skriva klarspråk
ANNA KLEINWICHS MAGNUSSON
Tydlig kommunikation i en tid med AI
Innehåll
1.
2.
3.
Välj ord som känns 74
Piffa till de viktigaste orden 75
Klarspråk + copywriting = sant 75
Det är ofta lättare att skriva nytt än att skriva om 76
10. g ör dina texter tillgängliga F ör både människor oc H maskiner 77
Syntax och semantik: två nycklar till tillgängligt språk 78
WCAG: tillgänglighetskraven som påverkar dig 79
Flerspråkighet och lättläst 81
SEO: när du vill bli hittad 82
AI-sök: ny teknik tolkar din text 83
UX: användarupplevelsen börjar med språket 84
Metadata: det osynliga som gör texten synlig 86
Så arbetar du med tillgänglighet i en organisation 87
11. ai oc H F ramtidens texter 88
AI är ett användbart stöd 88
Det här behöver du tänka på 89
Var tydlig med vad du vill ha 90
Ge verktyget rätt input i form av underlag, data eller fakta 93
Kontrollera, justera och ta ansvar för resultatet 95
Gör AI till en värdefull tillgång! 98
Våga prova – men gör det med eftertanke 99
12. Hitta rätt tonläge i H ela organisationen 103
Ett gemensamt språk och tonläge signalerar trovärdighet 103
Hitta rätt balans 104
Ett exempel: Påminnelse om handlingar 106
13. b ygg en språksmart organisation 110
Dela ansvar och lyckas 110
Andras ögon gör texten bättre
Lär av varandra
Gör det lätt att göra rätt
Ledningens roll
Skapa tid för skrivande och lärande 114
Följ upp och fira framsteg
14. cH ecklista
s lutord
Förord
Vi lever i en tid av brus. Aldrig förr har vi haft så många kanaler, så mycket information och så lite tid att ta in den. När tempot höjs, tonläget skruvas upp och mängden information ökar är det lätt att glömma det grundläggande: att mottagaren ska förstå. För offentlig sektor är det dessutom en skyldighet. Språklagen säger att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt. Det låter självklart, men i praktiken är det klurigt.
Ibland får jag brev från myndigheter som jag har svårt att förstå innehållet i. Då känner jag mig dum – jag som har svenska som modersmål, har studerat länge och läser texter varje dag. Jag borde ju förstå. Och om inte jag gör det, hur ska då någon som är stressad, otränad eller har ett annat modersmål kunna ta till sig informationen?
Jag hinner både irritera mig och elda upp mig. Ibland får jag till och med lust att skicka tillbaka samma brev fast i en omskriven och lättförståelig version. Det har jag inte gjort.
I stället har jag skrivit den här boken som jag hoppas kan göra nytta på längre sikt.
Boken handlar om hur du kan skriva tydligt utan att bli tråkig, förtroendeingivande utan att bli stel, mänskligt utan att tappa sak-
lighet. Den tar också upp hur klarspråk hänger ihop med tillgänglighet, digitalisering och AI och varför det inte bara är en fråga för språkvårdare och professionella skribenter utan för alla som vill nå fram. Vi behöver alla träna ännu mer på att vara både tydliga och relevanta.
Anledningen till att jag är så förtjust i klarspråk är att det gör både budskap och kommunikation tydligare. När du skriver klart och rakt blir det enklare för läsaren att förstå vad du vill säga. Klarspråk ger en stabil grund i allt skrivande och hjälper dig att välja det viktigaste. Du skriver helt enkelt mer medvetet.
Trots att jag har arbetat med texter och skrivande i nära trettio år är jag inte fullärd. Det krävs ständig vakenhet för att hålla texterna så tydliga som jag vill ha dem. Det är utmanande men också väldigt roligt att se till att varje text gör sitt jobb!
Jag hoppas att läsningen ska ge dig både verktyg och skrivlust. För klarspråk handlar inte bara om regler – det handlar också om tydlighet, omtanke och respekt för den som ska förstå.
Anna Kleinwichs Magnusson
Stockholm, 2026
Vad är klarspråk?
Tänk dig att ett brev från kommunen landar i din brevlåda. Du öppnar det, läser första meningen – och förstår inte. Du försöker igen, men orden är snåriga och strukturen otydlig. Du letar efter en förklaring på nästa sida. Kanske ger du upp och känner misstro mot avsändaren.
Det här är inte ovanligt. Många texter vi möter i vardagen är svåra att förstå. Forskning om kognitiv belastning visar att när läsaren tvingas lägga energi på att avkoda språket nns mindre energi kvar för att ta in innehållet. Klarspråk nns för att undvika att det blir så.
Klarspråk handlar om respekt
Klarspråk, ibland kallat klartext, handlar om att skriva begripligt.
