Rolf Johansson Claes Ridderström Caroline Östgren
Bokföring från början Faktabok
15:e upplagan
Rolf Johansson Claes Ridderström Caroline Östgren
Bokföring från början Faktabok
15:e upplagan
Förord Detta är en aktuell och praktiskt inriktad nybörjarbok helt anpassad till BAS-kontoplanen. Boken kräver inga förkunskaper av läsaren. Det är vår uppfattning att bokföring från grunden lär man sig bäst ”från handen till huvudet” och inte tvärtom. Således har vi försökt att begränsa den teoretiska texten och istället valt att ta med så mycket övningar som möjligt. Vi har i möjligaste mån försökt efterlikna verkligheten med ”riktiga underlag” i många av övningarna för att underlätta inlärning och förståelse för praktiskt bokföringsarbete. Målet är att läsaren ska lära sig så mycket bokföring att han/hon självständigt ska kunna sköta den löpande bokföringen i ett mindre företag eller assistera i detta arbete i en större rörelse. Boken är indelad i tio kapitel. I kapitel 1–3 lär vi ut bokföringens grunder på det ”klassiska” sättet, det vill säga med hjälp av T-konton. Redan här kommer läsaren att få bekanta sig med BAS-kontoplanen och göra enkla bokslut. I kapitel 4–5 behandlas många av de vanligast förekommande affärshändelserna i såväl stora som små företag. Vi går noggrant igenom inköp och försäljning, ingående och utgående moms, kreditnotor, dröjsmålsränta, försäljning med kreditkort samt redovisning av skatt och sociala avgifter för anställd personal. I kapitel 6 lägger vi tyngdpunkten på avstämning av bokföringen. Här går vi igenom uppbörd av moms och avstämning av skattekonto. I detta avsnitt behandlas också den juridiska företagsformen aktiebolag med särskild tonvikt på redovisningen av det egna kapitalet. Kapitel 7 behandlar de centrala begreppen utgift, utbetalning och kostnad samt begreppen inkomst, inbetalning och intäkt liksom avskrivning och periodisering av varor. I kapitel 8–10 visas hur bokföringen praktiskt organiseras så att bokföringslagens krav och företagets eget informationsbehov tillgodoses. Både manuella och datorbaserade redovisningssystem behandlas. Vi använder oss av Visma Administration 500 för de datorbaserade övningarna, eftersom det är ett av de mest använda på den svenska marknaden. Boken behandlar även helt kort de nya förenklade reglerna för enskilda näringsidkare. Som elev får du gratis tillgång både till det webbaserade ekonomiprogrammet Visma eEkonomi (kan hämtas på www.vismaspcs.se/elevlicens. Ange utbildningskod: hc5q2) och till Visma Administration 500 till din privata dator (kan hämtas på www.vismaspcs. se/elevlicens). Vill du som lärare utbilda i Visma eEkonomi eller i Visma Administration 500 kan du kontakta Visma Spcs angående kostnadsfria utbildningslicenser (e-post: utbilda.spcs@visma.com). Rolf Johansson
Claes Ridderström
Caroline Östgren
3
Innehållsförteckning Kapitel 1
Bokföringens grunder ............................................................. – Inledning ................................................................................ – Varför behöver vi bokföring? ................................................
7 7 7
Kapitel 2
Löpande bokföring .................................................................. – Grundbegrepp ........................................................................ – Balanskonton ......................................................................... – Vad visar en balansräkning? .................................................. – Kontinuitetsprincipen ........................................................... – Resultatkonton ....................................................................... – Tre typer av affärshändelser ...................................................
9 9 10 16 17 21 32
Kapitel 3
Kontoplan ................................................................................. – BAS-kontoplanen .................................................................. – Balanskonton i BAS-kontoplanen ........................................ – Resultatkonton i BAS-kontoplanen ...................................... – Arbetsgång vid bokslut .......................................................... – Eget kapital i enskild firma .................................................... – Översiktligt om eget kapital i aktiebolag .............................. – ”Nollning” av det egna kapitalet i enskild firma ..................
35 35 37 38 40 42 48 50
Kapitel 4
Mervärdesskatt och kreditaffärer........................................... – Mervärdesskatt (moms) ......................................................... – Kreditaffärer – leverantörsskulder ......................................... – Kreditaffärer – kundfordringar .............................................. – Reskontra................................................................................ – Bokföring med hjälp av dator ............................................... – T-konton vs konteringsstämpel .............................................
52 52 58 65 78 88 90
Kapitel 5
Vanliga affärshändelser .......................................................... – Kassaredovisning ................................................................... – Kontokort ............................................................................... – Representation ....................................................................... – Bilen ....................................................................................... – Personalutgifter ...................................................................... – Skattekonto ............................................................................ – Att skattedeklarera .................................................................
98 98 103 110 122 128 132 140
Kapitel 6
Avstämning.............................................................................. – Löpande balanskonton .......................................................... – Redovisning av mervärdesskatt (moms)................................ – Skattedeklaration och inbetalning av moms ........................ – Bokföring av moms ............................................................... – Att skattedeklarera ................................................................. – Avstämning av skattekontot .................................................. – Aktiebolagets redovisning .....................................................
144 144 149 149 152 156 162 163
4
Kapitel 7
Periodisering ........................................................................... – Periodisering av anläggningstillgångar .................................. – Indirekt redovisningsmetod .................................................. – Anläggningsregister ................................................................ – Periodisering av omsättningstillgångar ................................. – Varuredovisning ..................................................................... – Övrig periodisering ................................................................
