9789170276620 by Smakprov Media AB

Budget

Björn Lundén

BUDGET visar hur du gör en användbar budget för ditt företag. Boken är en praktisk handbok där du steg för steg och konto för konto ser hur budgetarbetet ska gå till. Du får en ordentlig genomgång av hur du gör en resultatbudget,enl ikviditetsbudgeto chen balansbudget. Utan en bra budget är det svårt att ha kontroll över företagets ekonomi. Med en bra budget blir det lätt att förebygga svackor i likviditeten och undvika förlustprojekt. UR INNEHÅLLET Vad är en budget? • Underlaget för budgeten • Olika slags budgetar • Budgetarbetet • Ansvar för budgeten • Budgetuppföljning • Fördelar och nackdelar med budget • Det budgetlösa systemet • Prissättning • Resultatbudget • Lik viditetsbudget• S ambandm ellanr esultat, lik viditet och balans • Nyckeltal • Datorn i budgetarbetet.

FÖRFATTARNA Björn Lundén och Ann-Britt Ann-Britt Smitterberg

Smitterberg är redovisningsexperter på Björn LundénI nformationA B.

– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

www.blinfo.se

BJÖRN LUNDÉN & ANN-BRITT SMITTERBERG

Budget Handbok för småföretag SJUNDE UPPLAGAN

Budget Handbok för småföretag av Björn Lundén och Ann-Britt Smitterberg

Sjunde upplagan

Björn Lundén Information AB Box 84, 820 64 Näsviken. Tel: 0650-54 14 00. Fax: 0650-54 14 01 E-post: info@blinfo.se. Hemsida: www.blinfo.se.

Copyright författarna och Björn Lundén Information AB 2010. Omslag och sättning av Jennie Wik, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Brödtexten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel. Denna upplaga av boken är tryckt i 1 000 exemplar hos Elanders. Tidigare upplagor är tryckta i sammanlagt 13 500 exemplar. Bokens inlaga är tryckt på MunkenPrint Cream 90g, FSC-papper och omslaget är tryckt på Invercote G 240g. Sjunde upplagan, augusti 2010. ISBN 978-91-7027-662-0

Innehåll Om boken . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .7 Vad är en budget?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .8 Fördelar och nackdelar med budget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10 Olika slags budgetar . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .12 Underlaget för budgeten . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .13 Affärsplan . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .16 Budgetarbetet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .18 Verktyg i budgetarbetet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .24 Budgetuppföljning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .32 Resultatbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .37 Prissättning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .41 Likviditetsbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .46 Balansbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .59 Investeringsbudget . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .62 Konto för konto. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .66 Nyckeltal. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .84 Förbättra lönsamhet och likviditet. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 105 Budgetbaserad vinstdelning . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 108 Det budgetlösa systemet . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 110 Exempel på budgetar. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .112 Sökordsregister . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .126

Om boken Det har skrivits många böcker om budgetar och budgetarbete, men vi har hittills inte hittat någon som på ett enkelt och handfast sätt förklarar hur man gör i praktiken. Därför tror vi att det finns ett stort behov av en sådan här bok. Boken är skriven för mindre företag i alla branscher. Kanske kan också du som arbetar i ett stort företag få användbara uppslag. Redovisningskonsulter och andra som arbetar med redovisning kan säkert hitta många tips. Vi tror även att boken med fördel kan användas som kursbok. Hänvisningar till andra böcker Budgetarbetet är nära förknippat med både den löpande redovisningen och bokslutet. Vill du läsa mer om detta rekommenderar vi våra böcker BOKFÖRING & FÖRENKLAT ÅRSBOKSLUT och BOKSLUT OCH ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 . Arbete med nyckeltal hör ihop med budgetarbetet. Vi har därför lagt in ett avsnitt om hur du räknar ut nyckeltal och hur du styr företaget genom dessa. Boken uppdateras på vår hemsida På vår hemsida blinfo.se kan duhitta ändringar och kompletteringar som inträffat efter att vi tryckt boken. På så sätt är boken aktuell under mycket längre tid. När du befinner dig på startsidan väljer du BL Bok Plus och därefter boktiteln Budget. På blinfo.se kan du även beställa mallar för likviditets- och resultatbudget, välj rubriken Dokumentmallar. Tacksam för tips Detta är den sjunde upplagan av boken. Vi tar gärna emot tips på förbättringar inför nästa upplaga.