När vi skriver tydligt hjälper vi läsaren att förstå, agera och känna tillit – både till innehållet och till den som är avsändare.
Det handlar inte om att förenkla för mycket eller urvattna budskapet. Tvärtom handlar klarspråk om att skriva smartare, så att informationen blir tillgänglig för er.
En text skriven på klarspråk har ett tydligt syfte. Den använder ord som är vanliga i vardagen, har en logisk struktur och ett tonläge som är respektfullt och inkluderande. Den förklarar det som behöver förklaras, utan att vare sig undervärdera eller överförklara. På så sätt stöttar texten läsaren i att fatta rätt beslut och ta ansvar.
Tydlighet
är grunden i god kommunikation
Oavsett om du skriver ett mejl, en instruktion, en webbtext eller ett myndighetsbeslut är tydligheten avgörande.
En tydlig text gör det lättare att:
• vilja läsa
• förstå vad som gäller
• följa instruktioner.
När innehåll, struktur och ordval tillsammans förtydligar budskapet förstår läsaren syftet med kommunikationen. Det skapar trygghet.
Otydliga texter kan lätt leda till missförstånd, feltolkningar och merarbete – både för den som skriver och för den som läser.
Kommunikation ska vara hjälpsam
Att läsa en text ska inte bli ett detektivarbete. När en text är svår att följa går mycket energi åt till att försöka förstå hur meningarna hänger ihop. Då tappar läsaren lätt fokus, upplever motstånd och kan till slut ge upp.
Det händer till exempel när en text hoppar över viktiga steg i resonemanget, använder abstrakta ord eller saknar tydlig struktur. Läsaren tvingas då lista ut vad författaren egentligen menar, i stället för att få hjälp att förstå. En klar text leder läsaren framåt!
Klarspråk handlar om demokrati
I Sverige har alla rätt att förstå myndigheters beslut, besked och information. Det är inte bara en rekommendation utan också en del av språklagen (2009:600). I paragraf 11 står att språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt.
Begripligt språk är en grund för demokrati. För att kunna ta tillvara våra rättigheter och uppfylla våra skyldigheter måste vi förstå vad som faktiskt står i ett beslut eller i ett brev från en myndighet. När språket är tydligt kan alla, oavsett bakgrund eller utbildning, delta på lika villkor.
Otydliga texter ska inte göra att människor hamnar utanför, men när strukturen är oklar och orden är svåra kan viktig information gå förlorad. Någon kanske inte förstår att hen har rätt till ett bidrag eller missar en tidsfrist för att överklaga ett beslut. Det kan i sin tur skapa ekonomiska bekymmer, juridiska problem eller en känsla av maktlöshet inför systemet.
Klarspråk handlar alltså inte bara om skrivandet. Det är ett viktigt verktyg för jämlikhet, delaktighet och demokrati – och en grund för att samhället ska fungera som det ska.
VAD ÄR KLARSPRÅK?
språklag (2009:600)
Lagens innehåll och syfte
1 § I denna lag finns bestämmelser om svenska språket, de nationella minoritetsspråken och det svenska teckenspråket.
Lagen innehåller även bestämmelser om det allmännas ansvar för att den enskilde ges tillgång till språk samt om språkanvändning i offentlig verksamhet och i internationella sammanhang.
2 § Syftet med lagen är att ange svenskans och andra språks ställning och användning i det svenska samhället. Lagen syftar också till att värna svenskan och den språkliga mångfalden i Sverige samt den enskildes tillgång till språk.
3 § Om en annan lag eller en förordning innehåller någon bestämmelse som avviker från denna lag, gäller den bestämmelsen.
Svenska språket
4 § Svenska är huvudspråk i Sverige.
5 § Som huvudspråk är svenskan samhällets gemensamma språk, som alla som är bosatta i Sverige ska ha tillgång till och som ska kunna användas inom alla samhällsområden.
6 § Det allmänna har ett särskilt ansvar för att svenskan används och utvecklas.
De nationella minoritetsspråken
7 § De nationella minoritetsspråken är finska, jiddisch, meänkieli, romani chib och samiska.
8 § Det allmänna har ett särskilt ansvar för att skydda och främja de nationella minoritetsspråken.
Det svenska teckenspråket
9 § Det allmänna har ett särskilt ansvar för att skydda och främja det svenska teckenspråket.
Språkanvändningen i offentlig verksamhet
10 § Språket i domstolar, förvaltningsmyndigheter och andra organ som fullgör uppgifter i offentlig verksamhet är svenska.
I annan lag finns särskilda bestämmelser om rätt att använda nationella minoritetsspråk och annat nordiskt språk.
När det gäller skyldigheten för domstolar och förvaltningsmyndigheter att anlita tolk och att översätta handlingar finns det särskilda bestämmelser.
