9789152355572 by Smakprov Media AB

Projektledning – övningsbok ger möjlighet att träna på alla områden man bör behärska för att på ett professionellt sätt kunna planera och genomföra projekt eller organisera och styra en projektverksamhet. Övningsboken innehåller en analysmodell för att bedöma organisationens projektmognad. Projektledning – faktabok och övningsbok har en webbplats med övningar, tester och presentationsmaterial samt mallar till en generell projektmodell. Syftet är att erbjuda ett brett stöd för att skapa effektiva och moderna utbildningar för universitet, högskolor och utbildningsföretag.

ÖVNINGSBOK

Projektledning – övningsbok har en disposition som följer flödet i ett projekt. Avsnitt om projektmetodik varvas med kapitel om ledarskap och personlig utveckling. Innehållet är uppdelat i sex avsnitt. Första avsnittet innehåller övningar och tester som berör projekt som arbetsform, grundläggande projektmetodik och projektroller samt agila metoder. Avsnitt två, tre, fyra och fem innehåller övningar och tester som berör de olika stegen i projektflödet från initiering ända till nyttorealisering. Övningsbokens sjätte avsnitt har fokus på hela projektverksamheten. Här utgör portföljhantering, projektkontor och projektmognad, samt certifiering viktiga delar.

Projektledning

Projektledning – övningsbok innehåller diskussionsfrågor, övningsuppgifter, tester och instuderingsfrågor. Teorin som ligger till grund för övningsboken finns presenterad i boken Projektledning. De två böckerna är tillsammans ett heltäckande läromedel inom projektledning, men kan också användas av yrkesverksamma som vill öka sina kunskaper inom projektmetodik, agila metoder och ledarskap. Böckerna kan användas inför en certifiering då innehåll och terminologi är anpassade till PMI:s och IPMA:s syn på projektledning.

www.sanomautbildning.se/projektledning

ISBN 978-91-523-5557-2

Bo Tonnquist

Bo Tonnquist är föreläsare och konsult med lång operativ erfarenhet inom projektledning, verksamhetsutveckling och marknadsföring. Sedan mer än 20 år arbetar han med att utveckla och implementera projektorienterade arbetssätt baserade på bestpraxis inom projektmetodiken och agila metoder. Inom ramen för Baseline Management är han också engagerad med att mäta och utveckla projektmognaden inom företag och organisationer. Han var med och utvecklade IPMA:s certifiering i Sverige och har varit medlem av IPMA:s svenska certifieringsstyrelse.

ÖVNINGSBOK Bo Tonnquist

Sanoma Utbildning Postadress: Box 30091, 104 25 Stockholm Besöksadress: Alströmergatan 12, Stockholm Hemsida: w ww.www.sanomautbildning.se E-post: info@sanomautbildning.se

Order/Läromedelsinformation Telefon 08-587 642 10 Telefax 08-587 642 02 Projektledare och redaktör: Natalie Del Carmen Nordström Grafisk form: Mobile Design – Jonas Olsson Omslag: Mobile Design – Jonas Olsson

Projektledning – Övningar ISBN 978-91-523-5557-2

Kopieringsförbud! Detta verk är skyddat av lagen om upphovsrätt. Kopiering utöver lärares rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt Bonus Copyright Access, är förbjuden. Sådant avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner/universitet. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnares huvudman eller Bonus Copyright Access. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare. Tryck: Livonia Print, Lettland 2018

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 4

2018-06-05 13:03

Förord

yftet med den här övningsboken är att ge dig möjlighet att testa dina kunskaper inom projektmetodiken och ledarskap samt att förse dig med verktyg som kan användas för att analysera och utveckla din kompetens och ditt företags eller organisations förmåga att köra projekt.

Innehållet bygger på material som jag och andra utbildare använder i kurser och utbildningar, samt tester från företag och organisationer som är verksamma inom ledarskapsutveckling och beteendeforskning eller som arbetar med att kartlägga organisationers projektmognad.

