De
essen
pĂĽ arbetsplatsen En bok om helhetsledarskap
Helena ZenzĂŠ
Till alla er fantastiska chefer, ledare och medarbetare, som jag fått förtroendet att arbeta med genom åren. Ni har alla samskapat den här boken. Stort varmt tack!
”Du är speciell Du passar mej precis Allt brokigt som är du Så operfekt på något vis Du bär ditt livs historia Som en rostig gammal gloria Men du är bra” – Sångtext Peter Le Marc ”Du är bra” (Det som håller oss vid liv -03)
Helena Zenzé
De
essen
på arbetsplatsen En bok om helhetsledarskap
Zenzé organisation och ledarskap AB
De 4 essen på arbetsplatsen © Helena Zenzé 2019 Grafisk form omslag: Anneli Elfving, SoloDesign AB www.solodesign.se Illustrationer inlaga: Helena Zenzé, Anneli Elfving, Ivan Jensen, Birgitta Eriksson. Bilder inlaga: Shutterstock Grafiskt form inlaga: Daniel Åberg/Åbergs Stilus et Forma Språklig bearbetning: Karin Arbelius Förlag: Zenzé organisation och ledarskap AB www.zenze.se ISBN 978-91-519-3903-2 Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i upphovsrätten.
I nnehåll Inledning 7 Sammanfattande introduktion
11
ESSET STYRNING
15
Hur förstå styrning?
19
Styrmodeller och affärsplaner
25
Organisering och arbetssätt
30
Regler, policys och riktlinjer
39
Spelplan och hörnflaggor
43
Chefskap, ledarskap och följarskap
49
Ledningsgruppens styrning
54
Kontraktering 60 Organisations-, affärs- och verksamhetsutveckling
71
ESSET SAMSKAPANDE
79
Relationellt perspektiv
87
Gestaltiskt arbetssätt på en arbetsplats
95
Grupp- och teamdynamik
99
Organisationsdynamik 107 Förändringsdynamik 111 Information och kommunikation
119
Uppmärksamhet, tankar och känslor
123
Digitaliserad arbetsplats
131
Makt och påverkanskraft
143
Energi 149 Konflikt 157
ESSET SJÄLVKÄNNEDOM 165 Varför är självkännedom viktigt?
167
Livstema 173 Ledningsgruppens självkännedom
185
Organisationens självkännedom
191
Hur erövrar man självkännedom
195
ESSET SKRÄDDARSYTT
201
Att identifiera nuläget
205
Värdegrund och värderingar
211
Arbetskultur 213 Digitalisering 221 Professionellt, Personligt, Privat
227
Lärande utveckling
231
HR-Human Resources
235
Social hållbarhet
241
Konsulttjänster 245
Slutord
251
Tack
253
Lästips och källor
255
I nle d ning Den här boken handlar om helhetsledarskap och om hur arbetsplatsen som helhet – på ett kostnadseffektivt sätt – ska skapa resultat och värde. En viktig förmåga på arbetsplatser idag är att veta lite om mycket. All expertis ska på något sätt förhålla sig till, och navigera i, en helhet som inte har samma expertis som de själva. De fyra essen representerar en grundläggande och bred gemensam kunskap, som spänner från det bestämt strukturella till det djupaste existentiella. Boken är en övergripande sammanfattning av viktiga delar, som tillsammans bildar en helhet som är något mer och annat än summan av delarna. Vill du verka i en organisation som är resurseffektiv, långsiktigt hållbar och där varje medarbetare genererar värde – lär om de fyra essens gemensamma påverkanskraft. Jag är utbildad inom beteendevetenskap, psykologi och företagsekonomi. Jag är i själ, hjärna och hjärta djupt intresserad av helheten arbetsplatsen. Mitt intresse för helhet härrör till stor del ur min livshistoria, så som intressen ofta gör, och avgörande för mitt yrkesval att arbeta som konsult var överlägset mina år som lärare. Då, för ca 25 år sedan, undervisade jag i företagsekonomi, psykologi, marknadsföring och INLEDNING 7
