9789147095087 by Smakprov Media AB

Det engelska begreppet Human Resource (HR), som alltmer används inom chefs- och personalarbete, visar på medarbetaren som en viktig resurs för organisationen. Personaladministration – i praktiken är en grundläggande lärobok i personalarbete som tar sin utgångspunkt just i medarbetarens betydelse för verksamhetens resultat och framgång. Boken tar upp såväl den teoretiska basen som den praktiska tillämpningen. Exempel ur innehållet: Rekrytering, urval, anställning och avgång av personal Aktuella lagar och avtal inom PA Facklig verksamhet, medbestämmande och arbetsmiljö Personalplanering, organisation, information och ledarskap Löneadministration och IT-stöd i personalarbetet Förändringsarbete och framtid

Boken kan användas i kursen personaladministration på gymnasieskolan och komvux, men även på KY-utbildningar, företagsutbildningar och andra grundläggande utbildningar inom PA-området. Personaladministration – i praktiken består av faktabok, övningsbok och lärarhandledning med lösningar.

Yvonne Bogislaus har mångårig erfarenhet inom HR-området (personalchef, administrativ chef och internkonsult) från såväl offentlig verksamhet som näringslivet. Hon är idag verksam som coach inom ledarskap och förändringsprocesser på IKEA of Sweden. Ronny Andersson har lång erfarenhet av personal- och organisationsutveckling, både som egen konsult och internkonsult inom ett flertal branscher. Han arbetar idag främst med ledarskapsutveckling, processlärande och coaching.

P e rso n a l a d m i n i s t r at i o n – i praktiken

➤ ➤ ➤ ➤ ➤ ➤

bogislaus • andersson

Företagets viktigaste resurs

fa k ta b o k

Best.nr 47-09508-7

Tryck.nr 47-09508-7-00

Personal administration – i praktiken Yvonne Bogislaus Ronny Andersson Liber

Personaladm, fakta, omslag.indd 1

fa k ta b o k 2 uppl 10-04-26 09.05.07

Personaladministration – i praktiken Faktabok ISBN 978-91-47-09508-7 © 2007, 2010 Författarna och Liber AB Redaktör: Cecilia Björk Tengå Formgivning: Anders Bräck, www.absent.se Bildredaktör: Tomaz Lundstedt Upplaga 2:1 Tryckt på miljövänligt papper Typsnitt: Syntax, Gill Sans, Minion Tryck: Kina 2010

KopIeRINGSFöRBUd detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/-rättsinnehavare. Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01

Personaladm, fakta, inlaga.indd 2

10-04-26 10.02.35

Förord Personaladministration (PA) är ett spännande område som är under ständig utveckling. I takt med att allt fler företag inser de enskilda medarbetarnas betydelse för verksamhetens resultat och framgång, försöker företrädare för dessa att utveckla relationen mellan organisation och anställda. Även för de anställda har olika företag kommit att bli allt viktigare. Dagens människor lockas inte av guldklocka för lång och trogen tjänst, utan anställningen är snarare bara ett av många steg i den personliga och professionella utvecklingen. Det är i mötet mellan företagets och den anställdes behov och skyldigheter som PA uppstår. I frågan huruvida vi lever för att arbeta eller arbetar för att leva kan PA utgöra en brygga. Idag använder man ofta det engelska uttrycket HR – Human Resource – eftersom det bl a speglar medarbetarnas betydelse för organisationen. Personaladministration – i praktiken beskriver grunderna i PA på ett pedagogiskt och strukturerat sätt. Den är i första hand avsedd för kursen Personaladministration inom gymnasieskolan och komvux och uppfyller väl den kursplan som finns (ADM1209). Men boken kan med fördel även användas i en mängd andra sammanhang där man behöver en grundläggande introduktion till PA. Boken är disponerad i fem olika teman som presenterar PA ur fem olika perspektiv: anställning, arbetsrätt, strategi, ekonomi samt förändring och framtid. Varje tema delas i sin tur in i olika kapitel. Insprängt i texten finns dessutom små tankestationer med syfte att väcka reflektion. Till faktaboken finns en övningsbok med övningsexempel och uppgifter som ger träning inom en rad olika områden som rör personalarbete samt en lärarhandledning med kommentarer och lösningar. Vår ambition som författare har dels varit att ge en orientering om vad PA innebär, dels förmedla kunskaper om det konkreta PA-arbetet. Vi vill också väcka nyfikenhet och ge mersmak för vidare studier inom PA-området, t ex PA-utbildningar på universitet och högskolor. Upplaga 2:1 har uppdaterats vad gäller Arbetsförmedlingens roll, förändringar i LAS som rör anställningsformer, diskrimineringslagen, Diskrimineringsombudsmannen (DO), arbetsmiljölagen, arbetstidslagen, förändringar vid sjukskrivning m.m. Lycka till med studierna! Karlskrona och Hässleholm i juni 2010 Ronny Andersson och Yvonne Bogislaus

Personaladm, fakta, inlaga.indd 3

10-04-26 10.02.36

BLO C K 1

BLOCK 2

pA – från ett anställningsperspektiv

pA – från ett arbetsrättsligtpers pektiv

kapitel 1

Att söka jobb

olika vägar att söka jobb 10 Arbetsförmedlingens roll 10 Rekryterings- och bemanningsföretag 11 Kontakt med olika företag 12 Jobbannons och jobbansökan 12 kapitel 2

