9789147133734

Page 1

Boken riktar sig till dig som har en ledarroll – du som är ansvarig för ett projekt, du som är inofficiell ledare och du som har en formell titel som chef – med eller utan personalansvar.

Serena Mon de Vienne är utbildad retoriker och har tränat de mest framstående ledare, från vd:ar, officerare och politiker till avdelningschefer, projektledare och personalchefer. Hon syns återkommande i tv och tidningar som både samtalsexpert och retorikexpert samt framträder regelbundet på de stora scenerna runt om i landet.

Best.nr 47-13373-4 Tryck.nr 47-13373-4

FRAMGÅNGSRIKA SAMTAL

Bokens fyra delar stärker ditt kommunikativa ledarskap. Den ger dig kunskap om • din roll som ledare och hur din grupp går igenom fyra faser för att bli självgående och högpresterande • dina viktigaste förmågor vid samtal • dina vanligaste och viktigaste typer av samtal • hur du identifierar olika typer av samtal och navigerar mellan dem.

Serena Mon de Vienne

S

amtal är ett av de viktigaste verktygen i ditt ledarskap och grunden i varje relation. Samtal som blir framgångsrika tar dig närmare dina mål och det som är värdefullt för dig. De hjälper dig att ta makten över det du kan påverka i det komplexa samspel som varje samtal innebär – så att du bättre kan bidra till att dina samtal blir mer meningsfulla och produktiva. Här får du stenkoll på dina vanligaste och viktigaste samtal som ledare. Denna handfasta bok ger dig kunskap om samtalens olika delar och återkommande moment så att du lättare kan navigera i vardagliga dialoger. Boken varvar kommunikativa strategier, exempel, övningar och reflektioner som tillsammans stärker din förmåga att leda genom samtal och skapa både högpresterande medarbetare och grupper.

Serena Mon de Vienne

FRAMGÅNGSRIKA

SAM TAL


Serena Mon de Vienne

FRAMGÅNGSRIKA

SAM TAL


För varje stund jag inte funnit ord. För varje stund jag känt mig obekväm. För varje stund jag sagt för mycket. För varje stund jag ville men sa inget. Jag visste det inte då men det var i de stunder som denna bok skapades.

Serena


INNEHÅLL PROLOG 7 INLEDNING 9

DEL 1 DIN ROLL SOM LEDARE   1. DIN GRUPPS FASER Ledarskap som ger högpresterande grupper Vilken fas är din grupp i? Backa tillbaka i faserna

19 25 26 27 28

2. DEN FÖRSTA FASEN

30

Ge alla en roll Kartlägg kompetensen Säkra samarbeten

31 32 33

3. DEN ANDRA FASEN

35

Underlätta diskussioner och konflikthantering 37 Uppmuntra undergrupper 39 Tydliggör beslutsprocesserna 40

4. DEN TREDJE FASEN Sätt strukturerna Dela ut ledaruppgifter Undersök hur din grupp fungerar

5. DEN FJÄRDE FASEN Identifiera problem Utvärdera gruppens processer

42 43 44 45

47 49 49

DEL 2 ÖKA DIN SAMTALSKOMPETENS

55

6. VAD ÄR ETT SAMTAL?

59

Kommunikationskanaler 60 Vägen till framgångsrika samtal 62 Gemensamt för alla samtal 63

7. RÄTT AVSÄNDARE Använd tydliga avsändare Påverka vem som har ordet

71 71 73


8. MELLAN SAMTALEN När du vill möta en medarbetare När du vill vidare Från kallprat till varmprat Driv dialogen dit du vill

9. KÄNSLOR OCH BEHOV Våra grundkänslor Vad vi alla behöver Förstå dina medarbetare Acceptera behov och korrigera beteende

1O. LYSSNA OCH BEKRÄFTA Medvetet lyssnande Bekräfta känslor och behov

DEL 3

79 80 82 82 85

93 93 95 98 98

103 103 107

DINA VANLIGASTE OCH VIKTIGASTE SAMTAL 119 11. ACCEPTSAMTAL Tre situationer Vägen till acceptans Struktur för acceptsamtal Acceptsamtal i de olika faserna

12. BESLUTSSAMTAL Behovet av gemensamma beslut Beslutsprocessens fem delar Styr mot beslut Struktur för beslutssamtal Beslutssamtal i de olika faserna

13. COACHSAMTAL Coachningens premisser Vägled till växande Struktur för coachsamtal Coachsamtal i de olika faserna

14. DISKUSSIONSSAMTAL Dina två roller i diskussioner Sätt sakfrågan i fokus Struktur för diskussionssamtal Diskussionssamtal i de olika faserna

