9789152360804

ÅTTONDE UPPLAGAN

Projektledning är ett område som hela tiden utvecklas. Traditionella projektmetoder och organisationsformer utmanas av nya arbetssätt. Men det finns ingen metod som passar alla projekt, ibland gäller ett traditionellt angreppssätt, en annan gång ett agilt. Det har även PMI och IPMA tagit fasta på när de uppdaterat sina standarder och certifieringar.

Den åttonde upplagan innehåller fler modeller och metoder för att stödja hela projektverksamheten, allt från urval och prioritering mellan olika projektidéer på strategisk nivå fram till nyttorealisering. Avsnitten om projektverksamhet, planeringsmetoder och portfölj- och programhantering är uppdaterade för att fånga in det senaste inom forskning och praktisk tillämpning.

Projektledning

Projektledning tar ett helhetsgrepp över området projektledning och riktar sig till alla som styr och leder projekt, oavsett bransch och organisation. Boken behandlar projektmetodiken och ledarskapet på ett tydligt och begripligt sätt, vilket gör den lätt att använda som lärobok på högskolor, universitet och affärsskolor och som handbok vid praktiskt projektarbete och strategisk portföljhantering på ledningsnivå samt vid certifieringar.

ÅTTONDE UPPLAGAN Teori och praktisk tillämpning av projektmetodik och agila metoder

Projektledning har utsetts till Bästa lärobok på högskolenivå i företagsekonomi, vilket bekräftar bokens pedagogiska upplägg och höga nivå. Att innehållet i boken hela tiden testas mot verkligheten är en av orsakerna till att den hittills varit så framgångsrik.

Projektledning – faktabok och övningsbok har en webbplats med övningar, tester och presentationsmaterial samt mallar till en generell projektmodell. Syftet är att erbjuda ett brett stöd för att skapa effektiva och moderna utbildningar för universitet, högskolor och utbildningsföretag. www.sanomautbildning.se/projektledning

practice inom projektmetodik och agila metoder. Vidare är han också engagerad i att analysera och utveckla projektmognaden inom företag och organisationer. Han var med och utvecklade IPMA:s certifiering i Sverige och har varit medlem av IPMA:s svenska certifieringsstyrelse.

Bo Tonnquist

Bo Tonnquist är författare till flera böcker inom projektledning, som i dag används av universitet, högskolor och utbildningsföretag. Han har lång operativ erfarenhet inom projektledning och inom verksamhetsutveckling i Sverige och internationellt. Han är flitigt anlitad som föreläsare och konsult med fokus på arbetssätt baserade på best

ISBN 978-91-523-6080-4

Bo Tonnquist

cover Projektledning 2020 röd.indd 1

2020-11-19 09:14

Sanoma Utbildning Postadress: Box 38013, 100 64 Stockholm Besöksadress: Rosenlundsgatan 54, Stockholm www.sanomautbildning.se info@sanomautbildning.se Sanoma Utbildning har funnits sedan 1993 och är ledande inom läromedel i Sverige.

Förlaget ger även ut böcker inom ledarskap och näringsliv.

Order/Läromedelsinformation Telefon 08-587 642 10 Förläggare: Anne Laurella Projektledare och redaktör: Magnus Winkler Grafisk form: Mobile Design – Jonas Olsson Omslag: Mobile Design – Jonas Olsson

Projektledning, 8:e upplagan ISBN 978-91-523-6080-4 ©2021 Bo Tonnquist och Sanoma Utbildning AB, Stockholm Åttonde upplagan Första tryckningen

Kopieringsförbud!

Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt. Kopiering utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt Bonus Copyright Access, är förbjuden. Sådant avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner/universitet. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnares huvudman eller Bonus Copyright Access. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Tryck: Balto Print, Litauen 2020

01-560 Projektledning 2020.indd 2

2020-11-19 08:35

Förord P

rojektledning är ett område som hela tiden utvecklas. Traditionella metoder och organisationsformer utmanas av nya arbetssätt. Min ambition är att boken ”Projektledning” alltid ska upplevas aktuell och användbar, både som kurslitteratur och som handbok.

Därför är det viktigt för mig att vara uppdaterad genom att följa med vad som händer inom forskning och praktisk tillämpning. ”Projektledning” omfattar det mesta som du och din organisation behöver känna till och behärska för att framgångsrikt kunna styra, leda och genomföra projekt, oavsett om ni befinner er inom privat näringsliv eller offentlig sektor. I den åttonde upplagan är avsnitten om projektverksamhet, planeringsmetoder och portfölj- och programhantering uppdaterade utifrån det senaste inom forskning och praktisk tillämpning om ledarskap och agila metoder. Jag har även arbetat om kapitlet om standarder och certifieringar.

Jag ser många spännande saker hända i mötet mellan projektmetodiken och de agila arbetsmetoderna. Konsten är att tolka de särskilda villkoren för ditt uppdrag och kunna välja den metod som bäst passar förutsättningarna. Det finns ingen metod som passar alla projekt, ibland gäller ett traditionellt angreppssätt, en annan gång ett agilt.

Detta har även uppmärksammats av amerikanska pmi som gjort om sina certifieringar och numera kräver att en projektledare måste kunna behärska flera metoder och arbetssätt, och av europeiska ipma som har tagit fram agila certifieringar.

I dag kan man verkligen hävda att projektledning blivit en nyckelkompetens som alla behöver behärska för att förbli framgångsrika. Man behöver säkerställa att rätt projekt startas och att det som utvecklas skapar värde för kunder och uppdragsgivare. Det innebär att det behövs rutiner och processer för att styra och optimera hela projektportföljen och program för att samordna nyttor. Att genomföra en projektmognadsanalys och etablera ett projektkontor kan vara steg mot en effektivare projektverksamhet.

01-560 Projektledning 2020.indd 3

2020-11-19 08:35

Projektledning handlar också om att kunna samarbeta och kommunicera. Att vara en tydlig ledare, kunna skapa teamkänsla och våga delegera uppgifter och mandat är lika viktigt som att behärska projektmetodiken och projektverktyg.

Sedan den förra upplagan av denna bok gavs ut har jag publicerat två nya böcker. Den ena är ”Agilt eller projekt?”, som vänder sig till beslutsfattare inom privat näringsliv eller offentlig sektor som står i valet mellan att införa ett agilt arbetssätt eller vidareutveckla ett mer traditionellt synsätt på projektverksamheten. Den andra är ”Projektledning från grunden”, som är avsedd för yh då den vänder sig till nybörjare som ska leda sitt första projekt. Konkurrerar inte dessa böcker med boken du håller i din hand? Väldigt lite anser jag. ”Projektledning” är en mer omfattande bok som tar ett större grepp över hela området projektledning än vad de andra gör. Om du är osäker på vilken bok du ska välja rekommenderar jag att du tittar på tabellen på nästa uppslag där de jämförs.

Jag hoppas att du kommer få stor nytta och glädje av ”Projektledning”, oavsett om du använder den som kurslitteratur, som handbok i projektarbete eller som stöd i verksamhetsutveckling.

Bo Tonnquist Roslagen i oktober 2020

01-560 Projektledning 2020.indd 4

2020-11-19 08:35

Ett komplett koncept

Projektledningär ett område som hela tiden utvecklas. Traditionella projektmetoder och organisationsformer utmanas av nya arbetssätt. Men det finns ingen metod som passar alla projekt, ibland gäller ett traditionellt angreppssätt, en annan gång ett agilt.

Det har även PMI och IPMA tagit fasta på när de uppdaterat sina standarder och certifieringar.

Projektledning

Den åttonde upplagan innehåller fler modeller och metoder för att stödja hela projektverksamheten, allt från urval och prioritering mellan olika projektidéer på strategisk nivå fram till nyttorealisering. Avsnitten om projektverksamhet, planeringsmetoder och portfölj- och programhantering är uppdaterade i den åttonde upplagan för fånga in det senaste inom forskning och praktisk tillämpning.

Projektledning – övningsbok innehåller diskussionsfrågor, övningsuppgifter, tester och instuderingsfrågor. Teorin som ligger till grund för övningsboken finns presenterad i faktaboken Projektledning. De två böckerna är tillsammans ett heltäckande läromedel inom projektledning, men kan också användas av yrkesverksamma som vill öka sina kunskaper inom projektmetodik, agila metoder och ledarskap. Böckerna kan användas inför en certifiering då innehåll och terminologi är anpassade till PMI:s och IPMA:s syn på projektledning.

Projektledning

Projektledning tar ett helhetsgrepp över området projektledning och riktar sig till alla som styr och leder projekt, oavsett bransch och organisation. Boken behandlar projektmetodiken och ledarskapet på ett tydligt och begripligt sätt, vilket gör den lätt att använda som lärobok på högskolor, universitet och affärsskolor, handbok vid praktiskt projektarbete, strategisk portföljhantering på ledningsnivå och vid certifieringar.

ÅTTONDE UPPLAGAN Teori och praktisk tillämpning av projektmetodik och agila metoder

FEMTE UPPLAGAN

Projektledning har utsetts till Bästa lärobok på högskolenivå i företagsekonomi, vilket bekräftar bokens pedagogiska upplägg och höga nivå. Att innehållet i boken hela tiden testas mot verkligheten är en av orsakerna till att den hittills varit så framgångsrik.

Projektledning är ett helt koncept som omfattar flera böcker och en webbplats.

Tanken är att möta behov och ge stöd oavsett vilken befattning eller roll eller erfarenhet man har.

ÖVNINGSBOK

www.sanomautbildning.se/projektledning

Projektledning – övningsbok ger möjlighet att träna på alla områden man bör behärska för att på ett professionellt sätt kunna planera och genomföra projekt eller organisera och styra en projektverksamhet. Övningsboken innehåller även en analysmodell för att bedöma organisationens projektmognad.

Till boken Projektledning finns en övningsbok med instuderingsfrågor, övningar och tester.

Boken fick 2009 Svenskt Projektforums pris som bästa bok i projektledning.

Projektledning – faktabok och övningsbok har en webbplats med övningar, tester och presentationsmaterial samt mallar till en generell projektmodell. Syftet är att erbjuda ett brett stöd för att skapa effektiva och moderna utbildningar för universitet, högskolor och utbildningsföretag.