För att göra det lätt att hitta rätt övning till det du vill träna på är övningarna i den fjärde upplagan av övningsboken grupperade i 21 kapitel fördelade på 6 avsnitt:

I den fjärde upplagan har framförallt instuderingsfrågorna uppdaterats men även mallarna för certiferingar. Vissa av testerna finns även tillgängliga digitalt via bokens webbplats www.sanomautbildning.se/projektledning.

1. Projekt som arbetsform 2. Förstudie 3. Planering 4. Genomförande 5. Avslut och effekt 6. Projektverksamhet Varje kapitel består av tre delar: • Diskussionsfrågor som kan användas för att stämma av den egna kompetensen och analysera sin organisations projektmognad. • Övningar på tillämpad projektmetodik och ledarskap samt analysmodeller för projekt- och självutvärderingar. Till de flesta övningarna finns det lösningsförslag samlade i slutet av boken. • Instuderingsfrågor med rekommenderade svar som baseras på innehållet i sjunde upplagan av huvudboken Projektledning.

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 5

Att samla övningar, analysmodeller och tester i en övningsbok har visat sig vara ett bra koncept. Övningsboken används idag på flera utbildningsföretag, universitet och högskolor, både i Sverige och utomlands. Den används även som stöd vid utveckling och anpassning av projektmetodik inom företag och organisationer samt av projektledare som förbereder sig inför certifiering hos pmi eller ipma. 2009 fick boken pris som årets bok i projektledning av Svenskt Projektforum. Lycka till med diskussionsfrågor, övningsuppgifter och instuderingsfrågor. Jag hoppas att övningsboken blir ett bra stöd i din kompetensutveckling.

Bo Tonnquist Stockholm, juni 2018

2018-06-05 13:03

Innehåll

Uppgifter 1 Projekt som arbetsform

4 Genomförande

1. Verksamhetsstyrning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2

11. Skapa projektgruppen.. . . . . . . . . . . . . . . 122

2. Projektmetodiken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

12. Ledarskap i projekt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 134

3. Agila metoder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 20

13. Projekt på rätt kurs.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 156 14. Implementering & överlämning 168

2 Förstudie 4. Idé och initiering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32

5 Avslut och effekt

5. Analysera och grovplanera.. . . . . . . . . . . . 46

15. Avslut och lessons learned.. . . . . . . . . 180

6. Kommunikation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 60

16. Nyttorealisering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186 17. Förändringsledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190

3 Planering 7. Tid och resursplanering. . . . . . . . . . . . . . . . . . 72

6 Projektverksamhet

8. Bemanning & resursanskaffning. . . . . 86

18. Projektmognad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 204

9. Kalkylering och budget. . . . . . . . . . . . . . . . 100

19. Portföljhantering & projektkontor 222

10. Risk och kvalitet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110

20. Modeller och verktyg. . . . . . . . . . . . . . . . . 230 21. Standarder och certiﬁeringar. . . . . . 236

Projektplan. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 250

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 6

2018-06-05 13:03

Lösningar 1 Projekt som arbetsform

4 Genomförande

1. Verksamhetsstyrning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . 259

11. Skapa projektgruppen.. . . . . . . . . . . . . . . 293

2. Projektmetodiken. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 260

12. Ledarskap i projekt. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 294

3. Agila metoder. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 262

13. Projekt på rätt kurs.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 298 14. Implementering & överlämning 304

2 Förstudie 4. Idé och initiering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 263

5 Avslut och effekt

5. Analysera och grovplanera.. . . . . . . . . . 266

15. Avslut och lessons learned.. . . . . . . . . 306

6. Kommunikation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 271

16. Nyttorealisering. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 307 17. Förändringsledning. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 308