125 127 131 140 140

146 148 149 152 161 162

167 169 175 184 185

193 195 196 203 203


15. EXPERTSAMTAL Är du verkligen experten här? Prata som en expert Struktur för expertsamtal Expertsamtal i de olika faserna

16. FEEDBACKSAMTAL Tre anledningar till feedback Förbered din feedback Leverera din feedback Så tar du emot feedback Struktur för feedbacksamtal Feedbacksamtal i de olika faserna

17. LYSSNARSAMTAL Att lyssna är att leda Lyssna aktivt och reagera passivt Struktur för lyssnarsamtal Lyssnarsamtal i de olika faserna

18. REPARATIONSSAMTAL När reparationen är nödvändig Struktur för reparationssamtal Reparationssamtal i de olika faserna

DEL 4 NAVIGERA MELLAN SAMTALSTYPERNA 19. VÄLJ RÄTT SAMTALSTYP Vad ska du välja? Så startar du

20. IDENTIFIERA SAMTALSTYPEN När behöver du veta? Så identifierar du samtalet Börja bidra

21. BYT SAMTALSTYP Så byter du

210 211 213 218 218

223 227 231 242 247 251 251

257 258 259 263 264

267 268 275 276

283 288 289 291

295 296 296 300

305 307

AVSLUTNING 313


PROLOG

Ett samtal är ett första steg närmare någon eller något. Det kan vara ett steg närmare vad du behöver, ett steg närmare den du bryr dig om och ett steg närmare ditt mål. Det är i dina samtal som dina relationer föds och växer. Där möter du dina vänner, din mamma, din pappa, dina barn, dina lagkamrater, dina medarbetare, dina ledare, dina inspiratörer – även dig själv. Som liten bodde jag i ett gult tegelhus i det svenska inlandet, med en yngre bror, en mamma, en pappa och en lurvig orangevit katt. Utifrån sett var vi en klassisk kärnfamilj som levde ett klassiskt ”kärnfamiljsliv”. Men vi hade en vardag som inte innehöll särskilt många samtal. Vi höll oss lite var för sig, och kommunikationen mellan oss var oftast praktiskt inriktad på planering eller på saker som inte fungerade. Frågorna som ställdes ledde sällan till givande samtal, utan var så fåordiga som det bara gick. Om någon frågade hur den andre mådde var det enda och snabba svaret ofta ”bra”. Kanske blev just bristen på samtal som barn det som gjorde att jag i vuxen ålder blev nördigt intresserad av just dialoger och att det är därför jag ägnat så mycket tid på att förstå allt som händer när människor möts, hur samtal ofta blir det centrala i alla sammanhang och den komplexitet som uppstår när vi interagerar med någon annan. Kanske är det också just

PROLOG

7


därför jag utbildade mig till retoriker. För att få ord på allt jag ser och tänker på, för att förstå de små skillnaderna som avgör vilken riktning ett samtal tar – och för att lära mig hur jag får mina samtal att bli framgångsrika, både för mig och andra. När jag idag som retoriker föreläser och utbildar ledare i samtal är det tydligt för mig hur många som tycker att det här med samtal inte sker helt intuitivt. Att förmågan att samtala inte alltid ”kommer naturligt” och att det är en överraskande stor del av att vara ledare. Jag har tränat över 10 000 ledare och funnit en stor kommunikativ osäkerhet i alla led i hierarkin och i alla branscher. Jag har stött på bland annat vd:ar, officerare, key account manager och ingenjörer som alla kämpar med sitt kommunikativa tvivel och som alla upplever att det är ”något de bara borde kunna”. Dessa ledare har haft svårt att hitta en kommunikation som tar hänsyn till att de är både ledare och människa, vilket ofta resulterar i att de väljer en kommunikationsstil som är antingen – eller: antingen den dominanta ledaren som i sina samtal alltid pekar med hela handen och tänker att oavsett situation och oavsett fråga blir det bäst att ta beslut själv, eller den osäkra ledaren som alltid tar in vad alla tycker i alla frågor och ständigt lägger sig platt. Att bestämma sig för en ledarstil och att köra den i alla lägen är inte svårt. Men det är heller inte så effektivt. Ingen av dessa två ledarstilar är särskilt framgångsrika i dagens arbetsliv, ger all makt och allt ansvar till antingen dig som ledare eller dina medarbetare. Vad du behöver för att kunna bli framgångsrik i ditt ledarskap är att finna ett samspel med dina medarbetare där situationen och uppgiften styr er dynamik och fördelning av ansvar. För att uppnå detta samspel måste du kunna skapa och främja framgångsrika samtal. Jag hoppas att den här boken kommer att bidra till det.

