Effektiv Digitalisering eller
'Hur svรฅrt kan det vara?'
En รถverlevnadshandbok fรถr verksamheten i en alltmer digital vardag av
Fredrik Bรถrjesson
Effektiv Digitalisering eller 'Hur svårt kan det vara?'
© 2020 Börjesson, Fredrik Förlag: BoD – Books on Demand, Stockholm, Sverige Tryck: BoD – Books on Demand, Norderstedt, Tyskland ISBN: 9789178512720 Formgivning Nils-Erik Lindström Illustrationer Fredrik Börjesson
Effektiv Digitalisering eller 'Hur svårt kan det vara?'
Innehållsförteckning
Sida
“Hur svårt kan det vara?” .............................................................................................................. 5 Förord .................................................................................................................................................... 7 Förändringens vindar ................................................................................................................................7 Nygamla utmaningar: krav på ledningen ..........................................................................................8
Digitalisering.................................................................................................................................... 10 Digitalisering av verksamheten: vår tids industrialisering .................................................... 10 Digitalisering: en riskfylld operation ............................................................................................... 11
Övergripande kunskap du behöver besitta........................................................................ 13 Projekt kontra agilt .................................................................................................................................. 13 Utvecklingsfaser........................................................................................................................................ 14 Vattenfall kontra agil utveckling och SAFe .................................................................................... 16 Skillnaden mellan vattenfall och agil utveckling ......................................................................... 18 ‘Pipeline driven’ utveckling tex SAFe ............................................................................................... 19 Utvecklingsformer: vidareutveckling jämfört med nyutveckling och rewrite ............... 20 Nyutveckling............................................................................................................................................... 21 Rewrite/ omdesign .................................................................................................................................. 22 Utvecklingsplattform .............................................................................................................................. 24 Egenutveckling .......................................................................................................................................... 25 Team............................................................................................................................................................... 25 Små team...................................................................................................................................................... 26 Stora eller fragmenterade team.......................................................................................................... 27 Mellanstora team ...................................................................................................................................... 29
Från beställning till produktion .............................................................................................. 30 Beställningens livscykel......................................................................................................................... 30 Leverera med rätt kvalitet .................................................................................................................... 31 Mät kvaliteten på leveranserna .......................................................................................................... 33
1
Fredrik Börjesson
Ta fram en Informationsstrategi i analysfasen.............................................................................34 Inför genomförande .................................................................................................................................36 Den medvetna beställaren.....................................................................................................................38
Krav - den röda tråden ................................................................................................................ 40 Syfte med krav............................................................................................................................................40 Vad är ett krav ............................................................................................................................................41 Kravnivåer....................................................................................................................................................44 Kravställare .................................................................................................................................................51 Ordnad kravstruktur ger lägre risk ...................................................................................................54 Kravkompetens - verksamhetens nya ben .....................................................................................58
Nyckelfaktorer för att lyckas .................................................................................................... 63 Beställ på rätt nivå....................................................................................................................................63 Fokus på helheten .....................................................................................................................................63 Fokus på kraven.........................................................................................................................................64 Summering: Krav.......................................................................................................................................64
Fallgropar att undvika................................................................................................................. 67 Beställa direkt till genomförandefasen............................................................................................67 Juridiska avtal (Outsourcing och driftavtal) som glömmer processen...............................67 Inkompletta team......................................................................................................................................68 Metodikfanatism........................................................................................................................................68 ‘Jag har gått kursen men det funkar ändå inte’.............................................................................69 Ignorant kravhantering ..........................................................................................................................70 Bristande teknisk kompetens ..............................................................................................................71 Bristande analytisk kompetens...........................................................................................................71 Problem vid vattenfall.............................................................................................................................73 Problem vid agil utveckling (SCRUM)...............................................................................................74 Kombinera det sämsta av agil och vattenfall.................................................................................75 Problem vid SAFe ......................................................................................................................................76
2
Effektiv Digitalisering eller 'Hur svårt kan det vara?'
Orsaker till misslyckade eller utmanande uppdrag ....................................................... 78 Beställarens krav och engagemang saknas ................................................................................... 78 Felaktig styrning ....................................................................................................................................... 78 Storleken skapar problem .................................................................................................................... 79 Nyutveckling hanteras som om det vore vidareutveckling .................................................... 80 Kommunikationen är naiv .................................................................................................................... 82
Överlevnadsguider........................................................................................................................ 83 Beställarens 7 budord: ........................................................................................................................... 83 Scenario: Jag sitter i styrgruppen/jag är beställaren ................................................................ 83 Scenario: Jag ska beställa en analys .................................................................................................. 84 Scenario: Vi är inne i analysfasen ...................................................................................................... 85 Scenario: Vi är inne i Förberedelsefasen ........................................................................................ 86 Scenario: Jag ska beställa ett genomförande................................................................................. 88 Scenario: Jag ska ta emot en leverans från ett genomförande............................................... 89 Scenario: Arbetet har pågått ett tag men det händer inget! ................................................... 89 Scenario: Uppdraget är en evighetsmaskin. Varför tar det aldrig slut!.............................. 91
Om författaren................................................................................................................................. 95 Om boken ..................................................................................................................................................... 95
3
Effektiv Digitalisering eller 'Hur svårt kan det vara?'