Bo Tonnquist

av universitet, högskolor och utbildningsföretag, och har lång operativ erfarenhet inom projektledning, verksamhetsutveckling i Sverige och internationellt. Han är flitigt anlitad som föreläsare och konsult med fokus på projektorienterade arbetssätt baserade på best practice inom projektmetodik och agila metoder. Han är också engagerad i att mäta och utveckla projektmognaden inom företag och organisationer.

Han var med och utvecklade IPMA:s certifiering i Sverige och har varit medlem av IPMA:s svenska certifieringsstyrelse.

Bo Tonnquist

Projektledning – Övningsbok

Bo Tonnquist är författare till flera böcker inom projektledning, som i dag används

ÖVNINGSBOK

Projektledning – övningsbok har en disposition som följer flödet i ett projekt. Avsnitt om projektmetodik varvas med kapitel om ledarskap och personlig utveckling. Innehållet är uppdelat i sex avsnitt. Första avsnittet innehåller övningar och tester som berör projekt som arbetsform, grundläggande projektmetodik och projektroller samt agila metoder.

Avsnitt två, tre, fyra och fem innehåller övningar och tester som berör de olika stegen i projektflödet från initiering ända till nyttorealisering. Övningsbokens sjätte avsnitt har fokus på hela projektverksamheten. Här utgör portföljhantering, projektkontor och projektmognad samt certifiering viktiga delar.

ISBN 978-91-523-6080-4

Bo Tonnquist

www.sanomautbildning.se/projektledning

Bo Tonnquist

Bo Tonnquist är författare till flera böcker inom projektledning, som i dag används av universitet, högskolor och utbildningsföretag. Han har lång operativ erfarenhet inom projektledning och inom verksamhetsutveckling i Sverige och internationellt. Han är flitigt anlitad som föreläsare och konsult med fokus på arbetssätt baserade på best practice inom projektmetodik och agila metoder. Han är också engagerad i att analysera och utveckla projektmognaden inom företag och organisationer. Han var med och utvecklade IPMA:s certifiering i Sverige och har varit medlem av IPMA:s svenska certifieringsstyrelse.

Agilt eller projekt?

– Att leda utveckling och bygga verksamheter

oken är att visa hur man kan organisera och leda utveckling samt amheter baserat på arbetsformen projekt och agila metoder. m används inom projektverksamheten och de agila arbetssätten sätts in i sina sammanhang.

rivs hur man leder och samordnar självorganiserande team, vilka ls på framtidens ledare och vikten av ständigt lärande. Den tar också m krävs för att införa portfölj- och programstyrning, implementera isation, en så kallad agil transformation, och hur man etablerar ett tkontor).

Agilt eller projekt?

rojekt? vänder sig till dig som har en ledande roll med ansvar för amhets- eller produktutveckling. Kanske är du vd, it-chef, utvecklingsdschef eller produktägare? Även projektledare, scrum masters och arkitekter har nytta av bokens innehåll.

gt illustrerad och innehåller många exempel på praktisk tillämpning ör affärsanalys och projektstyrning.

Att leda utveckling och bygga verksamheter

FIFTH EDITION

Bo Tonnquist

This fourth edition of Project Management contains more models and guidelines that can be used in support of the project process, from selection and prioritizing between project ideas to benefits realization and impact measurement. Depending on different preconditions and needs the traditional project methodology can be combined with modern agile work methods. This is described in detail in the book.

Project Management has received an award as ”The best teaching material in business economics at the college level” – confirming the pedagogical disposition and high level of the book.

certification and ISO 21500

Bo Tonnquist

A Guide to the Theory and Practice of Project Methodology and Agile Methods

Project Management is a complete concept. It has a companion website with presentation and training materials. The book is also available in Swedish, with the title Projektledning. www.sanomautbildning.se/project

Bo Tonnquist

Bo Tonnquist is a lecturer and consultant with extensive operative

experience in project management, organizational development and marketing. He helps companies and organizations develop and

Projektledning från grunden är en bok för dig som ska leda eller vara med i ditt första projekt. Den är främst tänkt som kurslitteratur på grundläggande kurser i projektledning och projektkunskap inom yrkesutbildningar, men passar också bra för kurser på gymnasiet. Även du som har varit med i ett par projekt och vill komplettera din praktiska erfarenhet med teori har stor behållning av boken.

and was previously a member of the local IPMA certification board.

ISBN 978-91-523-5599-2

Ur innehållet: " Klassisk projektledning " Agil projektledning " Exempel från verkliga projekt " Övningar med lösningar " Mallar som du kan använda i dina egna projekt

Bo Tonnquist är föreläsare och konsult inom projektledning och affärsmannaskap. Han har flera års erfarenhet från att ha arbetat på företag inom olika branscher, både i Sverige och internationellt. Han är dessutom författare till den prisbelönta boken Projektledning, som är en av Sveriges mest sålda och lästa projektledningsböcker. Denna bok är en förenklad och nedkortad version av Projektledning.

Bo Tonnquist

Boken Projektledning finns översatt till engelska. Detta för att kunna användas på internationella utbildningar och program inom högskolor och universitet, samt inom företag och organisationer där engelska är koncernspråket. implement project methodology and agile work methods, with an aim to improve operational efficiency and sustainable resource usage.

He was involved in development of IPMA’s certifications in Sweden

Projektledning från grunden

Project Management

IPMA/PMI-

ION DIT

Project methodology consists of both project management and project governance that together tend to the needs of companies and organizations as well as ensuring results in the individual projects. This has been clarified and exemplified in this fourth edition to harmonize with new standards and guidelines published by the international organizations ISO, PMI and IPMA.

Supports

E TH FIF

Project Management is aimed at anyone who works with projects, whatever the branch of industry and type of project. The book presents project methodology and management in a clear, comprehensible way, making it suitable as course literature, as reference literature in practical project management and preparations of certification in the field of project management or agile work methods.

Project Management

Bo Tonnquist är föreläsare och konsult med lång operativ erfarenhet inom projektledning, verksamhetsutveckling och marknadsföring. Sedan mer än 20 år arbetar han med att utveckla och implementera projektorienterade arbetssätt baserade på best practice inom projektmetodik och agila metoder. Inom ramen för Baseline Management är han också engagerad i att mäta och utveckla projektmognaden inom företag och organisationer.

Han var med och utvecklade IPMA:s certifiering i Sverige och har varit medlem av IPMA:s svenska certifieringsstyrelse, samt skrivit storsäljaren Projektledning.

ISBN 978-91-523-6089-7

Boken beskriver hur man organiserar och leder agila flödesbaserade och projektbaserade verksamheter.

Den tar upp vad som krävs för att göra en agil transformation, införa portfölj- och programstyrning och etablera projektkontor.

Bo Tonnquist

RG

ÅTTONDE UPPLAGAN

sanomautbildning.se/projektledning På webbplatsen finns material samlat för alla som vill använda böckerna som kurslitteratur i kurser och utbildningar. Merparten av illustrationer och figurer samt dokumentmallar från böckerna finns tillgängliga gratis att använda som kursmaterial.

Projektmodell Bokens generella projektmodell ProjectBase används i dag som stöd i många projekt, både i Sverige och internationellt. ProjectBase som är gratis att använda innehåller flera nedladdningsbara dokumentmallar vilka finns på bokens webbsida.

Projektledning från grunden

Bo Tonnquist

Projektledning från grunden En förenklad och nedkortad version av boken Projektledning avsedd för kurser inom YH. Den vänder sig till nybörjare som ska leda sitt första projekt.

ISBN 978-91-523-6009-5

01-560 Projektledning 2020.indd 5

2020-11-19 08:35

Projektledning från grunden

Vilken bok passar ditt behov?

Projektledning från grunden är en bok för dig som ska leda eller vara med i ditt första projekt. Den är främst tänkt som kurslitteratur på grundläggande kurser i projektledning och projektkunskap inom yrkesutbildningar, men passar också bra för kurser på gymnasiet. Även du som har varit med i ett par projekt och vill komplettera din praktiska erfarenhet med teori har stor behållning av boken.

Ur innehållet: " Klassisk projektledning " Agil projektledning " Exempel från verkliga projekt " Övningar med lösningar " Mallar som du kan använda i dina egna projekt Bo Tonnquist är föreläsare och konsult inom projektledning och affärsmannaskap. Han har flera års erfarenhet från att ha arbetat på företag inom olika branscher, både i Sverige och internationellt. Han är dessutom författare till den prisbelönta boken Projektledning, som är en av Sveriges mest sålda och lästa projektledningsböcker. Denna bok är en förenklad och nedkortad version av Projektledning.

Projektledning från grunden

Bo Tonnquist

Bo Tonnquist

ISBN 978-91-523-6009-5

FOKUS PÅ

Leda och delta i ett projekt

MÅLGRUPP Företagsledning Produktledning Portfölj- och programledning Projektkontor Projektägare och styrgrupp Projektledare Projektdeltagare

– – – – – O O

INNEHÅLL Affärsplanering Mål och strategier Projektmognad Portfölj- och programhantering Projektstyrning Projektledning Projektprocessen Roller Ledarskap Gruppdynamik och team

– O – – – O O Projekt och Scrum

O O

Projektmetodik

Grunderna

Agila arbetssätt

O – – – – – – O

Agil styrning Projektmodeller Projektverktyg Förändringsledning Standarder Certifiering Övningar och självskattningstester

01-560 Projektledning 2020.indd 6

2020-11-19 08:35

FIFTH EDITION

ÅTTONDE UPPLAGAN

F

IO DIT Agilt eller projekt?

HE IFT

etoder för att stödja hela mellan olika projektidéer m projektverksamhet, ering är uppdaterade i den ning och praktisk tillämpning.

ÅTTONDE UPPLAGAN

Teori och praktisk tillämpning av projektmetodik och agila metoder

Project methodology consists of both project management and project governance that together tend to the needs of companies and organizations as well as ensuring results in the individual projects. This has been clarified and exemplified in this fourth edition to harmonize with new standards and guidelines published by the international organizations ISO, PMI and IPMA.

