Ideella fÜreningar – regler, fÜreningsstyrning, redovisning, revision och skatter
www.pwc.se PwC Sverige är marknadsledande inom revision, redovisning, skatte- och affärsrådgivning med 3 600 medarbetare och verksamhet på 100 orter runt om i landet. Med erfarenhet och unik branschkunskap utvecklar vi värden för våra 50 000 kunder vilka utgörs av globala företag, svenska storföretag och organisationer, mindre och medelstora, främst lokala företag samt den offentliga sektorn. PwC Sverige drivs som en självständig och oberoende juridisk enhet. Vi ingår i det globala nätverket PwC och delar våra kunskaper, erfarenheter och lösningar med 208 000 medarbetare i 157 länder för att utveckla nya perspektiv och praktiska råd.
Art.nr 33101 ISBN 978-91-44-10882-7 Foto på omslag/titelsida: © Johnér Bildbyrå AB © 2017 Författarna, Studentlitteratur och PricewaterhouseCoopers i Sverige AB Att mångfaldiga innehållet helt eller delvis är förbjudet enligt lagen (1960:729) om upphovsrätt till litterära och konstnärliga verk. Förbudet gäller varje form av mångfaldigande genom tryckning, kopiering etc. Interak, Poland 2017
Innehåll
Förord Författare
11 13
Låt makten i det civila samhället vila i organisationernas uppdrag
15
Att sätta namn på ett sprängfyllt tomrum Om makt och governance i de svenska folkrörelserna Hur ska det se ut i förbundsstyrelserna 2050? Från opposition till inbäddning – 1900-talets självklara sätt att organisera sig Folkrörelseformen ”äger” 1900-talets civilsamhälle Medlemskapet som garant för meningen med föreningen Vem får vara medlem? Kunder, marknader, varumärken och affärsplaner Den ”ideella koncernen” – ett gigantiskt organisationskomplex Att rusta den egna styrelsen för både uppdraget och framtiden Fokusera på idén och rekrytera på värdegrunden
Litteratur
16 18 19 20 21 22 22 23 23 24 25 27
1 Allmänt om ideella föreningar Inledning Vad är en ideell förening? Föreningens bildande Verksamhet och organisation
29
2 Föreningsstyrning Vad är föreningsstyrning? Föreningsorganen
39
30 30 32 32 Årsmöte/Föreningsstämma 33 Styrelse 34 Firmateckning 34 Ansvar 34 Föreningens upphörande 36
40 40 Föreningsstämman 41 Valberedning 42 Revisorer 42 Styrelsen 43
Förutsättningar för styrning – att förstå sig själv och sin omvärld
43 Medlemmarnas motiv och engagemang 43 Organisationsstruktur 44
2017 Ideella föreningar 3
Finansiering 46 Sammanfattning av förutsättningar för styrning 49 Styrelsens uppgifter 50 Att styra föreningen 51 Mål med mening 53 Uppföljning och utvärdering av verksamhet och utfall 54 Kontroll 55 Riskhantering 56 Ledning 57 Att företräda föreningen 59 Något om styrelsens arbetssätt 59 Att styra bolag och stiftelser 61 Styrning av dotterbolag 61 Förvaltning av stiftelser 61 Att bemanna styrelsen 63 Valberedningens roll 64
3 Löpande bokföring Definitioner Definition av större och mindre företag inom ideella sektorn Beräkning av medelantalet anställda i ideella sektorn Begreppet nettoomsättning i ideella sektorn
Språket i bokföringen Kretsen av bokföringsskyldiga Näringsverksamhet kopplad till bokföringsskyldigheten
Räkenskapsår Bokföringsskyldighetens innebörd Löpande bokföring Hur ska bokföring ske? När ska bokföring ske?
Kontantmetoden Bokslutstransaktioner Sidoordnad bokföring Bokföring för flera verksamhetsgrenar Gemensam bokföring för flera bokföringsskyldiga Rättelser Verifikationer Anläggningsregister Systemdokumentation och behandlingshistorik
4 Ideella föreningar 2017
67 68 71 72 72 72 73 74 78 78 79 79 80 83 83 84 84 85 85 85 88 90
Arkivering
91 91
Olika former av arkivering
Arkivplan 92 Arkivering av information som föreningen tagit emot från annan 93 Arkivering av egenupprättad räkenskapsinformation 94 Tillfällig förvaring av verifikation utomlands 94 Utrustning placerad utomlands 94 Överföring och förstöring av räkenskapsinformation 95 Utvecklandet av god redovisningssed 95 Överklagande 95
4 Avslut av den löpande bokföringen – Årsavslut Tre vägar att avsluta räkenskaperna enligt bokföringslagen Årsredovisning, årsbokslut eller förenklat årsbokslut – vem upprättar vad?
