9789144154886 by Smakprov Media AB

PLANERA DITT PROJEKT – EN HANDBOK

SIW LUNDQVIST LEIF MARCUSSON

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och studenters begränsade rätt att kopiera för undervisningsändamål enligt Bonus Copyright Access kopieringsavtal är förbjuden. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Copyright Access. Vid utgivning av detta verk som e-bok, är e-boken kopieringsskyddad. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare. Studentlitteratur har både digital och traditionell bokutgivning. Studentlitteraturs trycksaker är miljöanpassade, både när det gäller papper och tryckprocess.

Art.nr 35955 ISBN 978-91-44-15488-6 Upplaga 4:1 © Författarna och Studentlitteratur 2012, 2022 studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Omslagslayout: Lotta Bruhn Printed by Eurographic Group, 2022

INNEHÅLL

Bokens upplägg 9

Del 1 INFÖR PROJEK TPLANERING K apitel 1

Projekt förr och nu 13

K apitel 2

Projekttyp 19

K apitel 3

Projektgränser 21

K apitel 4

Projekt som process 25

K apitel 5

Mål 29

Krav på mål 30 Typer av mål 30 Ansvarsområde 30 Prioriteringar 31 K apitel 6

Projektdokumentation 33

K apitel 7

Behov – produkt – beställare 37

Innehåll K apitel 8

Ändringshantering 45

K apitel 9

Erfarenhetsåtervinning 47

Del 2 PROJEK TCASE K apitel 10

Casebeskrivning 51

Caseföretaget PUAB 51 Behov 52 Produkt 53 Beställare 53 Projektmodell 53 K apitel 11

Direktiv 57

Utkast till direktiv 57 Tolkning av direktiv 61 Uppdragsdialog 66 Färdigt direktiv 69 K apitel 12

Nedbrytningsprincip 75

K apitel 13

Grov PBS 79

Grov PBS – projekt 79 Grov PBS – konferens 81 K apitel 14

Grov WBS 87

Grov WBS – projekt 87 K apitel 15

Fasstruktur 93

Att skapa en fasstruktur 93 Fasstruktur – projekt 95

Innehåll K apitel 16

Grov OBS 99

Grov OBS – projekt 101 K apitel 17

Val av projektmodell och -metod 103

K apitel 18

Projektets kvalitetsrutiner 107

Produktkvalitet 108 Projektkvalitet 108 Ledarskapskvalitet 108 Kvalitetsstöd 108 Kvalitetsrevision 109 Kvalitetsrutin för projektet 109 Kvalitetsmöte 113 K apitel 19

Projektkommunikation 115

Kommunikation 115 Projektkommunikationsplan 117 K apitel 20

Projektspecifikation 121

Att skapa en projektspecifikation 121 K apitel 21

Produktspecifikation 127

K apitel 22

Detaljplanering 133

Arbetssätt 133 Detalj-PBS – projekt 136 Detalj-PBS – konferens 137 Detalj-WBS – projekt 138 Detalj-WBS – konferens 142 Detalj-OBS – projekt 144 Detalj-OBS – konferens 148 Samband mellan projektdokument 150

Innehåll K apitel 23

Projektekonomi 151

Nollalternativ 151 Känslighetsanalys 152 Projektkostnader 152 Produktintäkter 153 Produktkostnader 153 Resursberäkning 153 Konferensprojektet 156 Projektspecifikation 160 Aktivitetsbeskrivning 168 K apitel 24

För och emot-matris 171

Att skapa en för och emot-matris 171 För och emot-matris – projekt 172 K apitel 25

Projektansvarsmatris 175

RACI 175 RACI – projekt 177 K apitel 26

PERT 179

Att skapa ett PERT-diagram 179 PERT – projekt 181 PERT – konferens 183 K apitel 27

Kritisk linje 185

Att räkna ut den kritiska linjen 185 Kritisk linje – projekt 187 Kritisk linje – konferens 190 K apitel 28

Gantt 193

Att skapa ett Gantt-schema 193 Gantt-schema – projekt 194 Gantt-schema – konferens 196

Innehåll K apitel 29

Riskanalys 199

Riskidentifiering 199 Riskvärdering 200 Riskåtgärdsplanering 201 Riskanalys – projekt 201 Riskanalys – konferens 203 K apitel 30

Genomförande av förstudien 205

Kick-off 205 Aktiviteter 207 Planering av nästa fas 210 Projektspecifikation 212 Kvalitetsmöte 229 Beslutsmöte 246 Beställare och projektledare 252 Avslutande kommentarer 252 Del 3 EXEMPEL

Bågskytte-SM 257 Interndebitering 265 Nobelpris år 2050 271 Hemmabiofåtölj 277 Vad var bra? 283 Förbättring 287