This fourth edition of Project Management contains more models and guidelines that can be used in support of the project process, from selection and prioritizing between project ideas to benefits realization and impact measurement. Depending on different preconditions and needs the traditional project methodology can be combined with modern agile work methods. This is described in detail in the book.

gskolenivå i företagsekonomi, ga nivå. Att innehållet i boken hela t den hittills varit så framgångsrik.

Project Management has received an award as ”The best teaching material in business economics at the college level” – confirming the pedagogical disposition and high level of the book.

a böcker och en webbplats. befattning eller roll eller

Project Management is a complete concept. It has a companion website with presentation and training materials. The book is also available in Swedish, with the title Projektledning.

Supports

IPMA/PMI-

Agilt eller projekt? vänder sig till dig som har en ledande roll med ansvar för affärs-, verksamhets- eller produktutveckling. Kanske är du vd, it-chef, utvecklingscertification and chef, marknadschef eller produktägare? Även projektledare, scrum masters och ISO 21500 verksamhetsarkitekter har nytta av bokens innehåll.

Syftet med boken är att visa hur man kan organisera och leda utveckling samt bygga verksamheter baserat på arbetsformen projekt och agila metoder.

Begrepp som används inom projektverksamheten och de agila arbetssätten förklaras och sätts in i sina sammanhang.

Bo Tonnquist

N

as. Traditionella projektmetoder Men det finns ingen metod som ppssätt, en annan gång ett agilt. aterat sina standarder och

Project Management is aimed at anyone who works with projects, whatever the branch of industry and type of project. The book presents project methodology and management in a clear, comprehensible way, making it suitable as course literature, as reference literature in practical project management and preparations of certification in the field of project management or agile work methods.

Project Management

Projektledning

ojektledning och riktar sig till rganisation. Boken behandlar ch begripligt sätt, vilket gör sitet och affärsskolor, handbok g på ledningsnivå och vid

A Guide to the Theory and Practice of

I boken beskrivs hur man leder och samordnar självorganiserande vilka Projectteam, Methodology and Agile Methods krav som ställs på framtidens ledare och vikten av ständigt lärande. Den tar också upp vad som krävs för att införa portfölj- och programstyrning, implementera en agil organisation, en så kallad agil transformation, och hur man etablerar ett PMO (projektkontor).

Boken är rikligt illustrerad och innehåller många exempel på praktisk tillämpning samt mallar för affärsanalys och projektstyrning.

Att leda utveckling och bygga verksamheter

www.sanomautbildning.se/project

Bo Tonnquist is a lecturer and consultant with extensive operative experience in project management, organizational development and marketing. He helps companies and organizations develop and implement project methodology and agile work methods, with an aim to improve operational efficiency and sustainable resource usage.

He was involved in development of IPMA’s certifications in Sweden and was previously a member of the local IPMA certification board.

F OTO : A N D E R S W I K B E R G

Bo Tonnquist

ognaden inom företag och organisationer. ing i Sverige och har varit medlem av

Bo Tonnquist

Bo Tonnquist

om projektledning, som i dag används

etag, och har lång operativ erfarenhet g i Sverige och internationellt. Han är

d fokus på projektorienterade arbetssätt odik och agila metoder. Han är också

Bo Tonnquist är föreläsare och konsult med lång operativ erfarenhet inom projektledning, verksamhetsutveckling och marknadsföring. Sedan mer än 20 år arbetar han med att utveckla och implementera projektorienterade arbetssätt baserade på best practice inom projektmetodik och agila metoder. Inom ramen för Baseline Management är han också engagerad i att mäta och utveckla projektmognaden inom företag och organisationer.

Han var med och utvecklade IPMA:s certifiering i Sverige och har varit medlem av IPMA:s svenska certifieringsstyrelse, samt skrivit storsäljaren Projektledning.

ISBN 978-91-523-5599-2

ISBN 978-91-523-6080-4

Bo Tonnquist

Bo Tonnquist

Styra och leda projekt, program och portföljer samt certifiering

Governing and managing projects, portfolios and certifications

O O O O O O O

O O O O O O O

O O O O O – –

– O O O O O O

– O O O O O O

O O O O O – O

Projekt, portfölj, Scrum och PMO

Projects, portfolios, Scrum and PMO

Projekt, portfölj, program och SAFe

O O

O O

O O

Komplett

Complete

Övergripande

O O O O O O O

O O O O O O O –

O O – – O O

Det finns separat övningsbok

Portfölj- och programstyrning i projektbaserade och agila företag

Bilaga

–

Also available as e-book

01-560 Projektledning 2020.indd 7

2020-11-19 08:35

Innehåll 1

Projekt som arbetsform . 14 1. Verksamhetsstyrning 15 Syfte med organisation . ................................. 15 Organisationsstrukturer................................... 17 Lean. . ......................................................................... 23 Projekt- eller flödesbaserad verksamhet.. 25 Projekt – en tillfällig organisation . ............. 32 Projektverksamheten...................................... 36

Möten .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Projektrum .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Visuellt ledarskap . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Projektportal . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3

3. Agila metoder 57 Vad är agila metoder? ..................................... 57 Det agila manifestet. .......................................... 62 Scrum ...................................................................... 64 Agilt ledarskap . .................................................... 66 Synkronisera teamen. ........................................ 69 Agil projektledning............................................. 70 Planering och genomförande integrerat.71

Förstudie

8. Bemanning och resursanskaffning Bemanning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Resursanskaffning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Förhandlingsteknik .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

72

4. Idé och initiering 73 Att definiera projekt ........................................ 73 Bakgrund, syfte och mål .. ............................. 81 Projektägarens önskemål . ........................... 86 Leverantörens erbjudande . . ......................... 92 Avtal . ...................................................................... 93 5. Analysera och grovplanera 95 Arbetet med förstudien .. ............................... 95 Förstudie som eget projekt . ....................... 99 Vad ska projektet göra och hur? . .............. 99 Projektets omfattning ................................. 104 Prioritering ...................................................... 108 Nulägesanalys .................................................. 110 Intressenter . ...................................................... 116 Affärs-/verksamhetsnytta ........................... 122 Kravhantering . ................................................ 128 Agil kravhantering.. ......................................... 134 Krav på projektägaren .. .............................. 136 Grovplanering ................................................. 137 Milstolpeplan . ................................................ 139 6. Kommunikation 143 Kommunikationstrategi ............................. 143 Inlärning ........................................................... 145 Presentationsteknik......................................... 148 Påverka intressenter ...................................... 149 Kommunikationsplan . ................................. 153 Rapportering . ................................................... 154

01-560 Projektledning 2020.indd 8

166

7. Tids- och resursplanering 167 Leda planeringen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 167 Projektplanen .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169 Planera i en föränderlig värld . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 170 Planeringskedjan .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172 Skapa en aktivitetsplan.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 174 Resurs- och tidsbedömning .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182 Skapa en tidsplan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 189 Resurshistogram. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196 Schemajustering.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197 Optimera planen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 202 Planera agila projekt.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 203 Big Room Planning.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211

2. Projektmetodiken 39 Projektförloppet ............................................... 39 Organisation och roller .................................. 46

2

Planering

155 160 163 164

213 213 216 221

9. Kalkylering och budget 227 Projektekonomi .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 227 Kalkylera kostnader.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 231 Skapa en budget. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 234 Periodiserad förkalkyl .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 237 Förkalkyl och tillgängliga medel . . . . . . . . . . . . 240 10. Risk och kvalitet 245 Skilj mellan risk och osäkerhet.. . . . . . . . . . . . . . . . 245 Riskhantering i projekt . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 247 Kvalitetsstyrning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 255 Kvalitet i projektarbetet .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 258 Kvalitetsuppföljning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263 Ändringshantering .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 265 Projektgranskning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 270

4

Genomförande

274

11. Skapa projektgruppen 275 Gruppens sammansättning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 275 Självstyrande team eller grupp. . . . . . . . . . . . . . . 284 Distribuerade projekt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291 Normer och regler .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 292 Värderingar och attityder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 295 Kick-off.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 Förväntningar och krav .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 300

2020-11-19 08:35

12. Ledarskap i projekt 302 Självinsikt ........................................................ 302 Feedback . ......................................................... 304 Att leda sig själv ............................................. 310 Att utöva ledarskap .................................... 313 Situationsanpassat ledarskap . ................ 318 Delegering....................................................... 323 Motivation ...................................................... 324 Konflikter. ......................................................... 328 13. Projekt på rätt kurs 335 Inleda arbetet ................................................. 335 Granska planeringen . . ................................ 337 Löpande projektuppföljning . . ................ 338 Olika metoder att redovisa status......... 341 Genomföra agila projekt. ........................... 344 Uppföljning kostnader . .............................. 348 Resultatvärdemetoden. ............................. 350 Kassaflöde ......................................................... 357 Hantera ändringar . ...................................... 358 14. Implementering och överlämning Införandet .......................................................

Planera införandet.. ...................................... Överlämnandet ..............................................

Förvaltning .....................................................

