Björn Lundén
avspänt, engagerande och övertygande inför publik. Det kan gälla en redovisning av ett projekt på ett personalmöte eller en presentation av företagets produkter inför en kund. Det kan vara att du ska hålla ett tal på en festlig tillställning eller att du anlitas som föredragshållare och ska hålla ett anförande i ett svårt ämne inför en stor publik. Det är mycket att tänka på och mycket som måste fungera för att en presentation ska upplevas som intressant och givande. Den här boken ger dig massor av tips och råd om hur du förbereder och genomför en lyckad presentation, dels när det gäller själva innehållet och upplägget men också när det gäller den tekniska biten med hjälpmedel av olika slag. Dessutom får du många tips om själva framförandet, exempelvis röst- och talteknik samt kroppsspråk.
UR INNEHÅLLET Upplägg och pedagogik • Bemästra rampfebern • De viktiga förberedelserna • Att tala i mikrofon • Inledning och avslutning – intresseväckare och final • Publikkontakt • Att informera och övertyga • Frågor och svar • Tekniska hjälpmedel • Röst- och talteknik • Kroppsspråket • Praktiska råd och tips
Lennart Rosell
FÖRFATTARNA Lennart Rosell vid Marillo Information AB arbetar med kompetensutveckling för företagare och företagsledare. Han medverkar också i ett flertal tidningar som artikelförfattare i ämnen som förhandling, ledarskap, marknadsföring mm. Björn Lundén är författare till ett stort antal böcker om företag och företagande. Han anlitas ofta som föredragshållare.
Presentationsteknik
PRESENTATIONSTEKNIK handlar om konsten att tala
BJÖRN LUNDÉN & LENNART ROSELL
Presentations TEKNIK
Om konsten att tala, engagera och övertyga FEMTE UPPLAGAN
– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –
www.blinfo.se
pre5omslag.indd 1
2008-06-16 13:33:45
Presentationsteknik Om konsten att tala, engagera och övertyga av Björn Lundén och Lennart Rosell
Femte upplagan
Du som har köpt boken på annat sätt än direkt genom oss, hör av dig till förlaget så får du vår kundtidning KundBLadet utan kostnad. Björn Lundén Information AB Box 84, 820 64 Näsviken. Tel: 0650-54 14 00. Fax: 0650-54 14 01 E-post: info@blinfo.se. Hemsida: www.blinfo.se. Copyright författarna och Björn Lundén Information AB 2008. Omslag och sättning av Jennie Wik, Björn Lundén Information AB. Teckensnitten är New Century Schoolbook och Franklin Gothic. Brödtexten är tryckt i 10 punkters teckengrad med 12 punkters kägel. Denna upplaga av boken är tryckt i 1 500 exemplar hos Elanders i Vällingby. Sammanlagt har tidigare upplagor av boken tryckts i 6 000 exemplar. Bokens inlaga är tryckt på MunkenPrint 90g, FSC-papper och omslaget är tryckt på Invercote G 240g. Femte upplagan, juni 2008 ISBN 978-91-7027-568-5
Innehåll Om boken................................................................................................7 Inledning ................................................................................................8 Rampfeber ............................................................................................12 Förberedelser ........................................................................................24 Presentationens inledning ..................................................................38 Presentationens avslutning .................................................................45 Kontakt med publiken .........................................................................50 Informera och övertyga........................................................................62 Frågor och svar .................................................................................... 74 Visuella hjälpmedel ..............................................................................83 Kroppsspråket ......................................................................................93 Röst- och talteknik ............................................................................102 Att tala i mikrofon ............................................................................. 111 Praktiska tips.....................................................................................120
Om boken Den här boken vänder sig i första hand till dig som gör presentationer och som pratar inför andra människor i affärslivet. Men eftersom du i privata sammanhang också ofta ställs inför uppgiften att prata inför flera människor på en gång, så har du stor nytta av innehållet i boken även i ditt privata liv. Vi tror att även professionella föredragshållare kan få många värdefulla tips i boken. Den bygger på dels våra egna erfarenheter men också på intervjuer med framgångsrika talare. Detta är den femte upplagan av boken. Den bygger ursprungligen på ett kassettmaterial som Lennart Rosell tagit fram. De följande upplagorna har Björn Lundén bearbetat. Kapitlet om att tala i mikrofon är skrivet av Mattias ”Allvalley” Alldal, som arbetar som ljudtekniker. Vi tar gärna emot tips till förbättringar och kompletteringar till kommande upplagor. Björn Lundén Lennart Rosell
7