97 98
99 Översikt bokföringsplikt och typ av årsavslut – beslutsträd 99 Översikt bokföringsplikt och typ av årsavslut 101 Avslut genom årsredovisning –obligatorisk 102 Avslut genom årsredovisning – frivillig 102 Koncernredovisning 103 Avslut genom årsbokslut 103 Avslut genom förenklat årsbokslut 103 Verksamhetsberättelse, årsberättelse eller motsvarande 103 Bokföringsnämndens K-projekt 104 Övergripande principer m.m. 107 Språk, form och valuta 107 Årsredovisningens överskådlighet och god redovisningssed 107 Helhet, rättvisande bild och väsentlighet i årsredovisningen 108 Grundläggande redovisningsprinciper för årsbokslutet och årsredovisningen 109
5 Ska ideella föreningar betala skatt? Skattestatus – olika skattskyldigheter Allmännyttiga ideella föreningar
111
112 113 Ändamålskravet 114 Verksamhetskravet 115 Fullföljdskravet 116 Öppenhetskravet 118 Kapitalinkomster som undantas från beskattning Ideell verksamhet kontra näringsverksamhet
119 120
2017 Ideella föreningar 5
Näringsverksamheter som kan undantas från beskattning
120
Naturlig anknytning 121 Second hand-verksamhet 122 Hävd 122 Fastighetsinkomster 125 Fastighetsinkomster med naturlig anknytning eller hävd 126 Fastighetsinkomster från en så kallad 3:4-fastighet 127 Bostadsrättsinkomster 128 Oinskränkt skattskyldiga ideella föreningar 128 Skattepliktiga inkomster för oinskränkt skattskyldiga ideella föreningar 129 Näringsverksamhet 132 Fastighets- och bostadsrättsinnehav 133 Särskilt om vissa typer av näringsverksamheter 133 Förskole- och fritidshemsverksamhet 133 Annonsintäkter i medlemstidningar 134 Royalty/Upplåtelse av varumärke 134 Utbildningsverksamhet 135 Personaluthyrning, tillhandahållande av administrativa tjänster m.m. mellan organisationer 135 Grundavdrag 136 Ägande av bolag 136 Vad händer om föreningsverksamheten flyttas över till bolaget? 136 Servicebolag 137 Lån mellan förening och dotterbolag 138 Gemensam personal 139 Byte av skattestatus 139 När ska moms redovisas? 140 Fastigheter och lokaler 141 Idrottstjänster 142 Periodiska publikationer – medlemstidningar 142 Studieförbundens utbildningsverksamhet 143
Förvärv av varor från andra EU-länder Övriga skatter och avgifter Statlig fastighetsskatt/kommunal fastighetsavgift Arbetsgivaravgifter, skatteavdrag och kontrolluppgifter Särskild löneskatt på pensionskostnader
6 Ideella föreningar 2017
143 143 143 144 144
6 Revision Revisionslagen Auktoriserad revisor
145
146 147 Revisionsbolag 147 Mindre föreningar 147 Allmänna regler om revisorer 148 Jävsregler 148 Lekmannarevisor 148 Krav på revisorn 149 God revisionssed och god revisorssed 149 Dokumentation 150 Revisorns ansvar 150 Rådgivning och stöd 151 Nyttan med revision 151 Förväntningar på revisorn 151 Granskning av årsredovisning 152 Vad en revision är och vad en revisor gör 152 Räkenskapsrevision 152 Förvaltningsrevision 153 Rapportering från revisorn 155 Revisionsberättelsen 155 Övriga uttalanden av revisorn 160
7 Lekmannarevisorns roll Vad är en lekmannarevisor?
167
Begreppet lekmannarevisor
Rollen som lekmannarevisor Gällande regelverk (stadgar, koppling till ABL och lekmannarevisorer) Lekmannarevisorer i olika organisationer Exempel 1 Handelsanställdas Förbunds stadgar § 21 Exempel 2 Röda korsets stadgar § 20 (stadgar antagna 2012) Exempel 3 Riksidrottsförbundets stadgar 7 kap. 2 § (stadgar antagna 2013) Exempel 4 Svenska kyrkan Kyrkoordningen 48 kap. 5 § Exempel 5 Kommunallagen 9 kap. 9 §
Räkenskapsrevision, förvaltningsrevision och verksamhetsrevision Granskning av räkenskaperna
168 168 168 169 171 172 173 175 176 176 178 179
2017 Ideella föreningar 7
Granskning av styrelsens förvaltning Granskning av föreningens interna kontroll Verksamhetsrevision Årsredovisning och verksamhetsberättelse Lekmannarevisorers rättigheter och skyldigheter Samarbete mellan yrkesrevisorer och lekmannarevisorer (arbete inom ett revisorskollegium) Rapportering från revisorerna 8 Årsredovisning för mindre föreningar som väljer att tillämpa K2 Inledning Regeländringar från 2016 och framåt Vem ska tillämpa K2? Hur tillämpar man K2? När det saknas vägledning i K2 Läsinstruktion för ideella sektorn Uppställningsformer
180 180 181 184 185 187 188 189
