9789147122363 by Smakprov Media AB

idéutkast till policyer

Policyhandboken – vägledning för att frigöra företagets fulla förmåga

Gustaf Wettergren

ISBN 978-91-47-12236-3 © 2017 författaren och Liber AB Förläggare: Helga Laurin Projektledare: Kajsa Lindroth Redaktör: Camilla Nevby Grafisk form och omslag: Fredrik Elvander Illustrationer: Jonny Hallberg Omslagsbild: Shutterstock Författarfoto på baksidan: Jan Strömberg bild s. 149: Shutterstock Produktion: Lars Wallin Första upplagan 1 Repro: Integra Software Services, Indien Tryck: People Printing, Kina 2017

Kopieringsförbud Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Kopiering, utöver lärares och elevers begränsade rätt att kopiera för undervisningsbruk enligt BONUS-avtal, är förbjuden. BONUS-avtal tecknas mellan upphovsrättsorganisationer och huvudman för utbildningsanordnare, t.ex. kommuner och universitet. Intrång i upphovsmannens rättigheter enligt upphovsrättslagen kan medföra straff (böter eller fängelse), skadestånd och beslag/förstöring av olovligt framställt material. Såväl analog som digital kopiering regleras i BONUS-avtalet. Läs mer på www.bonuscopyright.se. Liber AB, 113 98 Stockholm tfn 08-690 90 00 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01 E-post kundservice.liber@liber.se

Innehåll

Vem boken vänder sig till och vad den innehåller..................................................................................... 10

Del 1.................................................................................................................... 15 1. Vad är en policy?........................................................................................... 16 Några kännetecken hos policyer................................................................................17 Vad ska en policy innehålla?........................................................................................20 Inledningen av ett policydokument...........................................................................21 Införande av moderbolagets styrande dokument i dotterbolag.......................22 Riktlinje för införande av centralt beslutade policyer i dotterbolag...............22 Olika typer av styrande dokument.............................................................................24 2. Styrande dokument – vad menas med det?............................................... 29 Hierarkin av styrande dokument................................................................................29 Införande och förankring av policyer........................................................................34 Tillämpning av policyer – årlig utvärdering............................................................36 3. Hur policyer används i ledningen av företag............................................. 39 Hantering av breda frågeställningar med hjälp av policyer...............................40 Vilka regler har betydelse?...........................................................................................57 4. Policyer som är ”måsten” eller ”bra att ha”............................................... 62 Mindre företag med 10–50 anställda.........................................................................62 Medelstora företag med 50–250 anställda...............................................................65 Företag vars aktier är börsnoterade..........................................................................67 5. Formaliserad eller informell ledning av företag....................................... 69 6. Företagets verksamhetssystem................................................................... 72 Hierarkin hos företagets styrande organ..................................................................72 Verksamhetssystem och strategi.................................................................................74 Att föra ut strategierna med hjälp av balanserade styrkort..............................80 De centrala delarna i verksamhetssystemet...........................................................82

7. De styrande principerna i verksamhetssystemet...................................... 86 Styrande principer..........................................................................................................87 Mission eller uppdrag....................................................................................................87 Vision...................................................................................................................................89 Affärsidé.............................................................................................................................90 Styrande dokument som en del av verksamhetssystemet..................................93 8. Svensk kod för bolagsstyrning..................................................................... 96 Kollegiet för svensk bolagsstyrning...........................................................................96 Bakgrund...........................................................................................................................97 Bolagskoden.....................................................................................................................99 9. Utskotten inom och utom styrelsen.......................................................... 116 Ersättningsutskott....................................................................................................... 116 Revisionsutskott........................................................................................................... 117 Instruktion för revisionsutskottet.............................................................................119 Valberedning................................................................................................................. 122 Instruktion för tillsättande av ledamöter i valberedningen............................122 10. Frigör företagets fulla förmåga!.............................................................. 125 Skapa en stark kultur med vision, värdegrund och policyer......................... 127 Företag vars kultur måste anpassas till nya förutsättningar..........................134 Värdegrund och policyer för påverkan av det psykosociala klimatet...........137 11. Skapa en gemensam värdegrund............................................................ 140 Vad menas med värdegrund eller kultur?........................................................... 140 Vilka uttryck tar sig företagets kultur?................................................................ 143 Kartläggning av värdegrunden.............................................................................. 145 Värdegrunden som identitetsskapare.................................................................. 149 12. Några centrala dimensioner i värdegrunden........................................ 154 Kundorientering......................................................................................................... 154 Värdegrund för bemötande av kunder...................................................................157 Medarbetarfokus........................................................................................................ 158 Värdegrund för samarbete i företaget.....................................................................160 Prestationer och ansvar........................................................................................... 162 Värdegrund för prestationer och ansvar...............................................................164 Värdegrund för prioritering av arbetsuppgifter...................................................165 Innovation och förändring...................................................................................... 166 Värdegrund för ständiga förbättringar (Kaizen)................................................168 Utbyte av information och kunskaper................................................................. 168 Värdegrund för utbyte av information mellan medarbetare..........................169 Värdegrund för informationsutbyte mellan chefer och medarbetare..........170

Beslutsfattande........................................................................................................... 170 Värdegrund för beslutsfattande................................................................................174 Intern ordning och reda........................................................................................... 175 13. Företagets sociala ansvar – CSR.............................................................. 177 Kraven på anpassning till nya miljökrav...............................................................180 Vad menas med CSR?................................................................................................ 181 Värdegrund för företagets ansvar för miljö och samhälle................................183 Principer för ansvarsfulla placeringar (PRI)...................................................... 185 Ekvatorprinciperna................................................................................................... 189 Etiska riktlinjer för företags finansiella placeringar........................................ 190 14. Hur företag bidrar till ”hållbar utveckling”.......................................... 193 Handlingsplan för hållbarhet i förhållande till miljön.................................... 195 Att producera på ett miljöriktigt sätt................................................................... 196 Rapporteringen rörande hållbarhet..................................................................... 199 Internationella standarder för rapportering av miljöpåverkan....................200 GRI-reglerna för rapportering av hållbarhet........................................................201 Uppförandekoder – att ta fullt ansvar för produkter och tjänster............... 203

Del 2 – Exempel..........................................................................207 15. Exempel på policyer, riktlinjer, anvisningar och instruktioner.......... 208 Alkohol och droger........................................................................................................209 Arbetsmiljö......................................................................................................................213 Årlig kontroll av arbetsmiljön i företaget...............................................................214 Mobbning eller trakasserier?.....................................................................................218 Mångfald.........................................................................................................................219 Kränkande särbehandling.........................................................................................220 Sexuella trakasserier....................................................................................................221 Arkivering........................................................................................................................224 Attest.................................................................................................................................229 Avtal..................................................................................................................................239 Betalkort för anställda.............................................................................................. 243 Betyg och tjänstgöringsintyg.................................................................................. 244 Bisyssla eller annan anställning............................................................................. 244 Brandskydd.................................................................................................................. 245 Bärbar dator, mobiltelefon och läsplatta............................................................ 246 Diskriminering............................................................................................................ 250 Distansarbete.............................................................................................................. 252 E-post............................................................................................................................. 255

