9789147113347 by Smakprov Media AB

Personalvetenskapliga perspektiv pĂĽ

PPserien

HorgRanisering Per Thilander Lena SkĂśld

Personalvetenskapliga perspektiv pĂĽ

R H isering n a g or

Per Thilander Lena SkĂśld Hultberg

LIBER

Personalvetenskapliga perspektiv på –

HR - ORGANISERING

Innehåll Förord

1. Inledning

Varför HR-organisering?

Bokens upplägg

2. Förutsättningar för organisering med fokus på HR

En historisk tillbakablick

Linjeorganisation och staber

Bedömning och analys av behovet av kompetens och organisering inom HR

HR-diagnos och HR-mognad

Sammanvägd analysmodell

Reflektionsfrågor

3. Typmodeller för organisering av HR

Ingen HR, Inhyrd HR och Lilla HR

Stora HR

Stora globala HR

4. Dilemman i organisering av HR

Dilemma 1 – Närhet eller distans

Dilemma 2 – HR eller chefer

Dilemma 3 – Linje eller stab

Finns det en bästa organiserings-modell för HR?

5. Utblick och avslutning Reflektionsfrågor

Referenser

100 103

104

Förord Personalvetenskapliga perspektiv på … är en serie böcker som primärt riktar sig till studenter som läser utbildningar inom personal, arbete och organisation. Böckernas innehåll och ansats är även viktiga för yrkesverksamma inom HR-området. En grundläggande idé för serien är att de böcker som ingår i den ska behandla centrala och HR-relevanta organisationsfrågor genom att beskriva och diskutera dem ur ett personalvetenskapligt perspektiv. Böckerna är teoretiskt och forskningsmässigt väl underbyggda och ger samtidigt en ”känsla av praktik” genom citat från yrkesverksamma, konkreta exempel och illustrationer. Att organisera är en mycket grundläggande aspekt av vardagslivet såväl som i arbetslivet. Vi människor skapar strukturer, ordning och reda för att tillsammans åstadkomma något. När organisering sker inom företag eller organisationer skapas också möjligheter till att nyttja och koordinera den samlade kompetens som finns. Organiseringen i sig blir därför en viktig aspekt för att förstå hur man kan uppnå organisationens målsättningar, särskilt när den tekniska utvecklingstakten är hög och kommunikationsmöjligheterna oändliga. En av de stora utmaningarna blir därför vilken organiseringsmodell man ska välja och varför, oavsett om man tillhör ett mindre företag eller en stor myndighet. Självklart finns det tidigare forskning som visat på hur olika organiseringsmodeller kan användas i olika verksamheter. Men, hur ser det ut inom HR-området? Vilka organiseringsmodeller finns det att välja på där? I vår yrkesutövning inom HR-området har vi som författare uppfattat att det saknas en grundläggande bok om HR-organisering. Det kan handla om när man ställs inför nya förutsättningar och behöver lite mer grundläggande kunskap i hur man ska tänka när det gäller olika vägval och aspekter kring organisering av HR. Vi hoppas denna bok kan hjälpa till med detta. Under skrivprocessen har vi samtalat, intervjuat och ställt frågor till olika yrkesverksamma inom HR, som alla generöst har delat med sig av sina erfarenheter. Vi vill tacka våra respondenter som medverkat och möjliggjort att boken kunnat skrivas. Vi riktar också vårt tack till Liber, förläggarna Helena Ekholm och Claudia Suraga, projektledare Cecilia Björk

7 Tengå och till våra redaktörer Ylva Ulfsdotter Eriksson och Maria Löfgren Martinsson för deras stöd, kommentarer och inspel genom hela skrivprocessen. Göteborg och Stockholm i februari 2020 Per Thilander & Lena Sköld Hultberg