8

PROLOG


INLEDNING

Samtal är ett av dina viktigaste ledarverktyg. Det är i samtalen du möter dina medarbetare. När du väljer en ledarroll väljer du också ett stort ansvar och antar utmaningen att vara den som ska finnas till hands för dina medarbetare i alla lägen. Du måste delegera, instruera, vägleda, rådge, stötta, ge feedback, diskutera och engagera dig i dem. Det innebär att du också måste vilja utveckla dig själv kommunikativt. Det är så du blir bättre på att leda, och det är därför du läser denna bok. Vad är då samtal? Inom ledarskap pratar vi mycket om kommunikation i stort, men sällan med samtalet i fokus. Att samtala är att bygga relationer. Det är en mellanmänsklig aktivitet som är unik mellan dig och den du möter och som påverkas av faktorer som vem du samtalar med, när du samtalar, var du samtalar, vad du samtalar om, varför ni samtalar, hur omgivningen ser ut och inte minst er sinnesstämning. Varje samtal är ett dynamiskt samspel som inte kan utgå från en mall, vilket gör samtalet till en komplex aktivitet som kan vara svår att navigera i. Men glädjande nog finns i alla samtal återkommande processer och moment som du kan lära dig, och på så sätt uppleva mer makt i dina möten med medarbetare – och därigenom stärka din förmåga att leda genom samtal.

INLEDNING

9


I din ledarroll ingår ett ansvar att leda din grupp framåt. Det innebär att ta de samtal som behövs, inte bara dem du har lust med. Det innebär att även när du inte vill ha ett samtal behöver ändå viljan finnas att samtalet ska bli framgångsrikt, annars blir det svårt för dig att göra samtalet konstruktivt. Ju mer du vet om hur du får olika typer av samtal att bli framgångsrika, desto lättare blir det för dig att ta även de samtal som du helst skulle slippa. Att tänka på hur vi samtalar är bland det mänskligaste som finns och något alla lägger tid på, medvetet eller omedvetet. Viss kunskap får du genom dina egna mer och mindre lyckade samtal, genom att kopiera från personer i din omgivning som inspirerar dig med sitt sätt att samtala och genom kunskap som du läser dig till. Oavsett var kunskapen kommer ifrån måste den i slutändan passa ditt naturliga sätt att kommunicera. Först när du tänkt mycket på hur du samtalar och sedan helt slutar tänka på det, kommer dina samtal bli framgångsrika – eftersom det blir en del av ditt naturliga sätt att kommunicera.

Vägen mot fler framgångsrika samtal Ett framgångsrikt samtal är när alla som deltar tycker att samtalet blir meningsfullt. Ofta inkluderar det att samtalet når sitt syfte. Det finns flera typer av samtal som alla har sitt eget syfte. Denna bok bygger på de vanligaste och viktigaste samtalstyper som du behöver kunna hantera, för att som ledare maximera dina medarbetares kapacitet. Du får veta vilka processer de olika samtalstyperna innehåller, vilka syften de har, vilka aspekter som du behöver ta hänsyn till och olika samtalstekniker som du behöver för att få dina samtal att bli både meningsfulla och effektiva. Boken ger dig också kunskap om din grupps olika faser och hur de påverkar de samtal som du behöver ta 10

INLEDNING


för att stärka din grupps prestationer. Kunskapen om samtalen är baserade på relevant forskning, mina erfarenheter av att vara ledare för olika grupper samt min erfarenhet som retorikkonsult där jag mött och tränat över 10 000 ledare. Syftet med boken är att stärka din intuitiva förmåga att i stunden kunna avgöra vad du ska säga eller göra för att ditt samtal ska bli mer meningsfullt, mer produktivt eller vad det nu än är du önskar att samtalet ska ge. Din kommunikation blir mer tydlig och träffsäker och du kommer lära dig mycket som direkt kommer sätta sig i ditt sätt att samtala, och som kanske är svårt att förklara eller redovisa för andra. Om du läser alla kapitel i boken och samtidigt konstant reflekterar över ditt ledar­skap och dina samtal kommer du att • bli tryggare i att avgöra vad dina medarbetare, din grupp och situationen behöver av dig • uppleva ökat självförtroende och ökad trygghet i dina samtal • enklare kunna förbereda viktiga samtal så att de uppnår det önskade syftet • lättare kunna navigera i alla dina samtal och känna mer makt och kontroll i att dina samtal blir mer som du tänkt dig • kunna identifiera vart ett samtal eller möte tar vägen och medvetet styra tillbaka samtalet till den önskade riktningen • uppleva att dina samtal blir mer produktiva och snabbare ”kommer i mål”. Målet med samtal är aldrig att du ska få alla att göra som du vill. Det kallas manipulation. Istället får du här verktyg för att leda din grupp och dina medarbetare, där ni tar er framåt tillsammans och där alla får behålla ansvaret för sina uppgifter och förväntas leverera inom sina ansvarsområden.