Egen bil i tjänsten....................................................................................................... 255 Ersättningar till ledande befattningshavare...................................................... 256 Etik för anställda........................................................................................................ 257 Etik för företaget......................................................................................................... 263 Etiska riktlinjer för företagets finansiella placeringar.................................... 272 Externt besök.............................................................................................................. 272 Facebook....................................................................................................................... 273 Facklig verksamhet.................................................................................................... 273 Farfarsprincipen......................................................................................................... 275 Finanspolicy................................................................................................................. 275 Finanspolicyns syfte och omfattning......................................................................275 Finansfunktionens organisation..............................................................................278 Valutarisk........................................................................................................................282 Ränterisk..........................................................................................................................282 Bankrelationer...............................................................................................................283 Likviditetsrisk.................................................................................................................284 Kreditrisk.........................................................................................................................285 Etiska regler för företagets placeringar..................................................................286 Friskvård....................................................................................................................... 286 Fysisk säkerhet............................................................................................................ 286 Skydd av medarbetare, uppdragstagare, anhöriga och kunder................... 287 Fysiskt skydd – allmänt...............................................................................................290 Skydd av andra fysiska och immateriella tillgångar.........................................292 Ansvar för säkerheten..................................................................................................295 Företagets försäkringar............................................................................................ 295 Försäkringar och pension för anställda............................................................... 299 Handlingsplan för hållbarhet................................................................................. 307 Hälsa.............................................................................................................................. 307 Informationsklassning.............................................................................................. 309 Informationspolicy – extern information........................................................... 309 Extern information.......................................................................................................310 Kanaler för extern kommunikation.........................................................................312 Insiderinformation och EU:s förordning om marknadsmissbruk (MAR)....319 Grafisk profil...................................................................................................................322 Informationspolicy – intern information........................................................... 322 Informationssäkerhet (för den enskilda användaren).................................... 325 Betydelsen av hög informationssäkerhet...............................................................325 Behörighet och PIN-kod...............................................................................................327 Utrustning........................................................................................................................329

När din anställning upphör.......................................................................................341 Hantering av dokument med känsligt innehåll...................................................341 Införande av centralt beslutade policyer i dotterbolag................................... 343 Inköpspolicy................................................................................................................ 343 Intern kontroll............................................................................................................. 349 Internet......................................................................................................................... 349 Internrevision.............................................................................................................. 350 Intressekonflikt........................................................................................................... 353 Instagram..................................................................................................................... 353 Investor relations....................................................................................................... 353 Jämställdhetsplan...................................................................................................... 354 Jäv.................................................................................................................................... 357 Klagomål från kunder............................................................................................... 357 Kompetensutveckling............................................................................................... 360 Kris, olycksfall och allvarlig sjukdom................................................................... 362 Kränkande särbehandling....................................................................................... 365 Kvalitet.......................................................................................................................... 365 Likabehandling........................................................................................................... 367 Lojalitetsplikt.............................................................................................................. 367 Lönesättning och lönebildning.............................................................................. 368 Miljöpolicy (för företag med höga ambitioner rörande ”hållbarhet”)....... 375 Mobbning..................................................................................................................... 379 Mobiltelefon................................................................................................................. 379 Mutor............................................................................................................................. 379 Mångfald....................................................................................................................... 379 Pension.......................................................................................................................... 379 Personalpolicy............................................................................................................. 380 Personalpolitikens grunder........................................................................................381 Personalledarens ansvar............................................................................................384 Den anställdes roll........................................................................................................386 Utvärdering av chefer...................................................................................................387 Rekrytering av personer med rätt kompetens och värderingar......................387 Planeringssamtal..........................................................................................................388 Lönesamtal......................................................................................................................388 Utvecklingssamtal.........................................................................................................389 Bemanning och rekrytering.......................................................................................389 Lagar och andra regler som påverkar företagets personalpolicy..................390 Produktsäkerhet......................................................................................................... 390 Psykologiska tester.................................................................................................... 393

Rehabilitering.............................................................................................................. 395 Reklamationer............................................................................................................. 397 Rekrytering.................................................................................................................. 397 Rekryteringsprocessen – samverkan mellan linje och personalavdelning.403 Representation............................................................................................................ 403 Resor i tjänsten........................................................................................................... 403 Resesäkerhet................................................................................................................ 407 Revisionsutskott – instruktion för utskottets verksamhet............................ 411 Riskhantering.............................................................................................................. 411 Sekretess....................................................................................................................... 417 Sexuella trakasserier................................................................................................. 417 Skydd av fysiska och immateriella tillgångar.................................................... 417 Sociala medier: Facebook, Twitter, Instagram, Youtube................................ 420 Styrelserepresentation för anställda.................................................................... 422 Säkerhetsrutiner för särskilda utrymmen.......................................................... 423 Telefoni.......................................................................................................................... 424 Tillstånd att lansera nya produkter och tjänster.............................................. 428 Tjänste- eller förmånsbil.......................................................................................... 429 Trakasserier................................................................................................................. 435 Twitter........................................................................................................................... 435 Tystnadsplikt............................................................................................................... 435 Uppsägning av anställning...................................................................................... 435 Utvärdering av chefer................................................................................................ 438 Valberedning – instruktion för utskottets arbete............................................. 438 Valberedning – instruktion för tillsättande av ledamöter............................. 438 Vidareutbildning........................................................................................................ 438 Varumärke.................................................................................................................... 439 Whistleblowing........................................................................................................... 442 Riktlinje för whistleblowing........................................................................................444 Youtube......................................................................................................................... 447 Referenser........................................................................................................ 448

Ansvarsbegränsning Denna bok är en samling idéutkast för hur styrande dokument kan utformas. Författaren tar inte ansvar för rättsliga konsekvenser av användningen av dokumenten eller annat innehåll i denna skrift. Det gäller direkt eller indirekt skada, följdskada, utebliven vinst eller annan olägenhet till följd av användningen av materialet. Texterna ska inte heller uppfattas som juridisk rådgivning.

Policyhandboken

Del 1

1. Vad är en policy?

Man skulle kunna tro att ett så vanligt begrepp som policy har en känd, entydig och allmänt accepterad betydelse. Men så förhåller det sig inte. I själva verket råder osäkerhet och skiftande uppfattningar om vad som menas med begreppet. Låt oss därför inleda med en definition: En policy1 är ett dokument som redogör för specifika åtgärder, handlingar eller beteenden som vid givna förutsättningar föreskrivs eller krävs i val mellan alternativ (av en regering, organisation eller individ) för att vägleda eller avgöra framtida beslut för att uppnå ett eller flera mål.2

Policyer styr således beteendet i processer där vissa händelser inträffar som policyn ska påverka. Utfärdaren av policyn har en uppfattning om vilka åtgärder, handlingar eller beteenden som är önskvärda för att uppnå målen. Det är dem han beskriver när han formulerar policyn. De ”givna förutsättningar” som nämns i definitionen syftar på rådande förhållanden i vid bemärkelse i företaget eller organisationen. Det kan handla om den miljö i vilken policyn ska implementeras och de strategier vars genomförande policyn ska bidra till. Det kan även gälla processer, produkter, tjänster eller ledarstil. Av definitionen framgår att policyer förekommer i flera olika sammanhang. De utfärdas av regeringar, organisationer och kanske även av individer. Regeringar utger policyer för alla möjliga områden. Det kan gälla jämställdhet, demokratisk utveckling, miljö, bistånd eller statliga företag. Ja, listan över 1 Ursprungsbetydelsen av ordet politik kommer från det grekiska ordet politia, som betyder ”statskonst”. I överförd bemärkelse betecknar begreppet konsten att ta ansvar för, leda och försvara ett samhälle samt ge det stabilitet genom stadgar och lagar. Den försvenskade versionen av begreppet policy har valts, med pluralformen policyer. Myndigheternas skrivregler preciserar i sjunde utökade upplagan (2009) användningen av ordet med formerna ”policy, policyn, policyer, policyerna”. Terminologicentrum rekommenderar att ordet policy inte används i pluralis. Om det ändå måste ske förordas ”policyer”. 2 Efter Websters Ninth New Collegiate Dictionary, under ”policy”.

16 •

D el 1

regeringars policyer kan göras mycket lång. Men fokus här är inte policyer på nationell nivå. Här gäller det policyer i organisationer. Det är om organisationer, i synnerhet företag, som den här framställningen handlar. Men innan vi går in på detta ska ett antal särskilda egenskaper hos policyer beröras.