Rekrytering

Rekrytering 16 Behovsanalys 16 Kravproﬁl 17 Val av sökkanaler 17 Urvalsinstrument 19 Anställningsbeslut 22 Besked 23 kapitel 3

Medbestämmande – företagsdemokrati 54

Anställning

Introduktion

Välkommen 34 Introduktionsplan/Checklista 34 kapitel 5

Avgång

Anledningar till avgång 38 Avgångssamtal 40 Betyg/Intyg 40 Tack och adjö 41

Personaladm, fakta, inlaga.indd 4

”Upp till kamp” 46 Konﬂiktåtgärder 48 Facklig verksamhet på 2000-talet 49 Facket och medlemmarna 50 Lag om facklig förtroendeman 51 Fackets roll i morgondagens samhälle 52 kapitel 7

Regler som styr anställningen 26 Anställningsavtal 26 Befattning 28 Anställningstid och anställningsform 28 provanställning 29 Kollektivavtalsområde 30 kapitel 4

Facket – en part att samverka med 44

kapitel 6

Medbestämmandelagen (MBL) 56 Lagens innehåll 56 Vilka frågor är förhandlingsbara? 56 Medbestämmandeförhandlingar 58 Information och insyn 58 Medbestämmandeavtal 59 Medbestämmandet idag 59 kapitel 8

Mångfald

Mångfald i arbetslivet 64 diskrimineringslagen 64 diskrimineringslagens innehåll och konsekvenser i arbetslivet 65 diskrimineringsombudsmannen 68 kapitel 9

skydd

Lagen om anställnings70

Lagen om anställningsskydd (LAS) 72 Anställningstid och anställningsform 72 Anställnings upphörande och saklig grund 72 Uppsägning på grund av arbetsbrist 73 Uppsägning på grund av personliga skäl 73 Missbruk som uppsägningsgrund 74 Formregler 75 Turordning vid uppsägning 75 driftsenhet 76 Turordning vid återanställning 76 LAS i framtiden 77

10-04-26 10.02.36

kapitel 10

Arbetsmiljö

Arbetsmiljön 80 Arbetsmiljölagen (AML) 80 omfattning 81 Ansvar 81 delegering 82 Samverkan/skyddsorganisation 82 Systematiskt arbetsmiljöarbete 84 Reglering och tillsyn 84 Företagshälsovård 85 Arbetsskada och olycksfall 85 psykiska och sociala aspekter på arbetsmiljön 86 Hög belastning, stress och psykosomatiska sjukdomar 87 Utbrändhet 87 Missbruk 87 Rehabilitering 88

Rättskällorna inom arbetsrätten 90

kapitel 11

Vad ingår i arbetsrätten? 92 Arbetsavtal kontra uppdragsavtal 92 Rättskällorna 92 Lagar och författningar 92 domstolspraxis 93 Kollektivavtal 94 Anställningsavtal 95 ensidig reglering av part 95 Sedvänja (seder och bruk) 95 påföljd/Sanktion 96

BLOCK 3 pA – från ett strategiskt perspektiv

Personalavdelningen 98

kapitel 12

pA-historia 100 personalavdelningens tjänster 101 Lednings- och stabsuppgifter 101 Utveckling 102 Service 103 Råd, stöd och uppföljning 104 personalavdelningens kompetens 104 personalavdelningens ”kunder” 105 personalavdelningens arbetssätt och etik 106 Intern marknadsföring 107 kapitel 13

Personalpolitik

110

personalpolitik = personalidé 112 personalpolitik = Verktyg 113

Kompetensförsörjning – personalplanering 114

kapitel 14

Kompetens 116 Kartlägga kompetenskrav 116 Kartlägga beﬁntlig kompetens 117 Genomförande av kompetensutveckling 119 kapitel 15

Ledarskap

124

Ledarstilar och människosyn 126 Auktoritärt ledarskap 126 demokratiskt ledarskap 127 Låt-gå-ledarskap 128 Situationsanpassat ledarskap 128 Humanistiskt ledarskap 128 den egna ledarstilen 130 Chefs- och ledarpolicy 130 personalansvar 132 kapitel 16

Information

134

Intern information 136 Målsättning med informationen 137 Informationsansvar 137 Söka information 137 Kanaler för information 138 Konkreta rutiner 139 extern information 139

Personaladm, fakta, inlaga.indd 5

10-04-26 10.02.37

Personalekonomi 174

kapitel 20

BLO C K 4 pA – från ett ekonomiskt perspektiv

Lön och personalkostnader 142

kapitel 17

Vem bestämmer lönen i företaget? 144 Lönebildningen 144 olika synsätt 144 Lönerevision 145 Vad ingår i lönen? 145 Fast lön 147 Rörlig lön 148 Lönesystem och löneadministration 148 personalkostnader 149 Sociala kostnader 149 personalbudget 150

Arbetstid och ledighet 152

kapitel 18

Arbetstid 154 Allmänt om arbetstid 154 Arbetstidslagen 155 obekväm arbetstid 156 Rast, paus och vila 157 Journal om jour-, över- och mertid 158 Flexibel arbetstid 158 Kompensation för extra arbetstid 159 Ledighet 159 Semester 160 Sjukdom 162 Ledighet för utbildning – Studieledighetslagen 163 Vård av barn 165 Annan ledighet 166 Ledighet reglerad i kollektivavtal 167 personalpolitiska skäl att bevilja ledighet 167