Vad är en budget? En strategi är den inriktning och metod som företaget har valt för att uppnå sina långsiktiga mål. En prognos är en bedömning av sannolikt utfall av verksamheten. Prognosen baseras vanligen på en sammanslagning av historiskt utfall och budget. Prognosen kan upprättas på lång eller på kort sikt. En plan är vad företaget ska göra på relativt kort sikt, kanske upp till ett år. En budget är en plan som har översatts till siffror. En budget definieras ofta som en ekonomisk handlingsplan, vilken är upprättad i syfte att styra handlandet mot vissa mål. Gissning om framtiden En budget kan beskrivas som en mer eller mindre intelligent gissning om hur företagets situation kommer att se ut vid ett visst framtida tillfälle (balansbudget) eller för en viss kommande period (resultatbudget eller likviditetsbudget). Ju bättre underlag för gissningen du har, desto bättre blir budgeten. I kapitlet om budgetarbetet kan du läsa om vilka förutsättningar du bygger budgeten på. Den mjuka budgeten En budget består av en mängd siffror och det är lätt att glömma bort att den ska spegla en konkret verklighet i företaget och dess omgivning. Budgeten har också en mjuk sida, faktorer som kan vara svåra att uttrycka i siffror. Dessa faktorer får du försöka beskriva med ord. Tillsammans med budgetsiffrorna ger denna beskrivning en bild av företagets framtid för budgetperioden. Du måste titta på bl a följande mjuka faktorer:

· Marknaden. Hur kommer efterfrågan på dina varor och tjänster att utvecklas? Kommer ny teknik att få effekter för din verksamhet? Är du verksam i en trendkänslig bransch? Vad gör konkurrenterna? Vilka är kunderna och var finns de?

Vad är en budget?

· Priserna. Vad händer hos konkurrenterna? Ska du profilera dig ·

· ·

genom höga eller låga (eller lagom) priser? Ska priserna höjas, sänkas, eller ligga fast? Personalen. Har du rätt personal? Hur är det med ålderssammansättningen? Hur hög är personalomsättningen? Behöver vi anställa eller säga upp personal? Vilka är nyckelpersonerna? Ligger lönerna och förmånerna rätt? Produkterna. Är kvaliteten tillräckligt hög? Är produktionen rationell? Kan produkterna utvecklas? Omvärlden. Vilka hot finns mot din verksamhet? Kommer skärpta miljökrav att påverka företaget? Finns det lagstiftning på gång som kommer att medföra hinder? Kommer nya innovationer att påverka din marknad? Kreditmarknaden. Kommer det att finnas möjlighet att låna pengar även i fortsättningen?

Ovanstående faktorer måste du ta hänsyn till så långt det är möjligt när du uttrycker budgeten i siffror. Men allt kan säkert inte omvandlas till siffror. Personliga mål I börsnoterade företag finns ett övergripande mål – så stor avkastning som möjligt till aktieägarna. Men så är det inte alltid i ett litet ägarlett företag. Här kan det finnas andra, mer personliga mål. Du måste tänka efter vad du själv vill med ditt företag. Vill du att det ska växa? Vill du att företaget ska rationalisera hårt eller anställa mer personal? Vill och behöver du ta ut mycket pengar ur företaget för egen del? Vill du trappa ner på din egen arbetsbörda?