Inledning Din position i arbetslivet och i sociala sammanhang bestäms till stor del av hur väl du kommunicerar med andra människor och hur bra du är på att presentera dig själv och dina åsikter. I de flesta sammanhang görs den här kommunikationen muntligen. När vi inte kan uttrycka oss klart på grund av nervositet, skygghet eller dunkla tankegångar, blir effekten att vår personlighet hämmas, missförstås och avskärmas. Den tillfredsställelse du känner i yrkeslivet, i sällskapslivet och i ditt inre beror i hög grad på hur väl du kan ge andra en klar bild av dig själv, dina åsikter och det du tror på. En stor del av ditt liv bestäms med andra ord av hur väl du pratar och på vilket sätt du presenterar dina idéer och tankar. Därför är det viktigt att du lägger ner tid på att studera hur du kan förbättra dina presentationer. Det är syftet med den här boken. Gör dig bättre förstådd Efter att du läst den här boken ska du bli bättre förstådd och mera fängslande som talare. I affärslivet har du nytta av detta i en mängd olika situationer. Det kan gälla att göra en projektpresentation, dra en årsredovisning, presentera en budget, sälja en produkt, eller att få gehör för dina åsikter på ett sammanträde. Du kommer också att bli mer övertygande i vardagliga diskussioner. Vad är en presentation? Presentation handlar om kommunikation. En presentation är när du försöker föra över en tanke från dig själv till någon annan och därigenom förändra den människan på något sätt. Du kanske vill förändra personens sätt att tänka, eller du kanske vill påverka en motpart så att han eller hon agerar på ett sätt som är önskvärt för dig eller får en annan inställning till dig. Värderingar När du pratar till andra, gör de en ögonblicklig bedömning av dig som presentatör. Du måste genast vinna deras förtroende för att de ska lyssna på dig. Om du dessutom vill att den andra personen ska 8
Inledning hålla med om det du säger, är det ännu viktigare att du har vunnit personens förtroende. Svårare under press Det är ingen konst att vara entusiastisk, avspänd och vältalig i ett privat samtal mellan två eller tre personer. Under press däremot, när det är viktigt att folk tror på vad du säger, då gäller det att inte falla ihop. Vid ett föredrag eller tal inför 10, 100 eller 1 000 personer, eller vid en anställningsintervju, eller vid ett försäljningstillfälle, kan det vara avgörande att du vet hur du ska göra din presentation. Den här boken handlar om hur du ska bete dig för att prestera väl under pressade förhållanden när mycket står på spel. Inga oklarheter Boken handlar också om hur du ska presentera dina idéer och åsikter så att alla förstår vad du säger. Det är inte ovanligt att deltagarna i ett sammanträde efteråt skiljs med en oklar uppfattning om presentationens mål och syfte. Hur kan det komma sig? Jo, oftast beror det på att den som leder sammanträdet eller den som håller anförandet inte vet hur man uttrycker sig på ett klart och tydligt sätt. Vid ett möte mellan två personer är kommunikationen ofta mer öppen än vid ett större möte. Vid större möten är det därför viktigt att exakt veta hur du ska gå tillväga för att budskapet ska nå fram till åhörarna. Talets gåva Vad är det egentligen som gör att vissa människor tycks ha talets gåva? Vad är det som gör att vissa talare behandlar orden på ett sätt som gör att det nästan är omöjligt att inte lyssna. Efter att ha lyssnat till ett väl utfört anförande känner du dig inspirerad och informerad. Du minns dessutom efteråt vad föredragshållaren sa. Tyvärr finns det alltför många exempel på motsatsen – talare som inte alls vet hur man ska nå fram till sina åhörare. Hur många gånger har det inte hänt dig att du har försökt lyssna till vad någon säger, men tankarna har bara irrat iväg i andra banor hela tiden? Du har ritat krumelurer på anteckningsblocket och efteråt inte kunnat minnas någonting av vad talaren sagt. Inlärd process Som talare kan du med rätt enkla metoder få dig själv att komma ihåg vad du ska säga, och dessutom få åhörarna att minnas vad du har sagt. Talets gåva är egentligen ingen gåva, utan en inlärd process. De allra flesta människor som är avspända och skickliga 9
Inledning talare har nått dit tack vare träning, inlärning och medvetenhet om vad som krävs för att bli en god presentatör. Säkert har vissa människor mer fallenhet än andra för att tala inför publik. Men för att bli en riktigt duktig presentatör krävs övning, träning och mer övning. Det finns en historia som illustrerar att även de största talarna en gång varit oerfarna och nervösa: En ung politiker skulle en gång hålla sitt jungfrutal i det engelska parlamentet. Han var mycket nervös inför uppgiften. Hans far hade varit en av de mest bemärkta ledamöterna i parlamentets historia. Han visste att många av åhörarna var erfarna politiker och de flesta var mycket välutbildade. Själv hade han aldrig sett insidan av ett universitet. En av Londons främsta talpedagoger hade definitivt avrått honom från att framträda på grund av hans läspning och svåra stamning. Talet blev ett totalt fiasko och talaren svimmade. Vem tror du att detta var? Jo, ingen mindre än Winston Churchill – mannen som senare med sina tal skulle entusiasmera tiotals miljoner människor att utföra en av världshistoriens största kraftinsatser.
