”Som chef för man en ständig dialog med sina medarbetare. Det känns naturligt och bra. När det kommer till de mer strukturerade samtalen, blir det jobbigare. Och allra jobbigast blir det när chefen inför medarbetaren ska förklara varför hon fick si eller så mycket i löneökning. I lönesamtalet kommer dialogens dubbla agenda till tydligt uttryck; den sakliga delen som handlar om mål, resultat och pengar, och den emotionella delen som handlar om bedömningar, känslor och värderingar. Syftet med boken är att sammanfatta mina erfarenheter av den värderande dialog som lönesamtalet är. Lönesamtalet är rätt hanterat det effektivaste samtalet för att skapa både motivation och resultat hos medarbetarna. Det gäller att följa relativt enkla checklistor, men också att hantera sin egen och medarbetarens subjektivitet och reaktioner.”
Lönesamtal och lönesättning
Lönesamtal och lönesättning
Tommy Wahlström
Tommy Wahlström är civilekonom HHS. Han arbetar som seniorkonsult hos Löneanalyser AB med ansvar för programmet Lönsamt Ledarskap. Innan han kom till Löneanalyser var han personaldirektör i Svenskt Näringsliv och har en tjugoårig bakgrund som expert och förhandlare inom arbetsgivarsfären. Han har också varit vd för Friskolornas Riksförbund, samt under en femårsperiod på 1980-talet personalchef i den svenska Philips-koncernen. Han har skrivit ett antal böcker och artiklar inom skilda områden, bl a ”Det politiskt möjliga” (Timbro) tillsammans med Lars Jilmstad.
Tommy Wahlström
Lönesamtal och lönesättning
Best.nr 47-07714-4 Tryck.nr 47-07714-4-01
Din genväg till framgång.
www.exec.se
Din genväg till framgång.
1.indd 1
10-09-16 13.43.02
Executive summary Lönesamtalet chef – medarbetare är rätt hanterat chefens enskilt sett viktigaste tillfälle att styra och motivera medarbetaren till att nå verksamhetens mål. Den här boken visar hur du kan förbereda och genomföra det så att samtalet blir givande för båda parter. Tyngdpunkten ligger på det personliga och på det möte mellan två människor som lönesamtalet är. De inledande avsnitten handlar om förutsättningar och sammanhang för lönesamtalet. När förutsättningarna är på plats, så måste ledningen, chefen och medarbetarna förbereda sig. Själva samtalet kan trots ordentliga förberedelser bli en resa med oväntade hinder – och glädjeämnen. Se löneökningar som investeringar som ska leda till att medarbetarna gör rätt saker och att det i sin tur ger ditt företag eller organisation bättre resultat. Därför är det viktigt att du i lönesättningen premierar prestationer som är positiva för företagets verksamhet. I lönesamtalet ska du följa upp, ge återkoppling och värdera en medarbetares insats i kronor. Var uppmärksam på vad som påverkar dig när du sätter lön. Ger du mer till skrytmånsen för att undvika bråk? Sparar du lite på den tystlåtne, för att det känns lätt att göra? Det är viktigt att du bemästrar din egen subjektivitet och inte låter den styra lönesättningen, utan att den sker sakligt utifrån en lönepolitik som innehåller tydliga kriterier. Lönesamtalet väcker känslor både hos dig och din medarbetare. Du kan oroa dig för reaktionen på lönesättningen, medarbetaren kan bli glad, ledsen, arg eller besviken. Du som chef behöver kunna hantera alla de känslorna.
3
1.indd 3
10-09-16 13.43.03
Innehåll Executive summary _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 3 Inledning _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 5 1. Lön för mödan _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 8
• Lönen har betydelse 9 • Olika sorters samtal 10 • Lönen som symbol 11 • Lönesamtal är både en skyldighet och en rättighet 12
2. Verksamheten och lönen _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 14
• Från affärsidé till lönekronor 14 • Lönesättarens roll 17 • Ledstränger när du sätter lön 19
3. Inför lönesamtalet _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 24
• Från ram till resultat 25 • Ledningens förberedelser 26 • Chefens förberedelser 27 • Medarbetarens rättigheter 28
4. Vad motiverar dina medarbetare? _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 30
• Värderingar 30 • Drivkrafter 33 • Löneväxling 36
5. Lönesamtalet – sanningens minut _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 37
• Agendan för lönesamtalet 38 • Känslomässiga reaktioner 40 • Språk och brus 43 • Hantera manipulation och hot 45
6. Chefens ledstång _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 54
• Chefsrollen 55 • Samtala med dig själv 56 • Att vinna respekt 58
7. 20 goda råd _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 60
• Före samtalet 60 • I samtalet 60 • Avslutning 61
Lästips _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ 63
4
1.indd 4
10-09-16 13.43.03
Inledning Bokens råd och resonemang kommer att illustreras av ett fiktivt medelstort företag. Huvudpersonen är den relativt nytillträdde chefen Gustav och hans grupp på ett halvdussin medarbetare. Om någon läsare känner igen företaget och de personligheter som finns där, så är det meningen, trots att det är just påhittat.