INLEDNING

11


Boken är skriven för dig som har som mål med ditt ledarskap att skapa välmående och högpresterande grupper genom att anpassa din kommunikation efter situation, omständigheter samt medarbetarnas och gruppens behov. Det är ett ledarskap där du utgår från din grupps mognad och där du strävar efter att ge mer makt och ansvar till dina medarbetare – i takt med att de visar sig vara redo för det. Tanken här är alltså inte att du som ledare ska göra hela jobbet själv för att nå målet, utan att du ska leda din grupp till att de gör jobbet och ni når målet. Din grupp kan bestå av ett arbetslag, en projektgrupp eller ett fotbollslag. Genom att skapa en högpresterande grupp stärker du deltagarnas förmåga att prestera – oavsett vad målet är. Det kan vara att skapa mer mening i vardagen, rädda fler liv, göra fler fotbollsmål, lyckas med ett projekt eller generera mer vinst. Fördelarna med en högpresterande grupp är att den kan generera en högre kunskap samt inkludera fler färdigheter och kompetenser än vad individerna kan enskilt. Gruppen kan därigenom utföra mer komplexa uppgifter i ett snabbare tempo och bli mer kapabel att hantera förändringar och kriser. En högpresterande grupp bygger på att individerna presterar genom egna initiativ och genom samverkan med sin grupp. Då är samtalen – både med varje medarbetare och med hela gruppen – avgörande för att du ska kunna leda gruppen till att bli överraskad av sin kapacitet. En högpresterande grupp behövs där du vill skapa stordåd genom samarbete – oavsett om det är på en arbetsplats, i en hockeyrink eller i ett tillfälligt projekt. Genom att du lär dig få fler framgångsrika samtal med din grupp kommer du att bättre kunna • ta snabba beslut och viktiga beslut • leverera och prata om bra och dåliga besked

12

INLEDNING


• diskutera utmaningar och möjligheter • coacha till kreativitet och egenansvar • ge av din expertis vid önskemål • ge feedback som vägleder utifrån dina värderingar, före­ tagets mål och vision • ge feedback som skapar självförtroende och självkänsla • lyssna och ta hand om reaktioner kring viktiga beslut, händelser och utmaningar • uppmuntra till samarbeten och eget ansvar för sina relationer till andra i gruppen • få alla att vilja och våga utvecklas • utmana dem som individer och som grupp • ställa krav och ultimatum samt sätta en kultur som uppmuntrar samarbete.

Så använder du boken Bokens pedagogiska upplägg bygger på att du först nördar ner dig rejält kring samtalets teoretiska komplexitet, och parallellt reflekterar över hur du brukar göra. En del gör du redan intui­ tivt, men genom att sätta ord på det du redan gör utan att tänka på det kommer du även under dåliga dagar och i stressade situationer att ha förmågan till en högre kvalitet i dina samtal. Det intuitiva försvinner nämligen när vi mår dåligt och är stressade. Det försvinner också till viss del när samtal blir digitala. Din röst blir mindre levande, ditt kroppsspråk mer begränsat och din medarbetares sinnesstämning och känsla blir svårare att erfara genom en skärm. I de situationerna behöver du kunna vila i din teoretiska kunskap och medvetet föra samtalet framåt utefter vad du önskar att det ska leta till.

INLEDNING

13


Att utvecklas kommunikativt kräver mod att våga prova nya sätt, och det kräver också integritet. Inget samtal blir framgångsrikt om det ligger för långt ifrån ditt naturliga sätt att kommunicera. Om dina medarbetare hamnar i tanken ”har hen gått kurs, eller?” förlorar din kommunikation all kraft. Hur du trivs med att kommunicera måste vägas in i hur du väljer att kommunicera. Det är därför viktigt att du provar teknikerna och förslagen i boken några gånger först, men när något verkligen inte känns förenligt med din autenticitet ska du hitta ett annat sätt som är det, och som kan ge dig samma effekt. För dig som ledare är dina kommunikativa preferenser viktiga att ta hänsyn till för att kommunicera autentiskt och för att du ska orka leda i längden. När du nu provar nya sätt att samtala och interagera finns det en risk att du kommer att framstå som frånvarande i dina samtal. Det kan bero på att när du börjar reflektera kring saker som du annars inte tänker på kommer din tankeverksamhet att gå åt till att tänka på hur samtalet förs snarare än att vara i samtalet. Men lugn: din närvaro kommer att komma tillbaka. Lita på processen och våga prova bokens innehåll för att upptäcka alla de möjligheter som samtalen har att erbjuda dig. Du kan ju alltid gå till­ baka till hur du gjorde förut, och med dig har du då nya insikter och kunskap kring vad som är viktigt för dig i dina samtal. BOKENS FYRA DELAR