11 § Språket i offentlig verksamhet ska vara vårdat, enkelt och begripligt.
12 § Myndigheter har ett särskilt ansvar för att svensk terminologi inom deras olika fackområden finns tillgänglig, används och utvecklas.
Svenskan i internationella sammanhang
13 § Svenska är Sveriges officiella språk i internationella sammanhang. Svenskans ställning som officiellt språk i Europeiska unionen ska värnas.
Den enskildes tillgång till språk
14 § Var och en som är bosatt i Sverige ska ges möjlighet att lära sig, utveckla och använda svenska. Därutöver ska
1. den som tillhör en nationell minoritet ges möjlighet att lära sig, utveckla och använda minoritetsspråket, och
2. den som är döv eller hörselskadad och den som av andra skäl har behov av teckenspråk ges möjlighet att lära sig, utveckla och använda det svenska teckenspråket.
Den som har ett annat modersmål än de språk som anges i första stycket ska ges möjlighet att utveckla och använda sitt modersmål.
15 § Det allmänna ansvarar för att den enskilde ges tillgång till språk enligt 14 §.
KÄLLA: RIKSDAGEN.SE
1. VAD ÄR KLARSPRÅK?
Välskrivna texter kan bygga relationer
En text som är lätt att förstå visar omtanke. I grunden handlar det om service och respekt för mottagarens tid, situation och behov.
När språket är tydligt anpassat till mottagarens förkunskaper signalerar vi som avsändare att vi vill göra det enkelt att förstå.
Det skapar förtroende, något som är avgörande i all kommunikation, särskilt i mötet mellan människor och myndigheter. När vi som mottagare förstår informationen, känner vi oss sedda och inkluderade. En välskriven text kan därför vara en viktig del i att bygga en god relation mellan avsändare och mottagare.
Klarspråk som strategisk investering
Klarspråk kan också bli en viktig del av en organisations varumärke. En verksamhet som uttrycker sig klart och enkelt uppfattas som professionell, pålitlig och tillgänglig. Ett gott rykte handlar inte bara om vad organisationen gör utan lika mycket om hur den kommunicerar det.
Som en bonus kommer den praktiska vinsten. Att börja skriva klarspråk tar lite extra tid i början, men när vanan har satt sig går skrivandet snabbare. Effekterna av klarspråk kan räknas i sparad tid och minskade kostnader, men de är större än så. Klarspråk gör helt enkelt vardagen enklare för människor och bidrar till ett samhälle som fungerar med mindre friktion.
Klarspråk får mest kraft när det blir ett gemensamt förhållningssätt i hela organisationen – från ledning till medarbetare och vidare till medborgare eller kunder. När alla texter skrivs med mottagaren i fokus blir kommunikationen självklar och träffsäker.
Det gör klarspråk till en klok investering. Organisationer som prioriterar tydligt språk minskar risken för fel, frigör tid och resurser och stärker sitt förtroende. Kort sagt: klarspråk är ett smartare sätt att arbeta – som skapar värde både för organisationen och för människorna den nns till för.
1. VAD ÄR KLARSPRÅK?
Skriv det du vill säga
Välj enkla ord, korta meningar och ett rakt tilltal. Då blir texten mer tillgänglig även för den som är ovan vid språket eller inte brukar ta till sig information i textform. Det betyder inte att du ska skriva talspråk. Ett brev från en myndighet som låter som småprat eller ett privat meddelande skulle snarare väcka osäkerhet: Är det här verkligen seriöst? Kan det vara bluff?
Men uppmaningen skriv det du vill säga är värdefull. Testa att formulera ditt budskap för dig själv som om mottagaren stod framför dig. Vad skulle du säga rakt ut? Ofta märker du att budskapet blir både enklare och tydligare när du tänker så.
Vi krånglar nämligen ofta till det i onödan i skrift. Plötsligt smyger sig högtravande ordval, långa meningar och invecklade formuleringar in. Om du verkligen vill att din läsare ska förstå ditt meddelande, skriv det du vill säga – inte mer, inte mindre.
Det är värt att nämna att det rådet kan leda till att korta meddelanden blir för korta. Det skapar ofta en känsla av osäkerhet: Kan jag verkligen skicka iväg en text som bara är några meningar? Ja, det kan du, men komplettera gärna med det läsaren behöver för att förstå helheten: vem som är avsändare, varför meddelandet skickas och vad mottagaren förväntas göra. Då blir det kort – men komplett på rätt sätt.
Att skriva så här kräver träning. Många tycker att det tar emot, särskilt i organisationer där man har en tradition av byråkratiskt och tungt språk. Men tänk på att den som läser ditt brev inte alls är lika insatt som du. Förkortningar, interna benämningar och hänvisningar till paragrafer kan snabbt göra texten svårbegriplig. Resultatet kan bli att läsaren inte gör det som förväntas utan i stället känner sig frustrerad, otillräcklig eller helt enkelt struntar i att agera.
kom iHåg!