190 190 191 192 192 193 193 Bestämmelser för balansräkning och resultaträkning 193 Generella bestämmelser för balansräkningen 194 Generella bestämmelser för resultaträkningen 194 Förvaltningsberättelsen 194 Resultaträkning 197 Balansräkning och tillhörande värderingsprinciper 200 Noter 204 Offentliggörande av årsredovisning 207
9 Årsredovisning för större föreningar som ska tillämpa K3 Inledning Kommande förändringar avseende ÅRL och företagskategorierna Tillämpning av K3
209 210
210 211 ”K3 i praktiken – PwCs handbok vid tillämpning av K3” 211 Vem ska tillämpa K3? 211 Vad är ett stort företag/stor koncern? 212 Hur tillämpar man K3? 212 Huvudregel 212 Undantag för mindre företag som frivilligt följer K3 212 Regeländringar från 2016 och framåt 214 När det saknas vägledning i K3 214
8 Ideella föreningar 2017
Läsinstruktion till K3 för den ideella sektorn Företag och förening K3:s uppbyggnad Så här läser du
215 215 215 216 216 216 217
Uppställningsformer
Bestämmelser för balansräkning och resultaträkning Jämförelsesiffror i årsredovisningen Jämförelsesiffror vid ändrade principer för värdering, klassificering eller indelning av poster i årsredovisningen 217 Balansräkningen 217 Resultaträkningen 218 Undertecknande 219 Särskilda delar att observera för föreningar 219 Förvaltningsberättelsen 219 Speciella omständigheter som i särskild grad berör företaget/organisationen 224 Disposition av vinst eller förlust 226 Anläggningstillgångar 226 Anskaffningsvärde när bidrag har erhållits till investeringen 227 Gåvor, bidrag (privaträttsliga), offentliga bidrag och vidareförmedlade bidrag 255 Medlemsavgifter 284 Lämnade bidrag och anslag 286 Ändamålsbestämda medel 289 Gemensam bokföring 295 Noter om personal 297 Noter om exceptionella intäkter och kostnader 300 Funktionsindelad resultaträkning 301
10 Årsbokslut
303
11 Förenklat årsbokslut
307
12 Koncernredovisning Inledning Dotterföretag Intresseföretag Koncernredovisningens delar Principer för upprättande av koncernredovisning Noter
309
13 Ordlista
315
310 311 312 312 312 313
2017 Ideella föreningar 9
FOTO: © J O HNÉR B ILD BY R Å AB
2
Föreningsstyrning
2 Föreningsstyrning
Vad är föreningsstyrning? I den anglosaxiska världen används begreppet1 ”non-profit governance” för att beteckna styrning av organisationer utan vinstsyfte oavsett juridisk form. Ordet ”governance” kommer från latinets ”governare” som betyder styra eller leda. Begreppet används inom statsvetenskapen för att beskriva processer, lagar, regelverk etc. som tillämpas för att styra ett visst geografiskt område, inklusive de system som används för att utse de som ska styra och hur ansvarsutkrävande sker från dessa. I företagsvärlden talar man ofta om ”corporate governance” och menar då den övergripande styrningen av ett företag. I allmänhet handlar det om ägarnas, styrelsens och vd:s funktion i styrningen, till skillnad från den ”tjänstemannastyrning” som sker inom företaget. Inom den ideella sektorn är begreppet ”governance” ytterst lite använt i Sverige. Som ett exempel ger en sökning i mediedatabasen Retriever i mitten av juni 2016 över 4 000 svenska träffar på ”corporate governance” medan det bara finns drygt 90 träffar på ”ideell och governance”, och då handlar det nästan uteslutande om när de båda begreppen finns i samma artikel utan direkt samband. ”Non-profit governance” förekommer inte alls i Retriever. Vi har valt att i detta kapitel använda begreppet ”föreningsstyrning” istället för ”governance”. Vi utgår från en definition som vi hämtat från en amerikansk forskningsantologi2. Där definieras ”governance” som system och processer för övergripande styrning, kontroll och ansvarsutkrävande avseende en organisation. Föreningsorganen Centralt för föreningsstyrning i svenska ideella föreningar är föreningsorganen. Hur dessa ser ut regleras i stadgan, eftersom det inte finns någon lagreglering av associationsformen. Det kan alltså i princip se ut hur som helst i ideella föreningar men nedanstående skiss torde utgöra en så väl etablerad norm att den kan ses som ”god föreningssed”.
1 2 40 Ideella föreningar 2017
En Googlesökning på ”non-profit governance” (trunkerat) ger totalt 33 600 träffar på hela internet 8/1 2016. Nonprofit Governance, ed. Chris Cornforth och William A. Brown.