IT-stöd i personalarbetet 168

kapitel 19

Vad är personalekonomi? 176 ett sätt att tänka 176 en metod 176 Rekryteringsekonomi 177 Kompetensutveckling och arbetsmiljö 179

BLOCK 5 pA – från ett utvecklingsoch framtidsperspektiv

Förändringsarbete 184

kapitel 21

Krav på förändringar 186 Förändring i verksamheten 186 Utveckling av organisationen 187 Förändringsprocessen 189

Framtiden – vad vet vi om den? 192

kapitel 22

Från industrisamhälle till lärsamhälle 194 Samhällsutvecklingen 194 Framtidens företag och organisationer 195 Nya organisationer 196 Synen på arbete och arbetsliv 197 Nya spelregler i arbetslivet 198 Anställning 198 Arbetstider 199 Löner 200 Yrkesroller 200 Arbetsplatsen 200 parterna på arbetsmarknaden 201

Epilog 203 Bildförteckning 204 Sakregister 205

IT-utvecklingen 170 Lönesystem 170 Lönerutin i ett standardsystem 171 Sekretess 172 personaldata och statistik 173

Personaladm, fakta, inlaga.indd 6

10-04-26 10.02.37

Block 1

PA – från ett anställningsperspektiv kapitel 1 kapitel 2 kapitel 3 kapitel 4 kapitel 5

Personaladm, fakta, inlaga.indd 7

Att söka jobb Rekrytering Anställning Introduktion Avgång

10-04-26 10.02.37

Att s

Personaladm, fakta, inlaga.indd 8

10-04-26 10.02.48

k a pit e l

söka jobb u

Adam luffat i den grekiska övärlden. Via Internetcaféer har han sporadiskt följt arbetsmarknadens utveckling hemma i Sverige. Han är trött på studier efter sina år på gymnasiet och ser nu fram emot att börja jobba. Vid ett besök på arbetsförmedlingen hittar han inga passade jobb utöver dem som fanns på hemsidan. Adam bestämmer sig för att ta saken i egna händer och över en fika tillsammans med vännen Fia diskuterar han möjliga arbetsgivare. De tar fram ett papper och spånar lite. Snart finns elva företag nedskrivna och med sin cykel tar han sig runt för att besöka dessa. Väl på plats ber Adam att få tala med någon från personalavdelningen eller en chef. På de flesta ställen finns det faktiskt personer som har tid att träffa honom. nd e r s om m ar e n H ar

Davelmo AB träffar han avdelningschefen Lena som verkar extra positiv till hans företagsamhet. Företaget har just nu en vakans som ska utannonseras. Efter samtalet uppmanar Lena honom att skriva ihop och skicka in en ansökan. När Adam kontaktat alla företagen på listan konstaterar han att sju av elva hade tid för ett spontant besök. Särskilt minns han samtalet med Lena. I Adams huvud snurrar frågorna: ”Vad ska en ansökan innehålla och hur skriver man en sådan?” Han plockar fram sin kursbok i personaladministration och börjar bläddra… då adam BesÖker

Personaladm, fakta, inlaga.indd 9

10-04-26 10.02.49

BLOCK 1

PA – F RÅN E TT ANS TÄL L NI N G S P E R S P E K T I V

Olika vägar att söka jobb Med lite kunskap om hur det går till att söka arbete kan man klara sig bättre på arbetsmarknaden. Exempel på olika sökvägar är • • • • • • • • • •

Arbetsförmedlingen Privata arbetsförmedlare, t ex Monster, Medrek och Stepstone Rekryteringsföretag, t ex Mercuri urval och Hays Bemanningsföretag, t ex Adecco, Manpower och Poolia Företagens hemsidor Spontanansökan/besök på företag Platsannonser Arbetsmarknadsdagar och jobbmässor Prao- och APU-platser från skoltiden Släkt och vänner

Även om det finns många olika sätt att söka anställning på visar undersökningar att två av tre jobb tillsätts genom personliga kontakter.

Arbetsförmedlingens roll Arbetsförmedlingen är en myndighet med uppgift att effektivt sammanföra företag som söker lämplig arbetskraft med dem som är arbetssökande. AF ska även prioritera dem som befinner sig långt från arbetsmarknaden samt bidra till att stadigvarande öka sysselsättningen på lång sikt. Verksamheten ska verka för ökad mångfald och motverka diskriminering. AF är indelat i 68 geografiska arbetsmarknadsområden med 320 lokala arbetsförmedlingar runt om i Sverige. Statliga myndigheter har anmälningsplikt av sina lediga jobb till arbetsförmedlingen, men eftersom AF når många arbetssökande använder de flesta företag sig av möjligheten att via AF hitta nya medarbetare. Uppgifter om lediga jobb samlas på webbsidan Platsbanken, från vilken

Personaladm, fakta, inlaga.indd 10

10-04-26 10.02.52

KAPITEL 1

AT T S Ö K A JO B B

arbetssökande kan leta upp de arbeten som är intressanta. Platsbanken är ordnad efter yrken, branscher och geografiska områden. AF ger också regelbundet ut tidningen Platsjournalen. För ungdomar mellan 16–25 år ges en jobbgaranti, där de får stöd i sökandet efter ett arbete i kombination med rådgivning, utbildning och praktik. Arbetslösa kan bli medlemar i någon av de olika arbetslöshetskassor som finns, antingen sådana som har koppling till en viss bransch eller fristående kassor. Dessutom finns möjlighet att få ekonomisk ersättning om de fullföljer de regler som AF har angående arbetslöshetsersättning. AF ger information om vilka regler som gäller för tillfället och arbetslöshetskassan ser till att utbetalningar sker när grundvillkoren för ersättning uppfylls. Du kan läsa mer på www.arbetsformedlingen.se. Har du varit i kontakt med arbetsförmedlingen? Av vilken anledning? Fick du den hjälp du behövde?

