V O R P
AK
T ET
SM
Mötes
räddaren Konkreta metoder för att skapa möten med glädje, engagemang och delaktighet.
KARIN HEDÉN FREDRIK BAUER
Inledning Vi älskar möten! Möten som engagerar alla deltagare, har ett tydligt syfte och som är roliga att delta på. Möten att se fram emot innan och känna sig stolt över efter. Tyvärr uppstår inte alltid den känslan och många stressar idag mellan ineffektiva och tråkiga möten. I boken Mötesräddaren har vi samlat 21 av våra favoritverktyg för att inleda, genomföra och avsluta möten. Boken är praktiskt inriktad med konkreta metoder och tydliga exempel. Istället för att berätta om självklara saker som att det är viktigt med mål, syfte och agenda bjuder vi på lättanvända tips som du kan ta med dig och börja använda direkt. I det här dokumentet får du ett smakprov av boken genom sex mötesmetoder. De första två passar bäst i början sedan kommer två metoder som gör det lätt att komma på nya idéer och fatta bestlut. Slutligen får du två metoder för att avsluta möten, utbildningar eller konferenser. Boken är uppdelad i tre kategorier; Uppstart, Idégenerering/beslutsfattande och Avslut för att du enkelt ska kunna skapa möten med hög energi och aktiva deltagare från början till slut. I boken får du dessutom några bonusmetoder för att få igång kreativiteten och kunna avsluta diskussioner på ett bra sätt. Som du ser i det här dokumentet är boken färgglad och enkelt skriven. Boken har ett smidigt format och ringpärm för att du lätt ska kunna ha den med dig och vika upp det avsnitt som hjälper dig bäst just nu. Vi hoppas att dina möten blir mer engagerande med de här sex metoderna. Blir du nyfiken på de andra 15 metoderna beställer du enkelt boken på www.resultatbolaget.se/store. Lycka till med dina möten! Karin Hedén & Fredrik Bauer
Innehåll Autografbingo
4
förväntningar
9
omvända listan
12
Solen
15
Vem står kvar sist
18
Positiva lappar
21
Författare
24
Autograf BINGO
4
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
SYFTE MED AUTOGRAFBINGO En kul icebreaker som får deltagarna att börja prata med varandra samtidigt som de får veta några roliga saker om varandra. GRUPPSTORLEK 6 – 300 personer. TIDSÅTGÅNG Ca 10 minuter. MATERIAL En bingobricka och penna per deltagare. FÖRBEREDELSER Skapa din egen bingobricka med frågor som du tror passar gruppen, eller använd vår, se nästa uppslag. Skriv ut en bingobricka till varje deltagare.
!
Glöm inte att anpassa bingobrickan efter deltagarna så att det blir personligt och faktiskt går att få bingo.
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
5
GENOMFÖRANDE 1
Dela ut bingobrickorna och berätta att uppgiften är att samla så många autografer som möjligt.
2
Deltagarna börjar samla autografer genom att gå fram till någon i gruppen och välja en fråga från bingobrickan som de tror att hen svarar ja på. Om personen svarar ja, skriver de den personens namn i rätt ruta och går sedan vidare till en ny person och ställer en ny fråga. Om svaret är nej på frågan är det bara att fortsätta fråga tills svaret blir ja och trevliga samtal brukar uppstå.
3
Vinnare är den som först fyllt sin bingobricka med namn och ropar Bingo!
4
Om ni är en mindre grupp (upp till 40) är det ofta uppskattat att gå igenom svaren genom att vinnaren berättar vilka personer som svarat rätt på vilka frågor. Jäkta inte igenom utan ställ gärna följdfrågor så personen får berätta vilken förening hen är aktiv i och så vidare.
5
Dela eventuellt ut ett litet pris till vinnaren.
Den här aktiviteten är också rolig på fester om du vill hjälpa gästerna att börja mingla och lära känna varandra. Välj nivå på frågor och tema efter gruppen. Om du har en 80-tals fest kan du exempelvis ha frågor som handlar om vad folk gjorde på 80-talet.