2 Föreningsstyrning
Medlemmar
Föreningsstämma
Rapporterar
Väljer
Revisorer
Granskar
Styrelse
Lämnar förslag Utkräver ansvar
Valberedning
Leder Kontrollerar Högste tjänsteman Kansli
Föreningsstämman Föreningsstämman, som kan kallas olika saker såsom årsmöte, kongress etc., är i allmänhet det högsta beslutande organet i en ideell förening. Där fattar medlemmarna beslut direkt eller via utsedda ombud. Föreningsstämman är omnipotent vilket innebär att den har rätt att inom stadgans ramar fatta vilka beslut som helst. Dessa är bindande för de övriga organen. I de flesta föreningar torde föreningsstämman vara det enda organet som kan ändra stadgan och upplösa föreningen. Det är vanligt att stadgan innehåller särskilda beslutsregler kring dessa båda beslutstyper. Om föreskrifter saknas i stadgan får beslut fattas på det sätt som medlemmarna på föreningsstämman bestämmer. Ur ett styrningsperspektiv är stämmans viktigaste uppgift att välja styrelse och att granska/följa upp styrelsens arbete. För dessa båda uppgifter är det vanligt att stämman väljer två stödjande organ; valberedning för att underlätta valet av styrelse samt revisor(er) som har till uppgift att granska styrelsens arbete. En annan uppgift för stämman ur ett styrperspektiv är möjligheten att ge direktiv till styrelsen. Stämman måste 2017 Ideella föreningar 41
2 Föreningsstyrning
ta ställning till i vilken grad och hur detaljerat den vill/bör ge direktiv. Eftersom besluten på stämman är bindande och tvingande för styrelsen bör en stämma normalt inte reglera mer än vad som krävs och hellre ge styrelsen ett öppnare mandat att agera. Valberedning Att välja styrelse är som nämnts ett av stämmans viktigaste beslut, inte minst ur ett demokratiperspektiv. Det är därför vanligt och viktigt att man utser en valberedning som ska stödja stämman i beslutet genom att bereda ärendet och ta fram ett förslag till lämpliga kandidater till styrelsen. Under avsnittet ”Att bemanna styrelsen”, berör vi några saker att tänka på i det valberedande arbetet. Eftersom valberedningens arbete är viktigt bör stämman förbereda även valet av valberedning. Det kan t.ex. göras genom den som föreslås bli ordförande för stämman, genom att befintlig valberedning själv har uppdraget att förbereda val av valberedning, genom en öppen nominering på föreningens Facebooksida eller på annat sätt. Det viktigaste är att det på ett eller annat sätt är förberett och att kandidaterna till uppdraget är tillfrågade och har tackat ja till uppdraget. Stämman kan förse valberedningen med instruktioner om hur arbetet ska bedrivas, hur nominering ska kunna ske, vilka hänsyn som ska tas i förslaget m.m. I FRII:s kvalitetskod ställs krav på att organisationer3 med mer än 15 miljoner kronor i årsomsättning ska ha en valberedningsinstruktion. Däremot sägs det inte vilket organ som ska fastställa denna instruktion. Det är dock rimligt att det i första hand är föreningsstämman, i andra hand valberedningen själv. Revisorer Revisorernas roll och uppdrag behandlas på annat håll i denna skrift. När det gäller föreningsstyrning är den främsta uppgiften för revisorn att ge föreningsstämman ett underlag för att kunna utöva ett ansvarsutkrävande av styrelsen, vilket ytterst manifesteras i att ge eller inte ge ledamöterna i styrelsen ansvarsfrihet. 3
42 Ideella föreningar 2017
FRII:s kvalitetskod är bindande för medlemmar i FRII (Frivilligorganisationernas Insamlingsråd), där många av Sveriges insamlingsorganisationer är medlemmar.
2 Föreningsstyrning
Styrelsen Styrelsen är högsta beslutande organ under tiden mellan föreningsstämmorna. Styrelsens ledamöter har ett sysslomanna ansvar i förhållande till medlemmarna, vilket beskrivs på sidan 34 och 37 ovan. Styrelsens arbete är centralt för att uppnå god föreningsstyrning. Resterande del av detta kapitel är skrivet med styrelsens arbete i fokus, även om det naturligtvis är tillämpbart av andra ledningsorgan. Förutsättningar för styrning – att förstå sig själv och sin omvärld Förutsättningar för att styra ser olika ut i olika föreningar. En styrelse som vill vara effektiv i sitt arbete bör analysera förutsättningarna för sin föreningsstyrning. Det är flera olika faktorer som har betydelse. Några av dem kommer vi att behandla här: • Medlemmarnas motiv och engagemang • Organisationsstruktur • Finansiering Medlemmarnas motiv och engagemang Medlemmars inflytande
Förenklat kan sägas att medlemmarna kan utöva sin möjlighet till inflytande i en förening på tre sätt. • Den demokratiska vägen – Ett sätt är genom att vara aktiva i de styrande organen i enlighet med stadgans föreskrifter, ytterst genom att rösta på föreningsstämman. • Kundvägen – Ett annat sätt är att helt enkelt lämna föreningen om man är missnöjd med hur den styrs eller vad den åstadkommer, d.v.s. ”att rösta med fötterna”. • Lobbyvägen – Ett tredje sätt är att påverka föreningens styrning genom att driva opinionsarbete på andra sätt än via de kanaler som stadgan föreskriver. Här finns flera möjligheter; direktkontakt med styrelse och tjänstemän, via press och sociala medier m.m.
2017 Ideella föreningar 43
2 Föreningsstyrning
För en styrelse är det viktigt att förstå hur medlemmar utövar/kan utöva inflytande i den förening man fått förtroendet att styra. Det är inte ovanligt att samtliga vägar existerar parallellt och att de utifrån en medlems perspektiv är lika legitima. Föreningsstyrning i praktiken är mer än den formella styrning som sker i stadgan. Organisationsstruktur Organisationsstruktur
Karaktäristika
Enskilda föreningen
I den enskilda föreningen är systemet för styrning enbart en fråga för styrelsen och medlemmarna. Det finns stor frihet att utforma styrning och ansvarsutkrävande.
