Page 1

Systematiskt kvalitetsarbete i äldreomsorgen består av två delar: • Den första beskriver vad värdegrund är samt ger en teoretisk förankring till hur förbättringsarbete bör läggas upp. • Den andra består av en metoddel som stegvis och överskådligt beskriver författarens modell för ett systematiskt kvalitetsarbete utifrån värdegrunden. Boken vänder sig till chefer och kvalitetsansvariga inom äldreomsorgen. Erika Ask är fil.mag. i förbättringskunskap och kvalitetsförbättring inom vård och omsorg. Hon har lång erfarenhet som chef inom äldreomsorgen, både inom hemtjänst och på särskilt boende, och arbetar i dag som konsult.

ISBN 978-91-7741-112-3

9

789177 411123

Erika Ask SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE I ÄLDREOMSORGEN

Alla som arbetar inom äldreomsorgen har ett tydligt uppdrag att medverka till en god kvalitet inom omsorgen. Lagstiftningen tydliggör vilka rättigheter äldre har och vilka krav verksamheterna ska leva upp till.   I den här boken beskrivs en arbetsmetod för ett systematiskt upplagt kvalitetsarbete utifrån den nationella värdegrunden i socialtjänstlagen. Fokus ligger på systematik och ständiga förbättringar. Grundtanken, som är väl förankrad i forskningen, är att små kontinuerliga förändringar i en verksamhet leder till långsiktiga förbättringar. Det innebär att alla arbetslag ständigt ska befinna sig i ett förbättringsarbete som pågår vid sidan om den ordinarie verksamheten.

Erika Ask

SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE I ÄLDREOMSORGEN


INNEHÅLL Förord...............................................................7 Inledning......................................................... 11 Läsanvisning .............................................................. 17 Handlingsplan för dokumentation.............................. 18

DEL I VAD ÄR VÄRDEGRUND? Varför värdegrund? . . ....................................... 22 Fel fokus..................................................................... 23 Rätt fokus................................................................... 25 Hells Angels − en förebild i värdegrundssammanhang...........................................27 Vad är egentligen värdegrund?...................... 28 Ett sätt att styra en verksamhet...................................29 Äldreomsorgens nationella värdegrund.......................30 Lokalt framtagen värdegrund......................................30 En kompass i vardagen................................................ 31 En gemensam vision................................................... 32 En lärprocess.................................................. 34 Tyst kunskap − hur man är när man gör..................... 35


Ytinlärning kontra djupinlärning ............................... 35 Förutsättningar för djupinlärning...............................37 Lära genom att göra.................................................... 38 Förbättrings­k unsk ap ..................................... 42 Kunskap om variation.................................................42 Förändringspsykologi..................................................42 Lärandestyrt utvecklingsarbete...................................43 Systemteori.................................................................43 Alla förändringar leder inte till förbättringar.............. 44 De viktiga s:en........................................................... 44 Centralt för att lyckas.................................................. 45 För ändrings­p rocessens struktur . . .................. 49 Förändringsmotstånd.................................................. 51 Nya vanor och rutiner................................................. 52 Det som ”sitter i väggarna”.......................................... 55 Ständiga förbättringar.................................................57 Träning ger färdighet.................................................. 58 Vanor och rutiner . . .........................................60 Biologins roll ............................................................. 60 Hjälper och stjälper .................................................... 61 Valda sanningar..........................................................63 Grupputveckling ............................................ 66 Stabilitet och instabilitet............................................ 66


Individen i ­g ruppen ........................................ 70 Engagemang och motivation ..................................... 70 Delaktighet och inflytande ........................................72 Yrkesidentitet..............................................................73 Tanken är ju fri........................................................... 75

DEL II METODBESKRIVNING Beskrivning av arbetssättet........................... 78 Förberedelser inför värdegrundsarbetet ......................82 Val av förbättringsomr åde............................. 86 Steg 1: Bakvänd brainstorming ...................................86 Steg 2: Val av förbättringsområde................................87 Steg 3: Valt förbättringsområdes koppling till värdegrunden.........................................................89 Vad vill vi åstadkomma?..................................90 Steg 4: Hur fungerar valt förbättringsområde i dag?.... 91 Steg 5: Önskat läge......................................................94 Steg 6: Formulera mål.................................................94 Hur ser nuläget ut?.. ....................................... 96 Steg 7: Rotorsaksanalys – förslag på övningar ........... 96 Fem varför.............................................................. 97 Orsak-verkananalys..................................................98 Flödesanalys/flödesbeskrivning.................................100