168 169 170 183 184 194 195
Kapitel 8
Bokföringssystem ................................................................... – Begreppet god redovisningssed ............................................. – Bokföringslagen ..................................................................... – Bokföringsskyldighet (Kapitel 2) ........................................... – Räkenskapsår (Kapitel 3) ....................................................... – Bokföringsskyldighetens innebörd (Kapitel 4) ..................... – Löpande bokföring och verifikationer (Kapitel 5)................ – Hur den löpande bokföringen avslutas (Kapitel 6) .............. – Arkivering av räkenskapsinformation m m (Kapitel 7) ........ – Förslag till upplägg av eget bokföringssystem ...................
200 200 201 202 202 203 203 209 210 211
Kapitel 9
K1-företag – Förenklade regler ............................................ – Nya förenklade redovisningsregler ........................................ – Löpande bokföring ................................................................ – Öppningsbalansräkning......................................................... – Det förenklade bokslutet .......................................................
220 220 222 222 224
Kapitel 10
Praktikfall ................................................................................ 226 – Ängsöblick Bokföringsbyrå AB ............................................. 226 – Facit till praktikfall ................................................................. 262
Engelsk ordlista ..................................................................................................... 264 Bokföringslag (1999:1078) .................................................................................. 266 Utdrag ur BAS-kontoplanen................................................................................. 275 Sakregister.............................................................................................................. 276
5
Innehållsförteckning övningar Övning 1 ..................................... Övning 2 ..................................... Övning 3 ..................................... Övning 4 ..................................... Övning 5 ..................................... Övning 6 ..................................... Övning 7 ..................................... Övning 8 ..................................... Övning 9 ..................................... Övning 10 ................................... Övning 11 ................................... Övning 12 ................................... Övning 13 ................................... Övning 14 ................................... Övning 15 ................................... Övning 16 ................................... Övning 17 ................................... Övning 18 ................................... Övning 19 ................................... Övning 20 ................................... Övning 21 ................................... Övning 22 ................................... Övning 23 ................................... Övning 24 ................................... Övning 25 ................................... Övning 26 ................................... Övning 27 ................................... Övning 28 ................................... Övning 29 ................................... Övning 30 ................................... Övning 31 ................................... Övning 32 ................................... Övning 33 ................................... Övning 34 ................................... Övning 35 ................................... Övning 36 ................................... Övning 37 ................................... Övning 38 ................................... Övning 39 ................................... Övning 40 ................................... Övning 41 ...................................
6
12 13 15 18 19 20 26 28 30 33 34 44 46 49 51 51 55 56 57 59 60 66 67 71 73 77 80 81 82 85 86 91 93 96 100 102 104 105 108 109 115
Övning 42 Övning 43 Övning 44 Övning 45 Övning 46 Övning 47 Övning 48 Övning 49 Övning 50 Övning 51 Övning 52 Övning 53 Övning 54 Övning 55 Övning 56 Övning 57 Övning 58 Övning 59 Övning 60 Övning 61 Övning 62 Övning 63 Övning 64 Övning 65 Övning 66 Övning 67 Övning 68 Övning 69 Övning 70 Övning 71 Övning 72 Övning 73 Övning 74 Övning 75 Övning 76 Övning 77 Övning 78 Övning 79 Övning 80 Övning 81 Övning 82
................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ................................... ...................................
115 116 117 119 125 131 135 137 138 139 142 143 148 154 155 158 159 161 172 173 174 177 179 180 181 186 187 188 188 189 191 193 197 198 198 199 205 206 210 212 215
1. Bokföringens grunder Inledning Bokföring är ett internationellt känt system som funnits under lång tid och som bygger på ett fåtal logiska regler för registrering av affärshändelser, t ex inköp och försäljning. Bokföringen sker i kronologisk och systematisk ordning. Den första utförliga beskrivningen av bokföringens idé återfinns i franciskanermunken Luca Paciolis ”Summa di Arithmética”, tryckt i Venedig 1494. Sedan dess har bokföringen genomgått flera utvecklingsstadier, men genom införandet av bokföringsmaskiner och sedermera datorer har den återgått till den italienska, dubbla bokföringens princip.
Orden redovisning och bokföring används ofta som synonymer, men redovisning är ett vidare begrepp. Bokföring är den del av redovisningen som utförs när man registrerar affärshändelser i ett bokföringsprogram. Även upplägg av redovisningssystem med avstämning, framtagande av månadsrapporter och arkivering tillhör bokföring. Redovisning innehåller många valmöjligheter och bedömningar, som inte behöver hanteras i den löpande bokföringen. Med redovisning menas också att man t ex analyserar månadsrapporterna, lägger upp budget och upprättar bokslut.
Varför behöver vi bokföring? All redovisning har naturligtvis en tänkt mottagare. Men ända sedan vi var barn har vi velat lära oss genom att alltid ifrågasätta och ställa frågan: Varför? När det gäller redovisning är svaret på den frågan, att den ska lämna ekonomisk information som i sin tur ska tillgodose fyra huvudsyften. Vi kan kalla dem för redovisningens hörnstenar: 1. Vi måste kunna mäta företagets resultat under en viss period. Perioden är vanligtvis en månad, ett kvartal eller som längst ett räkenskapsår. Den mätningen gör man genom att avläsa skillnaden mellan allt som är sålt och allt som är inköpt/förbrukat. Är försäljningen högre än inköpen/förbrukningen har företaget en vinst, och är inköpen/ 7
1. BOKFÖRINGENS GRUNDER
förbrukningen högre än försäljningen har företaget en förlust. Denna rapport kallas resultaträkning. Försäljning – Inköp/förbrukning Resultat
2. Enbart resultatet ger oss inte hela bilden av hur företaget mår, utan vi måste komplettera den genom att avläsa företagets ekonomiska ställning. Detta görs vid en viss tidpunkt och visar oss företagets tillgångar och skulder. Skulderna brukar delas upp i skulder till ägarna, s k eget kapital, och övriga skulder, s k främmande kapital. Ett annat sätt att se på det är att det egna kapitalet är den del av Tillgångar som inte motsvaras av Skulder. Denna rapport kallas balansräkning. Eget kapital Tillgångar Skulder
3. Företagets omgivning ställer också krav på redovisning av företagets verksamhet. På detta område finns därför lagar och regler, t ex vilka som är bokföringsskyldiga (bokföringslagen, BFL) och vilka som ska upprätta årsbokslut och årsredovisning (årsredovisningslagen, ÅRL). Företaget måste motsvara samhällets krav. Samhället kan bestå av många grupperingar, t ex kunder, leverantörer, anställda och Skatteverket. Redovisningen ligger också till grund för företagets deklaration och därmed också taxeringen av företaget. 4. De minimikrav som lagen uppställer räcker sällan för att tillfredsställa ledningens ofta långtgående krav på ett riktigt beslutsunderlag. Detta tillgodoses genom att redovisningen på olika sätt ska vara underlag för ekonomisk styrning. Vi kanske lägger en budget som ska följas upp eller gör olika kalkyler på nya produkter. Beslut som fattas internt måste ha korrekta underlag tagna från bokföringen. Allt detta sammantaget innebär att företagets redovisningssystem i praktiken ofta ger mer information än lagen kräver.
