9789147097081 by Smakprov Media AB

Citat ur boken:

”Anbudsteamet ska alltid ha en eller ett par fasta medlemmar. I övrigt sätts gruppen samman med hänsyn till vilken typ av affär det handlar om.”

”Börja alltid med att läsa utvärderingskriterierna. Då vet du spelreglerna direkt.” ”Ett vinnande anbud måste inge köparen en känsla av trygghet. Det får inte finnas någon tvekan om vad köparen får för pengarna.” ”Konsten är att skriva kort, kärnfullt och tydligt.”

Vinnande anbud är skriven av Magnus Josephson, anbudsexperten som hållit flest kurser i ämnet i Sverige, och Eva Wenström, från Upphandling24 och Anbud24, en av Sveriges mest meriterade journalister inom offentlig upphandling. Tillsammans har Magnus och Eva skapat en lättläst och användbar bok om ett tungt och i många fall snårigt område. Vinnande anbud är oumbärlig för dig som vill lyckas i offentliga upphandlingar. Boken innehåller massor av praktiska råd från start till mål i anbudsprocessen. Du får svar på frågor om allt ifrån hur ni ska organisera anbudsarbetet till prissättningsstrategier. Boken bygger på väl beprövade metoder som gjort att Magnus Josephsons kunder vunnit upphandlingar på sammanlagt flera miljarder kronor! Vinnande anbud är skriven på ett rakt och begripligt sätt och behandlar de centrala frågorna i anbudsprocessen. Läs den nu och öka chanserna att vinna ditt nästa anbud till offentlig sektor!

Vinnande anbud har tolv kapitel som tillsammans behandlar de centrala frågorna i anbudsprocessen. Kapitel 1 är en sammanfattning av det allra viktigaste. Kapitel 2 tar upp frågor som är relevanta innan du har bestämt dig för att vara med i en upphandling och kapitel 3 handlar om vad som måste vara på plats när du väl bestämt dig för att lämna ett anbud men innan du påbörjat själva anbudsskrivningen. Kapitel 4–8 går i detalj in på arbetet med själva anbudet. Slutligen kommer ett kapitel om hur du kommunicerar med köparen samt tre kapitel som tar upp ”specialområden”. 1. Det allra viktigaste 2. Vad du bör veta innan en upphandling 3. Organisera arbetet 4. Kvalificering 5. Skall-krav och bör-krav 6. Utvärdering 7. Pris och kvalitet 8. Presentera och skriva ditt anbud

Magnus Josephson är upphandlingsjurist och har en jur.kandexamen från Uppsala universitet och Köpenhamns universitet.

9. Kommunikation 10. Småföretagare 11. Ramavtal

Eva Wenström har en pol.-mag.examen från Uppsala universitet och har läst journalistik vid samma universitet.

12. E-anbud

Best.nr 47-09708-1

Tryck.nr 47-09708-1-00

Vinnande anbud - omslag.indd 1

VINNANDE ANBUD

Eva Wenström

”Svara bara på det som efterfrågas och var noga med att alla blanketter är med.”

Äntligen en riktig handbok som visar hur ni kan vinna fler offentliga upphandlingar.

Magnus Josephson

”Ett större företag bör ha en affärsområdeschef för offentlig sektor och i teamet bör det även ingå en bid manager eller projektledare som är huvudansvarig för själva anbudsskrivningen.”

VINNANDE ANBUD

Vinnande anbud ger konkreta råd kring både förutsättningarna för framgång i affärer med offentlig sektor och själva anbudsskrivandet.

Magnus s Jos o ephson Eva We Ev W nströ r m

Så lyckas du i offentliga upphandlingar

Till flera kapitel hör bilagor med illustrativa exempel.

11-12-20 12.53.07

Vinnande anbud Sรฅ lyckas du i offentliga upphandlingar

Magnus Josephson Eva Wenstrรถm

Liber

Vinnande anbud_inlaga.indd 1

2011-12-20 14.18

Vinnande anbud ISBN 978-91-47-09708-1 © 2012 Författarna och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Redaktör: Nina Pettersson Omslag och grafisk formgivning: Fredrik Elvander Figur: Bild & Form Jonny Hallberg Upplaga 1:1 Tryck: Kina 2012

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare.

Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01

Vinnande anbud_inlaga.indd 2

2011-12-22 10.07

Innehåll Förord....................................................................................................... 4 1. Det allra viktigaste............................................................................. 6 2. Vad du bör veta innan en upphandling.................................11 3. Organisera arbetet..........................................................................23 4. Kvalificering.........................................................................................29 5. Skall-krav och bör-krav.................................................................41 6. Utvärdering..........................................................................................47 7. Pris och kvalitet.................................................................................76 8. Presentera och skriva ditt anbud.............................................84 9. Kommunikation.................................................................................96 10. Småföretagare................................................................................103 11. Ramavtal............................................................................................ 107 12. E-anbud..............................................................................................114 Slutord................................................................................................ 117

Vinnande anbud_inlaga.indd 3

2011-12-20 14.18

Förord Vinnande anbud vänder sig till dig som brukar skriva anbud och vill vinna fler affärer i offentliga upphandlingar. Boken är skriven på ett rakt och begripligt sätt och rymmer de frågor som vi definierat som de viktigaste i anbudsskrivningen. Du kan se den som en sorts handbok i anbudsskrivning. När du sitter i skarpt läge med ett anbud ska du kunna bläddra i boken och finna de svar du söker. Texten är baserad på Magnus Josephsons kurser och erfarenheter som anbudskonsult under flera år. Frågorna vi tar upp är de vi ser som viktigast nu när boken skrivs. Men offentlig upphandling utvecklas ständigt, det tillkommer nya regler och det uppstår nya frågor. Du kanske själv har frågor som du inte får svar på här? I så fall ska du inte tveka att höra av dig till oss. Vi vill att boken ständigt ska utvecklas. Vem vet, svaren på dina frågor kanske kommer med i nästa bok. Kontaktuppgifter finns i boken och på webbsidan www.magnusjosephson.se kan du hitta mer information. Vi har i texten valt att kalla upphandlarsidan för ”köparen” ganska genomgående. Köparen kan vara en upphandlande myndighet, en upphandlande enhet eller en enskild upphandlare, inköpare, verksamhetschef, IT-chef etc., det vill säga en person som kan tänkas representera offentlig sektor och vara inblandad i en offentlig upphandling. Upplägget ser ut så här: Det första kapitlet i boken är en sammanfattning av det allra viktigaste, sådant du måste veta och göra för att få till ett vinnande anbud. Om du inte hinner läsa hela boken ska du åtminstone ta dig tid att läsa det första kapitlet. Med kapitel två backar vi några steg och börjar från början. Här tar vi upp frågor som är relevanta innan du har bestämt dig för att vara med i en upphandling. Kapitel tre handlar om vad som måste vara på plats när du väl bestämt dig för att lämna ett anbud men innan du påbörjar själva anbudsskrivningen.

Vinnande anbud_inlaga.indd 4

2011-12-20 14.18

föror d •

Efter de första tre kapitlen är boken indelad efter hur ett typiskt förfrågningsunderlag ser ut. Kapitel åtta är viktigt, det berör själva hantverket, ”att skriva”, och är placerat lite senare i boken eftersom du måste läsa igenom hela förfrågningsunderlaget innan du börjar formulera ditt anbud. Därefter kommer ett kapitel om hur du kommunicerar med köparen och sist ligger tre kapitel som tar upp ”specialområden”, där ett vänder sig till småföretagare, ett handlar om ramavtal och ett om e-anbud. Välkommer till en framtid av vinnande anbud! Magnus Josephson Eva Wenström

Vinnande anbud_inlaga.indd 5

2011-12-20 14.18

1. Det allra viktigaste Om du inte har tid att läsa hela boken, läs åtminstone det här kapitlet. Här finner du en sammanfattning av det viktigaste. Att skriva ett vinnande anbud handlar, som du kommer att se, om att välja rätt angreppssätt och metod bland flera möjliga, eller att förena olika metoder på ett bra sätt. Nyckeln till framgång ligger i att välja en metod som passar den organisation du har att göra med, att ”matcha” de båda. För att kunna göra det måste du ha rätt förutsättningar. Om du är anställd i ett lite större företag är det ledningen som ansvarar för att skapa sådana förutsättningar. Tala med den om du anser att ditt företag brister på alltför många av de punkter vi tar upp nedan. Utan rätt förutsättningar kan du inte göra ett bra jobb, och ni vinner inte upphandlingen hur duktig du än är på att skriva anbud. Vad är viktigast för att nå framgång i offentliga upphandlingar? För långsiktig framgång i affärer med offentlig sektor krävs rätt företagsledning, rätt företagsorganisation, rätt arbetsmetod och rätt kundrelation. Med ”rätt företagsledning” menas att ledningen på ditt företag måste ha fastställt tydliga mål för tillväxt i affärerna med offentlig sektor. I den målbilden ligger bland annat tidsperspektiv och omsättningstal. När målen väl är fastställda gäller det att skapa en företagsorganisation som gör det möjligt att nå dem. Hur en sådan organisation ser ut beror på företagets storlek. Ett större företag bör ha en affärsområdeschef för offentlig sektor och i teamet bör det även ingå en bid manager eller projektledare som är huvudansvarig för själva anbudsskrivningen. Ut