Bakom nästan alla människor som tycks ha talets gåva döljer sig en lång erfarenhet och mångårig träning. Likaväl som att ingen är född till att vara en skicklig talare, så finns det heller ingen som är född till att vara en dålig talare. Den rätta tekniken kommer med träning och medvetenhet om hur man ska bete sig när man står inför en grupp. Träning Att bli en duktig presentatör skiljer sig inte från att bli duktig inom något annat område. Om du vill bli en duktig golfspelare, maratonlöpare, schackspelare, tennisspelare, vasaloppslöpare eller rallyförare, så måste du ligga i hårt och träna. Detsamma gäller presentationsteknik. Du kan inte bli duktig utan att träna. Tyvärr är det inte alla som förstår det. En del människor som är nervösa och dåliga på att tala inför andra tror att de aldrig kan bli bättre. Om du kan bli en bättre golfspelare eller löpare genom att träna, varför skulle du då inte också kunna bli en bättre talare genom att träna? Utnyttja därför alla tillfällen och möjligheter till att tala. Glöm inte bort att utnyttja de möjligheter till övning du har i vardagliga situationer, när du pratar med familjemedlemmar, arbetskamrater eller vänner – öga mot öga eller i telefon. Ta alltid tillfället i akt och håll ett anförande, ett tal, en föreläsning, ett föredrag eller ett diskussionsinlägg när ett lämpligt tillfälle erbjuds. Protestera inte i
10
Inledning onödan. Dra dig inte undan. Detta är det enda sättet att få verklig träning under hyfsat realistiska förhållanden. Affirmation För att lyckas i din strävan att få ökat självförtroende och att kunna meddela dig på ett mer övertygande sätt, finns det en enda faktor som har mer betydelse än någonting annat – nämligen hur stark din vilja att lyckas är. Du måste redan från börja bestämma dig för att lyckas. Genom att skapa dig en inre bild av dig själv som en bra talare kommer du att ha mycket lättare att lyckas. Detta att skapa inre målbilder brukar kallas affirmation. Vad gjorde Julius Caesar för att försäkra sig om att hans armé skulle segra, när han seglade över Engelska kanalen från Gallien och landsatte sina legioner i vad som nu är England? Något mycket intelligent: Han hejdade sina soldater på kritklipporna vid Dover. När de såg tillbaka ut över vågorna nästan 200 meter nedanför, såg de alla skeppen, som de kommit över med, slukas av röda flammor. De befann sig i fiendeland, sista länken med kontinenten var bruten, sista reträttvägen bränd. Det fanns bara en sak för dem att göra: Rycka framåt och erövra, och det var just vad de gjorde.
Det är så här du också ska göra. Bestäm dig för att lyckas med dina föresatser och du kommer att lyckas. Bekräftelse av dina tankar När du talar inför andra är det inte bara åhörarna som påverkas av något du vill överföra till dem. Även du själv påverkas när nu talar. I och med att du tvingas att strukturera dina tankar befäster du dem i dig själv och du får en säkrare personlighet. Denna positiva effekt ska du inte bortse från. Entusiasm När du väl får chansen att tala, ska du inte i onödan göra situationen svårare än den är. Många som blir ombedda att tala får för sig att de måste tala om ämnen som de personligen vet lite eller ingenting om och som de ägnat liten eller ingen uppmärksamhet. Sedan håller de ett tal som inte utmärks av något annat än sin längd. Om du har möjlighet att välja ämne, så ska du tala om någonting som du redan kan. Välj ett ämne som du är entusiastisk inför. Entusiasm är som om den vore världens mest smittosamma sjukdom. Den smittar vid blotta åsynen. Ju mer entusiastisk du är inför ämnet som du har valt att prata om, desto mer entusiastisk kommer också din publik att vara. 11
