Bokslutet från början ger de teoretiska kunskaper och praktiska färdigheter som behövs för att kunna upprätta ett fullständigt bokslut med årsredovisning i enlighet med årsredovisningslagens krav. Målet är att läsaren självständigt ska kunna göra bokslut och årsredovisning för ett mindre företag eller kunna assistera i detta arbete i ett större företag.
Bokslutet från början är en fortsättning på den av Rolf Johansson, Claes Ridderström och Caroline Östgren utgivna nybörjarboken i bokföring, Bokföring från början. I Bokslutet från början fördjupas dessa kunskaper. Steg för steg behandlas de olika områden man måste behärska för att kunna färdigställa ett bokslut och en årsredovisning.
Bokslutsarbetet kan sägas bestå av fyra olika arbetsmoment: avstämning, periodisering av inkomster och utgifter, värdering av tillgångar och skulder samt bokslutsdispositioner. När detta är gjort kan de officiella årsredovisningshandlingarna framställas. Bokslutet från början behandlar samtliga dessa arbetssteg på ett sätt som läsaren själv praktiskt kan tilllämpa. Boken innehåller ett stort antal övningar på de olika momenten, då övning är det sätt på vilket man bäst lär sig bokföring och att göra bokslut.
Bokföring och bokslut är idag ett komplext område. Det finns fyra kategorier av regelverk, vilka är tillämpliga för olika typer av företag. Dessa kategorier beskrivs närmare i kapitel 2. Även om det som behandlas i Bokslutet från början i allt väsentligt kan sägas vara så grundläggande att det är tillämpligt på samtliga kategorier så tar boken utgångspunkt i kategori 2-företag (K2), vilket lite förenklat kan sägas vara mindre och medelstora aktiebolag (BFNAR 2016:10 Bokföringsnämndens allmänna råd om Årsredovisning i mindre företag). Under arbetet med upplaga 13 av boken pågår en översyn av K2-regelverket. I denna upplaga är en utgångspunkt det utkast till allmänt råd som Bokföringsnämnden tagit fram. I huvudsak påverkar inte förändringarna av rådet det som behandlas i boken och när så sker kommenteras detta särskilt. Den viktigaste förändringen är att färre företag än tidigare kommer att kunna tillämpa K2, men rådet kommer av allt att döma fortsatt att vara relevant för de flesta mindre företag. Denna trettonde upplaga har också anpassats till BAS 2024.
Sammanfattningsvis kan sägas att Bokslutet från början är speciellt lämplig för praktiskt inriktade kurser på utbildningsföretag, YH-utbildningar, vuxenutbildning, studieförbund och inom ramen för företagsintern utbildning. Den lämpar sig också väl för självstudier. Till boken finns ett separat facit med fullständiga lösningar.
Som elev får du gratis tillgång till Visma eEkonomi till din privata dator (kan hämtas på www.vismaspcs.se/elevlicens: Ange utbildningskod: hc5q2). Vill du som lärare utbilda i Visma eEkonomi kan du kontakta Visma för gratis utbildningslicenser (e-post: utbilda.spcs@visma.com).
Sedan upplaga 8 ansvarar Niklas Sandell för revideringen av denna bok.
Niklas Sandell
Rolf Johansson
Christer Johansson
Innehållsförteckning
Kapitel 18
Kapitel 19
Kapitel 20
Kapitel 21
22
Kapitel 23
(1995:1554) (utdrag 4 kap.)
Innehållsförteckning övningar
Inledning 1.
Extern och intern redovisning
Den externa redovisningen utgör ett system i vilket företagets transaktioner med omvärlden registreras och rapporteras. Detta system ska vara så utformat att det motsvarar både samhällets krav på information om företagets verksamhet och företagsledningens behov av beslutsunderlag i ekonomiska frågor. Företagets externredovisning – affärsredovisning – syftar till att ge beslutsfattare och intressenter (framförallt aktieägare och långivare) information om företagets ekonomiska ställning vid en viss tidpunkt och resultat för en viss period. Samhällets krav på företagens redovisning anges i lagstiftning, bland annat i bokföringslagen och årsredovisningslagen. Även olika former av kompletterande normgivning styr redovisningens utformning.
De minimikrav som lagstiftningen uppställer räcker dock sällan för att tillfredsställa ledningens ofta långtgående krav på beslutsunderlag. Detta innebär att man i många företag utvecklar system för intern redovisning vars syfte är att förse företagets beslutsfattare med underlag för prissättning, kalkyler och intern kontroll med mera. Ju mer komplext ett företags verksamhet är, desto större är behovet av intern redovisning.
Gränsdragningen mellan extern och intern redovisning
Tilltagande komplexitet i affärs- och tillverkningsprocesser i kombination med ökande mängd transaktioner ställer allt högre krav på den ekonomiska information som rapporteras. Inte bara företagsledningar utan även aktieägare, långivare och andra intressenter ställer allt högre krav. Många företag använder därför redovisningssystem som ger betydligt mer information än vad lagstiftningen kräver.
Affärsredovisningen utgör bara en del av ett företags totala informationssystem. Annan information, som också spelar roll i den ekonomiska styrningen av ett företag, är exempelvis produktionsstatistik, marknadsbedömningar, kundstatistik, information om konkurrenter och olika former av personalstatistik.
Moderna redovisningssystem klarar allt bättre av att integrera sådan information med rena redovisningsdata. Detta medför att gränsen mellan vad som ska betraktas som extern respektive intern redovisning idag kan uppfattas som mer flytande än tidigare.
Krav på rättvisande resultatrapporter varje månad, ibland oftare, har gjort att nya metoder för redovisning vuxit fram. Ofta utnyttjas exempelvis den datorbaserade redovisningens möjligheter till automatkontering i syfte att effektivisera redovisningsarbetet. Det kan gälla fördelning av avskrivningar månadsvis eller för att löpande bestämma varukostnaden genom automatkontering av så kallad fast bruttovinstprocent.