Vinnande anbud_inlaga.indd 6

2011-12-20 14.18

1. d et all ra v i kti gas te •

ifrån dessa positioner formas sedan ett anbudsteam inför varje upphandling. Personer med olika kompetenser ska involveras, beroende på vad ni behöver veta om köparen och vad köparen behöver hjälp med. Anbudsteamet ska alltid ha en eller ett par fasta medlemmar, i övrigt sätts gruppen samman med hänsyn till vilken typ av affär det handlar om. För att den anbudsansvarige projektledaren ska kunna lyckas med sitt jobb måste han eller hon ha formell makt. Det är ett ganska ensamt jobb och utan mandat att fastställa tidsplaner och så vidare blir det väldigt svårt att driva projektet. ”Den rätta arbetsmetoden” ska ses som både kortsiktig och långsiktig; kortsiktigt handlar det om att få till en ”väloljad anbudsmaskin”, långsiktigt om att vara proaktiv i sin försäljning. Mer om detta längre fram i boken. ”Rätt kundrelation” handlar om att föra en dialog med köparen och försöka få köparen att förstå hur dina varor eller tjänster ska upphandlas, även om det finns en upphandlingsprocess. Vad är viktigast för att lämna ett korrekt anbud?

Den som uppfyller utvärderingskriterierna bäst – det vill säga har lägst pris, bästa kvalitet eller största värde – vinner loppet.

Viktigast är att svara på kundens frågor. Ändra därför ingenting i förutsättningarna, gör inga reservationer och ge inga ytterligare erbjudanden. Svara bara på det som efterfrågas och var noga med att alla blanketter är med. För att undvika stress är det också viktigt att göra en realistisk tidsplan.

Vinnande anbud_inlaga.indd 7

2011-12-20 14.18

• 1 . D et a llr a vi k t i ga st e

Vad i förfrågningsunderlaget är viktigast? Utvärderingskriterierna! Den som uppfyller dem bäst - det vill säga har lägst pris, bästa kvalitet eller största värde - vinner loppet. Utvärderingskriterierna avgör matchen, därför måste du förstå hur ditt anbud kommer att utvärderas. Börja alltid med att läsa utvärderingskriterierna. Då vet du spelreglerna direkt. Hur skriver jag det vinnande anbudet? Det går inte att garantera att du alltid vinner när du skriver anbud, men du kan definitivt öka dina chanser att vara med i toppstriden. Att skriva vinnande anbud handlar om att ”sälja på ett papper” och att ge bevis på att du verkligen vill vinna och få myndigheten som kund. Du vill visa att du är så fantastiskt lämpad som leverantör att det vore galet att välja någon annan. Det gör du genom att referera till uppdrag som har så stora likheter som möjligt med det som nu är aktuellt. Förklara också värdet av ditt erbjudande och säg något om vilka utmaningar som är förknippade med uppdraget. Det visar att du har erfarenhet av både medgångar och motgångar och att du vet vad som krävs för att lyckas. Ett vinnande anbud måste inge köparen en känsla av trygghet, det får inte finnas någon tvekan om vad köparen får för pengarna. Hur skriver jag för att få köparen att känna sig trygg? Du kan få köparen att känna igen sig genom att använda samma ord och uttryck som förekommer i förfrågningsunderlaget. Undvik om möjligt fackuttryck, såvida inte kunden själv använder sådana eller om du vet att de som kommer att utvärdera anbudet är tekniskt kunniga. Hitta heller inte på egna ord och använd så få standardtexter som möjligt, det vill säga gör inga utklipp från årsredovisningar eller från tidigare offerter. Ju mer allmän texten i anbudet är, desto mer