6
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
Har husdjur
Har sovit i hydda eller grotta
Tycker om karaoke
Har två barn
Springer lopp
Dansar gärna
Mediterar regelbundet
Tycker om att ha många järn i elden
Spelar tennis
Gillar att tävla
Gillar tango
Gillar att laga mat
Kör fort
Pratar många språk
Åker skidor
Har en fobi
Är lite disträ
Är aktiv i en ideell förening
Är bra på låttexter
Tycker om Melodifestivalen Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
7
50 % av ALLA MÖTEN SAKNAR SYFTE OCH MÅL
Meeting Quality Index – MQI™, 3S International, 2012 10
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren – 21 konkreta metoder för att skapa möten med engagemang och delaktighet. www.resultatbolaget.se
Förväntningar
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
9
SYFTE MED FÖRVÄNTNINGAR Att få reda på deltagarnas förhoppningar och farhågor för att kunna anpassa innehåll och upplägg på mötet. Samtidigt får deltagarna på ett enkelt sätt ta del av varandras tankar och alla är aktiva redan i början av mötet. GRUPPSTORLEK 3 – 20 personer. TIDSÅTGÅNG 10 – 15 minuter. MATERIAL Blädderblock och tjocka pennor. FÖRBEREDELSER Välj frågeställning och tillvägagångsätt. GENOMFÖRANDE Börja mötet med att be deltagarna beskriva sina förväntningar. Det kan både handla om deltagarnas förhoppningar och deras farhågor. Skriv upp allt utan att värdera innebörden. När det är slut på förslag har alla fått en tydlig bild av varandras tankar inför mötet, samtidigt som du som mötesledare kan förklara om det är något av det som har kommit upp som inte ska diskuteras på det här mötet. Du har också chans att anpassa delar av programmet för att deltagarnas förhoppningar ska infrias eller för att någons farhågor inte ska besannas. VARIATIONER Förväntningar handlar ofta om förhoppningar och farhågor på dig som mötesledare och på andra mötesdeltagare. Du kan också fråga vad deltagarna har för förväntningar på sig själva.
10
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
, KUNDCASE Ibland kan vi känna oss tjatiga som alltid börjar möten med att fråga om deltagarnas förväntningar. På ett möte med en ledningsgrupp kom vi igång en kvart försent och hoppade därför över detta. Det var dessutom fortsättningen från ett möte en vecka tidigare och förväntningarna fanns med i dokumentationen från det mötet. Efter en halvtimma delades gruppen upp för att jobba med aktivitetsplanering två och två. Då blev det tydligt att ett par hade mycket svårt att komma igång eftersom de trodde att nästa dags kick-off skulle planeras på mötet. När vi upptäckte det fick vi avbryta övningen och samla hela gruppen igen och det visade sig att alla hade helt olika förväntningar. Då ångrade vi verkligen att vi inte börjat med förväntansavstämningen.
!
Har ni börjat mötet med att prata om förväntningar är det bra att följa upp dem i slutet av mötet, genom att gå igenom listan igen.
