EN LITEN GRUPP människor ställer frågor och krav som slukar tid och engagemang från myndigheter, kommuner och offentlig förvaltning. Anställda som möter dessa personer känner sig ofta pressade och oroade för att göra fel, vilket kan leda till ett godtyckligt bemötande. För att undvika det är ökad kunskap om lagar och regelverk centralt, men även att ha förståelse för vad som framkallar det egna obehaget. Det här är en bok som bygger på verkliga fall och ger konkret vägledning i de svårlösta situationer som ofta uppstår mellan offentligt anställda och personer med ett rättshaveristiskt beteende. Exempel på frågor som tas upp är: • Vilka krav ställs på myndigheten eller kommunen? • Vid vilka situationer ökar risken för fel? • Vem bör svara på de komplexa frågor som gäller allmänna handlingar? Boken kan användas som stöd för medarbetare och chefer inom offentlig förvaltning. Den kan också vara en utgångspunkt för att skapa rutiner för myndighetsutövning och bemötande av ett rättshaveristiskt beteende. NIKLAS GUSTAFSSON är verksarkivarie och dataskyddsombud på Åklagarmyndigheten. Han har arbetat med utvecklings- och förvaltningsfrågor inom dokumenthantering och arkiv. PER LINDQVIST är chefsåklagare och kammarchef vid Riksenheten för säkerhetsmål. Han har tidigare varit tillsynschef vid Åklagarmyndigheten, kammarchef vid Ekobrottsmyndigheten samt sakkunnig och utredare vid Justitiedepartementet.
ISBN 978-91-7741-097-3
9
789177 410973
Innehåll Förord 7 Författarpresentation 18 Inledning 19 1. Bakgrund och en översiktlig genomgång av regelverket kring myndigheternas serviceskyldighet 22 Vad är en myndighet? 23 När blir det fel? 23 Översiktligt om regelverket 25 Legalitet, objektivitet och proportionalitet – 5 § NFL 26 Serviceskyldighet – 6 § NFL 29 Tillgänglighet – 7 § NFL 30 2. Fördjupning om serviceskyldigheten i 6 § NFL Vem bör få svar och när bör ett svar senast lämnas? Vad för slags hjälp ska erbjudas? Avvägningar och bristande möjligheter att nå myndighetens anställda Lärdomar från JO:s praxis (A)
32 33 34 36 38
Formerna för det svar som lämnas, innehållet samt bemötandefrågor 40 Val av kommunikationsform 40 Lärdomar från JO:s praxis (B) 42 Vem bör svara? 51 Myndigheten väljer vilken tjänsteman som ska besvara en fråga
När behöver en myndighet inte lämna svar? Oklara skrivelser och anonyma skrivelser Lärdomar från JO:s praxis (D)
Möten – former, innehåll och inspelning Personliga möten Lärdomar från JO:s praxis (E)
51 52 52 53 53 53 55
Myndighets inspelning av telefonsamtal Lärdomar från JO:s praxis (F)
Hotfulla situationer – bör anmälan göras och i så fall av vem?
59 59
60 60 Jävspåståenden 61 Lärdomar från JO:s praxis (H) 62 Vad bör göras vid hotfulla kontakter?
3. Allmänna handlingars offentlighet 63 Begränsningar 64 Vem prövar myndigheternas tillämpning av offentlighet och sekretess? 64 Vad är en allmän handling? 65 Inkommen handling 66 Upprättad handling 66 Var handlingen förvaras 67 Exempel på ”knepiga” allmänna handlingar 68 Anteckningar från myndighetsinterna arbetsgrupper 68 E-post och loggar över e-post 71 Digitala spår vid surfande på Internet 73 Hemkataloger och gemensamma mappar 74 Handlingar som skickas inom myndigheten 74 Undantag från begreppet allmän handling 75 Personliga brev och andra personliga meddelanden 75 Minnesanteckningar, tjänsteanteckningar och mellanprodukter Elektroniska kalendrar Bibliotekslitteratur
77 79 79
4. Registrering av allmänna handlingar Vad är registrering? Vad ska registreras? Vad är ett ärende? Exempel på ”knepiga” frågor när det gäller registrering
80 80 80 84 86
Får en myndighet registrera vilka allmänna handlingar någon begär ut? Kan en privatperson kräva att hens handling diarieförs? Är myndigheten skyldig att ankomststämpla handlingar? Får myndigheten ändra/ta bort uppgifter i diariet? Vilka personuppgifter får myndigheten registrera i diariet?