Vinnande anbud_inlaga.indd 8

2011-12-20 14.18

1. D et al l ra v i kti gas te •

svammel riskerar det att bli, och desto svårare blir det för köparen att förstå vad du erbjuder. Håll dig strikt till det som efterfrågas! Hur kan mitt anbud ”sticka ut” från mängden? Du måste få fram ditt budskap så snabbt som möjligt. Även om det inte efterfrågas kan du pröva att skriva en sammanfattning av ditt anbud på cirka en sida. Gå igenom varje fråga i förfrågningsunderlaget för att skapa dig en bild av vad köparen anser vara viktigt, och se till att du erbjuder just det. Att formulera en sådan sammanfattning kräver träning, i praktiken måste du vara en van anbudsskrivare. Det är alltså inget att rekommendera om det är första gången du skriver ett anbud. Tänk på att en illa skriven sammanfattning ger ett dåligt intryck och sannolikt ger motsatt effekt. Att använda färg och form på ett genomtänkt och konsekvent sätt är ett annat sätt att sticka ut och göra anbudet mer attraktivt. Det kan vara så enkelt som att ha rubrikerna i en annan färg än löptexten (där emot bör du inte använda färg i själva löptexten). Allt som förstärker och tydliggör budskapet är bra. Den möjligheten finns dock ännu inte på samma sätt när det gäller elektroniska upphandlingsverktyg. Hur får jag mitt anbud ”säljande”? Konsten är att skriva kort, kärnfullt och tydligt. De allra flesta uppskattar korta förfrågningsunderlag och kortfattade svar. Du kan fråga vilken upphandlare som helst om vad han eller hon tyckte om anbuden i den senaste upphandlingen – ytterst få svarar att det var för lite text! Ju mindre brus mellan dig och den som läser ditt anbud, desto bättre. Om du skriver en sammanfattning är det bra att använda dig av den så kallade löpsedelstekniken.

Vinnande anbud_inlaga.indd 9

2011-12-20 14.18

• 1 . D e t a llr a vi k ti ga st e

Vad är löpsedelsteknik? Du startar med helhetsperspektivet – sammanfattningen – och skriver sedan i köparens intresseordning. Vilken av de två meningarna nedan ligger högst upp i köparens intresseordning, tror du? A. ”Vårt företag grundades 1973.” B. ”Vi kommer att leverera exakt det ni efterfrågar.” Svarade du A är det tur att du fått tag på den här boken. Du ska börja med det som är mest intressant för köparen, inte vad du är mest intresserad av. Rubriken ska sammanfatta texten, och är rubriken intressant går köparen vidare till ingressen. I ingressen ska du kort och koncist förmedla kärnan i ditt budskap. Riktigt duktiga företag kan sälja in sitt budskap på en halv sida. (Om du vill veta mer om löpsedelsteknik är Bengt Hemlins utmärkta bok ”Sammanfattningsvis skulle jag vilja säga” att rekommendera.)

Vinnande anbud_inlaga.indd 10

2011-12-20 14.18

2. Vad du bör veta innan en upphandling Det finns en sak som utmärker framgångsrika företag - de har lärt sig att satsa på rätt häst. De gör en noggrann analys av affären, till exempel med hjälp av checklistor, innan de ger sig in i anbudsarbetet. Använder du checklistorna på rätt sätt kan du skapa en metod för när du ska vara med i en upphandling och när du ska avstå. Att skriva anbud kostar mycket pengar och tar mycket tid. En av de enskilt viktigaste faktorerna för framgång är därför att använda de resurser du har på ett så smart sätt som möjligt. Hur börjar jag? Läs alltid förfrågningsunderlaget noggrant, kasta dig inte över det och tro att det räcker med att erbjuda ”ungefär” det som efterfrågas. Här sållas nämligen agnarna från vetet – har du inte förstått vad som efterfrågas kan du heller inte lämna ett vinnande anbud. Ställ dig därefter frågan: ”Är det här något vi gör varje dag, eller är det något vi skulle vilja göra?” Om det är något ditt företag gör varje dag kan du gå vidare. Om inte, lägg energin och resurserna på att finna andra upphandlingar i stället, sådana som bättre passar din profil. Du har ändå inte lika stor chans att vinna upphandlingen som de som till hundra procent ägnar sig åt det som efterfrågas.