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
11
Omvända LISTAN
12
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
SYFTE MED OMVÄNDA LISTAN Att spåna idéer på ett givet tema, exempelvis för att ta fram spelregler, succéfaktorer eller vad ni behöver göra för att komma vidare med ett svårt ämne. GRUPPSTORLEK 1 – 30 personer. TIDSÅTGÅNG 1 – 1,5 timme. MATERIAL Blädderblock, tjocka pennor och pluppar (runda, små klisterlappar). FÖRBEREDELSER Bestäm ämne och skapa en enkel omvänd formulering. GENOMFÖRANDE Be deltagarna hjälpa dig att göra en lista på hur ni kan göra något så uselt som möjligt, exempelvis: = Vad är det värsta sättet vi kan kommunicera ett tråkigt budskap till en kund? = Hur ska vi se till att våra möten blir så usla som möjligt? = Hur ska vi se till att vi misslyckas totalt i vårt projekt? Brainstorma fram många olika förslag och skriv allt på blädderblock. När idéerna är slut så delar du ut pluppar till deltagarna. Be dem fundera på vilka som är mest väsentliga och samtidigt de värsta/sämsta. Mer information om att rangordna med pluppar hittar du i boken Mötesräddaren. Låt deltagarna först tänka för sig själva för att sedan gå fram och markera de idéer som de valt efter någon minut. Ringa in de som har fått flest pluppar. Vänd dessa och gör om till succéfaktorer. Utryck dem i ”vi-form”, exempelvis Vi tar alla ansvar för… Vi kommer i tid… Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
13
, KUNDCASE Vi gjorde Omvända listan för ett företag i syfte att få ”Sveriges mest missnöjda kunder”. På de första två blädderblocken kom de mest uppenbara sakerna upp. Vi fortsatte att generera idéer som blev allt tokigare och när de senare valde ut sina värstingar var det förslagen från de sista två blädderblocksbladen som fick flest pluppar. Då var vi glada att vi hade varit ihärdiga och inte nöjt oss med två sidor.
! 14
Sluta inte efter ett blädderblockspapper, idéerna är inte slut för att pappret är slut. Sätt snabbt upp det fulla blädderblocksbladet på väggen så att alla ser det och börja på ett nytt. Ofta är det lagom med 4 – 6 blad, då är det stor chans att det viktigaste har kommit upp.
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
Solen
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
15
SYFTE MED SOLEN Att samla idéer och få igång gruppen runt ett gemensamt ämne. Metoden passar extra bra när deltagarna har olika erfarenheter eller när ämnet är värdeladdat. GRUPPSTORLEK 5 – 20 personer. TIDSÅTGÅNG 5 – 15 minuter. MATERIAL Blädderblock och tjocka pennor. FÖRBEREDELSER Bestäm vad du vill komma på idéer om och varför. Ämnet kan till exempel vara kvalitet, respekt eller integritet och ni vill ta reda på vad det innebär för deltagarna. GENOMFÖRANDE Skriv din fråga eller påstående i mitten av ett blädderblock eller en tavla och rita en ring runt. Sedan är ordet fritt, skriv upp allt som sägs ordagrant som solens strålar. Ifrågasätt inte och ge ingen möjlighet för deltagarna att värdera de olika idéerna i det här stadiet. Nu är det brainstorming som gäller. Du behöver inte försöka sortera eller kategorisera. Det är enklare att göra när det är slut på idéer och om ni ska utveckla idéerna vidare. TIPS Vid brainstorming kommer nästan alltid en del idéer upp som kan betyda olika saker eller som är på en abstrakt nivå. Resultatet blir bättre om idéerna är enkla, tydliga och konkreta. Som mötesledare kan du gärna be deltagare förklara vad de menar innan du skriver upp det, men värdera inte innebörden eftersom det hämmar kreativiteten. Förbered själv några konkreta och enkla begrepp att ta till när idéerna börja sina för att elda på kreativiteten. Det är okej med tysta stunder. Deltagarna behöver tid att reflektera och komma på idéer. 16
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
Öppenhet Allt är värt att testa
Lyssna aktivt på varandra
Respekt inom vår organisation handlar om ...
Att se varandra för dem vi är
Hälsa på alla som kommer in genom dörren Gemenskap
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
17
Vem står kvar
SIST?
18
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
SYFTE MED VEM STÅR KVAR SIST? Att reflektera och repetera vad mötet har handlat om. Du kan också använda det som en kul tävling för att se vad deltagarna har snappat upp och kommer ihåg av mötet. GRUPPSTORLEK 4 – 30 personer. TIDSÅTGÅNG 15 minuter. MATERIAL Inget. FÖRBEREDELSER Inga. GENOMFÖRANDE 1
Deltagarna sätter sig i grupper om två till tre personer för att prata om och repetera vad ni har gjort under dagen och vad mötet/utbildningen har handlat om. 5 – 10 minuter är ofta lagom tidsåtgång.
