Excel-tabeller och Pivottabeller Fรถr Office 365, Excel 2016 och tidigare versioner
Anna-Karin Petrusson
Del 1
Excel-tabeller och Pivottabeller Fรถr Office 365, Excel 2016 och tidigare Excel versioner Anna-Karin Petrusson
© Författaren och Safaro Förlag Författare: Anna-Karin Petrusson ISBN: 978-91-7471-985-7 Layout/sättning: Torsten Larsson Omslag: Torsten Larsson Tryck: Bloms tryckeri, Lund, 2016 www.safaro.se www.facebook.com/safaro Kontakt: forlag@safaro.se
Innehåll Kapitel 1 .............................................................................. 9 Listhantering ..................................................................................... 9 Sortera lista ............................................................................................ 9 Sortera listan med ett klick .............................................................. 10 Rubrikrad i fet stil ............................................................................... 10 Anpassad sortering ............................................................................. 13 Återställa sortering ............................................................................. 16
Filter ................................................................................................ 18 Aktivera filter ....................................................................................... 18 Dubblettvärden.................................................................................... 23 Anpassat autofilter .............................................................................. 24 Sortera via filter................................................................................... 26
Kapitel 2 ............................................................................ 29 Tabellverktyget i Excel ................................................................ 29 Tabeller i Word .................................................................................. 29 Kalkylblad i Excel................................................................................. 30 Tabeller i Excel .................................................................................... 30
Infoga Excel-tabell......................................................................... 30 Infoga Excel-tabell och välja färgtema............................................. 31 Snabbanalys ........................................................................................... 32
Fördelar med Excels tabellverktyg ........................................... 32 Excel-tabeller färgmarkeras .............................................................. 32 Färgalternativ........................................................................................ 36 Filter aktiveras ..................................................................................... 36 Rubrikrad .............................................................................................. 38 Justering av kolumnbredd ................................................................. 38
Unika kolumnrubriker ....................................................................... 39 Excel-tabeller utökas .......................................................................... 39 Markera i tabell.................................................................................... 42 Beräkningar kopieras.......................................................................... 43 Beräkningar med kolumnnamn ........................................................ 45 Formatering kopieras ......................................................................... 46 Summarad ............................................................................................. 46 Delsummor........................................................................................... 48 Ta bort dubbletter .............................................................................. 48 Tabellnamn ........................................................................................... 49 Skapa Pivottabell rapport .................................................................. 50 Tabellnamn i verifieringslistor .......................................................... 50 Gå till Excel-tabell ............................................................................... 52 Hantera namngivna områden ........................................................... 52 Skriv ut Excel-tabell ............................................................................ 53 Exporterbara ........................................................................................ 53 Utsnitt .................................................................................................... 54 Tabellrelationer ................................................................................... 57 Skapa Pivottabell från flera Excel-tabeller ..................................... 58 Prognosblad .......................................................................................... 60
Tabellalternativ.............................................................................. 61 Ta bort Excel-tabell ............................................................................ 61 Formler med absolut referens ......................................................... 61 Tabellnamn i formler .......................................................................... 62
Tabeller från andra källor ........................................................... 62 Läsa in data från externa källor ....................................................... 62 Läsa in data med Power Query ....................................................... 64 Excel-tabeller i Office 365 ................................................................ 66
Begränsningar ................................................................................ 67 Fördelar jämfört med nackdelar med Excel-tabeller .................. 67 Fördelen med tabellnamn.................................................................. 68 2.1 Övning............................................................................................. 69
Kapitel 3 ............................................................................ 71 Pivottabeller ................................................................................... 71 Skapa pivottabell med automatik .................................................... 72 Skapa pivottabell via Snabbanalys .................................................... 73 Skapa pivottabell manuellt................................................................. 73 Bestäm vad Pivottabell-rapporten skall visa.................................. 75 Ta bort fält............................................................................................ 79 Vända en Pivottabell ........................................................................... 80 Placera en Pivottabell ......................................................................... 80 Söka i Fältlistan .................................................................................... 84 Visa eller dölj fältlista ......................................................................... 84
Filtrera en Pivottabell .................................................................. 85 Filter ....................................................................................................... 85 Utsnitt .................................................................................................... 87 Utsnittsinställningar ............................................................................ 89 Utsnittsanslutningar ............................................................................ 91 Tidslinje ................................................................................................. 93