Några kännetecken hos policyer Policyer skiljer sig från lag, då lag förbjuder och söker förhindra visst beteende eller vissa handlingar. En policy däremot vägleder mot beteende som väntas ge önskat resultat. Även om policyer har en annan funktion än lagreglerade förhållanden så är det naturligtvis inte tillåtet att handla i strid med policyer. Därför får de, sedan de beslutats av styrelse eller VD, en styrande funktion. De utgör en form av övergripande företagsintern lagstiftning. Sedan är det en annan sak att möjligheterna att vidta disciplinära åtgärder vid brott mot denna interna lagstiftning är starkt begränsade. Di sciplinära åtgärder mot anställda måste ha stöd i lag eller i kollektivavtal.3 Disciplinära åtgärder i företag kan utgöras av varning eller erinran, löneavdrag, omplacering, skadestånd, uppsägning eller avsked.4 Ett annat syfte med policyer är att förhindra impulsiva, opportunistiska eller ogenomtänkta handlingar som inte hänger ihop med andra policyer eller med organisationens långsiktiga mål. Policyer är till skillnad från målsättningar inte knutna till något bestämt tidsbegrepp. Nej, policyer styr frågor som är avgörande för företagets konkurrensförmåga, men även beteenden när det gäller subtila ting som etiskt handlande, utbildning, intern kontroll, personalfrågor, hälsa och jämlikhet. De har ett långsiktigt perspektiv och syftar till att målen med policyn nås över tid genom envishet, konsekvens och tålamod. Sambandet mellan policyer, lagar, förordningar och kollektivavtal Utgångspunkten är att lagar, förordningar och avtal ska följas och att deras innehåll är känt. När något reglerats i lag, förordning eller kollektivavtal upphör det att vara föremål för någon policy, eftersom det är lagarna som styr. Policyer kan bara handla om saker som företaget självt råder över. 3 Sigeman (2010), Arbetsrätten – en översikt, s. 101 f. 4 Varning eller erinran (LAS 30 § och LOA 15 §), löneavdrag (LOA 14–16 §§), omplacering (LAS 7 §), uppsägning (LAS 7 §), avsked (LAS 18 §) och skadestånd (bl.a. skadeståndslagen 4 kap.).

1 . Vad ä r en policy ? •

Många gånger utgör lagarna emellertid ett golv för vad som måste uppfyllas. Företaget kan i sådana fall i en policy redogöra för vad lagarna innebär, hur de ska omsättas till handling i företaget samt hur långt företaget är berett att sträcka sig utöver lagstadgat minimum. Vissa områden styrs så gott som helt av lag eller avtal, såsom till exempel uppsägning från arbetsgivarens sida, semesterregler, föräldraledighet och pensioner. Sådana områden kan inte bli föremål för någon policy, eftersom det är lagar eller avtal mellan arbetsmarknadens parter som styr. Information kan ändå behövas för att berörda personer i företaget ska få en allmän uppfattning om vilka regler som gäller, och hur företaget tillämpar lagarna eller avtalen. Medarbetare ska kunna få en neutral redogörelse för regelverken utan att behöva gå till lagboken, domar i Arbetsdomstolen eller andra externa informationskällor. Varför behövs skriftliga policyer? Alla företag har policyer. De växer fram över tid, men de är vanligen informella och i praktiken kan det råda skilda uppfattningar om vad som gäller i olika delar av verksamheten. Väsentliga policyer behöver därför få skriftlig form för att tydliggöra vad som faktiskt ska gälla. Det är först när de formuleras skriftligen som utfärdaren måste göra de nödvändiga preciseringarna. När företag börjar arbeta med styrning av verksamheten med hjälp av skriftliga policyer är det vanligen behovsstyrt. Kravet på att policyer dokumenteras uppkommer när företaget växer och den verkställande ledningen inte längre är direkt inblandad i den dagliga, operativa verksamheten. Ofta är det fråga om speciella händelser som aktualiserar behovet av skriftliga styrdokument. Det kan vara besvärande att företaget inte har ett gemensamt uppträdande mot kunder eller leverantörer i olika delar av företaget, eller vid olika tillfällen. Andra situationer är överträdelser av medarbetare eller chefer av interna informella regler. Förseelserna får passera utan åtgärd då det inte finns några dokumenterade regler som tydliggör att ett visst beteende, eller vissa handlingar, inte är acceptabla. Antalet tjänstebilar har kanske vuxit utan att företaget utarbetat någon ”bilpolicy” som anger vad som gäller i användande av tjänste- eller förmånsbilar. Anställdas resor till oroliga delar av världen har kanske ökat utan att någon tänkt igenom vad det innebär i exponering för risker för de resande. Lokalerna kanske har utvidgats utan att någon identifierat nya behov i fråga om fysiska säkerhetsåtgärder. 18 •

D el 1

När företeelser som dessa får viss omfattning är det dags att tänka igenom vad det innebär och därefter ge dem skriftlig form så att policyn kan ge det dagliga handlandet stabilitet och likartade förutsättningar i alla delar av verksamheten. Det händer att ledningen som inför till exempel en första ISO-certifiering, eller en revision av en befintlig certifiering, upplever att de policyer som finns i företaget inte är tillfredsställande dokumenterade, att de saknar ”ägare” eller att systematiken i rangordningen eller beslutsformerna för de styrande dokumenten är oklara. Det kan även inträffa att floran av skriftliga anvisningar vuxit och att de finns spridda på olika avdelningar i företaget. Ledningen saknar därför kännedom om vilka anvisningar som finns, med åtföljande brist på överskådlighet och struktur. Ansvaret för uppdatering av policyer eller rapportering av överträdelser kanske inte har reglerats. Andra situationer är inför en notering av företagets aktier för handel vid någon reglerad marknadsplats. En förutsättning för notering är att ett antal centrala policyer är skriftligen dokumenterade. Behov uppkommer i sådana situationer att dokumentera policyer i skriftlig form, att göra åtskillnad mellan policyer, riktlinjer, anvisningar och instruktioner. Vidare kan det vara nödvändigt att sammanföra dem till en egen plats på företagets intranät och att definiera vem som ansvarar för att de hålls uppdaterade. Andra frågor kan vara vilken information, eller utbildning, anställda ska få i gällande policyer samt att klargöra vad som kan hända när styrande dokument inte följs. Vem har behov av skriftliga policyer? För de anställda är en skriftlig policy en vägledning och ett stöd för hur de ska handla i de frågor som täcks av styrande dokument. Det ger trygghet för medarbetarna, eftersom de vet vad som förväntas av dem. En policy innebär att om problem uppstår så har ledning och medarbetare en gemensam utgångspunkt för att ta itu med frågan. För företagets VD och styrelse kan det ur ansvarssynpunkt ha stor betydelse att företaget har skriftliga policyer som är förankrade i organisationen. Det minskar risken för överträdelser, eftersom det klart framgår vad som gäller. Samtidigt lyfter det av en del av ansvaret från ledningens axlar, men fritar den naturligtvis inte om någon lokalt skulle handla i strid med en utfärdad policy. 1 . Vad ä r en policy ? •

För leverantörerna har det stor betydelse att företaget har en inköpspolicy som anger reglerna för hur upphandlingar ska gå till, eller kriterierna för hur anbud utvärderas, eller att spelreglerna för anbud inte ändras under upphandlingens gång. Att företaget hanterar sina leverantörer på ett etiskt riktigt sätt har stor betydelse för deras intresse att leverera till företaget, eller att inleda ett mera långtgående samarbete. ISO-certifieringar till olika miljö- och kvalitetssystem eller system för informationssäkerhet förutsätter att väsentliga delar av företagets policyer är dokumenterade i skriftlig form. Även den svenska bolagskoden, liksom internationella koder, förutsätter att betydande delar av företagets policyer är skriftligen dokumenterade. Samma förhållande gäller ICFR-reglerna,5 vilka behandlar den interna kontrollen. Slutsatsen är att det blivit alltmer angeläget att dokumentera företagets olika policyer, riktlinjer, anvisningar och instruktioner som en del av företagets lednings- och styrsystem. Samtidigt kan man konstatera att detta är ett eftersatt område i många, i övrigt, välskötta företag.