Vinnande anbud_inlaga.indd 11

2011-12-20 14.18

• 2 . va d d u b ör ve ta i n na n e n u pp han d li n g

Hur vet jag om jag ska vara med eller inte? Det är upp till dig att bestämma hur långt du ska gå i en upphandling. Om det rör sig om en mindre affär måste du ta hänsyn till vad det kostar dig att lämna ett anbud i förhållande till vad affären ger. Det tar lång tid att skriva ett anbud och det är inte gratis. Riktigt duktiga företag har som nämnts en checklista som de går igenom för att se om det är mödan värt att lämna ett anbud. Då tittar de bland annat på om de har tidigare relationer med myndigheten, hur stor affären är och om de anser sig vara bäst på att leverera det som efterfrågas. Det man ytterst frågar sig är: • Hur stort är värdet av upphandlingen? • Hur stor chans har vi att vinna? • Har vi resurser att leverera? Varje företag måste tänka igenom sin egen checklista och vilka frågor som måste vara besvarade innan anbudsprocessen startar. När jag bestämt mig för att vara med – var börjar jag? Det första du ska söka efter i förfrågningsunderlaget är utvärderingskriterierna. De beskriver hur köparen kommer att utvärdera ditt anbud. Om du lär dig vilka utvärderingsmodeller köparna brukar använda och anpassar dig efter dem ligger du steget före dina konkurrenter och har större möjlighet att vinna affären. Inte sällan finns rubriken ”utvärderingskriterier” i förfrågningsunderlaget. Valet står normalt mellan kriterierna ”ekonomiskt mest fördelaktigt” och ”lägst pris”. Var uppmärksam på vad köparen menar med ”ekonomiskt mest fördelaktigt”. Det kan till exempel handla om hållbarhet, leveranstid, garantitid och miljöpåverkan. När du har tagit en närmare titt på utvärderingskriterierna ska du gå vidare till de obligatoriska krav, så kallade skall-krav, som du enligt

Vinnande anbud_inlaga.indd 12

2011-12-20 14.18

2 . va d d u b ör ve ta i n nan e n u p p han d l i n g •

förfrågningsunderlaget måste uppfylla. Det är om och hur du uppfyller dessa krav som avgör om du kan gå vidare eller inte i upphandlingsprocessen. Vi kommer att gå in närmare på skall-kraven i nästa kapitel. De är oerhört viktiga och måste uppfyllas, annars riskerar du att åka ut. Sök för säkerhets skull på orden ”skall” och ”ska” i det elektroniska dokumentet, ofta till exempel word eller pdf, så att du inte missar något av dem. Slutligen tittar du på kvalificeringskraven. Även här kan det givetvis finnas sådant du måste uppfylla, som att ha en viss omsättning. Men i normalfallet ska de flesta seriösa företag kunna bli kvalificerade. Vad gör jag om jag inte förstår? Vid minsta tvekan om vad som efterfrågas ska du ta kontakt med den som är ansvarig för upphandlingen, och göra det så snart som möjligt. Det är oerhört viktigt att du vågar fråga - att du inte förstår kan kosta dig affären. Bäst är i praktiken att alltid utgå från att du inte förstår vad köparen vill ha, åtminstone inte exakt. Det finns inte ett dokument i världen som alla tolkar på samma sätt, vad skulle alla upphandlingsjurister göra om det vore så? Kontakta myndigheten och passa på att ställa frågor, men försäkra dig om att mottagaren förstår varför du ställer dem. Hur vet jag att jag har fått all information? Det enda sättet att säkert veta att du har fått all relevant information är att ha ett upphandlingsabonnemang hos ett specialiserat företag, som till exempel Visma Opic. Då får du hela tiden uppdaterade förfrågningsunderlag och eventuella tillägg som köparen gör. I annat fall måste du gå in kontinuerligt på köparens hemsida och leta efter uppdateringar.

Vinnande anbud_inlaga.indd 13

2011-12-20 14.18

• 2 . Va d d u b ör Ve ta i n na n e n u pp han d li n g

Vad är det köparen framför allt tittar på i mitt anbud? Det är främst det formella; finns alla dokument med, har du besvarat alla frågor, finns det reservationer, uppfyller du alla viktiga krav och vad kostar ditt erbjudande? Givetvis finns det mycket annat som ditt anbud signalerar och som inte ska underskattas. Du kan se ditt anbud som ett hundrameterslopp, så här: 1. Start – kvalificeringen – det som krävs för att du ska kunna ställa dig i startblocket. 2. Målgång – skall-kraven – kvalitet, utbildning, erfarenhet, det vill säga allt som krävs för att du ska kunna komma i mål och inte bli diskad under loppet. 3. Vinst – utvärderingskriterierna – det som krävs för att vinna. läser de allt jag skriver? Både ja och nej. Hela anbudet blir genomläst, men olika delar kan komma att läsas av olika personer. Det beror självklart på hur stor den upphandlande myndigheten eller enheten är, men ofta delar de upp anKom ihåg, just ditt budet; teknikern läser de tekniska anbud är bara ett i mängden. bitarna, upphandlaren tittar på om du uppfyller kraven och så vidare. Det är dessutom skillnad på att ha läst och att ha förstått. Varje del av ditt erbjudande kan läsas ur olika perspektiv, vilket också innebär att det kan förstås på olika sätt. Eftersom du bör utgå från att olika personer kommer att läsa olika bitar ska du vara noga med att upprepa ditt budskap.