5 Avslut och effekt

361 361 365 369 373

376

15. Avslut och lessons learned 377 Avslut – arbetet är klart .. ........................... 377 Utvärdera projekt ........................................ 378 Slutrapport . .................................................... 383 Att leda avslutet . ........................................... 386 Lägga ned projekt . ....................................... 389 16. Nyttorealisering 392 Resultatuppföljning .. ................................... 392 Utvärdera effektmålet . .............................. 393 Effektmätning ............................................... 396 Nya projekt – en effekt! . . ........................... 400 17. En lärande organisation 401 Sträva efter att bli bättre . .......................... 401 Kollektivt minne ............................................ 404 Kunskapshantering...................................... 405 Förändringsledning . ................................... 409 Förändringsprojekt. ..................................... 411 Mobilisering . .................................................. 414 Säkra resultatet .............................................. 416

01-560 Projektledning 2020.indd 9

6

Projektverksamhet

420

18. Projektmognad och projektkontor 421 Projektverksamheten .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 421 Organisationens projektmognad. . . . . . . . . . 423 Analysmodeller .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 423 Projektmognad i olika branscher. . . . . . . . . . . 426 Projektkontor (PMO).. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 430 Etablera projektkontor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 432 19. Portfölj- och programhantering 437 Portföljstyrning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 437 En eller flera portföljer . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 439 Portföljens flygledare .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 440 Portföljmix . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 443 Urvalsprocessen . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 445 Resursförsörjning och allokering.. . . . . . . . . . . 450 Ta PULS på portföljen.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 452 Programstyrning .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 455 Programtavlor. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 459 Program kontra stora projekt.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 461 20. Modeller och verktyg 464 Projektmodeller . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 464 Exempel på projektmodeller.. . . . . . . . . . . . . . . . . . 468 Projektverktyg. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 475 Trender . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 476 Projektportaler .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 477 Mind maps (Minneskartor).. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 482 Tidsplaner .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 484 Projekttavlor . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 486 Införa projektverktyg . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 488 21. Standarder och certifieringar 490 Standarder . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 490 Certifieringar .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 496 PMI-certifieringar .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 497 IPMA-certifiering projektledning . . . . . . . . . 500 PMI vs. IPMA .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503 Certifierad scrum master .. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 503

Bilaga A – Projektmodell.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 506 Bilaga B – Uppdragsmodell. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 520 Ordlista.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 526 Sökord. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 550 Bildförteckning.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 555 Litteraturförteckning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 556 . sanomautbildning.se/projektledning

2020-11-19 08:35

Processmodell över bokens innehåll 2. Förstudie

1. Projekt som arbetsform

Samordning

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Kapitel 2 Projektmetodiken

Kapitel 3 Agila metoder

Kapitel 4 Idé och initiering

Kapitel 5 Analysera och grovplanera

Kapitel 6 Kommunikation

K Ti p

Projektstyrning Lean Projektledning Projektverksamheten

Projektförloppet Projektnivåer Projektmodell Roller

Agila manifestet Scrum Agil projektledning Cyklisk process

Definiera projekt Initiera projekt Business Case Förutsättningar

Analysera uppdraget Förstudieprocessen Grovplan Processgrupper

Kommunikationsstrategi Inlärning Projektstöd

Le Pl Pl Pl A

Projektägarens önskemål

Kartlägg intressenter

Hantera intressenter

Produktbacklogg Sprintbacklogg Burn rate

Bakgrundsbeskrivning Syfte och effektmål Avgränsningar Projektmål Projekttriangeln

Omfattning – WBS Minneskarta – mind map Val av lösning Användningsfall User stories

Kommunikationsplan

Pr

Projektägare Leverantör

Visuellt ledarskap Mötesteknik

Re Re Re

Planera förberedelserna Metodval Prioritering Milstolpeplan

Rapportering

Lo Sk pl Ti K Sp A Sc

Affärs-/verksamhetsnytta Nyttovärdering – PENG

Vad kostar ett möte?

Re

Intressenter

Portföljledning Projektkontor

Omfattning

Processer Vision och affärsmål Strategier

Organisation och resurser

Organisationsformer Projekt – en tillfällig organisation Flödesbaserad verksamhet

Projektorganisation Roller och ansvar

Självorganiserande team Scrum-processen Roller i Scrum Agilt ledarskap

Tid

Flödeseffektivitet

Projektfaser Beslutspunkter

Sprintar Synkronisering Big Room Planning

Kostnad

Osäkerhet

Planeringspoker

Nulägesanalys SWOT-analys Beslutsmodell

Kvalitet

User stories Story points

Kravhantering Styrparametrar Produkt- och projektkrav Agil kravhantering

Anskaffning

Kommunikation

01-560 Projektledning 2020.indd 10

Styrdokument

Kanbantavlor Daily scrums Burn down charts Demo Visualisering

Anbudsbegäran Offert Avtalsformer

Beställarkompetens

Uppdragsbeskrivning Målformulering

Direktiv Olika målbilder Förstudierapport

O Li PE

Presentationsteknik Inlärningsstilar Retorik och kanaler Rapporter Möten Projektrum Projektportal Projektdagbok

2020-11-19 08:35

Pr Pl O

l

egi

Processmodellen följer strukturen i ISO 21 500 Vägledning för projektarbete, PMI:s PMBOK Guide och IPMA:s ICB.

3. Planering

4. Genomförande

Kapitel 7 Tids- och resursplanering

Kapitel 8 Bemanning och resursanskaffning

Kapitel 9 Kalkylering och budget

Kapitel 10 Risk och kvalitet

Kapitel 11 Skapa projektgruppen

Kapitel 12 Ledarskap i projekt

Kapitel 13 Projekt på rätt kurs

Leda planeringen Planeringsmetoder Planeringskedjan Planera agila projekt Agila releasetåg

Bemanning

Projektekonomi Periodiserad budget Internprissättning

Hantering av risker och möjligheter i projekt Risk kontra osäkerhet Projektmognad

Beteendeprofiler Grupputveckling Team

Självinsikt och att utöva ledarskap

Projektuppföljning Ändringshantering Genomföra agila projekt

Företagskultur

Situationsanpassat ledarskap

Hantera intressenter

Förhandlingsteknik Projektplanen

Förhandlingsprocessen

Riskidentifiering

Resursbedömning Resursbehov Resurskrockar

Resursanskaffning

Ändringsråd Projektmognadsanalys

Logisk nätplan Skapa en aktivitetsplan Tidsplan Kritiska linjen Sprintar Agil tidsplan Schemajusteringar Resurshistogram

Crashing

Resursanskaffning Upphandling

Osäkerhetsbedömning Lichtenbergs metod PERT

QTR-styrning DevOps

Gruppsammansättning Belbins teamroller DISC-analyser Myers-Briggs Normer och regler Värderingar och attityder Spelregler Förväntningar

Avvikelser

Löpande uppföljning Milstolpediagram Nulinje Projekttavlor Burn down charts Införa ändringar

Projektkalkylering Ekonomiska grundbegrepp Förkalkyl Budget Nuvärdemetoden Osäkerhetsbedömning Förväntat ekonomiskt värde

Joharifönster Feedback Delegering Motivation Stresstratten Konflikthantering

Bokföra kostnader Resultatvärdemetoden Återstående arbete Kassaflöde Väntevärde Riskvärdering Riskåtgärdsplanering Ändringshantering Projektgranskning

Riskbemötande Uppdatera riskanalysen Åtgärder Ändringar

Kvalitetsstyrning Kvalitetsuppföljning PDCA FMEA Rutiner för ändringar

Granska planeringen Kvalitetsuppföljning Ständiga förbättringar Begränsningsteorin Sex sigma

Bemanna projektgruppen Rekrytering Projektplanen Planeringsmöte Originalplan

Kontrakt Resurskontrakt

01-560 Projektledning 2020.indd 11

Budget

Miniriskmetoden Riskkartor

Kick-off Kommunikationsprofiler

Beslutslogg Rapportering Daily scrums Revisionshantering

2020-11-19 08:35

Processmodell (forts.)

5. Avslut och effekt

Samordning

Kapitel 14 Implementering och överlämning

Kapitel 15 Avslut och lessons learned

Kapitel 16 Nyttorealisering

Kapitel 17 En lärande organisation

K P

Resultatet Implementering Överlämning

Avslutsfasen Utvärdera projekt

Effekthemtagning

Kunskapshantering Den lärande organisationen Kotters åtta steg

O P P

Avveckla leverantörer

E-delegationen

Intressenthantering Förändringens fyra rum Ändringsklimat

I

Effektmätning

Förändringsprojekt

M S

Intressenter

Omfattning

Leveranser Överlämnande Förvaltning

Resultatuppföljning

Organisation och resurser

Ny projektgrupp Referensgrupp

Analysera samarbetet Avveckla gruppen Kick-out

Mentorskap Lärlingssystem Förändringsledare Socialt kapital Mobilisering Engagemang

O

Tid

Planera införandet

Tidsuppföljning

Framgångsfaktorer Think Drop

I

Kostnad

Livscykelbudget

Ekonomisk uppföljning Efterkalkyl

Effekthemtagning

Osäkerhet

Kvalitet

Bedömning av resultat Testspecifikation

Anskaffning

Kommunikation

Kvalitetsuppföljning Lägga ned projekt Exit-kriterier

Utvärdera effektmålet Referensmätning

E B Värdera chansen att lyckas

R

Säkra resultatet

S B O

Avsluta avtal

Införandeplan Resultatrapport Förvaltningsplan

01-560 Projektledning 2020.indd 12

Slutrapport Protokoll för projektavslut

R

Kommunicera ut effekten Följa upp Business Case

Kommunikationsplan Open Space

2020-11-19 08:35

S

Processmodellen följer strukturen i ISO 21 500 Vägledning för projektarbete, PMI:s PMBOK Guide och IPMA:s ICB.

6. Projektverksamhet Kapitel 18 Projektmognad och projektkontor

Kapitel 19 Portfölj- och programhantering

Kapitel 20 Modeller och verktyg

Kapitel 21 Standarder och certifieringar

Organisationens projektförmåga Projektverksamhet Projektkontor (PMO)

Projekt, program och portfölj Portföljhantering Programhantering

Projektmodeller Utvecklingsmodeller Projektverktyg

Internationella standarder Certifiering av projektledare Certifiering agila metoder

Mognadsanalyser Strategisk styrning

Optimera portföljen

Mind maps Projekttavlor

ISO 21 500 , ISO 21 504, ISO 21 505 PMBOK Guide (PMI) ICB (IPMA)

Organisationens kompetens

Olika typer av projektkontor

Intern styrning

Portföljuppföljning Urval och prioritering

Planeringsverktyg Portföljrapportering

Ekonomisk styrning Balanserade styrkort

Värdemaximering

Kalkylverktyg

Riskhantering

Riskexponering

Riskstatus

Projektkomplexitet

Styrkort för projekt Benchmarking OPM3, P3M3, SPI

Kvalitetsstyrning

Gemensam metodik

Krav och certifieringsprocesser PMI, IPMA, Scrum

Resurshantering

Införa portfölj- och projektstöd

Införa projektmodell Införa projektverktyg

SPI-analys

Positioneringskartor PULS Statusmöten

Projektportaler Dokumentmallar Checklistor Molntjänster

Intressenthantering

Professionellt och ansvarsfullt beteende

Metodkompetens

När mer material finns på bokens webbplats används denna symbol.

När mer information finns i övningsboken används denna symbol.