Om författarna 291 Modeller och certifieringar 293 Dokumentlista 295 Sakregister 297 © F ö r fatta r na oc h S tudentlitte r atu r

BOKENS UPPLÄGG

I vår dagliga undervisning i projektledning och projektkunskap vid Campus Kalmar, Ekonomihögskolan, Linnéuniversitetet, saknade vi en bok om projektplanering. Vi har därför skrivit denna bok med utgångspunkt i svenska förhållanden och verksamheter. Boken har tydliga exempel, ger konkreta råd och tydliggör skillnaderna mellan projekt och dess resultat. En grundtanke är att boken ska ge ökad teoretisk förståelse för projektplanering och kunna användas som ett hjälpmedel för att underlätta genomförande av projektplanering. Den passar med andra ord lika bra som kurslitteratur som stöd i praktiskt projektarbete. Boken är skriven för att passa alla typer av branscher och företagsstorlekar på en generell nivå, det vill säga den gemensamma grund som finns i alla projekt. Del 1 av boken tar upp projekthistoria, projekttyper, projektgränser, projekt som process, mål, projektdokumentation och ändringshantering. Genom denna del vill vi skapa en gemensam förståelsegrund med dig som läsare. Del 2 beskriver ett case som innehåller ett uppdrag som handlar om att skapa, förbereda och genomföra en konferens. Caset är tillrättalagt för att passa boken och för att på ett lättförståeligt sätt visa hur du kan planera ett projekt. Vi visar inte på utfall och omplanering utan fokuserar på den grundläggande första fasens planering. Med kunskap om denna är det sedan ”enkelt” att upprepa planering för nästa fas eller att göra en omplanering när något inträffar som ställer den gjorda planeringen på huvudet. Exemplet startar med behovet och avslutas i och med det första beslutsmötet. Att vi valt att stanna där beror på att syftet med denna bok är att visa projektplaneringens principer. Varje steg leder till projektdokument som kommenteras. Casets projektdokument är medvetet kortfattade eftersom vi vill visa principer och © F ö r fatta r na oc h S tudentlitte r atu r

Bokens upplägg

inte fullständig volym. Hur omfattande dokumentationen behöver vara varierar dessutom mellan projekt, modeller, metoder, branscher och företag. Del 3 innehåller dokumentationsexempel på planering för andra typer av projekt. Här lyfter vi fram dokument som kan variera beroende på vilken projekttyp det är fråga om. Som komplement till case-projektet (som är ett utvecklingsprojekt) tar vi upp genomförandeprojekt, utredningsprojekt, forskningsprojekt, konstruktionsprojekt, utvärderingsprojekt och uppföljningsprojekt. Inför läsningen behöver tre grundläggande projektord definieras: projekt, projektledning och linjeorganisation. Förklaringarna är hämtade från Nationalencyklopedin. Projekt kommer av latinets projectum som betyder ”idé och utkast för metod att uppnå visst (större) resultat”. Vi har även projicere som betyder ”kasta fram”. Ordet projekt är historiskt belagt i svenskan sedan år 1665. Projekt ges ofta betydelsen ”arbetet med att genomföra planen”. Projektledning kommer från engelskans project management och står för ”den person (projektledare) eller grupp av personer som utsetts att ansvara för genomförandet av ett projekt” och ”det arbete i form av planering, administration och ledning som utövas av dessa personer”. En linjeorganisation är ”de enheter i ett företag som har ett operativt ansvar, t.ex. produktion och försäljning. Linjeorganisationen är i allmänhet uppbyggd som en befälskedja, där varje underordnad ansvarar inför enbart en överordnad chef”. Detta leder oss till en definition av projekt, som är en tillfällig verksamhet för att skapa ett efterfrågat resultat. Projekt är ofta av engångskaraktär och har en begränsad kalendertid med tydlig start- och sluttid. Resultatet har fastställda mål som ska uppnås, och projektet har begränsade resurser. Målen är i första hand den effekt som resultatet av arbetet ska infria. Resurserna är de ekonomiska förutsättningar som finns för arbetet med att skapa resultatet. Oberoende av vilken typ av resultat som ska skapas kan resultatet kallas för projektets produkt.