Fördelar och nackdelar med budget Många fördelar Det finns många fördelar med att göra en budget i företaget:

· Arbetet med budgeten tvingar dig att åtminstone en gång om året · · · · ·

tänka igenom företagets situation och dess framtid. Genom en budget stramar du upp styrningen av företaget. Den mentala kraften får inte underskattas. Om du och dina medarbetare enas om ett visst budgetmål är möjligheten stor att målet uppfylls. Det är nyttigt att se vilka olika alternativ som finns. Detta brukar kallas känslighetsanalys. Budgetar är ett sätt att ge ansvar åt medarbetarna i företaget. En budget kan fungera som underlag för olika former av bonuslön. Det kan du läsa om i kapitlet om vinstdelning. Budgeten kan vara en samlande kraft i företaget. Det är en länk mellan de olika avdelningarna och mellan människorna och företaget.

Få nackdelar Det finns även nackdelar med budgetarbete:

· Det går åt mycket arbetstid och energi som i stället skulle kunna användas till andra uppgifter i företaget. Det kan t ex vara att se över företagets kostnader och komma fram till besparingar som skulle kunna göras. · Det finns risk för att medarbetarna låser sig vid budgetmålen. Även om företaget går bra så vill man inte göra mer än budgeten säger. På så sätt kan det bli ett slack i produktionen, dvs att man inte utnyttjar kapaciteten fullt ut. Detta är dock inte alltid en nackdel. Ur kvalitetssynpunkt kan det vara en fördel att inte överträffa budgeten. Slacket kan vara en vilopaus för att sedan gå vidare med större kraft.

Fördelar och nackdelar med budget Svårt i vissa lägen I vissa lägen är det mycket svårt att göra budget i ett företag. När inflationen är mycket hög är det nästan omöjligt att göra en traditionell budget. Det är också svårt att göra budget i företag som

· är nystartade · går in på nya marknader · växer väldigt snabbt. Lösningen blir här att bryta ner både budget och uppföljning i mycket kortare perioder än ett år. I företag som är på väg brant utför brukar det också vara svårt att göra budget, men här är det kanske extra viktigt att försöka göra en så bra budget som möjligt. Detta försvåras dock ofta av att företag i sådana situationer saknar den rätta motivationen.

Olika slags budgetar I ett litet företag är det framför allt de här typerna av budgetar som du arbetar med:

· resultatbudget · likviditetsbudget · balansbudget. Dessa brukar kallas företagets huvudbudgetar. Delbudgetar De olika delfunktionerna i företaget kan också ha egna budgetar. Du kan göra budget för:

· · · · · ·

försäljning produktion inköp investeringar marknadsföring administration.

Du kan också bryta ner budgetarbetet på en lägre nivå genom att göra lokalbehovsbudget, personalbudget, räntebudget osv, men det är inte så vanligt i mindre företag. En delbudget kan vara nödvändig för att senare kunna sammanställa en resultatbudget och en likviditetsbudget. En investeringsbudget måste du ha som underlag för att budgetera avskrivningar (resultat) och finansiering (resultat och likviditet). Finansieringsanalys Ytterligare ett instrument för företagets planering är finansieringsanalysen. Den visar hur penningströmmarna rör sig i företaget och kallas också cash flow-analys. En budgeterad finansieringsanalys för några år framåt kan vara ett bra hjälpmedel vid exempelvis en planerad nyinvestering. Där kan du se om företaget genererar tillräckligt med internt tillförda medel (cash flow) för att bära både räntor och amorteringar på det nya lånet. Du kan också se om den ökning av rörelsekapitalet som expansionen medför kan täckas. Den budgeterade finansieringsanalysen bygger på de övriga budgetarna. 12

Underlaget för budgeten Dokumentera de övergripande förutsättningarna Det är mycket viktigt att du skriver ner och förklarar de förutsättningar (antaganden) du räknar med när du gör budgeten. Annars kan du inte gå in i efterhand och titta på hur du tänkte. Övergripande förutsättningar för Bokförlaget Kråkans budget: Papperspriset höjs nästa år med 28% Bolagsskatten sänks nästa år till 25% Lönekostnaderna stiger med 6% Priserna stiger med 5% Ränteläget blir oförändrat

Dessutom måste du göra anteckningar om varje konto, men det förklarar vi längre fram. Underlag från olika håll Du kan hämta underlag för budgeten från många olika håll. Var kreativ. Ju fler källor du använder, desto större är möjligheten att träffa rätt. Här är några exempel.