idrott (ja, jag är hälsointresserad också). Samtidigt. En ämneskombination som mina lärarkollegor tyckte var mycket märklig. Inte jag. För mig var det en självklarhet att ”allt hörde ihop” och att det var just det som var utmaningen och missionen att sprida. På den vägen är det, och i dryga tjugo år har jag nu varit verksam som organisations- och ledarskapsutvecklare i Sverige och utomlands. Ställ mig på en arbetsplats och jag kan tala om vad som pågår där. Jag ser på mig själv som ett subjekt med tankar och känslor som blir berörd och påverkad av de människor och organisationer jag möter. Att vara en god observatör kräver medvetenhet, självkännedom och träning. Förmågan att skilja på mig och andra är avgörande för att se och värdera vad som pågår. Klarsynta observationer är också ett bra mätverktyg när vi ska värdera social hållbarhet. En vanlig dag på arbetet möter jag organisationer som vill vara moderna, och som ambitiöst och engagerat tar sig an förbättringsprojekt som rör organisations-, verksamhets-, affärs- och ledarutveckling. Det satsas oerhörda resurser på detta. Tyvärr ger dessa sällan den effekt som eftersträvas, och gör de det tar det för lång tid. Inte för att “koncepten” i sig inte är relevanta och bra, utan för att de inte alltid är placerade i ett sammanhang där de passar in eller har en tillräckligt mottagande organisation. Boken är skriven utifrån min erfarenhet och till stor del tolkad genom en mängd relevanta studier, vetenskap och expertis. Den utgår från att människorna på arbetsplatsen förväntas samskapa resultat. Vi kan inte paketera människor i modeller, 8 INLEDNING
Helheten är något mer och annat än summan av delarna…
INLEDNING 9
fyrfältare eller personlighetsstilar, det är att reducera människan till ett objekt som hen inte är. Människans beteende är heller inte alltid lätt att tolka, förstå eller förutse men vi kan med intresse och kunskap komma ganska långt. Människor på en arbetsplats är inte bara ett sammelsurium av dynamik, det är lika mycket ”dynamit”. Att vara människa är något existentiellt. Att verka på en arbetsplats är något strukturellt. Det existentiella och det strukturella behöver integreras, och vi behöver få ihop det till en helhet som skapar värde. Alla vill trivas på sina arbetsplatser och alla vill uppleva det meningsfullt att vara där. Det finns inget i den här boken som jag inte upplevt hundraoch ibland tusentals gånger i alla organisatoriska sammanhang – myndigheter, kommuner, landsting, politiskt styrda aktiebolag, privata företag, föreningsverksamheter och förbundsorganisationer – jag arbetat med. Tack alla chefer, ledare och medarbetare för inspirationen till den här boken. Boken är upplagd på ett sätt som möjliggör att du dyker in i det ess som lockar dig mest. Som ett återkommande inslag finns också rubriken “Helena reflekterar”. Reflektionerna där är ett sätt att åskådliggöra kapitlet som heter Professionellt, personligt, privat. Med förhoppning om inspirerande läsning! Helena Zenzé
1 0 INLEDNING
S am m a nfa tta nde i ntro d ukti on Man skulle kunna se de fyra namngivna essen som fyra separata delar. Och det är de. Också. Mitt primära syfte är dock att få dig att förstå vilket enormt värde som kan tillföras en arbetsplats om essen hanteras som en helhet. Det här är en bok om helhetsledarskap. En helhet kan alltid brytas ner i delar, och det gör den här boken, men endast på en övergripande generell nivå. Vill du fördjupa dig i någon av delarna finns det massor av böcker som redan är skrivna. En sammanfattning är alltid ett koncentrat av olika delar. Det koncentratet är vad den här boken handlar om. Den har ambitionen att ge dig en övergripande förståelse i helhetsledarskap. Förhoppningsvis kan du med hjälp av den här boken också identifiera vad eller vilka delar som behöver stärkas på just din arbetsplats, och kanske få inspiration till att i andra forum utveckla färdigheten att hantera dess delar.
SAMMANFATTANDE INTRODUKTION 1 1
Kortfattat om esset Styrning På en arbetsplats finns det en ram och ett regelverk som medarbetare förväntas följa. Om man inte följer regelverket, eller det inte finns eller är otydligt, är det alltid cheferna som har ansvaret. Som chef förväntas jag styra medarbetarna i riktning emot mål och resultat. För att få till det behöver jag kunna leda både individer och grupperingar av medarbetare. Som chef behöver jag också kunna samverka med andra chefer i styrande och ledande grupperingar, till exempel i en ledningsgrupp.