Det är också vanligt att man vill bryta ned redovisningen på ansvarsenheter (resultatenheter), i syfte att få grepp om hur olika delar av företaget presterar. Även om detta inte krävs formellt av lagen kan det vara viktigt för att kunna förstå och styra företaget, exempelvis för att underlätta bedömningen av olika avdelningars prestationer. Sådan intern redovisning sker normalt integrerat i samma system där den externa redovisningen finns. Ju större företag och ju mer komplicerad verksamheten är, desto större är behovet av kompletterande intern redovisning.
Allt fler företag arbetar med integrerade administrativa system. I ett sådant system kan till exempel order, lager, reskontra, fakturering och löneadministration kopplas samman. Alla redovisningsdata, från kundens adress till fakturabeloppet, finns då i en gemensam databas vilket ger redovisningssystemet möjligheter att generera inte bara affärsredovisning utan även olika former av statistik.
Uppdelningen på extern och intern redovisning har således allt mindre betydelse i det dagliga arbetet. Det är emellertid viktigt att skilja de båda delarna av redovisningen åt begreppsmässigt, eftersom den externa redovisningen är reglerad i lag medan den interna redovisningens utformning styrs av företagsledningens önskemål.
Redovisningens syfte
Redovisningens övergripande syfte är att lämna ekonomisk information. Olika intressenters behov av information kan skilja sig åt. Vad som kan vara en ändamålsenlig rapport för företagsledningen behöver inte alltid vara tillräckligt för Skatteverket. Redovisningssystemet bör därför organiseras på så sätt att man ur samma grundmaterial kan sammanställa många olika typer av information.
Den externa redovisningens grundläggande syften är att:
1. Ge informationen som underlag till framtidsinriktade ekonomiska beslut. Olika intressenter har att fatta olika typer av beslut. En investerare ska bedöma om denne vill satsa pengar i företaget. Banken ska ta beslut om huruvida man ska ge företaget lån, och i så fall hur stort belopp som kan lånas ut och till vilken ränta. Leverantörer ska ta beslut om huruvida man ska sälja sina produkter till företaget i fråga och måste bedöma om det är troligt att företaget kommer att kunna betala. Kunder måste bedöma om de ska anlita en viss leverantör. Kommer leverantören att kunna leverera? Framförallt blir detta viktigt vid långsiktiga inköp av skräddarsydda produkter. Kommer företaget finnas kvar så att det kan leverera tilläggsbeställningar av material eller service om fem år?
Detta är exempel på beslut som olika intressenter står inför. För att kunna ta sådana beslut krävs ett beslutsunderlag så att beslutet är välgrundat. Den externa redovisningen är en del av ett sådant beslutsunderlag.
2. Ge information som möjliggör utvärdering av företagsledningen. I företagsformer, exempelvis aktiebolag, där ägandet är separerat från företagsledning är det viktigt att ägarna kan utvärdera företagsledningens arbete. Företagsledningen har getts förtroendet att förvalta ägarnas tillgångar. Ägarna måste ha en möjlighet att utvärdera denna förvaltning. I många mindre företag, inklusive aktiebolag, är det ägaren eller ägarna som själva utgör företagsledning. Då är denna möjlighet till utvärdering inte relevant. Men i företag där ägarspridningen är större, eller ägarna av andra skäl valt att anlita en professionell företagsledning, och där ägarna inte har någon direkt insyn i företagets affärer, så är den externa redovisningen avgörande för att ägarna ska kunna bedöma företagsledningens arbete.
3. Utgöra underlag för skatteuttag. Företags resultat är ett underlag för skatteuttag. I Sverige är redovisningsreglerna nära sammankopplade med skatterätten, vilket innebär att det resultat som redovisas i den externa redovisningen, med några få justeringar, också utgör underlag för skatteberäkning.
Utöver dessa tre syften bör redovisningen utformas på ett sätt så att den ger tillfredsställande möjligheter att följa upp företagets verksamhet internt och för internt ansvarsutkrävande. Ledande befattningshavare, avdelningschefer etc. måste kunna ställas till ansvar för hur väl de presterat. Har de nått upp till budget? Vilka avvikelser finns? Vilka är förklaringarna till dessa avvikelser?
För att uppnå dessa övergripande syften måste redovisningen:
1. Mäta resultat
• Med resultat menas skillnaden mellan intäkter och kostnader.
• Ett resultat avser alltid en viss period, till exempel ett år.
• Företagets resultat presenteras i en resultaträkning.
2. Visa ekonomisk ställning
• Med ekonomisk ställning avses en sammanställning av företagets tillgångar, eget kapital och skulder.
• Ekonomisk ställning gäller alltid vid en viss tidpunkt.
• Den ekonomiska ställningen presenteras i en balansräkning.
3. Motsvara samhällets krav
• Samhället anger vilka som omfattas av bokföringsskyldighet och vilka som ska upprätta årsbokslut eller årsredovisning.
• Företagets redovisning ligger till grund för företagets deklaration och därmed för taxeringen av företaget och dess ägare.
4. Lämna underlag för ekonomisk styrning
• Redovisningens rapporter kan jämföras med budget och uppgjorda förkalkyler.
• Redovisningen ger underlag för produktkalkyler, offertgivning och intern resultatmätning med mera.
Målet med bokslut
Den externa redovisningens slutprodukt är bokslutet. Det är genom bokslutet som ett företags resultat och ekonomiska ställning kan visas. Ett årsbokslut omfattar resultaträkning och balansräkning.
I enlighet med god redovisningssed strävar man efter att i resultaträkningen redovisa ett så rättvisande resultat som möjligt för den aktuella perioden. I balansräkningen ska samtliga tillgångar och skulder på balansdagen redovisas.