• Använd enkla ord och korta meningar.
• Låt texten låta mänsklig, inte som en mall.
• Skriv som om mottagaren stod framför dig.
• Håll det kort och ge svar på vem, varför och vad som ska göras.
• Undvik högtravande språk.
• Tydlighet skapar förtroende. Krångligt språk gör att läsaren stänger av.
Förklara det som är svårt
Det är lätt att bli hemmablind. Ju mer vi kan om vårt område, desto svårare blir det att avgöra vad andra inte förstår. Tänk tillbaka på dina första dagar på jobbet: nya ord, interna uttryck, förkortningar och begrepp som alla andra tyckte var självklara. Den känslan är viktig att ha med sig när du skriver. Undvik fackspråk, jargong och förkortningar eller förklara dessa uttryck tydligt. Hjälp din läsare. Det är särskilt viktigt i texter som riktar sig till en bred målgrupp.
Undvik också interna benämningar. Ofta får tjänster, produkter, avdelningar och funktioner namn som är logiska i organisationens egna strukturer men som inte säger läsaren någonting. När de kommuniceras externt riskerar de att skapa förvirring.
Förkortningar är ett särskilt problem. De är inte bara svåra att förstå, de kan dessutom betyda helt olika saker beroende på vem som läser. En förkortning som känns självklar för dig kan ha en helt annan innebörd för mottagaren. Skriv därför alltid ut förkortningar första gången du använder dem.
Svåra begrepp som inte går att ersätta bör förklaras. Ett enkelt sätt är att skriva en kort förklaring direkt i texten första gången ordet dyker upp. Ett annat är att arbeta med ordlistor eller begreppsförklaringar som läsaren kan vända sig till vid behov. På så sätt bjuder du in läsaren till att lära sig mer i stället för att stänga ute.
Att använda svåra ord bara för att visa att du själv är kunnig är däremot en fälla. Det gör inte texten mer imponerande, bara mer otillgänglig. Och du riskerar att skapa barriärer i onödan.
Samtidigt nns det tillfällen då svåra ord och begrepp måste användas. Skriver du för jurister, läkare, olika typer av experter eller dina egna kollegor blir det konstigt att undvika etablerade termer.
Men så fort du skriver för en bredare målgrupp, till exempel medborgare som söker stöd från socialtjänsten, behöver du anpassa språket. Då är det ditt ansvar att förklara, förtydliga och göra texten begriplig.
Att förklara det svåra är alltså inte att förenkla så mycket att det viktiga går förlorat. Det är att ge mottagaren rätt förutsättningar att förstå, oavsett förkunskaper.
kom iHåg!
• Undvik fackspråk, jargong och interna benämningar.
• Skriv alltid ut förkortningar första gången.
• Förklara svåra ord och begrepp, gärna direkt i texten.
• Använd ordlistor som stöd där det passar.
• Anpassa nivån efter mottagaren: experter kräver termer, medborgare behöver förklaringar.
• Svåra ord för sakens skull gör texten sämre, inte bättre.
Att skriva så att mottagaren förstår är grundläggande inom offentlig verksamhet och ett krav enligt språklagen. Ändå leder otydliga texter till missförstånd, onödiga frågor och långa handläggningstider.
• hur du väljer rätt innehåll, skriver begripligt och anpassar texten till mottagaren
Den här boken visar hur du skriver begripligt, träffsäkert och professionellt utan att tumma på juridik eller saklighet. Boken ger dig bland annat kunskap om
• hur du arbetar med beslut, utredningar, tjänsteutlåtanden och andra centrala texttyper
• hur du skriver för olika kanaler – webb, e-tjänster, interna system och brev
• hur du gör texter tillgängliga för både människor och digitala verktyg inklusive AI
• hur organisationer kan skapa ett gemensamt språk och ett tonläge som inger förtroende.
Boken riktar sig till dig som arbetar i offentlig sektor som till exempel utredare, handläggare, chef eller kommunikatör.
Med konkreta exempel, tydliga principer och ett varmt men rakt tilltal får du verktyg att skriva texter som gör jobbet: som guidar, förklarar, engagerar och stärker förtroendet.
ANNA KLEINWICHS MAGNUSSON är lingvist i grunden och arbetar som strategisk kommunikatör, föreläsare och rådgivare inom klarspråk, tillgänglighet och digital kommunikation. Hon undervisar inom skrivande, sökmotoroptimering och AI och hjälper organisationer att nå fram med sina budskap både strategiskt och praktiskt.
ISBN 9789177415732