Kortfattat om esset Samskapande På en arbetsplats arbetar människor, därför behöver vi utöver vår arbetsinsats av kunskap, erfarenhet och kompetens ha färdigheten att hantera mellanmänsklig dynamik. Att hantera det relationella är något mer och annat än att samarbeta. Det är skapa något tillsammans. Person A påverkar inte bara person B, utan A+B tillsammans blir kanske X. Om vi ber A samarbeta med D i exakt samma uppgift blir kanske resultatet Y. Detta händer för att deras personligheter, framtoning och kommunikation färgar av sig på samarbetet. När grupperingar och team samskapar finns en särskilt utmanande dynamik.
Kortfattat om esset Självkännedom På en arbetsplats interagerar människor för att nå resultat tillsammans. Där förväntas vi navigera säkert och målinriktat i ett dynamiskt fält (ibland t.o.m. minfält) av tankar, åsikter,
1 2 SAMMANFATTANDE INTRODUKTION
känslor, värderingar, attityder, lust, olust, rädslor, viljor, påverkanskrafter. Det är särskilt viktigt med självkännedom som chef och ledare. Du förväntas vara förebild och behöver därför förstå och ha koll på vad som händer inuti dig själv. Du behöver också klarsynt kunna läsa av vad som händer omkring dig för att fatta bra beslut.
Kortfattat om esset Skräddarsytt På en arbetsplats fattas det ofta beslut om utvecklingsinsatser. Utifrån vilka grunder fattar du dessa beslut? Är besluten utifrån en helhetssyn och har du en mottagande organisation för det nya? Alla företag och organisationer är unika. Att ta in ett ”koncept” som varit framgångsrikt i andra organisationer är som att fullständigt ignorera det unika i sin egen verksamhet. Kanske är det rätt beslut, men kolla först. Att skräddarsy är också att ha kunskap i nutidens villkor och förutsättningar att driva arbetsplats, t.ex. är digitalisering, människosyn, affärs-etik och hållbarhet viktiga ämnen att ha kunskap om. De fyra essen är sammantaget som en fruktsallad – unik i dess helhet och färgsättning. Delarna i skålen är självklart viktiga var och en för sig men fruktsalladen är något mer och annat och alldeles unik i sig själv.
SAMMANFATTANDE INTRODUKTION 1 3
2 6 0 LÄSTIPS OCH KÄLLOR
Om författaren Helena Zenzé är organisations- och ledarutvecklare, med över tjugo års erfarenhet som konsult. Starkt förankrad i det tvärvetenskapliga tar hon tillvara de erfarenheter som finns på arbetsplatser, och anpassar dem till det strukturella och existentiella nuläget. Förflyttning är målet – alltid utifrån ett helhetsperspektiv, alltid på ett modigt sätt och med enkelheten för ögonen.
LÄSTIPS OCH KÄLLOR 2 6 1
Foto: Emanuel Fröberg Keep Up Agency AB
Hur spelar du dina kort?
Den här boken är skriven för att den inte fanns. Boken rymmer det mesta värt att veta om du är chef och ledare. Från det bestämt strukturella till det djupaste existentiella. Helhetsledarskap är eftersatt på arbetsplatser idag. Många som anser att de har det, har det i regel inte alls. Här får du en riktigt bra hand med fyra ess: Styrning, Samskapande, Självkännedom – samt esset Skräddarsytt, som visar hur du kan värna och stärka det unika på just din arbetsplats. Boken är kärnfull och ger dig en förståelse för vad helhetsledarskap är på riktigt. Du kommer att få professionell och personlig vägledning till bland annat påståendena:
• Styrande principer och regelverk är aldrig förhandlingsbara. • Ledningsgrupper har livsteman som gör att de inte alltid levererar.
• Organisationer kan inte drivas som tekniska system. • Digitaliseringen är som ett väder.
• Du är delansvarig i allt som sker även om du är tyst.
• Din grad av självkännedom är en viktig påverkanskraft.
• Din förmåga att observera och värdera nuet är avgörande. • HR står för ”Högst Rådgivande” och ”High Responsibility”. Vilket ess spelar du först? Till boken finns en kortlek med reflektions- och arbetsfrågor som också kan användas vid medarbetarinkludering. Beställs separat via www.zenze.se Helena Zenzé Organisations- och ledarskapsutvecklare
1 4 ESSET STYRNING