För att kunna redovisa ett rättvisande resultat för en period krävs att:
Samtliga balanskonton är avstämda
Detta innebär att de belopp som redovisas som tillgångar respektive skulder ska
• motsvara de faktiska beloppen
• existera i verkligheten
• tillhöra företaget
• vara riktigt värderade.
Om samtliga tillgångar och skulder är riktigt värderade och upptagna i bokslutet, kan man utgå från att periodens resultat är rättvisande. Det redovisade resultatet i resultaträkningen är alltså en följd av de poster som upptas i balansräkningen.
Alla periodens intäkter och kostnader har beaktats
I samband med bokslutsarbetet tvingas man av praktiska skäl att bestämma en ”brytpunkt” för räkenskapsperioden. Detta innebär att man sätter en datumgräns för vad som kan beaktas. Hur länge bokföringen kan hållas öppen för eftersläpande fakturor bestäms av hur snabbt bokslutet ska vara färdigställt.
Alla för resultatet väsentliga händelser ska ha beaktats när bokföringen stängs.
Affärshändelser som helt eller delvis berör en annan period är periodiserade
Periodens resultat inkluderar endast prestationer som utförts och resurser som förbrukats under perioden. Detta innebär exempelvis att erlagda förskott redovisas som fordringar och att erhållna förskott redovisas som skulder i balansräkningen.
Periodisering berör i första hand vissa kostnadskonton, men det är även vanligt att intäktskonton berörs.
Periodbokslut
Årsbokslut måste upprättas en gång per år. De flesta företag väljer att ta fram mer än ett bokslut per år, så kallade periodbokslut. Detta innebär att man gör bokslut för kortare perioder än ett år, som kvartalsbokslut eller månadsbokslut. Dessa periodbokslut, normalt med fokus på resultatrapporten, är frivilliga, men är exempel på att företagen ofta arbetar med rutiner och system som går längre än vad lagstiftningen kräver.
ÖVNING
a) Förklara begreppen extern redovisning och intern redovisning.
b) Vilka är den externa redovisningens huvudsyften?
2 ÖVNING
Vad innebär det att ett balanskonto är avstämt?
Lagar och regler för redovisning
Några övergripande redovisningsprinciper
Företagets redovisningssystem har som huvuduppgift att lämna ekonomisk information till de olika intressenterna i företaget. Denna information ska vara begriplig och möjlig att tolka, för många olika typer av läsare.
Resultat- och balansräkningar och så kallade nyckeltal måste kunna jämföras mellan olika perioder och olika företag. För att detta ska vara möjligt måste redovisningen skötas på ett likartat sätt, och i enlighet med gemensamma normer och regler.
Ett flertal principer styr framförallt upprättandet av årsbokslut och årsredovisning. Vissa av dem är så grundläggande och självklara att de ofta kallas postulat. Utöver dessa brukar man dela in de principer som styr redovisningen i grundläggande principer och övriga principer.
Postulaten
Redovisningsenheten
Man betraktar företaget som en klart definierad fristående enhet, skild från ägare och andra intressenter.
Mätenheten
För att kunna sammanställa ett företags affärshändelser krävs en gemensam och stabil mätenhet. Vanligen utgör landets valuta den mätenheten. I Sverige kan företagen välja mellan att låta euro (EUR) eller svenska kronor (SEK) utgöra redovisningsvaluta. Alla belopp redovisas i företagets redovisningsvaluta.
Mätperioden
För att mäta resultat måste man bestämma en viss period. Visserligen kan ett företags verkliga resultat inte beräknas förrän företaget upphört, men av bland annat skatteskäl måste företagen bestämma en viss period för sin resultatmätning. Ofta används kalenderåret som mätperiod. Även kortare perioder som kvartal används för att det ska vara möjligt att utvärdera företagets prestationer med tätare intervall, så kallade kvartalsbokslut.
Grundläggande principer
Lagstiftaren har ansett att åtta grundläggande principer är så viktiga att de finns särskilt intagna i årsredovisningslagen. Nedan följer kortfattade förklaringar till dessa principer:
• Väsentlighetsprincipen
• Fortlevnadsprincipen
• Principen om konsekvent tillämpning
• Periodiseringsprincipen
• Principen om individuell värdering
• Principen om bruttoredovisning och
• Försiktighetsprincipen kvittningsförbud
• Kontinuitetsprincipen
Väsentlighetsprincipen
Ett företag får avvika från årsredovisningslagens bestämmelser om redovisning, uppställning, värdering och upplysningar, om följden av avvikelsen inte är väsentlig. Följden av en avvikelse är väsentlig om utelämnad eller felaktig information kan förväntas påverka de beslut som användare fattar utifrån lämnad information. Detta innebär exempelvis att endast utgifter och inkomster som uppgår till större belopp behöver periodiseras som kostnader och intäkter. Mindre utgifter och inkomster behöver inte periodiseras.
Fortlevnadsprincipen
Man förutsätter att företaget kommer att fortsätta sin verksamhet under överskådlig tid. Detta kallas även ”going concern”. I balansräkningen värderas tillgångarna i enlighet med lagar och normer utifrån att verksamheten fortlever, inte till vad de skulle inbringa vid en eventuell försäljning på balansdagen. Om ett företag har beslutat att avveckla verksamheten kan fortlevnadsprincipen inte längre tillämpas.
Principen om konsekvent tillämpning
Man ska använda samma principer för värdering, klassificering och indelning år från år, så att det blir enkelt att jämföra redovisningen mellan olika räkenskapsår. Om man byter någon princip måste man se till att föregående års uppgifter i årsredovisningen går att jämföra med årets uppgifter.