Rekryterings-oc h bemanningsföretag Det finns rekryterings- och bemanningsföretag på de flesta större orter i Sverige och flera har rikstäckande verksamheter. Till rekryteringsföretag vänder sig dels personer som är intresserade av jobb, dels företag som är i behov av personal. Företagen gör kravspecifikationer över vilka kompetenser och funktioner de behöver. Dessa specifikationer jämför rekryteringsföretaget sedan med sina databaser över aktuella intresserade sökande. Ofta sker en matchning redan här, vilket betyder att tjänsten inte behöver utannonseras. Det är inte tillåtet för rekryteringsföretagen att ta betalt av arbetssökande när de förmedlar arbete. Alla kostnader tas av de företag som anställer. Även arbetsförmedlingen erbjuder denna funktion för matchning mellan arbetsgivare och arbetssökande. Vissa företag arbetar enbart med rekrytering, medan andra även fungerar som uthyrare av sina anställda, s k bemanningsföretag. Detta innebär att bemanningsföretaget ”hyr ut” sina anställda till att utföra arbetsuppgifter hos de behövande företagen för kortare eller längre tid. Vanligast sker detta inom olika serviceverksamheter såsom städ, kontor och lager men blir alltmer frekvent inom fler av arbetsmarknadens branscher. En del bemanningsföretag nischar sig också mot särskilda delar av arbetsmarknaden, t ex byggnadsarbetare, studenter, chefer och sjukvård.

Personaladm, fakta, inlaga.indd 11

10-04-26 10.02.52

BLOCK 1

PA – F RÅN E TT ANS TÄL L NI N G S P E R S P E K T I V

Kontakt med olika företag Det vanligaste sättet att få arbete i dag är via personliga kontakter. För att få utdelning är det viktigt att själv vara aktiv som exemplet med Adam visar. En möjlighet är att kontakta olika företag och be om ett personligt möte. Ett annat sätt är att göra en spontan intresseanmälan där man visar sitt intresse, beskriver sin kompetens för vissa arbeten vilket kanske resulterar i ett jobb längre fram. Spontanansökningar sker ofta via företagens egna hemsidor där den sökande kan presentera sig själv och sina erfarenheter. En tredje väg är att vara aktiv genom vänner och bekanta som kan ge tips om lediga arbeten och/eller telefonnummer till kontaktpersoner. Ytterligare ett sätt kan vara de kontakter man skaffat sig under skoltiden på prao- och APU-företag.

Jobbannons och jobbansökan Företag och offentliga arbetsgivare annonserar vanligtvis sina lediga jobb i dagstidningar, Arbetsförmedlingens tidning Platsjournalen och/eller fackpress. Så gott som alla jobbannonser finns även på Internet, antingen via företagens egna hemsidor, olika sökandebanker, t ex AF:s Platsbank, eller via rekryteringsföretag. Många arbetsgivare meddelar också lediga befattningar på sina interna anslagstavlor. Den som är intresserad av ett jobb vinner på att ringa och tala med den kontaktperson som hänvisas i annonsen. Den sökande kan då få en tydligare bild av arbetsuppgifter och önskvärda meriter. Dessutom ges möjlighet att berätta om sig själv, vilket kan vara en fördel i det senare rekryteringsarbetet. I annonsen framgår om arbetsgivaren önskar att den sökande använder speciella ansökningsblanketter. Detta är vanligare hos offentliga arbetsgivare än hos privata företag. En väl utformad och personlig jobbansökan ökar möjligheten att synas bland övriga sökande och är ett sätt att sälja sig och sina meriter. Det vanligaste är att man skickar sin ansökan med post, men alltfler skickar med e-mail. Finns likheter mellan en platsansökan och ett säljbrev? Kan du sälja dig och dina kvaliﬁkationer bättre genom en bra platsansökan?

En ansökan till ett jobb bör vanligtvis innehålla följande: • Ett brev med personlig presentation innehållande uppgifter om vem man är, varför man är intresserad av arbetet, vad man gjort tidigare osv (max en A4-sida).

Personaladm, fakta, inlaga.indd 12

10-04-26 10.02.53

KAPITEL 1

AT T S Ö K A JO B B

• En meritförteckning eller CV med uppgift om utbildning, tidigare arbeten och andra meriter. • Betygskopior där någon ska styrka dess äkthet. • Namn och telefonnummer på referenser. • I vissa fall då det efterfrågas i annonsen – löneanspråk.

CV = Curriculum vitae, levnadsbeskrivning

Har du själv skrivit någon platsansökan? Hur såg den ut?

