9789147131518

Förändring genom tillit och kommunikation

KARIN ZINGMARK MAXA

MODET

ISBN 978-91-47-13151-8 © 2020 Karin Zingmark och Liber AB Förläggare: Helga Laurin Redaktör: Nina Pettersson Projektledare: Kajsa Lindroth Grafisk form och omslag: Nette Lövgren Design Illustrationer: Nette Lövgren Design Produktion: Lars Wallin Första upplagan 1 Repro: Integra Software Services, Indien Tryck: People Printing, Kina 2020

KOPIERINGSFÖRBUD

Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildnings­ anordnare, t.ex. kommuner och universitet.

Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www. bonuscopyright.se.

Liber AB, 113 98 Stockholm Kundservice tfn 08-690 90 00 Kundservice.liber@liber.se www.liber.se

Inledning 9 1. Med den mänskliga naturen – inte mot 15 Krocken mellan våra behov och dagens arbetsliv 18 Varför är förändring så svårt? 21 Utmattning i stället för glädje 25 Sätt förväntningar på ständig förändring 27 Vägen mot en innovativ organisation 29

2. Den tillitsfulla organisationen 39 En annan slags trygghet 41 Hur uppnår man en hög nivå av tillit? 45

3. Ett kommunikativt ledarskap 53 Vad är en kommunikativ ledare i dag? 55 Bygg ditt personliga varumärke 57 Det professionella och det privata 62 Intern eller extern information? 64 Tecken på att man är en kommunikativ ledare 66

4. Att vara en del av något större 69 Svaret på frågan varför 70 Att ta fram ett engagerande syfte 73 När organisationens syfte redan finns på plats 75 Värderingar som guidar i vardagen 76 Storydoing – att visa hur 78 Värderingsarbete som går snett 80 För mycket på samma gång 83

5. Att bestiga Mount Everest 93 SMARTA mål 95 Att kommunicera kring målen 97 Illusionen av kontroll 100 Frihet under ansvar 102 Att följa upp målen 103

6. Att bygga äkta relationer 113 Lust att ses 114 Tillsammans mot toppen 116 Fördjupa relationer med digitala verktyg 118 Uppmuntra för att bygga tillit 122

7. Att ingjuta mod 133 Ledare som visar vägen 134 Högt i tak? 136 Det ständiga lärandet 139 Kundorienterad innovation 142 En varm, omhändertagande kultur 146

Slutord 151 Källor och lästips 155

Inledning

Det finns i dag få organisationer som inte känner pressen av att tvingas tänka om och tänka nytt. Digitalisering och globalisering driver på förändringstakten och nya sätt att ef­ fektivisera, förbättra och lösa problem dyker upp dagligen.

Som organisation behöver man vara modig. Man behöver vara framåtlutad, lyssna på det som sker i vårt samhälle och till­ sammans med kunder, samarbetspartners och andra skapa förutsättningar för ständig förändring. För alternativet, att stanna upp och sluta utvecklas, finns inte.

Jag tror att få saker är mer avgörande för framgång i det arbetet än en kommunikativ kultur och ett kommunikativt ledarskap. I min debutbok Maxa snacket (2017) beskriver jag hur man bygger en organisation där alla medarbetare lyssnar och för en aktiv dialog med kollegor, kunder och omvärlden i stort i syfte att driva förändring. Under de snart två åren som gått sedan boken lanserades har jag arbetat med ledningsgrupper och chefer för att hjälpa dem bygga denna typ av organisation.

Och då har jag insett något viktigt: förutsättningarna för att skapa en genuint kommunikativ organisation finns inte alltid på plats. För en sådan öppen och lyhörd kultur kan vi skapa

9

först när medarbetarna känner tillit – till sig själva, till varand­ ra och till ledarskapet. Tilliten är fundamentet som resten vilar på. Finns det ingen tillit i organisationen är det oerhört svårt att driva någon form av förändring.

Den här boken, den naturliga uppföljaren till Maxa snacket, handlar därför om hur vi kan bygga en organisation präglad av tillit. Eller mer precist, eftersom jag brinner för just kommuni­ kation: Vad och hur behöver vi kommunicera – inte minst som ledare – för att alla ska känna tillit och därmed vilja medverka till förändring?

Det är lätt att tro att de förändringar vi ser nu i första hand handlar om teknik. Men ofta missar man det allra mest grund­ läggande i förändringsarbetet: människorna.

