”
När författaren […] påstår sig ha arbetat utan att tänka på reglerna för arbetsprocessen, betyder detta endast att han arbetat utan att veta att han kan reglerna.” UMBERTO
Skrivboken –en bok om konsten att skriva
När jag har planerat och skrivit den här boken har jag dels arbetat utifrån övertygelsen att skrivandet är en arbets- och problemlösningsprocess, dels utgått från två påståenden:
• alla måste kunna skriva
• alla kan lära sig skriva.
Att alla måste kunna skriva är i dag en självklarhet. Det kan vara svårare att instämma i att alla kan lära sig skriva. Men så är det faktiskt. Alla kan vi bli bättre på att uttrycka oss i skrift.
Det är vanligt att folk går omkring och tror att förmågan att skriva är något nedärvt, att skrivandet är en konst som det bara är ett fåtal förunnat att kunna utöva. Man tror att skrivförmåga är en slags gudagåva som man antingen har fått eller inte fått. Och själv har man definitivt inte fått den.
Den här inställningen bäddar för ytterligare en missuppfattning om skrivandet. Man tror att allt skrivande sker genom inspiration.
Visst är det underbart att känna sig inspirerad och visst är det många gånger en konst att skriva. Men sanningen är den att man inte sällan måste skriva utan att vara det minsta inspirerad. Och konsten att skriva kan vi alla lära oss, låt vara att vi lyckas mer eller mindre bra. Alla kan vi inte bli en ny Jonas Hassen Khemiri eller en ny Sara Stridsberg. Men lära oss att skriva så att vi kan motsvara egna och samhällets krav, det kan vi.
Skrivförmåga är inte någon exklusiv egenskap, förunnad ett fåtal, utan skrivandet är ett hantverk som kan läras in och utvecklas genom övning. Lika väl som vi kan lära oss att snickra ett bord eller sy en kjol – om bara
någon talar om för oss hur vi ska göra och sedan hjälper oss om vi kör fast – lika väl kan vi lära oss att skriva. Och precis som i fråga om andra hantverk räcker det inte med att man känner till vilka verktyg man ska använda, vilket material som lämpar sig bäst eller vilka handgrepp man ska utföra. Det krävs också att man tränar, att man övar upp sin förmåga. Det ryms mycken visdom i uttrycket att ”man lär sig att skriva genom att skriva”.
Att skriva – så mycket mer än att skriva
Skrivarbetet som sådant är oftast både omfattande och tidskrävande. Att skriva är så mycket mer än att skriva. Det är att förbereda sig på olika sätt, inte minst mentalt. Det är att gå omkring och tänka på skrivuppgiften i alla möjliga – och omöjliga – sammanhang. Det är att samla material och bearbeta det, det vill säga sovra, fokusera, organisera och strukturera. Det är att formulera sig, att översätta sina tankar och idéer till ord och det är sist men inte minst att skriva om och skriva om och skriva om, det vill säga bearbeta.
Skrivandet utgör en arbetsprocess med många olika faser, och alla kräver engagemang och förmåga att lösa problem. Den förmågan kan övas upp och fungerar naturligtvis bättre om man känner till förutsättningarna för problemlösningen.
Jag vill därför i det följande ge kunskap om skrivprocessen. Jag vill ge tips på övergripande strategier, men jag vill också lyfta fram enskilda regler som kan vara bra att känna till för den som vill meddela sig med andra i skrift. Framför allt vill jag belysa sådant som jag vet kan vara problematiskt på olika sätt. Och sist men inte minst vill jag visa på texttypsmönster som kan vara bra att ha aktuella när olika skrivuppgifter ska utföras. Huvudsyftet med boken blir helt enkelt att försöka besvara frågorna:
• Hur gör man?
• Vilka regler gäller?
Nu måste man ha klart för sig att ingen handbok i världen kan ersätta ditt eget engagemang, din vilja att skriva. Inte heller kan en handbok ersätta den viktiga träningen. Skrivandets hantverk kräver förebilder och kunskaper. Man måste veta vad man gör. Men det kräver också tillämpning – man lär sig att skriva allt bättre genom att helt enkelt skriva – och genom att läsa. Så ge skrivandet en chans. Läs – och skriv!
