9789144141206

För ändringens fem fallgropar O h hur du undviker dem

M ika l

Bj ö r ks

t röm

O la R os

enlind

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och studenters begränsade rätt att kopiera för undervisningsändamål enligt Bonus Copyright Access kopieringsavtal, är förbjuden. För information om avtalet hänvisas till utbildningsanordnarens huvudman eller Bonus Copyright Access.

Vid utgivning av detta verk som e-bok, är e-boken kopieringsskyddad.

Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig att erlägga ersättning till upphovsman eller rättsinnehavare.

Studentlitteratur har både digital och traditionell bokutgivning.

Studentlitteraturs trycksaker är miljöanpassade, både när det gäller papper och tryckprocess.

Art.nr 43377 ISBN 978-91-44-14120-6 Upplaga 1:1 © Författarna och Studentlitteratur 2021 studentlitteratur.se Studentlitteratur AB, Lund Formgivning inlaga: Helena Jansson Ombrytning inlaga: Werner Schmidt Formgivning omslag: Jens Martin/Signalera Illustrationer: Oskar Lindström Omslagsbild: Oskar Lindström Printed by Interak, Poland 2021

INNEHÅLL

FÖRORD

5

FÖRFAT TARNA S TACK

7

1 Om boken Startpunkten Det bästa av två världar – att göra den andre bättre Våra erfarenheter och utgångspunkter Vilken modell för förändringsarbete är bäst?

Bokens uppbyggnad

9 9 10 11 12 12

Del I BRA FÖR DIG ATT VETA I ARBETET MED FÖRÄNDRING 2 Om förändring Vad är en förändring?

Drivkrafter bakom förändringar – v arför ska något förändras?

Vad ska förändras?

70 procent av alla förändringar misslyckas – eller? |

|

|

|

|

|

17 17 18 22 25

3 Om människor i förändring Evolutionen sätter ramarna

31

4 Om MEDskapare i förändring Vad menas med motivation, engagemang och driv?

45

5 Fem vanliga fall­gropar att undvika Fallgrop 1: Färdas i dimma Fallgrop 2: Köra förbi eller över människorna i förändringen Fallgrop 3: Tro att ensam är stark Fallgrop 4: Köra på utan tillräckliga resurser Fallgrop 5: Ropa hej för tidigt (eller inte alls) Är det ens möjligt att lyckas med förändring?

6 Ska du verkligen göra detta?

Några frågor på vägen mot beslut

© F Ö R F AT TA R N A O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

32

45 57 57 61 66 69 73 76 77 77

3

Innehåll

Del II HUR DU LYCKAS MED FÖRÄNDRING 7 Femfaktormodellen för framgångsrik förändring Fem faktorer för att lyckas Praktisk tillämpning av modellen

81

8 Definiera din förändring Vad innebär en tydligt definierad förändring?

Gör så här – tips och verktyg för att definiera förändringen Beslutsstöd: Definiera din förändring

87

9 Utveckla MEDskapare Nycklarna till MEDskapande Gör så här – tips och verktyg för att utveckla MEDskapare Beslutstöd: Utveckla MEDskapare

4

81 83

87 91 91 107 107 108 108

10 Säkra aktiv draghjälp Världsrekord på maraton – en soloprestation?

Gör så här – tips och verktyg för att säkra aktiv draghjälp Beslutstöd: Säkra aktiv draghjälp

139

11 Anpassa ambitionsnivån Köra på eller?

Gör så här – tips och verktyg för att anpassa ambitionsnivån till resurserna Beslutstöd: Anpassa ambitionsnivån

151

12 Observera och integrera Hur lång tid tar det och när är du klar?

Gör så här – tips och verktyg för att klara övergången till det nya normala Beslutsstöd: Observera och integrera

171

13 Förändringsarbete – en gordisk knut?

189

REFERENSER

191

VERK T YGSLISTA

195

REGISTER

197

139 142 142

152 158 158

172 173 173

© F Ö R F AT TA R N A O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

OM BOKEN

1

Ledningen har varit iväg på konferens ett par dagar. De har noggrant analyserat omvärlden. Förändringar av marknadsförutsättningarna har gåtts igenom.

SWOT-analyser har producerats. Digitaliseringen har konstaterats vara både ett hot och en möjlighet. Målbild och framgångsfaktorer för kommande strategiperiod har noggrant gåtts igenom och klubbats. Bra dagar helt enkelt.