Vad ska en policy innehålla? Allmänt gäller att en policy ska innehålla principer för hur chefer och anställda ska bete sig i vissa situationer. Policyer ska vara enkla att förstå, gärna vara medryckande och inspirerande och fylla höga krav på innehåll, språk och struktur. De får inte vara långrandiga eller innehålla för mycket detaljer. Då tappar läsaren intresset och policyn får begränsad tillämpning. En policy bör i princip byggas upp på följande sätt:

• Ledningens inställning till det område som policyn behandlar samt företagets övergripande mål med policyn.

• Vad som ska uppnås genom tillämpning av policyn (syfte). • Vem policyn vänder sig till (målgrupp). • Hur medarbetarna eller företaget ska bete sig för att följa policyn. • Vem som ”äger” dokumentet och vem som kontrollerar att policyns regelverk åtföljs.

• Angivande av om dokumentet är en policy, riktlinje, anvisning eller instruktion.

• Vem som beslutat om dokumentet och när beslutet fattats. 5 Internal Control over Financial Reporting.

20 •

D el 1

Inledningen av ett policydokument För att åskådliggöra hur de inledande paragraferna i ett policydokument kan utformas återges här ett exempel på inledningen av en finanspolicy: Syfte Denna policy anger ramarna för den riskexponering som styrelse och företagsledning tillåter i den finansiella delen av företagets verksamhet samt i placering av likvida medel i olika finansiella instrument. Policyn anger • ansvar • målsättningar för finansverksamheten • tillåtna placeringar • rapportering • etiska regler.

Målgrupp Denna policy ska vara känd och förstådd av alla medlemmar i ledningsgruppen och koncernledningen samt ledande befattningshavare vid företagets ekonomi- och finansavdelningar.

Ansvar för detta dokument VD äger detta dokument. Chefen för ekonomiavdelningen ansvarar för uppdatering och underhåll samt för att den är förenlig med gällande lagar, förordningar och regler utgivna av normgivande organ.

Ansvar för tillämpningen av denna policy VD ansvarar för att denna policy tillämpas i all operativ verksamhet samt placering av likvida medel i finansiella instrument. Berörda personer ska i sitt dagliga arbete följa de principer, regler och etiska normer som framgår av denna policy.

Av exemplet framgår att det kan vara lämpligt att i de inledande paragraferna av dokumentet, eller i huvudet på detta, ange vem som har ansvar för utformningen av dokumentet och vem som ska kontrollera tillämpningen. Samma person ska vid behov omformulera policyn samt se till att den omarbetade versionen beslutas och förs ut i organisationen på föreskrivet sätt. Vem som beslutat om policyn samt versionen kan alternativt framgå i dokumenthuvudet eller i de inledande paragraferna av policyn. Vanligen

1 . Vad ä r en policy ? •

anges även i huvudet eller i någon av de inledande paragraferna om dokumentet är en policy, riktlinje, anvisning eller instruktion. Ansvaret för policyutformningen bör förläggas till chefer i företagets ledningsgrupp eller koncernledning, eftersom policyarbetet måste utgå från företagets, eller koncernens, högsta ledning. Koncerner behöver dessutom en metodik för hur centralt beslutade policyer införs även i dotterbolag. En sådan modell återges i nästa avsnitt.

Införande av moderbolagets styrande dokument i dotterbolag I koncerner utarbetar och beslutar ledningen i moderbolaget policyer för hela koncernen. De blir dock inte formellt bindande för dotterbolagen såvida de inte beslutats i varje separat juridisk person. Det räcker inte, om saken skulle ställas på sin spets, att det i en centralt utfärdad policy angivits att ”denna policy gäller för hela koncernen”. Det ska finnas beslut i frågan i varje enskild juridisk person där policyerna ska tillämpas.6 Förutom det legala argumentet är det väsentligt att det i varje juridisk enhet, med anställda och en viss omfattning av den operativa verksamheten, finns en ansvarig som driver frågor om införande och tillämpning av policyer. Det är ”tonen från toppen” som är avgörande för om policydokument kommer att tillämpas. När av koncernledningen utfärdade policyer införs i dotterbolag och i skilda länder där koncernen är verksam, framkommer ibland att de strider mot lokala lagar, bestämmelser eller praxis, varför de inte utan vidare går att tillämpa i den lokala verksamheten. Sådana förhållanden måste tydliggöras och rapporteras till koncernen. Avvikelser av betydelse bör vara tidsbegränsade och omprövas med viss regelbundenhet.

Riktlinje för införande av centralt beslutade policyer i dotterbolag En riktlinje för dotterbolagens införande av centralt beslutade policyer kan utformas så här: 6 Europeiska bankmyndighetens riktlinjer för intern styrning (GL 44), s. 7–8.

22 •

D el 1

Införande av centralt beslutade policyer i dotterbolag Denna riktlinje definierar begreppet styrande dokument. Den anger vilka krav som ska uppfyllas av dotterbolagen när sådana dokument beslutats av koncernledningen samt hur den årliga uppföljningen ska gå till. • Styrande dokument avses reglera verksamheten inom ett visst område. De är beslutade av styrelsen, VD eller ledningsgruppen i företaget. • Styrande dokument som överensstämmer med de som utfärdats av moderbolaget ska införas i alla koncernenheter med operativ verksamhet och tillämpas i styrningen av enheternas verksamhet. • Policyer och riktlinjer är bindande för koncernföretagen. De gäller för hela koncernen, och de ska användas i utformningen av motsvarande styrande dokument i dotterbolag med operativ verksamhet. Även anvisningar och instruktioner utfärdade av moderbolaget gäller för hela koncernen. De är inte bindande, varför här medges utrymme för lokala anpassningar efter avstämning med ansvarig instans i koncernen. • Varje chef för en juridisk enhet med operativ verksamhet ansvarar för att koncerngemensamma styrande dokument beslutas och införs i enheten samt att deras tillämpning årligen följs upp genom rapportering till koncernen. Det sker genom att koncernenheten svarar på en enkät rörande tillämpningen (införande, utbildning, överträdelser, behov av kompletteringar etc.) av centralt utfärdade policyer. • Då policydokument gäller tills vidare ska policyer som inte längre tjänar något syfte upphävas. Samtliga policyer ska minst vart femte år genomgås med avseende på om de fortfarande har relevans. • Nya enheter inom koncernen ska omgående efter förvärv, eller bildande, upprätta en tidssatt handlingsplan för införande av koncerngemensamma styrande dokument i sin verksamhet. • Skulle centralt utfärdade policyer eller riktlinjer, till följd av lokala lagar, förordningar eller andra överväganden, inte kunna praktiseras utan avvikelser i förhållande till av koncernen beslutad tillämpning, ska sådana avvikelser rapporteras. Tillåtelse till avvikelse ska vara tidsbegränsad och omprövas vart tredje år. • Policyer, riktlinjer samt anvisningar och instruktioner för dotterbolag ska innan de framläggs för lokala beslut granskas av juridisk sakkunskap (koncernens jurister om sådana finns). • Policyer, riktlinjer, anvisningar och instruktioner ska vara avfattade på det språk som talas av de anställda i dotterbolaget (alternativt på koncernspråket om ett sådant införts).