86 87 88 88 88
5. Arkiverade handlingar Vad hör till arkivet? Hur regleras hanteringen av arkivhandlingar? Vilka handlingar ska vara arkivhandlingar? Arkivering av personuppgifter för att bevara allmänna handlingar Att verkställa gallring Att underlätta rätten att ta del av allmänna handlingar Annan lagstiftning med liknande krav på information
89 89 90 91 93 93 96 98
6. Att tillhandahålla allmänna handlingar 100 Hur snabbt ska en begäran om att få ta del av allmänna handlingar besvaras? 100 Betydande hinder för tillhandahållande av allmän handling 103 Hur snabbt måste en kopia av handlingen tillhandahållas? 104 Hur preciserad måste en begäran vara? 105 Hur får man ta del av allmänna handlingar? 106 Att lämna ut uppgifter ur allmänna handlingar per telefon 108 Hur många handlingar får man begära ut? 109 Vad säger JO om frekventa framställningar? 110 Syftet saknar betydelse 112 Skyndsamhet utifrån prioriteringar 112 Turordning 113 Vad säger JO om omfattande framställningar? 113 Serviceskyldigheten får inte fördröja utlämnandet 114 Prövningen får ta viss tid 115 En plan för utlämnande bör finnas 115 Kommunicera med den enskilde 115 7. Former för utlämnande av allmän handling Hur och i vilka format ska handlingarna levereras? Digitalt utlämnande Avgifter inom staten för allmänna handlingar i elektronisk form
116 116 117 119
Avgifter inom kommuner och landsting för allmänna handlingar i elektronisk form Överklagande och indrivning
Utlämnande på papper Avskrift eller kopia Tidsfrist Undantag Sekretess
8. Avgifter för kopia av allmän handling Avgifter inom staten Avgiftsnivåer Undantag från taxan
Avgifter inom kommuner och landsting Hur ska avgiften tas ut? Överklagande och indrivning
120 120 121 122 122 123 124
125 125 126 127 129 130 131
9. Vanliga frågor
133 Vad är sekretess? 133 Hur sker korrespondens med frekventa frågeställare? 133 Måste allt diarieföras? 133 Ska journalister undantas från avgift? 134 Finns krav på att översätta handlingar och att använda tolk? 134 Måste myndigheter erbjuda en ”allmänhetens terminal”? 135 Hur ska myndigheter hantera personuppgifter? 136
10. Checklista över åtgärder 137 Praktisk hantering – åtgärder på myndighetsnivå 137 Handlingsplan, riktlinjer med mera 137 Publicering på hemsida 138 Utbildning 139 Avgifter 139 11. Exempel på riktlinjer/policyer 141 Grundprinciper vid handläggning av allmänna handlingar 141 Frekventa eller omfattande framställningar 142 12. Begreppslista
144
Inledning
Vilka skyldigheter har personer anställda vid exempelvis myndigheter och kommuner i mötet med människor med rättshaveristiskt beteende? En del svar finns förstås i de lagregler som gäller på detta område. Dessa lagregler är emellertid inte så lätta att orientera sig i för en myndighetsanställd som exempelvis får en problematisk fråga från en person som säger sig ha mycket bråttom och hotar att anmäla den anställde om hen inte presenterar ett svar snabbt. Vi har stor förståelse för att dessa kontakter kan upplevas som pressande, särskilt om tonen från den som vänt sig till myndigheten eller kommunen är ovänlig eller hotfull. De frågor som ställs är långt ifrån enkla att besvara. Trots det är det viktigt att vara medveten om vilka riskområden som finns på detta område i mötet med en person med rättshaveristiskt beteende: • Vid vilka situationer ökar risken för fel? • Vilka krav ställs på myndigheten eller kommunen respektive på den anställde? • Vad för slags hjälp kan erbjudas respektive inte erbjudas? • Vilka möjligheter finns att bestämma på vilket sätt kommunen eller myndigheten ska kommunicera med den enskilde, bemötandefrågor? • Vem bör svara på de frågor som ställs och inte minst de erkänt komplexa frågor som kan uppstå när någon begär att få ta del av allmänna handlingar? Och allt detta på ett sätt som med god marginal ligger inom det lagligas ram och under administrativt godtagbara former.
