Lรถnehandboken av Anna Forsberg och Anna Sundin
Elfte upplagan
Björn Lundén Information AB box 84, 820 64 Näsviken tel: 0650-54 14 00 | fax: 0650-54 14 01 info@blinfo.se | www.blinfo.se | facebook.com/blinfo Copyright Björn Lundén Information AB. Omslag och sättning av Anki Wallner, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Brödtexten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel. Bild på omslag från Shutterstock.com. Denna upplaga av boken är tryckt i 800 exemplar hos Elanders Sverige AB. Tidigare upplagor är tryckta i 20 840 exemplar. Den här boken är en klimatneutral trycksak. Läs mer på www.klimatneutral.se. Elfte upplagan, januari 2017 ISBN 978-91-7695-061-6
Innehåll Förord.............................................................................................. 8 Om boken......................................................................................... 9
Grundläggande regler och arbetsunderlag
11
Anställningsavtal............................................................................. 12 Kollektivavtal.................................................................................. 18 Skatteavdrag.................................................................................. 22 Arbetsgivaravgifter.......................................................................... 43 Arbetsgivardeklarationen................................................................. 51 Löneberedningsunderlag.................................................................. 60 Löneutbetalning.............................................................................. 67 Löneförändringar............................................................................. 70 Löneberedningsplan........................................................................ 73 Bokföring av löner............................................................................76 Personalregister.............................................................................117 Löneartsregister........................................................................... 121
Löner, ledigheter och frånvaro
123
Ordinarie lön................................................................................. 124 Övertid......................................................................................... 128 Mertid.......................................................................................... 133 OB- och FA-tillägg.......................................................................... 135 Rörliga lönedelar........................................................................... 138 Sjukfrånvaro..................................................................................142 Föräldraledighet.............................................................................161 Tjänstledighet................................................................................167 Permission....................................................................................172
Förskott och kostnadsersättningar
175
Förskott och lån.............................................................................176 Ersättning för tjänsteresor............................................................. 183 Traktamente................................................................................. 192 Kostnadsersättningar och utlägg.................................................... 204
Förmåner 209 Bilförmån...................................................................................... 210 Parkeringsförmån.......................................................................... 224 Drivmedelsförmån......................................................................... 227 Bostadsförmån............................................................................. 231 Kostförmån.................................................................................. 238 Försäkringsförmån........................................................................ 243 Ränteförmån................................................................................. 248 Övriga förmåner............................................................................ 252 Förmån utan kontant lön............................................................... 258 Skattefria förmåner....................................................................... 260 Löneväxling.................................................................................. 264
Semester 273 Semesteravstämning.....................................................................274 Semesterlön enligt sammalöneregeln............................................. 290 Semesterlön enligt procentregeln................................................... 296 Förskottssemester........................................................................ 304 Obetald semester......................................................................... 307
Efterarbete 311 Kontrolluppgifter........................................................................... 312 Löneuppgifter till Fora och Collectum.............................................. 328 Slutlön......................................................................................... 332
Anställda med särskilda villkor
339