01-560 Projektledning 2020.indd 13

2020-11-19 08:35

1 Projekt som arbetsform Projekt är en arbetsform med starkt resultatfokus. Alla projekt är en del av ett sammanhang och kan ses som verktyg för att leverera affärsmål och verksamhetsnytta.

Projektmetodiken är en uppsättning metoder och verktyg som beskrivs i en projektmodell med definierade projektroller och styrdokument.

Agila metoder har hämtat mycket från Lean, bland annat fokus på samarbete i självorganiserade team, att undvika onödigt arbete och att visualisera framdrift med Kanban-tavlor.

1. Verksamhetsstyrning 2. Projektmetodiken 3. Agila metoder

01-560 Projektledning 2020.indd 14

2020-11-19 08:35

INITIERING

IDÉ

PROJEKTET

FÖRSTUDIE

Skapa gruppen

PLANERING

GENOMFÖRANDE

Leda teamet

NYTTOREALISERING

AVSLUT

EFFEKT

Avveckla teamet

Kapitel 1

Verksamhetsstyrning Varför används projekt så ofta inom alla typer av verksamheter och varför ser projekt ut som de gör? Det är två grundläggande frågeställningar som har stark koppling till behovet att leda och styra företag och organisationer på ett så effektivt sätt som möjligt. Innan vi går på djupet i området projekt och projektledning är det därför angeläget att börja med ett kort avsnitt om syftet med att organisera en verksamhet och använda modeller för styrning.

Syfte med organisation

S

yftet med att organisera en verksamhet är att uppnå ökad effektivitet. Målet är att optimera användningen av de resurser som finns att tillgå. Resurserna är alltid begränsade oavsett organisationens storlek.

Varken företaget eller dess organisationsform har något egenvärde, utan är till för att tillhandahålla det utbud som kunderna efterfrågar på effektivast möjliga sätt. Organisationen måste hela tiden omvärderas. Medarbetarna får aldrig glömma varför företaget finns till.

En organisation, där målen upplevs oklara och ledningen diffus, kan aldrig vara effektiv, då detta för med sig en osäkerhet som påverkar personalens förmåga att arbeta effektivt.

01-560 Projektledning 2020.indd 15

2020-11-19 08:35

16

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Organisationer kan liknas vid organismer som behöver tillförsel av energi för att överleva. Det gäller att den egna överlevnaden inte blir målet för verksamheten, utan viljan att ge service åt kunderna. De strategier som ledningen valt för att uppnå visioner och affärsmål måste slå igenom i organisationens utformning. Man kan säga att en organisation är en formaliserad gruppbildning som är samordnad för att uppnå gemensamma mål.

Organisationen är också ett verktyg som reglerarförhållandet mellan chefer och underställda. Det handlar om att på effektivaste sätt styra och samordna resurser, inom och utanför organisationen, mot de mål som är uppsatta. Det gäller oavsett om det är ett kommersiellt företag, en offentlig verksamhet eller en ideell förening.

Strategier Portföljstyrning Organisationsstruktur

g nin yr St töd S

St yr n St ing öd

Vision

Programstyrning Projektstyrning Projektledning

Resurser Linjeverksamheten

Projektverksamheten

A En verksamhet beskrivs ofta som en pyramid med de övergripande målen (visionen och affärsidén) i toppen och resurserna som bas. Däremellan finns strategier, organisationsstrukturer och styrmodeller.

Struktur, processer och kultur Forskning inom organisationsteori koncentrerar sig kring tre huvudteman: struktur, processer och kultur. Organisationens struktur innefattar synliga komponenter som funktioner, befattningar, hierarkier, titlar och rangordning, medan processerna behandlar handlingar och händelser. Organisationens kultur berör värderingar, normer, språk, symboler, ledarskap och motivation.

01-560 Projektledning 2020.indd 16

2020-11-19 08:35

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

17

Det är processerna som utgör organisationens livsfunktioner, medan strukturen och kulturen anger hur organisationens medlemmar arbetar, samarbetar och motarbetar varandra, hur systemet byggs upp eller bryts ned och hur beslutsnivåer och ansvarsområden fördelas.

Modern organisationslära har alltmer koncentrerats kring företagets processer, då dessa har sitt ursprung i företagets affärsidé. En process är en kedja av sammanhängande aktiviteter både inom och utanför företaget, som skapar ett mervärde som kunden är beredd att betala för. Varje aktivitet i kedjan har en leverantör och en kund. Syftet med att identifiera företagets processer är att få bort allt onödigt arbete som inte ger någon kundnytta. Företagets organisation måste utformas efter processernas behov.

Det finns många orsaker till att företag är organiserade som de är.

Oftast finns en historisk förklaring. Har ni reflekterat över varför ert företag är organiserat som det är? Syftet med att organisera en verksamhet är att uppnå ökad effektivitet genom att optimera användningen av de resurser som finns att tillgå. Resurserna är alltid begränsade, oavsett organisationens storlek. Organisationens syfte är att skapa en struktur för att kunna fördela arbete, ansvar och befogenheter.

Organisationsstrukturer Vanligt förekommande organisations- former: Vision

Funktionell hierarkisk Projektbaserad Matrisorganisation Nätverksbaserad Flödesbaserad

Matris

Strategier

Funktionell hierarkisk Nätverksbaserad

Portföljstyrning Organisationsstruktur

Projektbaserad

Programstyrning Projektstyrning Projektledning

Flödesbaserad

Resurser Linjeverksamheten

01-560 Projektledning 2020.indd 17

Projektverksamheten

2020-11-19 08:35

18

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Funktionell hierarkisk En funktionell hierarkisk organisation är organiserad efter specialistfunktioner, exempelvis forskning och utveckling, marknad och försäljning, tillverkning och logistikekonomi, och stödfunktioner som it och hr. Ju högre upp i organisationen, desto mer makt och befogenhet.

Besluts- och kommunikationsvägar går ofta vertikalt uppifrån och ned, det är tydligt vem som har mandat och vem som rapporterar till vem.

Under industrialismens framväxt på 1900-talets var den funktionella hierarkiska organisationsformen dominerande. Svagheten med den hierarkiska organisationen är att den inte är flexibel och därmed svår att anpassa till ändrade yttre förutsättningar.

A Löpande bandet är ett klassiskt exempel på en funktionell, hierarkiskt organiserad verksamhet.

01-560 Projektledning 2020.indd 18

2020-11-19 08:35

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

19

Projektbaserad I en projektbaserad organisation är projekten skilda från linjeverksamheten. Linjen har ofta en servande funktion till projekten. Man behöver sällan riskera att projektmedlemmar med kritisk kompetens sitter fast i arbetsuppgifter i linjen. Däremot finns det ofta en konkurrens mellan projekten. Prioritering och samordning mellan projekten och resurser sker genom övergripande resursplanering och portföljstyrning.

Byggbolag som Skanska, Peab, ncc med flera är bra exempel på projektbaserade företag där kundvärdet skapas i projekten. Merparten av de anställda arbetar hela tiden i projekt, som ofta är omfattande, med flera samverkande bolag. Linjens uppgift är framför allt att stödja projekten med administrativa tjänster. Även konsultföretag som hyr ut projektledare och resurser är ofta organiserade projektbaserat.

A Ombyggnaden av Slussen i Stockholm är ett stort komplext projekt där Skanska är huvudentreprenör, med det övergripande ansvaret för leveransen till beställaren Stockholms stad.

01-560 Projektledning 2020.indd 19

2020-11-19 08:35

20

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Matris Matrisorganisationen ligger mellan den projektorienterade och den hierarkiska organisationen. Medarbetarna är anställda inom funktionerna i linjen, medan projekten drivs i tvärfunktionella processer över linjegränserna. Matrisorganisationen är den vanligaste organisationsformen i vårt land, speciellt inom stora företag med stort produktutbud som marknadsförs och säljs i många länder.

A Telekomföretaget Ericsson är ett av många exempel på företag som har en matrisorganisation uppdelad på marknader/världsdelar och produktdivisioner. Ericsson är också ett bra exempel på företag som arbetar flödesbaserat inom utveckling och drift.

Svagheten med organisationsformen är att man ofta delar på resurser och att man har dubbla beslutsvägar, vilket ställer höga krav på chefer och projektledare att vara tydliga med sina prioriteringar.

Funktionell hierarkisk matris

Svag matris

Stark matris

Projektbaserad matris

A Projektens andel av verksamheten.

01-560 Projektledning 2020.indd 20

2020-11-19 08:35

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

21

Svag matris För matrisorganisationer där de hierarkiska beslutsvägarna är dominerande kan vi tala om en svag matris. Här arbetar en ganska liten del av medarbetarna i projekt. De flesta har befattningar i linjen, där merparten av allt arbete i verksamheten bedrivs. Som en konsekvens fattar linjecheferna de flesta besluten, även sådana som rör projekten.

Projektledaren har låg status i denna typ av organisation.

Stark matris Med en organisationsstruktur där allt fler arbetar i projekt ökar projektledarens möjlighet att bestämma över sitt projekt. I den starka matrisen tar linjecheferna bara övergripande beslut om mål, ramar och resurser. Detaljerna överlåts till projektledaren. Merparten av verksamheten bedrivs i projekten.

Nätverksbaserad Ett alternativ till att bygga upp en egen organisation med all kompetens som behövs är att etablera samarbete i nätverk med partners och leverantörer som innehar kompletterande teknisk kompetens eller marknadskunnande som man själv saknar. De resurser som behövs måste inte heller befinna sig på samma geografiska plats för att kunna samarbeta. Vi talar i dag om geografiskt distribuerade verksamheter, där man samarbetar på distans över nätet.

Traditionella beslutsvägar, delegeringsformer och beslutsprocesser fungerar inte lika bra i dessa nätverksstrukturer, vilka ofta är löst sammanhållna och till stora delar bygger på tillit och förtroende mellan de parter som ingår. Forskare liknar nätverken vid organismer som kontinuerligt utvecklas för att överleva och vara livskraftiga.

Arbetsytor Slack och Projectplace är exempel på digitala arbetsytor som gör det möjligt att knyta samman olika grupper och individer i nätverk över organisationsgränser.