· Föregående års siffror. I många företag görs budgeten så att man tar

· · · · ·

förra årets siffror och bara ökar alla belopp med 10–15%. Det är ingen genomtänkt budget. Då kan du lika gärna jämföra med förra årets siffror direkt. Du måste använda dem som utgångspunkt, och utifrån dem besluta om budgetsiffran för varje post för sig. Det är förmodligen det vanligaste budgetunderlaget bland småföretag. Index. Det finns olika index, t ex konsumentprisindex, referensränta, prisbasbeloppet, fleråriga löneavtal. Konkurrenterna. Deras prisfilosofi, nya produkter och marknadsandelar. Marknaden. Genom att uppskatta marknadens behov av dina produkter kan du beräkna vilken volym du måste tillverka och sälja, hur mycket du måste köpa in, antal anställda osv. Lagar och förordningar. Procentsatser för arbetsgivaravgifter, moms, semesterlöner, reklamskatt, inkomstskatt, arbetstidslagstiftning, tullbestämmelser. Omvärlden. Konjunkturer, EU, riksdagsval.

Underlaget för budgeten Räkna i antal När du börjar räkna på budgeten, försök att räkna i antal så långt det är möjligt och vänta i det längsta med att omvandla siffrorna till kronor eller procent. En restaurang beräknar att ha öppet i 215 dagar och att ha ca 125 gäster per dag. Genom att arbeta med antal och volymer blir det lättare att beräkna inköp och personalbehov, än det skulle varit om dessa beräkningar baserats på omsättningen i kronor.

Dokumentera detaljförutsättningarna Även på detaljnivå, dvs när du budgeterar siffror för de olika kontona, är det oerhört viktigt att du dokumenterar exakt hur du tänkt för att komma fram till siffran. Vi vill rent av påstå att utan denna dokumentation är budgeten mer eller mindre värdelös. Spara anteckningarna så att du lätt kan ta fram dem. De behövs när du följer upp budgeten och kan då ge förklaringar till eventuella avvikelser. Anteckningarna behövs också när du styr företaget. Genom anteckningarna ser du i efterhand hur du tänkte dig strategin för företaget. På så sätt slipper du göra tidsödande planeringar för samma sak flera gånger. Förklara ordentligt Det är viktigt att du inte slarvar med anteckningarna. Om där bara står samma sak som i budgetsiffran är de inte till någon hjälp. Skriv inte heller allt för kortfattat. Du måste kunna begripa hur du tänkte även flera månader eller år senare. Du sparar mycket tid inför kommande års budgetarbete om du skriver in anteckningarna i ett ordbehandlingsprogram. I programmet kan du lägga upp mallar för dokumentationen. Tänk också på att det inte bara är du själv som ska förstå vad du skrivit. När budgeten ska följas upp eller beslut ska fattas kanske du inte arbetar kvar i företaget, eller så har någon annan övertagit ansvaret för ekonomistyrningen i företaget. Ibland vill även banken ha en förklaring. Anteckningarna bör i vissa fall göras både på helårsbasis och nedbrutet per månad, framförallt om företaget har stora säsongvariationer.

Underlaget för budgeten Löner (hela året): 2011 räknar vi med att ha fem tillsvidareanställda: Anställa månadslön övertid + ob Bengt 25 000 0 Gerd 25 000 0 Amir 20 000 3 000 Jonas 17 500 1 000 Alexia 17 200 2 500 Dessutom behövs extrapersonal i 3 400 timmar. De har en timpeng på 75,50 kr + semesterersättning.

Kundfordringar/likvida medel: Vi har 14 dagars betalningsvillkor och räknar med att fakturorna betalas efter i genomsnitt 20 dagar. Det tar i genomsnitt 5 dagar från försäljning till fakturering. Det innebär 25 dagar från försäljning till inbetalning. Det som säljs under de första 5 dagarna i månaden budgeteras därför som inbetalning samma månad, medan det som säljs under de följande 25 dagarna budgeteras som inbetalning nästkommande månad.