Varför skriver man?
Skälen till att man skriver kan vara många. Ett skäl är skriftens stora fördel framför det muntliga samtalet – varaktigheten.
Det spelar ingen roll vad jag säger, jag kommer aldrig att förstå varför man skriver och hur man gör för att inte skriva.
Den skrivna texten finns där, om inte för evigt så dock längre än för stunden. Den skrivna texten kan man ta del av när det passar; den kan man också återvända till. Man kan läsa den om och om igen. Detta är en klar fördel framför allt om det som ska förmedlas är komplicerat och svårtillgängligt. Jag kan som mottagare/läsare välja lästillfälle, anpassa lästiden och jag kan dessutom föra anteckningar under läsandets gång.
MARGUERITE DURAS
Även för den som ska lämna informationen ger skrivandet fördelar. Jag har avsevärt längre tid på mig när jag ska formulera mig i skrift än när jag ska uttrycka något muntligt. Planeringstiden för skrivande är mycket längre än för tal.
Jag kan som skribent således ge mig tid att tänka igenom mitt yttrande ordentligt och lägga mig vinn om att uttrycka mig så exakt och så tydligt som möjligt. Och det är klart att detta betyder att jag i vissa situationer borde välja att uttrycka mig i skrift i stället för tal, till exempel när det jag har att säga är mycket viktigt – eller så komplicerat att jag verkligen måste bemöda mig för att uttrycka mig klart och begripligt.
Man kan också resonera om varför vi skriver från lite andra utgångspunkter. Ibland skriver vi ju faktiskt utan yttre tvång, utan att lärare, arbetsgivare eller myndigheter kräver det av oss. Vilka inre drivkrafter är det då som får oss att fatta pennan eller sätta oss framför datorn?
Om man gör ett försök att sammanfatta och därmed förenkla en mångfasetterad verklighet skulle man kunna svara att skrivandet har många olika funktioner.
Ibland skriver vi för nöjes skull, ibland kanske snarare för tankens skull och oftast skriver vi helt enkelt därför att vi av olika skäl har behov av att meddela oss med andra. Vi söker kontakt, eller vi vill ha eller ge information.
för nöjes skull
Ofta betonas hur viktigt det är att kunna skriva i olika sammanhang i samhälls- och yrkesliv. Men man kan ju faktiskt ha glädje av sitt skrivande även under andra omständigheter.
Man kan till exempel skriva för nöjes skull. Skriva bara för att det är roligt och lustfyllt att skriva. Man kan skriva brev, berättelser, noveller, romaner, dagbok, blogg, dikter, ja egentligen nästan vad som helst bara för nöjet att få skriva.
I don’t know why I feel more alive when I write, but I do.
SIRI
HUSTVEDTFör många är skrivandet också helt enkelt ett sätt att uttrycka känslor. Om man är ledsen eller bekymrad för något kan det hjälpa om man får skriva av sig sin oro. Om man är mycket glad kan det också kännas alldeles rätt att skriva. Känslor som bubblar över låter sig gärna översättas till skrift.
Språkforskarna säger att skrivandet har en expressiv funktion och menar med det att vi kan uttrycka våra känslor med skrivandets hjälp, att vi skriver för att ge uttryck för vårt inre jag.
för tankens skull
Vi kan också skriva för tankens skull.
Genom att skriva kan vi sortera våra tankar och bringa reda i komplicerade förhållanden och kanske förstå oklara begrepp. Kanske har du någon gång upplevt känslan av att du inte riktigt vet vad du har tänkt i en viss fråga förrän du har fäst dina tankar på papper. Skrivandet kan fungera som ett slags koncentrerat tänkande.
Jag är bra på att skriva, men dålig på att tänka. Eller snarare är skrivandet mitt sätt att tänka.
JOHN AJVIDE LINDQVISTGenom att skriva tänker man. Genom att skriva befäster man också sina kunskaper. Genom att skriva om något vi håller på att lära oss ger vi kunskaperna struktur. Genom att skriva om något som vi tycker är svårt kan vi kanske lättare förstå det hela.