2 Be sedan alla att ställa sig upp på ett led. 3
Nu är det dags för en tävling, den första deltagaren berättar kort en sak som ni har sagt och gjort under mötet så att alla hör. Gå sedan vidare i tur och ordning i ledet.
4 När en deltagare upprepar något som redan har sagts, eller om någon inte kan komma på vad den ska säga (ge dem inte mer än några sekunder att tänka efter), får personen en stor applåd och sätter sig ner. 5 Till slut är det bara en person kvar och den har vunnit. Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
19
, KUNDCASE Den här aktiviteten har vi använt när vi har känt att vi vill göra något roligare än att bara be mötesdeltagarna att repetera vad vi har gått igenom på mötet. Vi gör den nästan alltid spontant, när det känns som om vi behöver lyfta stämningen för att avsluta mötet med energi, det blir skratt och alla får var sin applåd.
20
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
Positiva lappar
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
21
SYFTE MED POSITIVA LAPPAR Att höja energin, skapa en positiv stämning, stärka deltagarnas självförtroende och självkänsla. GRUPPSTORLEK 3 – 100 personer. TIDSÅTGÅNG 10 – 20 minuter. MATERIAL Papper, tejp och pennor. FÖRBEREDELSER Inga. GENOMFÖRANDE Var och en sätter fast en tom papperslapp på ryggen, ställer sig upp och går runt i rummet. Nu är det dags att fylla på med positiva egenskaper och vad deltagarna uppskattar hos varandra genom att skriva och rita på varandras lappar. Alla behöver varsin penna och allt negativt är förbjudet. Efter en stund brukar stämningen bli uppsluppen och ringlande köer bildas när folk ska komma åt att skriva på varandras ryggar. Alla behöver inte hinna skriva på allas ryggar och deltagarna ska inte skriva under vem som har skrivit vad. Efter 10 – 15 minuter, beroende på gruppstorlek bryter du aktiviteten och var och en tar loss sin lapp från ryggen och läser den tyst för sig själv. Stämningen blir glad och många börjar spontant prata med varandra om vad det står på lapparna samtidigt som de får en positiv injektion.
22
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
VariationER Skriv deltagarnas namn på varsitt papper och skicka runt dessa bland alla deltagare som förblir sittande. Alla får chans att skriva något om alla andra på plats. Kundcase Varje gång vi använder dessa lappar avslutas aktiviteten i en fantastiskt positiv spiral. En kund berättade exempelvis om den härliga stämningen som dröjde sig kvar under den efterföljande middagen och skapade bästa möjliga samtalsklimat.
!
För att kunna ge varandra återkoppling behöver deltagarna känna varandra sedan tidigare, ha deltagit i samma aktivitet under dagen eller liknande.
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
23
Författare
Fredrik Bauer från Mötesutveckling brinner för att skapa rätt förutsättningar
för framtidens möten och lärande som verkligen engagerar deltagarna. Han är en uppskattad mötesdesigner och mötes-/workshopledare som tycker att det är självklart att alltid ha fokus på syfte och mål. För Fredrik är inget möte komplett om inte deltagarna har fått både reflektera och skratta tillsammans. fredrik.bauer@motesutveckling.se www.motesutveckling.se Karin Hedén från
Resultatbolaget är en mycket efterfrågad utbildare och föreläsare som skapar interaktivitet i allt hon gör. Hennes mission är att skapa möten och utbildningar som verkligen skapar effekt och resultat, något hon även utbildar andra lärare och konsulter i. Resultatbolaget har en vision om att rädda svenska folket från dåliga möten. karin.heden@resultatbolaget.se www.resultatbolaget.se 24
Det här är ett smakprov av boken Mötesräddaren
Beställ hela boken I det här smakprovet har du fått del av några mötesmetoder. I boken Mötesräddaren får du 21 konkreta metoder för att skapa möten med glädje, engagemang och delaktighet. Beställ ditt exemplar på: www.resultatbolaget.se/store