Jag ser ofta en tydlig krock mellan organisationens föränd­ ringsambitioner och medarbetarnas förmåga och/eller vilja att förverkliga dem. I många fall saknar högsta ledningen för­ ståelse för vad som händer när vi människor ställs inför en förändring och vad som krävs för att vi ska vilja medverka till förändringen. Och om medarbetarna inte vill vara med på resan spelar det ingen roll hur mycket ny, spännande teknik de har tillgång till eller vilka nya dörrar den tekniken potenti­ ellt kan öppna. Det är sällan tekniken som är problemet. När förändringar ska genomföras är utmaningen nästan alltid att få med människorna.

Min erfarenhet är att många underskattar kommunikatio­ nens betydelse i det här sammanhanget. Det spelar oerhört stor roll hur vi kommunicerar kring förändring och lärande,

10

I nledning

kring mål, syfte och värderingar och kring framgångar och misslyckanden, och det spelar roll vilka beteenden vi upp­ muntrar och uppmärksammar. Det har också stor betydelse hur vi bemöter varandra i vardagen på jobbet, och då särskilt vad ledaren säger och gör.

Jag menar att en ledare som vill driva förändring behöver skapa en mer tillitsfull och kommunikativ kultur. Inte genom att delegera kommunikationen till en kommunikations­ avdelning – då kommer man för långt från sin målgrupp och förlorar möjligheten att bygga relationer och knyta an till människorna i organisationen. I stället behöver ledaren själv bli kommunikativ. Hon behöver också förstå och ta vara på de möjligheter som den digitala tekniken ger oss när det kommer till att skapa en tillitsfull kultur.

Den här boken handlar om hur man bygger en modig ­organisation som inte bara klarar av ständiga förändringar utan också frodas i ett tillstånd av ständig rörelse. I bokens för­ sta kapitel beskriver jag den krock som uppstår när tekniken utvecklas snabbt medan vår hjärna i stort sett inte utvecklas alls, och vad vi behöver känna till om den mänskliga naturen och om människans grundläggande behov för att få alla med på förändringsresan. I kapitel två ligger fokus på tillit, på vad det egentligen är, vad som händer när tilliten finns där (och när den inte gör det) och vad som krävs för att skapa en trygg, tillitsfull organisationskultur.

Bokens övriga kapitel – tre, fyra, fem, sex och sju – behandlar de viktigaste pusselbitarna i arbetet med att skapa en tillitsfull

I nledning 11

organisation: att utveckla sitt kommunikativa ledarskap, att ha tydliga värderingar och ett gemensamt syfte och agera i en­ lighet med detta, att ha utmanande mål och tydlighet i ansvar och mandat, att bygga starka, äkta relationer och att öppna upp och visa sårbarhet i syfte att ingjuta mod. Genomgående varvar jag mina egna erfarenheter och bästa tips med olika exempel från både Sverige och andra länder.

Jag är övertygad om att vi kan skapa modiga organisationer genom att kommunicera på ett sätt som ökar tilliten, och som gör förändring både enklare, roligare och mer lustfyllt.

12

I nledning

1.

Med den mänskliga naturen – inte mot

Ingenting är beständigt förutom förändring – och tack vare tekniken ökar förändringstakten för varje dag som går. Tänk bara tillbaka 10–15 år, hur annorlunda såg inte vår vardag ut då? Digitalisering, globalisering och ett förändrat medieland­ skap påverkar oss på så många sätt, från hur vi umgås med vänner och familj till hur vi tar in information och fattar be­ slut i vår vardag. För att inte tala om hur vi samarbetar och kommunicerar på jobbet. Teknikutvecklingen är dessutom ex­ ponentiell: funktionalitet och prestanda fördubblas samtidigt som kostnaden halveras. I praktiken får detta enorma konse­ kvenser. Människan har i alla tider effektiviserat, förbättrat och skapat nytt. Men inte med dagens hastighet. Den saknar motstycke i historien.

Teknikutvecklingen och den ökade konkurrensen ger helt andra möjligheter för oss konsumenter att tillfredsställa våra behov. Förr fick vi nöja oss med halvbra produkter och tjänster och en låg servicenivå eftersom inget bättre fanns att tillgå.

I dag är den bästa lösningen bara ett klick bort, och sämre

15

lösningar sållar vi snabbt bort med hjälp av andra kunders ­betyg och rekommendationer. Tidigare gick vi till affären för att köpa det vi behövde, i dag klickar vi hem det – ofta med gratis leverans inom bara någon dag. Utöver det erbjuds vi dagligen nya lösningar på problem vi inte ens insett att vi har.