Skrivandet spelar alltså roll för vårt tänkande, för vår begreppsbildning och vårt minne. Det vill säga: skrivandet har en kognitiv funktion.
Att skriva borde vara en naturlig handling att ta till i alla tankemässigt krävande sammanhang, det må gälla studier eller arbete. Med papper och
”Så börja inte skriva förrän du har en disposition, och börja inte disponera förrän du har en idé, och försök inte få en idé förrän du har kunskaper om ämnet.”
JAN CEDERQUISTHur ska jag strukturera mitt material?
När materialet är insamlat och sovrat är det dags att börja planera själva framställningen. I analysfasen har jag bestämt syftet med min text, vad jag vill åstadkomma med den. Nu är det dags att planera hur jag ska skriva för att nå detta mål.
När vi talar om planering i samband med skrivande, tänker vi ofta på planering av texten i sin helhet. Med textplanering avses helt enkelt ett fastställande av textens helhetsstruktur.
I själva verket pågår hela tiden planering på olika nivåer i skrivandets problemlösningsprocess. Vi planerar för texten i sin helhet, men vi planerar också för nästa formulering. I det här kapitlet kommer jag att behandla den planering som gäller större textblock eller texten i sin helhet – den planering som avser textens helhetsstruktur, dess disposition.
Preliminär planering
Somliga planerar och bevarar planen i huvudet, andra skriver mycket noga ned den. Hur man än gör, är det viktigt att komma ihåg att planen för textens struktur och formulering alltid bör ses som preliminär.
Att vi bör ha den inställningen beror på skrivprocessens rekursiva och dynamiska karaktär, på att själva skrivarbetet påverkar den framväxande texten.
När vi skriver får vi ofta nya idéer under skrivandets gång. Nya idéer ger upphov till nytt stoff och nytt stoff måste planeras in i framställningen. Detta påverkar naturligtvis den tilltänkta strukturen och det är högst sannolikt att den måste ändras.
Det kan också hända att vi helt enkelt får nya idéer eller en annan uppfattning om vad som är bästa sättet att lägga fram vårt material på. Alltså ändrar vi, och i båda fallen ändras planen för textens helhetsstruktur.
Man måste således vara beredd på ändringar. Ja, man bör i själva verket vara inställd på att det måste gå till på det sättet. Även om det onekligen vore skönt med en i detalj utmejslad plan, en hederligt gammaldags disposition, som man sedan kunde följa under skrivarbetet, så är det orealistiskt att tänka sig ett sådant arbetssätt.
Det man kan göra däremot är att utarbeta en sådan helhetsplan över framställningen efter avslutat skrivarbete. Genom en sådan insats ger vi oss själva som skribenter möjlighet att överblicka vår text. Vi kan då se om helhetsstrukturen i sitt slutgiltiga skick är logisk och överskådlig.
Om det omöjliga i att i förväg utarbeta en definitiv plan för skrivarbetet skulle leda till slutsatsen att det är onödigt att planera så är en varning på sin plats.
Allt skrivande förutsätter planering på olika nivåer. För att lösa ett problem måste strategier övervägas och problemlösningsarbetet planeras. Och detta gäller också i högsta grad skrivandet.
Ett oplanerat skrivande leder antingen till problem för läsaren eller, om skribenten vill undvika detta, till onödigt extraarbete. Det är klokt att –preliminärt – planera textstrukturen, och det finns för detta ändamål strategier att utnyttja och principer att tillämpa.
Dispositionsstrategier
Vid planeringen av en texts helhetsstruktur har vi som skribenter en hel del att ta hänsyn till.
Skriftspråkskonventionen förutsätter inte bara att vi känner till och utnyttjar principer för hur stoffet lämpligast ordnas ur innehållssynpunkt. Den förutsätter också kunskap om principer av mer skrivteknisk natur. Vi har å ena sidan strukturerings- och dispositionsprinciper av olika slag, å andra sidan textindelningspraxis.