8
2.
Löpande bokföring Grundbegrepp När man bokför ska alla affärshändelser samlas på konton. Ordet konto betyder sammanställning och det är just vad det är. Om alla affärshändelser av samma slag, t ex händelser i kontantkassan, samlas på ett konto är det lätt att få en överblick. Affärshändelsen måste ha ägt rum och den måste vara möjlig att uttrycka i monetära termer, dvs i pengar. Dessutom behövs kontosammanställningarna när man ska stämma av bokföringen mot verkligheten. Ett konto kan beskrivas som ett T (T-konto): Kassa Debetsida
Kreditsida
Kassakontot ovan är ett exempel på ett tillgångskonto. När kassan ökar bokför vi på kassakontots vänstra sida – vi debiterar kassakontot. När kassan minskar bokför vi på kassakontots högra sida – vi krediterar kassakontot. Begreppet saldo står för mellanskillnaden mellan debet- och kreditsidan på ett konto. Dubbel bokföring innebär att varje affärshändelse noteras på minst två konton. Som exempel kan vi visa hur en överföring av pengar från kassan till plusgirokontot ska bokföras: (Ökning)
Kassa
(Minskning)
Plusgiro
15 000
(Ökning) Kassa
Plusgiro
(Minskning)
15 000
Kassakontot krediteras, när pengar tas ut från kassan, dvs när kassan minskar. Plusgirokontot debiteras, när pengar sätts in på plusgirot, dvs plusgirot ökar. Framför beloppet anges namnet på ”motkontot”, dvs det andra kontot som också berörs av affärshändelsen. Systemet med motkonto används för att man ska kunna kontrollera när eventuella fel uppstått.
9
2. LÖPANDE BOKFÖRING
Dubbel bokföring innebär alltså: Varje affärshändelse föranleder minst en debitering och en kreditering. En debitering kan motsvara flera krediteringar eller en kreditering kan motsvara flera debiteringar. Summan av alla debiteringar måste bli lika stor som summan av alla krediteringar. En affärshändelse är en händelse som förändrar storleken och sammansättningen på företagets förmögenhet och som berör företagets ekonomiska relationer med omvärlden. Att fördela affärshändelser på olika konton kallas kontering.
Balanskonton Tillgångar, eget kapital och skulder Man skiljer på balanskonton och resultatkonton. Balanskonton är tillgångskonton, eget kapitalkonton och skuldkonton. Resultatkonton är utgiftskonton och inkomstkonton. Detta avsnitt behandlar balanskontona. Till resultatkontona återkommer vi längre fram i kapitlet. Kontona för tillgångar, eget kapital och skulder tillhör balanskontona. De kallas så för att de avslutas mot ett balanskonto (eller som det ofta kallas utgående balans, UB). Exempel på tillgångskonton är inventarier, lager, kassa, plusgiro och bank. Exempel på eget kapital- och skuldkonton är eget satsat kapital resp banklån. Alla tillgångskonton ökar på debetsidan och minskar på kreditsidan, dvs debet = ökning och kredit = minskning. Med eget kapital- och skuldkontona är det tvärtom, dvs debetsidan betyder minskning (M) och kreditsidan ökning (Ö). (Ö) Debetsida
10
Tillgångar
(M) Kreditsida
(M)
Eget kapital/Skulder
Debetsida
(Ö)
Kreditsida
2. LÖPANDE BOKFÖRING
Exempel Följande exempel visar vad som sagts: 1 Ägaren satsar 10 000 kr i företaget. Pengarna sätts in på företagets plusgiro. 2 Företaget lånar 30 000 kr. Pengarna sätts in på företagets bankkonto. 3 Inventarier köps för 25 000 kr. Pengarna tas ut från banken. TILLGÅNGAR (Ö) Debet 3)
Bank
(Ö) Debet 1)
Eget kap
(Ö) Debet 2)
Lån
Inventarier
Kredit (M)
EGET KAPITAL/SKULDER (M) Debet
25 000
Plusgiro
Plusgiro
Kredit (M)
(M) Debet
10 000
Lån Bank
Bank 30 000
Eget kapital
Kredit (Ö)
10 000 1)
Kredit (Ö)
30 000 2)
Kredit (M)
Inventarier 25 000 3)
Exemplet visar hur den dubbla bokföringen fungerar. Händelse 1: Ägarens egen kapitalinsats ökar, dvs Eget kapitalkontot krediteras. Framför beloppet anges motkontots namn, i detta fall ”Plusgiro”. Vid insättning ökar det med 10 000 kr, dvs det debiteras. Båda kontona ökar således, men det är en debitering och en kreditering, dvs dubbel bokföring. Händelse 2: Då företaget lånar 30 000 kr ökar skulden, dvs kontot för Lån krediteras. Motkonto är Bank som vid insättningen ökar med 30 000 kr, dvs kontot debiteras. Händelse 3: Inventarier köps för 25 000 kr, dvs inventariekontot debiteras. Motkontot Bank krediteras, dvs minskas med samma belopp. Vi har 25 000 kr mindre på bank men istället motsvarande värde i inventarier.