Ta bara de eldrivna sparkcyklar vi numera kan hyra mot en mindre avgift i många av världens storstäder.

I dag sliter de allra flesta företag med att driva förändring för att utnyttja de möjligheter som uppstår och samtidigt han­ tera de utmaningar som ofrånkomligen dyker upp. De flesta har förstått att man som organisation, och som medarbetare, ständigt behöver återuppfinna sig själv och sin roll. Man behö­ ver kunna anpassa sitt sätt att tänka och arbeta efter kunder­ nas behov (och framtida behov) och efter vad som sker i övrigt i vår omvärld. Man behöver förstå hur man ska ta data till hjälp för att blicka framåt och förutspå nästa stora trend. Man behöver också hela tiden ha ett bredare perspektiv än på bara den egna branschen och enskilda tekniktrender och i stället se hur olika branscher och olika tekniska lösningar påverkar varandra. Och man måste vara inriktad på samarbete, på att tillsammans med kunder, samarbetspartners och kanske även konkurrenter och aktörer i helt andra branscher jobba fram lösningar som gynnar alla. Hela tiden med en icke-sentimen­ tal och prestigelös syn på gjorda investeringar.

Men allt detta är lättare sagt än gjort. För det kräver enormt mycket av oss.

16

1. Med den mänskliga naturen – inte mot

Jag möter många organisationer som är helt utmattade i denna tid av ständig förändring. Knappt har den förra om­ organisationen satt sig förrän nästa annonseras. Ny teknik pumpas in i syfte att förenkla och förbättra men medarbetarna kämpar med att hitta rätt i dessa nya verktyg och samarbets­ sätt. Och precis när de känner att den nya, strategiska sats­ ningen har landat i organisationen berättar ledningen att man nu ska springa åt ett helt annat håll – bra mycket snabbare än man springer i dag. Många vittnar också om hur stress­ nivåerna ökar ytterligare på grund av icke-fungerande sam­ arbete och intern konkurrens. I tider av osäkerhet och oro har vi dessutom en tendens att föra in fler kontrollinstrument i form av processer, avstämningsmöten och uppföljningar. Lägg sedan till ett ständigt uppkopplat arbetsliv. Förr kunde vi gå till jobbet, göra det vi skulle och sedan stänga ner och gå hem.

För många ser vardagen inte längre ut så. Vi kan inte dra en gräns mellan jobb och privatliv på samma sätt som tidigare.

Nu har vi inkorgen i bakfickan och jobbmejlen pockar på vår uppmärksamhet medan vi hämtar barnen på dagis eller steker köttbullar, semesterveckan i solen avbryts för snabbt insatta konferenssamtal och hjärnan vägrar sluta jobba trots att det är sovdags för länge sedan.

1. Med den mänskliga naturen – inte mot 17

KARIN ZINGMARK har tjugo års erfarenhet av att driva förändring på temat kommunikation och ledarskap, från bland annat Microsoft och MTG. Hon är en flitigt anlitad rådgivare, en engagerad styrelsemedlem och är certifierad i grunderna i Neuroledarskap av the Neuroleadership Institute.

Hon har dessutom utsetts till en av Sveriges mest populära föreläsare.

Maxa modet är uppföljaren till hennes debutbok Maxa snacket (2017) som lyfts av bland andra DN som en av de mest läsvärda managementböckerna.

Hur kan du som ledare kommunicera för att dina medarbetare ska känna sig så trygga på jobbet att de har lust att vara med och driva förändring?

I den här boken delar kommunikationsexperten Karin Zingmark med sig av sina bästa råd kring att bygga en organisation präglad av tillit, där förändring ses som något naturligt och positivt och där människor vågar ta risker, säga sin mening, vara sig själva och samarbeta fullt ut.

Författaren visar hur du som ledare kan kommunicera på ett sätt som väcker lust och ingjuter mod kring exempelvis: • • • • •

förändring och lärande syfte och värderingar mål och mandat risktagande och nytänkande framgångar och motgångar.

Maxa modet vänder sig till dig som vill skapa en mer innovativ och kommunikativ organisation men som förstått att ni behöver en trygg grund att stå på för att lyckas. Boken tar upp de viktigaste pusselbitarna i arbetet med att skapa en tillitsfull kultur.

# maxamodet Best.nr 47-13151-8 Tryck.nr 47-13151-8