Normen säger att texter ska struktureras grafiskt på olika nivåer. Det vill säga, de ska delas in i olika stora delar. En bok delas in i kapitel; kapitlen i sin tur kan delas in i avdelningar och underavdelningar (delkapitel och avsnitt) och dessa delar styckas sedan i allmänhet upp i mindre textbitar, i stycken.
Regler för den här uppdelningen och för hur man markerar de olika enheterna återkommer jag till i kapitel 9 och 18. Här ska vi nu i stället titta lite närmare på textens struktur ur innehållssynpunkt.
Det insamlade materialet måste alltså ordnas på något sätt, men hur? Ja, det beror framför allt på vad som ska skrivas, på syftet med den blivande texten. Ett och samma stoff kan – och bör – få olika utformning om jag använder det för att skriva, låt oss säga en berättelse i enbart underhållande syfte än om jag använder det i en utredande uppsats. På samma sätt bör jag överväga olika strategier för mitt textbyggande om jag ena dagen utnyttjat mitt stoff för en vetenskaplig rapport för att nästa dag skriva en tidningsartikel om det.
Sätten att disponera texter på är naturligtvis många. Några övergripande principer för hur man kan disponera en text kan dock urskiljas. Man brukar tala om att dispositionen kan vara
• berättande
• logisk
• emfatisk
• associativ
• kontrastiv.
Den vanligaste textstrukturen är den berättande. Det är den struktureringsprincip som det är lättast att tillämpa och också den som man först lär sig att använda, i tal som skrift.
För alla som skriver är det viktigt att känna till detta men också att vara medveten om att mycket som skrivs kräver andra dispositionsstrategier. Medvetna skribenter måste alltså lägga sig vinn om att kunna tillämpa även de andra principerna.
att berätta
Den berättande dispositionsprincipen passar bra för framställningar som till exempel återger ett händelseförlopp. Den innebär att någonting presenteras i en bestämd ordning. Denna ordning beror i allmänhet på faktorer i tid eller rum.
Att disponera ett innehåll med denna dispositionsprincip är ganska enkelt. Det är den princip som vi i allmänhet tillämpar när vi ska återge något muntligt. Och när det gäller den skriftliga framställningen vet vi att små barn, som inte kommit så långt i sin skrivutveckling, automatiskt tar till den här dispositionsprincipen. Lågstadieeleven som berättar om sin skolresa gör det förmodligen genom att börja med att redogöra för hur matsäcken görs i ordning för att sedan beskriva vägen till bussen, bussresan, framkomsten till målet, aktiviteter där etcetera, i nu nämnd ordning. Det
går åt många ”och sedan, och sedan, och sedan …” innan den texten är klar.
En kronologisk disposition behöver naturligtvis inte vara fullt så monoton och förutsägbar. Den kan också användas med finess, precis som den berättande dispositionsmodell som utgår från rummet, det vill säga den modell som låter skribenten återge något genom att utnyttja rumsliga förhållanden. Om jag ska beskriva mitt hem startar jag i hallen och betar sedan av rum efter rum i tur och ordning. Om jag ska berätta om Sverige börjar jag längst ned i Skåne och vandrar sedan landskapsvis upp genom landet. Ett bra exempel på att principen kan utnyttjas på ett effektivt och tilltalande sätt är Selma Lagerlöfs bok om Nils Holgerssons resa genom Sverige.
Den berättande dispositionsprincipen är emellertid inte särskilt vanlig i det skrivande som generellt förekommer i utbildning och yrkesliv. Principen tillämpas i protokoll och i arbetsbeskrivningar eller instruktioner, men för övrigt är den knappast användbar – om man inte ska skriva en berättelse förstås.
Och berättelser (narrativer) skrivs faktiskt numera ofta i olika yrkeslivssammanhang. Inte minst i näringslivet.
Under 2000-talets första år började kommunikationstekniken corporate storytelling bli allt vanligare i vårt land. Storytelling innebär i detta sammanhang att berättelser om ett företag, dess grundare, dess utveckling etcetera används i marknadsföringssyfte.