Försiktighetsprincipen
Värderingen ska göras med rimlig försiktighet på så sätt att företagets resultat och förmögenhet inte ges en alltför optimistisk värdering. Endast under räkenskapsåret konstaterade intäkter får tas med i resultatet. Om man är osäker ska man i allmänhet välja en lägre värdering av tillgångarna och en högre värdering av skulderna. Man ska ta hänsyn till alla förluster, inklusive värdenedgångar, som kan förutses. Alla ekonomiska förpliktelser som är hänförliga till räkenskapsåret eller tidigare räkenskapsår ska beaktas, även om de blir kända först efter räkenskapsårets utgång men före att årsredovisningen upprättas. Försiktigheten måste dock vara rimlig. Det är inte tillåtet att medvetet undervärdera tillgångarna.
Periodiseringsprincipen
Inkomster och utgifter ska hänföras till det räkenskapsår de hör, oavsett när de betalas. Inkomster och utgifter fördelas mellan olika räkenskapsår så att den del som hör till ett visst räkenskapsår redovisas som intäkt eller kostnad detta år.
Principen om individuell värdering (post för post-principen)
Olika delposter bland tillgångar och skulder ska värderas var för sig. Med delposter menas till exempel att varje skuld som ingår i posten Leverantörsskulder ska värderas separat. Det finns några undantag till principen om individuell värdering. Exempelvis är det i vissa fall tillåtet med kollektiv värdering av ett varulager.
Principen om bruttoredovisning och kvittningsförbud
Tillgångar och avsättningar eller skulder får inte kvittas mot varandra. Intäkter och kostnader får inte kvittas mot varandra. Alla poster ska redovisas brutto. Det finns dock undantag. Exempelvis nettoredovisas intäkter och kostnader vid beräkning av realisationsvinst och realisationsförlust. Kvittningsförbudet omfattar inte kvittning av fordringar och skulder om det finns en rätt att kvitta enligt lag eller avtal. Det innebär till exempel att en faktura och en kreditfaktura från samma leverantör eller till samma kund får kvittas mot varandra.
Kontinuitetsprincipen
Principen innebär att den utgående balansräkningen för ett räkenskapsår ska överensstämma med den ingående balansräkningen nästa räkenskapsår.
Några övriga principer – kortfattat
Matchningsprincipen
Utgångspunkten är periodens intäkter. Utifrån dessa fastställs periodens kostnader genom att den resursåtgång som krävts för att generera dessa intäkter bestäms.
Neutralitetsprincipen/Objektivitetsprincipen
Redovisningsdata ska vara verifierbara och kunna knytas till inträffade affärshändelser. Så långt som möjligt ska redovisningen grundas på objektiva ställningstaganden.
Realisationsprincipen
Realisationsprincipen styr när en intäkt uppstår. Principen ska förhindra att orealiserade vinster redovisas. Endast under räkenskapsåret konstaterade intäkter redovisas i resultaträkningen.
Anskaffningsvärdesprincipen
Redovisning är anskaffningsvärdesbaserad. Utgångspunkten vid värdering av tillgångar och skulder är anskaffningsvärdet. Alla affärshändelser registreras till de priser som gällde vid anskaffningstillfället. De omräknas exempelvis inte för eventuell inflation.
Bokföringslagen
Inledning
Den nuvarande bokföringslagen gäller sedan år 2000. Bokföringslagen och årsredovisningslagen har anpassats så att de helt ansluter till varandra. Tanken i redovisningslagstiftningen är att alla bokföringsskyldiga ska omfattas av samma regler. Det innebär att bokföringslagen gäller för alla bokföringsskyldiga, men att lagen i princip bara reglerar bokföring av löpande affärshändelser och arkivering. Regler för bokslut och årsredovisning finns huvudsakligen i årsredovisningslagen.
Utgångspunkten är att samtliga företagsformer ska upprätta årsredovisning. Undantag görs bara för mindre företag. För dessa räcker det med att upprätta årsbokslut. Företag vars nettoomsättning uppgår till högst 3 miljoner kr och som inte är skyldiga att upprätta årsredovisning får upprätta årsbokslut i förenklad form. Alla aktiebolag måste dock upprätta årsredovisning oavsett storlek.
Ett enhetligt system
Bokföringslagen är utformad för att kunna ge ett rimligt skydd för företagets alla intressenter. Det kan gälla borgenärer, samhället, företagets ägare och anställda eller kunder och leverantörer. Bokföringslagens huvudsakliga uppgift är därför att skapa ett generellt, enhetligt och grundläggande regelsystem för all redovisning. Eftersom det grundläggande regelsystemet måste vara generellt, har bokföringslagen utformats som en ramlag. Det innebär att lagen endast anger gränser utan att i detalj precisera hur bokföringen i alla avseenden ska skötas. Det kan förekomma stora skillnader i hur bokföringen faktiskt sköts i olika företag, utan att något av företagen för den sakens skull bryter mot lagen.
Strukturen i lagen
Ett företags affärsredovisning består i huvudsak av tre urskiljbara arbetsområden – registrering, rapportering och arkivering. Bokföringslagens paragrafer utgår från detta. Lagens paragrafer följer den process som startar med att verifikationer upprättas och som avslutas med arkivering av samtliga redovisningshandlingar.
Nedanstående uppställning beskriver på ett översiktligt sätt vilka kapitel i bokföringslagen som berör olika delar av bokföringsarbetet. Bokföringslagen innehåller nio kapitel.
Kapitel Innehåll Berör bokföringen
Kap. 1 Inledande bestämmelser Definitioner av begrepp och tillåtna språk.
Kap. 2 Kretsen av bokföringsskyldiga Vilka som omfattas av bokföringsskyldighet.
Kap. 3 Räkenskapsår Räkenskapsårets längd, brutet räkenskapsår, omläggning av räkenskapsår.
Kap. 4 Bokföringsskyldighetens Bokföringsskyldighetens innebörd, innebörd god redovisningssed och redovisningsvaluta.