Value stream mapping.............................................101 Kraftfältsanalys...................................................... 102 Steg 8: Nulägesanalys – förslag på mätmetoder..........105 Datainsamling....................................................... 108 Datainsamling som visualiseras med ett tidsseriediagram.......................................... 111 Brukarundersökning ...............................................112 Mätning genom granskning av dokument.................117 Mätning genom observation av en situation...............118 Mätning genom skattning av egen upplevelse.............119 Steg 9: Sammanfatta nuläget......................................121 Vilk a för ändringar k an leda till förbättring?.. .......................................... 122 Steg 10: Ta fram förbättringsförslag........................... 122 Steg 11: Val av förbättringsarbete att testa...................123 Genomför a valt förbättrings­a rbete .. ............ 125 Steg 12: Planera .........................................................125 Steg 13: Göra/genomföra ........................................... 129 Steg 14: Studera/analysera .........................................132 Steg 15: Agera/lära .....................................................134 Referenser..................................................... 140 Lästips.. ........................................................... 143


FÖRORD Denna bok handlar om att omsätta en värdegrunds ord i handling i ett systematiskt kvalitetsarbete för att skapa verklig förändring och förbättring. Boken vänder sig till äldreomsorgens verksamheter och beskriver en arbetsmetod för systematiskt upplagt kvalitetsarbete med och utifrån värdegrund, där systematik och ständiga förbättringar står i fokus. Arbetssättet skapar förutsättningar för verklig förändring av vanor och beteendemönster på såväl individ- som grupp- och verksamhetsnivå. Det handlar om ett aktivt vardagligt arbete där upplägget skapar förutsättningar för att omsätta kloka ord i faktisk handling. Ord som stannar på pappret skapar inget egentligt värde, ord måste omsättas i praktiken för att göra skillnad. En värdegrund utgör själva grunden i en organisation, då den tydliggör de grundläggande värden som allt agerande i verksamheten ska utgå från. Därför är det för mig självklart att det inte går att arbeta med den på ett enda sätt under en avgränsad period. Tvärtom måste den finnas med i vardagen och genomsyra allt arbete alla dagar för att utgöra en stabil grund. Just detta tog regering och riksdag fasta på och införde 2011 en nationell värdegrund inom äldreomsorgen: Socialtjänstens omsorg om äldre ska inriktas på att äldre personer får leva ett värdigt liv och känna välbefinnande (värdegrund) 5 kap. 4 § socialtjänstlagen (2001:453), SoL.

7


Det här är oerhört positivt och har lett till stort fokus på de grundläggande värden som styr och påverkar äldreomsorgen på olika sätt. Detta innebär att om vi vill förändra hur vi gör inom äldreomsorgen är det bästa sättet att arbeta med utveckling av de grundläggande värden som ska råda i organisationen. Trots det finns det stora utmaningar, framför allt svå­ righeten att omsätta ord till konkret handling i vardagens arbete. Det är en stor utmaning att levandegöra värdegrunden, men lyckas man finns det oerhört mycket att vinna. En samstämmig reflektion i de grupper jag arbetat med utifrån den arbetsmetod jag beskriver i boken är att den absolut största fördelen är långsiktigheten. Arbetet kan inte hafsas igenom med fokus på snabba resultat utan att det är ett arbetssätt i vardagen, alla dagar. En undersköterska sa till mig vid ett tillfälle när vi höll på att runda av min medverkan i ett kvalitetsarbete i Valdemarsviks kommun: Det här sättet att arbeta har varit så bra för att det faktiskt har blivit en personlig utveckling för mig. Jag tänker inte alls likadant nu som när vi började, men det är först nu jag har förstått det. Det har varit jobbigt och ovant, men roligt och meningsfullt. Det händer saker, vi förändrar faktiskt vårt arbetssätt och vi utvecklas. Det känns som om vi har påbörjat något nytt, något bra.