3 Planering 7. Tid och resursplanering. . . . . . . . . . . . . . . . 274

6 Projektverksamhet

8. Bemanning & resursanskaffning. . . 283

18. Projektmognad. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 310

9. Kalkylering och budget. . . . . . . . . . . . . . . . 284

19. Portföljhantering & projektkontor 312

10. Risk och kvalitet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 291

20. Modeller och verktyg. . . . . . . . . . . . . . . . . 313 21. Standarder och certiﬁeringar. . . . . . 314

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 7

2018-06-05 13:03

Översiktsplan

– övningar enligt PMI och IPMA-struktur 2. Förstudie

1. Projekt som arbetsform

Samordning

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Kapitel 2 Projektmetodiken

Kapitel 3 Agila metoder

Kapitel 4 Idé och initiering

1.2 Affärsmodell 1.3 Projekt hos oss 1.4 Bäst och sämst

2.1 Projektflödet 2.2 Varför misslyckas projekt? 2.3 Varför lyckas projekt?

3.4 Agila principer 3.7 Agilt hållbarhetsfilter

4.1 Köra som projekt 4.2 Checklista vid projektstart

Kapitel 5 Analysera och grovplanera

6.5 Kommunikationsplan

5.5 Intressentanalys

Intressenter 3.2 User stories

Omfattning

2.4 Projektrollanalys

Organisation och resurser

4.3 Analys av uppdrag 4.4 Syfte och mål 4.5 Syfte och mål 4.6 Syfte och mål

5.1 WBS 5.2 WBS

3.6 Rollanalys i agila projekt

3.5 Poängpoker

Tid

5.9 Milstolpeplan

Kostnad

5.6 Nyttovärdering – PENG

Osäkerhet

5.3 För och emot projektet

4.8 Projekttriangeln 4.9 Projekttriangeln

Kvalitet

Anskaffning

Kapitel 6 Kommunikation

5.7 Kravhantering

1.1 Kompetensinventering

Kommunikation

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 8

3.1 Daily scrum 3.3 Elevator statement

6.1 Kommunikationsvägar 6.2 Rygg-mot-rygg 6.3 Inlärningsstilar 6.4 Disposition

2018-06-05 13:03

Strukturen nedan är till för att det ska vara lätt att hitta övningar som passar de olika kompetensområden man bör träna på inför en certifiering hos PMI respektive IPMA. I slutet av varje kapitel finns instuderingsfrågor kopplade till huvudboken Projektledning.

3. Planering Kapitel 7 Tid och resursplanering

4. Genomförande Kapitel 8 Bemanning och resursanskaffning

Kapitel 9 Projektkalkylering

Kapitel 10 Risk och kvalitet

Kapitel 11 Skapa projektgruppen

Kapitel 12 Ledarskap i projekt

Kapitel 13 Projekt på rätt kurs

9.2 Ekonomisk kontroll

10.2 Har du kontroll på ditt projekt?

11.1 Kommunikationsprofiler

12.6 Ta tempen på gruppen

13.2 Styrning

12.11 Att leda i olika situationer 12.5 ABC-metoden

11.2 Hur ser du på dig själv? 11.3 Andras bild av dig? 11.4 Värderingar 11.5 Att arbeta i grupp

12.1 Joharifönster 12.2 Att ge feedback 12.3 Att ge feedback 12.4 Att ge feedback 12.7 Motivation 12.8 Konfli thantering 12.9 Använda olika konfli thanteringsstilar 12.10 Rollspel – konflikthantering

7.1 Logisk nätplan 7.2 Logisk nätplan 7.3 Planeringspoker 7.4 Kritiska linjen 7.5 Kritiska linjen 7.8 a Tidsplan 7.9 Tidsplan