Adapt AB Adapt AB bildades som en avknoppning från den stora koncernen, när den ville bli av med verksamheter som styrelsen inte tyckte tillhörde kärnaffären. Efter några år hade Adapt nästan 200 medarbetare. Den stora expansionen berodde på att Adapt slagits samman med en konkurrent. Sammanslagningen har gett Adapt en bra nordeuropeisk säljorganisation. Adapt tar fram kundanpassade elektronikkomponenter som styrs av speciella maskiner för industriell, storskalig produktion. Det innebär att företaget arbetar med försäljning, inköp, kundanpassning/-utveckling och installation. Kunderna är större industrier och moderkoncernen är fortfarande en stor kund, även om kundkretsen vidgats till att också omfatta andra branscher. Serviceenheten på Adapt tillhör installationsavdelningen. Gustav är chef på serviceenheten sedan drygt ett år tillbaka. Innan dess hade han jobbat som utvecklingsingenjör med kundanpassning och eftermarknad. Där gjorde han sig känd som en duktig projektledare med förmåga att kunna organisera och leda små team. När han för snart två år sedan blev tillfrågad om han ville bli enhetschef för servicegruppen, tvekade han först. Visserligen ville han gärna prova på att vara 5
2.indd 5
10-09-16 13.06.07
chef, men det kändes som ett stort ansvar. Det kändes ganska tryggt att veta att han kände en av medarbetarna redan, serviceingenjören David, som Gustav tyckte var en trevlig kille. Gustavs beslut drog ut på tiden, och när han till slut bestämde sig, fick han hoppa in i chefsrollen direkt. Serviceenheten består av Gustav och hans sex medarbetare. Fem av dem är tekniker som ger stöd vid installation och drift hos kund (David, Erika, Jonas, Lasse och Greger), en (Mar gareta) är administratör och håller reda på serviceåtaganden och uppföljningsplaner samt sköter den övriga administrationen. Första dagen som chef började Gustav bekanta sig med sina medarbetare. Det första som hände var att David hälsade hjärtligt på honom. För Gustav kändes det skönt och han såg i David genast en allierad som skulle kunna ge honom stöd, om det behövs. Det trevliga intrycket han hade haft tidigare bestod. Gustav fick känslan av att de tänkte på samma sätt. Erika hälsade lite blygt och var ganska fåordig vid deras första samtal. Det förbryllade Gustav lite. Den förre chefen hade sagt att Erika är duktig och att man alltid kan lita på henne. Första mötet med Jonas var lite annorlunda. Han var äldre än Gustav och såg sig som den som egentligen borde haft chefsjobbet. När de träffades första gången la han ut texten, både om sina egna bravader och om andras tillkortakommanden. Gustav kände direkt att han måste hantera Jonas med försiktighet. För om det var en sak Gustav inte ville ha, så var det bråk. Lasse var jämnårig med Gustav och kändes som en hygglig prick. Han verkade vara en trogen arbetshäst och hade ett personligt sätt som tilltalade Gustav. Greger var ute på kundbesök hela Gustavs första vecka, så mötet med honom fick vänta. 6
2.indd 6
10-09-16 13.06.07
Margareta var avvaktande. – Hoppas att du har bättre ordning än din företrädare, för jag har ingen lust att slita med onödiga uppgifter som andra ska göra, var hennes bistra inledningsfras. Gustav tänkte att hon nog måste fara försiktigt fram med Margareta, för att undvika att röra upp damm i onödan. Gustav och hans grupp kom igång bra. Snart rullade hjulen som de skulle. David var ett verkligt stöd och blev Gustavs förtrogne. Margareta hade ju sina sidor, men skötte han sig och visade sig förstående så fungerade det för det mesta. Med den förre chefen hade Gustav diskuterat planerna för var och en av medarbetarna som kommit fram i bland annat tidigare utvecklingssamtal. När Gustav varit chef i några månader hade han sina första utvecklingssamtal. Då gick han tillsammans med varje medarbetare igenom läget och hur de uppfattat tidigare överenskommelser med den gamle chefen. Individuella mål och kompetensstärkande aktiviteter fastställdes. Ett halvår senare drog lönerevisionsarbetet igång. Då hade Gustav jobbat som chef i knappt ett år. Han hade aldrig tidigare satt löner.