Det är det här som är nyckeln, att få snygga ord att beröra och påverka alla medarbetare på ett personligt plan. Det 8


är först när den personliga värdegrunden knyts ihop med organisationens som det börjar hända saker. Att det är så här beror på att det är så otroligt ansträngande med förändring, om vi inte uppnår den personliga kopplingen finns det helt enkelt inte tillräckligt stark drivkraft för att börja göra saker på ett nytt sätt. Jag tycker att det måste ses som ett ständigt pågående kvalitetsarbete, värdegrunden måste finnas med varje dag, vid varje arbetspass. Det är inget som blir klart utan det är en ständigt pågående process, där vi lär av varandra och varandras erfarenheter. Det är ett oerhört roligt och spännande område som de flesta tycker är inspirerande och meningsfullt att arbeta med om arbetet läggs upp och genomförs på rätt sätt. Idén till boken föddes efter att jag 2016 avslutat ett uppdrag som projektledare för ett sektorövergripande värdegrundsarbete i Valdemarsviks kommun. Med mig hade jag erfarenheter från eget chefskap på olika nivåer inom äldreomsorgen och en färsk magisterexamen inom ämnet Förbättringskunskap och kvalitetsförbättring inom vård och omsorg. I Valdemarsvik fick jag chansen att planera och genomföra ett genomgripande kvalitetsarbete på det sätt jag tycker förbättringar ska genomföras: från grunden, systematiskt och långsiktigt. Jag vände på arbetsgången och valde att först arbeta fram ett arbetssätt för implementeringen. Här utgick jag från de väl beforskade kunskaper som finns runt hur förbättringsarbeten på organisationsnivå bör genomföras för att de ska leda till verkliga resultat. Upplägget utgår från förbättringskunskapens vetenskapsområde och är baserat på 9


systemteori, kunskap om variation, förändringspsykologi samt lärandestyrt utvecklingsarbete. I nästa steg utbildade och handledde jag alla medarbetare och chefer i arbetssättet och sist under projekttiden ledde jag sektorns arbete med att formulera deras egen lokala värdegrund. Detta upplägg innebar att deras riktiga värdegrundsarbete inleddes först när jag som projektledare slutat mitt uppdrag. Då som först var värdegrunden formulerad, arbetssättet grundat i hela organisationen och alla var redo att sätta i gång och arbeta på allvar. Jag är djupt tacksam att ledningsgruppen i Valdemarsvik vågade ”släppa lös” mig i sin organisation. Jag har aldrig haft så roligt på jobbet eller lärt mig så mycket som under mina år i ”Vika”. Denna bok bygger på de erfarenheter vi gjorde tillsammans och jag hoppas att dessa kan inspirera andra att använda sin värdegrund som utgångspunkt för ett mer systematiskt, konkret och långsiktigt kvalitetsarbete. Erika Ask

10


VARFÖR VÄRDEGRUND? En värdegrund talar om för organisationens medarbetare vad som är viktigast i deras arbete, den tydliggör vad de ska fokusera extra på. Den är formulerad på ett generellt sätt och tanken är att den ska vara ett stöd i och en ledning för arbetet som utförs i vardagen på alla nivåer. Den är tänkt att leda verksamheten mot ett gemensamt mål. Inom omsorgsverksamhet handlar det till största delen om mötet med den människa som verksamheten är till för, en värdegrund tydliggör vad som är viktigast i detta möte. Värdegrund, vad ska vi med det till? Vi har redan arbetat med värdegrund en gång och det fungerade inte. Varför ska vi lägga pengar på detta när det är mer personal vi behöver? Vi arbetar redan så. Vi orkar inte med mer utbildning, låt oss sköta vårt arbete i lugn och ro!