Ränta kontokredit (månadsvis): Enligt föregående års redovisning utnyttjades kontokrediten med 100 000 kr under april–juni och med 80 000 kr under november–december. I år räknar vi med att företagets omsättning ökar med 25% och att den ökningen slår igenom på den utnyttjade kontokrediten. Vi har inte lyckats göra någon prognos över räntan utan utgår från föregående års nivåer.

Affärsplan I en affärsplan beskriver du företagets verksamhet och affärsmål samt vad företaget planerar att göra för att nå dessa mål. Viktig för nyföretagare För nyföretagare kan det vara viktigt att ta fram en genomarbetad affärsplan. Dels för att kunna analysera styrkor och svagheter i affärsidén, dels för att banker och andra finansiärer ska kunna ta ställning till verksamhetens framtida lönsamhet. En affärsplan kan även användas efter det att verksamheten är igång. Den fungerar då oftast som ett av flera styrdokument. Innehåll Innehållet varierar mellan olika affärsplaner men följande punkter återfinns ofta:

· · · · · · · · · · · · · ·

affärsidé ägarna och deras kompetens styrelse och företagsledning bransch produkter marknad konkurrenter kunder marknadsföring och försäljning leverantörer finansieringsanalys risker och möjligheter framtidsprognoser visioner.

Ladda hem mall för affärsplan från bokens webbplats Från bokens webbplats (se kapitlet Om boken) kan du ladda hem en mall för affärsplanen. Mallen är framtagen av ALMI Företagspartner. Du sparar ner planen i din dator och fyller i den direkt på skärmen. I mallen finns anvisningar för hur du fyller i affärsplanen på ett korrekt sätt.

Aff채rsplan Mallen inneh책ller bl a en resultatbudget och en likviditetsbudget. L채s g채rna kapitlen om resultat- och likviditetsbudget innan du fyller i budgetarna.

Budgetarbetet Arbetsgången I något större företag bör en person utses som ansvarig för att budgeten blir klar i rätt tid. I mindre företag är det oftast ägaren som gör budgeten, eventuellt tillsammans med sin redovisningskonsult. Du bör ta hjälp av andra i företaget och det är en stor fördel om du kan engagera så många som möjligt i budgetprocessen. Den budgetansvarige kan ju inte veta allt. Dessutom blir medarbetarna mer engagerade om de själva får påverka budgeten. Försäljningschefen upprättar försäljningsbudget. Den marknadsansvarige får göra en sammanställning över planerade annonser och annan reklam. Vd får ge de övergripande målen för verksamhetsåret, exempelvis om företaget ska satsa på ökad omsättning, lägre kostnader, högre kvalitet eller stora utbildningsinsatser. Den dataansvarige får sammanställa investeringsbehovet för datorer och programvaror. Den personalansvarige får sammanställa personalbehovet för räkenskapsåret. Han måste även titta på lönenivåerna för perioden.

Med ledning av vad du får veta från de andra på företaget sammanställer du ett preliminärt budgetförslag. Detta förslag bör så många som möjligt på företaget få se och lämna synpunkter på – innan du fastställer budgeten. Om budgetarbetet görs på detta sätt ökar förståelsen för företagets ekonomi och verksamhet. Företagets målsättning förankras dessutom hos övriga medarbetare. I företag som har en aktiv styrelse är det vanligt att styrelsen fastställer budgeten. Därefter bör den bara ändras om det inträffar något väldigt speciellt. Kopplad till redovisningen Du har mycket stor frihet när du gör företagets budget. Det finns inte alls samma formella krav på en budget som på redovisningen. Där gäller exempelvis bokföringslagen och årsredovisningslagen. Vissa företag måste ha en revisor, som reviderar bokslutet varje år. Något sådant krav finns inte för budgeten.