Utmätning.................................................................................... 340 Arbetsträning................................................................................ 342 Avdrag för utgifter för vissa yrkesgrupper........................................ 344 Bidrag för anställda....................................................................... 345 Utländska anställda ..................................................................... 346
Övriga lönefrågor
351
Arvoden och ersättningar till uppdragstagare.................................. 352 Vinstdelning och tantiem............................................................... 359 Utbetalning av pension.................................................................. 364 Kvittning....................................................................................... 366 Sökordsregister..............................................................................371
Förord Lönehandboken är skriven för dig som arbetar med löneadministra tion. Arbetsområdet är beroende av flera omfattande regelverk, inom flera olika områden. Det ställs stora krav på dig som ska utföra det praktiska arbetet. Löneadministration är ett viktigt arbetsområde. Både för anställda och arbetsgivare är det naturligtvis angeläget att löner, förmåner, ersättningar och avdrag beräknas korrekt. Dessutom kräver interna och externa intressenter såsom anställda, fackförbund, myndigheter och försäkringsbolag olika slags personalrelaterad information från företaget. För att uppfylla alla regler och informationskrav, och samtidigt lägga upp arbetet på ett effektivt sätt, krävs att du gör rätt från början. Vår avsikt och förhoppning är att den här boken ska fungera som ett nyttigt arbetsverktyg i många företag och organisationer, t ex för: • företag med intern löneadministration • konsultföretag inom löneadministration • redovisnings- och revisionsbyråer • utbildningar. Detta är den elfte upplagan av boken. Materialets omfång gör att det säkerligen finns områden att förbättra eller komplettera. Vi tar tacksamt emot synpunkter och förslag inför kommande upplagor. Mejla till info@blinfo.se. Näsviken, Hälsingland i januari 2017 Anna Forsberg och Anna Sundin
8 |
Om boken Inledning Samlad information om löner och personaladministration I Lönehandboken hittar du väsentliga regler och praktiska anvisningar för alla vanligt förekommande arbetsuppgifter inom löne- och personaladministration. Du får en vägledning i allt från hur en viss förmån bör hanteras till hur du ska redovisa personalkostnader iden löpande redovisningen. Praktiskt inriktad handbok Målsättningen med boken är att på ett tydligt sätt visa hur du i praktiken kan arbeta för att följa regler och uppfylla informationskrav. För detta krävs dock kunskaper om regler, avtal och villkor. Därför är det oundvikligt att vi kommer in på lagar, avtalsbestämmelser och rekommendationer i bokens olika avsnitt. Vi har försökt att hålla de teoretiska avsnitten så konkreta och kortfattade som möjligt. För vissa mer komplicerade frågeställningar har det dock varit nödvändigt att göra mer utförliga genomgångar. En uppslagsbok som med viss möda kan sträckläsas Troligen har boken sin största förtjänst som en uppslagsbok du använder när det dyker upp problem eller frågor. Vi har därför lagt upp innehållsförteckningen och sökordsregistret så att du snabbt och enkelt ska hitta den information du söker. Aktuell information I Faktabanken under fliken Företagskunskap på vår hemsida hittar du aktuell information om bland annat arbetsgivaravgifter, förmåns belopp, prisbasbelopp, statslåneränta och utlandstraktamente. Där kan du även räkna ut förmånsvärdet för tjänstebilar.
| 9
Om boken
Förbättringar till nästa upplaga Detta är den elfte upplagan av boken. Vi på förlaget tar tacksamt emot tips och förslag till förbättringar inför nästa upplaga. Mejla till info@blinfo.se. Vi är också glada om du vill tycka till om boken på www.blinfo.se. Gå till bokens sida under fliken Böcker och välj fliken Recensioner.
10 |
Grundläggande regler och arbetsunderlag
| 11
Anställningsavtal I det här kapitlet sammanfattas det viktigaste kring anställnings avtalet. I vår bok ANSTÄLLDA finns ytterligare information om vad en arbetsgivare bör tänka på när han anställer.
Anställningsavtal Bör vara skriftligt Ett anställningsavtal behöver inte vara skriftligt. Du kan muntligen komma överens med arbetstagaren om vilka villkor som gäller. I praktiken är det dock en fördel att ha en skriftlig överenskommelse. Dels för att minska risken för missförstånd, dels för att arbetsgivaren enligt LAS (lag om anställningsskydd) skriftligt måste informera den anställde om vilka anställningsvillkor som gäller (om anställ ningstiden är tre veckor eller mer). Vi rekommenderar att alla anställningsavtal som arbetsgivaren upp rättar är skriftliga även om anställningstiden understiger en månad.
Arbetsgivaren ska lämna upplysningar om alla villkor som är av väsentlig betydelse för anställningsavtalet eller anställnings förhållandet. Man måste också informera tidsbegränsat anställda om lediga tillsvidareanställningar och provanställningar. Den skriftliga informationen till den anställde ska innehålla minst följande uppgifter: • Arbetsgivarens och den anställdes namn och adress. • Tillträdesdag. • Var den anställde ska utföra arbetet. Om den anställde inte ska ha någon speciell arbetsplats bör detta förklaras. • Arbetsuppgifter, yrkesbenämning eller tjänstetitel. I vissa fall kan du komplettera med en utförlig befattningsbeskrivning om befatt ningen är speciell. • Vilken anställningsform det gäller, dvs om anställningen gäller tills vidare, för begränsad tid eller om det är en provanställning.