DEL I

Inför projektplanering

K AP I T E L 1

Projekt förr och nu

Projekt är en populär arbetsform med rötter långt tillbaka i tiden. Redan år 1697 gav Daniel Defoe ut en bok i ämnet projekt med namnet An Essay Upon Projects1. Han anser att de första projekt som finns beskrivna är när Noa byggde Arken samt byggandet av Babels torn – båda dessa ”byggprojekt” är omnämnda i Bibeln. Defoe beskriver att prins Rupert år 1680 lade grunden till det moderna projektet genom att ta fram metall och tillverka vapen. Trots att Defoe skrev om dåtidens England är vissa företeelser fortfarande allmängiltiga. Han ger ett flertal exempel på hur det kalkylerades i projekten och på områden där projekten utgör verksamheten. Manhattanprojektet är benämningen på det projekt som USA, Storbritannien och Kanada genomförde för att skapa de första kärnvapnen. Projektet startades 1942 på order av USA:s president Franklin D. Roosevelt. När projektet stod på sin höjdpunkt omfattade det mer än 130 000 anställda, och kostnaden var nära två miljarder dollar. Hela projektet fick sitt namn av Manhattans ingenjörsdistrikt i New York, där projektets högkvarter var beläget. Polarisprojektet med start i mitten av 1950-talet utvecklade ett missilsystem som skulle placeras på USA:s strategiska atomubåtar. Det var ett stort projekt där många underleverantörer skulle samordnas. För att säkra arbetsflödet skapades projektstyrningsmodellen PERT2 med ursprung i Department of Defence. Under rubriken ”En man på månen” genomfördes det amerikanska Apolloprogrammet, vilket resulterade i sex månlandningar mellan åren 1 Boken i sin helhet finns tillgänglig på Project Gutenbergs webbplats www.gutenberg.org/etext/4087 2 Program Evaluation and Review Technique, se kapitel 26.

Del I Inför projektplanering

1969 och 1972. President John F. Kennedy pekade ut färdriktningen under ett tal till den amerikanska kongressen den 25 maj 1961. Exempel på viktiga svenska projekt är byggandet av Göta kanal och järnvägsnätet. Efter kriget 1808–1809 där Sverige förlorade den östra riksdelen Finland 3 fanns ett behov av att ge soldaterna arbete men också att ena landet. Baltzar von Platen (1766–1829) var galjonsfigur för byggandet av Göta kanal, och hans övertalningsförmåga när det gällde att finansiera projektet var viktig. Dock fanns inte erfarenheten och kunskapen att leda och styra projekt med civilister som arbetskraft. Inte heller fanns den tekniska kompetensen för detta. Därför spräcktes ramarna både när det gällde tid och pengar. Efter hand tillkom personer som hade bättre förmåga att organisera och leda samt större tekniskt kunnande, vilket medförde att man lärde sig och blev skickligare efter hand. De forna soldaterna fick utbildning i samband med bygget och förde sedan med sig kunskaper ut i landet. Efter Göta kanal satte bygget av järnvägsnätet igång och projektledare som visat sig kunniga att leda kanalbygget rekryterades av svenske kungen att ta sig an järnvägsprojektet. Nils Ericsson (1802–1870) hade blivit upplärd av von Platen och är den ingenjör som främst förknippas med järnvägsbygget. I dag hålls projektfanan högt av bland annat IPMA4, PMI5 och Svenskt projektforum6. De tre har mycket projektkunskap och många projekt erfarenheter att förmedla. Standarder för projektarbete och projektledning finns i ISO 100067 och ISO 215008. IPMA:s ”Kompetens i projektledning” beskriver att en projektledare bör kunna följande. • Planera projektledning

Förklara projektformen och projektledning, tillämpa projekt modeller, planera projektets ledningsinsatser och utvärdera projekt.

3 Jämförbart med ett län eller region inom landet. 4 International Project Management Association, www.ipma.ch 5 Project Management Institute, www.pmi.org och www-pmi-sv.org 6 www.projektforum.se 7 www.sis.se och www.iso.org 8 Guidance on project management ISO 21500, se www.iso.org och www.sis.se

1 Projekt förr och nu

• Organisera projektets ledningsfaser

Organisera förberedelsefasen, startfasen, genomförandefasen och avslutsfasen. • Utöva övergripande projektledning Utforma och bemanna projektorganisationen, genomföra intressentanalys, förankra projektet i projektets omgivning, formulera projektets mål, klarlägga och strukturera projektets omfattning, utarbeta projektets huvudtidplan, ingå avtal med projektets leverantörer, identifiera och bemöta projektets osäkerheter, planera projektets ekonomi, etablera infrastruktur för kommunikation och planera projektets kvalitetsledning. • Utöva operativ projektledning Utveckla samarbetet i projektet, utveckla medarbetarnas kompetens, utarbeta detaljerade tid- och resursplaner, följa upp projektets planer, hantera ändringar i projektet, styra projektets leverantörer, styra projektet under osäkerhet och upprätthålla löpande kommunikation. • Samordna organisationen och dess projekt Förklara verksamhetens ledning av projekt, agera i en projekt orienterad organisation, ta del i ledningen av projektportföljen och utveckla projektverksamheten. Vidare framgår att en projektledare bör behärska följande delar. • Integrera projektet i dess omgivning genom att agera helhets

orienterat och främja struktur. • Leda projektet framåt genom att visa handlingskraft, kommunicera effektivt, visa genomslagskraft och visa personlig integritet. • Underlätta projektet genom att agera samarbetsorienterat, bygga upp personliga relationer/nätverk och främja samarbetet på ett aktivt sätt.