Kap. 5 Löpande bokföring och Grundbokföring och huvudbokföring, verifikationer sidoordnad bokföring, tidpunkt för bokföring, rättelser, krav på verifikationer m.m.
Kap. 6 Hur den löpande bokföringen När den löpande bokföringen ska avslutas avslutas med årsredovisning. Vilka företag som kan göra endast årsbokslut eller förenklat årsbokslut.
Kap. 7 Arkivering av räkenskaps- Hur olika former av räkenskapsinformation m.m. information ska bevaras. Tid och plats för arkivering.
Kap. 8 Utvecklandet av god Bokföringsnämndens roll. redovisningssed
Kap. 9 Överklagande Hur myndighets beslut enligt denna lag överklagas.
Kretsen av bokföringsskyldiga (Kapitel 2)
Alla som yrkesmässigt driver verksamhet av ekonomisk art är bokföringsskyldiga. Juridiska personer är bokföringsskyldiga om annat inte anges i lagen. Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga även om de inte bedriver näringsverksamhet. Fysiska personer är bara bokföringsskyldiga om de bedriver näringsverksamhet. Enskilda näringsidkare (enskild firma) med en nettoomsättning som uppgår till högst 3 miljoner kr får normalt upprätta årsbokslut i förenklad form.
Även jord- och skogsbruk, ideella föreningar och stiftelser omfattas av lagstiftningen. Ideella föreningar, samfällighetsföreningar och trossamfund är bokföringsskyldiga bara om tillgångarnas nettovärde överstiger 1,5 miljoner kr eller om de bedriver näringsverksamhet. Stiftelser är bokföringsskyldiga om värdet av tillgångarna överstiger 1,5 miljoner kr. Flera stiftelser (se BFL 2 kap. 3 §) är dock bokföringsskyldiga även om detta gränsbelopp inte överstigs. Staten, kommunerna, regionerna, kommunalförbunden och konkursbon omfattas inte av bokföringslagen.
Från samhällets sida har man valt att göra bokföringsskyldigheten så generell som möjligt. Man har bedömt att en lagstadgad bokföringsskyldighet innebär en viss garanti för att räkenskaperna förs med någorlunda ordning och reda. Fordringsägare får på så sätt en indirekt garanti för att förlustbringande verksamheter inte fortsätter onödigt länge. En ordnad bokföring är en nödvändig förutsättning för att samhället och övriga intressenter ska kunna bedöma det ekonomiska utfallet av en verksamhet.
Räkenskapsår (Kapitel 3)
Ett räkenskapsår omfattar 12 månader och sammanfaller normalt med kalenderåret. Om ett företag önskar byta till brutet räkenskapsår, fordras en särskild ansökan till Skatteverket. Företag som tillämpar brutet räkenskapsår får däremot lägga om sitt räkenskapsår till kalenderår, utan någon särskild ansökan. Enskild firma och handelsbolag får inte tillämpa brutet räkenskapsår.
Räkenskapsåret kan förlängas till maximalt 18 månader. Detta kan ske vid två tillfällen:
1. När bokföringsskyldighet inträder.
2. Vid omläggning av räkenskapsår, t.ex. från brutet räkenskapsår till kalenderår.
Räkenskapsåret kan även förkortas. Någon specificerad kortaste tid för ett räkenskapsår finns inte. Avkortning av räkenskapsåret får göras i tre fall:
1. När bokföringsskyldighet inträder.
2. Vid omläggning av räkenskapsår.
3. I samband med att bokföringsskyldighet upphör.
Bokföringsskyldighetens innebörd (Kapitel 4)
Bokföringslagens kapitel 4 stadgar att bokföringsskyldighetens allmänna innebörd innebär att ett företag ska:
• Löpande bokföra alla affärshändelser.
• Se till att det finns verifikationer för alla bokföringsposter samt systemdokumentation och behandlingshistorik.
• Bevara (arkivera) all räkenskapsinformation (t.ex. verifikationer och bokföringsböcker) samt sådan utrustning och sådana system som behövs för att presentera räkenskapsinformationen.
• Upprätta öppningsbalansräkning när bokföringsskyldighet inträder.
• Avsluta den löpande bokföringen med bokslut och i förekommande fall årsredovisning.
Löpande bokföring och verifikationer (Kapitel 5)
Grundregeln för den löpande bokföringen är att alla affärshändelser i den bokföringsskyldiga verksamheten ska bokföras. Med en affärshändelse avses en förändring av storleken och/eller sammansättningen av företagets förmögenhet som beror på företagets ekonomiska relationer med omvärlden. Exempelvis in- och utbetalningar, uppkomna fordringar och skulder, egna tillskott till och uttag ur verksamheten.
Här följer några av kapitlets huvudpunkter:
Grundbokföring och huvudbokföring
Affärshändelserna ska bokföras på så sätt att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Det ska göras på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera att bokföringen är fullständig och att överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat.
Tidpunkten för bokföring
Kontanta in- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag. Övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Affärshändelser kan bokföras senare om det är förenligt med god redovisningssed. Företag vars årliga nettoomsättning uppgår till högst 3 miljoner kr får dröja med att bokföra affärshändelserna tills betalning sker. Vid räkenskapsårets slut ska dock samtliga då obetalda fordringar och skulder bokföras.
Bokslutstransaktioner
När den löpande bokföringen avslutas ska sådana poster bokföras som är nödvändiga för att bestämma intäkter och kostnader (och därmed periodens resultat) samt den finansiella ställningen på balansdagen.
Sidoordnad bokföring
Konton för tillgångar, avsättningar och skulder ska specificeras i en sidoordnad bokföring i den utsträckning som behövs för att ge en tillfredsställande kontroll och överblick.
Rättelse av bokföringspost
Man ska ange när en rättelse har skett och vem som gjort den. Det ska också framgå hur rättelsen hänger ihop med den ursprungliga noteringen.