9.8 Crashing

13.1 Milsolpeuppföljning 13.5 Statusrapportering

7.8 b Resurshistogram

9.1 Projektkalkyl 9.3 Lönsamhetsanalys – ROI 9.6 Förkalkyl – projektbudget 9.7 Täckningsbidrag

13.3 Resultatvärde 13.4 Resultatvärde 13.6 Förväntat värde 13.7 Förväntat värde

7.6 Osäkerhetsanalys 7.7 Osäkerhetsanalys

9.5 Osäkerhetsanalys – kostnad

10.1 Riskanalys 10.4 Projektgranskning – risk 10.3 Projektverifiering 10.4 Projektgranskning – kvalitet

8.1 Rollspel-förhandling 8.2 Rollspel-förhandling 8.3 Rollspel-förhandling

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 9

2018-06-05 13:03

Översiktsplan

– övningar enligt PMI och IPMA-struktur

5. Avslut och effekt

Samordning

Kapitel 14 Implementering och överlämning

Kapitel 15 Avslut och lessons learned

Kapitel 16 Nyttorealisering

Kapitel 17 Förändringsledning

14.3 Leveranser

15.3 Lessons learned

16.1 Säkra nyttan

17.5 Förändringsstrategi

17.1 Förändringsmotstånd 17.2 Din förändringsbenägenhet

Intressenter

Omfattning

14.1 Överlämning

Organisation och resurser

15.1 Utvärdering av resultat

17.3 Kategorisera projekt

15.2 Processutvärdering

17.7 Oskrivna regler

Tid

Kostnad

17.4 Hinderbanan 17.6 Förändringsvärde

Osäkerhet

Kvalitet

Anskaffning

14.2 Bedömning av provresultat 14.4 Leveransgodkännande

Kommunikation

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 10

2018-06-05 13:03

6. Projektverksamhet Kapitel 18 Projektmognad

Kapitel 19 Portföljhantering och projektkontor

Kapitel 20 Modeller och verktyg

Kapitel 21 Standarder och certifieringar

18.2 SPI–projektmognadsanalys

19.1 Portföljkartläggning 19.2 Programkartläggning 19.4 Positioneringskartor

20.1 Projektmodeller 20.2 Våra projektverktyg

21.1 Projekterfarenhet 21.3 Metodkompetens

21.4 Beteendekompetens

18.1 Projektförmåga

19.3 Affärsnivå

21.2 Projektkomplexitet

18.4 Benchmarking

21.5 Kompetensinventering

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 11

2018-06-05 13:03

1 inlaga_Projektledning 2018 Ă&#x2013;vningsbok.indd 12

2018-06-05 13:03

Projekt som arbetsform Projekt är en arbetsform med starkt resultatfokus. Alla projekt är en del av ett sammanhang och kan ses som verktyg för att leverera affärsmål och verksamhetsnytta. Projektmetodiken är en uppsättning metoder och verktyg som beskrivs i en projektmodell med definierade projektroller och styrdokument. Agila metoder har hämtat mycket från Lean, bland annat fokus på samarbete i självorganiserade team, att undvika onödigt arbete och att visualisera framdrift med Kanban-tavlor. 1. Verksamhetsstyrning 2. Projektmetodiken 3. Agila metoder

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 1

2018-06-05 13:03

INITIERING

IDÉ

PROJEKTET

FÖRSTUDIE

Skapa gruppen

PLANERING

GENOMFÖRANDE

Leda teamet

NYTTOREALISERING

AVSLUT

EFFEKT

Avveckla teamet

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning Varför används projekt så ofta inom alla typer av verksamheter och varför ser projekt ut som de gör? Det är två grundläggande frågeställningar som har stark koppling till behovet att leda och styra företag och organisationer på ett så effektivt sätt som möjligt.

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 2

2018-06-05 13:03

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

Diskussionsfrågor Kan det finnas situationer då det är bra att inte genomföra en uppgift som projekt trots att arbetsformen skulle passa väldigt bra?

Matrisorganisationen är en av de vanligaste organisationsformerna. På vilket sätt kan denna organisationsform gynna eller försvåra projektarbetet?

Man brukar säga att projekt kortsluter den hierarkiska organisationsstrukturen. Vad menar man då?