12 |
Anställningsavtal
• Om det är en tillsvidareanställning ska de uppsägningstider som gäller finnas med, alternativt en hänvisning till kollektivavtal eller LAS. • Om det är en anställning för begränsad tid ska anställningens slutdag eller andra villkor för att anställningen ska upphöra framgå tydligt. • Om det är en provanställning ska prövotiden framgå. • Begynnelselön och eventuellt andra förmåner. • Hur ofta och när lönen ska betalas ut. • Vilka löneperioder (avstämningsdagar) som gäller. • Normal arbetstid. • Villkor för semester och eventuell förskottssemester. • Om arbetsgivaren är ansluten till något kollektivavtal. • Villkor för utlandsjobb om stationeringen avses vara längre än en månad. Informationen ska lämnas före avresan. När en arbetsgivare anställer någon på en tidsbegränsad anställning ska arbetsgivaren informera om vilken form av tidsbegränsad anställning det är fråga om. Arbetsgivare ska också på anställds begäran inom tre veckor från förfrågan informera om anställnings tidens sammanlagda längd. I det följande kommer vi in närmare på de viktigaste punkterna i förteckningen ovan. Observera att vissa kollektivavtal kan inne hålla bestämmelser om skriftliga anställningsavtal. Anställningsform Det är viktigt att det framgår av anställningsavtalet om det är fråga om en tillsvidareanställning eller en tidsbegränsad anställ ning, dvs vilken anställningsform som har avtalats. Om man endast har ett muntligt anställningsavtal blir det svårt att vid en tvist bevisa v ilken anställningsform man har avtalat om. Därför är det viktigt att alltid upprätta skriftliga anställningsavtal. Arbetstid I anställningsavtalet bör du även reglera mellan vilka tider den anställde ska arbeta, t ex kl 08.00–17.00, och vilka dagar som normalt ska utgöra arbetsdagar, t ex måndag–fredag. Arbetstidslagen reglerar frågor om arbetstid för de anställda, t ex övertid, mertid, nattvila, veckovila, raster mm. I de flesta kollektiv avtal finns bestämmelser som kompletterar och, i vissa fall, ersätter lagens bestämmelser. Du kan läsa mer i kapitlet Övertid.
| 13
Anställningsavtal
Lön och förmåner I anställningsavtalet bör du ta med uppgifter om begynnelselönen och förmåner (t ex bilförmån och kostförmån) som den anställde har rätt till. I avtalet bör det framgå om den anställde har månadslön eller timlön. Du bör även ta med en uppgift om vilken löneperiod som gäller och när lönen kommer att betalas ut. Om företaget är bundet av kollektivavtal kan du i anställningsavtalet hänvisa till kollektivavtalet. Där framgår gällande avtalsenliga lönenivåer. Detsamma gäller lönetillägg, försäkringsfrågor, mm.
Lönetillägg och kostnadsersättningar Olika lönetillägg som den anställde får rätt till bör regleras i anställningsavtalet. Lönetillägg kan vara: • ersättning för obekväm arbetstid • övertidsersättning • skifttillägg • jourersättning • beredskapsersättning. Reglerna för hur kostnadsersättningar som milersättning, telefon ersättning, traktamenten, reseersättningar osv ska räknas ut, bör f innas med i anställningsavtalet. Hur utlägg ska regleras kan också vara lämpligt att ta med. När det är aktuellt kan du alternativt hänvisa till kollektivavtal även på denna punkt. Försäkringar Det är lämpligt att informera om villkor för försäkringar, exempel vis avtalsförsäkringar eller (för företag utan kollektivavtal) egna försäkringslösningar. Förskottssemester Om den anställde får förskottssemester, bör detta beskrivas i avtalet. Det bör framgå hur många dagar den anställde har rätt till och en tidsgräns när de senast måste tas ut. Observera att det finns särskilda regler för avräkning av förskottssemester när en anställd slutar. Läs mer om det i kapitlet Förskottssemester. Om företaget har kollektivavtal kan det finnas särskilda regler om förskottssemester i kollektivavtalet.