Den logiska principen
I arbetslivets skrivande och i alla de texter som framställs vid olika utbildningsinstitutioner – jag tänker på rapporter, pm, uppsatser, examensarbeten etcetera – är den logiska dispositionsprincipen den förhärskande.
De här texterna är i allmänhet sammanställande, utredande eller analyserande. Skribenten ordnar innehållet utifrån logiska principer som gör texten överskådlig och lättillgänglig för läsaren. Stoffet så att säga tuggas och omformas för att bättre passa skribentens syften.
Genom sådana enkla operationer som att till exempel föra samman det som hör ihop, eller kategorisera och hitta överordnade begrepp, eller kontrastera och fundera över orsak och verkan, kan jag som skribent komma
långt på vägen mot en logisk dispositionsprincip. Det gäller även om mitt stoff i grunden är kronologiskt eller på annat sätt har berättandets grundstruktur.
Det intressanta först
En tredje dispositionsprincip som också är mycket vanlig i den offentliga sfärens skrivande är den emfatiska. Emfas betyder ’eftertryck, tonvikt’ och att utnyttja en emfatisk dispositionsprincip innebär att lyfta fram det viktiga, det man verkligen i första hand vill informera om, till textens början. Det som på så sätt lyfts fram blir mest framträdande; det får emfas.
Den här principen används ofta i tidningstexter av nyhetskaraktär. När en journalist ska återge en händelse börjar han eller hon med det intressanta, det som kan tänkas väcka läsarens lust att vilja läsa resten av texten. Genom en intresseväckande inledning dras läsaren in i framställningen och läser sedan förhoppningsvis artikeln i sin helhet.
Om journalisten i stället presenterade sitt stoff antingen i berättande form, med ett helt händelseförlopp från början till slut i kronologisk ordning, eller i den logiska, vetenskapliga prosans form, med bakgrund till händelsen först, är det inte säkert att läsarna lika lätt skulle ta till sig innehållet. De flesta skulle förmodligen ge upp och läsa något annat i stället –om de inte redan från början hade ett specialintresse för det som artikeln handlar om.
Detta lär oss som skribenter att om vi vill väcka och rycka med oss läsarna, så bör vi överväga att använda den emfatiska dispositionsprincipen. För den som ska skriva populärvetenskap är detta en mycket viktig insikt. Den vetenskapliga texten bör följa den så kallade logiska principen; den populärvetenskapliga följer med fördel den emfatiska.
att låta tanken vanDra
En dispositionsprincip som på ett markant sätt skiljer sig från både den berättande och den logiska är den associativa. Det är en princip som innebär att texten byggs upp i enlighet med de associationer som författaren/ skribenten får när han eller hon arbetar med ett visst ämne. Tanken vandrar mellan olika aspekter på ämnet, eller kanske till och med från ämne till ämne.
Den här typen av textstruktur förekommer framför allt i det expressiva skrivandet. Känslor låter sig gärna uttryckas på detta sätt. Och i det skönlitterära skrivandet har den associativa dispositionsprincipen en given plats. Det är till exempel inte ovanligt att personligt hållna krönikor har en associativ textstruktur. Det ena ämnesområdet leder över till det andra och läsaren förutsätts följa med i skribentens tankebanor.
”Gör klart för dig varför du skriver och vad du vill uppnå med din text. Anpassa texten till de krav och riktlinjer som finns för olika genrer men också till sammanhanget och läsaren.”
SVENSKA SKRIVREGLERStandardiserade texter
De flesta texttyper följer ett schema och har en mer eller mindre kodifierad textstruktur som vi kan följa när vi själva skriver. Det gäller tidningstexter (nyhetsartiklar, insändare, debattartiklar, radannonser etc.) och det gäller det som skrivs i skolan (beskrivningar, argumenterande och utredande texter, sammanställningar etc.). Det gäller också det som skrivs i samhälls- och yrkesliv utanför tidnings- och utbildningssfären, och då är texternas scheman till yttermera visso ofta så fasta att vi kan tala om standardiserade mönster. För de flesta av dessa texter är till och med den typografiska utformningen konventionaliserad eller standardiserad.
