9789147109371 by Smakprov Media AB

Har din organisation svårt att genomföra sin strategi? Lägger den löpande styrningen fokus på fel saker? Har ni fastnat i ett virrvarr av styrdokument och meningslös sifferexercis?

N I L S - G Ö R A N O LV E är adjungerad professor vid Linköpings universitet och gästprofessor vid Uppsala universitet. Bland hans många tidigare böcker finns bästsäljaren Balanced scorecard i svensk praktik och Framgångsrikt styrkortsarbete. Han är också verksam som konsult och seminarieledare.

STRATEGIBASERAD STYRNING beskriver ingående metoden, bakgrunden och nyttorna med styrkort. Boken presenterar en pedagogisk arbetsgång – mobilisera, utforma, använda och ompröva – för hur du kan lägga upp styrkortsarbetet för att nå målen. Åtta vanliga funktioner i organisationen, till exempel controllern, medarbetaren och styrelseledamoten, får individuella genomgångar av hur de bäst kan bidra till styrkortsarbetet. Dessutom visas hur tre organisationer använder styrkort och strategikartor: Gröna Lund, Svensk Bilprovning och Region Gotland. Genom att fokusera på strategin och använda relevanta nyckeltal i planeringen och uppföljningen kan din organisation komma loss från meningslös administration och i stället nå fram till de verkliga resultaten.

C A R L- J O H A N P E T R I & N I L S - G Ö R A N O LV E

C ARL-JOHAN PETRI är fil.dr och lektor vid Linköpings universitet. Han har skrivit flera böcker och artiklar om strategi och styrning, som har översatts till ett tiotal språk. Han har forskat, undervisat och arbetat praktiskt med strategiutveckling och förändrad verksamhetsstyrning i snart 20 år.

En tredjedel av alla företag och organisationer använder sig av styrkort i någon form – en mycket framgångsrik metod för bättre styrning om den används på rätt sätt.

STRATEGIBASERAD STYRNING

STRATEGI BASERAD STYRNING

– SÅ ANVÄNDER DU STRATEGIKARTOR OCH STYRKORT FÖR ATT NÅ ORGANISATIONENS MÅL

I G E T A R T S D A R E S A B

G N I N R Y T S – SÅ ANVÄNDER

DU STRATEGIKARTOR OCH STYRKORT FÖR ATT NÅ ORGANISATIONENS MÅL

Jag har letat efter en bok som svarar på frågorna 1) hur sätter man vassa mål, 2) hur engagerar jag medarbetarna i arbetet med styrkort och 3) hur skapar vi effektiva rutiner i målstyrningen. Den här boken svarar på alla de frågorna. Keith Fransson, vd på Hermods

Företagets strategi och den strategiska styrningen är en uppgift för styrelsen. I den här boken får jag en tydlig bild av hur vi i styrelsen ska engagera oss i detta arbete. Jörg Bassek, styrelseledamot i Idre Fjäll AB

Ekonomer och controllers måste stiga ur sitt trygga hörn. Carl-Johans och Nils-Görans nya bok beskriver hur vi ekonomer kan delta i företagets strategiarbete. Håkan Nilsson, ekonomidirektör Storstockholms Lokaltrafik (SL)

Beskrivningen av vårt arbete på Gröna Lund med strategikartor är riktigt intressant. Boken innehåller också många tänkvärda resonemang om vad som krävs för att mobilisera intresse för bättre styrning och att strategier måste kunna omprövas när det behövs. Jan Roy, koncernchef Parks and Resorts

Best.nr 47-10937-1

Tryck.nr 47-10937-1-00

C A R L- J O H A N P E T R I & N I L S - G Ö R A N O LV E

C ARL-JOHAN PETRI är fil.dr och lektor vid Lin-

köpings universitet. Han har skrivit flera böcker och artiklar om strategi och styrning, som har översatts till ett tiotal språk. Han har forskat, undervisat och arbetat praktiskt med strategiutveckling och förändrad verksamhetsstyrning i snart 20 år. N I L S - G Ö R A N O LV E är adjungerad professor vid Linköpings universitet och gästprofessor vid Uppsala universitet. Bland hans många tidigare böcker finns bästsäljaren Balanced scorecard i svensk praktik och Framgångsrikt styrkortsarbete. Han är också verksam som konsult och seminarieledare.