Uppdatera Pivottabeller .............................................................. 94 Uppdatera Pivottabellen manuellt ................................................... 95 Uppdatera Pivottabell automatiskt ................................................. 96
Sortera en Pivottabell .................................................................. 97 Sortera efter en anpassad lista ......................................................... 98 Sortera manuellt .................................................................................. 99
Gruppera pivottabell.................................................................. 100 Pivottabeller med flera nivåer ........................................................ 100 Gruppera datum ................................................................................ 102 Gruppera tal ....................................................................................... 103 Gruppera manuellt............................................................................ 104 Gruppera i filter ................................................................................ 106
Formatera Pivottabeller ............................................................ 108 Ändra design på en Pivottabell....................................................... 108
Visa i tabellformat ............................................................................. 108 Formatera tal ..................................................................................... 109 Formatera beräkning ........................................................................ 110 Hantera tomma celler ...................................................................... 112 Pivottabellsalternativ ........................................................................ 115 Pivottabeller i äldre filformat.......................................................... 116
Beräkningar i Pivottabeller ....................................................... 117 Beräkna skillnad ................................................................................. 117 Beräkna ackumulerade värden ....................................................... 119 Beräkna antalet unika värden ......................................................... 121 Beräknat fält ....................................................................................... 123 Beräknat element .............................................................................. 126 Lista formler ....................................................................................... 129 Beräkningar per kolumn .................................................................. 130
Uppsättningar .............................................................................. 131 Förbereda en Uppsättning .............................................................. 132 Lägg till Uppsättning ......................................................................... 134
Pivotdiagram ................................................................................ 137 Pivotdiagram filter ............................................................................. 138 Infoga Pivotdiagram .......................................................................... 139 Byta axlar i Pivotdiagram ................................................................. 140 Granska Pivotdiagram ...................................................................... 141 3.1 Övning........................................................................................... 143
Kapitel 4 .......................................................................... 145 Externa datakällor ...................................................................... 145 Läsa in extern datakälla i Excel ................................................ 145 Textimportguiden ............................................................................. 146 Uppdatera externa datakällor ........................................................ 149 Uppdatera manuellt .......................................................................... 149 Uppdatera med automatik .............................................................. 150
Ta bort extern datakälla .................................................................. 150 Konvertera felaktiga datum ............................................................ 151 Utöka datakälla .................................................................................. 153
Basera en Pivottabell på en Excel-tabell ................................ 154
Kapitel 5 .......................................................................... 157 Pivottabeller med flera datakällor ........................................... 157 Tabellnamn ......................................................................................... 160
Skapa Pivottabell-rapport ......................................................... 160 Visa befintliga relationer .................................................................. 165
Bygga en kontrollpanel .............................................................. 166 Sammanfattning datamodeller ........................................................ 167
Index ................................................................................ 169
Kapitel 1 - Listhantering
9
Kapitel 1 Listhantering Vi börjar med att gå igenom grundläggande funktioner för att hantera listor på olika sätt i Excel. Listor i Excel är strukturerad information som är definierad i ”Fält” (Kolumner) och ”Poster” (Rader). Exemplen är baserade på övningsfiler som finns att hämta på http://utbildningspartner.se/hamta. Boken har bilder från Excel version 2016 men tar även upp hur funktionerna fungerar i tidigare versioner av Excel.
Sortera lista
Menyvalen för Sortera och filtrera [Sort and Filter] finns på två ställen i Excel. Både på menyfliken Start [Home] och på menyfliken Data [Data].
10
Kapitel 1 - Listhantering
Sortera listan med ett klick
Stå med markören i en cell i den kolumn du vill sortera på och klicka på menyvalet Sortera från A till Ö [Sort A to Z] på menyfliken Data [Data]. Listan sorteras i bokstavsordning eller i nummerordning om du står i en kolumn med siffror.
Rubrikrad i fet stil
Rubrikraden längst upp i listan ligger kvar när du sorterar då Excel förstår att det är en rubrik, eftersom den är formaterad i Fet stil (avvikande formatering). Ha inte två rader i fet stil. Det går dock bra att ha enstaka celler i fet stil i listan. Excel kan också förstå att översta raden är en rubrik om alla andra rader består av siffror. Men innehåller listan bara text behöver rubrikraden vara formaterad annorlunda för att Excel skall uppfatta den som en rubrik.
Kapitel 1 - Listhantering
11
Sortera via högerklick
Det går också att sortera genom att högerklicka i en kolumn. Sortera lista i flera steg
Om du först sorterar en lista på kolumnen Produkt och sedan sorterar på Pris så behåller Excel sorteringen på kolumnen Produkt inom varje Pris intervall.
12
Kapitel 1 - Listhantering
Sortera i flera nivåer
För att sortera listan i flera steg går det att använda menyvalet Sortera [Sort] på menyfliken Data [Data]. Här kan du sortera listan i upp till 64 nivåer och även sortera efter t.ex. färg. Tips! Ha som en god vana att alltid formatera rubrikrader i Fetstil.
Kapitel 1 - Listhantering
13
Sortera på färg via filter
Har du färgat celler förhand eller via Villkordsstyrdformatering [Conditional formatting] på menyfliken Start [Home] går det enkelt att sortera på färgerna om du aktiverat Filter [Filter].
