner - att kunna lära och träna på dina nya kunskaper mot en effektiv användning av Excel. Du börjar med en kort introduktion till vad du ser när du startar Excel samt ditt första effektivitetstips. Nedan ser du kalkylarket i Excel och de flikar (menyer) som finns tillgängliga. Du har bladet med kolumner och rader samt en statusrad nertill.

Varje ruta i Excel är en cell, se nedan. Varje rad är en rad med unikt nummer och varje kolumn är en kolumn med unik beteckning.

Varje blad är ett ark som du kan döpa genom att dubbelklicka på fliken och namnge. Arken kan enkelt flyttas genom att du drar dem till önskat läge.

Snabbåtkomstmenyn Allra längst upp har du fältet Snabbåtkomst. Här kan du lägga in sådana ikoner som du använder dagligen.

Du kan således ändra detta till exempelvis: Genom att ställa markören över respektive ikon, ser du vad den används till, exempelvis: Klickar du på pilen (i fältet) kommer du åt nedanstående. Genom att välja i listan, får du tillgång till ikonen som gör en snabbväg till dig och du får då en ny knapp för detta. 9

Lägga till ett kommando i verktygsfältet Snabbåtkomst Högerklicka på ett verktyg/ kommando i någon meny, och klicka på Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst på snabbmenyn. Det kan exempelvis se ut så här:

Jämför nu på snabbåtkomstmenyn så ser du att verktyget är tillagt.

Gör så här: 1. Högerklicka på det verktyg som du vill lägga till i verktygsfältet Snabbåtkomst, exempelvis knappen Formatera som tabell (på Startmenyn) 2. Välj Lägg till i verktygsfältet Snabbåtkomst

Menyerna Här ser du samtliga menyer i Excel 365 i Officepaketet samt även i Excel 2010 (för jämförelse om du har en äldre version).

Start: Här har du alla format – även tabellformat

Infoga: Här kan du infoga diagram, bilder, textrutor och symboler

Sidlayout: Här styr du marginaler, stående/liggande, utskriftsområden, stödlinjer, rubriker mm

Formler: Här får du hjälp med formlerna

Data: Här sorterar och filtrerar du mm

Granska: Här har du stavningskontroll och synonymordlista samt det är här du skyddar arbetsblad/-bok och skapar kommentarer

Visa: Här styr du visningslägen, ex vis i %

Nedan meny finns inte i alla versioner. Här ser du den i Excel 2010. Den uppstår oftast inte förrän du börjar programmera.

Utvecklare: Här skapar och kör du makron

Format: Vissa flikar blir inte synliga förrän du gjort något, som ex vis den här som du får fram när du klickar på en bild – eller som nedanstående som också är en Format-flik. Dessa kan se olika ut beroende på typ av bild etc

Format: I samband med diagram

I den här boken får du tipsen som gör dig framgångsRIK i Excel. Boken bygger på en 20-veckors onlinekurs. Inga förkunskaper behövs. Lär dig från grunderna till avancerade funktioner. I boken får du tips på hur du kan: Skapa din egen budget, fixa format på kalkylerna, kopiera och samarbeta med andra Office-program, sortera och selektera, skapa dataformulär, skydda blad, skapa mallar, arbeta med grafik, skapa organisationsscheman och diagram, beräkna med hjälp av formler, skapa pivottabeller, scenarier och konsolidera samt många andra finesser. Monica Ivesköld har skrivit ca 70 fackböcker sedan 1980talet. Många böcker inom IT och inom hantverket att skriva (både fack- och skönlitterärt) samt inom effektivitet som är ett av hennes professionella utbildningsområden sedan närmare 40 år tillbaka. Monica har även skrivit novellantologier, barnböcker och romaner. I dagsläget erbjuder Monica ca 30 olika onlinekurser och du kan läsa mer på www.monicaiveskold.se. Tydliga instruktioner med bilder i Excel 2010 och Excel Office 365. Monica Ivesköld har utbildat i Excel under mer än 30 år och har skrivit ett antal böcker för dig som vill bli "framgångsRIK", dvs rik i tid genom att hitta smarta lösningar.