Det här är inte helt ovanliga reaktioner från både chefer och arbetslag i inledningen av ett värdegrundsarbete. Kommentarer av detta slag visar på grundläggande fel i upplägget av tidigare förbättringsarbeten och även på bristande kunskap 22


om vad en värdegrund innebär och vad dess syfte är. En organisations värdegrund är ju själva grunden för allt arbete: allt som utförs inom organisationens väggar ska utgå från den, hela tiden, alla dagar. Det är inget man kan bli färdig med och det är inget som inte kan fungera − det måste fungera. Det är också ett arbete som måste fortgå hela tiden, värdegrunden behöver vara ständigt närvarande och en del i allt arbete, i alla möten med de människor som har någon form av stöd från verksamheten. Syftet med att arbeta med och utifrån värdegrund i en organisation är alltid att skapa förbättrad kvalitet. Hur stor kvalitetsförbättringen blir är däremot helt beroende av hur arbetet läggs upp och genomförs. Genom den nationella värdegrunden i socialtjänstlagen har den allra högsta ledningen för äldreomsorgen (riksdag och regering) formulerat inriktningen för Sveriges äldreomsorg. Många organisationer väljer också att formulera en egen värdegrund utifrån lagstiftningens krav för att ytterligare förstärka arbetet.

Fel fokus Jag anser att värdegrundsarbete inom äldreomsorgen ofta tenderar att fokusera på fel saker. Detta leder till att arbetet egentligen inte förändrar något alls ute i verksamheterna. Visionen kommer så att säga inte ”ut genom händerna” på organisationens människor utan stannar som snygga ord på ett papper. Detta är väldigt synd, då det är ett oerhört kraftfullt och användbart verktyg vid verksamhetsutveckling i allmänhet och inom vård och omsorg i synnerhet. Många organisationer lägger så mycket krut på att arbeta 23


fram och gemensamt formulera sin egen eller utbilda i den nationella värdegrundens betydelse att de sedan varken har resurser eller ork att omsätta orden till handling. Orden måste leda till förändrat agerande runt om i organisationen om de ska skapa något som helst värde. Detta många gånger felaktiga fokus beror helt enkelt på att organisationen inte vet hur den ska göra, problematiken är uppenbar men man hittar ingen lösning. Att gå från ord till handling − på riktigt − är väldigt komplext och väldigt svårt. Det finns ingen enkel formel för hur detta ska göras. Ett problem är att det ofta saknas systematik och långsiktighet. De flesta inser att dessa komponenter är nödvändiga, men få får till det. Det skapas former för arbetsupplägg centralt och samma angreppssätt, upplägg och tidsspann används i organisationens alla arbetslag. Men verklig verksamhetsutveckling fungerar tyvärr inte så. Varje grupp är unik och alla grupper har olika förutsättningar, vilket innebär att allt utvecklingsarbete måste anpassas utifrån varje grupp för att nå framgång. Det är också nödvändigt att skapa delaktighet och en känsla av meningsfullhet i varje grupp och hos varje individ för att medarbetarna ska tycka att det är lönt att anstränga sig, det måste finnas en vilja till förändring. Generellt finns också en alltför stor tilltro till att ny kunskap, tillägnad genom teoretisk utbildning, automatiskt leder till nytt agerande på både individ- och gruppnivå, vilket är ett stort misstag då vi människor vet mycket om hur vi borde göra saker men vi gör ändå helt tvärtemot. Till exempel vet de flesta hur bra det är med motion och vilken slags mat som är nyttig, men den kunskapen räcker sällan som ensamt 24


incitament för förändring. Vi ska också ta med i beräkningen att det är ännu svårare att skapa förändring på gruppnivå, eftersom det är flera människor som måste förändra sig i samma riktning och under samma tid.