Strategibaserad styrning – så använder du strategikartor och styrkort för att nå organisationens mål

Carl-Johan Petri & Nils-Göran Olve

Liber

9789147109371b1-128c.indd 1

9/27/13 6:22 PM

Strategibaserad styrning – så använder du strategikartor och styrkort för att nå organisationens mål ISBN 978-91-47-10937-1 © 2014 Carl-Johan Petri, Nils-Göran Olve och Liber AB Förläggare: Anders Abrahamsson Projektledare: Cecilia Björk Tengå Redaktör: Louise Ridell Ehinger Omslag: Fredrik Elvander Omslagsfoto: Getty Images Graﬁsk form: Nette Lövgren/Fredrik Elvander Graﬁska illustrationer: Jonny Hallberg Foton: Getty Images Layout: OKS, Indien Upplaga: 1:1 Tryck: Kina 2014

KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material.

Liber AB, 113 98 Stockholm Tfn 08-690 90 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se

9789147109371b1-128c.indd 2

9/27/13 6:22 PM

Förord För drygt tjugo år sedan lanserade de två amerikanska forskarna och konsulterna Robert Kaplan och David Norton en metod för bättre styrning av företag. Metoden fokuserade på företagets strategier och kallades för balanced scorecard. Sedan dess har den etablerat sig som en av de vanligaste formerna för modern verksamhetsstyrning och fått stort genomslag i såväl privat som offentlig sektor. Vi arbetade båda med styrkort, som det kom att heta på svenska, när de började spridas i skandinavisk företagsledning och vi skrev tidigt några böcker om metoden (1997 och 2003). De fick stor spridning och påverkade utvecklingen1 inom området. Sedan dess har vi lärt oss mer. Det är om detta vi vill berätta i den här boken. Egna och andras undersökningar tyder på att minst en tredjedel av företag och förvaltningar använder styrkort i någon form och att de blir en angelägenhet för så gott som alla i dessa organisationer: chefer av olika slag; de som jobbar med ekonomi, IT och andra stödfunktioner; och alla vi som genomför den verksamhet som styrkorten beskriver. Ofta bör även styrelsens medlemmar vara med i samtalen runt styrkort. Boken ger en aktuell och praktikbaserad vägledning för dessa olika befattningar, och i ett av kapitlen riktar vi oss direkt till dessa olika roller. Där hittar du som är vd några sidor för dig, du som är controller några för dig och så vidare. Vi går igenom vad olika roller eller befattningar i en organisation bör göra, från det att idén att använda styrkort uppkommer fram till dess att de har blivit något självklart som många hanterar dagligen. Du som läser detta kanske väljer att sätta de sidorna i händerna på dina kollegor? Anledningen till att dessa sidor behövs är att ge såväl positiva exempel på styrkortsanvändning som att peka på en del varnande exempel.

Balanced scorecard i svensk praktik kom 1997 och Framgångsrikt styrkortsarbete kom 2003. Båda har översatts till ett tiotal språk och säljs över hela världen.