01-560 Projektledning 2020.indd 21

2020-11-19 08:35

22

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

A ”Gigare” som går in och tar tillfälliga jobb kommer att öka i antal. Allt fler blir också konsulter och egenanställda. Det ger en flexibilitet att förflytta sig mellan uppdrag och kunder, men samtidigt en otrygghet då det tar tid att bli etablerad och efterfrågad.

Namnet gigare har sitt ursprung i musikbranschen, där det är vanligt att man gör korta tillfälliga gig.

Ett nätverk behöver också struktur och regler, annars faller det isär.

Tydliga effektmål och ägandeskap har blivit viktigare än någonsin.

Utan klart formulerade visioner och mål som också är kommunicerade blir det riskabelt att delegera uppdrag och dela ut mandat. Någon behöver ta ansvar för de långsiktiga målen, det kan man inte förvänta sig av dem som leder enskilda projekt, ingår i utvecklingsteam eller är externa leverantörer. De är vanligtvis bara engagerade i en mindre del av processen.

Duktiga projektledare har stora möjligheter att lyckas i nätverk genom sin förmåga att koppla ihop och påverka olika intressenter.

01-560 Projektledning 2020.indd 22

2020-11-19 08:35

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

23

Flödesbaserad I en flödesbaserad verksamhet samordnas förändringsledning, utveckling och förvaltning i värdeströmmar, som kan jämföras med processer.

Självstyrande team med permanent bemanning är organiserade i releasetåg, vilka kan jämföras med kontinuerliga flöden med syfte att utveckla och underhålla produkter och system.

Nystartade företag har ofta bättre förutsättningar att organisera verksamheten flödesbaserat, då de inte är belastade av gamla strukturer, inarbetade arbetssätt och prestige hos personer som är vana att ha makt. Det är mycket sannolikt att vi framöver kommer att få se organisationsstrukturer som bygger på en kombination av traditionell styrning från toppen och flexibla agila arbetssätt på de ställen där det passar inom verksamheten.

Spotify Hos den digitala musiktjänsten Spotify organiseras personalen i så kallade tribes och alliances vilka kontinuerligt utvecklar tjänsten, som uppdateras i schemalagda releaser.

En fullständig agil transformation innebär att man har ersatt sin traditionella organisationsform fullt ut med agila värdeströmmar. I dag är det få som har lyckats uppnå detta, utan det flödesbaserade arbetssättet begränsas till en del av verksamheten, vanligtvis utveckling och systemunderhåll.

Lean Fokus på att effektivisera flöden och minimera slöseri är det centrala inom Lean, västvärldens tolkning av det japanska undret. Det är ofta exemplifierat genom Toyota Production System, som utgjort modell och inspiration för många företag och organisationers strävan att optimera sina verksamheter.

Lean handlar främst om att optimera flödeseffektiviteten, vilket förutsätter att det alltid finns ledig kapacitet i varje steg i en process för det oväntade, till skillnad mot traditionell resurseffektivisering som bygger på att varje resurs utnyttjas maximalt. I den senare bildas det lätt köer

01-560 Projektledning 2020.indd 23

2020-11-19 08:35

24

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

som orsakar förseningar och i värsta fall genererar nya behov, som i sin tur hanteras genom med aktiviteter som inte är värdeskapande.

Förmågan att eliminera, reducera och hantera variationer är avgörande för hur effektiv en verksamhet kan bli. Det är lättare att uppnå hög flödeseffektivitet om man producerar likartade produkter och variationer i efterfrågan från kunderna är liten.

Resurseffektivitet

Väntetid Flödeseffektivitet

Ingen väntetid

Resurseffektivitet

Lågprisflygbolag Effektiva öar

Det perfekta tillståndet

Öken

Effektiv ocean

Eftersträvansvärt men svårt att uppnå. Kräver fullständig kunskap om kunderna och en perfekt resursflexibilitet.

Brandkår

Flödeseffektivitet Effektivitetsmatrisen

K Ä L L A : D E T TA Ä R L E A N

Lean kan beskrivas utifrån fyra nivåer: Värderingar – hur en organisation ska vara.

Principer – hur en organisation ska tänka.

Metoder – vad en organisation ska göra.

Verktyg – vad en organisation ska använda.

Toyotas värderingar är ständiga förbättringar, Kaizen, samt respekt för människor och samarbete. Det är viktigt att studera och analysera flöden innan beslut fattas och åtgärder sätts in. Inom Toyota kallas

01-560 Projektledning 2020.indd 24

2020-11-19 08:35

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

25

detta Genchi Genbuts vilket kan översättas till ”gå själv och se hur det fungerar”. Man lägger stor tid på att analysera innan man beslutar och inför förändringar.

Så kallad dragande produktion, Just-in-time, och automatisering med mänsklig prägel, Jiduko, är principer som styrt de metoder och verktyg som Toyota valt att använda. Den berömda ”linan”, som alla kan använda för stoppa produktionen och Kanban-tavlor, för att visualisera flöden, är exempel på verktyg som ingår i Toyota Production System.

Varje organisation behöver utgå från sina verksamhetsmål och förutsättningar när de formulerar sina värderingar och definierar principer, beskriver metoder och väljer verktyg. De kanske tydligaste spåren av Lean som vi i dag ser inom svenska organisationer är aktivitetsbaserade arbetsplatser, självorganiserande arbetsgrupper och korta ståuppmöten kring whiteboardtavlor. Än så länge är det bara ett fåtal som tagit steget fullt ut och gjort övergripande förändringar av hela sin verksamhet.

I Sverige har Scania varit ledande när det gäller att förändra arbetssätt och utveckla metoder enligt Lean-andan. Andra företag som kommit långt i sina förändringsprocesser är Ericsson och seb som satt som mål att fördubbla outputen från verksamheten genom att vara Lean. Men det är yngre företag, såsom Spotify, som redan från att de grundats anammat Lean-filosofin och arbetat agilt. Lean är en strävan att hela tiden vilja bli bättre, det är inte ett slutgiltigt tillstånd.

Projekt- eller flödesbaserad verksamhet I dag dominerar två sätt att organisera och driva produkt- och verksamhetsutveckling: projektbaserat respektive flödesbaserat. I en projektbaserad verksamhet genomförs utveckling och förändring genom projekt. Det är en arbetsform för att hantera unika, tidsavgränsande satsningar som utförs av tillfälligt sammansatta grupper. Styrning, prioritering och samordning av flera projekt sker med portfölj- och programstyrning. Allt ingår i en organisations så kallade projektverksamhet.

01-560 Projektledning 2020.indd 25

2020-11-19 08:35

Projekt som arbetsform

26

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

I en flödesbaserad verksamhet genomförs utveckling och förvaltning i värdeströmmar och releasetåg. Arbetsformen baseras på en permanent organisation med självorganiserande team. Synkronisering och samordning sker på programnivå, medan övergripande prioritering sker med portföljstyrning. Agila arbetsmetoder tillämpas och beslut delegeras nedåt i organisation.

Projektverksamhet

28

Med en projektverksamhet avses de personer, processer och system som behövs för att genomföra projekt. Projektverksamheten existerar parallellt med den övriga verksamheten och utgör samtidigt en del av denna. Ibland är projektverksamheten väl avgränsad och tydligt definierad, som i den projektorienterade organisationen, men ofta är gränsen otydlig på grund av att man använder Projekt som arbetsform Projekt som arbetsform Kapitel 1 Verksamhetsstyrning samma resurser i projekten som i övrig löpande verksamhet.Kapitel 1 Verksamhetsstyrning Portfölj

Vision och affärsidé Idéer Förfrågningar Lagkrav Ledningsgrupp

29

Portföljlogg

Strategier

Q

T

R

Projekt

Total budget

Förbrukad budget

Total tid

BP

Kvalitet

Tid

Budget

Risk

Totalt

Projekt 1

5 000 000 kr

2 300 000 kr

18 mån

3

V

V

V

V

V

Projekt 2

4 500 000 kr

1 200 000 kr

12 mån

3

V

V

V

V

V

Projekt 3

2 000 000 kr

350 000 kr

5 mån

1

V

V

V

V

V

Projekt 4

877 000 kr

250 000 kr

4 mån

2

V

V

V

V

V

Stödjer strategier

Projekt 5 Projekt 6

Portföljstyrning

Identifiera Klassificera Prioritera

PULS-tavla

Budget

Samordnade projekt och aktiviteter

Program

Programtavla/Kanban Resursbehov på individnivå

Produktledning

Program Nyttor för kunder

Verksamhetsarkitekt

Produktägare

Programledning

Programlogg

Rullande resursplanering

Budget

Tid (månad)

Stora projekt

Projektledningsteam

BP2

BP1

IDÉ

Referensgrupp

Styrgrupp

FÖRSTUDIE

BP3

PLANERING

(BP4)

BP5

GENOMFÖRANDE

BP6

AVSLUT

Projekt EFFEKT

Projektägare Syfte/effektmål

STYRA & ÖVERVAKA

Nyttorealisering Mål/leverans

Projekttavla/Kanban Resursägare

Uppdragsbeskrivning

Projektledare

Business case

Projektplan

Slutrapport

ORGANISERA & LEDA

Tillfällig projektgrupp

Krav/backlogg

Budget

Resurser

UTFÖRA

A Projektverksamhet.

Projektverksamheten har en struktur uppdelad på nivåer: Portfölj – prioritering och samordning av projekt och program för att uppnå strategiska mål.

Program – samordning av projekt för att uppnå kundnyttor.

Stora projekt – tidsavgränsade satsningar som är uppdelade på flera projekt.

Projekt – tidsavgränsade satsningar som utförs av tillfälligt sammansatta grupper.

Det finns stort utbud av så kallade ”best practices” och internationella standarder som kan användas som vägledning när man vill bygga upp en effektiv projektverksamhet.

01-560 Projektledning 2020.indd 26

2020-11-19 08:35

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

27

Flödesbaserad verksamhet I stället för att organisera ett företag hierarkiskt i vertikala funktioner, av vissa kallade ”stuprör”, har man i den flödesbaserade organisationen organiserat verksamheten kring horisontella flöden, kallade ”värdeströmmar”. SAFe (Scaled Agile Framework) från Scaled Agile Inc är ett exempel på ramverk som beskriver hur en agil verksamhet bör struktureras och fungera. SAFe Reference Guide kan ses som en handbok.