Nu återstår bara en liten detalj. Att få organisationen med sig. ”Men det är lugnt, det tar vi på kick-offen.”

Kick-offen går bra. Ledningen är grymt nöjda med dagen, framför allt kanske för att de lyckades visa så många PowerPoint-slides på så kort tid.

Medarbetarna ser glada ut och en del skrattar tillsammans på vägen ut.

Uppslutningen har varit så gott som hundraprocentig. Från ledningshåll konstateras ”skönt, nu vet vi att alla är med på banan”.

I ledningen är de överens om att de nu tryggt kan ge övriga chefer uppdraget att implementera det nya arbetssättet och se till att det hela ros i hamn.

Det är ju ändå ute i verksamheten det avgörs.

Det är alltså nu du som chef har fått den spännande, men kanske otacksamma, uppgiften att ta dig an det du fick dig till livs på kick-offen och säkra att du får med dig dina medarbetare på att identifiera och genomföra de förändringar som är nödvändiga för att ni ska lyckas nå de högt ställda målen.

En uppgift som många gånger visar sig vara väldigt utmanande.

STARTPUNKTEN Vi båda har själva haft chefsuppdrag på olika organisationsnivåer med såväl små som stora arbetsgrupper. Det är en viktig erfarenhetsbas i våra nuvarande rådgivande och stödjande konsultroller. I såväl chefs- som konsultrollerna har stort fokus legat på förändringsprocesser och verksamhetsutveckling. Vår upplevelse är att förändringar många gånger är utmanande att gå i mål med, även för oss som förväntas vara kunniga inom området. Utifrån den gemensamma insikten väcktes en stark önskan om och nyfikenhet på att utforska förändringens fallgropar. Det blev starten på det arbete som nu presenteras i bokform. Vi genomförde ett stort antal intervjuer med chefer, ledare och medarbetare i syfte att få mer kunskap om vad som är svårt samt när och var man trampar snett. Vi såg efterhand ett mönster och sammanfattade de van-

© F Ö R F AT TA R N A O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

9

ligaste svårigheterna i form av fem fallgropar. Detta gav oss en stark drivkraft att gå vidare. Hur kan vi göra det lättare för oss själva och andra att lyckas?

DET BÄSTA AV TVÅ VÄRLDAR – ATT GÖRA DEN ANDRE BÄTTRE I vår jakt på praktisk vägledning för dig som leder en förändring bestämde vi oss för att göra två saker: 1. Ta fram en modell som är så konkret och praktiskt vägledande som möjligt.

Vi summerade de viktigaste faktorerna för att undvika de vanligaste fallgroparna. Det blev fem faktorer för framgångsrik förändring eller ännu enklare femfaktormodellen. Modellen är nära kopplad till de fem fallgropar du garanterat vill undvika. För att göra modellen robust och trovärdig har vi skapat den med utgångspunkt i det man kan kalla evidensbaserad praktik. Det innebär att vi använt tillgänglig vetenskaplig kunskap inom området i kombination med de arbetssätt och tillämpningar som vi och våra kunder haft mest nytta av i praktiken. Utifrån våra olika bakgrunder och erfarenheter kunde vi se att en hybridmodell växte fram med delar från Organizational Behavior Management (OBM), generell Change Management, samt implementerings- och ledarskapsforskning. Vår uttalade ambition har varit att inte ”hitta på eget”, utan snarare låna och integrera sådant som funkar. Ingen modell eller teori är heltäckande, och praktiker behöver fokusera på det som funkar och hjälper. Vi ville bygga vidare på allt bra som redan gjorts, utan att ifrågasätta eller utmana andra fungerande modeller. Vi har själva haft mycket stor nytta av fem­ faktormodellen och hoppas att den kommer att hjälpa dig också.

2. Beskriva konkreta verktyg som alla kan använda direkt.

Eftersom vår ambition var att ta frågan ”hela vägen” genom att också beskriva hur du kan göra, krävdes hög grad av konkretisering och ett direkt instruktionsvärde. Vi landade i att beskriva, eller skapa, konkreta verktyg. Många är skapade av andra, vissa av oss. Men hur beskriver man verktyg på en lagom nivå? Nivån där man inte bara säger att något ska göras, exempelvis att motstånd ska hanteras, utan också hur det faktiskt kan göras. Hur gör man det utan att bli extremt detaljerad? Vi har försökt hitta en mellannivå, mellan extremt detaljerad och väldigt allmän.