9789147109371b1-128c.indd 3

9/27/13 6:22 PM

Förord

Styrkort blir tyvärr lätt en meningslös och arbetskrävande sifferexercis. Vid införande och användning gäller det att undvika fallgroparna. För trots risken för slentriananvändning tror vi att styrkort kan göra stor nytta! Nyttan är att öka medvetenheten om organisationens inriktning, inklusive att denna väljs mer medvetet. Vi önskar att alla i en organisation förstår sammanhanget kring vad de gör och tror på värdet av det, det vill säga att det är till nytta för mål som alla i organisationen kan dela. Boken skall tjäna som en vägledning som till exempel vd:n eller controllern både läser och sätter i händerna på sina kollegor när hon vill starta ett styrkortsprojekt eller ingjuta nytt liv i en organisations trötta slentriananvändning av styrkort. För att göra boken användbar har vi testat den på personer som jobbar i de roller vi nyss nämnde. De gav oss många impulser till förbättringar. Ett särskilt tack vill vi därför rikta till er som läste ett tidigt manuskript och gav oss konkreta förslag på vad som kunde göras bättre: Ulf Blomgren (styrelseledamot, AB Svensk Bilprovning och Motormännens Riksförbund), Keith Fransson (vd, Hermods Utbildning), Mikael Häussling-Löwgren (vd, InterVenture), Susanne Odar (chef, Opex & SCM, ABB Ventyx samt doktorand vid Linköpings universitet), Johan Lindgren (affärsområdeschef, Gröna Lund), Johan Olson (Strategic Supply Management, Ericsson Software Supply), Jörg Bassek (ekonomidirektör, Borlänge kommun), Håkan Nilsson (ekonomidirektör, Arriva), Magnus Kald (chefcontroller, Svenska kyrkan) och Göran Nilsson (lektor, Uppsala universitet). Boken speglar att vi även är forskare och lärare. Det är svårt att vetenskapligt bevisa att styrkort gör att företag och andra organisationer lyckas bättre. När vi hävdar att tydligare strategier och tydligare inriktning på dem bör leda till bättre resultat så är det hypoteser som vi tycker är rimliga, och som de flesta chefer och medarbetare verkar dela. Liksom att det finns klokskap och insikter hos många i en organisation som den bör ta vara på. Därför avstår vi från forskarens vanliga försiktiga reservationer när vi rekommenderar styrkort som en metod för att få ett tydligare ledarskap. De som är skeptiska till aktivt management lär ändå knappast läsa vår bok. Många intervjupersoner har berättat för oss om sin styrkortsanvändning. Vi skulle naturligtvis vilja tacka var och en av er här, men vi får av utrymmesskäl nöja oss med dem som gett oss tillstånd att beskriva sina organisationer: Jan Roy (koncernchef, Parks and Resorts och vd, Gröna Lund), Ghita Bergdahl, Anna Lindén och Benny Örnerfors (chefcontroller, controller respektive vd, AB Svensk Bilprovning) samt Hanna Westerén och Åsa Högberg (kommunalråd respektive ekonomidirektör,

9789147109371b1-128c.indd 4

9/27/13 6:22 PM

Förord

Region Gotland). I det här sammanhanget vill vi också tacka vår kollega Mathias Cöster som hjälpt oss att komma i kontakt med intressanta personer på Region Gotland. Vi hoppas att denna bok kommer att öka din förståelse för styrkort och strategikartor. Och hur de kan användas. Vi hoppas också att du – när du har läst boken – blir sugen på att testa i praktiken. Kontakta oss gärna och berätta om dina egna erfarenheter. Du hittar våra kontaktuppgifter, och en hel del annat material, på www.strategibaseradstyrning.se. Väl mött där. Nacka i september 2013 Carl-Johan Petri och Nils-Göran Olve

9789147109371b1-128c.indd 5

9/27/13 6:22 PM

9789147109371b1-128c.indd 6

9/27/13 6:22 PM

Innehåll Inledning .............................................. 8 1. Styrkort som strategisk styrning ....... 12 Mått för att förmedla en balanserad bild ........... 15 Från strategi till mått i styrkort .......................... 18

2. Nyttorna med balanserade styrkort... 24 Effektivare administrativa rutiner ...................... 26 Tydligare information om mål och strategier ..... 28 Mer holistiskt ansvarsutkrävande (accountability) ................................................. 29 Bättre cybernetisk styrning................................ 31 Större engagemang bland personalen............... 32 Kan man lita på nyttan?..................................... 33

3. Mobilisera, Utforma, Använda och Ompröva styrkort ................................ 36 Mobilisera.......................................................... 38 Utforma ............................................................. 40 Använda ............................................................ 46 Ompröva ............................................................ 53

4. Så gör du styrkorten framgångsrika! . 56 Du som är chef för en verksamhet ..................... 58 Du som sitter i en ledningsgrupp ....................... 63 Du som är mellanchef ........................................ 65