Sammanfattning Den som söker arbete kan gå till väga på olika sätt. Ett besök hos arbetsförmedlingen kan ge besked om vilka jobb som finns lediga och fortfarande kan en titt i dagstidningar och fackpress ge många tips. Det mest dominanta mediet för publicering av lediga jobb är dock Internet. Även om annonsering är viktigt, så förmedlas merparten av jobben via personliga kontakter eller genom rekryteringsföretag. Den arbetssökande skickar in sin ansökan via post eller e-mail. Oberoende av var ansökan lämnas rekommenderas särskilt att den är personlig och väl utformad. Företaget får ofta det första intrycket av en person via dennes ansökan om jobb. En direktkon-

takt med företags personalavdelning eller ansvarig chef kan även vara lönsamt. Vid sidan om de mer traditionella formerna av jobbansökan och anställning får bemanningsföretagen allt större betydelse genom att hyra ut personal istället för att företag anställer själva.

Personaladm, fakta, inlaga.indd 13

10-04-26 10.02.56

Personaladm, fakta, inlaga.indd 14

10-04-26 10.03.07

k a pit e l

Rekrytering ”

och välkommen hit! Jag heter Kajsa och är personalchef här på Davelmo. Lena har du ju träffat tidigare som jag har förstått. Anledningen till att vi bett dig komma hit på intervju är som du vet att vi ska anställa en ny medarbetare. Vi har fått en stor mängd ansökningar och gallringen har varit tuff. Men du var ju i kontakt med oss redan innan annonsen kom ut och denna företagsamhet i kombination med din intressanta ansökan bidrar till att vi valt ut dig tillsammans med fem andra. Visserligen har du begränsad arbetslivserfarenhet men Lena fick ett gott förstaintryck av dig. På vår arbetsplats kan intryck och talang ibland väga tyngre än formell erfarenhet.” ”Trots att du inte är så gammal har du dessutom stor erfarenhet av ledarskap inom ungdomsidrott och det faktum att du talar fyra språk visar att du har potential”, inflikar Lena. e j adam

intervjun är dels att lära känna dig lite bättre, dels att få möjlighet att ge dig en mer komplett bild av företaget och våra förväntningar. När Lena och jag har träffat alla som vi har valt ut kommer vi att ta referenser på de mest intressanta. Först därefter vet vi vem vi vill erbjuda anställning. Vi räknar med att kunna ge besked inom två veckor. Nu skulle vi vilja veta lite mer om dig och vilka frågor du har till oss. Dessutom är vi nyfikna på varför du söker just denna tjänst…” ” Vå rt s y f t e m e d

Personaladm, fakta, inlaga.indd 15

10-04-26 10.03.09

BLOCK 1

PA – F RÅN E TT ANS TÄL L NI N G S P E R S P E K T I V

Rekrytering Varje nyanställning är en viktig investering som ska motsvara företagets krav och behov av att få rätt person på en befattning. En lyckad rekrytering leder till en ny medarbetare, som kan tillföra både den kompetens företaget söker och nya idéer och erfarenheter. Motsatsen gäller dessvärre också. En misslyckad rekrytering kan i längden bli mycket dyrbar för företaget. Rekrytering måste därför hanteras skickligt och omsorgsfullt. Det är numera vanligt att chefer på olika nivåer i företaget deltar aktivt i rekryteringen. Ansvarig chef ska fatta det avgörande beslutet vid en tillsättning. Det är dock en lång väg innan beslut kan tas. Chefen anlitar därför ofta en personalhandläggare, t ex en person från personalavdelningen eller ett rekryteringsföretag för att få råd och praktisk hjälp under rekryteringsprocessen. En vanlig arbetsgång vid rekrytering, kan se ut så här:

Behovsanalys

↓

Kravproﬁl

↓

Val av sökkanaler

↓

Val bland de sökande

↓

Anställningsbeslut

↓

Besked

Behovsanalys Det finns flera skäl till att genomföra en rekrytering. En anställd kanske slutar. En annan orsak är att personalstyrkan behöver utökas. Verksamheten växer, det tillförs nya arbetsområden eller det saknas viktig kompetens. Det finns säkert ytterligare skäl. Innan en rekryteringsprocess börjar gör den ansvarige chefen en noggrann analys av möjligheterna att tillgodose behovet utan nyanställning. Det kan t ex vara möjligt att omfördela arbetsuppgifter inom företaget eller att lösa situationen genom att flytta om medarbetare. Ett annat vanligt sätt är

Personaladm, fakta, inlaga.indd 16

10-04-26 10.03.10

KAPITEL 2

R E K RY T E R I N G

att satsa utbildning på någon eller några medarbetare så att dessa sedan kan utföra nya arbetsuppgifter. Sådana lösningar ger ofta flera goda effekter. Dels får de redan anställda medarbetarna chans till utveckling, dels är det god ekonomi. Företaget slipper både dyra kostnader för rekryteringen och ytterligare lönekostnader. Detta kallas också intern rekrytering. Ibland sker endast en omflyttning, medan företaget en annan gång väljer att annonsera internt, för att ge fler medarbetare möjlighet att söka befattningen.