1. Inledning Varför HR-organisering? Vad är HR, varför ska vi ha HR-funktioner och hur ska dessa arbeta och organiseras? Detta är grundläggande frågor som många företag och organisationer ställer sig, eller borde ställa sig, kontinuerligt. En viktig utgångspunkt när det gäller organisering av HR är för vem HR organiserar sig? Vid en första anblick kan det tyckas självklart att HR-organisering är något som främst rör HR-funktionen själv, hur arbetssätt, roller och samarbete inom och mellan olika HR-funktioner bör gå till. Det finns dock en annan utgångspunkt, att HR-organisering snarare handlar om att möta behoven hos ”de man är till för”, det vill säga chefer och medarbetare, men också kunder, patienter, brukare och andra aktörer. Det är därför en viktig utgångspunkt att betrakta organisering av HR utifrån-och-in, inte främst inifrån-och-ut (Ulrich & Dulebohn, 2015). Orsaken är att HR-funktionen aldrig har ett eget existensberättigande utan uppstår utifrån att det finns ett behov i den verksamhet och dess omgivande förutsättningar som HR verkar inom. HR-funktionen kan därför snarare ses som en funktion som har en grundläggande uppgift att stötta verksamheten i att nå sina mål och resultat. Det är vanligt att befattningshavare inom HR i sin yrkesutövning utgår från ett personalvetenskapligt perspektiv, det vill säga ”den sammansättning och kombination av vetenskapliga discipliner och ämnesinriktningar som traditionellt innefattas i utbildningar inom området personal och arbetsliv” (Ulfsdotter Eriksson, 2013:40). Det som här åsyftas är ett flervetenskapligt perspektiv, till exempel psykologi, pedagogik, sociologi, socialpsykologi, arbetsrätt och företagsekonomi, det vill säga de ämnesinriktningar som personalvetarutbildningar normalt innehåller. Genom att

1. Inledning

Teoriruta 1: Årshjul för utvecklingssamtal HR-funktionen tar vanligtvis fram en övergripande process för hur och när utvecklingssamtalen ska genomföras. Det kan finnas underlag som mallar och checklistor för samtalet i sig, men också detaljerade riktlinjer när dessa samtal ska äga rum utifrån en årsplanering, till exempel att ledningsgruppen inleder med att ha samtalen i januari och februari. Därefter ska utvecklingssamtalen ske i hierarkisk turordning i olika verksamheter för att vara genomförda senast i september. I nästa steg genomför HR en sammanställning och aggregering av resultatet från till exempel kompetensutvecklingsplaner för att se om det finns förutsättningar för gemensamma och övergripande kompetensutvecklingsinsatser och presenterar denna för ledningen. En utgångspunkt ur ett inifrån-och-ut-perspektiv på HR skulle kunna vara att designa process, innehåll och tider utifrån vad som är bäst för HR. Med ett utifrån-och-in-perspektiv skulle process, innehåll och tider för utvecklingssamtalen kunna designas och genomföras utifrån vad som är bäst för verksamheten.

utgå från ett personalvetenskapligt perspektiv, även i sin yrkesutövning, så antas man ha ett öppet och flervetenskapligt perspektiv på sin roll men också underförstått på den verksamhet man ingår i. Det kan finnas en skillnad i att utgå från ett personalvetenskapligt perspektiv utifrån personalvetarutbildningar jämfört med att utgå från sin yrkesutövning. En av utgångspunkterna för den här boken är att alla som arbetar med HR måste ha med sig olika personalvetenskapliga perspektiv i sin yrkesutövning. Men en särskild betoning behöver också läggas vid att kunna beakta ett verksamhetsperspektiv, något som ett personalvetenskapligt perspektiv delvis gör genom att försöka förstå vilken typ av kunskap och kompetens som HR kan bidra med i en organisation. Syftet med att ta sin utgångspunkt i ett verksamhetsperspektiv är också att HR-funktionen därigenom ännu bättre kan utnyttja sin kompetens och förmåga att anpassa sitt stöd och sina tjänster till chefer och medarbetare. Ett verksamhetsperspektiv kan handla om, oavsett yrkesroll, att ta utgångspunkten i verksamhetens kärna; varför man finns till, vad man