19
Det kan också vara svårt att snabbt och enkelt ta reda på vad som gäller, eftersom lagreglerna fylls ut med vad som uttalas i andra sammanhang. Exempelvis lagarnas så kallade förarbeten, synpunkter som förts fram i den juridiska litteraturen och inte minst genom den rika flora av uttalanden från olika tillsynsorgan som vakar över den offentliga verksamheten i Sverige. Vi har förstått att få saker kan upplevas som värre för en samvetsgrann anställd än att få berättigad kritik vid en granskning. Eller ett inledande av ett straff- eller skadeståndsrättsligt förfarande mot en anställd som gjort sitt allra bästa för att hjälpa en person som vänt sig till kommunen eller myndigheten. Av dessa skäl har vi skrivit den här boken, där vi på ett lättbegripligt sätt försöker förklara hur medarbetare bör hantera den problematik som Jakob Carlander och Anders Wedeen lyfter i förordet. Sist i boken bifogar vi en checklista hämtad från utredningen Frekventa och omfattande ärenden om utlämnande av allmän handling (Ds 2017:37). Vi tycker att checklistan är relevant i detta sammanhang, då den dels bygger på utredningens slutsatser om gällande rätt och tillsynspraxis, dels på de rutiner och hanteringstips som myndigheter redovisat inom ramen för utredningen. Checklistan är tänkt att fungera som ett stöd i arbetet med att bygga upp rutiner för hantering av de frågor som tas upp i boken. Vi understryker nämligen gärna redan här att lagens krav på serviceskyldighet träffar myndigheten, inte de enskilda medarbetarna. Boken gör inte anspråk på att vara heltäckande och bör inte ses som en mall som fungerar överallt. Däremot tror och hoppas vi att den kan fungera som ett gott stöd för enskilda medarbetare som hanterar dessa frågor i sin vardag och som en inspirationskälla för
20
chefer på olika nivåer vid myndigheter och liknande när det gäller att bygga upp fungerande rutiner för kontakter med personer med rättshaveristiskt beteende. Niklas Gustafsson och Per Lindqvist
21
EN LITEN GRUPP människor ställer frågor och krav som slukar tid och engagemang från myndigheter, kommuner och offentlig förvaltning. Anställda som möter dessa personer känner sig ofta pressade och oroade för att göra fel, vilket kan leda till ett godtyckligt bemötande. För att undvika det är ökad kunskap om lagar och regelverk centralt, men även att ha förståelse för vad som framkallar det egna obehaget. Det här är en bok som bygger på verkliga fall och ger konkret vägledning i de svårlösta situationer som ofta uppstår mellan offentligt anställda och personer med ett rättshaveristiskt beteende. Exempel på frågor som tas upp är: • Vilka krav ställs på myndigheten eller kommunen? • Vid vilka situationer ökar risken för fel? • Vem bör svara på de komplexa frågor som gäller allmänna handlingar? Boken kan användas som stöd för medarbetare och chefer inom offentlig förvaltning. Den kan också vara en utgångspunkt för att skapa rutiner för myndighetsutövning och bemötande av ett rättshaveristiskt beteende. NIKLAS GUSTAFSSON är verksarkivarie och dataskyddsombud på Åklagarmyndigheten. Han har arbetat med utvecklings- och förvaltningsfrågor inom dokumenthantering och arkiv. PER LINDQVIST är chefsåklagare och kammarchef vid Riksenheten för säkerhetsmål. Han har tidigare varit tillsynschef vid Åklagarmyndigheten, kammarchef vid Ekobrottsmyndigheten samt sakkunnig och utredare vid Justitiedepartementet.
ISBN 978-91-7741-097-3
9
789177 410973