10

© F Ö R F AT TA R N A O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

1 Om boken

VÅRA ERFARENHETER OCH UTGÅNGSPUNKTER Som tur är har vi ganska olika bakgrunder och skilda erfarenheter när det kommer till förändringsledning. En av oss är psykolog med inriktning mot beteendebaserade insatser (OBM), den andre är managementkonsult med fokus på förändringsledning och verksamhetsutveckling. Ett möjligt upplägg för gnissel och armbrytning, absolut. Men för oss en fantastisk källa till ömsesidigt lärande. Vad händer när man vill göra den andre bättre och själv är öppen för nya infallsvinklar? När vi granskade våra mest framgångsrika ”modeller” hittade vi styrkor och svagheter och överlappande gråzoner.

OBM eller de mer strikt beteendeinriktade modellerna har sina styrkor i att de just angriper kärnan i utmaningen – någon behöver göra något annorlunda framöver. OBM bidrar med kunskap om människors motivationssy­ stem och modellen fokuserar på människor i förändring. Dessutom är det en mycket robust och väl beforskad metodik som har starkt stöd. OBM kan dock lätt upplevas som lite väl ”mikro” med sitt fokus på enskilda beteenden.

Dessutom bidrar denna typ av modeller i för låg grad med tydliga råd kring exempelvis sponsorskap och anpassning av resurser.

Change Management-modellerna (till exempel Lewins trestegsmodell, Proscis ADKAR och Kotters åtta acceleratorer) är bredare och ger bra hjälp för att planera för och strukturera upp större förändringsprojekt, och erbjuder en rad olika strategier för att driva en förändring från start till mål. De hjälper ledningen att säkerställa att förändringsinitiativet ligger i linje med verksamhetens övergripande uppdrag genom ordentlig planering och framtagande av en tilltalande vision som involverar organisationens medarbetare. Dock upplever vi att dessa modeller oftast är för vaga beträffande människors förändringsprocesser och hur man konkret åstadkommer den specifika beteendeförändring som är nödvändig.

Båda perspektiven och modellerna är till god hjälp, men som vi ser det saknar de också en central aspekt, nämligen hur man anpassar sin plan till verkligheten. Vilka krav och resurser behöver man ha koll på i förändringen?

Hur kan de bedömas och hur hanterar man en situation där kraven överstiger resurserna?

Resultatet av våra funderingar har lett fram till en hybridmodell. Det är således ingen ny modell, utan en kombination av vad vi anser är det bästa från OBM och det bästa från generella Change Management-modeller, kombinerat med vad implementeringsforskningen säger om anpassning till förutsättningar och kontext. Allt med ett strikt fokus på praktiskt vägledande råd och verktyg. Vi vill ge tydliga råd och konkreta tips. Vi vill inte lämna förändringsledaren med kunskap om att något bör göras, exempelvis att anpassa planen till förutsättningarna. Vi vill även beskriva hur det konkret kan göras.

© F Ö R F AT TA R N A O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

11

VILKEN MODELL FÖR FÖRÄNDRINGSARBETE ÄR BÄST? Vi skulle vilja svara att vår modell är bäst, men det vet vi förstås inte om den är. Vi vet bara att den är till väldigt god hjälp och stämmer väl överens med såväl ledares faktiska erfarenheter som det aktuella kunskapsläget.

Tricket verkar vara att undvika de största fallgroparna, att hålla sig till de övergripande råden från väletablerade modeller och faktiskt göra det som rekommenderas. Här hoppas vi att vår modell och arbetsmetodik kan vara en bra hjälp på vägen. Den gör det lättare att lyckas med just den kombinationen.

Det svåraste är nog att din situation är unik, den är inte lik någon annans helt och fullt. Därför finns inget karbonpapper som bara kan läggas på någon modell eller tidigare fungerande plan.

Vi riktar oss i första hand till förändringens hjältar − första linjens chefer.

Alltså till dig som har i uppdrag att genomföra fattade beslut, och i praktiken behöver förstå och möta motstånd och se till att förändringen blir av på riktigt. För dig/er finns inte så många böcker. Böcker som beskriver − gör så här, testa, följ denna mall, tänk på det här. Vi hoppas att vi har skrivit en bok som i vart fall delvis fyller detta tomrum.