Böcker från Björn Lundén Information AB AKTIEBOLAG ANSTÄLLDA ATT AVSLUTA EN ANSTÄLLNING AVDRAG AVTAL BOKFÖRING BOKFÖRING & FÖRENKLAT ÅRSBOKSLUT BOKSLUT & ÅRSREDOVISNING I MINDRE AKTIEBOLAG – K2 BOKSLUTSANALYS BOSTADSRÄTT BOUPPTECKNING & ARVSKIFTE BUDGET BYTE FRÅN ENSKILD FIRMA TILLAKTIEBOLAG BYTE FRÅN HANDELSBOLAG TILLAKTIEBOLAG DEKLARATIONSTEKNIK DET NYA SKATTEFÖRFARANDET EKONOMISK UPPSLAGSBOK EKONOMISKA FÖRENINGAR ENSKILD FIRMA FASTIGHETSBESKATTNING FASTIGHETSJURIDIK FEMTIO PLUS FINANSIERING FUSIONER & FISSIONER FÅMANSFÖRETAG FÄLLOR OCH FEL I PRAKTIKEN FÖRETAGETS EKONOMI FÖRETAGSKALKYLER FÖRETAGSJURIDISK UPPSLAGSBOK FÖRHANDLINGSTEKNIK FÖRMÅNER FÖRSÄLJNINGSTEKNIK GOD MAN & FÖRVALTARE GÅVA HANDELSBOLAG HÄSTVERKSAMHET IDEELLA FÖRENINGAR IDROTTSFÖRENINGAR INKÖPSTEKNIK KOMPANJONER
KOMPETENSFÖRSÄLJNING OCH PERSONLIG MARKNADSFÖRING KONCERNER KULTURARBETARBOKEN LANTBRUKARBOKEN LIKVIDATION LÖNEHANDBOKEN LÖNESÄTTNING MAKAR MALLAR & DOKUMENT MARKNADSFÖRING MOMS PENSIONSSTIFTELSER PERSONLIG EFFEKTIVITET PRESENTATIONSTEKNIK PRISSÄTTNING REDOVISNING I BOSTADSRÄTTS FÖRENINGAR REDOVISNING I IDEELLA FÖRENINGAR REDOVISNING I LANTBRUK REPRESENTATION REVISION I FÖRENINGAR SAMBOBOKEN ROT & RUT SAMFÄLLIGHETER SEMESTER & SJUKFRÅNVARO SKATTENYHETER SOLOFÖRETAG STARTA & DRIVA FÖRETAG START UP AND RUN A BUSINESS IN SWEDEN STIFTELSER STYRELSEARBETE I AKTIEBOLAG STYRELSEARBETE I FÖRENINGAR SÄLJA TJÄNSTER TESTAMENTSHANDBOKEN UTLANDSMOMS VARDAGSJURIDIK VD-BOKEN VÄRDEPAPPER VÄRDERING AV FÖRETAG ÄGARSKIFTE I FÖRETAG
www.blinfo.se
Björn Lundén
avspänt, engagerande och övertygande inför publik. Det kan gälla en redovisning av ett projekt på ett personalmöte eller en presentation av företagets produkter inför en kund. Det kan vara att du ska hålla ett tal på en festlig tillställning eller att du anlitas som föredragshållare och ska hålla ett anförande i ett svårt ämne inför en stor publik. Det är mycket att tänka på och mycket som måste fungera för att en presentation ska upplevas som intressant och givande. Den här boken ger dig massor av tips och råd om hur du förbereder och genomför en lyckad presentation, dels när det gäller själva innehållet och upplägget men också när det gäller den tekniska biten med hjälpmedel av olika slag. Dessutom får du många tips om själva framförandet, exempelvis röst- och talteknik samt kroppsspråk.
UR INNEHÅLLET Upplägg och pedagogik • Bemästra rampfebern • De viktiga förberedelserna • Att tala i mikrofon • Inledning och avslutning – intresseväckare och final • Publikkontakt • Att informera och övertyga • Frågor och svar • Tekniska hjälpmedel • Röst- och talteknik • Kroppsspråket • Praktiska råd och tips
Lennart Rosell
FÖRFATTARNA Lennart Rosell vid Marillo Information AB arbetar med kompetensutveckling för företagare och företagsledare. Han medverkar också i ett flertal tidningar som artikelförfattare i ämnen som förhandling, ledarskap, marknadsföring mm. Björn Lundén är författare till ett stort antal böcker om företag och företagande. Han anlitas ofta som föredragshållare.
Presentationsteknik
PRESENTATIONSTEKNIK handlar om konsten att tala
BJÖRN LUNDÉN & LENNART ROSELL
Presentations TEKNIK
Om konsten att tala, engagera och övertyga FEMTE UPPLAGAN
– KUNSKAPSFÖRETAGET FÖR FÖRETAGSKUNSKAP –
www.blinfo.se
pre5omslag.indd 1
2008-06-16 13:33:45