Rätt fokus En värdegrunds grundläggande syfte är alltid att den ska leda till förbättringar i verksamheten. Tanken och målet är att de framtagna orden ska användas och på olika sätt skapa värde i organisationen. Viktigt är då att ha med sig två saker: För det första att förbättring, oavsett av vad, väldigt sällan uppnås av sig själv utan den föregås alltid av någon form av förändring. För det andra att förändring, att göra saker på ett nytt sätt, alltid är jobbigt och svårt, särskilt på gruppnivå och i synnerhet när grundläggande värderingar är inblandade. Men utan förändring sker heller ingen förbättring. Utifrån detta resonemang kan vi konstatera att ett värdegrundsarbete måste leda till ett förändrat agerande på något plan för att dess syfte ska uppnås. Därför är det klokt att lägga upp arbetet utifrån de kunskaper som finns runt hur förbättring/förändring/utveckling på bästa möjliga sätt skapas på organisationsnivå. Upplägget baseras på en vedertagen och ofta använd modell för systematiskt förbättringsarbete, den så kallade Förbättringsmodellen. Kort beskrivet innebär modellen att små, konkreta och verksamhetsnära förbättringsarbeten utifrån värdegrunden kontinuerligt genomförs i alla arbetslag. Gruppen ställer sig frågan: Vad behöver vi sluta göra eller göra annorlunda för att bättre leva upp till värdegrunden? Den planerar och 25


genomför ett förbättringsarbete utifrån det den kommit fram till och tvingar på så sätt fram ett nytt sätt att göra invanda saker på. Genom att göra på ett nytt sätt och gemensamt reflektera och lära av det som gjorts skapas förutsättningar för både individuellt och kollektivt lärande (learning by doing). På detta enkla sätt levandegörs värdegrundens ord och ges innehåll relaterat till aktuell verksamhet. Arbetsmetoden levandegör och konkretiserar helt enkelt målet och skapar förutsättningar att gå från ord till handling. När arbetet med och utifrån värdegrunden blir konkret blir det också begripligt och meningsfullt − man förstår vad verksamheten ska ha den till, dess syfte och vad den faktiskt innebär för mig och för oss som grupp i relation till mitt och vårt vardagliga arbete. Grundtanken, som är väldigt väl beforskad och vedertagen, är att små kontinuerliga förändringar i en verksamhet leder till långsiktiga förbättringar. Man ställer helt enkelt om verksamheten en bit i taget till att bättre efterleva organisationens värdegrund. Tanken är att alla arbetslag ständigt ska befinna sig i ett förbättringsarbete, det ska vara en naturlig del i arbetet som pågår vid sidan om det ordinarie arbetet. Arbetsmetoden skapar en gemensam ram och ett gemensamt, systematiskt arbetssätt i organisationen, men innehållet (själva förbättringsarbetet) och upplägget (hur länge man stannar på varje steg) anpassas efter varje grupps förutsättningar.

26


Systematiskt kvalitetsarbete i äldreomsorgen består av två delar: • Den första beskriver vad värdegrund är samt ger en teoretisk förankring till hur förbättringsarbete bör läggas upp. • Den andra består av en metoddel som stegvis och överskådligt beskriver författarens modell för ett systematiskt kvalitetsarbete utifrån värdegrunden. Boken vänder sig till chefer och kvalitetsansvariga inom äldreomsorgen. Erika Ask är fil.mag. i förbättringskunskap och kvalitetsförbättring inom vård och omsorg. Hon har lång erfarenhet som chef inom äldreomsorgen, både inom hemtjänst och på särskilt boende, och arbetar i dag som konsult.

ISBN 978-91-7741-112-3

9

789177 411123

Erika Ask SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE I ÄLDREOMSORGEN

Alla som arbetar inom äldreomsorgen har ett tydligt uppdrag att medverka till en god kvalitet inom omsorgen. Lagstiftningen tydliggör vilka rättigheter äldre har och vilka krav verksamheterna ska leva upp till.   I den här boken beskrivs en arbetsmetod för ett systematiskt upplagt kvalitetsarbete utifrån den nationella värdegrunden i socialtjänstlagen. Fokus ligger på systematik och ständiga förbättringar. Grundtanken, som är väl förankrad i forskningen, är att små kontinuerliga förändringar i en verksamhet leder till långsiktiga förbättringar. Det innebär att alla arbetslag ständigt ska befinna sig i ett förbättringsarbete som pågår vid sidan om den ordinarie verksamheten.

Erika Ask

SYSTEMATISKT KVALITETSARBETE I ÄLDREOMSORGEN

Profile for Smakprov Media AB

9789177411123  

9789177411123  

Profile for smakprov

Recommendations could not be loaded

Recommendations could not be loaded

Recommendations could not be loaded

Recommendations could not be loaded