Den agila verksamheten har en struktur som är uppdelad på följande nivåer: Portfolio – prioritering och samordning av värdeströmmar för att uppnå strategiska mål.

Large solutions – lösningar bestående av flera samordnade agila releasetåg.

Program – samordning av utveckling och underhåll i agila releasetåg.

Team – permanenta agila team som arbetar i synkrona sprintar.

Agila metoder är en samling utvecklingsmetoder och visualiseringsverktyg där det agila manifestet utgör riktning och värdegrund.

Scrum är ett exempel där utvecklingen sker i korta cykler med syfte att leverera funktionalitet successivt. Resultat, planer och metoder utvärderas löpande och förbättras. Kanban är en metod inom Lean för att visualisera arbete som sker i flöden.

Det finns stort utbud av så kallade ”best practices” och internationella standarder som kan användas som vägledning när man vill bygga upp en effektiv projektverksamhet.

01-560 Projektledning 2020.indd 27

2020-11-19 08:35

28

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Vision och affärsidé Idéer Förfrågningar Lagkrav Ledningsgrupp

Portföljlogg

Strategier

Portföljstyrning

Identifiera Klassificera Prioritera

Verksamhetsarkitekt

Produktledning

Bu

Programtavla/Kanban

Produktägare

Programledning

Programlogg

Budget

Projektledningsteam

Referensgrupp

Styrgrupp

Projektägare

Projekttavla/Kanban Resursägare

Upp besk

Projektledare

Tillfällig projektgrupp

Krav/backlogg

Budget

A Projektverksamhet.

01-560 Projektledning 2020.indd 28

2020-11-19 08:35

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

29

Portfölj Q

T

R

Projekt

Total budget

Förbrukad budget

Total tid

BP

Kvalitet

Tid

Budget

Risk

Totalt

Projekt 1

5 000 000 kr

2 300 000 kr

18 mån

3

V

V

V

V

V

Projekt 2

4 500 000 kr

1 200 000 kr

12 mån

3

V

V

V

V

V

Projekt 3

2 000 000 kr

350 000 kr

5 mån

1

V

V

V

V

V

Projekt 4

877 000 kr

250 000 kr

4 mån

2

V

V

V

V

V

Stödjer strategier

Projekt 5 Projekt 6

Budget

PULS-tavla

Samordnade projekt och aktiviteter

Program

Program

Resursbehov på individnivå

Nyttor för kunder

Rullande resursplanering

Tid (månad)

Stora projekt

BP2

BP1

IDÉ

FÖRSTUDIE

BP3

PLANERING

(BP4)

BP5

GENOMFÖRANDE

BP6

AVSLUT

Projekt EFFEKT

Syfte/effektmål

STYRA & ÖVERVAKA

Nyttorealisering Mål/leverans Uppdragsbeskrivning

Business case

Projektplan

ORGANISERA & LEDA

Slutrapport

Resurser

UTFÖRA

01-560 Projektledning 2020.indd 29

2020-11-19 08:35

30

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

SAFe® for Lean Enterprises Enterprise

Government

Kanban

Organizational Agility

NFRs

Portfolio Backlog

Epic Owners

Enterprise Architect

Strategic Themes

Lean Budgets

Portfolio Vision

Guardrails

Solution Solution Arch/Eng Mgmt

Enterprise Solution Delivery

Kanban

Lean Portfolio Management

Compliance

Variable

MBSE

Fixed

Set-Based

NFRs

Solution Backlog

STE

Customer Centricity

Business Owners

Agile Product Delivery

System Product Arch/Eng Mgmt

Design Thinking

RTE

NFRs

Agile Teams

Program Backlog

Scrum

• Plan • Execute • Review • Retro

PI Planning

Team and Technical Agility

Kanban

PI Objec

XP

Product Owner NFRs

Continuous Learning Culture

Scrum Master

Team Backlogs

Kanban

Business | Dev | Ops | Support

Core Values

Lean-Agile Mindset

A Flödesbaserad verksamhet.

01-560 Projektledning 2020.indd 30

2020-11-19 08:35

SA Princ

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Business Agility

31

Measure & Grow

PORTFOLIO Epic

Epic

NFRs

Enabler

rtfolio Backlog

KPIs

Coordination

Lean Budgets

Vision

Guardrails

Value Streams Solution Demo Pre

LARGE SOLUTION

Capability

Roadmap

Post

Enabler

Post

Pre

Solution Demo

Milestones NFRs

S O LU T I O N TRAIN

ution Backlog

Shared Services

Continuous Delivery Pipeline

ESSENTIAL

AG I L E R E L E A S E T R A I N

CoP

Solution Continuous Exploration

PI Objectives

Continuous Integration

Continuous Deployment

System Demos

Release on Demand

Solution Context

System Demos

CI

Enabler

Feature

CI

A M

PI Planning

Enabler

CD

IP Iteration

IP Iteration

Feature

CD

System Team

C R

Goals

PI Planning

Goals

PI Planning

• Plan • Execute • Review • Retro

Supplier

L

Lean UX

DevOps Metrics

Story

Iterations

CE

Program Increment

CE

Story

Architectural Runway

Built-In Quality

Program Increment Leffingwell, et al. © Scaled Agile, Inc.

SAFe Principles

N

Implementation Roadmap

SAFe Program Consultant

5.0

Lean-Agile Leadership K Ä L L A : S A Fe

01-560 Projektledning 2020.indd 31

2020-11-19 08:35

32

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt – en tillfällig organisation Projekt är en lämplig arbetsform när det finns behov av att tillfälligt samordna olika delar av en verksamhet eller knyta samman resurser från olika företag och organisationer. I princip tillåts projektledaren ”kortsluta” linjeorganisationens besluts- och ansvarsvägar, för att kunna skapa en optimal organisation. Ett starkt fokus kan hållas på kundnyttan genom målstyrning ned på individnivå. Projektorganisationen är temporär, vilket även gäller projektledarens mandat som chef. När projektet är avslutat upplöses organisationen. Liksom de flesta tillverkande företag med egen forskning och utveckling utnyttjar bilindustrin projektformen när de tar fram nya bilmodeller.

Att utveckla ett nytt modellprogram kräver ett starkt fokus och hård styrning för att hålla nere kostnaderna.

Projekt ska uppnå resultat Projekt är en arbetsform som passar många olika typer av uppdrag.

Det är ett effektivt sätt att förverkliga visioner och övergripande strategiska mål, men projekt kan också drivas av enskilda personer för att uppnå privata mål.

I den här boken behandlas primärt projekt som drivs av företag och organisationer. Av den anledningen börjar vi med att se hur projekt är kopplade till verksamhetens styrning och mål. Projekt kan drivas externt åt en kund, eller internt inom den egna organisationen med egna resurser eller inhyrd personal. Det finns ingen undre eller övre gräns för hur litet eller stort ett projekt kan vara, varken när det gäller antalet involverade personer eller den tid som ett projekt kan ta.

Vad ingår i en affärsidé?

A. Målgruppen vi vänder oss till.

B. Behov hos målgruppen.

C. Vårt erbjudande till målgruppen.

01-560 Projektledning 2020.indd 32

Ett företags eller en organisations vision och affärsmål är styrande för arbetet. De övergripande målen påverkar såväl arbetsinnehållet som organisationens utformning. Ledningen styr verksamheten genom att formulera och utarbeta strategier. Detta är en given del i all affärs- och verksamhetsplanering.

2020-11-19 08:35

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

33

Ikea Vår vision är att skapa en bättre vardag för de många människorna. Vår affärsidé går ut på att erbjuda ett brett sortiment av form- och funktionsriktiga heminredningsartiklar till så låga priser att så många som möjligt kan köpa dem.

H&M Vår affärsidé är att erbjuda mode och kvalitet till bästa pris, till alla och vi gör det på ett hållbart sätt – i dag, i morgon och i framtiden.

Ericsson Vi är ett teknikbolag med uppdrag att frigöra det fulla värde som kommunikation skapar för våra kunder. Vår strategi bygger på teknikledarskap, produktledda lösningar samt globala skalfördelar och kompetens.

Strategierna anger vägen mot affärsmålen. De är långsiktiga och behöver därför brytas ned i mer konkreta handlingsplaner som styr det dagliga arbetet. En handlingsplan går att beskriva som en process, med givna arbetsmoment i ett flöde. Vissa processer är permanenta och återkommande, medan andra är temporära. De permanenta utgör rutiner i det löpande arbetet, medan de temporära vanligtvis är projekt.

Projekt är en arbetsmetod som passar bra för att förverkliga innehållet i de olika funktionella strategierna, oavsett om det handlar om att utveckla produkter, ta sig in på nya marknader eller förändra verksamhetens processer.

Ledningen kan använda projekt för att utföra uppgifter av tillfällig karaktär. Projektarbetsformen gör det möjligt att samla resurser från olika delar av organisationen och fokusera mot ett specifikt mål.

Genom att initiera, starta och avsluta projekt kan ledningen styra verksamheten mot affärsmålen, eller inleda satsningar mot nya inriktningar. Det är ledningens ansvar att se till att varje enskilt projekt har

01-560 Projektledning 2020.indd 33

2020-11-19 08:35

Projekt som arbetsform

34

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

realistiska förutsättningar så att det verkligen kan genomföras. Det handlar om tydliga mål, synliga beställare, tillgång till resurser och stöd av organisationen.

Ett projekt har en organisationsform som i många stycken kan liknas vid ett företags organisation. I toppen finns ägaren och styrelsen med övergripande ansvar för verksamheten. Inom projektmetodiken kallas dessa roller projektägare och styrgrupp. Deras uppgift är att se till att rätt projekt startas, granska pågående projekt och godkänna resultat.

Projektledarens roll kan liknas vid en vd med ett delegerat ansvar att se till att beslutade mål uppnås med hjälp av tilldelade resurser.

n Fu

hp d oc

rod

k

an Org jek t

Pr o

is at

e ll

as

Pr o

ion

Pr o

jek t eck

Ut v

uk t

k na Mar jek t Pr o

Pr o

n ti o

te tr a

Pr o

r gie

li

ch ng o För

pro

s ä lj

duk

nin

g

jek t

om jek t ch k Pr o s er ing o g li r in lo k a r y te och Re k It-s

pet

jek t

t ion

Pr Pr o

ut v ens

t oj e k

jek t

eck

li n g

Pr o

jek t

tö d

Marknad och produkt – segmentering, positionering och val av sortiment.

jek t

Övergripande verksamhetsmål

Verksamheter behöver organiseras. Det blir opraktiskt om alla ska göra allt. Strategin som ska säkra att de övergripande målen uppnås kan brytas ned i funktionella strategier med olika fokus.