Verifikationer
För varje affärshändelse ska det finnas en verifikation. Verifikationen ska innehålla uppgifter om när den har sammanställts, när affärshändelsen har inträffat, vad den avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. Verifikationen ska också förses med ett verifikationsnummer som möjliggör identifiering från bokföringen.
Hur den löpande bokföringen avslutas (Kapitel 6)
I bokföringslagen finns bestämmelser om vem som ska avsluta sina räkenskaper och om det kan göras med ett årsbokslut eller genom en årsredovisning.
Företag som tillhör någon av följande kategorier ska avsluta bokföringen med årsredovisning:
1. aktiebolag,
2. ekonomiska föreningar,
3. handelsbolag i vilka en eller flera juridiska personer är delägare,
3a. grupperingar enligt Europaparlamentets och rådets förordning om en europeisk gruppering för territoriellt samarbete (EGTS),
3b. konsortier enligt rådets förordning om gemenskapens rättsliga ram för ett konsortium för europeisk forskningsinfrastruktur (Eric-konsortium),
3c. europeiska politiska partier och europeiska politiska stiftelser enligt Europaparlamentets och rådets förordning om stadgar för och finansiering av europeiska politiska partier och europeiska politiska stiftelser,
4. företag som omfattas av lagen om årsredovisning i kreditinstitut och värdepappersbolag eller lagen om årsredovisning i försäkringsföretag,
5. stiftelser som är bokföringsskyldiga,
6. företag som uppfyller mer än ett av följande villkor:
a) medelantalet anställda i företaget har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 50,
b) företagets redovisade balansomslutning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 40 miljoner kr,
c) företagets redovisade nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 80 miljoner kr,
7. företag som är moderföretag i en koncern vilken uppfyller mer än ett av följande villkor:
a) medelantalet anställda i koncernen har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 50,
b) koncernföretagens redovisade balansomslutning har för var och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 40 miljoner kr,
c) koncernföretagens redovisade nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 80 miljoner kr,
8. företag som har licens enligt spellagen.
Andra företag ska, om de inte upprättar årsredovisning, avsluta den löpande bokföringen med ett årsbokslut. Ett årsbokslut består av en resultaträkning och en balansräkning. Upplysningar ska lämnas om tillämpade principer för värdering av tillgångar, avsättningar och skulder, om hur värdet av anläggningstillgångarna har beräknats, om hur stor del av de totala skulderna som förfaller till betalning senare än ett år efter balansdagen, om ställda säkerheter samt garantiåtaganden. Det ska vara färdigställt senast sex månader efter räkenskapsårets utgång. Företag med en nettoomsättning på högst tre miljoner kronor och som inte är skyldigt att upprätta årsredovisning får upprätta årsbokslut i förenklad form. Ett förenklat årsbokslut består av resultat- och balansräkning.
Kraven på en årsredovisning framgår av bestämmelserna i årsredovisningslagen (se vidare kapitel 17).
Arkivering och former för bevarande (Kapitel 7)
Arkiveringstiden för räkenskapsinformation är 7 år. Räkenskapsmaterialet ska förvaras i Sverige, i ordnat skick och på ett betryggande och överskådligt sätt. Endast om det finns särskilda skäl får verifikationerna tillfälligt arkiveras utomlands. Räkenskapsinformation ska bevaras i vanlig läsbar form eller i annan form som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt uppfattas med tekniska hjälpmedel (elektronisk handling) och som kan tas fram i en pappershandling genom omedelbar utskrift. Pappershandlingar med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan eller som företaget självt har upprättat ska bevaras i det skick materialet hade när det kom till företaget respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget. Elektroniska handlingar med räkenskapsinformation som företaget har tagit emot från någon annan eller som företaget självt har upprättat ska bevaras i det format och med det innehåll de hade när de kom till företaget respektive fick när räkenskapsinformationen sammanställdes av företaget. Ett företag får dock förstöra pappershandlingar och elektroniska handlingar om räkenskapsinformationen överförs till annan pappershandling eller elektronisk handling. Det innebär framförallt att kvitton och fakturor som digitaliseras av mottagaren inte behöver bevaras i pappersform. De pappershandlingar och elektroniska handlingar som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lätt åtkomliga.
Maskinutrustning och system (dator, skrivare, programvara) som behövs för att presentera räkenskapsinformationen ska hållas tillgänglig i Sverige under hela bevarandetiden. Räkenskapsinformation sk a kunna skrivas ut i läsbar form. Räkenskapsinformation kan utöver den löpande bokföringen vara attestregler, kontoplaner och inventeringslistor med mera. Även avtal, ansvarsförbindelser, företagsinteckningar och andra sådana handlingar som är av betydelse för att belysa rörelsens ekonomiska förhållanden, betraktas som räkenskapsinformation.
Årsredovisningslagen
Bokföringslagen och årsredovisningslagen har anpassats så att de helt ansluter till varandra. I redovisningslagstiftningen ska alla bokföringsskyldiga omfattas av samma regler. Regler för bokslut och årsredovisning finns i årsredovisningslagen som gäller för alla företag.
Rättvisande bild
Balansräkningen, resultaträkningen och noterna till dessa ska tillsammans ge en ”rättvisande bild” av företagets ställning och resultat. I lagen finns bestämmelser om vilka upplysningar som ska lämnas i notform.
På många punkter är årsredovisningslagen tvingande, men mycket har också lämnats åt normgivande organ och praxis att fastställa.
Årsredovisningslagens krav på rättvisande bild innebär att avvikelser från vad som följer av allmänna råd och rekommendationer måste följas av upplysning om detta samt om skälen för avvikelsen. Tillämpas Bokföringsnämndens allmänna råd BFNAR 2016:10 Årsredovisning i mindre företag (K2) – vilket är utgångspunkten för denna bok – ska rådet tillämpas i sin helhet. Avvikelser är inte tillåtna.