Federationen
Federationen är folkrörelsernas klassiska sätt att organisera sig med lokalföreningar som tillsammans utgör ett förbund, med eller utan en regional mellannivå. Stadgan föreskriver ofta en formell metod för fördelning av uppgifter och ansvarsutkrävande där lokalföreningarna binder sig själva till någon form av gemensamt beslutad normalstadga. Maktförhållande mellan förbund och lokalförening samt mellan lokalföreningar har betydelse för förbunds-, regional- och lokalstyrelsernas frihet att fatta beslut och styra verksamheten.
Förbundet
En variant av federationen men det enskilda medlemskapet finns på den centrala nivån. Verksamheten bedrivs till större eller mindre del i lokala föreningar där man som enskild person också är eller kan vara medlem. För övrigt samma karaktäristika som i federationen.
Paraplyet (konfederationen)
Paraplyet är en förening bildad av olika föreningar, förbund eller federationer. I allmänhet för att driva gemensamma frågor. På samma sätt som för federationen finns formaliserade strukturer för ansvarsutkrävande. Önskemål om verksamhet, grad av engagemang från medlemsföreningarna i paraplyets frågor samt maktförhållandet mellan medlemmarna respektive mellan medlemmar och paraply har betydelse för paraplyorganisationsstyrelsens frihet att fatta beslut och styra verksamheten.
Typ av förening
Ett sätt att definiera olika typer av föreningar är att som Agneta Gustafson4 skilja på föreningar utifrån vem de är till för; de egna medlemmarna eller andra. Hon kallar de föreningar som är ”till för” sina medlemmar för ”klubb” och de som är till för andra för ”icke-klubb”. 4
44 Ideella föreningar 2017
Gustafson, Redovisning och kontroll av ideell verksamhet, Sober förlag (2008).
2 Föreningsstyrning
Ett annat sätt att dela in i föreningstyper är att utgå från de huvudsakliga verksamhetstyper en förening har för att uppnå sitt ändamål; att driva frågor och påverka beslutsfattare på olika sätt (”röst”) eller att genomföra verksamhet (”service”). Om vi kombinerar dessa fyra olika aspekter får vi en matris med fyra olika organisationslogiker.
Verksamhet
För vem För medlemmar
För andra
Intresseorganisation (röst) Verksamhetsorganisation (service)
Lobbyn Klubben
Rättigheten Missionen
Det bör betonas att detta är idealtyper och att många föreningar finns i flera fält. T.ex. ett typiskt fackförbund som i grunden är en intresseorganisation (Lobby) för sina medlemmar men som genom kollektivavtalsinstitutet skapar rättighets-, och skyldighetsstrukturer även för andra än medlemmar (Rättigheten). Slutligen erbjuder man inte sällan service till sina medlemmar i form av utbildning, rådgivning, försäkringar och diverse förmåner (Klubben). Det kan alltså finnas många olika logiker samtidigt som en styrelse bör förhålla sig till. Några implikationer för styrning
Generellt kan medlemmar i Lobbyn och Klubben (d.v.s. föreningar som är till för medlemmarna) använda kundvägen för att påverka, medan det är mindre troligt i de andra typerna. Det betyder t.ex. att medlemsutveckling kan användas som ett mått på styrningens resultat i Lobbyn och Klubben och om medlemmarna visar låg benägenhet att använda den demokratiska vägen i dessa båda typer är det i någon mån ett mindre problem. Om medlemmarna fortsätter att vara medlemmar kan styrelsen, åtminstone i viss mån, anta att de är nöjda med verksamheten. I föreningstypen Klubben kan graden av aktivitet, d.v.s. deltagande i de av föreningen anordnade aktiviteterna, användas som mått på framgång, medan detta inte utan vidare gäller i de andra föreningstyperna. I Lobbyn och Rättigheten används i större eller mindre grad medlemsantalet som ett sätt att bygga legitimitet för den eller de frågor föreningen driver. Det kan alltså vara viktigt att säkerställa ett högt medlemsantal eller i vart fall en hög 2017 Ideella föreningar 45
2 Föreningsstyrning
andel av den målgrupp föreningen företräder för att bygga legitimitet. Det innebär ofta att medlemsavgiften sätts lågt och finansiering av verksamheten löses på andra sätt. Detta kan i in sin tur leda till att verksamheten de facto styrs av finansieringen snarare än av medlemmarnas önskemål. Däremot är fackförbund, arbetsgivarorganisationer och yrkesförbund exempel på organisationer inom Lobbyn som ofta har relativt höga avgifter och som får en stor del av sin finansiering från medlemmarna. Det leder relativt naturligt till ”en kundsyn” på medlemmarna, som ju också är finansiärer, vilket i sin tur kan skapa konflikter mellan (kortsiktig) upplevd medlems-/kundnytta och mer långsiktigt, och kanske mer diffust, ändamålsarbete. I Rättigheten och Missionen är det möjligt att det uppstår målkonflikter mellan medlemskrav och ändamålskrav (d.v.s. ”krav” från dem som föreningen är till för) som styrelsen kan behöva balansera. T.ex. kan medlemmar gilla vissa verksamheter, kampanjmetoder m.m. vilket medför en risk för att dessa verksamheter blir kvar i föreningen även långt efter det att de slutat vara effektiva metoder för att flytta ändamålet framåt5. Å andra sidan kan föreningen inte genomföra verksamheter som kräver medlemmarnas engagemang om inte medlemmarna vill det, hur bra de än skulle vara för ändamålets uppfyllelse. Finansiering Finansiering är en fråga som ofta har stor betydelse för hur en förening kan/bör styras. Det är stor skillnad när man jämför med ett kommersiellt företag där intäkter och kostnader har ett inbördes samband. En större försäljning kräver normalt ökade kostnader för råvaror, maskiner, personal etc. Finansiering i det kommersiella företaget handlar lite förenklat om hur företagets tillgångar i balansräkningen ska finansieras eller i vissa fall hur underskott under en viss period ska finansieras. I en ideell förening finns det ofta inget direkt samband mellan intäkter och kostnader. Om en förening ökar sina insatser för t.ex. analfabeter och därmed ökar sina kostnader, skapas det i normalfallet inte några nya intäkter, ens om sats5 46 Ideella föreningar 2017
Detta kallas ibland att fastna i aktivitetsfällan.