Vinnande anbud_inlaga.indd 14

2011-12-20 14.18

2 . va d d u b ör ve ta i n nan e n u p p han d li n g •

Vem läser det jag skriver? I bra förfrågningsunderlag står det alltid vem som kommer att läsa ditt anbud. Framgår det inte måste du kontakta myndigheten. Ta reda på vem eller vilka som läser, vilka kompetenser de har och vad de vet om den aktuella upphandlingen. En del köpare kan känna sig obekväma med att besvara sådana frågor och blir väldigt försiktiga, men det handlar oftast om att de är oroliga eller känner sig osäkra på vad de får säga och inte, det får ju inte ske någon otillbörlig påverkan och de får inte gynna någon anbudslämnare framför någon annan. Märker du att det finns en sådan osäkerhet behöver du omformulera dina frågor, och också tala om varför du ställer dem – anledningen är ju att du vill skriva ett så bra anbud som möjligt. Varför är det viktigt att ta reda på vem som läser anbudet? Det är oerhört viktigt att ta reda på vem eller vilka som kommer att läsa ditt anbud eftersom du måste anpassa ditt skrivande efter läsaren. Vet du inte vem du vänder dig till kan du aldrig skriva ett bra anbud. Hur är det att läsa anbud, som köpare? Det är ett digert arbete att läsa anbud, att försöka förstå vad som menas, sålla i informationsöverflödet, jämföra på ett rättvist sätt, läsa mellan raderna, avgöra när expertkunskap behövs, räkna rätt och göra en kvalificerad helhetsbedömning. Och atti princip jobba på ”löpande band”; upphandlaren har normalt inte bara en enstaka upphandling att ansvara för, det kommer en ny i morgon, nästa vecka, om en månad. Just ditt anbud är bara ett i mängden.

Vinnande anbud_inlaga.indd 15

2011-12-20 14.18

• 2 . va d d u b ör ve ta i n na n e n u pp han d li n g

Hur fungerar sekretessen under en upphandling? Absolut sekretess gäller från upphandlingsstart och fram till dess att upphandlingen är avslutad. Det innebär att inga uppgifter från de anbud som lämnats in får offentliggöras eller lämnas ut till annan än den som lämnat anbudet. Anbuden är alltså hemliga, liksom uppgifter om hur många anbud som lämnats, hur många som begärt förfrågningsunderlag, tjänsteutlåtanden, arbetspromemorior från den upphandlande enheten och sammanställning av anbud. När tilldelningsbeslutet väl är fattat blir alla handlingar i ärendet normalt offentliga och kan lämnas ut till alla som begär att få se dem. Den regeln gäller såvida det inte finns synnerliga skäl till att inte lämna ut dokumenten. Det kan till exempel handla om att en anbudslämnare kan lida skada. Då gäller fortsatt sekretess. Måste jag lämna ut hemlig affärsinformation? Utgångspunkten är att du ska besvara alla frågor. Köparen vet ju inte vad du anser vara hemligt. Om din information är affärskritisk ska du be att den inte lämnas ut och förklara varför den bör sekretessbeläggas. Detta styrs inte av lagen om offentlig upphandling (LOU) eller av lagen om upphandling inom områdena vatten, energi, transporter och posttjänster (LUF), utan av sekretesslagen, som innehåller bestämmelser om myndigheters och vissa andra organs handläggning vid registrering, utlämnande och övrig hantering av allmänna handlingar. Lagen säger att den information du lämnar kan sekretessbeläggas om det finns risk för att ditt företag lider ekonomisk skada av att informationen sprids. Vad kan sekretessbeläggas? Konsulters cv:n, tidigare referensuppdrag, arbetsmetoder och koncept som du anser vara unika i branschen är exempel på uppgifter som kan sekretessbeläggas. Däremot kan du aldrig få sekretess på sådant