Behovsanalys ↓

Kravproﬁl ↓

Val av sökkanaler ↓

Val bland de sökande ↓

Anställningsbeslut ↓

Besked

Kravproﬁl Kommer företaget fram till att det ändå måste nyrekrytera är nästa steg att bestämma vilka krav som ska ställas på den nya medarbetaren. Först beslutas om ansvar, befogenheter och vilka arbetsuppgifter som ska utföras. Det kallas att göra en funktionsbeskrivning/arbetsbeskrivning. Utifrån beskrivningen görs sedan en bedömning av de kompetenskrav som ska ställas – den s k kravprofilen. I kravprofilen besvaras frågor som: • Vilken utbildning är nödvändig/önskvärd? • Vilken och hur lång yrkeserfarenhet eftersträvas? • Vilka andra erfarenheter bedöms som värdefulla? • Vilka personliga egenskaper är viktiga för att lyckas med jobbet?

Behovsanalys ↓

Kravproﬁl ↓

Val av sökkanaler ↓

Val bland de sökande ↓

Anställningsbeslut ↓

Besked

• Vilken potential till utveckling är önskvärd?

Val av sökkanaler Intern eller extern rekrytering Nästa steg är att bestämma på vilket sätt företaget ska försöka hitta en person som stämmer med kravprofilen. Om företaget tror att det finns egna medarbetare som kan vara intresserade kan de välja att göra en intern rekrytering. Väljer företaget att göra en extern rekrytering vill de nå sökande utanför företaget.

Annons Vanligast är att företaget gör en platsannons. Annonsen bör utformas så att den lockar personer med rätt kompetens att söka. En annons fyller mer än ett syfte. Självklart ska den hjälpa till att få rätt person till den lediga befattningen, men det är också ett sätt att synas på marknaden och visa att företagets affärer går så bra att de behöver rekrytera fler medarbetare!

Behovsanalys ↓

Kravproﬁl ↓

Val av sökkanaler ↓

Val bland de sökande ↓

Anställningsbeslut ↓

Besked

Personaladm, fakta, inlaga.indd 17

10-04-26 10.03.11

BLOCK 1

PA – F RÅN E TT ANS TÄL L NI N G S P E R S P E K T I V

du kommer att växa, när dina kunder krymper! • Du är intresserad av friskvård och hälsa samt lever som du lär. • Du har en stark vilja att hjälpa människor att må bättre. • Du är minst 30 år och har varit företagare eller ansvarat för större projekt. • Du tror på dig själv och vill dessutom ingå i en framgångsrik kedja. Itrim är Sveriges snabbast växande kedja inom motion och viktminskning. Vi hjälper människor att snabbt nå och varaktigt behålla sin normalvikt genom att motivera till nya vanor inom mat och motion. I genomsnitt tappar våra kunder 11,9 kilo under det första året – ett resultat vi kan vara mycket stolta över! Vår framgång beror främst på vårt unika pro-

www.mercuriurval.com

gram för varaktig viktminskning. Vi lägger stort fokus på att coacha våra kunder med regelbunden personlig rådgivning och uppföljning. Alla kan nämligen gå ner i vikt, med rätt motivation och rätt hjälp. Som franchisetagare äger och ansvarar du för ditt eget Itrim-center med individuell rådgivning, kursverksamhet inom viktminskning samt egen

Intresseanmälan skickas senast den 12 maj i form av ett personligt brev med meritförteckning, märkt "SE-MNR126-000" till career.se@mercuriurval.com. Frågor besvaras av Mercuri Urval, tel 08-50 64 51 50. Mer information om Itrim, se www.itrim.se

motionsanläggning. Genom att vara delaktig i en franchisekedja får du all hjälp och allt nödvändigt stöd du behöver för att lyckas i ditt företagande. Våra franchisetagare har fullt upp! Vi finns redan i Malmö och nu öppnar vi ytterligare fyra nya Itrim-center i Skåne. Välkommen med din intresseanmälan.

Itrim-center finns idag i Eskilstuna, Göteborg (Mölndal, Nordstaden), Linköping, Malmö (Jägersro), Motala, Stockholm (Enskede, Liljeholmen, Sickla, Täby, Åkersberga) och Västerås.

Kraven som ställs i annonsen ska vara realistiska och svara mot kravprofilen. Ibland kan man få se annonser, där kraven sätts så högt att endast Stålmannen skulle kunna söka jobbet! En sådan annons ger inte företaget bra PR. Vad tror du avgör vilka sökkanaler som väljs? Har du sett någon annons med orealistiska krav på egenskaper och erfarenheter?

En väl utformad annons ger läsaren viktig information om företaget och den aktuella befattningen. Den som läser ska kunna bedöma om hans eller hennes meriter stämmer överens med de krav som ställs. Det måste också vara möjligt att avgöra om befattningen verkar attraktiv på både kort och lång sikt. Följande krav kan ställas på en väl utformad annons: • beskrivning av företaget, viktiga fakta samt adress och telefonnummer • beskrivning av befattningen, arbetsuppgifter, organisatorisk och geograﬁsk placering, arbetstid, ev lönenivå och andra fakta (t ex tjänsteresor och egen bil) • beskrivning av tydliga krav på befattningen, lämplig teoretisk och praktisk utbildning och/eller erfarenhet, ev ålder • datum för tillträde och när ansökan ska vara inlämnad • kontaktperson som kan ge ytterligare upplysningar

Företaget ska också ta ställning till var annonsen ska publiceras. Val av annonsplats beror på var företaget bedömer det som mest troligt att de når rätt personer.