11
2. LÖPANDE BOKFÖRING
ÖVNING 1 Bokför på nedanstående konton. Ange motkonto.
Affärshändelser 1 Ägaren satsar 50 000 kr i rörelsen. Pengarna sätts in på företages plusgirokonto. 2 Inventarier köps för 24 000 kr. Betalningen sker via plusgiro. 3 Företaget lånar 80 000 kr. Beloppet sätts in på företagets bankkonto. 4 Ägaren satsar ytterligare 5 000 kr kontant som läggs i kassan. (Kontant betyder alltid till/från kassan.) 5 Företaget amorterar 8 000 kr på lånet. Betalningen sker genom plusgiro. 6 Ägaren gör ett privatuttag kontant med 4 000 kr. (Ledning: Eget kapital minskar.)
TILLGÅNGAR
EGET KAPITAL/SKULDER
(Ö) Debet
Inventarier
Kredit (M)
(M) Debet
Eget kapital
Kredit (Ö)
(Ö) Debet
Kassa
Kredit (M)
(M) Debet
Lån
Kredit (Ö)
(Ö) Debet
Plusgiro
Kredit (M)
(Ö) Debet
Bank
Kredit (M)
12
2. LÖPANDE BOKFÖRING
ÖVNING 2 a) Bokför följande affärshändelser för ett företag. Ange motkonto.
Affärshändelser 1 Ägaren satsar 58 000 kr i rörelsen. Pengarna läggs i kassan. 2 Företaget lånar 50 000 kr som sätts in på plusgirokontot. 3 Inventarier köps kontant för 30 000 kr. 4 Lånet amorteras med 8 000 kr. Pengarna tas ur kassan. 5 Ägaren gör ett privatuttag på 5 000 kr. Pengarna tas ur kassan.
b) 1 Hur stort är saldot på kassakontot efter det att ovanstående affärshändelser bokförts? 2 Hur stort är saldot på lånekontot vid samma tidpunkt? TILLGÅNGAR
EGET KAPITAL/SKULDER
(Ö) Debet
Inventarier
Kredit (M)
(M) Debet
Eget kapital
Kredit (Ö)
(Ö) Debet
Kassa
Kredit (M)
(M) Debet
Lån
Kredit (Ö)
(Ö) Debet
Plusgiro
Kredit (M)
13
2. LÖPANDE BOKFÖRING
Låt oss nu pröva att avsluta våra konton, dvs göra bokslut. De konton vi har använt är balanskonton. De avslutas med en utgående balans, förkortat UB och samlas i balansräkningen. TILLGÅNGAR
Inventarier
(Ö) Debet Bank
25 000 _______ 25 000
(Ö) Debet Eget kapital
Lån
Kredit (M)
UB
25 000 _______ 25 000
Plusgiro
Kredit (M)
10 000 _______ 10 000
UB
10 000 _______ 10 000
Bank
(Ö) Debet
EGET KAPITAL/SKULDER
30 000 _______ 30 000
(M) Debet UB
(M) Debet UB
Eget kapital 10 000 _______ 10 000
Plusgiro
Lån 30 000 _______ 30 000
Bank
Kredit (M)
Inventarier UB
25 000 5 000 _______ 30 000
Utgående Balansräkning (UB) Tillgångar Inventarier Plusgiro Bank
25 000 10 000 5 000
Summa
40 000
Eget kapital /Skulder Eget kapital 10 000 Lån 30 000 Summa
40 000
Då kontona ska avslutas räknar vi ut summan som har bokförts på debet- resp kreditsidan. Det största beloppet anger kontots omslutning. På bankkontot ovan är debetsidan störst. Där har 30 000 kr bokförts, dvs detta är kontots omslutning. På tillgångskonton kommer omslutningen av naturliga skäl att vara på debetsidan. På motsvarande sätt kommer kreditsidan att utvisa omslutningen på skuldkonton.
Från den summan avgår vad som bokförts på den motsatta sidan, i detta fall 25 000 kr på kreditsidan. Skillnaden (30 000 – 25 000 =) 5 000 kallas saldo eller utgående balans (UB) och förs vid bokslutet till balansräkningen, med angivande av kontots namn. De övriga kontonas saldon beräknas på motsvarande sätt och förs till balansräkningen. Om vi har bokfört rätt ska debet- och kreditsidan i balansräkningen vara lika stora då alla konton avslutas. Man säger att balansräkningen är i balans. Balansräkningen visar vilka tillgångar företaget har och hur dessa finansierats med eget kapital och skulder. Det egna kapitalet är tillgångar minus skulderna. Ett annat sätt att se på det, är att det egna kapitalet är den del av tillgångarna som inte motsvaras av skulder. Är skulderna större än tillgångarna är det egna kapitalet negativt. Eget kapital Tillgångar Skulder
14
Kredit (Ö) 10 000 _______ 10 000
Kredit (Ö) 30 000 _______ 30 000
2. LÖPANDE BOKFÖRING
ÖVNING 3 Bokför följande affärshändelser på angivna konton och gör bokslut.