Boken är indelad i fyra delar som alla kommer bidra till att göra dig starkare i ditt kommunikativa ledarskap. Den första delen tar upp vad som är din roll som ledare och hur din grupp går igenom fyra faser. Den andra delen ökar din samtalskompetens genom att ge dig kunskap om de viktigaste förmågorna vid samtal. Den tredje delen går igenom de vanligaste och viktigaste samtalstyperna för dig som ledare och hur du gör dem 14

INLEDNING


framgångsrika. Den fjärde delen lär dig navigera mellan olika samtal och går igenom när du ska välja vilken samtalstyp, hur du identifierar en samtalstyp och hur du byter samtalstyp. Alla delar och kapitlen är fristående och kan läsas vart och ett för sig. Du kan antingen följa bokens ordning eller bläddra ut­ifrån ditt intresse. Vissa kapitel kanske känns mekaniska eller alltför detaljrika. Det är bra: det innebär att du antingen redan kan det du läser eller att du upptäcker nya lager i din kommunikation som du kommer ha nytta av. Hoppa över den delen, och kom sedan tillbaka om behovet uppstår. Du väljer själv vad som passar dig bäst, men alla delar och kapitel står i en viss ordning av en anledning, och troligtvis blir det lättare för dig att förstå innehållet och hänga med i strukturen om du läser delarna i bokens ordning. DEL 1: DIN ROLL SOM LEDARE

Första delen går igenom vad som är din roll som ledare och hur du får din grupp att utvecklas till att bli högpresterande. Du får kortfattat lära känna Susan A. Wheelans forskning kring grupputveckling, hur varje grupp går igenom fyra faser, och vad dina viktigaste uppgifter är i varje fas, för att din grupp ska bli högpresterande. Kapitel 1 – Din grupps fyra faser ger dig en översikt av vilka de största behoven av ledarskap som din grupp har och hur din grupp blir högpresterande. Kapitel 2 – Den första fasen går igenom hur du skapar tillhörighet och trygghet i en nyskapad grupp. Kapitel 3 – Den andra fasen går igenom hur du hanterar de konflikter och den opposition som uppstår när tryggheten infinner sig i en grupp.

INLEDNING

15


Kapitel 4 – Den tredje fasen går igenom hur du skapar struktur och tillit i gruppen efter en tid av mycket osämja. Kapitel 5 – Den fjärde fasen går igenom hur du hanterar när din grupp blir högpresterande och hur du får den att fortsätta vara det. DEL 2: ÖKA DIN SAMTALSKOMPETENS

Andra delen går igenom olika samtalstekniker för alla typer av samtal. Du får framgångsfaktorer för alla typer av samtal, olika samtalstekniker för att driva dina dialoger dit du vill och stra­ tegier för hur du tar hand om olika känslor och reaktioner. Kapitel 6 – Vad är ett samtal? går igenom grunderna i vad som gör kommunikation till ett samtal och varför de behövs. Kapitel 7 – Rätt avsändare tar upp hur du använder dig av olika avsändare samt hur du påverkar vem som får ordet. Kapitel 8 – Mellan samtalen går igenom hur du hanterar alla dialoger som sker mellan de olika samtalstyperna. Kapitel 9 – Känslor och behov ger dig en grundläggande förståelse för det känsloregister som vi alla har och som är en viktig faktor för att göra samtal produktiva och meningsfulla. Kapitel 10 – Lyssna och bekräfta handlar om att göra dig medveten om hur du lyssnar och när du tjänar på att lyssna aktivt, associativt, värderande och växlande. Du får även tekniker för hur du bekräftar din medarbetares reaktioner och känslor. DEL 3: DINA VANLIGASTE OCH VIKTIGASTE SAMTAL

Den tredje delen går igenom de åtta vanligaste och viktigaste samtalstyper som du som ledare har idag. Du får koll på vilka upp­lägg som är de mest framgångsrika för respektive samtals-