Personaladm, fakta, inlaga.indd 18

10-04-26 10.03.15

KAPITEL 2

R E K RY T E R I N G

Det finns flera alternativ: • • • • • •

platsbanken på arbetsförmedlingens hemsida, www. ams.se platsjournalen, arbetsförmedlingens tidning med lediga jobb dagstidningar, fackpress och specialtidningar de olika fackförbundens medlemstidningar intern annons inom företaget, på anslagstavlor eller i personaltidningar företagens hemsidor

När läste du senast en platsannons i någon tidning? Vad gjorde att du blev intresserad av just den annonsen?

Andra sökkanaler Företag kan förutom annonser göra andra aktiviteter för att hitta personer med lämplig kompetens. Exempel på sådana är: • direktutskick av rekryteringsbrev som vänder sig till en speciell grupp, t ex civilekonomer eller sjuksköterskor • kontakt med rekryterings- eller bemanningsföretag • information till skolor eller i samband med arbetsmarknadsdagar/mässor • branschkontakter • head-hunting/rekryteringskonsulter

Head-hunting tillämpas ibland vid rekrytering av chefs- eller specialistbefattningar. En head-hunter har ett stort kontaktnät där han/hon letar upp kandidater, presenterar dem för uppdragsgivaren och deltar i urvalsarbetet med sin specialistkompetens. Head-hunting är en diskret och ofta tidsbesparande sökkanal.

Urvalsinstrument En god regel och bra PR för företaget är att skicka ett brev till alla sökande för att bekräfta att deras ansökan kommit in till företaget. Samtidigt kan de lämna information om tidsplan för rekryteringsarbetet. När ansökningstiden sedan gått ut, börjar arbetet med att granska och bedöma de sökandes meriter. Det är vanligen ansvarig chef som, tillsammans med handläggaren från personalavdelningen, arbetar vidare med de olika delarna i rekryteringsprocessen.

Ansökningshandlingar

Behovsanalys ↓

Kravproﬁl ↓

Val av sökkanaler ↓

Val bland de sökande ↓

Anställningsbeslut ↓

Besked

Först görs en grovgallring, som syftar till att välja ut de mest intressanta sökandena. Sökande med bristande kompetens i form av felaktig utbildning

Personaladm, fakta, inlaga.indd 19

10-04-26 10.03.16

BLOCK 1

PA – F RÅN E TT ANS TÄL L NI N G S P E R S P E K T I V

och/eller erfarenhet, sorteras bort. Andra skäl att tidigt sortera bort någon kan vara dåliga vitsord, olämplig ålder, orealistiska löneanspråk eller bristfälliga ansökningshandlingar. En ansökan bör, som tidigare nämnts, innehålla ett personligt brev, kompletterat med meritsammanställning och betygskopior från utbildningar och tidigare anställningar. Även uppgifter om referenser är bra att ange i ansökan, liksom i vissa fall löneanspråk. Vad skulle du skicka med för bilagor till en ansökan om du sökte jobb?

Ibland görs efter grovgallringen en meritsammanställning över de mest intressanta sökandena. Visar det sig att flera sökande är jämbördiga, kan redan nu göras en rangordning bland dem.

Betygstolkning Att tolka tjänstgöringsbetyg från tidigare anställningar är svårt för någon som inte har utbildning och vana inom området. Det finns formuleringar och sätt att ställa upp ett tjänstgöringsbetyg som ger den vana betygstolkaren viktig information. Vissa företag, en del branscher och yrkeskategorier har färdiga betygsblanketter som inte ger utrymme för så många fria formuleringar, men även dessa kräver tolkning. Betyg från olika utbildningar behöver också bedömas tillsammans med tjänstgöringsbetyg. Det är ofta personalhandläggaren som har den här speciella kompetensen. Kan man tro på allt som står i ett betyg?

Anställningsintervju Nästa steg i en rekryteringsprocess är att kalla de mest intressanta sökandena till en anställningsintervju. Syftet med intervjun är att • få information om den sökande som person: yrkeserfarenhet, faktakunskaper, intressen, förmågor och annat som är av vikt för anställningen, t ex hälsotillstånd, framtidsplaner och motiv att söka • lämna upplysningar om företaget, arbetsuppgifterna och anställningsvillkor • titta närmare på den sökandes sätt att uppträda – dvs sättet att tala och uttrycka sig, vilka attityder och värderingar han/hon ger uttryck för, temperament, kontaktförmåga m m • skapa goodwill för företaget, dvs gott anseende och bra reklam

Personaladm, fakta, inlaga.indd 20

10-04-26 10.03.16

KAPITEL 2

R E K RY T E R I N G

Anställningsintervjuer kan läggas upp på olika sätt beroende på vilken typ av befattning det gäller. Ju viktigare en befattning anses vara, desto mer noggrann gäller det att vara i planeringen av intervjun. Gäller det en chefsbefattning är det vanligt att dela in intervjun i flera ”stationer”, där den sökande träffar olika människor som är berörda av den aktuella anställningen. Exempel på sådana personer kan vara fackliga representanter, företagsledning, anställda på aktuell avdelning (politiker – om anställningen är i kommun eller landsting). Ibland kan det vara nödvändigt med en andra intervjuomgång, om det t ex är mycket svårt att välja mellan två sökande. Fackliga företrädare ska beredas möjlighet att medverka i rekryteringen när företaget söker en chef som har underställd personal eller annan viktig nyckelperson som kommer att få betydelse för verksamheten och de anställda. Enligt medbestämmandelagen (MBL) § 11 har företaget skyldighet att förhandla med facklig organisation, innan beslut fattas i frågor som innebär viktiga förändringar för verksamheten och personalen. Tillsättning av chef är en sådan viktig fråga.