Vinnande anbud_inlaga.indd 16

2011-12-20 14.18

2 . va d d u b ör ve ta i n nan e n u p p han d li n g •

som är allmänt känt. Pris är en uppgift som normalt inte sekretessbeläggs, i synnerhet inte om det är lägst pris som avgör upphandlingen. Däremot kan det ibland löna sig att ansöka om sekretess på delsummor i ett anbud. Vid exempelvis en konsultupphandling är totalsumman inte sekretessbelagd, däremot kan du få sekretess på hur du kom fram till slutsumman. Ju tydligare du kan beskriva vilken skada som kan uppstå om uppgifterna sprids, desto lättare är det för myndigheten att tillmötesgå dig. Du kan räkna med sekretess mellan ett halvår och uppemot ett par år, med undantag för de så kallade säkerhetsklassade myndigheterna, till exempel SÄPO, Riksbanken och Försvarsmakten, där betydligt längre sekretessperioder kan gälla. Bilaga 2.1 visar hur en sekretessansökan kan se ut. Tips Tänk på att du aldrig är garanterad sekretess. Det är alltid myn digheten som bestämmer. Och även om myndigheten går på din linje kan en konkurrent överklaga beslutet.

Varför kan förfrågningsunderlag se så olika ut? Det finns inga formella krav på hur ett underlag ska se ut. LOU och LUF reglerar till exempel ingenting mer än att köparen normalt ska begära in skriftliga anbud. Men vad anbudet ska innehålla, till exempel vilka skall-krav som ska ställas, är inte detaljstyrt. Exakt vilken information som ska lämnas i förfrågningsunderlaget bestämmer köparen. Ibland har vissa branscher, till exempel byggbranschen och anläggningsbranschen, beslutat om mer eller mindre standardiserade förfrågningsunderlag.

Vinnande anbud_inlaga.indd 17

2011-12-20 14.18

• 2 . Va d d u b ör Ve ta i n na n e n u pp han d li n g

när behöver jag ta hjälp av konsulter för att skriva anbud? I alla verksamhetskritiska upphandlingar, det vill säga inför alla upphandlingar som är viktiga för företaget, bör en konsult tas in. Det kan till exempel gälla Kammarkollegiets stora ramavtalsupphandlingar, Regeringskansliets upphandlingar, alla större landstingsupphandlingar och även där flera kommuner går ihop och binder upp sig på långa avtal. Det svåra är inte att skriva ett korrekt anbud, det svåra är att skriva ett vinnande anbud. I ett förfrågningsunderlag är det mycket som sägs mellan raderna och det blir konsultens uppgift att läsa och förstå detta, och också att förstå vad som inte står i förfrågningsunderlaget. hur avgör jag om jag behöver en konsult? Den lättaste gränsdragningen gör du genom att titta på avtalen. Är det långa avtal med stora volymer bör en konsult kopplas in.

Det svåra är inte att skriva ett korrekt anbud, det svåra är att skriva ett vinnande anbud.

hur vet jag vem jag ska anlita?

Det finns två typer av anbudskonsulter: resurskonsulter och kompetenskonsulter. Resurskonsulterna används främst när företag kan skriva anbud men inte har tid. Konsulten blir då en extraresurs som hjälper företaget att använda sin tid så effektivt som möjligt. Det är särskilt vanligt i företag som lämnar många anbud, men där innehållet inte behöver vara så avancerat, till exempel ”lägsta-pris-upphandlingar” för standardprodukter. Kompetenskonsulterna tar ett helhetsgrepp

Vinnande anbud_inlaga.indd 18

2011-12-20 14.18

2 . va d d u b ör ve ta i n nan e n u p p han d li n g •

runt anbudsteam, erbjudande, huvudbudskap, prisstrategi, form och design. Företag med avancerade produkter och tjänsteområden som lämnar anbud mer sällan, bör anlita en kompetenskonsult. Hur vet jag att jag har hittat rätt konsult? Du måste fråga vad konsulterna har gjort tidigare. Har de erfarenhet av branschen? Vad brukar de hjälpa till med? Krävs akademisk utbildning för att förstå vad ni säljer? Har de affärsförståelse - förstår de hur ni ska vinna affären? I slutänden måste du ställa dig frågan: Vem tror du kommer att skapa största möjlighet att vinna affären? Kan en upphandling avbrytas? Köparen kan avbryta en påbörjad upphandling om det finns så kallade sakliga skäl till det. Orsakerna kan till exempel vara bristfällig konkurrens (det vill säga att det har lämnats för få anbud eller inga alls), att det har skett något oförutsett som gjort att köparen inte längre har behov av det som ska upphandlas, eller att den upphandlade tjänsten eller varan blir mycket dyrare än beräknat. Om upphandlingen avbryts - finns det något jag kan göra? Du ska självklart bli underrättad om det av köparen, och du har även rätt att få veta skälen till beslutet. Om du begär överprövning av beslutet måste det ske inom 10 eller 15 dagar (beroende på vilket kommunikationsmedel som använts). Tidsfristen räknas från den dag beskedet skickats. Om anbudslämnarna får besked på olika dagar räknas tidsfristen från den dag den sista underrättelsen skickades.