2 Föreningsstyrning
ningen är framgångsrik. Finansiering i den ideella föreningen handlar om att skaffa resurser för att betala för de kostnader verksamheten har. Intäktssidan i en ideell förenings resultaträkning kan snarast ses som en beskrivning av hur kostnaderna har täckts. Däremot finns det ofta ett indirekt samband mellan verksamhetens omfattning och kvalitet och föreningens intäkter. Så kan t.ex. en organisation som är framgångsrik när det gäller att bekämpa analfabetism och har förmåga att visa det, ha lättare att få olika finansiärer att stödja föreningen. Finansieringskällor
En del i att förstå sin finansiering är att veta VEM som finansierar, d.v.s. varifrån intäkten kommer. I princip är dessa källor de som är tillgängliga: Finansieringskälla
Beskrivning
Medlemmar
Föreningens medlemmar förekommer som en större eller mindre källa i snart sagt alla ideella föreningar. Finansiering sker dels genom inbetalning av pengar, dels i form av obetalt arbete.
Användare
De som använder föreningens tjänster och betalar för det. Det kan t.ex. handla om kursavgifter, träningsavgifter, inträden m.m.
Allmänheten
Privatpersoner som utan att vara medlemmar betalar in pengar till organisationen. De kan också skänka sin tid, vilket ofta benämns frivilligarbete eller volontärskap. Ett särfall utgörs av så kallade filantroper som avsätter större summor för ett visst ändamål. Traditionellt har det i Sverige skett genom att bilda en stiftelse. Möjligen håller det på att ändras med nya generationer av filantroper som vill vara mer direkta i sitt stöd till ideella ändamål.
Företag
Pengar från olika typer av bolag och ekonomiska föreningar, d.v.s. associationer med kommersiellt syfte. Företag kan också bidra med varor (in kind) eller genom att erbjuda anställdas tid och kompetens utan ersättning (pro bono).
Ideella föreningar
Medel som kommer från andra ideella föreningar. Inom federationer och förbund är det inte ovanligt att medlemsintäkter och bidrag förmedlas mellan de olika nivåerna.
Stiftelser
Medel från stiftelser som har till ändamål att stödja något av föreningens ändamål.
Offentlig sektor
Stat, kommun och landsting samt EU med flera internationella offentliga organ räknas hit.
Kapitalförvaltning
Intäkter i form av avkastning på föreningens tillgångar.
2017 Ideella föreningar 47
2 Föreningsstyrning
Finansieringsform
En modell för att beskriva finansieringsformen är graden och arten av den motprestation som finansiären kräver för att finansiera föreningen och dess verksamhet. Observera att definitionerna nedan endast avser ett styrningsperspektiv.
Gåva/ medlemsavgift
• Finansiären har inte några krav på direkt motprestation. Vilket inte hindrar att man har förväntningar på att medlen används på ett gott sätt. • Hit hör i allmänhet medlemsavgifter, gåvor från företag och allmänhet. • Ett viktigt specialfall är den tid som läggs ner i verksamheten utan ersättning i form av ideellt arbete/volontärarbete.
Ovillkorat bidrag
• Föreningen måste uppfylla kravet att ägna sig åt viss typ av verksamhet. Ibland krävs viss återrapportering men det finns inget krav på återbetalning, förutom om medel betalats ut på falska grunder. • Hit hör många bidrag från stiftelser och offentlig sektor.
Sponsring
• Föreningen måste i allmänhet ge en motpresetation till finansiären. I allmänhet är det reglerat i ett bindande avtal. Finansiären vill i allmänhet att kostnaden för sponsring ska vara avdragsgill, vilket påverkar hur modeller utformas. • Finansiären har inga krav på hur de utbetalda medlen används. Det behöver inte finns ett direkt samband mellan motprestationen och finansieringen. • Denna form är vanlig vid finansiering från företag.
Villkorat bidrag
• I denna form har finansiären krav på att föreningen utför en viss verksamhet och att de utbetalda medlen ska användas till just denna verksamhet. • Det finns krav på återrapportering av hur medel används och ett krav på att medel som inte förbrukats ska återbetalas. • Hit hör främst en del offentliga bidrag.