Budgetarbetet Ändå måste det framåtriktade budgetarbetet kopplas till det bakåtriktade redovisningsarbetet. Annars går det inte att följa upp budgeten, dvs jämföra med hur det sedan blev. Därför måste budgeten och redovisningen läggas upp efter samma principer. Detta innebär normalt att du utgår från företagets kontoplan när du upprättar budgeten. Förhållandet kan även vara omvänt, dvs du utgår från budgeten när du anpassar företagets kontoplan. Låt inte redovisningen styra budgeten Här har vi en bestämd uppfattning: Det är inte redovisningen som ska styra budgeten. Det är budgeten som ska styra redovisningen. För en viss period gör du budgeten på ett tidigare stadium än redovisningen, det ligger i sakens natur. Budgeten är ju framåtriktad, medan redovisningen sysslar med historia. När du gör budgeten tänker du mer kreativt och i bästa fall koncentrerar du dig på väsentligheter så att du får en bra överblick. Då finns det all anledning att låta redovisningen följa budgeten. Om du av någon anledning vill ha fler konton i redovisningen än vad du har i budgeten, måste du göra en komprimerad version av redovisningens balans- och resultaträkning varje gång du jämför med budget.

Budgetarbetet Komprimerad balans- och resultatr채kning

Budgetarbetet Målstyrning Budgeten kan vara målstyrd. Det innebär att du ställer upp ett mål som budgeten ska styra mot. Det kan vara ett nyckeltal, t ex att företagets kapital ska ge en viss avkastning. Det kan också vara ett relativt mål som att bli så mycket bättre än en viss konkurrent. Eller ett absolut mål som att nå en viss årsomsättning eller marknadsandel. Du kan också tänka på att det kan finnas olika handlingsalternativ för att nå dina mål. Budgeten kan också användas som ett sätt att motivera personalen, t ex i samband med system för bonuslön. Själva budgetarbetet bör också göra medarbetarna engagerade i företagets ekonomi. Offensiv och defensiv budget Det är viktigt att du tänker affärsinriktat (marknadsinriktat) när du gör budgeten, så att du inte bara tittar på kostnadssidan. Det brukar vara mycket svårare att budgetera intäkterna än kostnaderna. En offensiv budget utgår från intäktssidan för att räkna ut vilka kostnader som ska tillåtas. En defensiv budget utgår i stället från kostnadssidan för att räkna ut vilka intäkter som krävs. Nedbruten budget Det räcker inte med att göra budgeten för ett helt år och för hela företaget. Den måste brytas ner i kortare tidsperioder, och på mindre avdelningar. Detta kan verka mycket arbetsamt och tidskrävande, men du kan effektivisera arbetet genom att använda ett redovisningsprogram med ett bra budgetverktyg. Man kan välja att dela upp årsbudgeten i någon av följande perioder:

· · · ·

månadsbudgetar kvartalsbudgetar tertialbudgetar (fyra månader) halvårsbudgetar.

Om du gör en budget för flera år framåt kan det vara lämpligt att bryta ner det närmaste året på korta perioder och därefter arbeta med längre perioder. Dessutom bör budgeten delas upp på olika avdelningar i företaget. Det bästa är att först göra avdelningsbudgetarna och sedan pussla ihop dem till en budget för hela företaget. Men det finns företag där man gör tvärtom.