1 . Vad ä r en policy ? •

Olika typer av styrande dokument Tidigare har en policy definierats som ett dokument som föreskriver visst beteende, eller vissa åtgärder för att nå ett eller flera mål. Policyer är uttryck för en viljeinriktning från ledningens sida. De baseras på företagets värdegrund och anger åtgärder eller handlingar som vägleder mot målen, snarare än att uttryckligen förbjuda vissa handlingar eller visst beteende. Policyer saknar tidsperspektiv. De gäller tills vidare och äldre policyer måste upphävas när nya införs. Det är naturligtvis inte tillåtet att handla i strid med gällande policyer. De utgör trots sin vägledande karaktär en form av företagsintern lagstiftning.7 8 Med riktlinjer förhåller det sig annorlunda. En riktlinje innehåller mer konkreta regler. De är vanligen mera preciserade och beskriver vad som ska göras. De kan till exempel ange vilken typ av åtgärder och tillvägagångssätt som bör väljas, och sätta gränser för vad som får ske. Kännetecknande är att de beskriver ett bestämt tillvägagångssätt, som ska vara så likformigt som möjligt, för att uppnå ett visst syfte. Praxis varierar emellertid. I vissa företag är riktlinjer bindande för dotterbolagen, utan tillåtelse att avvika i den lokala tillämpningen. I andra företag lämnas utrymme för dotterbolagen att själva utforma detaljerna. Riktlinjer tar sikte på att skapa en gemensam norm för önskvärt beteende. Även riktlinjer har sedan de beslutats rollen av företagsintern lagstiftning. Riktlinjer utfärdas ibland av styrelsen, men normalt av VD i moderbolaget eller av ledningsgruppen. De ska tillämpas av dotterbolagen, och deras roll är att säkerställa att moder- och dotterbolag agerar samfällt och att deras handlande styrs i en gemensam riktning. Anvisningar utfärdas för att förtydliga innebörden i policyer och riktlinjer, till exempel upplysa om lämpliga sätt att uppfylla policyer och riktlinjer samt ge exempel på praktiska lösningar och förfaringssätt. Anvisningar sätter gränser och förbjuder visst beteende. De kan även ange hur ett visst moment eller en åtgärd ska utföras, och syftet är att skapa enhetlighet över tid när det gäller hur vissa frågeställningar hanteras eller arbetsuppgifter ut7 Höganäs kommun, Riktlinjer för styrdokument. 8 Riktlinjer för hanteringen av styrande dokument SLU.

24 •

D el 1

förs. Anvisningar används även för delegering av ansvar och befogenheter. De utgör dock sedan de anpassats till lokala förhållanden bindande regler för dem som på lokal nivå ska tillämpa anvisningarna. Instruktioner är den mest detaljerade nivån i styrningen av ett företag eller en koncern. Instruktioner reglerar åtgärder inom specifika system eller områden. De anger hur och av vem åtgärderna ska genomföras. Centralt utfärdade instruktioner är inte bindande för dotterbolagen, men de blir, liksom andra styrande dokument, nödvändiga att följa sedan de varit föremål för lokala anpassningar. Det är vanligt att policydokument innehåller element från flera kategorier enligt ovan. En personal- eller inköpspolicy kan innehålla allmänna övergripande regler som innebär att den ska klassificeras som en policy, medan andra delar i dokumentet är instruktioner. Som allmän regel gäller att den del av informationen i ett styrande dokument som har störst omfattning, avgör hur hela dokumentet klassificeras. Anställdas undertecknande av styrande dokument Alla nyanställda bör underteckna några styrande dokument. Det gäller policyn etik för anställda samt riktlinjen informationssäkerhet och i vissa företag anvisningen rörande alkohol och droger. Nyanställda bör även underteckna de styrande dokument som de ska til�lämpa i sina befattningar. Anställda på inköpsavdelningen bör således underteckna företagets inköpspolicy. Medarbetare på personalavdelningen bör med sin namnteckning intyga att de tagit del av företagets personalpolicy samt exempelvis riktlinjerna för arbetsmiljö, jämställdhet och hälsa. Vissa anställda på ekonomiavdelningen bör underteckna företagets finanspolicy etcetera. Motsvarande krav på att genom sin namnteckning bekräfta att man har tagit del av för sitt ansvarsområde centrala policyer, riktlinjer, anvisningar och instruktioner gäller naturligtvis även för andra. Omfattningen beror på vilken befattning personen ska inneha. En underskrift av ett policy- eller annat styrande dokument påverkar den anställdes uppfattning av betydelsen av att följa policydokumentet. Det kan även ha en viss legal betydelse. Arbetsdomstolen fäster visst avseende vid att en policy undertecknats av en anställd som senare kanske bryter mot den. Undertecknandet innebär att det uppkommit ett dokumente1 . Vad ä r en policy ? •

rat avtalsförhållande mellan två parter. I normalfallet anser domstolen att förekomsten av ett icke undertecknat policydokument utgivet av ett moderbolag, riktat till alla anställda, visserligen kan vara av intresse, men det påverkar knappast domstolens utslag. När någon bryter mot styrande dokument Ibland sker överträdelser av företagets styrande dokument. Det kan handla om onykterhet i arbetet, missbruk av attesträtten, otillåten frånvaro, otil�låten surfning på internet, brott mot informationssäkerhet, stölder, bedrägerier eller annat otillåtet beteende. Eftersom policyer är formulerade för att uppnå vissa övergripande mål är det sällan möjligt att entydigt fastställa om en överträdelse faktiskt skett. I realiteten händer det därför sällan, eller aldrig, att överträdelser av policyer leder till disciplinära åtgärder. Däremot kan brott mot riktlinjer, anvisningar eller instruktioner konstateras, eftersom de har en större tydlighet när det gäller konkreta handlingar och beteenden. När en överträdelse konstateras ska närmaste chef kontakta medarbetaren för att undersöka orsaken till det inträffade. Åtgärderna ska normalt följa nedanstående schema:

• Säkra

bevisning genom att dokumentera händelsen genom intervjuer, skriftlig dokumentation, skärmdumpar, kopior av mail eller på annat sätt.

• Kontakta HR-avdelningen för rådgivning om vilka åtgärder som bör vidtas. • Kalla den anställde till samtal. Klargör vad som är acceptabelt beteende,

med hänvisning till aktuella styrande dokument. Lokal facklig organisation informeras och erbjuds delta.

• Skriv

minnesanteckningar från mötet och dokumentera innehållet i förda samtal. Båda parter ska underteckna anteckningarna. Två personer bör delta från företaget.

• Om beteendet upprepas, eller vid allvarliga överträdelser, kan det bli aktuellt med en skriftlig erinran eller varning.

• Fortsätter problemet kan det beroende på omständigheterna bli tal om skadestånd, omplacering eller uppsägning av personliga skäl efter förhandlingar med de fackliga organisationerna.

Om det är aktuellt att tillgripa disciplinära åtgärder mot någon medarbetare, kan det vara väsentligt att få stöd av arbetsrättslig sakkunskap för utvärdering av om den anställdes agerande verkligen utgör brott mot po26 •

D el 1

licyer, riktlinjer med mera eller lojalitetsplikten mot arbetsgivaren. Åtgärderna bör utformas med hänsyn till gällande arbetsrättsliga regler och praxis i Arbetsdomstolen. En annan källa till information om efterlevnaden av policyer är den så kall ade incidentrapporteringen. Den finns i många företag som en oberoende kanal för rapportering till den säkerhetsansvarige av olyckor, riskabla händelser eller oegentligheter på företagets intranät. När överträdelser sker av reglerna i styrande dokument kan även detta rapporteras som ”incidenter”. Rangordningen mellan de styrande dokumenten Som tidigare nämnts finns det inte någon allmänt accepterad definition av begreppet ”policy”. I Sverige används termen policy för övergripande dokument som anger ”ledningens viljeinriktning”.9 En annan upptäckt är att det inte tycks finnas någon allmänt accepterad rangordning när det gäller den hierarki som råder mellan olika styrande dokument. Klassificeringarna varierar, men den praxis som finns hos ett stort antal svenska företag innebär följande hierarki mellan de styrande dokumenten (se figur 1.1).

Mission, vision, affärsidé, strategi Målformuleringar, övergripande verksamhetsplaner Organisation, delegering av beslutsrätt Planeringsdokument; affärs-, verksamhetsplaner, budgetar, styrkort Policyer Riktlinjer Anvisningar Instruktioner

Figur 1.1 Rangordning av styrande dokument. 9 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (2011), Introduktion till metodstödet.