7
2.indd 7
10-09-16 13.06.07
1
Lön för mödan Det här kapitlet handlar om förutsättningarna för lönesamtal och vilken betydelse lönen har för olika människor. Det är viktigt att veta att lönesamtalet förs efter att löneförhandlingarna är avslutade. Det handlar alltså inte om att du ska förhandla om en medarbetares lön, utan om att meddela vilken lön medarbetaren får och kunna motivera varför. Gustav slog upp affärsdelen i morgontidningen. Dagens arbets livsreportage slog an en upphetsad ton. Avtalsförhandlingarna – den stora lönematchen – skulle börja. Ett samhälleligt löneut rymme (skapat oklart hur) skulle förhandlas och fördelas. Skribenten hade lyft fram några särskilt spännande konfliktmöj ligheter. Gustav konstaterade snabbt att artikeln var helt ointressant för honom. I den lönerevision som Gustav stod inför gällde det att på ett så bra sätt som möjligt hantera lönepåslag så att rätt signaler skickas ut och mottas på ett konstruktivt sätt av medar betarna. Var det något som skulle undvikas, så var det kamp perspektivet. Men Gustav visste att det är lättare sagt än gjort.
Den filosofiskt intressanta frågan varför människan arbetar diskuteras inte i den här boken. Min utgångspunkt är enkel. Jag menar att människor arbetar för att få ut någon slags vin ning. Kan arbetsgivaren med hjälp av rätt slags belöningar styra medarbetaren så att rätt saker blir utförda, finns det för utsättningar för att bra saker blir gjorda och att båda parter blir nöjda. Utgångspunkten är att båda parter ska känna sig som vin nare. Lönesamtalet mellan dig och dina medarbetare får aldrig 8
3.indd 8
10-09-16 13.07.56
Lönesamtal och lönesättning ISBN 978-91-47-09643-5 © 2010 Författaren och Liber AB Redaktörer: Charlotte Rudenstam och Lars Abramson Omslag och grafisk formgivning: Fredrik Elvander Teckningar: Helena Halvarsson
Upplaga 2:1 Tryckt på miljövänligt papper Sättning: LundaText AB Tryck: Elanders 2010
Din genväg till framgång! Exec. är en serie böcker för dig som snabbt vill komma vidare som ledare. Alltid relevant! Alltid kärnfullt!
KOPIERINGSFÖRBUD Detta verk är skyddat av upphovsrättslagen. Den som bryter mot lagen om upphovsrätt kan åtalas av allmän åklagare och dömas till böter eller fängelse i upp till två år samt bli skyldig erlägga ersättning till upphovsman/rättsinnehavare. Liber AB, 205 10 Malmö tfn 040-25 86 00, fax 040-97 05 50 www.liber.se Kundservice tfn 08-690 93 30, fax 08-690 93 01
1.indd 2
10-09-16 13.43.03
”Som chef för man en ständig dialog med sina medarbetare. Det känns naturligt och bra. När det kommer till de mer strukturerade samtalen, blir det jobbigare. Och allra jobbigast blir det när chefen inför medarbetaren ska förklara varför hon fick si eller så mycket i löneökning. I lönesamtalet kommer dialogens dubbla agenda till tydligt uttryck; den sakliga delen som handlar om mål, resultat och pengar, och den emotionella delen som handlar om bedömningar, känslor och värderingar. Syftet med boken är att sammanfatta mina erfarenheter av den värderande dialog som lönesamtalet är. Lönesamtalet är rätt hanterat det effektivaste samtalet för att skapa både motivation och resultat hos medarbetarna. Det gäller att följa relativt enkla checklistor, men också att hantera sin egen och medarbetarens subjektivitet och reaktioner.”
Lönesamtal och lönesättning
Lönesamtal och lönesättning
Tommy Wahlström
Tommy Wahlström är civilekonom HHS. Han arbetar som seniorkonsult hos Löneanalyser AB med ansvar för programmet Lönsamt Ledarskap. Innan han kom till Löneanalyser var han personaldirektör i Svenskt Näringsliv och har en tjugoårig bakgrund som expert och förhandlare inom arbetsgivarsfären. Han har också varit vd för Friskolornas Riksförbund, samt under en femårsperiod på 1980-talet personalchef i den svenska Philips-koncernen. Han har skrivit ett antal böcker och artiklar inom skilda områden, bl a ”Det politiskt möjliga” (Timbro) tillsammans med Lars Jilmstad.
Tommy Wahlström
Lönesamtal och lönesättning
Best.nr 47-07714-4 Tryck.nr 47-07714-4-01
Din genväg till framgång.
www.exec.se
Din genväg till framgång.