Organisation och lokalisering – hur och var verksamheten ska bedrivas.

Utveckling och produktion – göra själv eller lägga ut externt.

Rekrytering och kompetensutveckling – säkerställa att verksamheten har rätt kompetens.

Försäljning – hur målgruppen ska nås, val av försäljningskanaler.

It-stöd – bygga upp och driva i egen regi eller outsourca.

Projekt är en arbetsmetod som passar bra för att förverkliga innehållet i de olika funktionella strategierna, oavsett om det handlar om att utveckla produkter, ta sig in på nya marknader eller förändra verksamhetens processer.

01-560 Projektledning 2020.indd 34

2020-11-19 08:35

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

35

Projektet kontra linjeorganisationen Gränsdragningen mellan projekt och övrig verksamhet är i många organisationer otydlig. Det beror främst på att projekten delar resurser med övrig verksamhet.

Det är inte ovanligt att man ingår i flera projekt samtidigt, eller delar sin tid mellan projekt och sina ordinarie arbetsuppgifter. Den anställda som har sin tjänst i linjen, men som också ingår i ett projekt, har i praktiken två chefer. Linjechefen som sätter lönen och projektledaren som leder uppdraget.

Ledning

Linjechef

Projektledare

Den anställda Lojalitet mot flera chefer.

Är inte prioriteringen mellan linjearbete och projektarbete tydlig kan en anställd hamna i lojalitetsproblem. Det är ledningens ansvar att se till att såväl linjechefer och projektledare som de som ingår i projekten vet vad som är viktigast, och därmed vad de ska fokusera på. En otydlig prioritering medför att den anställda själv saknar styrning och kanske gör det som är roligast eller lönar sig bäst för honom eller henne.

Ett lyckat projektresultat är beroende av samarbete mellan linje och projekt. Chefer skapar nytta genom att utveckla individer och processer.

Projektledare skapar nytta genom att leverera resultat och förändringar.

För att lyckas med ett projekt behövs linjechefernas engagemang, men de vill sällan släppa till resurser eftersom det på kort sikt kan skapa problem för dem. Många belöningssystem stödjer tyvärr inte samarbete över organisationsgränserna. I alltför många organisationer finns en inbyggd motsättning mellan linjechefer och projektledare. Risken finns att linjechefer ser projektledare som konkurrenter, medan projektledare

01-560 Projektledning 2020.indd 35

2020-11-19 08:35

36

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

ser cheferna som hinder. Man missar att se den ömsesidiga nyttan och att man är beroende av varandra för att verksamheten ska fungera.

Ledningen kan aldrig avsvära sig ansvaret för att få samarbetet i en organisation att fungera.

Insikten om att projekt behöver rimliga förutsättningar för att lyckas har under de senaste åren nått ända upp till den högsta nivån inom företag och organisationer. Det är en naturlig följd av att allt mer arbete utförs i projektform, vilket ökar behovet av att kunna hantera projekt och resurser på ett för verksamheten optimalt sätt. Att behärska projektledning är inte längre något som bara berör tekniker och utvecklare, utan något som alla som arbetar inom en verksamhet behöver kunna. Varje medarbetare förväntas i dag förstå vad projekt är och hur man arbetar målstyrt i tillfälligt sammansatta grupper.

Projektverksamheten En organisations projektverksamhet är de personer, processer och system som behövs för att hantera projekten, program och portföljer.

Oavsett om projektverksamheten utgör en stor del av verksamheten, vilket är fallet inom många konsult- och entreprenadföretag, eller bara en mindre del, som hos flertalet tjänsteföretag och offentliga förvaltningar, bör den hanteras professionellt.

Strategier Portföljstyrning Organisationsstruktur

g nin yr St töd S

St yr n St ing öd

Vision

Programstyrning Projektstyrning Projektledning

Resurser Linjeverksamheten

01-560 Projektledning 2020.indd 36

Projektverksamheten

2020-11-19 08:35

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

37

Portföljstyrning – samordning och prioritering av projekt och program (flera samordnade projekt) med syfte att stödja strategiska verksamhetsmål. Portföljhantering är centralt inom såväl projektbaserade verksamheter som agila flödesbaserade verksamheter. En organisation kan ha en eller flera portföljer knutna till olika strategiska mål och affärsområden. Den vanligaste anledningen till att skapa en portfölj är resurshantering, för att kunna prioritera investeringar och optimera utnyttjandet av resurser.

Programstyrning – handlar om att samordna projekt, uppdrag och aktiviteter för att skapa nyttor som inte skulle gå att uppnå om de hanterades individuellt. Program är viktigare än någonsin, då vi i dag tillämpar flera olika arbetsformer parallellt, många gånger inom samma del av verksamheten. Portfölj och programstyrning beskrivs i kapitel 19.

Projektstyrning – prioritering och styrning av projekt med syfte att säkerställa att rätt projekt startas och att effektmålen uppnås.

Projektledning – organisering och ledning av projekt med syfte att säkerställa att projektmålet uppnås.

Projektstyrning och projektledning Begreppen projektstyrning och projektledning bör hållas isär. Det första handlar i huvudsak om hur ett projekt ska styras och vägledas från ett övergripande verksamhetsperspektiv, medan det senare handlar om hur projektet ska organiseras och ledas för att uppnå önskat resultat.

Detta är även definierat i två internationella standarder iso21505:2017 Vägledning för styrning av projekt, program och portföljer och iso 21500:2012 Vägledning för projektledning. Begrepp och processer.

Projektstyrning bör gå till på samma sätt inom ett företag eller organisation oavsett vad projektet handlar om, alltså följa en gemensamt beslutad projektmodell. Projektstyrning kan ses som ett ramverk med syfte att säkerställa att det enskilda projektet leder fram till effektmålet och samtidigt kan hanteras och samordnas med andra projekt inom

01-560 Projektledning 2020.indd 37

2020-11-19 08:35

38

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

verksamheten. Projektstyrning beskriver gränssnittet mellan projektet och omvärlden.

Projektledning, däremot, har mycket gemensamt med verksamhetsledning, det vill säga hur man organiserar resurser, planerar aktiviteter och följer upp resultat. Det som skiljer projektledning från övrig verksamhetsledning är den tillfälliga och unika karaktären hos projekten. Projekt utförs i tillfälliga grupper, är icke-repetitiva och tillhandahåller unika resultat. Projektledning bör tillåtas vara anpassningsbar och flexibel för att kunna välja lösning och metod efter gällande behov och förutsättningar. Dock måste det integreras med projektstyrningens ramverk.

Tillsammans utgör projektstyrning och projektledning en helhet som både ska garantera resultat i de enskilda projekten och säkerställa att verksamheten har rutiner och processer för att samordna och optimera hela projektportföljen.

Övningar, tester och checklistor för kapitel 1 finns i boken Projektledning – Övningsbok: 1.1 Kunskapsinventering – projektledning 1.2 Vilken affärsnytta levererar projekten?

1.3 Projekt hos oss 1.4 Bäst och sämst

01-560 Projektledning 2020.indd 38

2020-11-19 08:35

Bo Tonnquist

01-560 Projektledning 2020.indd 1

2020-11-19 08:35

ÅTTONDE UPPLAGAN

Projektledning är ett område som hela tiden utvecklas. Traditionella projektmetoder och organisationsformer utmanas av nya arbetssätt. Men det finns ingen metod som passar alla projekt, ibland gäller ett traditionellt angreppssätt, en annan gång ett agilt. Det har även PMI och IPMA tagit fasta på när de uppdaterat sina standarder och certifieringar.

Den åttonde upplagan innehåller fler modeller och metoder för att stödja hela projektverksamheten, allt från urval och prioritering mellan olika projektidéer på strategisk nivå fram till nyttorealisering. Avsnitten om projektverksamhet, planeringsmetoder och portfölj- och programhantering är uppdaterade för att fånga in det senaste inom forskning och praktisk tillämpning.

Projektledning

Projektledning tar ett helhetsgrepp över området projektledning och riktar sig till alla som styr och leder projekt, oavsett bransch och organisation. Boken behandlar projektmetodiken och ledarskapet på ett tydligt och begripligt sätt, vilket gör den lätt att använda som lärobok på högskolor, universitet och affärsskolor och som handbok vid praktiskt projektarbete och strategisk portföljhantering på ledningsnivå samt vid certifieringar.

ÅTTONDE UPPLAGAN Teori och praktisk tillämpning av projektmetodik och agila metoder

Projektledning har utsetts till Bästa lärobok på högskolenivå i företagsekonomi, vilket bekräftar bokens pedagogiska upplägg och höga nivå. Att innehållet i boken hela tiden testas mot verkligheten är en av orsakerna till att den hittills varit så framgångsrik.

Projektledning – faktabok och övningsbok har en webbplats med övningar, tester och presentationsmaterial samt mallar till en generell projektmodell. Syftet är att erbjuda ett brett stöd för att skapa effektiva och moderna utbildningar för universitet, högskolor och utbildningsföretag. www.sanomautbildning.se/projektledning

practice inom projektmetodik och agila metoder. Vidare är han också engagerad i att analysera och utveckla projektmognaden inom företag och organisationer. Han var med och utvecklade IPMA:s certifiering i Sverige och har varit medlem av IPMA:s svenska certifieringsstyrelse.

Bo Tonnquist

Bo Tonnquist är författare till flera böcker inom projektledning, som i dag används av universitet, högskolor och utbildningsföretag. Han har lång operativ erfarenhet inom projektledning och inom verksamhetsutveckling i Sverige och internationellt. Han är flitigt anlitad som föreläsare och konsult med fokus på arbetssätt baserade på best

ISBN 978-91-523-6080-4

Bo Tonnquist

cover Projektledning 2020 röd.indd 1

2020-11-19 09:14