Anpassad sortering Det går också att skapa en anpassad sortering när du inte vill sortera i bokstavs- eller nummerordning. Ett exempel är om du vill sortera efter placering eller orter geografiskt. Vi vill i detta exempel sortera företagets produkter i den ordning de kommer i lagret. I bokstavsordning
I placeringsordning i lagret
Byxor Linne Shorts Tröja T-shirt
Linne Tröja T-shirt Byxor Shorts
14
Kapitel 1 - Listhantering
Skapa en anpassad lista
Gå till menyn Arkiv [File], Alternativ [Options], Avancerat [Advanced] och välj Redigera anpassade listor [Edit Custom lists]. Skriv in den anpassade sorteringsordningen, ett ord per rad (eller ange ett cellområde där sorteringsordningen finns) och välj Importera [Import] klicka sedan på Lägg till [Add].
Tips! Det går att skapa en Anpassad lista [Custom lists] direkt i samband med sorteringen.
Kapitel 1 - Listhantering
15
Använda en anpassad sorteringslista
Stå med markören i den kolumn du tänker sortera. Välj Sortera [Sort] från menyfliken Data [Data].
Välj den anpassade sorteringsordningen under valet Ordna [Order] för att sortera listan.
16
Kapitel 1 - Listhantering
Återställa sortering
Det går inte att ”osortera” en lista som du har sorterat för att få tillbaka den i ursprunglig inmatningsordning. Du kan förstås ångra den sortering du precis gjort eller stänga kalkylboken utan att spara men då är risken du missar någon annan ändring du gjort. För att lösa detta är det lämpligt att ha något att sortera tillbaka på. Försök att alltid ha en kolumn med värden som det går att sortera tillbaka på, t.ex. Order Nr, Kund Nr, eller en kolumn med bara ett löpnummer t.ex. Rad Nr.
Kapitel 1 - Listhantering
17
Se mer i Microsoft hjälpavsnitt om sortering: Sök på följande rubriker på: http://office.microsoft.com/sv-se/excel-help eller http://office.microsoft.com/en-gb/excel-help • Sortera data i ett område • Sort data in a range or table • Riktlinjer och exempel för sortering och filtrering av data enligt färg • Guidelines and examples for sorting and filtering data by color • Sortera data med hjälp av en anpassad lista • Sort data using a custom list 1.1 Övning Övningsfiler finns att hämta på http://utbildningspartner.se/hamta. Öppna kalkylboken Sortera.xlsx i övningsmappen och öva på olika sätt att sortera listor.
18
Kapitel 1 - Filter
Filter Aktivera filter
Filter kan aktiveras på flera ställen: 1. Aktivera filter genom att klicka på menyvalet Filtrera [Filter] på menyfliken Start [Home]. 2. Aktivera menyvalet Filter [Filter] i menygruppen Sortera och filter [Sort & Filter] på menyfliken Data [Data]. 3. Genom att infoga en Excel-tabell via knappen Tabell [Table] på menyfliken Infoga [Insert].
Kapitel 1 - Filter Använda filter
Klicka på ikonen för att fälla ner en rullgardin med filterval. Kryssa i och ur, det som du vill eller inte vill skall visas. Tips! När du filtrerat din lisa visas antalet valda rader, längst ner till vänster i statusfältet i Excel fönstret.
19
20
Kapitel 1 - Filter
Filtrera genom urval
Med filter kan du välja ut att bara visa delar av en lista. De rader som inte är med i urvalet döljs genom att radhöjden sätts till noll, på de raderna som inte motsvarar filtret. Filtrera på färg
Har du färgat celler förhand eller via Villkordsstyrdformatering [Conditional formatting] på menyfliken Start [Home] går det att filtrera på färgerna.
Kapitel 1 - Filter
21
Söka i filter En nyhet från Excel version 2013 är att det går att söka i filter. Sökningen är inte känslig på stora och småbokstäver eller placeringen av tecknen i orden. Avsluta inmatningen av ditt sökord med att trycka på Enter och listan filtrera. Utöka filtrering
Om du vill söka på flera olika sökord samtidigt, kan du skriva in ditt nya sökord och sedan markera valet Lägga till aktuell markering i filtret [Add current selection to filter] då utökas din filtrering med fler rader.
22
Kapitel 1 - Filter
Nollställa filter
Nollställ filter genom att åter klicka på pilen som fäller ner rullgardinsmenyn och välj Radera filter i... [Clear Filter from…] eller genom att klicka på ikonen Ta bort [Clear] på menyfliken Data [Data] i gruppen Sortera och filtrera [Sort & Filter]. Tips! Klickar du på ikonen Ta bort [Clear] nollställs alla filter, om du filtrerat på flera kolumner samtidigt.