16

INLEDNING


typ samt hur du får samtalet att uppnå sitt syfte. Kapitel 11 – Acceptsamtal går igenom hur du lyckas med dina samtal där du ska förmedla ett beslut om stor förändring, negativa besked eller hantera olämpliga beteenden. Kapitel 12 – Beslutssamtal går igenom hur du tar lyckade beslut tillsammans med dina medarbetare. Kapitel 13 – Coachsamtal går igenom hur du hjälper dina medarbetare att hantera sina egna problem. Kapitel 14 – Diskussionssamtal går igenom hur du får till meningsfulla och produktiva diskussioner. Kapitel 15 – Expertsamtal går igenom hur du ger av din expertis på ett framgångsrikt sätt. Kapitel 16 – Feedbacksamtal går igenom hur du ger feedback för att få din medarbetares arbete att öka i kvalitet, hur du ger feedback som får er relation att växa, och hur du ger feedback som får hen att växa som person. Kapitel 17 – Lyssnarsamtal går igenom hur du finns för din medarbetare när hen har något som tynger. Kapitel 18 – Reparationssamtal går igenom hur du säger förlåt så att du blir förlåten. DEL 4: NAVIGERA MELLAN SAMTALSTYPERNA

Den fjärde delen går igenom hur du navigerar mellan samtalen och hur du före och under samtalet analyserar och agerar för att dina samtal ska bli både meningsfulla och produktiva. Du får veta i vilka situationer du ska välja vilken typ av samtal, lära dig analysera vilket samtal din medarbetare initierar och hur du byter samtalstyp när du behöver.

INLEDNING

17


Kapitel 19 – Välj rätt samtalstyp vägleder dig när du ska välja de olika samtalstyper. Kapitel 20 – Identifiera samtalstyp hjälper dig att lyckas förstå vad din medarbetare har för syfte och behov med sitt samtal och hur du bidrar till det. Kapitel 21 – Byt samtalstyp hjälper dig förstå när du ska byta till en annan typ av samtal samt hur du lyckas med det på ett respektfullt och effektivt sätt.

Dags att stärka dina samtalsmuskler! Allt du behöver för att stärka dina samtalsmuskler finns i denna bok – men det är du som måste göra jobbet! Varje kapitel avslutas med en utmaning som består av att förbereda, genomföra och reflektera över dina samtal. Dessa behöver du göra och du behöver också ständigt reflektera över din kommunikation i takt med de nya insikter som boken ger dig. Det är först då som du kommer att gå från teori till praktik, och det är först då som bokens kunskap blir en del av ditt naturliga sätt att samtala. Så låt oss nu börja!

18

INLEDNING


DEL 1 DIN ROLL SOM LEDARE

D E L 1 • D I N R O L L S O M L E DA R E

19



A

tt vara ledare är att välja att ta ansvar för att din grupp rör sig i en viss riktning. Det är ett löfte att finnas där för din grupp oavsett vad som händer, och att säker-

ställa att den får vad den behöver för att nå sitt mål. Som ledare behöver du därför vara intresserad av människor och relationer för att skapa en högpresterande grupp. Till din hjälp har du din förmåga att samtala. Forskningen visar tydligt att grupper som saknar ledare har betydligt svårare att bli organiserade och ta sig igenom gruppens olika utvecklingsstadier – och därmed nå höga prestationer. Ledarskapet har varit en avgörande faktor för gruppers prestationer, oavsett vilken tidsperiod samhället befunnit sig i, även om själva ledarskapen har sett väldigt olika ut. Vilka förmågor och kompetenser för ledare som varit framgångsrika har hört ihop med samhällets utveckling. I vissa tider har samhällen strävat efter att bli ”fria från samverkan”: det tydligaste exemplet var under industriella revolutionen, då det infördes löpande band och väldefinierade arbetsmoment som kunde utföras utan kommunikation. Detta arbetssätt var – och är – ofta effek­tivt när det kommer till repetitiva uppgifter som inte kräver samarbete, innovation eller kreativitet – arbetsuppgifter som mer och mer tas över av robotar. I dagens kunskapssamhälle är det sällan det behövs en ledare som detaljstyr allas arbetsuppgifter, delegerar dem, och sedan tar emot en rapport. Dagens ledare är istället fokuserade på att bygga grupper och medarbetare till att kunna prestera över sin individuella kapacitet, genom att skapa högpresterande grupper. Det finns flera olika perspektiv när det kommer till ledarskap. Denna bok utgår från ledarskap med fokus på grupprocesser, där ledaren aldrig står isolerad, utan alltid i relation till sin grupp. Den definition som ofta används kring ledarskap inkluderar fyra komponenter, som alla är centrala och viktiga för att lyckas i ditt ledarskap:

D E L 1 • D I N R O L L S O M L E DA R E

2 1


ledarskap är en process genom vilken en individ influerar en grupp av individer till att uppnå ett gemensamt mål. ( N O RTH O U S E, 2 0 1 9 , S. 5 , MI N BE TON I N G ).