14 |
Anställningsavtal
Konkurrensklausul Det är ofta bra att för nyckelpersoner i företaget ha med en konkurrensklausul i anställningsavtalet. Det gäller t ex personer som har en företagsledande ställning eller på annat sätt är särskilt viktiga för företagets verksamhet. Visserligen har de anställda automatiskt en lojalitetsplikt gentemot arbetsgivaren. Men det kan ändå vara lämpligt att skriva in att den anställde inte får bedriva konkurrerande verksamhet medan anställ ningen pågår eller utnyttja kunskaper om företaget om han byter arbetsgivare eller startar ett eget företag (t ex inom en tvåårsperiod). Vinstdelning tas inte in i avtalet Om företaget har vinstdelning ska du inte ta med något om detta i anställningsavtalet. Vinstdelningen får inte betraktas som en del av lönen eller som någon avtalad förmån, utan är en ensidig utfäs telse från arbetsgivarens sida. Kollektivavtal? När du skriver ett anställningsavtal ska du alltid ta hänsyn till de lagbestämmelser som reglerar förhållandet mellan en arbetsg ivare och en anställd, t ex tillåtna anställningsformer, arbetstidsbestäm melser mm. Du ska också ta hänsyn till avtalsbestämmelser i ett eventuellt kollektiv- eller hängavtal vid upprättande av anställnings avtal. Korrekta uppgifter När ni kommer överens om en anställning är det viktigt att båda parter lämnar riktiga uppgifter. Den anställde ska lämna riktiga uppgifter om utbildning, hälso tillstånd, tidigare anställning, sociala förhållanden och annat som kan vara viktigt att veta för anställningen. Får den anställde jobbet på grund av osanna uppgifter kan det vara grund för uppsägning. Arbetsgivaren måste lämna korrekta uppgifter om arbetsplatsen, arbetsuppgifter, lön och andra anställningsvillkor. Den anställde kan ha rätt att häva anställningsavtalet om det visar sig att arbets givaren lämnat oriktiga uppgifter om tjänsten.
| 15
Anställningsavtal
16 |
Anställningsavtal
Ändring av anställningsavtal Om arbetsgivaren ändrar någon av förutsättningarna ovan ska han meddela den anställde ändringarna inom en månad. Om anställnings avtalet hänvisar till ett kollektivavtal behöver inte den anställde meddelas om kollektivavtalet ändras. En av grunderna inom avtalsrätten är att avtal ska hållas. Därför kan arbetsgivaren inte försämra anställningsförhållandena utan att den anställde samtycker. Det skulle kunna räknas som en uppsäg ning av anställningsavtalet. Observera att anställningsavtalet inte kan sägas upp delvis. Hela anställ ningsavtalet måste sägas upp, eftersom det ses som en enhet.
Om arbetsgivaren gjort vissa ensidiga utfästelser påverkar dessa inte anställningsavtalet. Det gör att arbetsgivaren kan återta dem utan att behöva säga upp anställningsavtalet. Det kan t ex vara olika personalvårdsförmåner (fika, motion och friskvård osv) eller icke avtalad vinstdelning som arbetsgivaren beslutar sig för att återta. Återtagande av bonus Ett företag betalar ut en bonus till sina anställda om vinstmarginalen överstiger 10%. Eftersom detta inte är något man avtalat om med sina anställda, kan arbetsgivaren ensidigt besluta att inte dela ut någon bonus även om vinstmålet uppnås.
Observera att arbetsgivaren enligt MBL (lag om medbestämmande i arbetslivet) är skyldig att förhandla med facket om saker som anses viktiga för de anställda.
| 17
Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & BOKSLUT I ENSKILD FIRMA BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K3 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILL AKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DRIVA FÖRETAG SOM PENSIONÄR EGET AKTIEBOLAG EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSMOMS FISSIONER FUSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL – REDOVISNING FÄLLOR OCH FEL – SKATT & MOMS FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄKRINGAR – SKATT OCH REDOVISNING GOD MAN & FÖRVALTARE – EN VÄGLEDNING GOD MAN & FÖRVALTARE – PROBLEM OCH LÖSNINGAR GOD MAN FÖR ENSAMKOMMANDE F LYKTINGBARN HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR
IDROTTSUTÖVARE INKÖPSTEKNIK KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN MAKAR MARKNADSFÖR DIG SJÄLV MARKNADSFÖRING MIN BOSTADSRÄTT MOMS PENNINGTVÄTTSLAGEN PENSIONSPLANERING FÖR FÖRETAGARE PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING PROJEKTARBETE I FÖRETAG REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR SAMBOBOKEN SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTEFÖRFARANDET SKATTENYHETER SKATTEPLANERING I AKTIEBOLAG SKATTEPLANERING I ENSKILD FIRMA SKOGSÄGARBOKEN STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I BOSTADSRÄTTSFÖRENINGAR STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR TESTAMENTSHANDBOKEN TRAKTAMENTE VD-BOKEN WORKING CAPITAL MANAGEMENT VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG
www.blinfo.se