Del I Inför projektplanering

PMI pekar i PMBOK9 ut att en projektledare bör ha kunskap inom följande områden. • Ledning och hantering av integration av projekt

Upprättande och genomförande av projektplan samt integrerad styrning av ändringar. • Ledning och hantering av omfattning i projekt Initiering, planering av omfattning, bestämning av omfattning, verifiering av omfattning och styrning av omfattningsändringar. • Planering och styrning av tider i projekt Bestämning av aktiviteter, deras varaktighet och deras ordningsföljd samt upprättande av tidplan och tidsstyrning. • Planering och styrning av kostnader i projekt Resursplanering, kostnadskalkylering, kostnadsbudgetering och kostnadsstyrning. • Kvalitetsledning i projekt Kvalitetsplanering och kvalitetskontroll. • Ledning av personella resurser i projekt Organisationsplanering, bemanning och utveckling av team. • Ledning och hantering av kommunikation i projekt Kommunikationsplanering, distribution av information, läges rapportering och administrativ avslutning. • Riskhantering i projekt Riskplanering, riskidentifiering, kvalitativ och kvantitativ riskanalys, planering av riskbemötande samt övervakning och styrning av risker. • Ledning och hantering av upphandling i projekt Planering av upphandling och anbudsbegäran, framtagande av anbudsinformation, val av leverantör, administration av kontrakt och kontraktsavslut.

9 A Guide to the Project Management Body of Knowledge.

1 Projekt förr och nu Användande Livscykel Ekonomi Funktion Produkt

Individ Grupp Styra Leda Följa upp

Se Olika Anpassa Använda

Ledarskap

Modell/ metod

Informera Utveckla

Kompetens

Ansvar/ befogenheter Projektledare

Projektorganisation Linjen

FIGUR 1.1

Organisation

Beställare Kund

Tillhörighet

Målstyra

Förstå Samverka

Projektledarens arbetsuppgifter.

Både IPMA:s och PMI:s beskrivningar visar vilket omfattande arbete och ansvar som ingår i ett projekt och i en projektledares arbete (figur 1.1). Hur mycket ledningsarbete som krävs beror på projektets storlek, bransch, företag och inte minst deltagarnas erfarenhet och kunskap. Figuren illustrerar projektledarens mångfacetterade roll som innebär att flera olika områden måste kunna överblickas vilket bland annat innebär att kommunicera med olika intressenter – både på individ- och gruppnivå. Det är uppenbart att projektledaren måste vara en person som kan ha många bollar i luften samtidigt.

Siw Lundqvist är lektor i affärsinformatik vid Linnéuniversitetet och har utbildat i projekt sedan början av 2000. Siws avhandling handlar om informationssystemens betydelse vid organisationssammanslagning. Leif Marcusson är lektor i företagsekonomi/informatik vid Linnéuniversitetet och har utbildat i projekt sedan 1980 för både näringsliv och akademi. Leifs avhandling har titeln Asymmetriskt påverkat beslutsfattande i IT-projekt . Han har tidigare gett ut projektböckerna Projektledaren i praktiken och Råd om projekt.

PL ANER A DITT PROJEKT – EN HANDBOK

Projekt är i dag en mycket vanlig arbetsform. En förutsättning för att lyckas med ett projekt är god planering. Denna handbok i projektplanering innehåller dokumentexempel, modeller, metoder och verktyg samt beskrivning av ett genomgående projektexempels första fas. Grunden för ett projekt läggs i ett verksamhetsbehov som tydliggörs i en produktbeskrivning i beställningen. Bokens huvuddel visar en projektplanering från beställning till fasrapport för ett utvecklingsprojekt. Här åskådliggörs 44 olika dokument samt teorier runt de ingående företeelserna, bland annat: • uppdragsdialog med utgångspunkt från beställningen • grov planering och detaljplanering med stöd av PBS, WBS och OBS, vilket leder till produktspecifikation, projektspecifikation, PERT, Gantt och kritisk linje • kvalitetsarbete i form av stöd eller revision på områdena produkt, arbete och ledarskap • hantering av projekt och intressenter genom projektkommunikationsplan, för och emot-matris samt ansvarsmatris • synsätt på dokumenthantering, dokumenthuvud och versionshantering. I denna fjärde upplaga har de flesta kapitel kompletterats och förtydligats. Fjärde upplagan

Art.nr 35955

studentlitteratur.se