Process – Att definiera ledarskap som en process betyder att ledarskap inte är ett personlighetsdrag eller en egenskap som finns i dig som ledare, utan snarare ett samspel mellan din och de i din grupp. Processen innebär att du påverkar och påverkas av dina medarbetare. Den betonar att ledarskap inte är något linjärt eller enkelriktat, utan bygger på era interaktioner under tid. Inflytande – Alla typer av ledarskap innebär inflytande. Utan inflytande finns inget ledarskap. Du som ledare har en maktposition där dina medarbetare är beroende av dig på något sätt och där dina beslut och din kommunikation påverkar dina medarbetare. Ditt inflytande är en förutsättning för att kunna driva din grupp till att utvecklas och bli högpresterande. Grupp – Allt ledarskap förekommer i grupp och utan din grupp finns inte ditt ledarskap. Ditt ledarskap står alltid i relation till den grupp som du leder, och det är du som ska få den att bli högpresterande genom att göra det som gruppen behöver just nu. Högpresterande grupper består alltid av minsta möjliga antalet medarbetare som krävs för att utföra arbetsuppgifterna och uppnå målet. Du som har möjligheten att själv sätta ihop en grupp ska samla den kompetens och de resurser som behövs samtidigt som du strävar efter att begränsa antalet kommunikationsvägar och beslutskanaler. Optimal storlek på en grupp utifrån produktivitet har visat sig vara mellan 3 och 6 personer.

22

D E L 1 • D I N R O L L S O M L E DA R E


Gemensamt mål – Ledarskap bygger på gemensamma mål. Målet (eller målen) är ett av dina viktigaste styrmedel och ska legitimera hela syftet med att du och din grupp existerar. Att sätta mål bör vara en gedigen process. Det kan vara du som själv sätter målet för din grupp, eller så gör ni det tillsammans. Det kan också vara så att målet levereras till er från någon annan i eller utanför organisationen. För att din grupp, ska kunna bli högpresterande behöver målet kräva ömsesidigt beroende, där alla dina medarbetare behövs att målet ska kunna nås. Alla dina medarbetare behöver sedan få en klar bild av målet, tycka det är viktigt, veta vad som krävs för att uppnå det, samt tro att det är möjligt att nå. Du som ledare ska rikta ditt fokus på att finnas för dina medarbetare – så att de tillsammans kan nå sitt mål. Efter del 1 kommer du • ha en förståelse för hur ditt ledarskap kan bidra till att skapa en högpresterande grupp • veta vilka faser varje grupp går igenom • ha koll på vilka ledaruppgifter som du har ansvar för i varje fas.

D E L 1 • D I N R O L L S O M L E DA R E

2 3


REFLEKTION Nu ska du reflektera över ditt ledarskap. Det kommer hjälpa dig att se vad du vill prioritera i din kommunikativa utveckling. 1 – Vad är viktigast för dig i ditt ledarskap?

2 – Hur skulle du beskriva ditt nuvarande ledarskap?

3 – Hur ser ditt ledarskap ut när det är som bäst?

4 – Hur ser ditt ledarskap ut när det är som sämst?

5 – Vad i ditt ledarskap vill du utveckla härnäst?

24

D E L 1 • D I N R O L L S O M L E DA R E


1

DIN GRUPPS FASER – FYRA FASER SOM LEDER TILL EN HÖGPRESTERANDE GRUPP

Alla grupper utvecklas över tid. Vissa grupper fortsätter att mogna, medan andra stagnerar eller till och med regredierar. Genom att ha koll på att din grupp utvecklas över tid och hur den gör det kan du lättare välja de samtal som för din grupp framåt. En av de mest kända modeller kring gruppers utveckling är Susan A. Wheelans, som beskriver fyra faser som varje grupp kan gå igenom. Wheelan är tidigare professor vid Temple University, Philadelphia, USA och har under nära 30 år studerat arbetsgruppers utveckling och skapat en modell som hon döpt till An Integrative Model of Group Development (IMGD). Modellen omfattar fyra faser i en grupps utveckling (och ibland även en femte fas, som behandlar arbetsgruppens upplösande, vilket inte tas upp i denna bok). Modellen utgår från gruppens utveckling – att den ska bli högpresterande – och baseras på samspelet mellan ledaren och gruppen. Den bygger på tanken att en grupp har svårt att bli högpresterande utan en ledare som skapar förutsättningar för det. Den första fasen brukar kallas för smekmånaden, där alla gillar alla och ingen ifrågasätter någon eller något. Den andra fasen brukar beskrivas som bråkig, när alla meningsskiljaktigheter kommer upp till ytan och konflikterna avlöser varandra. I den

1 D I N G R U P P S FA S E R

2 5


tredje fasen byggs tilliten upp. Denna fas består till stor del av att sätta strukturer och arbetssätt som passar alla medarbetare. Den fjärde och sista fasen är den produktiva fasen, då gruppen blivit högpresterande och självgående.