Försäljning
• Här återfinns dels intäkter som uppstår på kommersiell grund genom försäljning av en vara eller tjänst. Finansiären är kund med ett skrivet eller oskrivet avtal. • Hit hör också intäkter för träningskort, inträden m.m. • Här återfinns såväl privatpersoner som företag och offentlig sektor som finansiärer.
48 Ideella föreningar 2017
2 Föreningsstyrning
Några implikationer för styrning
På andra håll i denna skrift beskriver vi hur valet av finansiering påverkar föreningens redovisnings-, och skattesituation. Men valet av finansieringsmix påverkar också organisationens styrning. Olika finansieringsformer och finansieringskällor ställer dels olika krav på styr-, redovisnings- och kontrollsystem för att kunna svara upp mot finansiärernas krav, dels påverkar de ofta föreningens frihet att planera och prioritera sin verksamhet, d.v.s. den strategiska frihet som föreningens styrelse och medlemmar har. En av de strategiska fällor en förening riskerar att fastna i kallas för finansieringsfällan. Den innebär förenklat att föreningen bedriver den verksamhet den kan finansiera, oavsett om denna verksamhet är bäst för att främja ändamålet eller inte. Föreningens mix av finansieringskällor och finansieringsformer påverkar föreningens sårbarhet för förändring av finansieringsströmmar. Den påverkar också föreningens kostnader för sin finansiering. Den mix av finansieringsformer och finansieringskällor som en förening har bör därför vara resultatet av en medveten beslutsprocess, där för- och nackdelar samt risker med olika sätt att finansiera verksamheten vägts mot varandra. Detta bör ses över regelbundet eftersom förutsättningar för finansiering och föreningens behov av finansiering ändras över tid. Att varaktigt ändra i finansieringsmixen tar ofta flera år varför styrelsen bör ha ett flerårigt perspektiv vid beslut om hur föreningen ska finansieras. Sammanfattning av förutsättningar för styrning Organisationsstruktur, medlemmars motiv och engagemang samt finansieringen är alla viktiga komponenter för att förstå förutsättningar för att utöva styrning, ledning och kontroll i en ideell förening. Ingen förening är ”oberoende” att fatta beslut och bedriva verksamhet som den önskar utan hänsyn till dessa komponenter. Beroenden ser olika ut i olika föreningar och det är viktigt att vara medveten om de strategiska möjligheter och begränsningar de innebär. Det är också möjligt att ändra sina beroendeförhållanden men det kräver ofta ett flerårigt strategiskt arbete av föreningens styrelse och ledning. 2017 Ideella föreningar 49
2 Föreningsstyrning
Styrelsens uppgifter En styrelse i en ideell förening har lite förenklat uttryckt fyra huvudsakliga uppgifter. Alla är viktiga i de flesta organisationer men hur viktiga de är kan variera från organisation till organisation och från tid till annan. De fyra uppgifterna är:
Styra
Kontrollera
Innebär att strategiskt styra organisationens arbete mot sina ändamål. Det innefattar bland annat att prioritera och omprioritera, planera för finansiering och organisation och mycket annat. Innebär att säkerställa att organisationen följer lagar och avtal, har korrekt redovisning av sina medel och att det finns lämpliga system för att följa upp och utvärdera verksamheten.
Leda
Innebär att rekrytera, arbetsleda, stödja, utvärdera och avveckla den högste tjänstemannen* i organisationen. Denna styrelseuppgift gäller enbart i de föreningar som har anställda med denna typ av befattning. I andra föreningar är styrelsen i stället arbetsledare för anställda, i de allra flesta finns det inte några anställda alls. Styrelsen leder då istället frivilliga medlemmar eller andra som genomför föreningens verksamhet. I detta fall är styrelsen ofta också den arbetsgrupp som genomför mycket av besluten.
Företräda
Innebär att styrelsen representerar föreningen och dess medlemmar och/eller de grupper som föreningen är till för externt mot samhället och ofta även internt inom t.ex. en förbundsstruktur.
*
Denna befattning kallas ofta generalsekreterare, förbundschef, kanslichef, direktor, vd eller något liknande.
Styrelsen fullföljer sina uppgifter genom att ta beslut. En bra och effektiv styrelse lägger upp arbetet så att beslutsfattande ligger i fokus. Själva genomförandet av besluten kan och bör i allmänhet delegeras antingen till högste tjänstemannen, till en enskild ledamot i styrelsen eller i vissa fall till medlemmar i föreningen. Att fatta beslut på ett bra sätt innebär att följa beslutshjulets fyra steg.
50 Ideella föreningar 2017
2 Föreningsstyrning
Lära och förbättra inför nästa beslut
Fatta beslut
Analysera effekter av beslut
Följa upp beslut
Att styra föreningen I styrelsens ansvar ingår att styra föreningens verksamhet så att den på ”bästa sätt” uppnår det som medlemmarna uttryckt i stadgans ändamålsparagraf eller genom beslut på föreningsstämman.