Personalvetenskapliga perspektiv på –

HR - ORGANISERING

producerar, vad man säljer, eller vilka tjänster man utför, samt vilka externa omvärldsfaktorer som påverkar den verksamhet man finns i. Men en risk med ett alltför framträdande verksamhetsperspektiv kan vara att man blir för detaljfokuserad eller strävar efter att optimera och förstärka den verksamhet man själv befinner sig i, snarare än att se helheter ur ett koncernperspektiv. Det är därför viktigt att man som HR-funktion klarar av olika perspektivskiften, att växla mellan olika personalvetenskapliga perspektiv och ett verksamhetsperspektiv men också att hantera flera olika perspektiv samtidigt. Orsaken är att HR-frågorna i ett företag eller organisation inte är isolerade till en viss del utan finns överallt. I processen att bygga en bil eller i arbetssituationen att hjälpa en dement patient på ett äldreboende återfinns mycket av HR-frågorna – arbetsgivarvarumärke (employer branding), rekrytering, organisationskultur, arbetsmiljö, arbetsrätt och kompetensutveckling är bara några exempel. Vem som ansvarar för och vem som utför HR-arbetet är dock inte lika klart (Thilander, 2013). Hur olika perspektiv och faktorer påverkar hur man organiserar HR-arbete är inte heller lika tydligt, och det är detta boken kommer handla om. Behovet av att utveckla kunskap om organisering av HR-arbete och HR-funktioner är stort eftersom HR-frågor berör så många delar och så många aktörer i ett företag eller i en organisation. Men många gånger hamnar HR-organiseringsfrågorna i skymundan för mer funktionsspecifika frågor såsom lönebildning, kompetensförsörjning eller den eviga frågan om operativt eller strategiskt HR-arbete. Men om frågorna kring HR-organisering trots allt finns på agendan, om än i bakgrunden, så är en slutsats av ovanstående att det borde finnas generiska organiseringsaspekter, det vill säga att det borde finnas likheter mellan företag och organisationer i hur man organiserar HR. Samtidigt borde en annan slutsats vara att det också finns skillnader i HR-organisering eftersom variationen i uppdrag, målsättningar och inriktningar hos företag och organisationer är stor. Hur olika företag och organisationer valt att organisera sin HR-funktion har dock tidigare inte väckt särskilt stort intresse, vare sig inom akademin eller mer yrkespraktiskt. Ändå är det en självklarhet för i stort sett alla stora företag och organisationer att ha och organisera HR-funktioner. Det borde betyda att kunskapen om att organisera HR-funktioner trots allt är stor,

1. Inledning

även om den inte finns dokumenterad. Är det så att frågor om organisering av HR är så självklara att de inte behöver problematiseras? Eller är det så att frågor om organisering av HR främst är en angelägenhet för HR själva och därför inte röner speciellt stor uppmärksamhet? Utgångspunkten i den här boken är att frågor om organisering av HR definitivt behöver problematiseras och att dessa frågor inte främst bör vara en angelägenhet för HR. En anledning är att frågor om organisering av HR är starkt sammankopplade med andra centrala processer och funktioner i ett företag eller en organisation. Det kan gälla hur verksamheten i stort organiseras, var verksamheten finns lokaliserad, vilka externa samarbetspartners eller kunder som finns samt hur kompetensförsörjningen i verksamheten ser ut. Organiseringen av HR påverkas därför av många andra faktorer än den egna HR-funktionens arbete. I en allt mer utvecklad kunskapsekonomi utgör människor inom och utanför företag och organisationer en allt mer betydande del av det sociala kapitalet. Det innebär att om man arbetar med HR-frågor på ett sätt som skapar attraktivitet, engagemang och goda förutsättningar att utvecklas så kommer människorna inom och utanför företaget eller organisationen också att utgöra en konkurrensfördel gentemot andra aktörer. Det är därför uppenbart att organisering av HR inte främst bör vara en angelägenhet för HR själva, utan en central ledningsfråga. Det faktum att samhällsutvecklingen under de senaste decennierna varit enorm, med globalisering, teknikutveckling, digitalisering och hållbarhets- och miljöfrågor i fokus, talar för behovet av att utveckla HR-arbetet, och därigenom även övervägda och konkreta val av organiseringsmodeller för HR. Men forskningsresultaten inom den institutionella teoribildningen har sedan länge visat på att organisationer och människor i organisationer inte alltid gör rationella överväganden och val, utan snarare baserar sina val på mer slumpmässiga personliga faktorer, grundade i makt- och inflytandeaspakter (Meyer & Rowan, 1977; Brunsson, 2007). I praktiken kan det snarare vara andra, mer rudimentära, faktorer som utgör grunden i valet av organiseringsmodell, till exempel en högst personlig preferens kring HR-organiseringens utformning. Men bakom de mer personligt baserade valen finns naturligtvis också andra utgångspunkter och faktorer, på vilka organiseringsmodeller är grundade, särskilt inom HR-området. Genom