Återanvända filter
Om du har din lista filtrerad t.ex. så att bara de som inte betalt in medlemsavgiften visas och du hittar en inbetalning från en medlem. Du fyller i den nya uppgiften i listan. Nu kommer listan visa både obetalda och den nyligen inmatade uppdateringen. Klicka på knappen Använd igen [Reapply] på menyfliken Data [Data] för att åter bara visa de rader som innehåller obetalda uppgifter.
Kapitel 1 - Filter
23
Avancerat filter
Avancerat [Advanced] filter ligger kvar som ett val i Excel av kompatibilitetsskäl, för hur Excel fungerade före 1997. Under Avancerat [Advanced] på menyfliken Data [Data] finns möjlighet att filtrera på flera värden och flera kolumner samtidig. Detta gör man numera oftast via filterrullgardinsmenyerna. Det går att skapa mycket komplicerade filtreringar under Avancerat [Advanced], t.ex. om du vill att resultatet av din filtrering skall placeras någon annanstans. Här finns även möjligheten att sortera bort dubblettvärden. Ta bort Dubblettvärden [Remove Duplicates] finns numera även som en egen knapp på menyfliken Data [Data].
Dubblettvärden
Det går att radera dubblettvärden via Ta bort Dubblettvärden [Remove Duplicates] på menyfliken Data [Data]. Tips! Sortera gärna listan först. Raden med det översta värdet kommer att bli kvar och övriga rader med dubblettvärden tas bort.
24
Kapitel 1 - Filter
Anpassat autofilter Textfilter
Det finns fler olika filter att välja mellan, som kan anpassas till önskat urval. Du kan filtrera kolumner med text som t.ex. är Lika med [Equals], Är inte lika med [Does Not Equal] eller Innehåller [Contains] eller Innehåller inte [Does Not Contain]. Tips! Det går att använda jokertecknen när du skriver in dina sökord. Använd ? (frågetecken) för att ersätta ett okänt tecken och * (asterisk) för flera okända tecken.
Kapitel 1 - Filter
25
Talfilter
På samma sätt går det att filtrera kolumner med tal som är t.ex. Större än [Greater Than], Mindre än [Less Than] eller Mellan [Equals]. Via Talfilter [Number Filters] går det även att hitta tal som är över eller under medel eller valfritt antal värden som är störst eller minst i listan Tips! Det går även att sortera en lista genom att förts skapa en Excel-tabell via menyvalet Formatera som Tabell [Format as Table] på menyfliken Start [Home]. Läs mer om Excel-tabeller i nästa kapitel.
26
Kapitel 1 - Filter
Datumfilter
Det går att filtrera datum ner till dagsnivå och välja olika datumintervaller.
Sortera via filter
När du sorterar via filter så markeras den kolumnen med en pil.
Kapitel 1 - Filter
27
Se mer i Microsoft hjälpavsnitt om Filter: Sök på följande rubriker på: http://office.microsoft.com/sv-se/excel-help eller http://office.microsoft.com/en-gb/excel-help • • • •
Filtrera data i ett område Filter data in a range or table Ta bort dubblettvärden Filter for unique values or remove duplicate values
1.2 Övning Övningsfiler finns att hämta på http://utbildningspartner.se/hamta. Öppna kalkylboken Filtrera.xlsx i övningsmappen och öva på olika sätt att filtrera listor.
28
Kapitel 1 - Filter
Excel-tabeller och Pivottabeller För Office 365, Excel 2016 och tidigare versioner Anna-Karin Petrusson Excel-tabeller och Pivottabeller - Är en bok för alla som vill lära sig tabell¬hantering i Excel, från grunden och på djupet. Tabeller är en funktion som kom i Excel 2003 och som då hette Listor. I Excel version 2007 bytte Excel-listor namn till Excel-tabeller. Det finns flera fördelar att definiera ett område i Excel som en tabell. Boken går igenom över 25 stycken. Med Pivottabeller i Excel har du möjligheter att snabbt ta fram statistik, skapa rapporter och diagram. Boken börjar från början. Hur du skapar din första Pivottabell och tar dig vidare till de mer avancerade funktionerna, så som att beräkna unika värden. Du lär dig hur Excel-tabeller används tillsammans med Pivottabeller och hur du bygger enkla datamodeller i Excel. Boken är skriven för Office 365, Excel 2016 och tidigare Excel versioner. När det är skillnader i funktioner mot tidigare Excel versioner förklaras det i boken. Alla kommandon och menyer beskrivs både på svenska och engelska. Excel-tabeller och Pivottabeller är den första delen av två nya böcker från Dataläraren Förlag. Del 2 - Power Pivot och Power BI - Tar vid där denna boken slutar och handlar om att skapa datamodeller i Excel med hjälp av Power Pivot-rapporter, Power Pivot-tabeller, beräkningar i Power Pivot och Power BI tilläggen i Excel – Power Query, Power View och Power Map.
9 789198 321326