Du som jobbar i verksamheten .......................... 67 Du som är ekonomichef ..................................... 70 Du som är controller .......................................... 76 Du som jobbar med IT........................................ 80 Du som sitter i styrelsen..................................... 84

5. Tre framgångsrika styrkortsexempel: Gröna Lund, Bilprovningen och Region Gotland ................................... 90 Gröna Lunds Tivoli.............................................. 92 AB Svensk Bilprovning ..................................... 100 Region Gotland ................................................ 107

6. Avslutande rekommendationer........116 Hur kan du formulera vassa mål för verksamheten och styrkortet? ......................... 117 Hur kan du engagera dina medarbetare i arbetet med att utveckla och använda styrkorten? ...................................................... 120 Hur kan du skapa effektiva rutiner för att hålla styrkortet vid liv? .................................... 122

Referenser och tips om ytterligare litteratur ...........................................127

9789147109371b1-128c.indd 7

9/27/13 6:22 PM

Inledning

9789147109371b1-128c.indd 8

9/27/13 6:22 PM

ånga organisationer har svårt att genomföra sina strategier. I den här boken berättar vi om en metod som kan användas för att förbättra styrningen i er organisation för att säkerställa att strategierna genomförs. I det inledande kapitlet kommer vi att ge en snabb teoretisk bild av vad styrkort är och en kort historik om hur de har växt fram och blivit en populär metod för strategibaserad styrning. Med strategi menar vi en idé om hur verksamheten skall bedrivas för att målen skall nås. Lite längre fram i boken kommer vi att resonera utförligare om vad strategi är, men så här i inledningen räcker det med en ungefärlig bild av vad vi menar: strategin är en idé om hur alla i organisationen skall jobba. Den kan ibland finnas nedskriven på papper, ibland är den bara en gemensam föreställning bland medarbetarna. Ibland kallas denna idé just för organisationens ”strategi”, ibland kallas den för till exempel affärsplanen, affärsmodellen eller verksamhetsplanen. Organisationer finns till av någon anledning – de har mål. Ibland kan uppslutningen kring dem vara svag, och vi har upplevt företag och förvaltningar där många ler förläget när vi frågar om mål och strategier. Eller aktivt motarbetar dem. När vi här bortser från inställningar som dessa är det därför att de som ger sig på ett styrkortsprojekt rimligen tror på styrning: att samordning av handlandet med framförhållning, kopplad till samtal om inriktning och resultat, är bra idéer som bör prövas. Den metod för detta som vi beskriver kallas balanced scorecard (eller balanserade styrkort). Den lanserades i Harvard Business Review för 20 år sedan. Upphovsmännen, Robert Kaplan och David Norton, såg detta som ett svar på den kritik som riktats mot traditionell, finansiell styrning, som påstods motverka snarare än underlätta för organisationer att genomföra sina strategier. Vi tycker alltså att organisationer behöver styrning. Bör den alltid ske med styrkort? Vi brukar kalla styrkort för ett format för att beskriva en 9

9789147109371b1-128c.indd 9

9/27/13 6:22 PM

Inledning

verksamhet. Genom att på ett begripligt vis använda flera olika slags mått kan förväntningar och prestationer formuleras rikare och tydligare än om man bara använder finansiella mått. Det tror vi passar för alla de samtal i organisationer där man sätter mål för verksamheten och följer upp den. De undantag vi ser är egentligen bara helt fristående enheter, förmodligen dotterbolag, där en koncerns (ägares) mål bara gäller vinst eller räntabilitet på sysselsatt kapital. Inuti en sådan enhet kommer däremot diskussionen om inriktning att behöva handla om även andra mätetal än de finansiella. Styrkort är ett sätt att använda en kombination av finansiella och icke-finansiella nyckeltal på ett systematiskt sätt, för att både fånga om organisationen jobbar på det sätt som den har bestämt sig för och om den når sina övergripande mål. Styrkort kan därför användas för hela organisationer, för delar av dem, för stödfunktioner och för projekt. De kan skildra tillverkning, tjänsteproduktion eller offentlig förvaltning. Ägarens avsikt med verksamheten måste speglas i styrningen, och är den något annat än vinst så får det följder för styrkorten. Vi har sett lyckade införanden som börjat med några enheter inom en större koncern (som pilotfall), men också sådana som följt hierarkin och börjat uppifrån. Eftersom metoden är en del av styrningen så är det avgörande hur ledningen vill föra ut ansvar och vilka samtal om strategi och prestationer som ledningen vill få fart på runt om bland chefer och medarbetare. Frågor som decentralisering och var i en organisation inriktningen avgörs har styrkortsläran som sådan inga svar på. Under de snart 20 år som vi har arbetat med balanserade styrkort är det några frågor som företagsledare och ekonomer brukar återkomma till. De kommer vi att försöka besvara i vår bok: 1.