Referenser Referenstagning innebär att kontakt tas med olika människor som känner den sökande, t ex tidigare chefer eller lärare. Detta görs för att kontrollera om de intryck den sökande gjort hittills i rekryteringsprocessen stämmer med hur han/hon brukar fungera i andra sammanhang. Det är viktigt att tänka på att alltid be den sökande ange referenspersoner. Den sökande bör fråga de personer som han/hon refererar till om de är villiga att ställa upp.

Personaladm, fakta, inlaga.indd 21

10-04-26 10.03.20

BLOCK 1

PA – F RÅN E TT ANS TÄL L NI N G S P E R S P E K T I V

Det är god etik att se till att få den sökandes tillstånd innan någon referens kontaktas. Ibland vill den sökande inte att chefer och arbetskamrater på nuvarande arbetsplats ska veta om att han/hon söker nytt arbete. Sådana önskemål måste respekteras. Om referenser tas på ett väl planerat sätt kan de ge mycket värdefull information. Den som tar referenser för företagets räkning (vanligen personalhandläggaren) bör tänka på att • • • • • •

förbereda frågor och följdfrågor innan kontakt tas med referensperson ta kontakt (vanligen per telefon) och presentera sig själv och företaget presentera ärendet och fråga om vederbörande kan/vill svara på frågor ställa frågor och lyssna aktivt, följa upp med nya frågor undvika att ställa ledande frågor eller ja-nej-frågor avsluta positivt, all extern kontakt ger tillfälle till PR för företaget

Det är en god regel att göra ett referensprotokoll som bygger på telefonintervjun.

Test Test är ytterligare ett verktyg i urvalsarbetet. Det finns en stor mängd psykologiska test att välja bland på marknaden. Många företag använder flera olika test vid rekrytering till chefsbefattningar eller andra specialisttjänster. Det viktigaste att tänka på är att test alltid ska kompletteras med andra insatser för att ge en bra bild av en person och dennes kompetens. Test innehåller, liksom intervju och referenstagning, många felkällor. Det finns även färdighetstest, t ex av språk- och ordbehandling. Även så kallade simuleringstest blir allt vanligare. Den sökande sätts då i olika jobbsituationer och får lösa problem och/eller uppgifter som kommer att ingå i det nya jobbet. Ibland kan det även ingå tester i simulatorer som t ex för blivande piloter eller lastbilschaufförer. I skapande och kreativa arbeten begär arbetsgivaren ofta att få se arbetsprover. Ibland krävs förmåga att kunna utföra grafiska lösningar i olika dataprogram. Vad kan du tänka dig för olika jobb där det kan vara lämpligt att komplettera med ett simuleringstest?

Anställningsbeslut Vem av de sökande ska erbjudas anställning? Det är mycket vanligt att det vid beslutstillfället finns två till tre slutkandidater. Alla viktiga uppgifter om dessa personer sammanfattas. Formella meriter, intryck från intervju, yttranden från 22

Personaladm, fakta, inlaga.indd 22

10-04-26 10.03.21

Bildförteckning

Andersson, Ingvar 188 Arbetarrörelsensarkiv och bibliotek 46 Arbetsförmedlingen 10 Arbetsmiljöverket 83 Cherry, Camilla 13 Coca-Cola 107 Digital Vision Business Angels 70 Fröderberg, Magnus 95 Ica 108 iStockphoto 146, 152, 194 LO 145 Lorentz Jonsson, Peter 66 Lundstedt, Tomaz 8, 14, 21, 24, 29, 32, 34, 36, 44, 47, 54, 57, 59, 62, 68, 73, 74, 76, 78, 80, 85, 90, 94, 98, 105, 110, 114, 122, 124, 134, 136, 138, 142, 149, 152, 154, 157, 158, 161, 164, 165, 168, 171, 174, 184, 187, 192, 196, 198, 201 Manpower 10 Matton 30: 2–4, 60, 163 Mercuri Urval 10 Monster 10 Nordström, Cornelia 129 Pehrsson, Magnus 11 Photodisc 87, 103, 113, 131, 177 PhotoAlto 30:1 Riva & La Serra 51 Tack till Arbetsförmedlingen, Coca-Cola, DO, Försvarets bildbyrå, Ica, itrim, LO, Manpower, Mercuri Urval, monster.se, Visma och Unionen.

204

Personaladm, fakta, inlaga.indd 204

10-04-28 10.04.01

P e rso n a l a d m i n i s t r at i o n – i praktiken

➤ ➤ ➤ ➤ ➤ ➤

bogislaus • andersson

Företagets viktigaste resurs

fa k ta b o k

Best.nr 47-09508-7

Tryck.nr 47-09508-7-00

Personal administration – i praktiken Yvonne Bogislaus Ronny Andersson Liber

Personaladm, fakta, omslag.indd 1

fa k ta b o k 2 uppl 10-04-26 09.05.07