Vinnande anbud_inlaga.indd 19

2011-12-20 14.18

• 2 . va d d u b ör ve ta i n na n e n u pp han d li n g

Är jag utestängd från anbudsgivning om jag har betalningsanmärkningar, skatteskulder eller liknande? Ja, du kan uteslutas, men du måste inte nödvändigtvis bli utesluten. Enda gången det är obligatoriskt med uteslutning är om en anbudslämnare har begått ett brott, till exempel gjort sig skyldig till mutor eller penningtvätt, kort sagt när det handlar om organiserad brottslighet. Det finns också tillfällen när köparen får utestänga en anbudslämnare. Det kan handla om att anbudslämnaren har betalningsanmärkningar hos Kronofogden, underlåtit att lämna uppgifter till köparen eller begått brott i tjänsteutövningen.

Tips Har du en ordnad ekonomi och alla papper klara är chansen större att du vinner affären. Konkurrensen är stor nog ändå i offentliga upphandlingar och det är därför tveksamt om du ska ge dig in leken om du har för mycket ”skräp i garderoben”.

Vinnande anbud_inlaga.indd 20

2011-12-20 14.18

2 . va d d u b ör ve ta i n nan e n u p p han d l i n g •

Exempel I en städupphandling krävdes att anbudslämnarna inte skulle ha betalningsanmärkningar eftersom den upphandlande myndig heten ville vara säker på att få in anbud från seriösa städföretag. Det dröjde inte länge förrän ett av de största städbolagen, med omsättning på flera miljarder kronor, ringde och undrade om de kunde få lämna anbud trots att de hade betalningsmärkningar på tre felparkeringar. Det sammanlagda värdet låg på 1 500 kro nor. Den upphandlande myndigheten beslöt då att ändra skriv ningen i förfrågningsunderlaget till ”betalningsanmärkningar som rör skatteskulder”. Det var framför allt problem med svarta löner myndigheten ville komma åt. Lärdomen är därför att vara upp märksam på hur kraven formuleras i förfrågningsunderlaget och påtala brister så fort du ser dem. Har du bra argument så kan det gå att få till en förändring.

Vinnande anbud_inlaga.indd 21

2011-12-20 14.18

BILAGA 2.1: Exempel på sekretessansökan Begäran om kommersiell sekretess Uppgifter i rubricerad upphandling begärs sekretessbelagda med hän visning till 31 kap 16 § offentlighets- och sekretesslag (2009:400). Sekretessen avses gälla i antal år ärendet.

...............

(max 2 år) från fattat beslut i

Uppgifter som begärs sekretessbelagda är (hänvisning till sidor, punk ter i anbud, beställning etc.: ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ...........................................................................................................................

Motivering (beskriv vilken skada som kan uppstå om uppgifterna röjs): ............................................................................................................................ ........................................................................................................................... ........................................................................................................................... ...........................................................................................................................

Ort:

Datum:

Underskrift (Anbudsgivare):

Prövning av sekretessbegäran sker i samband med att handling begärs ut. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingskriterierna endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl.

Vinnande anbud_inlaga.indd 22

2011-12-20 14.18

Citat ur boken:

”Anbudsteamet ska alltid ha en eller ett par fasta medlemmar. I övrigt sätts gruppen samman med hänsyn till vilken typ av affär det handlar om.”

Magnus Josephson är upphandlingsjurist och har en jur.kandexamen från Uppsala universitet och Köpenhamns universitet.

9. Kommunikation 10. Småföretagare 11. Ramavtal

Eva Wenström har en pol.-mag.examen från Uppsala universitet och har läst journalistik vid samma universitet.

12. E-anbud

Best.nr 47-09708-1

Tryck.nr 47-09708-1-00

Vinnande anbud - omslag.indd 1

VINNANDE ANBUD

Eva Wenström

”Svara bara på det som efterfrågas och var noga med att alla blanketter är med.”

Äntligen en riktig handbok som visar hur ni kan vinna fler offentliga upphandlingar.

Magnus Josephson

VINNANDE ANBUD

Vinnande anbud ger konkreta råd kring både förutsättningarna för framgång i affärer med offentlig sektor och själva anbudsskrivandet.

Magnus s Jos o ephson Eva We Ev W nströ r m

Så lyckas du i offentliga upphandlingar

Till flera kapitel hör bilagor med illustrativa exempel.

11-12-20 12.53.07