Anvisningar och rekommendationer
God redovisningssed
Som tidigare nämnts är bokföringslagen en generell lag som inte i detalj anger hur bokföringen ska skötas. Lagen anger att bokföringsskyldighet ska fullgöras på sätt som överensstämmer med god redovisningssed. Anledningen till att begreppet god redovisningssed används i så många sammanhang, och är så centralt, är att lagstiftaren inte i onödan har velat binda sig för detaljregler som snart kan visa sig vara otidsenliga eller omöjliga att tillämpa.
Det är inte heller möjligt att i lagtexten förutse alla situationer som kan uppkomma med tanke på att nya branscher uppstår och ny teknik ständigt tas i bruk. God redovisningssed måste alltså fortlöpande preciseras. Begreppet god redovisningssed är på många sätt avgörande för hur företagens redovisning i praktiken sköts.
Begreppet god redovisningssed innebär att redovisning upprättas i enlighet med tilllämplig lagstiftning, samt med allmänna råd och rekommendationer från normgivande organisationer. Bokföringsnämnden ansvarar för utvecklandet av god redovisningssed.
Bokföringsnämnden skriver att innehållet i ”god redovisningssed” är:
• allmänna råd respektive rekommendationer från normgivande organ, bl.a. BFN.
• de svar man får om man tolkar de konkreta bestämmelserna i redovisningslagarna med normala, juridiska tolkningsmetoder, eller
• en etablerad företagspraxis som är förenlig med lag och normgivning och som håller god kvalitet.
Vad som är god redovisningssed kan skilja sig åt från företagskategori till företagskategori. Svaret på frågan vad som i ett visst fall är god redovisningssed behöver alltså inte bli detsamma för ett mindre företag som för ett större.
Bokföringsnämnden (BFN)
Bokföringsnämnden är en myndighet under regeringen som ansvarar för utvecklandet av god redovisningssed i företagens bokföring och redovisning. Detta sker genom att nämnden meddelar allmänna råd (BFNAR) om tillämpning av bokföringslagen och årsredovisningslagen. Därtill ger nämnden ut vägledningar och uttalanden.
Bokföringsnämnden är statens expertorgan på redovisningsområdet. Nämnden biträder Regeringskansliet i redovisningsfrågor, deltar i utredningar och yttrar sig över författningsförslag. En annan viktig uppgift är att avge yttranden till domstolar om vad god redovisningssed innebär.
Sedan 2004 har Bokföringsnämnden arbetat med att ta fram fyra kategorier av samlade regelverk (K1–K4). För varje kategori finns ett heltäckande paket med regler. Utgångspunkten är de regler i bokföringslagen enligt vilka företag är skyldiga, eller i vissa fall kan välja, att upprätta:
1. Förenklat årsbokslut (K1)
2. Årsbokslut (K2)
3. Årsredovisning (K3)
4. Årsredovisning enligt internationella redovisningsregler (IAS/IFRS) (K4)
Utgångspunkten är att bokföringslagen anger vilka företag som ska upprätta årsredovisning (K3) och vilka som ska upprätta årsbokslut (K2).
Fyra kategorier av företag – fyra regelverk
Koncernredovisning
K4 enl. IAS/IFRS (ÅRL 7:33)
Årsredovisning
Bokförings- (BFL 6:1) lagen
Årsbokslut
K3
K2 (BFL 6:3)
Förenklat årsbokslut
K1 (BFL 6:3)
Företag som ska upprätta årsbokslut, men vars nettoomsättning uppgår till mindre än 3 miljoner kronor, får i stället välja att upprätta årsbokslut i förenklad form. Då tillämpas kategori 1 (K1). Detta gäller i praktiken enskilda näringsidkare, handelsbolag med fysiska ägare och ideella föreningar.
Företag som ska upprätta årsredovisning hamnar i utgångsläget i kategori 3 (K3). Dessa regler har sin grund i International Accounting Standards Board’s (IASB) International Financial Reporting Standards (IFRS) för små och medelstora företag (SME). Mindre företag, exempelvis mindre aktiebolag1, får dock tillämpa reglerna i K2 vid upprättande av årsredovisning. En pågående översyn av K2-regelverket kommer att innebära en inskränkning av vilka av de mindre företagen som tillåts tillämpa K2 (detta reviderade regelverk förväntas tillämpas fr.o.m. räkenskapsåret 2026). Flertalet aktiebolag som klassificeras som mindre kan dock även fortsättningsvis förväntas välja att tillämpa reglerna i K2, eftersom dessa är något enklare än reglerna i K3. Bokslutet från början tar sin utgångspunkt i reglerna för mindre aktiebolag (BFNAR 2016:10 Bokföringsnämndens allmänna råd om Årsredovisning i mindre företag – K2).
Sedan 2005 är samtliga företag inom EU som har värdepapper noterade på en reglerad marknad i en medlemsstat och som är underställda en medlemsstats lagstiftning skyldiga att upprätta koncernredovisning enligt internationella redovisningsstandarder såsom de antagits av EU. Dessa internationella redovisningsstandarder ges ut av International Accounting Standards Board (IASB). Dessa företag tillämpar reglerna i K4.
1 Ett mindre företag definieras i årsredovisningslagen som ett företag som inte är ett större företag, där större företag är ett företag som uppfyller mer än ett av följande villkor:
a) medelantalet anställda i företaget har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 50,
b) företagets redovisade balansomslutning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 40 miljoner kronor,
c) företagets redovisade nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 80 miljoner kronor.
BFNAR 2016:10 Årsredovisning i mindre företag (K2)
I detta allmänna råd finns de regler som bland annat privata aktiebolag, som är mindre företag2, kan välja att tillämpa vid upprättande av årsredovisning. Vägledningen till det allmänna rådet innehåller lagregler, Bokföringsnämndens allmänna råd samt kommentarer och exempel, där kommentarerna ger information om hur redovisningen i praktiken ska gå till.