Ledarskap som ger högpresterande grupper Du som ledare ska skapa förutsättningar för att din grupp når målet som är satt genom att göra din grupp högpresterande. I början står du för många av initiativen och besluten, men strävar allteftersom att låta gruppen få leda sig själv. Därför behöver ditt ledarskap förändras och anpassas till gruppens utvecklingsstadier och de behov som växer fram hos gruppen. Det kräver att ledaren vet vilka behov som gruppen har i olika situationer och hur han eller hon ska uppträda för att underlätta utvecklingen. Om en ledare håller fast vid en och samma ledarstil under gruppens hela liv, uppfyller han eller hon inte gruppens behov och kommer inte att underlätta gruppens övergång till ett högpresterande team. (W HE EL AN, 2 0 1 7 , S. 6 5 )

Varje fas har olika ledaruppgifter, det vill säga uppgifter som leder gruppen framåt. En viktig uppgift för dig som ledare är exempelvis att sätta planen för hur målet ska uppnås, delegera olika arbetsuppgifter och kommunicera med andra i den egna organisationen. Varje fas har sina prioriterade ledaruppgifter, och när du axlar rollen som ledare för en ny grupp ligger alla dessa uppgifter initialt på dig. Din grupp utvecklas och tar sig till nästa fas framför allt genom att den övertar olika ledaruppgifter. Här kommer en översikt med det som kännetecknar de fyra faserna, hur du som ledare står i relation till dina medarbetare, deras relation till varandra, och till målet i varje fas. 26

D E L 1 • D I N R O L L S O M L E DA R E


ISBN 978-91-47-13373-4 © 2021 Serena Mon de Vienne och Liber AB

Förläggare: Kajsa Lindroth Projektledare: Tina Tärnrot Redaktör: Ann-Sofie Lindholm Grafisk form och omslag: Anna Hild Illustrationer: Anna Hild Omslagsillustration: Anna Hild design Författarfoto: Jessica Skogsberg

Första upplagan 1

Repro: Integra Software Services, Indien Tryck: Livonia Print, Lettland 2021

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner och universitet. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se. Liber AB, 113 98 Stockholm Kundservice tfn 08-690 90 00 Kundservice.liber@liber.se www.liber.se


Boken riktar sig till dig som har en ledarroll – du som är ansvarig för ett projekt, du som är inofficiell ledare och du som har en formell titel som chef – med eller utan personalansvar.

Serena Mon de Vienne är utbildad retoriker och har tränat de mest framstående ledare, från vd:ar, officerare och politiker till avdelningschefer, projektledare och personalchefer. Hon syns återkommande i tv och tidningar som både samtalsexpert och retorikexpert samt framträder regelbundet på de stora scenerna runt om i landet.

Best.nr 47-13373-4 Tryck.nr 47-13373-4

FRAMGÅNGSRIKA SAMTAL

Bokens fyra delar stärker ditt kommunikativa ledarskap. Den ger dig kunskap om • din roll som ledare och hur din grupp går igenom fyra faser för att bli självgående och högpresterande • dina viktigaste förmågor vid samtal • dina vanligaste och viktigaste typer av samtal • hur du identifierar olika typer av samtal och navigerar mellan dem.

Serena Mon de Vienne

S

amtal är ett av de viktigaste verktygen i ditt ledarskap och grunden i varje relation. Samtal som blir framgångsrika tar dig närmare dina mål och det som är värdefullt för dig. De hjälper dig att ta makten över det du kan påverka i det komplexa samspel som varje samtal innebär – så att du bättre kan bidra till att dina samtal blir mer meningsfulla och produktiva. Här får du stenkoll på dina vanligaste och viktigaste samtal som ledare. Denna handfasta bok ger dig kunskap om samtalens olika delar och återkommande moment så att du lättare kan navigera i vardagliga dialoger. Boken varvar kommunikativa strategier, exempel, övningar och reflektioner som tillsammans stärker din förmåga att leda genom samtal och skapa både högpresterande medarbetare och grupper.

Serena Mon de Vienne

FRAMGÅNGSRIKA

SAM TAL