1 . Vad ä r en policy ? •

De övre nivåerna i figur 1.1, när det gäller rangordningen av de styrande dokumenten, behandlas i senare avsnitt. För närvarande är det policyer, riktlinjer, anvisningar och instruktioner som är i fokus.10

10 PostNord, Vårt sätt att arbeta med dokumenthantering.

28 •

D el 1

2. Styrande dokument – vad menas med det?

Styrande dokument är generella dokument som är beslutade av styrelsen, VD eller ledningsgruppen i företaget. De kan antingen vara bindande och reglera befogenheter eller föreskriva ett visst handlande, utan utrymme för anpassning till varierande förutsättningar i berörda organisatoriska enheter. Alternativt kan styrande dokument vara icke-bindande och då utgöra en stark rekommendation, men inget tvång, när det gäller utformningen av lokala styrande dokument. Efter anpassningar bör emellertid även ickebindande styrande dokument vara vägledande för ledning och anställda.

Hierarkin av styrande dokument De styrande dokumenten är av många slag. I figur 1.1 ovan visas en hierarki av dokument som finns i de flesta företag med ett genomarbetat verksamhetssystem. Ambitionen här är att redogöra för de styrande dokumenten, visa vilken roll de har i verksamhetssystemet samt belysa nödvändigheten av att de är förenliga med företagets värdegrund. I toppen av figur 1.1 finns dokumenten rörande företagets mission, vision, affärsidé och strategi. De svarar på frågorna om varför företaget finns och vad det ska syssla med. De svarar även på frågan i vilken riktning företaget ska utvecklas och vilka värderingar som ska gälla. Affärsidén kan definieras som den överordnade uppfattningen om hur företaget ska producera attraktiva varor och tjänster, medan strategierna är övergripande planer för hur företaget ska förflytta sig från sin nuvarande position till den som beskrivs i företagets vision. Nästa nivå, målformuleringar, behandlar utformningen av målen samt övergripande verksamhetsplaner och åtgärder för att förverkliga företagets 2 . Styrande dokument – vad menas med det ? •

strategier. Den därefter följande nivån, organisation och delegering av beslutsrätt, behandlar företagets styrning via sin organisation och hur rätten att bestämma delegerats till olika beslutsnivåer. Nivån affärs- och verksamhetsplaner, budgetar och styrkort sysslar med frågor om utformning av de aktiviteter som ska äga rum för att genomföra företagets strategi och därigenom uppnå de mål som angivits i företagets affärsplan. Av styrkorten framgår hur målen brutits ner till delmål vilka, kopplade till belöningssystem, premierar organisationens medlemmar vid måluppfyllelse. Vilka policyer behöver vara skriftliga? Det är inte ovanligt att ansvariga för olika områden är tillfreds med att policyer och anvisningar enbart finns i informell form. De ser inte poängen med att dokumentera dem skriftligen. Det beror ibland på att det inte finns policyer som beslutats på övergripande nivå, eller på att det saknas engagemang från ledningens sida. Under sådana omständigheter är det meningslöst för en lokal chef att utarbeta skriftliga policyer för det egna ansvarsområdet. Då stannar arbetet av och i den mån det alls sker, begränsas det till den lokala nivån. Utgångspunkten för den här skriften är att alla organisationer har policyer och att det, när organisationen växer och företagsledningen inte längre dagligen deltar i det operativa arbetet, är viktigt att ett antal ofta informella, men önskvärda, beteenden dokumenteras skriftligen. Om så inte sker, kommer varierande praxis att utvecklas i företagets olika delar, vilket skapar onödig friktion och irritation hos kunder, leverantörer och medarbetare. I avsnittet för ”compliance” (se kap. 3) nämns att ett stort antal policyer med anknytning till regelefterlevnad behöver få skriftlig form för att företaget över tid ska följa dem. Det innebär att en formalisering är nödvändig av delar av företagets verksamhetssystem, i form av skriftliga policyer och riktlinjer och med avseende på de krav på compliance som är relevanta för företaget. Dessutom nämns i kapitel 4 vilka policyer som är ”måsten” och vilka policyer som är ”bra att ha” i små och stora företag. Där framgår hur företag i enkla policydokument behöver klargöra ett antal grundläggande frågor. Även mindre företag behöver enkla policyer för attester, arbetsmiljö, jämställdhet, krisstöd, diskriminering, mobbning och trakasserier.

30 •

D el 1

I samma riktning verkar regelverk som certifieringar. Exempel på detta är det växande antalet företag som ISO-certifieras. För att företagen ska leva upp till den standard som certifieringen innebär, behöver ett stort antal rutiner dokumenteras skriftligen. För närvarande är cirka 7 300 företag certifierade för kvalitetsstyrning enligt ISO 9001 och omkring 4 000 företag certifierade för miljöstyrning enligt ISO 14001.11 Alla certifierade företag ska, i viss omfattning, ha skriftliga anvisningar och instruktioner som anger hur verksamheten ska bedrivas för att uppnå målen med certifieringen. Den här skriften är till för att underlätta och stödja arbetet med att formulera policyer, anvisningar och instruktioner inför en ISO-certifiering till något miljö-, informationssäkerhets-, riskhanterings- eller kvalitetssystem. Det finns ett viktigt undantag från den frivillighet som företag har avseende dokumentation av sina policyer. Det gäller de regler som OECD utarbetat för att hänföra vinster från företag med fasta driftsställen i andra länder än det där moderbolaget har sitt säte, till det land där vinsterna uppkommit. I många länder, däribland i Sverige, kräver skattemyndigheterna att företagen ska ha interna policydokument som visar hur prissättningen är uppbyggd i leveransen av varor och tjänster mellan moder- och dotterbolag. Dokumenten ska innehålla en redogörelse för vem som gör vad, liksom för vem som tar risken i affärsrelationen mellan företag som befinner sig i ett beroendeförhållande till varandra. Utrymmet i den här skriften medger emellertid inte något exempel på ett policydokument som redovisar hur avräkningspriserna mellan moder- och dotterbolag har byggts upp.12 Branschspecifika eller identitetsskapande policyer Eftersom ambitionen är att ge exempel på ett stort antal grundläggande policyer och skriftliga formuleringar av värdegrunden, användbara i många företag, formuleras inga policyer här som är branschspecifika eller identitetsskapande. Många branscher har speciella och mycket långtgående krav på hur verksamheten ska bedrivas. Det gäller till exempel livsmedelsbran schen med sina detaljerade krav på lokaler, kyla, renlighet, förpackningar och kylning under transport för att säkerställa hygien och produktsäkerhet. Mycket av detta är naturligtvis inte föremål för någon policy, eftersom det är fråga om tvingande regler för att säkerställa en god hygien. Men med be11 Enligt Swedac, en statlig myndighet underställd Utrikes- och Näringsdepartementen. 12 Skatteverket (2007), Handledning för internationell beskattning.