TILLGÅNGAR (Ö) Debet
Inventarier
Kredit (M)
Affärshändelser 1 Ägaren startar sin firma och satsar 100 000 kr i företaget. Beloppet sätts in på ett nyöppnat plusgirokonto.
(Ö) Debet
Bilar
Kredit (M)
2 Ägaren köper en firmabil, en begagnad Volvo för 50 000 kr. Betalningen sker via plusgiro. 3 Från plusgiro tas 7 000 kr ut för att ha till hands i företagets kassa. 4 Banken beviljar företaget ett lån på 40 000 kr som sätts in på ett bankkonto.
(Ö) Debet
Kassa
Kredit (M)
5 En dator köps för 10 000 kr. Betalning sker via plusgiro. 6 Banklånet amorteras med 2 000 kr. Beloppet överförs från företagets bankkonto. 7 Kontorsmöbler köps kontant för 6 500 kr. 8 Ägaren tar 200 kr från företagets kassa för eget bruk (så kallat privatuttag).
(Ö) Debet
Plusgiro
Kredit (M)
9 Ägaren köper ytterligare en bil till firman, en begagnad Saab, för 25 000 kr. Betalning sker via plusgiro. 10 En kopiator köps för 7 000 kr. Betalning sker via plusgiro. EGET KAPITAL/SKULDER
(Ö) Debet
Bank
Kredit (M)
(M) Debet
Eget kapital
Kredit (Ö)
(M) Debet
Lån
Kredit (Ö)
Utgående Balansräkning (UB) Tillgångar Inventarier
..............................
Bilar
..............................
Kassa
..............................
Plusgiro
..............................
Bank
..............................
Summa tillgångar
..............................
Eget kapital/Skulder Eget kapital Lån
.............................. ..............................
Summa EK/Skulder .............................. 15
2. LÖPANDE BOKFÖRING
Vad visar en balansräkning? Om allt är rätt bokfört ska balansräkningen se ut så här: Kapitalanvändning
UB år 1 Balansräkning
Tillgångar Inventarier Bilar Kassa Plusgiro Bank
Summa tillgångar
23 500 75 000 300 1 000 38 000 137 800
Kapitalanskaffning
Eget kapital/Skulder Eget kapital Lån
99 800 38 000
Summa EK/Skulder
137 800
Företagets balansräkning visar hur kapitalet har anskaffats och hur det använts. Kapitalanskaffningen framgår av kreditsidan, antingen lånar företaget det kapital som behövs eller så satsas det av företagets ägare som eget kapital (man brukar säga att det egna kapitalet utgör företagets skuld till ägaren). Kapitalanvändningen framgår av debetsidan. I detta fall finns kapitalet som inventarier och bilar samt i kassa, plusgiro och bank. Balansräkningen måste balansera, dvs debet = kredit. Företaget kan inte gärna använda mer kapital än vad som anskaffats (och inte mindre heller, om man som användning även räknar det kapital som finns tillgängligt i kassa samt på plusgiro och bank). Balansräkningen visar företagets förmögenhetsställning vid en viss tidpunkt, t ex årsskiftet. Man kan jämföra en balansräkning med den egna självdeklarationen som är en förmögenhetssammanställning vid en viss tidpunkt, 31/12, men den är utifrån personens perspektiv, inte företagets.
16
2. LÖPANDE BOKFÖRING
Kontinuitetsprincipen Principer i redovisning tillhandahåller en viss vägledning. En princip som aldrig ifrågasätts är att det ska finnas en kontinuitet mellan åren i bokföringen. Det vill säga att om vi avslutar ett konto med en utgående balans (UB) ska vi också börja nästa år med samma summa som ingående balans (IB). En ramsa att minnas: UB vid årets slut blir automatiskt IB vid nästa års början.
Företagets kassa var 300 kr den 31/12. Den 1/1 startar ett nytt år med 300 kr i kassan. På motsvarande sätt behandlas övriga konton. När det nya året börjar ser det således ut så här på företagets balanskonton: TILLGÅNGAR (Ö) Debet IB
(Ö) Debet IB
(Ö) Debet IB
(Ö) Debet IB
(Ö) Debet IB
Inventarier
EGET KAPITAL/SKULDER Kredit (M)
(M) Debet
23 500
Bilar
IB
Kredit (M)
75 000
Kassa
Eget kapital
(M) Debet
Lån IB
Kredit (Ö) 99 800
Kredit (Ö) 38 000
Kredit (M)
300
Plusgiro
Kredit (M)
1 000
Bank
Kredit (M)
38 000
17
2. LÖPANDE BOKFÖRING
ÖVNING 4 Bokför följande affärshändelser för år 2 och gör bokslut. För in föregående års UB som IB år 2. Hämta IB-beloppen från föregående sida.
TILLGÅNGAR (Ö) Debet
Inventarier
Kredit (M)
Affärshändelser
(Ö) Debet
Bilar
Kredit (M)
(Ö) Debet
Kassa
Kredit (M)
(Ö) Debet
Plusgiro
Kredit (M)
1 Banklånet slutamorteras, dvs hela lånet betalas tillbaka. Beloppet överförs från företagets bankkonto. 2 Ett nytt lån beviljas från en annan bank på 10 000 kr. Beloppet sätts in på företagets bankkonto. 3 Ägaren satsar ytterligare 10 000 kr i företaget. Beloppet sätts in på plusgiro. 4 Den begagnade Saaben lyckas företaget sälja för samma belopp som den köpts för, dvs 25 000 kr kontant. 5 Ägaren gör ett privatuttag på 5 000 kr ur företagets kassa. 6 Från plusgirot överförs 4 000 kr till bankkontot. 7 Tilläggsinventarier köps för 3 000 kr. Betalning via plusgiro.