Hur kan du formulera vassa mål? Både de övergripande målen för verksamheten och de konkreta målen i styrkortet.

Hur kan du engagera dina medarbetare i arbetet med att utveckla och använda styrkortet? Både de vars arbete skall påverkas av styrkorten och de som sköter arbetet med styrkorten som sådana.

Hur kan du skapa effektiva rutiner för att hålla styrkortet vid liv? Både så att siffror når fram och så att metoden utvecklas och omprövas.

Vill du veta svaren redan nu? Gå i så fall direkt till kapitel 6. Om du sedan vill veta vad som ligger till grund för våra svar kan du titta igenom

9789147109371b1-128c.indd 10

9/27/13 6:22 PM

Inledning

kapitlen i mitten av boken. Om du däremot vill ha lite mer kött på benen innan du tar del av våra svar föreslår vi att du läser boken i kronologisk ordning: Först presenterar vi vad styrkort (och strategikartor) är. Därefter ger vi en bild av nyttan med styrkort (kapitel 2). Sedan beskriver vi vilka olika faser ett typiskt styrkortsprojekt genomlöper (kapitel 3) och hur olika personer i en organisation kan bidra till att göra styrkortsanvändningen framgångsrik (kapitel 4). I kapitel 5 berättar vi om hur Gröna Lund, Bilprovningen och Region Gotland har använt styrkort på mycket framgångsrika sätt, och därefter avslutas boken med våra svar på de tre frågorna ovan (kapitel 6). Ytterst handlar styrkort om kommunikation: att hjälpa individerna i en organisation när de samtalar om möjligheter, vald inriktning och hur de lyckas i sitt arbete. Håll detta i minnet vid läsningen. Nyttan av styrkort är indirekt. Att kräva mål och rapportering i styrkortsformat kan lätt bli en tom sifferövning. Men rätt använda mobiliserar de tankar och insikter hos många i en organisation och ger en gemensam och sporrande bild av varför den finns till. Och av hur vars och ens bidrag passar in i helheten.

9789147109371b1-128c.indd 11

9/27/13 6:22 PM

1. Styrkort som strategisk styrning

9789147109371b1-128c.indd 12

9/27/13 6:22 PM

C ARL-JOHAN PETRI är fil.dr och lektor vid Lin-

Har din organisation svårt att genomföra sin strategi? Lägger den löpande styrningen fokus på fel saker? Har ni fastnat i ett virrvarr av styrdokument och meningslös sifferexercis?

C A R L- J O H A N P E T R I & N I L S - G Ö R A N O LV E

En tredjedel av alla företag och organisationer använder sig av styrkort i någon form – en mycket framgångsrik metod för bättre styrning om den används på rätt sätt.

STRATEGIBASERAD STYRNING

STRATEGI BASERAD STYRNING

– SÅ ANVÄNDER DU STRATEGIKARTOR OCH STYRKORT FÖR ATT NÅ ORGANISATIONENS MÅL

I G E T A R T S D A R E S A B

G N I N R Y T S – SÅ ANVÄNDER

DU STRATEGIKARTOR OCH STYRKORT FÖR ATT NÅ ORGANISATIONENS MÅL

Best.nr 47-10937-1

Tryck.nr 47-10937-1-00

C A R L- J O H A N P E T R I & N I L S - G Ö R A N O LV E