2 . Styrande dokument – vad menas med det ? •

aktande av de externt givna reglerna kan varje företag ändå utforma aktiviteterna så att deras produkter får en särpräglad identitet som skiljer dem från konkurrenterna. Men, som sagt, branschspecifika policyer ligger utanför ramen för denna skrift. Inte heller återges några så kallade identitetsskapande policyer. Policyerna som återges är generella. Identitetsskapande policyer är ofta så speciella att de inte kan tillämpas av andra företag än de som utvecklat dem. De baseras vanligen på en ambition att skapa ett unikt företag genom utformning av en speciell strategi och därmed sammanhängande kultur. All verksamhet i företaget fokuseras på fullföljande av strategin, stödd av utbildning av medarbetare och principer för rekrytering som medför att människor med en speciell profil anställs etcetera. Hur exemplen kan stödja utformningen av egna policyer Det finns ofta en tröskel att kliva över när någon ska formulera en skriftlig policy. Vad är det som ska beröras i policyn? Hur ska den utformas? Hur förhåller den sig till lagar, kollektivavtal, företagets kultur och traditioner? Det är dessa frågor, och många andra aspekter på policyer, som behandlas i det följande. De exempel på policyer som återges kan tjäna som en startpunkt när det gäller att komma i gång. För att resultatet ska bli bra behöver utfärdaren ha goda kunskaper om företaget och det aktuella området. Han måste veta vad han vill uppnå med policyn. Med de förutsättningarna kan han stryka det som inte behövs och lägga till sådant som fattas för att skapa ett fungerande policydokument och därefter organisera införandet i den egna organisationen. Policyerna nedan återges för en organisation som helt enkelt kallas ”företaget”. Modellföretaget ska täcka många områden av sin verksamhet med skriftliga policyer. Ambitionen är att vara konkret och att ge exempel på faktiska, men relativt generella exempel för omkring 100 ämnesområden. Det kan vara mera givande än förteckningar med påpekanden om vad man ska tänka på när man utarbetar policyer. Exemplen avser att ge läsaren en uppfattning om ”sakernas tillstånd” vid utarbetandet av egna skriftliga styrande dokument.

32 •

D el 1

Policyer och sekretess Policyer är en del av företagets styrsystem och omgärdas av sekretess. Därför är det sällan möjligt att hämta idéer eller inspiration från andra företag i det egna policyarbetet. Det finns helt enkelt inga goda exempel att tillgå, eftersom de är sekretessbelagda. Ibland publicerar företag sammandrag av sina policyer. När man säger sig vara motståndare till barnarbete, bekämpar mobbning och trakasserier, verkar för jämställdhet och arbetar för en klok hantering av miljön, är det inte särskilt intressant. Det är vad alla förväntar sig, och vem skulle hävda något annat? Men det är i detaljerna och tillämpningen som det intressanta återfinns. Fast de delarna av företagens policyer är sällan redovisade. Vissa styrande dokument måste finnas i företaget utifrån gällande regelverk, som aktiebolagslagen, den svenska bolagskoden och noteringsreglerna vid den aktuella fondbörsen. Tidigare krävde aktiebolagslagen en dokumenterad arbetsordning för styrelsen hos icke-finansiella företag. Dessa krav upphävdes i augusti 2014,13 men kvarstår för så kallade publika bolag, vilka enligt Svensk kod för bolagsstyrning måste ha en arbetsordning för styrelsen. Alla bolag vars aktier är noterade måste nämligen följa koden, vilken innehåller krav på att de ska ha dokumenterade finans- och informationspolicyer samt att de etiska policyerna ska ha skriftlig form. Men inte heller dessa styrande dokument är offentliga, ibland med undantag av policyerna för etiskt beteende och uppförandekoden för leverantörer.14 Några policyer är däremot helt eller delvis undantagna från sekretess. Det gäller de som utformats för att visa att företaget är en ”god samhällsmedborgare”. Det kan gälla en miljöpolicy, en jämställdhetspolicy, en policy rörande mångfald eller sexuella trakasserier, en uppförandekod för leverantörer etcetera. Men även dessa policyer återges ofta i sammandrag. I det följande finns flera exempel på sådana policyer. ”Tonen från toppen” har avgörande betydelse För att policyarbetet ska få genomslag och bli heltäckande, måste det utgå från företagets eller koncernens högsta ledning. Det är som tidigare nämnts ”tonen från toppen” som avgör om policyer får genomslag i företagets vardag.

13 Prop. 2013/14:86 Förenklingar i aktiebolagslagen. 14 ABL 8:46 a.

2 . Styrande dokument – vad menas med det ? •

Risken med en exempelsamling som denna är att något företag kan nöja sig med att ta fram ett skriftligt dokument för ett visst område och sedan lämna saken därhän. Policyn ges skriftlig form för att utgöra ett alibi. Den ska kanske finnas till hands vid behov, utan att någon i ledningen är särskilt engagerad eller intresserad. Ett sådant förfarande är naturligtvis inte acceptabelt. Alla policydokument i företaget måste svara mot en hög ambition att leva upp till och genomföra den beslutade policyn. Det kan naturligtvis finnas ett glapp mellan policydeklarationens lätt idealiserade värld och den ”verkliga världen” i företaget, eller realismen i de mål som ska uppnås genom tillämpningen av policyn. Sådana skillnader får dock inte bli alltför stora utan att ledningen vidtar korrigerande åtgärder. En skriftlig policy är sällan en lösning på något problem. Den utgör dock en startpunkt för en process under vilken organisationen byggs upp så att den kan bli måluppfyllande när det gäller tillämpningen av policyn. Policydokumentet utgör i sådana fall en stimulans och vägledning i informationen av medarbetare om företagets inställning när det gäller hur de ska handla i situationer som styrs av policyer.

Införande och förankring av policyer En central fråga i all utveckling av skriftliga policyer är hur arbetet att utforma policyn och förankringen av den ska gå till. Ett vanligt tillvägagångssätt är att föra en diskussion på ledningsnivå rörande behovet av en skriftlig policy för ett visst område, för att därefter, kanske med stöd av någon extern ”expert”, utarbeta ett förslag till policydokument. Efter beslut i ledningsgruppen och kanske i styrelsen, samt i vissa fall efter avstämning med de fackliga organisationerna, publiceras dokumentet på företagets intranät. De närmast berörda informeras muntligen och via mail, varefter policyn anses gälla. Information lämnas därefter vid något eller några personalmöten så att besked om den nya policyn når de anställda på flera olika vägar. Ett sådant arbetssätt kan mycket väl fungera när det gäller regelstyrda policyer som inte har att göra med kärnan i företagets värderingar. Risken är stor att policyer som introduceras ”top-down” blir pappersprodukter som läggs åt sidan, glöms bort och inte får någon praktisk betydelse. För

34 •

D el 1

att undvika det behöver medarbetarna med jämna mellanrum få information och utbildning om vilka policyer som finns och vad de innebär. Dessutom behöver rutiner införas om ansvar för och uppföljning av hur viktiga policyer tillämpas. När det gäller policyer som är ”identitetsskapande” för organisationen är det av stor vikt att de inte uppfattas som diktat från ovan. Det är väsentligt att de skapas i ett samspel mellan ledning och organisation. Om så sker kan organisationen uppleva att den ”äger” policyn. Policyer och ledarskap Införande av nya policyer som avser att påverka beteendet i organisationen kan knappast ske utan att någon i ledningsgruppen agerar med ”passion”. Införande av en ny policy innebär att berörda personer i företaget, i valsituationer, ska göra andra val än de tidigare gjort. Att förmå individer att agera i enlighet med vad som krävs, som en följd av att en ny policy införts, låter sig inte göras utan ett engagemang från ledningens sida. Därför måste det finnas en känsla av att policyn tillför något väsentligt till organisationen och en ansvarig ”missionär” i företagets ledning med intresse och engagemang för frågan. Den personen ska driva processen, formulera policyn, införa den och utbilda organisationen, för att sedan övervaka att den tillämpas i verksamheten. Nya policydokument påverkar ledarskapet i övriga delar av organisationen. Alla chefer behöver ha kunskap om innebörden av nya och gamla policyer. Chefer ska ha respekt för gällande policyer samt i ord och handling se till att de tillämpas inom deras ansvarsområde. Policyerna utgör ett komplement och stöd i alla chefers dagliga ledarskap. När det gäller frågor om vilka regler som ska gälla på arbetsplatsen underlättas chefers arbete om en viss fråga är reglerad i en policy eller instruktion. Tillrättavisningar och andra frågor som kan tyckas vara självklara blir enklare när det acceptabla beteendet är dokumenterat. Policyer kan inte på något sätt ersätta ett inspirerat ledarskap, men de kan mycket väl fungera som ett stöd genom att visa hur anställda ska agera i valsituationer styrda av policydokument.