Budgetarbetet Tiden för budgetarbetet Arbetet med årsbudgeten börjar oftast i slutet av året före det år som budgeten omfattar. Som underlag har du då rapporter från den första delen av året och enbart prognoser för den återstående delen av året. Dessutom finns föregående års budgetsiffror, som kan ge en viss ledning. Den här framförhållningen är oftast nödvändig i ett stort företag där olika avdelningar ska rapportera in sina delbudgetar och ekonomiavdelningen därmed har ett tidsödande arbete med att ställa samman allt material till en årsbudget. I ett litet företag kan det vara bättre att vänta en bit in på räkenskapsåret med att göra budget. Då finns föregående års siffror klara, åtminstone i preliminärt skick. Det betyder att företaget får styras utan budget under en eller ett par månader. Ett annat alternativ är rullande budget som du kan läsa om i kapitlet Likviditetsbudget. Peta inte i detaljer Det är väldigt lätt att gräva ner sig i detaljer när man gör en budget. Arbetet blir då både svårt och tidsödande, och i värsta fall leder detta till att det inte blir någon budget gjord alls. Försök att se till de stora linjerna och bry dig inte om att göra budgeten allt för exakt. I en budget som gäller för en kortare tidsperiod är det lättare att planera i detalj, medan det nästan är omöjligt för en längre period. Vid uppföljningen av en allt för detaljerad budget blir rapporterna ofta sena eftersom de är mycket arbetskrävande att göra. Det kan betyda att väsentliga avvikelser inte upptäcks i tid. Nyckeltal som varningssignaler När du gör budgetar för företaget kan du också ta fram vissa nyckeltal som bygger på budgetsiffrorna. Detta kan du läsa om i kapitlet Nyckeltal. Nyckeltalen kan användas som varningssignaler. Det finns flera undersökningar där man har tittat på sambandet mellan vissa nyckeltal och risken för konkurs. Det är framför allt följande nyckeltal som du bör hålla ögonen på:

· · · ·

kassalikviditeten soliditeten tillgångarnas avkastning nettomarginalen.

Budgetarbetet Inflationen och budgeten I den löpande redovisningen tar man ingen hänsyn till inflationen. Allt bokförs efter antagandet att penningvärdet är konstant. Avskrivningarna görs på anläggningarnas historiska anskaffningsvärde även om återanskaffningsvärdet idag är betydligt högre. Stigande vinster behöver inte betyda att företaget går bättre, det kan vara en effekt av enbart prisstegringar. Vid en inflationstakt på högst ca 10–20% finns det enligt vår mening ingen anledning att lägga ner arbete på en inflationsanalys i budgetarbetet i mindre företag. I Sverige har inflationstakten de senaste åren varit mycket låg, under en procent. Du bör dock ta hänsyn till prisökningar för varje post för sig när du gör budgeten. Framtidens budgetarbete Vi måste räkna med en allt snabbare utveckling i både företaget och omvärlden. Det betyder att det inte kommer att räcka att göra budget en gång om året, utan vi måste göra rullande årsbudgetar eller budgetar för kortare perioder. Budgeten måste också bättre anpassas till marknaden och följas upp mycket tätare. Något som naturligtvis underlättas av datorprogram som gör det enklare både att göra och revidera budgetar. Detta kan du läsa mer om i nästa kapitel.

Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & FÖRENKLAT ÅRSBOKSLUT BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTT BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE AV FÖRETAGSFORM BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILLAKTIEBOLAG BYTE FRÅN HANDELSBOLAG TILLAKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DET NYA SKATTEFÖRFARANDET EKONOMISK UPPSLAGSBOK EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSJURIDIK FEMTIO PLUS FINANSIERING FUSIONER & FISSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL I PRAKTIKEN FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄLJNINGSTEKNIK GOD MAN & FÖRVALTARE GÅVA HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR INKÖPSTEKNIK

KOMPANJONER KOMPETENSFÖRSÄLJNING OCH PERSONLIG MARKNADSFÖRING KONCERNER KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN LÖNESÄTTNING MAKAR MALLAR & DOKUMENT MARKNADSFÖRING MOMS PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS FÖRENINGAR REDOVISNING I IDEELLA FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR SAMBOBOKEN ROT & RUT SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTENYHETER SOLOFÖRETAG STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STIFTELSER STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR SÄLJA TJÄNSTER TESTAMENTSHANDBOKEN UTLANDSMOMS VARDAGSJURIDIK VD-BOKEN VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG

www.blinfo.se

Budget

Björn Lundén

FÖRFATTARNA Björn Lundén och Ann-Britt Ann-Britt Smitterberg

Smitterberg är redovisningsexperter på Björn LundénI nformationA B.

– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –

www.blinfo.se

BJÖRN LUNDÉN & ANN-BRITT SMITTERBERG

Budget Handbok för småföretag SJUNDE UPPLAGAN