Det här kapitlet kommer att handla om sådana texter. Om den vetenskapliga texten som texttyp finns så mycket att säga att den fått en egen del i boken.
Svenska Institutet för Standarder (SIS) har utarbetat svensk standard för till exempel dokument och sättning, för datumangivelse och blankettdisposition. Den som vill ha uppgifter om svensk standard för sådant som gäller skrivna texter utöver det jag tar upp här hänvisar jag till institutets handbok Skriva på kontor (se delkapitlet ”Utnyttja hjälpmedel!” i kap. 9).
Svensk standard, eller det som utan att vara standardiserat (gäller till exempel protokoll) rekommenderas av SIS, ligger till grund för mina resonemang och exempel i den här delen om texttypsmönster. För en privatperson är det emellertid inte alltid nödvändigt att till punkt och pricka följa standard. Således är det i många formella skrivelser i privatsfären exempelvis onödigt med dokumentnamn (till exempel
RAPPORT, RÄK-
NING, KALLELSE) längst upp till höger. Ärendet framgår av ärendemeningen, och skrivelsen ska inte arkiveras varför dokumentbenämningen blir överflödig. Sådana avvikelser eller modifikationer är vanliga.
Formella skrivelser karaktäriseras av att de kommer till i specifika skrivsituationer; de har alltid ett visst, bestämt syfte. Det fasta textmönstret underlättar för läsaren, som alltid vet var i texten information av olika slag finns. Det underlättar också för skribenten som, i och med att det finns en given struktur, kan koncentrera sig på själva innehållsförmedlingen.
Omsorgen om formen får emellertid inte bli ett självändamål. Form och innehåll ska samverka till effektiv kommunikation. Praxis och standard bör betraktas som stöd och inte som ett tvång.
Brev – allmänt
Brevet som texttyp har uråldriga anor. Människor har meddelat sig med varandra per brev så länge skrivkonsten funnits. För de meddelanden som karvades på trästavar eller ristades på lertavlor fanns kanske inga formella krav på textens utformning. Men så småningom växte fasta texttypsmönster fram, och brevställaren – en handbok med förlagor för olika skrivsituationer och ändamål – kom att spela en viktig roll för brevskrivarna.
I dag klarar vi oss utan brevställare. Vän och vän emellan skriver vi utan att bekymra oss om formaliteter och krav. Detta gäller i högsta grad även informell e-post. Men för andra brevtyper – som skrivs till och från företag, myndigheter och organisationer – har vi fortfarande fasta textmönster som det kan vara bra att känna till. Och – även för det privata brevet, såväl pappersbrev som mejl, gäller att vi oftast följer ett fast mönster för texten som helhet.
Ett brevs helhetsstruktur kan sägas vara uppbyggd av delarna datum, hälsningsfras, egentlig text, avslutningsfras. För e-brevet/mejlet tillkommer också innehållsfacket för ärende, det vill säga ämnesraden (jfr det formella brevets ärendemening).
För datering gäller att man vanligtvis, även i privata brev, följer svensk standard, men för övrigt är det fritt fram för var och en att fylla de olika delarna med personligt utformat innehåll. För det formella brevet däremot gäller att det oftast är tillrådligt för skribenten att följa praxis även i fråga om själva utformningen av de enskilda delarna.
Hur skriver man Datum?
För datumangivelse har vi två skrivsätt att välja mellan: vi kan ange datum enbart med siffror (numeriskt skrivsätt) eller med siffror och bokstäver (alfanumeriskt skrivsätt).
Det numeriska skrivsättet finns i åtminstone två varianter. Den ena skrivs med punkter mellan dag, månad och år, och den var länge den vanligaste i Sverige.
Exempel: 15. 4. 2023
Den andra kallas för baklängesdatering och innebär att år – månad – dag anges i fallande ordning. Årtalet skrivs med fyra siffror, månaden med två och dagen med två. Siffergrupperna ska vara åtskilda med bindestreck eller mellanslag (tomrum). Bindestreck rekommenderas ur tydlighetssynpunkt. Alltså:
• årtalet 4 siffror
• månaden 2 siffror
• dagen 2 siffror
• mellanrum (helst bindestreck) mellan siffergrupperna.