Om ett företag väljer att tillämpa detta allmänna råd ska det tillämpas i sin helhet. Ett företag får inte samtidigt tillämpa annan normgivning när årsredovisning upprättas. Om en fråga inte är reglerad i rådet ska vägledning sökas i första hand i regler i det allmänna rådet som behandlar liknande frågor och i andra hand i grundläggande redovisningsprinciper.
I förhållande till K3-reglerna präglas K2 av förenklingar. Försiktighetsprincipen ges större tyngd. Bland annat bygger K2 helt på värdering till anskaffningsvärde, även i fall där årsredovisningslagen tillåter värdering till verkligt värde. Det är inte tillåtet att aktivera utgifter för egenupparbetade immateriella tillgångar, exempelvis forskning och utveckling. Väsentlighetsregler har införts för gränsvärden när nedskrivningar och avsättningar ska göra.
Det allra mesta som tas upp i Bokslutet från början är tillämpligt för alla företag. Det gäller bokförings- och bokslutslogik, grundläggande periodiseringsproblematik etc. I en del frågor finns avvikelser mellan regelverken. Det gäller framförallt värderingsfrågor, men även vissa andra frågor. Den regelmässiga utgångspunkten för Bokslutet från början är då BFNAR 2016:10 Bokföringsnämndens allmänna råd om Årsredovisning i mindre företag (K2). I vissa fall görs utvikningar i boken. Då omnämns det särskilt.
2 I förslaget till förändringar av BFNAR 2016:10 är utgångspunkten att det är mindre företag med enkla förhållanden som kan tillämpa det allmänna rådet. Bostadsrättsföreningar och företag med utländska filialer kommer inte att få tillämpa rådet. Ytterligare ett antal bedömningskriterier föreslås införas, genom vilka vissa andra mindre företag exkluderas från möjligheten att tillämpa rådet. De allra minsta företagen får alltid tilllämpa rådet, dvs. företag som uppfyller högst ett av följande villkor:
a) Medelantalet anställda i företaget har under vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 3.
b) Företagets redovisade balansomslutning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 1,5 miljoner kr.
c) Företagets redovisade nettoomsättning har för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren uppgått till mer än 3 miljoner kr.
ÖVNING
a) Vilka är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen och vad innebär denna skyldighet?
b) Förklara begreppen grundbokföring och huvudbokföring.
c) Förklara innebörden av begreppet affärshändelse.
d) När ska bokföring av affärshändelser senast ske?
ÖVNING
a) I vilka situationer får ett räkenskapsår förlängas och hur lång tid får det längst omfatta?
b) I vilka situationer får ett räkenskapsår vara kortare än 12 månader?
c) Fundera på vilka anledningar ett företag kan ha för att tillämpa ett annat räkenskapsår än kalenderår.
Sakregister
A
aktiekapital 230 analytisk granskning 321 anläggningsregister 68 anläggningstillgång 103, 115, 149 anskaffningsvärdesprincipen 16 arbete på löpande räkning 127 arbete till fast pris 128 avläsningsmetod 47 avskrivning 103 avskrivningsplan 105 avskrivning utöver plan 178 avstämning 66
P periodbokslut 12 periodisering 75 periodisering enligt bruttometoden 80 periodisering enligt nettometoden 80 periodiseringsprincipen 15 postulat 14 principen om bruttoredovisning och kvittningsförbud 16 principen om individuell värdering (post för postprincipen) 15 principen om konsekvent tillämpning 15 pågående arbete 127
R realisationsprincipen 16 redovisningsprinciper 14, 264 redovisningsrevision 321 reservfond 238
Formgivning inlaga: Fredrik Elvander och Integra Software Services, Indien
Formgivning omslag: Birgitta Dalhkild och Integra Software Services, Indien
Sättning: Lundatext AB och Integra Software Services, Indien
Projektledare: Magnus Winkler
Produktion: Lars Wallin
Trettonde upplagan 1
Repro: Integra Software Services, Indien Tryck: People Printing, Kina, 2025
KOPIERINGSFÖRBUD
Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner och universitet.
Indrag i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se.
Bokslutet från början är en kombinerad fakta- och övningsbok som är en direkt fortsättning på grundboken i bokföring, Bokföring från början. I denna bok fördjupas kunskaperna. Steg för steg behandlas de olika områden man måste behärska för att kunna upprätta ett fullständigt bokslut med årsredovisning i enlighet med årsredovisningslagens krav och Bokföringsnämndens allmänna råd. För varje moment finns ett stort antal övningar.
Bokslutet från början är speciellt lämplig för praktiskt inriktade kurser på utbildningsföretag, YH-utbildningar, komvux, studieförbund och inom ramen för företagsintern utbildning. Tack vare det tydliga pedagogiska upplägget är den även utmärkt för självstudier.
Målet är att läsarna ska lära sig göra bokslut och årsredovisning för ett mindre företag eller kunna assistera i detta arbete i en större rörelse.
Till boken finns separat facit med fullständiga lösningar.
Bokslutet från början har skrivits av Rolf Johansson, Christer Johansson och Niklas Sandell. Rolf och Christer har långvarig erfarenhet av redovisningsarbete och undervisning för yrkesverksamma vuxna. Niklas Sandell, som sedan upplaga 8 ansvarar för revideringen av boken, är verksam som lärare och forskare vid Ekonomihögskolan, Lunds universitet. Niklas har tidigare varit verksam som Financial & Legal controller vid Aspiro AB och som utredare och revisor vid PwC.
Bokslutet från början utgör tillsammans med Bokföring från början ett heltäckande läromedelspaket i bokföring, årsbokslut och årsredovisning.