EGET KAPITAL/SKULDER
(Ö) Debet
Bank
Kredit (M)
(M) Debet
Eget kapital
Kredit (Ö)
(M) Debet
Lån
Kredit (Ö)
Balansräkning Tillgångar Inventarier
..............................
Bilar
..............................
Kassa
..............................
Plusgiro
..............................
Bank
..............................
Summa tillgångar 18
..............................
Eget kapital/Skulder Eget kapital Lån
.............................. ..............................
Summa EK/Skulder ..............................
2. LÖPANDE BOKFÖRING
ÖVNING 5 För in de ingående balanserna för år 3. Hämta IBbeloppen från UB år 2 på föregående sida. Bokför följande händelser och gör bokslut för år 3.
TILLGÅNGAR (Ö) Debet
Inventarier
Kredit (M)
Affärshändelser: Affärshändelser
(Ö) Debet
Bilar
Kredit (M)
(Ö) Debet
Kassa
Kredit (M)
1 Lånet amorteras med 5 000 kr. Beloppet betalas från företagets bankkonto. 2 Från bankkontot överförs 3 000 kr till plusgirot. 3 Ägaren tar ut 6 000 kr från banken för eget bruk. 4 Från plusgirot överförs 3 000 kr till banken. 5 Ägaren betalar privata räkningar med 1 000 kr via företagets plusgiro. 6 Den kontorsstol som köptes år 1 var röd. Ägaren tycker bättre om grönt i år och lyckas byta jämnt mot en grön stol. 7 Från kassan överförs 20 000 kr till plusgirot.
EGET KAPITAL/SKULDER (Ö) Debet
(Ö) Debet
Plusgiro
Bank
Kredit (M)
(M) Debet
Eget kapital
Kredit (Ö)
(M) Debet
Lån
Kredit (Ö)
Kredit (M)
Balansräkning Tillgångar Inventarier
..............................
Bilar
..............................
Kassa
..............................
Plusgiro
..............................
Bank
..............................
Summa tillgångar
..............................
Eget kapital/Skulder Eget kapital Lån
.............................. ..............................
Summa EK/Skulder .............................. 19
2. LÖPANDE BOKFÖRING
ÖVNING 6 Svara på nedanstående frågor. Vilka är de fyra huvudsyftena gällande redovisning?
Vad innebär dubbel bokföring?
Vilka balanskonton finns?
Vad visar en balansräkning?
Vad menas med kontinuitetsprincipen?
20
2. LÖPANDE BOKFÖRING
Resultatkonton Inkomster och utgifter De exempel vi hittills gjort har varit orealistiska eftersom ingen verksamhet har bedrivits, dvs vi har vare sig köpt eller sålt och således inte fått något resultat av verksamheten. Det ska vi råda bot på i detta kapitel, där inkomst- och utgiftskontona, dvs resultatkontona, ska behandlas. Inkomst- och utgiftskontona kallas för resultatkonton för att de avslutas mot en resultaträkning. Exempel på inkomstkonton är försäljningsinkomster (vanligen benämnt bara försäljning), bidrag och ränteinkomster. Exempel på utgiftskonton är varuinköp, hyror, telefon, porto, löner och ränteutgifter. Inkomstkonton ökar (Ö) på kreditsidan och minskar (M) på debetsidan. Med utgiftskontona förhåller det sig tvärtom, dvs debetsidan betyder ökning (Ö) och kreditsidan minskning (M). Man skulle kunna hoppas på att de flesta konton skulle vara inkomstkonton, men så är det inte. Endast ett fåtal av kontona är normalt sett inkomstkonton. Däremot finns det många utgiftskonton och beroende på företagets storlek används olika många. Detta beror på att informationsbehovet gällande utgifterna är större. Vanligtvis används bara inkomstkontonas kreditsida resp utgiftskontonas debetsida. Det är bara vid justeringar som de motsatta sidorna används. Inkomstkonto
(M)
Debetsida
(Ö)
Utgiftskonto
(Ö)
Kreditsida
Debetsida
(M) Kreditsida
Vad som är ökningssida (Ö) respektive minskningssida (M) när det gäller resultatkontona brukar orsaka en del problem när man börjat lära sig bokföring. Att tillgångskontona ökar på debetsidan tycker de flesta är logiskt, men att det förhåller sig likadant med utgiftskontona känns ologiskt. Men egentligen är det väldigt logiskt: • Om man t ex utgår från kassakontot och tar pengar från detta så krediterar man ju kassakontot (M) och motkontot blir ju då debiterat. Har man använt pengarna för att köpa en tillgång debiteras ett tillgångskonto (Ö). (Ö) Debet
Kassa Inventarier
Kredit (M) 25 000
(Ö) Debet Kassa
Inventarier
Kredit (M)
25 000
21
2. LÖPANDE BOKFÖRING
• Om man istället hade använt pengarna för att betala en utgift hade ett utgiftskonto blivit debiterat (Ö). (Ö) Debet
Kassa
Kredit (M)
Kontorsmaterial
5 000
(Ö) Debet Kassa
Kontorsmaterial
Kredit (M)
5 000
Om ett inköp ska bokföras som en tillgång eller en utgift är inte alltid självklart. Det är en bedömningsfråga, som handlar om värde och varaktighet av det man köpt. Till detta ska vi återkomma senare i kapitel 7 när vi talar om periodiseringar. Enkelt uttryckt kan man dock säga att ska ett inköp bokföras som en tillgång ska företaget ha användning av inköpet under minst 3 år och värdet ska överstiga ett halvt prisbasbelopp, dvs 22 400 kr (prisbasbelopp 2017 = 44 800 kr). Om dessa kriterier inte är uppfyllda ska inköpet bokas som en utgift. Tillgångar och utgifter är således ganska ”närbesläktade”, vilket dock inte gäller för tillgångar och inkomster, som inte alls har samma innebörd, fast många tycker att det låter så när de hör begreppen för första gången. • Det är lika logiskt om vi använder oss av samma tankesätt när det gäller inkomster. Om vi tänker oss att vi säljer en vara kontant, dvs pengar kommer in i kassan (Ö), så debiteras kassan. Då måste vi ju motkontera på ett inkomstkonto som då krediteras, men inkomsterna ökar ändå (Ö). (Ö) Debet Försäljning
Kassa
Kredit (M)
(M) Debet
Försäljning
Kredit (Ö)
Kassa
8 000
8 000
Den tanke som ska tänkas i exemplet ovan är att i alla affärshändelser ska vi beloppsmässigt debitera (oavsett om konton ökar eller minskar) lika mycket som vi krediterar (också oavsett om kontot ökar eller minskar). En ramsa att minnas: Alla affärshändelser medför minst en debitering och minst en kreditering.