Föreningens ändamål/Uppdrag Önskat framtida läge
Föreningens verksamhet Resurs
Kapacitet
Aktiviteter
Det önskade utfallet Prestation
Resultat
Effekt
Ett sätt att beskriva styrning av en förenings verksamhet finns i ovanstående modell. Enligt den måste styrelsen arbeta med två sidor av styrprocessen: • Föreningens verksamhet som kan styras direkt och som normalt beskrivs i verksamhetsplan och budget. • Det önskade utfallet som är det som föreningen vill åstadkomma med sin verksamhet. Det vill säga det som framgår av stadgans ändamålsparagraf och långsiktiga måldokument.
2017 Ideella föreningar 51
2 Föreningsstyrning
Som en del av sitt planeringsarbete bör styrelsen utarbeta en logisk modell som beskriver hur föreningens verksamhet bidrar till att effekter på ändamålet uppnås. Beroende på vad föreningens ändamål är finns det ofta ”steg på vägen” från föreningens verksamhet till dess att en effekt uppnås. För att kunna värdera och utveckla föreningens verksamhet på ett faktabaserat och systematiskt sätt, är det viktigt att det finns en tydlig logik för sambandet mellan verksamhet och resultat. Detta kallas ibland för förändringsteori eller insatslogik. I allmänhet är det bara en del av dessa steg som föreningen direkt kan påverka. Det är därför också viktigt att vara medveten om vilka andra faktorer som påverkar och hur de påverkar. Ett exempel kan vara en förening vars aktiviteter bland annat består av kurser i silversmide. Medlemmarna lär sig genom dem att göra smycken, vilket kan ses som prestationen i modellen ovan. Resultatet kan t.ex. vara att nya kontakter knyts mellan medlemmar i föreningen, att deras självkänsla ökar och mycket annat. Effekten är att medlemmarna upplever ett ökat välmående, vilket är (en del av) föreningens uppdrag. För att åstadkomma prestationen som (i bästa fall) leder till den önskade effekten måste föreningen ha resurser. I grunden består dessa av tid eller pengar. Pengar kan i nästa steg användas för att skaffa andra typer av resurser i form av t.ex. en lokal, utrustning för silversmide etc. Pengar kan också användas för att köpa tid genom att anställa eller arvodera människor. Men tiden kan också erhållas genom att människor använder sin tid inom föreningens verksamhet utan ekonomisk ersättning (ideellt arbete). Resurserna omsätts i aktiviteter för att åstadkomma prestation, resultat och effekt. Genom att bygga upp sin kapacitet kan föreningen bli mer produktiv genom att resursförbrukning per genomförd aktivitet blir lägre eller uppnådd prestation, resultat eller effekt per genomförd aktivitet blir högre. Genom att bygga kapacitet blir föreningen helt enkelt bättre på vad den gör. Exempel på strategiska frågor som styrelsen kan använda i sin strategiska planering är:
52 Ideella föreningar 2017
2 Föreningsstyrning
• Hur vill vi att läget ska vara i vårt område år 20xx när det gäller ...? • Hur är läget idag? Vad vet vi? Vad vet vi inte? • Vad krävs för att åstadkomma en förändring? • Vilka är hindren och möjligheterna? • Vad måste hända i omvärlden? • Hur kan vi påverka det? • Vilka möjliga vägar har vi att påverka? • Hur mycket resurser är det värt att lägga på området? • Varifrån kommer de resurserna? • Hur mycket av årets (periodens) resurser ska vi spara eller använda för att bygga kapacitet och därmed inte använda till ändamålet nu? • Vilken förbättring av vår kapacitet vill vi att det ska innebära? Mål med mening Att sätta bra och tydliga mål är ingen enkel uppgift och ofta en stor utmaning. Men det är inte desto mindre ett av styrelsens viktigaste redskap för att styra föreningen.
Ändamål
Mål om 3–5 år
Årets mål
Mål för enskilda aktiviteter
2017 Ideella föreningar 53
Ideella föreningar – regler, föreningsstyrning, redovisning, revision och skatter Ideella föreningar är en stor och väsentlig del av svenskt samhällsliv och även en stark kraft i ekonomiskt hänseende. Associationsrättslig lagstiftning saknas för ideella föreningar, vilket gör att dessa är hänvisade till en flora av lagstiftningar och mer eller mindre tydliggjorda regler och normer. Detta skapar ett behov av att samlat uttolka vad som gäller inom här relevanta områden. I den här boken kan styrelseledamöter, revisorer, personal och andra intressenter hämta information om grundläggande formella regler och normer kring ideella föreningar, om föreningsstyrning, löpande bokföring, om upprättande av årsredovisning/årsbokslut samt om skatter och revision. Boken ger en kvalificerad vägledning för ideella föreningar i frågor av formaliakaraktär. Denna fjärde upplaga har reviderats, uppdaterats och kompletterats med bland annat kapitel om föreningsstyrning och lekmannarevisorns roll. Den har också utvidgats med avsnitt om nya regelverk för bland annat avslut av den löpande bokföringen, där vägledning om K3 (och även K2) för ideella föreningar tillkommit, liksom om den skattelagstiftning ideella föreningar har att beakta. Syftet med den här boken är att bidra till att utveckla, uttolka och forma en god sed inom olika områden av formalia och normgivning för ideella föreningar. Fjärde upplagan
Art.nr 33101
www.studentlitteratur.se/pwc