Personalvetenskapliga perspektiv på –

HR - ORGANISERING

att studera tidigare forskning inom HRM-området, till exempel personalarbetets historiska framväxt (Damm, 1993; Sandoff & Bergström, 2000; Tengblad, 2000; Hällsten, 2003; Damm & Dahte, 2016), personalarbetets innehåll (Hansson, 1995; Granberg, 2011; Lindmark & Önnevik, 2011) samt olika perspektiv på personalvetenskap (Ulfsdotter Eriksson, 2013), kan man betrakta utvecklingen som en form av skapande av en inomvetenskaplig diskurs med utgångspunkt i den historiska framväxten av personalarbetet. Den har en formativ påverkan på uppfattningen om HR-arbete mer generellt, men särskilt på roller, arbetssätt och utförande. Frågor som vad personalarbete är, vad som är ett personalvetenskapligt perspektiv är väldigt centrala och tar främst utgångspunkten i ett yrkessociologiskt synsätt. Men under det senaste decenniet har det också växt fram flera nya forskningsområden inom HRM. Ett av dessa kan ses i ljuset av den teknologiska utveckling och digitalisering som skett, och detta forskningsområde kallas E-HRM eller electronic HRM (Rüel, Bondarouk, Kees Looise, 2004) som tar utgångspunkten i hur samhället och organisationer digitaliseras och därmed också HR-funktioner. Ett annat framväxande forskningsområde handlar om HR line relationship (Quadeer, 2011; Intindola et al., 2017), det vill säga hur HR-funktioner samarbetar och samspelar med linjechefer (Francis & Keegan, 2006; Bos-Nehles, 2010; Gollan, 2012; Trullen et al., 2016; Intindola et al., 2017) där nya tekniska och digitala möjligheter skapar nya sätt att samarbeta baserat på nya leveranssätt av HR-tjänster. I beskrivningar av HR och HR-funktioner är också en strävan efter status, inflytande och erkännande (Berglund, 2002) en faktor som kan förklara att HR-funktioner mer okritiskt väljer att följa moden och trender inom HR-området som ofta presenteras och marknadsförs av konsultorganisationer (Thilander, 2013). En sådan tydlig organiseringstrend sedan tidigt 2000-tal är Ulrichmodellen eller shared service organisation (Ulrich, 1995; Boglind et al., 2011; Boglind, 2013; Thilander, 2013) där HR-funktioner föreslås organiseras i shared service funktioner, uppdelade i vad som kallas för ”the three legged stool”; center of expertise, shared service center och HR business partners (Ulrich, 1995; Boglind et al., 2013). Det är dock viktigt att komma ihåg att denna organiseringstrend endast har anammats av stora företag och organisationer, och således inte är så spridd och använd

Ylva Ulfsdotter Eriksson

& Maria Löfgren Martinsson F Ö R L ÄG GA R E O C H R E DA K TÖ R :

Claudia Suraga Cecilia Björk Tengå O M S L AG O C H G RA F I S K F O R M : Sara Ånestrand I L L U ST RAT I O N E R : Jonny Hallberg O M B RY T N I N G O C H R E P RO : Exakta AB, Malmö P RO J E K T L E DA R E :

Första upplagan 1 R E P RO : T RYC K :

Exakta, Malmö People Printing, Kina, 2020

K O P I ER I N GSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningssamordnare, t.ex. kommuner och universitet. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuspresskopia.se.

Liber AB, 113 98 Stockholm Kundservice tfn 08-690 90 00 Kundservice.liber@liber.se www.liber.se

Personalvetenskapliga perspektiv på

HR-organisering I takt med den snabba teknikutvecklingen och digitaliseringen ökar också behovet av det mänskliga perspektivet där HR-funktioner har en nyckelroll. Boken beskriver hur behovet av HR-kompetens växer fram och hur HR-funktioners arbete kan organiseras för att man ska nå verksamhetens mål. Boken visar också på ett flertal dilemman i organiseringen av HR-funktioner och lösningen av dessa samt ger en inblick i hur framtidens HR kan komma att se ut.

PPserien

Personalvetenskapliga perspektiv är en serie av böcker som behandlar ämnen med relevans för blivande personalvetare och yrkesverksamma inom HR-fältet. De är teoretiskt och empiriskt underbyggda och ger genom konkreta exempel och intervjucitat från yrkesverksamma också en inblick i praktiken. Böckerna vänder sig till studenter som läser en utbildning med inriktning mot personalvetenskap, men även till yrkesverksamma som vill förnya eller fördjupa sina kunskaper. Det personalvetenskapliga perspektivet innebär att böckerna har en flervetenskaplig ansats och belyser den aktuella frågan från olika håll och genom olika teoretiska ingångar.

De två författarna är Per Thilander och Lena Sköld. Per är forskare och universitetslektor vid Handelshögskolan vid Göteborgs universitet. Hans forskning handlar främst om organisering av och samspel mellan olika aktörer i HR-arbetet. Lena är HR-direktör på Migrationsverket. Lena har stor erfarenhet från flertalet chefsbefattningar för HR-funktioner.

Best.nr 47-11334-7 Tryck.nr 47-11334-7