22
2. LÖPANDE BOKFÖRING
Fyra kontoslag Vi har beskrivit att det behövs en resultaträkning och en balansräkning för att avläsa hur företaget mår. Här nedan finns en sammanställning över de fyra kontoslag som används i bokföringen:
Ex på Tillgångskonton – Fastighet – Inventarier – Lager – Kundfordringar – Kassa – Plusgiro – Bankgiro
Balansräkning 2 Eget kapital 1 Tillgångar
Ex på Eget kapitalkonton – Satsat kapital – Insättningar/uttag – Ackumulerat resultat
Årets resultat
Skulder
Resultaträkning 3 Inkomster/Intäkter
4 – Utgifter/Kostnader
Årets resultat
Ex på Skuldkonton – Banklån – Leverantörsskuld – Skatteskuld – Mervärdesskatt
Ex på Inkomstkonton – Försäljning – Bidrag – Ränteinkomster Ex på Utgiftskonton – Varuinköp – Hyra – El – Frakt – Kontorsmaterial – Representation – Löner Överförs till Eget kapital i balansräkningen
En resultaträkning är en sammanställning av de inkomster och utgifter som hör till den period som ska rapporteras. Sådana inkomster och utgifter som tillhör den perioden kallas för intäkter och kostnader. Skillnaden mellan intäkter och kostnader utgör årets resultat.
Hur hänger det ihop? Balans- och resultaträkningen hänger ihop på så sätt att resultatet alltid är en del av det Egna kapitalet. Om resultatet är vinst kommer det att öka företagets skuld till ägarna, dvs Eget kapital, och om företaget visar förlust blir det tvärtom, dvs ägarna måste ”skjuta till” och därmed avstå en del av sitt satsade kapital, dvs eget kapital minskar. 23
2. LÖPANDE BOKFÖRING
Exempel år 4 Företagets ställning den 31/12 år 3 framgår av följande balansräkning:
Balansräkning (UB) Tillgångar Inventarier Bilar Kassa Plusgiro Bank
Eget kapital/Skulder Eget kapital Lån
26 500 50 000 300 23 000 3 000 102 800
Summa tillgångar
Summa EK/Skulder
97 800 5 000
102 800
Balanskonton TILLGÅNGAR
Inventarier
(Ö) Debet IB
26 500 _______ 26 500
50 000 _______ 50 000
IB
300 ____ 300
(Ö) Debet IB 3)Varuförs
26 500 _______ 26 500
UB
50 000 _______ 50 000
Plusgiro
Kredit (M)
3 000 ______ 3 000
Varuinköp Löner UB
Hyror UB
UB
(M) Debet UB
Eget kapital 103 800 _______ 103 800
IB Res
Lån 5 000 ______ 5 000
IB
Kredit (M) 300 ____ 300
Bank
(M) Debet
Kredit (M)
UB
23 000 30 000 _______ 53 000
(Ö) Debet IB
UB
Kassa
(Ö) Debet
EGET KAPITAL/SKULDER Kredit (M)
Bilar
(Ö) Debet IB
5 0001) 17 0002) 31 000 ________ 53 000 Kredit (M) 2 0004) 1 000 ______ 3 000
Balansräkning Tillgångar Inventarier Bilar Kassa Plusgiro Bank Summa tillgångar 24
26 500 50 000 300 31 000 1 000 108 800
Eget kapital/Skulder Eget kapital Lån
103 800 5 000
Summa EK/Skulder
108 800
Kredit (Ö) 97 800 6 000 _______ 103 800 Kredit (Ö) 5 000 ______ 5 000
2. LÖPANDE BOKFÖRING
En ramsa att minnas: UB vid årets slut blir automatiskt IB vid nästa års början.
För in IB utifrån Balansräkningen år 3.
Affärshändelser 1 Företaget köper varor för 5 000 kr. Betalning via plusgiro. 2 Löner betalas med 17 000 kr. Betalning via plusgiro. 3 Företaget säljer varor för 30 000 kr. Betalning erhålls på plusgiro. 4 Hyror betalas med 2 000 kr. Betalning via bank.
Därefter görs bokslut. Bokslut görs i en viss logisk ordning: STEG 1: Först avslutas resultatkontona, dvs inkomst- och utgiftskontona, till resultaträkningen. STEG 2: Tänk på hur det hela hänger ihop. När du räknat fram årets resultat ska det föras till Eget kapital. Du måste fråga dig själv om det är en vinst eller förlust för att kunna föra det till rätt sida av Eget kapitalkontot. En vinst ökar företagets skuld till ägaren, dvs du krediterar Eget kapital. En förlust minskar företagets skuld till ägaren, dvs du debiterar Eget kapital. STEG 3: Slutligen avslutas balanskontona, dvs tillgångskontona och eget kapital- resp skuldkontona, till balansräkningen som ska balansera, dvs summan på debetsidan ska stämma överens med summan på kreditsidan.