BOKENS UPPBYGGNAD Del 1 (kapitel 2−5) innehåller det vi tycker att du bör du känna till om förändring.

I kapitel 2−4 går vi igenom vad förändring är och hur man kan tänka kring förändringsarbete. Vi går igenom det du behöver veta om människor i förändring och sådant som vi tror är viktig kunskap i din roll som förändringsledare.

Vi ger dig även vår bild av det vi kallar MEDskapare i förändringen. Dessa kapitel är ett försök att ge en övergripande sammanställning av kunskapsläget, med fokus på den kulturella sidan av förändringsprocesser.

I kapitel 5 har vi, baserat på intervjuer och egna erfarenheter, samlat de vanligaste orsakerna bakom misslyckande i förändringsarbete – fem vanliga fallgropar du som chef vill undvika att trampa i.

Kapitel 6 är ett mellankapitel som ställer frågan om du verkligen ska genomföra din förändring. Ett viktigt kapitel, tycker vi.

Del 2 (kapitel 7−12) går in på hur du konkret kan gå till väga för att lyckas med just ditt förändringsarbete.

I kapitel 7 presenterar vi vår modell, femfaktormodellen för framgångsrik förändring. Här får du en övergripande genomgång av de fem faktorerna och en beskrivning av hur du praktiskt kan tillämpa modellen. Vi presenterar också ett beslutsstöd som hjälper dig att veta hur du ligger till utifrån de fem faktorerna.

12

© F Ö R F AT TA R N A O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

1 Om boken

Kapitel 8−12 är ett beslutsstöd och en verktygslåda. Här ger vi en djupgående beskrivning av respektive faktor. Du får skattningsformulär för var och en och guidning i vad som är rätt att fokusera på där just du befinner dig. Du får också en mängd konkreta verktyg med tydlig hänvisning till när de är lämpliga att använda.

Men vi börjar alltså med en beskrivning av vad en förändring egentligen innebär och hur vi kan förstå människorna i förändringen. Är du redan nu nyfiken på hur du konkret kan gå till väga och inte vill ta omvägen via förändringsarbetets grunder, kan du hoppa direkt till kapitel 5.

© F Ö R F AT TA R N A O C H S T U D E N T L I T T E R AT U R

13

Mikal Björkström (t.v.) är leg. psykolog med OBM-inriktning. Han har mångårig erfarenhet av chefsroller på olika nivåer och i rollen som organisationskonsult.

Ola Rosenlind (t.h.) är personal- och beteendevetare med bakgrund från ledande roller inom HR. Han har sedan 2010 arbetat som konsult med fokus på verksamhetsutveckling och förändringsledning.

Båda har, som konsulter och chefer, omfattande erfarenhet av förändringsprocesser i arbetslivet med fokus på kultur och beteenden. Tillsammans driver de bolaget Making Change med ambitionen att göra det lättare och roligare att driva förändring.

För ändringens fem fallgropar – O h hur du undviker dem En handbok för hefer o h förändringsledare En vanlig föreställning är att majoriteten av förändringsinitiativ misslyckas.

Denna handbok för chefer och förändringsledare utmanar den föreställningen och visar att möjligheten att lyckas tvärtom är ganska god, så länge man undviker de vanligaste fallgroparna. I boken förklaras hur man konkret bör agera för att lyckas med förändring.

I Förändringens fem fallgropar ges först en övergripande genomgång av vad en förändringsledare behöver veta om förändring, med fokus på konkreta beteenden och på hur människor fungerar i förändring. De vanligaste fem fallgroparna, där många av missarna görs, beskrivs.

Därefter presenteras en praktisk förklaringsmodell för förändringsledning.

I boken ingår ett lättanvänt beslutsstöd som hjälper dig att löpande ta pulsen på förändringsarbetet. Beslutsstödet visar om ni är nära eller i fallgropen, eller om förändringen har fått styrfart. Beroende på aktuell status får du en mängd konkreta råd och direkt användbara verktyg som drastiskt kommer att öka chansen att nå de uppsatta målen.

Boken ger konkreta svar på frågor som: • • • • •

Hur gör jag det tydligt för alla vad förändringen innebär?

Hur kan jag möta olika reaktioner på ett konstruktivt sätt?

Hur kan jag bedöma om min plan är realistisk?

Hur får jag andra att ge nödvändigt stöd till min förändring?

Hur säkrar jag att förändringen blir bestående?

Art.nr 43377

studentlitteratur.se