Exempel: 2023-05-12
De här skrivsätten används mest i formella sammanhang. Det skrivsätt som oftast rekommenderas – bland annat av tydlighetsskäl – är det som utnyttjar både siffror och bokstäver.
Exempel: Den 12 maj 2023
Här går man från mindre till större enhet, det vill säga dag, månad och år anges i just denna ordning. Dagen skrivs med en eller två siffror, månaden med bokstäver och året med fyra siffror. Siffran som anger dag föregås av ordet den. Alltså:
• dagen med en eller två siffror
• månaden med bokstäver
• årtalet med fyra siffror
• ordet den före siffran som anger dag.
Observera att dagsangivelsen (siffran) inte ska böjas, utan bara skrivas i sin rena form (den 7 juli, den 24 okt etc.).
Månadens namn kan förkortas, enligt svensk standard, till de tre första bokstäverna: jan, feb … aug, sep och så vidare. I allmänhet skriver man ut de kortaste: mars, april, maj, juni, juli.
Observera att skrivsättet med siffror och bokstäver rekommenderas för löpande text. Om du vill använda skrivsättet med enbart siffror ska du
Uppsala den 22 okt 2023
Rebecka!
Tack för det långa och innehållsrika brevet!
Vi tänker göra ett besök i Göteborg om några veckor och
Avs. SivX–-gatanStrömquist 10 75x xx Uppsala
Rebecka Larsson
X-gatan 19 A 70x xx Göteborg
Hälsningar till er alla från oss här i Uppsala. Kram! Siv
Exempel 1 Privat pappersbrev inklusive kuverttextens utformning.
alltså begränsa användningsområdet till datering av brev/dokument eller till tidsangivelser i punktform. I andra sammanhang skriver du till exempel:
Vi sammanträder den 11 aug och då kommer …
Den viktiga aDressen
Att mottagarens namn och adress blir korrekt angivna är naturligtvis av största vikt för alla typer av brev, såväl pappersbrev som e-brev. Det ska garantera att brevet verkligen når adressaten.
På ett kuverts framsida (se ex. 1) ska först adressatens namn (förnamn och efternamn) stå. Namnet kan föregås av titel, men det är i dag mycket vanligt att man utelämnar den detaljen. I den mån titlar förekommer är de i allmänhet utbildnings- och yrkesangivande (fil. stud., ek. dr, kurator, dr, intendent, dir.), sällan civilståndsmarkerande. Herr, fru och fröken känns ålderdomligt.
Det är alltså fullständigt korrekt att på kuvertet skriva enbart namnet på den man vänder sig till.
Det är viktigt att stavningen av adressatens namn är korrekt. Detta gäller naturligtvis brevet i sin helhet och faktiskt vid alla tillfällen när man har anledning att i skrift nämna någon vid namn. Felstavade namn ger ett slarvigt och nonchalant intryck och det är oartigt att som skribent inte bemöda sig om den detaljen.
Den som får sitt namn felstavat reagerar i allmänhet med irritation – till förfång för kontakten avsändare–mottagare och därmed också för hur det kommunicerade går fram. Felstavningen kan också leda till att adressaten får en uppfattning om avsändaren som inte alls var avsedd. Den som är slarvig med det ena är det kanske också med det andra, tänker den som fått sitt namn felstavat. Och så minskar förutsättningarna för lyckad kommunikation …
Under namnet på papperskuvertet ska gatuadress eller boxnummer/ postlåda stå, och under det följer så ortens namn föregånget av postnummer. Postnumret, som grupperas xxx xx, ska föregås av nationalitetsbokstav om brevet ska gå till utlandet: FR-xxx xx. Då följer också sedan landets namn: Frankrike. På svenska alltså om brevet avsänds i Sverige.
Speciella regler gäller för brev som adresseras till myndigheter, företag eller institutioner. Ett e-brev till en myndighet kan skickas utan mottagarnamn om man inte har synpunkter på vem som läser brevet. Om man vill vända sig till en viss befattning skriver man detta i adressfältet. Vill man nå