Resultatkonton INKOMSTER (M) Debet RR
Försäljning 30 000 _______ 30 000
Plusgiro
UTGIFTER Kredit (Ö) 30 000 3) ________ 30 000
(Ö) Debet 1) Plusgiro
(Ö) Debet 4) Bank
(Ö) Debet 2) Plusgiro
Resultaträkning Nettoomsättning Försäljning Rörelsens utgifter/kostnader Varuinköp Hyror Löner Årets resultat (Eget kapital)
Varuinköp 5 000 ______ 5 000
RR
Hyror 2 000 ______ 2 000
Kredit (M) 5 000 ______ 5 000 Kredit (M)
RR
2 000 ______ 2 000
Löner
Kredit (M)
17 000 ______ 17 000
RR
17 000 ______ 17 000
30 000 – 5 000 – 2 000 – 17 000 6 000 25
2. LÖPANDE BOKFÖRING
ÖVNING 7 Ett företags ekonomiska ställning den 31/12 år 2017 framgår av följande balansräkning:
Balansräkning (UB) Tillgångar Kassa Plusgiro Bank
1 000 5 000 10 000
Summa tillgångar
16 000
Eget kapital/Skulder Eget kapital Lån Summa EK/Skulder
8 000 8 000 16 000
a) UB år 2017 enligt ovan förs in som ingående balans år 2018.
Balanskonton TILLGÅNGAR
EGET KAPITAL/SKULDER
(Ö) Debet
Kassa
Kredit (M)
(M) Debet
Eget kapital
Kredit (Ö)
(Ö) Debet
Plusgiro
Kredit (M)
(M) Debet
Lån
Kredit (Ö)
(Ö) Debet
Bank
Kredit (M)
Balansräkning Tillgångar
Eget kapital/Skulder
Kassa
...............................
Eget kapital
...............................
Plusgiro
...............................
Lån
...............................
Bank
...............................
Summa tillgångar 26
...............................
Summa EK/Skulder ...............................
2. LÖPANDE BOKFÖRING
b) Bokför följande affärshändelser.
Affärshändelser 1 Företaget köper varor kontant för 1 000 kr. 2 Företaget säljer varor för 2 000 kr. Betalning erhålls på plusgiro. 3 Företaget köper varor för 3 000 kr. Betalar via plusgiro. 4 Företaget säljer varor kontant för 4 000 kr.
c) Gör bokslut för år 2018.
Resultatkonton INKOMSTER (M) Debet
UTGIFTER Varuförsäljning
Kredit (Ö)
(Ö) Debet
Varuinköp
Kredit (M)
Resultaträkning Nettoomsättning Varuförsäljning
...............................
Rörelsens utgifter/kostnader Varuinköp
_ ...............................
Årets resultat (Överförs till Eget kapital)
...............................
27
2. LÖPANDE BOKFÖRING
ÖVNING 8 Bokför följande affärshändelser för ett nystartat företag och gör bokslut.
Affärshändelser 1 Företagets ägare satsar 50 000 kr. Beloppet sätts in på ett nyöppnat bankkonto anslutet till bankgirot. 2 Banken beviljar företaget ett lån på 20 000 kr. Beloppet sätts in på företagets bankkonto. 3 Varor köps för 10 000 kr. Betalas via bankgiro. 4 Varor säljs för 26 000 kr. Betalning erhålls till bankgirot.
Balanskonton TILLGÅNGAR
EGET KAPITAL/SKULDER
(Ö) Debet
Inventarier
Kredit (M)
(M) Debet
Eget kapital
Kredit (Ö)
(Ö) Debet
Bank
Kredit (M)
(M) Debet
Lån
Kredit (Ö)
Balansräkning Tillgångar
Eget kapital/Skulder
Inventarier
...............................
Eget kapital
...............................
Bank
...............................
Lån
...............................
Summa tillgångar
28
...............................
Summa EK/Skulder ...............................
Bokföring från början. Faktabok ISBN 978-91-47-11323-1 © 1990 och 2017 Rolf Johansson, Claes Ridderström, Caroline Östgren och Liber AB Förläggande redaktör: Magnus Winkler Formgivning och omslag: Fredrik Elvander Sättning: LundaText AB Produktionsledare: Jürgen Borchert Upplaga 15:1 Tryck: Interak, Polen 2017
KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner och universitet. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se.
Liber AB, 113 98, Stockholm Tfn 08-690 90 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 e-post: kundservice.liber@liber.se
Bokföring från början Faktabok Bokföring från början är en kombinerad fakta- och övningsbok som inte förutsätter några förkunskaper i bokföring/redovisning. Boken innehåller teori och ett stort antal övningar och praktikfall baserade på autentiska verifikationer och vanligt förekommande affärshändelser. Målet är att läsarna ska lära sig så mycket bokföring att de självständigt kan sköta den löpande bokföringen i ett mindre företag eller assistera i detta arbete i en större rörelse. Bokföring från början är speciellt lämplig för praktiskt inriktade kurser på utbildningsföretag, YH-utbildningar, komvux, studieförbund och inom ramen för företagsintern utbildning. Tack vare den klara pedagogiska linjen är den även utmärkt för självstudier. Till boken finns separat facit med fullständiga lösningar och förslag på studieplan. Som studerande får du gratis tillgång till Visma Administration 500 och till Visma eEkonomi. Bokföring från början har skrivits av Rolf Johansson, Claes Ridderström och Caroline Östgren. Författarna har långvarig erfarenhet av redovisningsarbete och undervisning för yrkesverksamma vuxna. Bokföring från början utgör tillsammans med Bokslutet från början ett heltäckande läromedelspaket i bokföring, årsbokslut och årsredovisning.
Best.nr 47-11323-1 Tryck.nr 47-11323-1