“Hur svårt kan det vara?” Enkla beställningar till IT som plötsligt blir svåra. Nya arbetsrutiner och nya förutsättningar kommer in till verksamheten. Varför är det alltid så krångligt? Verksamhet och IT smälter ihop allt mer. Digitaliseringen är ett faktum. Var börjar verksamheten och var slutar IT? Det här är en bok för dig, vare sig du är medarbetare eller chef, som vill att digitaliseringen av verksamheten ska bli effektiv. För dig som vill ha en enklare vardag. IT och verksamhet är numera så integrerat att digitalisering inte längre är en transformation från analogt till digitalt, det är ett nytt sätt att arbeta. Den här boken hjälper dig att överleva gränslandet mellan IT och verksamhet.
5
Fredrik Bรถrjesson
6
Effektiv Digitalisering eller 'Hur svårt kan det vara?'
Förord Den här boken är främst riktad till verksamheten. Oavsett om läsaren är en chef, medarbetare eller sitter i ledningen. Den är riktad till personer som inte ser sig som en del av IT men regelbundet jobbar med att beställa till IT eller ingår i arbetsgrupper för något som ska utvecklas av IT. För dig som upplevt hur en till synes enkel beställning plötsligt blir ett oöverstigligt berg. För dig som varit med om att det introduceras processer och rutiner, nya kontaktpersoner eller till och med hela avdelningar med syfte att göra det enklare och effektivare. Men ändå så jävla krångligt. Den här boken är för dig som tänkt eller sagt ‘Hur svårt kan det vara?’. För dig som vill veta hur fallgropar ska undvikas och få till ett effektivt flöde. För dig som vill överleva den digitala vardagen. Den här boken behandlar ämnen som, även om du inte kan påverka din vardag fullt ut, kan ge förståelse om varför uppdraget/organisationen har problem. Varför kostnader att utveckla produkter, tjänster eller löpande förbättringar inom egna verksamheten inte sänks som förväntat. Varför tex SAFe inte ger den effekt som man hoppades. Varför du känner att något skaver trots att ni ska arbeta enligt den senaste agila metodiken. Varför den enkla beställningen inte var så enkel. Även om problemen inte går att lösa så kanske vi kan rädda ditt förstånd genom att visa på aktiviteter inför nästa uppdrag.
Förändringens vindar IT är idag så sammanlänkat med verksamheten att det i många fall inte längre går att skilja dem åt. Det är en ny tid där effektiva IT-beställningar mer och mer likställs med effektiv verksamhet. Att beställa IT är en del av verksamheten. Kraven på beställaren ökar. Kraven på organisationen ökar. Kraven på ledningen ökar. Statistiken visar att många av problem som får uppdrag eller projekt att misslyckas härrör till beställarens domän. Den statistiken har varit relativt stabil i 15 år. 15 år är en lång tid. Så pass lång att man kan hävda att det finns en 7
Fredrik Börjesson
trend hos organisationer att inte ta lärdom. Man fortsätter i samma krokiga hjulspår år efter år. Att beställa ett IT-projekt och ‘göra som vi alltid gjort’ har visat sig vara en dyr strategi. Det är en tid där organisationer behöver vara flexibla. Att fortsätta i gamla hjulspår är inte hållbart på sikt. Privata aktörer kan bli omsprungna av nya företag utan att se det komma och kan sakna förmåga att snabbt möta nya aktörer. Det här gäller även myndigheter. Det gäller att kunna uppfylla sitt uppdrag och det innebär att kunna tillgodose medborgarnas digitala behov. Det går inte längre att ursäkta sig med ‘IT är så svårt’ när IT är en del av verksamheten.
Nygamla utmaningar: krav på ledningen Min bild är att kraven på ledningen kommer öka. Varför då? Jo, även ledningen påverkas av att verksamhet och IT smälter ihop. Vilket innebär att den strategiska miljön ändras. En person i högsta ledningen, nu när IT och verksamhet smälter ihop, måste förstå de förutsättningar som digitaliseringen innebär för att vara en marknadskraftig och effektiv ledare. Det här är inte nytt. Ledningen har alltid haft krav på sig att kunna fatta strategiska beslut. Däremot, som jag uppfattar det, har många i ledande befattning valt att inte skaffa sig tillräckligt hög IT-kunskap för att fatta strategiska beslut i den digitaliserad verksamhet. Det kan leda till kontraproduktiva beslut. Ett exempel är att köpa in ett dyrt ärendehanteringssystem utan att egentligen veta vad ett ‘ärende’ innebär i systemet och sen upptäcka att ärende i verksamheten är något helt annat. Avtalet är på 4 år och för att verksamheten ska kunna fungera som tidigare måste man utveckla funktioner på den nyinköpta systemet som det inte är designat för. Förutom kravet på att kunna fatta strategiska beslut finns kravet att effektivisera verksamheten. På senare tid har många många större organisationer börjat gå över till sk “pipeline driven development”, tex SAFe. Detta för att minska risken för misslyckad eller onödigt dyr IT-utveckling och för att organisationen ska bli mer effektiv. Att den nya metodiken kommer ge 8
Verksamhet och IT smälter ihop allt mer. Var börjar verksamheten och var slutar IT? Digitaliseringen är ett faktum. Den här boken är för dig som vill att det ska funka bra i samspelet mellan IT och verksamhet. För dig som är less på allt strul och istället vill skapa värde genom hela arbetsdlödet. Effektiv Digitalisering hjälper dig att överleva gränslandet mellan IT och verksamhet.
ISBN 978-91-7851-272-0