Hur kan man lösa problemet med delat ledarskap, det vill säga att personer som är med i ett projekt har två chefer som ställer krav? Projektledaren i projektet, men också den ordinarie chefen utanför projektet, i linjen.

Tillämpar ni Lean i er verksamhet?

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 3

2018-06-05 13:03

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

1.1 Kompetensinventering – projektledning Ange hur du tycker att området passar din egen kompetens på en skala från Vet ej till Utmärkt. Tänk inte efter för mycket, din första tanke motsvarar ofta ”rätt svar”. Självskattningen består av ett antal olika områden med anknytning till kompetens som kan vara bra att ha för en projektledare.

Utmärkt

Mycket bra

Bra

Obetydligt

Dåligt

Vet ej

Min kompetens inom följande område: Hantera konflikter i mina projekt Fastställa mål och syfte Specificera krav Kartlägga intressenter Identifiera roller Resurstilldelning Följa upp projektets framskridande Motivera mina medarbetare Presentationsteknik Förhandlingsteknik Riskhantering Gruppdynamik Projektverktyg (dvs. it-verktyg) Projektekonomi Ta fram en tidsplan Ta fram en milstolpsplan Hantera informationsspridning Avsluta projekt Starta projekt Nyttovärdering av projekt Ge och ta emot feedback Utveckla projektverksamheten Erfarenhetsåtervinning mellan projekt Agila metoder

(Det finns en kopia på denna övning i slutet av boken under övning 21.5. Syftet är att använda den efter att du har studerat färdigt för att kontrollera hur mycket bättre du anser dig vara). K ÄLLA: ULF ROSIN

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 4

2018-06-05 13:03

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

1.2 Vilken affärsnytta levererar projektet? Företagets/organisationens övergripande mål

Vision – vilket är syftet med er verksamhet?

Affärsidé Vilken målgrupp vänder ni er till?

Vilket behov tillfredsställer ni hos målgruppen?

På vilket sätt tillfredsställer ni behovet? (Ert produktutbud)

Övergripande mål för den avdelning/enhet du arbetar på?

Projektmål På vilket sätt är projektets mål kopplat till de övergripande målen?

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 5

2018-06-05 13:03

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

1.3 Projekt hos oss Hur genomförs projekt i din organisation?

Tillämpar ni någon projektmodell, styrs arbetet av en överordnad kvalitetsmanual eller arbetar alla efter så kallat sunt förnuft?

Beskriv hur ni i arbetar med projekt i er organisation, från initieringen fram till att resultatet är överlämnat och godkänt.

Vad händer efter projektet? Hur säkerställer ni att resultatet används, den s.k. effekthemtagningen?

Har ni gjort en projektmognadsanalys?

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 6

2018-06-05 13:03

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

1.4 Bäst och sämst

Hur upplever du projektarbetet i er organisation? VAD ÄR BÄST?

VAD ÄR SÄMST?

VAD ÄR ROLIGAST?

VAD ÄR TRÅKIGAST?

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 7

2018-06-05 13:03

Projekt som arbetsform

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Instuderingsfrågor a. Vad är syftet med en organisation?

b. Vad menas med att projektorganisationen är temporär?

c. Vilka vanliga organisationsformer nämns i boken?

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 8

2018-06-05 13:03

Kapitel 1 Verksamhetsstyrning

Projekt som arbetsform

1 d. I vilken organisationsform kan man anta att projektledaren har lättast att driva sitt projekt?

e. Varför är det viktigt att samarbetet mellan projektet och linjen fungerar väl?

f. Vad är skillnaden mellan resurseffektivisering och flödeseffektivisering?

inlaga_Projektledning 2018 Övningsbok.indd 9

2018-06-05 13:03

ÖVNINGSBOK

Projektledning

www.sanomautbildning.se/projektledning

ISBN 978-91-523-5557-2

Bo Tonnquist

ÖVNINGSBOK Bo Tonnquist