2 . Styrande dokument – vad menas med det ? •

Tillämpning av policyer – årlig utvärdering Erfarenheten visar att organisatoriska regler ger bestående resultat endast om de åtföljs av uppföljning och viss kontroll. Det innebär att företagets policydokument årligen behöver gås igenom av ”ägarna” till dokumenten för att säkerställa att policyerna är aktuella och tjänar sitt syfte. Ett sätt att samla in information om hur policyer och andra styrande dokument tillämpas är att begära svar på ett formulär med frågor om hur olika policyer införts och efterföljts. Frågorna kan gälla om policyerna fungerar. Om de bidrar till de mål som ska uppnås och om det finns några uttalade mål i de olika policydokumenten. Om så är fallet ska de följas upp och redovisas i de olika forum som ansvarar för uppföljningen av de aktuella policyerna. Andra frågor är vilken utbildning eller information som getts till berörd personal och hur olika policyer tolkats eller tillämpats under året. Ytterligare frågor av betydelse är konstaterade brott mot styrande dokument och vidtagna åtgärder. Det gäller även att fånga upp signaler om att policyer, helt eller delvis, behöver kompletteras eller omarbetas som en följd av förändrade interna eller externa förhållanden. Efter bearbetning av inkomna svar kan VD, en gång per år, informera styrelsen om hur det förhåller sig med tillämpningen av företagets styrande dokument. Det kan vara värt att uppmärksamma att den svenska bolagskoden, via kravet på att noterade bolag ska kunna hänvisa till en särskild metodik för intern kontroll, vanligen COSO, medför ett formellt krav på att de styrande dokumenten årligen ska gås igenom så att de är aktuella, har en ägare och att de är kommunicerade till verksamheten. COSO innehåller även ett krav på att den verkställande ledningen årligen följer upp hur företagets policydokument tillämpas och att den har ett system för att följa upp tillämpningen.15 En annan källa till kännedom om medarbetarnas uppfattning och kunskaper om företagets mission, vision, policyer och styrande dokument är att lägga in frågor om dem i de medarbetarundersökningar som med jämna tidsintervall, vanligen årligen, genomförs i många större företag.

15 COSO, Intern styrning och kontroll över den finansiella rapporteringen – en vägledning för mindre publika bolag, nr 3. Internrevisorernas skriftserie med översatta COSO-dokument.

36 •

D el 1

Vilka områden ska styras av policyer? Upphävande av inaktuella policyer Det är ibland svårt att bestämma vilka områden som ska göras till föremål för skriftliga policyer och att därefter formulera dem på ett lämpligt sätt. Det är inte heller alldeles lätt att finna den rätta balansen mellan detaljer och överblick. Exemplen visar dels ett antal områden som kan göras till föremål för policydeklarationer, dels hur valet mellan detaljer och överblick kan lösas på lite olika sätt. De exempel på policyer som återges innehåller utvikningar och detaljer som kan vara av intresse för att stödja idéverksamheten hos den som ska utarbeta egna styrande dokument. De återgivna dokumenten är därför undantagslöst alltför långa och omfattande. De behöver kortas ner innan de i bantad form, anpassade till aktuella förhållanden, kan komma till användning. Policyer saknar tidsperspektiv. Det finns inga 2-års- eller 5-årspolicyer. Policyer gäller tills vidare. Därför måste de årligen ses över och kanske uppdateras så att de fortfarande är relevanta. Är de inte längre av betydelse ska de upphävas. Håll fokus på ett begränsat antal väsentliga policyer En annan viktig fråga för att upprätthålla respekten för styrning av företag med policyer, riktlinjer, anvisningar och instruktioner är att antalet styrdokument inte får vara alltför stort. Det är viktigt att det finns fokus på ett begränsat antal styrande dokument och att policyer som upphört att vara relevanta upphävs. Områden som införlivats i företagets värdegrund behöver inte alltid finnas i skriftlig form. Vilka styrande dokument som ska finnas och hur många de ska vara beror på vad som vid en viss tidpunkt har betydelse för att nå företagets strategiska målsättningar, i kombination med hur fokus flyttas mellan olika typer av breda frågeställningar som berörs senare i denna skrift. Men den avvägningen måste göras med hänsyn till gällande förhållanden i varje företag och den praxis beträffande styrning som finns i företaget.

2 . Styrande dokument – vad menas med det ? •

Hur regler utgivna av internationella organ jämställs med interna policyer Det är vanligt att företag med internationell verksamhet fattar beslut att enligt sin etiska policy respektera FN-konventioner om mänskliga rättigheter, ILO:s kärnkonventioner om anställdas rättigheter i arbetslivet och förbud mot barnarbete samt OECD:s riktlinjer för multinationella företag. Beslut att följa dessa och andra internationella konventioner är naturligtvis inte legalt bindande. Det innebär emellertid att de externt givna regelverken ”internaliseras”, det vill säga de blir jämställda med interna policyer och får samma dignitet som dem. Att företagen genom egna beslut ansluter sig till dessa konventioner innebär att de följer vad som utgör god etik för sin verksamhet. Så trots att dessa regelsamlingar är frivilliga och inte stöds av några sanktionsmöjligheter är det vanligen, om företaget gör övertramp och dessa uppmärksammas, förbundet med dålig publicitet att inte följa dem. Men som framgår i avsnittet om företagens uppförandekoder i kapitel 15 kan det ifrågasättas hur allvarligt företagen ser på kravet att verkligen leva upp till den fulla innebörden i dessa regelverk. Behov av att gjuta mera liv i arbetet med policyer Det finns många exempel på policyer som är skrivna på ett svårbegripligt och ofta snårigt språk. Terminologin är ofta ogenomtänkt. Metodik för att föra ut policyer till dotterbolagen saknas. Det finns heller ingen överblick av vilka policyer som utfärdats i företaget, eftersom arbetet utförts på dotterbolagseller avdelningsnivå för att möta behov i den lokala verksamheten. Över huvud taget tycks i dessa fall de avsnitt av företagens intranät som behandlar policyer vara pliktskyldigt framtagna och inte uppdaterade. De verkar finnas där eftersom börsregler, bolagskod, ICFR och ISO-system med flera kräver detta utan att ledningen är särskilt intresserad eller har förståelse för att utformningen av de styrande dokumenten, i kombination med utveckling av värdegrunden, har stor betydelse för företagets långsiktiga överlevnad. Många företag behöver därför gjuta mera liv i användandet av policyer i styrningen av sin verksamhet. Den här skriften kan kanske vara en impulsgivare i den riktningen.

38 •

D el 1

”Vad kul att du använder böcker i ditt utvecklingsarbete! Kolla gärna in vår blogg på ikarriären.se – där hittar du fler spännande titlar.”

Policyhandboken – vägledning för att frigöra företagets fulla förmåga Hur skriver man en policy? Hur vet man vilka styrdokument ett företag behöver? Och hur arbetar man med sina styrdokument så att de fungerar som en ram för företagskulturen? Det finns många vinster med att ha ett fungerande värdegrundsarbete och välarbetade policydokument. I Policyhandboken får du närmare 100 exempel på policyer i alfabetisk ordning. Du får också en genomgång av vilka frågor som behöver besvaras i dokumenten, vilka dokument som behövs och hur de kan leda och vägleda företaget. Boken ger inspiration och vägledning till dig som ska formulera och utforma företagets olika policydokument. Den vänder sig exempelvis till företagsledning, styrelseledamöter och chefer i medelstora och större företag.

Författaren Gustaf Wettergren är civilekonom och har varit verksam inom bland annat Johnsonkoncernen, Marabou, Telia Mobile och Svenska Spel. Boken bygger på erfarenheter från ett långt yrkesliv som ekonomiansvarig i både stora och små företag.

Best.nr 47-12236-3 Tryck.nr 47-12236-3